PENGOLAHAN ARSIP SISTEM ABJAD KOMBINASI

DENGAN NOMOR DI KANTOR PUSAT BAITUL MAAL WA

TAMWIL AL MUNAWWARAH PAMULANG

Oleh

PROGRAM STUDI MANAJEMEN S1

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PAMULANG
TANGERANG SELATAN
2022
 KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, segala puji bagi Allah SWT karena rahmat serta karunia-
Nya, sehingga penulis dapat menyusun dan menyelesaikan penulisan Tugas Akhir
ini. Shalawat serta salam semoga selalu tercurah kepada suri tauladan kita Nabi
Muhammad SAW beserta keluarga dan para pengikutnya, sehingga penulis dapat
menyelesaikan penyusunan Tugas Akhir yang berjudul “Pengelolaan Arsip Di
Kantor Pusat Baitul Maal Wa Tamwil Al-Munawwarah Pamulang” dengan baik.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan Tugas Akhir ini masih

terdapat banyak kekurangan dan jauh dari kata sempurna, baik dari segi isi
maupun bahasa serta teknik penulisannya karena keterbatasan yang dimiliki
penulis. Walaupun demikian penulis sudah berusaha semaksimal mungkin untuk
menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini, sehingga penyusunan yang telah
ditentukan dapat terselesaikan dengan baik. Oleh karena itu segala bentuk kritik
dan saran yang dapat menunjang perbaikan di masa depan sangat penulis
harapkan.
Penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat, baik itu bagi
penulis pada khususnya dan pembaca pada umumnya. Semoga Allah SWT selalu
melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada kita semua, Aamiin.
 ABSTRAK

Penulisan ini tentang bagaimana pengelolaan arsip di Kantor Pusat

Baituul Maal Wa Tamwil Pamulang, dan kendala apa saja yang dihadapi. Tujuan
dari laporan akhir ini adalah untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip
sistem abjad kombinasi dengan nomor di Kantor Pusat Baituul Maal Wa Tamwil
(BMT) Pamulang serta kendala yang dihadapi. Metode penulisan Tugas Akhir ini
menggunakan riset kepustakaan, observasi, dan wawancara. Berdasarkan data,
terdapat empat kendala yang dihadapi dalam proses pengelolaan kearsipan, yaitu,
pengelolaan arsip yang belum efektif, penemuan kembali arsip yang
masihlambat, dan staf yang belum mendapat pelatihan kearsipan. Penulis
menyarankan untuk meningkatkan efektifitas penyimpanan dengan cara
mengurutkan kode pada lemari arsip, dan pemberian tanda sekat/guide didalam
lemari arsip untuk dapat mempercepat penemuan kembali, serta staf atau
karyawan yang mengelola arsip diberikan pelatihan sehingga dapat menjaga
kualitas arsip lebih baiklagi.

Kata kunci: Arsip, Kearsipan

 DAFTAR ISI

Halaman Judul......................................................................................................

Kata Pengantar........................................................................................................

Abstrak...................................................................................................................

Daftar Isi.................................................................................................................

BAB I PENDAHULUAN.............................................................................1

1.1 LatarBelakang Masalah..............................................................................................1

1.2 IdentifikasiMasalah 3

1.3 PembatasanMasalah 3

1.4 PerumusanMasalah 4

1.5 Tujuan dan Manfaat PenulisanTugas akhir................................................................4

1. Tujuan PenulisanTugasAkhir.........................................4

2. Manfaat PenulisanTugas Akhir......................................4

1.6 Metode PenulisanTugasAkhir....................................................................................5

1. JenisData........................................................................5

a. DataPrimer..............................................................5

b.DataSekunder...........................................................5

2. TeknikPengumpulan Data............................................6

1. Data Primer...........................................................6

2. DataSekunder........................................................6

1.7 SistematikaPenulisan..................................................................................................6
 BAB II LANDASAN TEORI........................................................................8

2.1 Arsip 8

2.1.1. PengertianArsip 8

2.1.2. KarakteristikArsip 10

2.1.3. PerananArsip 10

2.1.4. FungsiArsip 12

2.1.5. Jenis-jenisArsip 13

2.1.6. PengelolaanArsip 15

2.1.7. PengorganisasianArsip 17

1.2.8. SistemPenyimpananArsip.......................................................................................19

1.2.9. ProsedurPenyimpananArsip...................................................................................24

1.2.10. Prosedur Penemuankembaliarsip..........................................................................26

1.2.11. ProsedurPemusnahanArsip...................................................................................26

2.2. Kearsipan 26

2.2.1. PengertianKearsipan 26

2.2.2. RuangLingkupKearsipan 27

2.2.3. Peralatan danPerlengkapanKearsipan.....................................................................28

BAB III PEMBAHASAN DAN HASIL.........................................................34

3.1. Gambaran Umum Perusahaan...................................................................................34

3.1.1. Sejarah Singkat BerdirinyaBMTAl-Munawwarah.................................................34

3.1.2. Visi dan MisiBMT Al-Munawwarah.....................................................................35

3.1.3. TujuanBMTAl-Munawwarah.................................................................................35

3.1.4. StrukturOrganisasi 36

3.1.5. DeskripsiKerja 37

3.2. Pembahasandan Hasil................................................................................................40

3.2.1. Tempat danWaktuPelaksanaan...............................................................................40

3.2.2. Penglolaan Arsip Sistem Abjad Kombinasi

DenganNomor..................................................................40

3.2.3. Kendala Dalam Pengelolaan Arsip Sistem Abjad

KombinasiDengan Nomor.............................................44

BAB IV PENUTUP.........................................................................................47

4.1. Kesimpulan 47

4.2. Saran 48

DAFTAR PUSTAKA..........................................................................................49
 2

BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Dalam setiap pekerjaan perkantoran terdapat berbagai macam unit

didalamnya, salah satunya adalah unit yang berhubungan dengan kegiatan
adminstrasi, secara etimologi kata administrasi berasal dari Bahasa
Latinyaitu“ad” dan “ministraire” yang berarti melayani, atau juga dipahami dari
bahasa Belanda “administratie” yang berarti kegiatan yang bersifat teknis
ketatausahaan. Kegiatan administrasi pada perkantoran tidak lepas pada
pengelolaan data dan informasi baik untuk keperluan internal maupun eksternal
perusahaan, data dan informasi yang dimiliki disimpan dan dikelola didalamarsip.
Menurut Undang-undang No.43 Tahun 2009 arsip adalah media yang
merekam kegiatan atau peristiwa kedalam berbagai bentuk sesuai perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi. Arsip digunakan oleh perusahaan untuk
keperluan masa kini atau untuk keperluan di masa yang akan datang, arsip pada
perusahaan memiliki banyak macam dan bentuk, namun semuanya tetap memiliki
fungsi utama yaitu untuk menyimpan informasi.
Arsip memiliki peran yang penting dalam kegiatan perusahaan, misalnya
sebagai alat untuk memantau kinerja perusahaan dan alat ukur saat pengambilan
keputusan, kegiatan-kegiatan ini akan sangat bergantung kepada kelengkapan,
kecepatan, dan ketepatan informasi yang tersimpan didalam arsip.

Arsip yang dikelola dengan baik dapat mendatangkan manfaat bagi

perusahaan, bahkan juga dapat meningkatkan kinerja perusahaan kedepannya,
namun sebaliknya apabila arsip tidak dikelola dengan baik maka kinerja
perusahaan dapat terganggu bahkan mengalami penurunan. Segala hal yang
berkaitan dengan arsip diatur dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang kearsipan, dimana dalam undang-undang ini dijelaskan bahwa kearsipan
adalah segala hal yang berkaitan dengan arsip, mulai dari awal terciptanya arsip,
pengelolaanya dalam kegiatan sehari-hari, dan hingga akhirnya arsip diputuskan
 3
untuk dimusnahkan ataudiabadikan.
Baitul Maal wa Tamwil atau yang selanjutnya akan disebut BMT menurut
Cokrohadisumarto (2019) adalah suatu lembaga sosial yang memiliki dua fungsi
utama sesuai namanya, yaitu“Baitulmaal”yang dalam Bahasa Arab berarti
rumah harta dengan fungsi untuk menyalurkan zakat, infak, dan sedekah, lalu
“Baitul Tamwil” yang berarti komersial dengan fungsi memberikan manfaat sosial
dan ekonomi kepadamasyarakat.
Pada Kantor Pusat BMT Al-Munawwarah Pamulang pengelolaan arsip
dilakukan dengan sistem abjad yang dikombinasikan dengan sistem nomor,namun
dalam kegiatan pelaksanaannya dinilai masih belum efektif, hal ini dapat dilihat
dari waktu yang diperlukan untuk menemukan arsip masih tergolong lambat, dan
arsip yang sudah lama tidak terpelihara kualitas fisiknya dengan optimal, hal ini
disebabkan oleh banyak faktor baik faktor sarana, prasarana, hingga faktor
pengelola arsip atau karyawan yang belum mendapatkan pelatihan pengelolan
baik
 4

Berdasarkan uraian di atas penulis menyadari bahwa bidang atau segala

kegiatan berkenaan dengan kearsipan adalah hal vital bagi perusahaan, sehingga
hal ini perlu mendapat perhatian khusus dalam pengelolaannya, maka penulis
memutuskan untuk memilih judul kajian yaitu “Pengelolaan Arsip Sistem Abjad
Kombinasi Dengan Nomor Di Kantor Pusat BMT Al Munawwarah
Pamulang”.

1.2. Identifikasi Masalah

Berdasarkan permasalahan yang ada dalam latar belakang, maka penulis

mencoba mengidentifikasi permasalahan yang ada yaitu :
1. Pengelolaan arsip sistem abjad kombinasi dengan nomor di BMT Al
Munawwarah belumefektif.
2. Penemuan kembali arsip sistem abjad kombinasi dengan nomor di BMT Al
Munawwarah masih tergolonglambat.
3. Karyawan BMT AL Munawwarah belum pernah mendapatkan pelatihan
pengelolaan arsip yangbaik.

1.3. Pembatasan Masalah

Supaya penulis dapat lebih fokus pada masalah yang diamati serta untuk
memperjelas lingkup pembahasan dalam tugas akhir ini, maka penulis membatasi
masalah hanya pada “Pengelolaan Arsip Sistem Abjad Kombinasi Dengan
Nomor Di Kantor Pusat BMT Al Munawwarah Pamulang”.
 5

1.4. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dijabarkan, penulis telah

mengidentifikasi beberapa masalah yang berkaitan dengan pengelolaan arsip di
kantor pusat BMT Al Munawwarah Pamulang sebagai berikut:
1. Bagaimana pengelolaan arsip system abjad kombinasi dengan nomor di
Kantor Pusat BMT Al-Munawwarah Pamulang ?
2. Apa saja kendala yang dihadapi dalam proses pengelolaan arsip sistem abjad
kombinasi dengan nomor di Kantor Pusat BMT Al Munawwarah Pamulang?

1.5. Tujuan dan Manfaat Penulisan TugasAkhir

1. Tujuan Penulisan Tugas Akhir

Adapun tujuan penulisan tugas akhir ini adalah :

a. Untuk mengetahui prosedural pengelolaan arsip sistem abjad kombinasi

dengan nomor di BMT AlMunawwarah.
b. Untuk mengetahui kendala apa saja yang ditemukan dalam pengelolaan
arsip sistem abjad kombinasi dengan nomor di BMT Al
MunawwarahPamulang.
2. Manfaat Penulisan TugasAkhir

Adapun manfaat dari penulisan tugas akhir ini adalah :

c. Bagi Penulis

1) Untuk memenuhi salah satu syarat memperoleh gelar Ahli Madya

(A.Md) Pada Fakultas Ekonomi Program Studi D-III Sekretari
UniversitasPamulang.
2) Menambah ilmu pengetahuan dan keterampilan di bidangkearsipan.
 6

3) Mempraktekkan ilmu kearsipan yang sudah diperoleh dari bangku

perkuliahan ke dalam duniakerja.
4) Menambah pengalaman serta meningkatkan kemampuan polapikir.

d. Bagi Universitas Pamulang

1) Sebagai bahan bahan masukan untuk membantu memperbaiki mutu

pembelajaran di UniversitasPamulang
2) Sebagai sumber referensi bagi perpustakaan UniversitasPamulang.

e. Bagi Perusahaan

1) Untuk meningkatkan pemahaman dan pengetahuan karyawan

perusahaan tentang bagaimana pengelolaan arsip yang baik danbenar.
2) Sebagai bahan masukan yang baik untuk dapat mengoptimalkan
efektifitas pengelolaan arsip di perusahaantersebut.

1.6. Metode Penulisan TugasAkhir

1. Jenis Data

a. Data Primer

Data primer merupakan data yang didapatkan secara langsung darisumber

data, dimana pengumpulan data dapat melalui proses observasi,
wawancara, kuesioner dan forum diskusi.
b. Data Sekunder

Data sekunder merupakan data yang didapatkan secara tidak langsungdari

sumber data yang berfungsi untuk mendukung keperluan data primer.
Pengumpulan data dapat berasal dari buku, artikel, jurnal maupun
laporan.
 7

2. Teknik Pengumpulan Data

c. Data Primer

Data primer didapatkan selama melakukan Praktik Kerja Lapangan (PKL)

melalui metode observasi, yaitu suatu teknik pengumpulan data dengan
melakukan pengamatan secara langsung terhadap objek penulisan, sehingga
penulis mengetahui keadaan objek yang sebenar-benarnya.
d. Data Sekunder

Data sekunder didapatkan dengan mempelajari dan mengumpulkan informasi

dari berbagai referensi yang berhubungan dengan penelitian, referensi dapat
berupa buku, undang-undang, jurnal, ebook, ,artikel dan dokumenperusahaan.

1.7. Sistematika Penulisan

Untuk memberikan gambaran yang jelas dan menyeluruh serta

mempermudah dalam pembahasan tugas akhir ini, maka sistematika penulisan
dibagi menjadi beberapa tahapan yakni sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini penulis membagi penulisan ke dalam beberapa bagian

yaitu Latar Belakang, Identifikasi Masalah, Pembatasan Masalah,
Perumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat Penulisan, Metode
Penulisan dan SistematikaPenulisan.
BAB II LANDASANTEORI

Bab ini merupakan tinjauan pustaka yang menerangkan tentang teori-

teori yang berkaitan dengan Pengertian Arsip, PerananArsip,
FungsiArsip, Nilai Guna Arsip, Jenis-jenis Arsip, Sistem
PenyimpananArsip, Prosedur Penyimpanan dan Penemuan Kembali
Arsip, Pemusnahan Arsip, Pengertian Kearsipan, Ruang Lingkup
Kearsipan, Peralatan dan PerlengkapanKearsipan.
 8

BAB III PEMBAHASAN DAN HASIL

Bab ini menguraikan segala hal yang berhubungan dengan perusahaan

yang menjadi objek kajian, seperti sejarah perusahaan, visi dan misi,
struktur organisasi, deskripsi kerja serta pembahasan dan hasil.

BAB IV PENUTUP

Bab ini merupakan hasil dari penulisan yang berisikan kesimpulandari

pembahasan bab-bab sebelumya, dan juga saran dari penulis yang
diharapkandapatmenjadimasukanyangmembangunbagiperusahaan.
 9

BAB II
LANDASAN TEORI

2.2. Arsip

2.1.1. Pengertian Arsip

Umumnya pengertian arsip bagi masyarakat adalah tempat menyimpan

dokumen atau surat,namun lebih dari itu terdapat banyak sudut pandang yang
berbeda mengenai pengertian arsip,karena itu berikut penulis cantumkan beberapa
pengertian arsip dari berbagai macam sumber yang sekiranya layak menjadi
rujukan.
Ditinjau dari segi bahasa Sedarmayanti (2015:7) menjelaskan bahwa istilah
arsip memiliki beberapa pengertian, dalam bahasa Inggris arsip
disebut“Archieve”yangberasaldaribahasaYunaniyaitudarikata“Arche” yang berarti
permulaan, kemudian kata “Arche” ini berkembang menjadi kata “Archia” yang
berarti catatan, kemudian kata “Arche” berubah lagi menjadi kata “Ar-cheion” yang
berarti gedung pemerintahan. Sedangkan dalam bahasa Latin disebut “Archivum”
yang pada akhirnya dari kata ini istilah arsip dipakai dalam bahasa Indonesia hingga
saat ini,walau demikian dalam bahasa Indonesia juga terdapat istilah lain dari arsip
yaitu warkat, dokumen, dan berkas, namun akhirnya ketiganya tetap memiliki
maksud yang sama denganarsip.

Muhidin (2019:1) menjelaskan konsep arsip dapat dilihat dari tiga sudut
pandang, yaitu filosofis, yuridis, dan sosiologis. Secara filosofisarsip adalah
rekaman suatu kegiatan atau peristiwa yang bersifat faktual. Secara yuridis arsip
adalah alat bukti yang sah dan dapat dipertanggung jawabkan keasliannya.
Sementara secara sosiologis arsip adalah perwujutan identitas dengan hak
kepemilikan yang dapat memberikan manfaat bagi berbagai pihak.
 10
Kemudian pendapat mengenai pengertian arsip yang sering dijumpai yaitu
menurut Barthos (dalam Asriel 2018) yang menyatakan bahwa arsipadalah setiap
catatan yang berisi tentang keterangan-keterangan mengenai suatu hal dan tertulis
dalam bentuk gambar atau bagan untuk membantu daya ingat seseorang.
Moekijat (dalam Asriel 2018) juga menegaskan bahwa titik berat
penyimpanan arsip ada pada segi penemuan kembali bukan pada penyimpanan.
Karena saat arsip ditemukan kembali maka saat itulah informasi yang terkandung
didalamnya dapat bermanfaat. Sedangkan menurut Undang-undang Republik
Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan menyebutkan dalam Bab I Pasal
1 Ayat 2 bahwa:
“arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh organisasi pemerintahan, swasta atau perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.”
 11

2.1.2. Karakteristik Arsip

Arsip yang baik dapat menjadi alat pembuktian yang sah dan dapat
dipertanggung jawabkan, adapun ciri-ciri sebuah arsip disebutkan oleh Dewi
(2011:4) harus memiliki tiga komponen yaitu memiliki arti,kegunaan dan disimpan
secara teratur. Namun menurut Muhidin (2019:3-4) untuk dapat dikatakan arsip
yang baik, arsip harus memiliki karakteristik tertentu, yaitu sebagai berikut:

1. Keaslian

Arsip harus memiliki isi dan konteks yang sesuai dengan saat pertama kali
arsip tersebut diciptakan oleh perorangan atau organisasi yang berkepentingan
dengan arsip.

2. Kelengkapan

Arsip harus terjaga dari berbagai hal yang dapat mengurangi

keautentikannya, seperti pengurangan, penambahan, dan pengubahan informasi
didalamnya.

3. Keterpercayaan

Arsip memiliki isi berupa fakta yang akurat dan dapat dipercaya.

4. Kebergunaan

Arsip dapat diketahui letaknya dan juga mudah untuk ditemukan kembali
dalam upaya pemanfaatan arsip.

1.2.3. Peranan Arsip

Secara umum peranan arsip menurut Suyati (dalam Sattar 2019:8) adalah sebagai
berikut :
 12
1. Mendukung proses pengambilan keputusan

Proses pengambilan keputusan arsip dapat memberikan informasi yang

berguna sehingga dapat menghindari resiko yang mungkin datang.

2.Menunjang proses perencanaan

Perencanaan membutuhkan banyak informasi, disaat itulah arsip dapat

memberikan informasi yang membuat perencanaan lebih matang.

3.Mendukungpengawasan

Arsip dapat merekam kegiatan yang telah dan belum dilakukan, sehingga
pengawasan akan lebih mudah dan dapat terukur.

4.Sebagai alat bukti

Arsip dapat menjadi alat bukti karena setiap hal tentang kegiatan dapat
ditemukan di dalam arsip.

5.Memori perusahaan

Setiap harinya dalam sebuah perusahaan terjadi banyak kegiatan dan

transaksi, maka arsip dapat menyimpang informasi tersebut untuk keperluan bagi
masa yang akan datang.

6.Kepentingan politik dan ekonomi

Kegiatan politik dan ekonomi membutuhkan arsip untuk perencanaan dan

operasionalnya.

7.Sebagai pusat ingatan

Karena keterbatasan daya ingat yang dimiliki manusia, maka manusia

membutuhkan arsip sebagai alat bantu daya ingat yang dapat bertahan dalam jangka
waktu yanglama.
 13

Dibandingkan dengan peran arsip diatas, menurut Sedarmayanti (2015:43) peranan arsip
dapat dijelaskan lebih ringkas yaitu:
1.Sebagai alat utama ingatan organisasi atauperusahaan

2.Sebagai bahan atau alat buktiotentik

3.Sebagai bahan dasar perencanaan dan pengambilankeputusan

4.Sebaga barometer tolak ukur kegiatan suatu organisasi atau perusahaan

5.Bahan informasi bagi kegiatan ilmiahlainnya

2.1.4. Fungsi Arsip

Secara umum arsip memiliki fungsi sebagai media penyimpanan informasi, alat
bukti kegiatan dan alat bantu kegiatan administrasi, Mulyadi (2016:30) menjelaskan
apabila ditinjau dari nilai gunanya, fungsi arsip dapat dibagi menjadi 2 (dua)yaitu:

1.Fungsi Primer

Fungsi primer adalah nilai guna pada arsip yang didasarkan pada
kepentingan penciptanya sendiri, meliputi:

a. Nilai guna administrasi, nilai administrasi adalah arsip sebagai

salah satu prosedur yang disyaratkan untuk menyelenggarakan
setiap kegiatan yang berlaku pada suatuorganisasi.
b. Nilai guna keuangan, nilai keuangan adalah arsip digunakanuntuk
segalasesuatutransaksidanpertanggungjawabanberkaitantentang
keuangan.

c. Nilai guna hukum, nilai hukum adalah arsip mengandung

informasi-informasi yang dapat digunakan sebagai bahan bukti
yang berkekuatanhukum.
d. Nilai guna ilmiah, nilai ilmiah adalah arsip yang mengandung
 14
informasi-informas data ilmiah dan teknologi dari hasilpenelitian.
1. Fungsi Sekunder

Fungsi sekunder adalah nilai guna pada arsip yang didasarkan

kegunaannya bagi kepentingan umum atau diluar dari pencipta arsip,
meliputi:
a. Nilai guna kebuktian, nilai kebuktian adalah arsip yang
mengandung informasi berupa fakta dan dapat digunakan untuk
menjelaskan tentang kegiatan sutauorganisasi.
b. Nilai guna informasional, nilai informasional adalah arsip yang
mengandung informasi tentang penelitian dansejarah.
2.1.5. Jenis-jenis Arsip

Arsip memiliki berbagai macam jenis, khususnya didalam Undang-

undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan membagi jenis arsip
seperti berikut:
1. Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang masih digunakan secara langsung

dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu
tertentu. Arsip dinamis terdiri dari arsip vital, arsip aktif, dan arsip
inaktif. Arsip vital adalah arsip yang tidak dapat diperbarui dan
tidakdapat tergantikan karena keberadaannya sangat penting bagi
keberlansungan pemilik arsip. Arsip aktif adalah arsip yang memliki
frekuensi penggunaan yang tinggi.Sedangkan arsip inaktif adalah arisp
yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
2. Arsip Statis

Arsip statisa adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip

karena memiliki nilai guna kesejarahan yang telah habis retensinya,
berketerangan dipermanenkan, dan telah diverifikasi baik secara
langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik
Indonesia dan atau lembaga kearsipan. Menjelaskan pengelompokan
jenis-jenis arsip berdasarkan nilainya, keasliannya, dan subjek atau
isinya, sebagaiberikut:
1. Arsip Berdasarkan Nilainya
 15

a. Arsip terjaga, yaitu arsip yang negara yang keberadaannya

memiliki arti penting bagi suatu bangsa sehingga harus
dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.

b. Arsip umum, yaitu semua arsip yang tidak termasuk

kedalam jenis arsip terjaga.
2. Arsip Berdasarkan Keasliannya

a. Arsip asli, yaitu arsip yang dinyatakan asli oleh pihak yang
berkepentingan dalam penciptaan arsiptersebut.
b. Arsip salinan, yaitu arsip hasil duplikasi atau penggandaan dari
arsip asli dan telah dilegalisasi oleh pihak berwenang, oleh
karenanya arsip ini juga sering disebut “turunan”.
c. Arsip tembusan, yaitu arsip yang memiliki keterkaitan dengan
surat informasi.
d. Arsip petikan, yaitu arsip berupa lembaran yang berisikan kutipan
dari surat asli dan telah dilegalisasi oleh pihak berwenang.
3. Arsip Berdasarkan Subjek atau Isinya

a. Arsip keuangan

b. Arsip kepegawaian

c. Arsip pendidikan

d. Arsip pemasaran

e. Arsip Penjualan
 16
2.1.6. Pengelolaan Arsip

Dalam kamus besar bahasa indonesia kata “pengelolaan” berasal dari

kata “kelola” yang berarti mengendalikan, mengurus, dan menjalankan.
Maka pengelolaan adalah proses mengendalikan dan mengurus arsip.
Muhidin (2019:67-69) menjelaskan bahwa pengelolaan arsip adalah
prosesuntuk menjaga keberadaan arsip dalam kegiatan organisasi secara
efisien, dan sistematis, sehingga arsip dapat terjamin keselamatan dan
dapat menjadi alat bukti yangsah.
Pengelolaan arsip dibagi berdasarkan dua jenis arsip, yaitu
pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis, adapunkegiatannya
adalah sebagaiberikut:
1. Kegiatan pengelolaan arsip dinamis oleh pencipta arsipberupa:

a. Penciptaan arsip, yaitu kegiatan menhasilkan arsip yang baru

melalui kegiatan pembuatan dan atau penerimaanarsip.
b. Penggunaan arsip, yaitu kegiatan pemanfaatan informasi dan
kandungan nilai pada arsip demi kepentingan operasional pemilik
arsip.
c. Pemeliharaan arsip, yaitu kegiatan untuk menjaga kualitas fisik
maupun isi dari sebuah arsip melalui kegiatan seperti pemberkasan,
penataan, dan alihmedia
d. Penyusutan arsip, yaitu kegiatan untuk mengurangi jumlah arsip
yang telah habis masa penggunaannya atau tidak berguna demi
efisiensi ruang penyimpanan arsip dan mencegah penumpukan,
adapun kegiatannya dapat berupa pemusnahan atau dijadikanarsip
statis
2. Kegiatan pengelolaan arsip statis oleh lembaga kearsipanberupa:

a. Akuisisi arsip statis, yaitu penambahan jumlah arsip statis melalui

proses penyerahan oleh pencipta arsip kepada lembagakearsipan.

b. Pengolahan arsip statis, yaitu kegiatan penataan fisik arsip statis

dan penyusunan sarana untuk mempermudah penemuan kembali
arsipstatis.
 17
c. Pelestarian arsipstatis, yaitu proses kerja dalam rangka
melindungi arsip dari berbagai kerusakan atau restorasi berupa
perbaikan bagian arsip yang rusak.
d. Akses arsip statis, yaitu ketersediaan akses yang mempermudah
penemuan kembali dan pemanfaatanarsip.
2.1.7. Pengorganisasian Arsip

Tiap organisasi atau perusahaan memiliki beban pekerjaan dan

ukuran yang berbeda-beda, hal ini tentunya secara langsung akan
mempengaruhi besar kecilnya volume arsip yang tercipta, untuk mengatasi
itu maka perlu ditetapkan asas pengelolaan arsip yang sesuai, supaya
pengelolaan arsip dapat berjalan efektif dan efisien. Berikut asas-asas
pengelolaan arsip menurut Muhidin (2019:59-65):
1. Asas Sentralisasi

Penyimpanan dengan asas sentralisasi berarti penyimpanan arsip

pada suatu organisasi dilakukan secara terpusat di satu tempat. Asas
pengelolaan sentralisasi umumnya diterapkan oleh organisasi yang
memiliki ciri seperti organisasi berskala kecil, beban kerja dan volume
arsip relatif sedikit dan prosedur yang berulang-ulang. Berikut
merupakan contoh gambaran penyimpanan dengan asas sentralisasi

2. Asas Desentralisasi

Penyimpanan dengan asas desentralisasi berarti penyimpanan

arsip dilakukan pada tiap-tiap unit kerja atau bagian dalam organisasi.
Asas desentralisasi umumnya diterapkan oleh organisasi karena sistem
ini mengizinkan tiap unit kerja untuk mengakses dan mengendalikan
arsip aktifnya secara mandiri, adapun ciri-ciri organisasi tersebut
seperti organisasi besar, beban kerja dan volume arsip yang banyak,
dan tiap unit berada dalam lokasi yang berbeda.
 18
3. Asas Kombinasi

Seperti namanya, asas kombinasi adalah hasil penggabungan asas

sentralisasi dan desentralisasi, maka dalam pengorganiasasiannya
arsip dikelola oleh tiap-tiap unit kerja namun kegiatannya dibawah
kendali yang terpusat atausentral.

2.1.8. Sistem Penyimpanan Arsip

Dengan bertambahnya jumlah arsip tiap harinya, maka diperlukan

sistem penyimpanan arsip yang tepat, yaitu sistem yang sesuai dengan
jumlah arsip, kondisi perusahaan dan juga prediksi keperluan
penyimpanan dimasa mendatang. Dengan demikian arsip yang disimpan
dapatditemukan dengan cepat saat dibutuhkan, serta terjaga kualitas fisik
dan kandungan informasididalamnya.
Dalam ilmu kearsipan terdapat enam macam sistem penyimpanan
arsip, yaitu:

1. Penyimpanan Sistem Abjad

Sistem abjad adalah sistem penyimpanan yang paling sering

ditemukan pada perusahaan dari pemerintahan hingga swasta, hal ini
sesuai dengan pernyataan Mulyadi (2016) bahwa sistem ini meliputi
90% dari semua penyimpanan arsip karena dapat menjadi sistem
penyimpanan utama atau lanjutan. Sesuai namanya sistem ini
mengelompokkan arsip berdasarkan pada abjad dari a sampai z, abjad
yang digunakan dapat berupa nama orang, nama organisasi, hingga
nama perusahaan.
Amsyah (2018:84) menjelaskan bahwa keuntungan dari
menggunakan sistem abjad adalah dokumen dapat dicari secara
langsung dengan mengetahui nama pengirim surat tanpa perlu
menggunakan indeks, mudah dikerjakan dan cepat dikerjakan karena
susunan guide dan foldernya yang sederhana, serta dapat digabung
dengan sistem penyimpanan lainnya.
Namun demikian Asriel (2018:118) berpendapat bahwa ada
 19
beberapa kelemahan yang mungkin terjadi pada sistem abjad yaitu
kemungkinan salah penempatan berkas, apabila terdapat nama yang
sama maka dapat membingungkan,dan penambahan berkas dalam
satu bagian akan memakan tempat yang membuat cepat penuh.
Menurut Gunawan (dalam Muhidin 2019) penulisan indeks dalam
penyimpanan sistem abjad dapat dilakukan melalui dua cara, yaitu:

a. Straight order, yaitu penulisan index berdasarkan dengan nama

aslinya. Contohnyaseperti:
Namaasli Indeks

Deny Rohmad > Deny Rohmad

Dr. Nurul Hidayat > Nurul Hidayat,Dr.

b. Idexing order, yaitu penulisan index berdasarkan dengan tata cara

atau aturan mengindeks. Contohnya seperti:
Namaasli Indeks

DenyRohmad > Rohmad, Deny

Dr. Nurul Hidayat > Hidayat, Nurul,Dr.

2. Penyimpanan Sistem Subjek

Penyimpanan sistem subjek menurut Yatimah (2013:199)

merupakan penyimpanan arsip dengan mengklasifikasikan segala
kegiatan yang berhubungan dengan sebuah perusahaan sebagai subjek.
3. Penyimpanan SistemWilayah/Geografis

Karnati (2019:179) menjelaskan bahwa sistem geografis adalah

pengelompokkan arsip menurut nama tempat berupa nama negara,
provinsi, kabupaten, kecamatan dan seterusnya sesuai kebutuhan.
4. Penyimpanan Sistem Kronologis

Menurut Priansa dan Fenny (2021:47) sistem kronologis adalah

 20
sistem penyimpanan arsip berdasarkan pada tanggal yang tertera pada
surat, ada puntanggal yang digunakan untuk surat masuk adalah
tangga lsurat diterima, sedangkan untuk surat ke luar menggunakan
tanggal surat dikirim.
5. Penyimpanan Sistem Nomor

Menurut Amsyah (2017:100) sistem nomor adalah peyimpanan

arsip berdasarkan kode berupa nomor sebagai pengganti nama orang
atau nama organisasi, lalu Karnati (2019:166) menjelaskan lebih lanjut
bahwa sistem nomor dibagi menjadi dua, yaitu:
a. Sistem klasifikasidesimal

Sistem nomor ini juga sering disebut sistem dewey, dalam

sistem ini masalah atau kegiatan dikelompokkan menjadi
persepuluh masalah utama dengan nomor 000 – 900 yang akan
diletakkan di laci , lalu persepuluh sub masalah dengan nomor
00– 99 yang akan diletakkan pada guide, dan persepuluh sub sub
masalah dengan nomor 0 –9 yang akan diletakkan pada
folder/map.
 21

b. Sistem terminaldigit

Dalam sistem ini penomoran dilakukan dari belakang dan

dibagi menjadi tiga unit, yaitu unit pertama adalah dua nomor
paling akhir yang digunakan untuk nomor laci dan guide, nomor
selanjutnya untuk nomor folder dan nomor berikutnya
menunjukkan nomor surat.

6. Penyimpanan SistemKombinasi

Sesuai namanya, sistem kombinasi menggunakan gabunganantara

dua jenis penyimpanan arsip dalam satu perusahaan atau organisasi.
Basuki (2019:3.48) menjelaskan salah satu penyimpanan sistem
kombinasi yaitu alfanumerik. Alfanumerik merupakan kombinasi dari
sistem abjad dengan sistem nomor, penyusunan sistem ini diawali
dengan abjad dan diikuti dengan nomor, contohnya sepertiberikut:
Namaasli KodeIndeks

ChandraAlamsyah > C-1

DenyRohmad > D-1

 22

2.1.9. Prosedur Penyimpanan Arsip

Prosedur dalam kamus besar bahasa Indonesia adalah tahap kegiatan

untuk menyelesaikan suatu aktivitas, maka dalam hal ini prosedur
penyimpananarsipadalahtahap-tahapkegiatanyangharusdilakukanuntuk
menyimpan suatu arsip, (2018:63) menjelaskan ada dua macam
penyimpanan arsip, yaitu:
1. Penyimpanan sementara

Penyimpanan sementara atau disebut file tindak lanjut adalah file

yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum sebuah arsip
selesai diproses. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal
yang berlaku selama 3 bulan, dimana tiap bulannya berjumlah 31 map
sesuai jumlah tanggal, dan dibatasi dengan guide setiap bulannya.
Dokumen atau berkas yang masih diproses dapat dimasukkan kedalam
map sesuai tanggal yang diinginkan.

2. Penyimpanan tetap

Penyimpanan tetap atau disebut permanent file terdiri dari

beberapa langkah, yaitu:
a. Pemeriksaan

Langkah pertama sebelum menyimpan arsip adalah pemeriksaan

tanda siap disimpan untuk memastikan arsip memang sudah siap
untuk disimpan.
b. Mengindeks

Kegiatan mengindeks adalah menentukan kata tangkap

tiapdokumen demi kepentingan penemuan kembali dokumen
tersebut, adapun kata tangkap yang digunakan sesuai dengan
sistem penyimpanan yang diterapkan pada tiap organisasi atau
perusahaan.
c. Memberitanda
 23
Pada proses ini arsip diberi tanda berupa kode hasil dari kegiatan
mengindeks sebelumnya agar arsip dapat disimpan sesuai sistem
dan juga dapat ditemukan kembali.
d. Menyortir

Menyortir adalah kegiatan mengurutkan arsip sesuai sistem yang

digunakan, apabila menggunakan system abjad maka diurutkan
dari A sampai Z. Kegiatan menyortir lebih mudah dengan alat
sortir, dengan alat itu petugas arsip dapat menghemat waktu dan
tenaga, karena dapat menyimpan arsip tiap urut secaralangsung.

e. Menyimpan

Pada kegiatan ini arsip diletakkan kedalam lemari arsip sesuai

kode yang telah tertera, proses ini harus dilakukan dengan teliti
karena kekeliruan dapat membuat arsip sulit ditemukan bahkan
hilang.
2.1.10. Prosedur Penemuan Kembali Arsip

Karnati (2019:195) menerangkan prosedur penemuan kembali arsip

terbagi menjadi beberapa tahap yaitu:
1. Mengetahui jenis arsip yang inginditemukan

2. Menemukan kodearsip

3. Mencari arsip di tempatpenyimpanan

2.1.11. Prosedur Pemusnahan Arsip

Seiring berjalannya waktu dan berkembangnya sebuah perusahaan,

maka jumlah arsip yang disimpan juga akan terus bertambah, oleh karena
itu perlu dilakukan pemusnahan arsip. Menurut Yatimah (2013:214)
pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan afisi karsip secara
total sehingga arsip tidak lagi memiliki nilai guna dan tidak dapat
dikenali lagi baik isi maupunbentuknya.
 24

2.2. Kearsipan

2.2.1 Pengertian Kearsipan

Dalam Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009

tentang kearsipan yang menyebutkan dalam Bab I Pasal 1 Ayat 1 bahwa
“Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip”. Maka
secaraumum pengertian kearsipan adalah tata cara pengelolaan arsip yang
sesuai dengan aturan dan prosedur yang berlaku, mulai dari terciptanya
arsip, pengelolaan arsip, hingga pemusnahan arsip tersebut, hal ini
bertujuan agar arsip dapat terjaga kualitasnya dan juga dapat ditemukan
kembali dengan cepat apabila diperlukan suatu waktu.

2.2. Ruang Lingkup Kearsipan

Kearsipan adalah segala hal yang berkenaan dengan arsip, baik itu
mulai dari penciptaan, pengelolaan, penyimpanan, hingga proses
pemusnahan Dewi (2021:7-9) menyatakan bahwa ruang lingkup kearsipan
meliputi enam kegiatan utama yaitu:
1. Penciptaan Arsip

Arsip diciptakan oleh pencipta arsip yang merupakan

individu/kelompok. Arsip pada suatu perusahaan dapat berasal dari
bagian internal perusahaan dan external perusahaan.
2. Pemilihan Arsip

Arsip yang telah diterima diseleksi untuk mendapatkan arsip yang

masih berguna,yaitu arsip yang berisi informasi yang masih
dibutuhkan oleh perusahaan. Arsip yang berguna akan disimpan
namun arsip yang sudah tidak berguna akandimusnahkan.
3. Pengendalian Arsip

Arsip yang sudah disimpan jumlahnya tentu tidak sedikit, oleh

karenanya perlu dikendalikan agar tidak terjadi penyakit formitis.
Penyakit formitis adalah kegiatan penciptaan arsip baru namun
 25
dalamwaktu bersamaan tetap menyimpan arsip yang lama, hal ini
dapat menyebabkan penumpukan arsip lama yang akan menyebabkan
penumpukan arsip.
Pengendalian arsip dapat dilakukan dengan cara diantaranya
penerapan standar dalam penciptaan arsip, penggabungan arsip, dan
penyusutan arsip.
4. Penyimpanan Arsip

Arsip disimpan dengan menggunakan peralatan kearsipan sesuai

sistem yang berlaku.
5. Perawatan Arsip

Arsip-arsip yang telah disimpan selanjutnya harus dirawat

semaksimal mungkin, supaya informasi yang terkandung didalamnya
dapat terpelihara sampai jangka waktu tertentu.
6. Pemusnahan Arsip

Untuk meningkatkan efektivitas ruang penyimpanan arsip serta

mencegah penumpukan yang tidak perlu, maka arsip yang sudah tidka
berguna akan dimusnahkan.

2.2.3. Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan

Untuk menyimpan arsip dengan baik tentunya harus memanfaatkan

ruang yang tersedia dengan seefektif mungkin agar rapih dari segi
penglihatan dan juga mempermudah penemuan kembali arsip. Asriel
(2018:100-105) menjelaskan bahwa dalam kegiatan pengelolaan arsip
dibutuhkan sarana penyimpanan sebagai berikut:

1. Lemari Arsip

Lemari penyimpanan arsip disesuaikan ukurannya dengan ruang

yang tersedia. Adapun bentuknya antara lain sebagai berikut:
a. Filingcabinet

Jenis lemari arsip ini menyimpan arsip secara vertikal dari atas ke
 26
bawah dan juga sering disebut Drawer type filing cabinet, umumnya
filing cabinet yang banyak digunakan adalah yang bertingkat 4 hingga
6 walaupun ada yang tingginya hingga 10 tingkat.
b. Lateral filingcabinet

Lemari arsip ini sama dengan filing cabinet yang membedakan

hanya bentuknya yang lebih lebah sehingga posisi arsip saat
disimpandapat dilakukan kesamping, hal ini tentu lebih memudahkan
saat ingin mengambil kembali arsip.

2. Guide/TandaSekat

Tanda sekat memiliki fungsi untuk penanda tiap kode berdasarkan

sistem penyimpanan yang diterapkan, dengan tujuan untuk
memudahkan proses penemuan kembali arsip.
3. Map

Map arsip berguna untuk menyimpan berkas, surat, atau dokumen

lainnya yang ingin disimpan, maparsip memiliki beberapa jenis
seperti:
a. Hanging map

b. Mapsnelhect
c. Mapfolder
d. Mapodner

e. Stop mapfolio
 27

4. RakSortir

Rak sortir berguna untuk mengurutkan arsip yang akandisimpan

sesuai dengan sistem yang digunakan.

5. Stapler

Stapler adalah alat untuk menggabungkan sejumlah kertas.

6. Perforator

Perforator adalah alat yang berfungsi untuk melubangi kertas

supaya dapat dimasukkan kedalam map arsip.
 BAB III
PEMBAHASAN DAN HASIL

3.1. Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah singkat berdirinya BMT AlMunawwarah

BMT Al Munawwarah beralamat di Komplek Masjid Al Muhajirin

Bukit Pamulang Indah Blok A Tangerang Selatan Banten. Ide awal dan
inisiatif pendirian BMT Al Munawwarah berasal dari rasa prihatin para
jamaah, pengurus Yayasan Al Munawwarah, ICMI orsat Pamulang dan
beberapa tokoh lingkungan sekitar terhadap kondisi pengusaha mikro yang
sering mengalami kesulitan dalam mendapatkan akses permodalan untuk
usahanya, sehingga mereka cenderung mencari jalan mudah yaitu dengan
mendatangi rentenir yang sebenarnya dapat membuat mereka semakin
terpuruk.

Keinginan mulia tersebut ditindak lanjuti dengan pertemuan dari

berbagai pihak sehingga tidak berselang lama sejumlah calon pendiri
bersediamenyertakandanapenggerakdalambentukSPK(SimpananPokok
Khusus)sebagaimodalawaloperasional.SetelahsemuasepakatmakaBMT Al
Munawwarah didirikan dan diresmikan pada pada tanggal 26 Mei 1996
bersamadengan16BMTbarulainnyadiwilayahJakartaSelatanolehketua
PINBUK Jakarta Selatan H. Ali Moeis dan direktur Bank Muamalat H.
ZainulBaharNoordenganmengambilbentukKSM(KelompokSwadaya

34
 35

Masyarakat) sebagai legalitas dan status hukum awal operasionalnya.

Sejak itu BMT Al Munawwarah yang didiukung oleh para pendiri dari
2lembaga yaitu Yayasan Al-Munawwarah dan ICMI orsat Pamulang serta
39 perorangan lainnya mulai berkiprah dalam komunitas usaha lapisan
grass root yakni usahakecil-mikro.

3.1.2. Visi dan Misi BMT AlMunawwarah

Visi BMT Al Munawwarah yaitu adalah “Terwujudnya KSPPS BMT

Al Munawwarah yang terdepan, tangguh dan profesional dalam
memberdayakan umat”. Sedangkan misi BMT AL Munawwarah adalah
sebagai berikut:

a. Memberikan layanan usaha yang prima kepada seluruh anggota,

mitra, dan masyarakatluas.
b. Mendorong anggota, mitra dan masyarakat luas dalam kegiatan me
nabung daninvestasi.
c. Menyediakan permodalan dan melakukan pendampingan usaha bagi
anggota, mitra dan masyarakatluas.
d. Memperkuat permodalan sendiri dalam rangka memperluas jaringan
dan menambah produk dan kualitas jasalayanan.
e. Mencapai pertumbuhan dan hasil usaha yang maksimal dan
berkelanjutan
f. Berperanaktif dalam gerakan pengembangan ekonom isyariah
 36
3.1.3. Tujuan BMT Al Munawwarah

Memajukan kesejahteraan anggota dan masyarakat serta membangun

tatanan perekonomian nasional dalam rangka mewujudkan masyarakat
yang maju, adil, dan makmur yang dalam melaksanakan kegiatan
usahanya berdasarkan prinsipsyariah.

3.1.4. Struktur Organisasi

RAPAT ANGGOTA

PENGURUS PENGAWAS

DIREKTUR

MANAJER MANAJER
KANTOR AKUNTING

CABANG CABANG CABANG PAM-

DEPOK UTAMA CABANG BSD TIM

KEPALA KEPALA KEPALA KEPALA

MARKETING MARKETING MARKETING MARKETING

STAF STAF STAF STAF

Pengurus:

a. Ketua : Namal Kautsar N.

b. Sekretaris : Bambang CahyonoHS

c. Bendahara :Hendrian
 37

Pengawas

a. Ketua : Sukamdi

b. Anggota : GatotSuradji

c. Anggota : Nur Moch.Hidayat

d. Pengawas Syariah : Mustaqim Kurdi

Pengelola
a. Direktur :Mudzakir

b. Manajer Kantor : Romlih

c. Manajer Akunting : Sumirah Almisanni

d. Manajer Cabang Utama : Wahyu Kuncoro

e. Manajer Cabang Depook : Sutanto

f. Manajer Cabang BSD : Samabiyanto

g. Manajer Cabang PamTim : Rausin

3.1.5. Deskripsi Kerja

Untuk memperjelas tugas dan tanggung jawab, maka ditetapkan tata

kerja sebagai berikut :

1. RAT (Rapat AnggotaTahunan)

a. RAT dilakukan setahunsekali

b. Merumuskan dan menetapkan kebijakan-kebijakan yang sifatnya

 38
umum dalam rangka pengembangan KBMT Al Munawwarah
sesuai dengan AD danART.
 39

c. Pemilihan dan pengankatan, sekaligus pemberhentian pengurus

KBMT AlMunawwarah.
d. Penetapan anggaran pendapatan dan belanja BMT selama satu
tahun.
e. Pembagian Sisa Hasil Usaha (SHU) yang diperoleh BMT selama
satutahun.
f. Pengesahan laporan pertanggung jawaban pengurus tahun
sebelumya.
g. Pengesahan rancangan program kerjatahunan.

2. Pengawas Syariah

a. Sebagai penasehat dan pemberi fatwa kepada pengurus dan

pengelola mengenai hal-hal yang berkaitan dengan Syariah
seperti penetapanproduk.
b. Tugas pokok dan tanggung jawab:

1) Mengawasi kegiatan usaha KJKS Al Munawwarah agar tidak

menyimpang dari ketentuan dan prinsip-prinsipSyariah.
2) Memberikan saran atau pendapat kepada pengurus dan
pengelola untuk kemajuan KJKS BMT AlMunawwarah.
3) Menelaah aspek Syariah terhadap pengembangan produk dan
jasa keuangan yang ditawarkan KJKS BMT AlMunawwarah.
3. Pengurus

a. Menyusun kebijakan umum.

b. Melakukan pengawasan kegiatan pengelola.

 40

c. Menyetujui pembiayaan untuk suatu jumlahtertentu

d. Memimpin jalannya BMT secara sesuai dengan tujuan dan

kebijakanumum.
e. Memimpin dan mengarahkan kegiatan yang dilakukan oleh
pengelola.
4. Direktur

Tanggung Jawab:

a. Tersusunnya sara, rencana jangka Panjang dan jangka pendek

serta proyeksi financial tahunan.
b. Tercapainya target yang telah ditetapkan secarakeseluruhan.
c. Tercapainya lingkungan kerja sama dengan pihak lain dalam
rangka memenuhi kebutuhanBMT.
d. Menjaga BMT agar dalam aktivitasnya senantiasa tidak lari dalam
visi danmisinya.
e. Tersedianya system pembukuan dan pencatatan dana yangakurat.
f. Terselenggaranya penilaian prestasi kerjakaryawan.

Wewenang:

a. Memimpin rapat koordinasi pembiayaan antara pengleola untuk

memberikan keputusan terhadap pengajuan pembiayaan sebelum
diajukan oleh rapat komite dengan pengurusBMT.
b. Menyetujui atau menolah pengajuan pembiayaan dalam rapat
koordinasi pengelola secara musyawarah dengan lasan yangjelas.
 41

c. Memberikan teguran dan sanksi terhadap pelanggaran yang

dilakukan karywan BMT.
d. Mengusulkan promosi, rotasi dan PHK sesuai dengan ketentuan
yang berlaku
e. Menalkukan penilaian prestasi karyawan sesuai dengan ketentuan
yang berlaku.

3.2. Pembahasan dan Hasil

3.2.1 Tempat dan WaktuPelaksanaan

Penulis telah melaksanakan magang dan melakukan pengamatan secara

langsung pada Kantor Pusat BMT Al Munawwarah Pamulang yang
mengacu pada ketentuan Universitas Pamulang. Adapun waktu dan tempat
pelaksanaan magang pada Kantor Pusat BMT Al Munawwarah Pamulang
adalah sebagai berikut:
NamaPerusahaan : BMT Al MunawwarahPamulang

AlamatPerusahaan : Komplek Masjid Al Muhajirin BPI Blok A.

18, Pamulang Timur 15417, Tangerang

Selatan, Banten.
Waktu Operasional : Senin – Jum’at

Pukul : 08.00 – 17.00WIB

3.2.2 Pengelolaan Arsip Sistem Abjad Kombinasi DenganNomor

Berikut prosedur penyimpanan arsip sistem abjad kombinasi dengan

nomor di Kantor Pusat BMT Al Munawwarah Pamulang:
 42

1. Pengumpulan Data

Kegiatan pada tahapan pertama adalah pengumpulan data, pada

umumnya arsip di Kantor Pusat BMT Al Munawwarah Pamulang
adalah arsip yang berisi biodata para mitra BMT Al Munawwarah,
mitra yang dimaksud adalah pihak-pihak yang telah terdaftar dalam
layanan-layanan BMT Al Munawwarah Pamulang seperti simpan
pinjam dan atau pembiayaan. Data yang diperoleh berasal pada saat
proses registrasi layanan BMT Al Munawwarah, dimana para mitra
mengumpulkan dan menyerahkan data yang diperlukan kepada BMT
Al Munawwarah sebagai syarat untuk mendaftar layanan simpan
pinjam dan atau pembiayaan.
2. Persetujuan

Setelah data-data calon mitra terkumpul, maka selanjutnya data

akan diproses oleh bagian Marketing dan kepala cabang untuk
mendapatkan persetujuan, setelah itu barulah data calon mitra dapat
dilanjutkan pada tahap berikutnya.
3. Penyimpanan Data

Setelah data-data calon mitra telah disetujui, maka selanjutnya

data-data tersebut akan disimpan pada komputer sebagai upaya
pencegahan terhadap kerusakan atau kehilangan informasi. Kegiatan
penyimpanan dilakukan oleh bagian administrasi melalui dua cara,
yang pertama adalah memasukkan informasi pada komputer dengan
cara diketik secara manual, dan yang kedua adalah dengan scanning
 43

menggunakan scanner untuk dokumen resmi seperti kartu tanda

penduduk dan kartu keluarga.
4. Penciptaan Arsip

Setelah rangkaian penyimpanan data pada komputer selesai,

barulah data yang berbentuk fisik dapat disimpan kedalam arsip. Pada
proses ini terbagi dalam beberapa tahap yaitu:
a. Penyusunan arsip, data-data dirapihkan dan dimasukkan dalam
arsip berjenis hangingmap.
b. Mengindeks arsip, setelah rapih selanjutnya arsip diberi kode
indeks dengan system abjad kombinasi dengan nomor. Kode
berupa abjad berasal dari nama mitra yang bersangkutan dan
ditulis dengan cara straight order, contohnyaseperti:
Nama asli Indeks Kode

Joko Sudadyo > JokoSudadyo > J

Dr. Lismaini > Lismaini > L

Lalu kode berupa nomor berasal dari urutan abjad pada arsip yang
telah tersimpan, contohnya apabila urutan abjad “A” pada lemari arsip
sudah mencapai nomor 50, maka arsip berkode “A” yang selanjutnya
akan diberi nomor “51”. Namun apabila laci “A” telah penuh, maka
arsip akan dialihkan ke laci “A2” dan seterusnya. Kode yang telah
diperoleh akan dicadangkan ke dalam komputer untuk mencegah
kehilangan arsip, selanjutnya kode akan dicetak dan ditempel pada
arsip sebagai petunjuk saat penemuan Kembali arsip.
 44

5. Penyimpanan Arsip

Setelah rangkaian proses diatas selesai, akhirnya arsip disimpan

dalam lemari arsip sesuai dengan kode indeks yang tertera pada arsip.

3.2.3. Kendala Dalam Pengelolaan Arsip Sistem Abjad Kombinasi

Dengan Nomor

Dalam pengelolaan arsip sistem abjad kombinasi di BMT Al

Munawwarahditemukanbeberapakendalayangsekiranyadapatdiperbaiki,
yaitu sebagaiberikut:
1. Pengelolaan Arsip Yang BelumEfektif

Dalam pengelolaannya, arsip di BMT Al Munawwarah masih

menggunakan metode sortir secara manual, untuk meningkatkan
efektifitas dapat digunakan alat bantu berupa rak sortir dalam proses
penyimpanan.
2. Penemuan Kembali Yang TergolongLambat

Sebuah arsip memililki nilai guna informasi, untuk itu arsip perlu
ditemukan kembali dari tempat penyimpanannya.Namun pada
kegiatan penemuan kembali arsip di BMT Al Munawwarah masih
tergolog lambat karena penomoran pada lemari arsip yang berantakan.
 45

Maka untuk menyelesaikan hambatan tersebut dapat dilakukan

pengurutan kembali abjad pada lemari arsip dan memberikan guide
didalam tiap laci.
3. Karyawan BMT AL Munawwarah belum pernah mendapatkan
pelatihan pengelolaan arsip yangbaik
Karyawan BMTAl Munawwarah terkadang masih kesulitan
untuk menemukan kembali arsip, selain dari kendala yang telah
disebutkan sebelumnya, hal ini juga dikarenakan belum adanya
keahlian dalam hal kearsipan. Maka dengan memberikan pelatihan
kearsipan yang baik, diharapkan karyawan dapat mengelolah arsip
dengan lebih efektif, baik dari segi waktu maupun tenaga
 BAB IV
PENUTUP

4.1.1. Kesimpulan

Berdasarkan uraian dan penjelasan yang telah disampaikan, maka penulis dapat
mengambil kesimpulan-kesimpulan sebagai berikut:
1. Pengelolaan Arsip Sistem Abjad Kombinasi Dengan Nomor di Kantor
Pusat BMT AlMunawwarah
Berdasarkan hasil praktik kerja lapangan yang telah penulis laksanakan,
maka penulis menyimpulkan bahwa pengelolaan arsip sistem abjad
kombinasi dengan nomor di Kantor Pusat BMT Al Munawwarah Pamulang
sudah tepat, dikarenakan volume arsip yang digunakan belum terlalu banyak
sehingga masih dapat dikendalikan dengan baik. Namun demikian masih
dapat ditingkatkan lagi dengan pengelolaan yang lebih efektif.
2. Cara Menghadapi Kendala Dalam Pengelolaan Arsip Sistem Abjad
Kombinasi Dengan Nomor di Kantor Pusat BMT AlMunawwarah
Kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip sistem abjad kombinasi
dengan nomor di Kantor Pusat BMT Al Munawwarah dapat dihadapi dengan
cara-cara seperti, memperbaiki urutan abjad pada lemari arsip, menambahkan
alat bantu pengelolaan arsip berupa rak sortir dan guide, serta memberikan
pelatihan pengelolaan arsip kepada para karyawan yang mengelola arsip.

47
 48

4.1.2. Saran

Berdasarkan kesimpulan yang telah penulis sampaikan di atas, maka pada

akhir bab ini penulisakan memberikan beberapa saran dengan harapan supaya
saran yang penulis berikan dapat bermanfaat bagi Kantor Pusat BMT Al
Munawwarah, khususnya dalam pengelolaan arsip, yaitu sebagai berikut:
3. BMT Al Munawwarah dapat menambahkan alat bantu dalam kegiatan
pengelolaan arsip agar dapat menghemat tenaga karyawan, yang akhirnya
dapat digunakan dalam kegiatan produktif lainnya.
4. Selain dari sarana dan prasarana kearsipan, BMT Al Munawwarah juga dapat
memberikan pelatihan kearsipan terhadap karyawannya yang terlibat dalam
proses pengelolaan arsip, dengan ini diharapkan karyawan dapat mengelola
arsip lebih efesien.
 49

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. 2018. Manajemen kearsipan. Jakarta:Gramedia Pustaka Utama.

Asriel, Armida Silvia. 2018. Manajemen kearsipan. Bandung:Remaja Rosdakarya
Basuki, Sulistiyo. 2019. Pengantar Ilmu Kearsipan. Banten:Universitas Terbuka
Cokrohadisumarto, Widiyanto bin Mislan, dkk. 2016. BMT Praktik dan Kasus.
Jakarta:RajaGrafindo Persada
Dewi, Irra Chrisyanti. 2021. Manajemen kearsipan. Jakarta:Prestasi Pustaka Raya
Karnati, Neti. 2019. Manajemen perkantoran, analisis teori dan aplikasi dalam
organisasi pendidikan. Aceh:Bunda Ratu

Muhidin,SambasAli.2019.TeoridanPraktikSistemKearsipan.Bandung:Pustaka
Setia
Mulyadi. 2016. Pengelolaan arsip berbasis otomasi. Jakarta:Rajawali Pers
Priansa, Donni Juni. Dan Fenny Damayanti. 2021. Administrasi & Operasional
Perkantoran. Bandung :Alfabeta
Sattar. 2019. Manajemen kearsipan. Yogyakatta:DEEPUBLISH
Sedarmayanti. 2015. Tata kearsipan dengan memanfaatkan teknologi
modern,
Edisi Revisi. Bandung:Mandar Maju

Yatimah, Durotul. 2013. Kesekretarisan Modern & Administrasi Perkantoran.

Bandung:Pustaka Setia

Dokumen Perusahaan:
Laporan Tahunan KSPPS BMT Al Munawwarah. 2020

Undang-undang:
Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2002
50