UNIT LOGISTIK
i
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kita panjatkan kepada Tuhan yang Maha Kuasa karena hanya atas
perkenan-Nya Pedoman Pelayanan Unit Logistik Rumah Sakit Sumber Hurip ini dapat
diselesaikan.
Pedoman Pelayanan Unit Logistik Rumah Sakit Sumber Hurip akan digunakan dalam
menjalankan kegiatan pelayanan bagi petugas logistik yang ada di Rumah Sakit Sumber Hurip.
Diharapkan dengan adanya pedoman ini dapat meningkatkan Pelayanan unit Logistik di Rumah
sakit Sumber Hurip dan digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan tugas-tugas logistik.
Tidak lupa penyusun sampaikan terima kasih yang sedalam dalamnya atas bantuan
semua pihak dalam menyelesaikan Pedoman Pelayanan Unit Logistik Rumah Sakit Sumber
Hurip ini.
i
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR............................................................................................................ i
DAFTAR ISI........................................................................................................................... ii
SK PEMBERLAKUAN PEDOMAN PELAYANAN UNIT LOGISTIK RUMAH
SAKIT SUMBER HURIP...................................................................................................... iii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang............................................................................................. 1
1.2 Tujuan.......................................................................................................... 1
1.3 Sasaran......................................................................................................... 1
1.4 Ruang Lingkup............................................................................................. 1
1.5 Batasan Operasional..................................................................................... 2
1.6 Landasan Hukum......................................................................................... 3
BAB II STANDAR KETENAGAAN
2.1 Kualifikasi Sumber Daya Manusia.............................................................. 5
2.2 Distribusi Ketenagaan.................................................................................. 5
2.3 Pengaturan Jaga ........................................................................................... 5
BAB III STANDAR FASILITAS
3.1 Denah Lokasi............................................................................................... 6
3.2 Denah Ruangan............................................................................................ 6
3.3 Sarana dan Prasarana................................................................................... 7
BAB IV TATA LAKSANA
4.1 Perencanaan................................................................................................. 8
4.2 Pengadaan.................................................................................................... 9
4.3 Transportasi.................................................................................................. 10
4.4 Penyimpanan................................................................................................ 10
4.5 Distribusi...................................................................................................... 11
4.6 Penghapusan................................................................................................. 12
BAB V PENUTUP............................................................................................................ 13
ii
RUMAH SAKIT SUMBER HURIP
Jln. Raden Dewi Sartika No. 15
Kecamatan Sumber – Kabupaten Cirebon
(0231) 8302689 Fax. (0231) 8302655
Email : info@rssumberhurip.com
KEPUTUSAN
DIREKTUR RUMAH SAKIT SUMBER HURIP
NOMOR : /B/RSSH/SK/ /2020
TENTANG
PEMBERLAKUAN PEDOMAN PELAYANAN
UNIT LOGISTIK
DI RUMAH SAKIT SUMBER HURIP
MEMUTUSKAN
iii
Kesatu : Memberlakukan Pedoman Pelayanan Unit Logistik di Rumah Sakit
Sumber Hurip sebagaimana tercantum dalam lampiran keputusan ini;
Ditetapkan di : Cirebon
Pada tanggal : 02 Januari 2020
Direktur RS Sumber Hurip
iv
LAMPIRAN : KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT SUMBER HURIP
TENTANG PEMBERLAKUAN PEDOMAN PELAYANAN UNIT LOGISTIK DI
RUMAH SAKIT SUMBER HURIP
BAB I
PENDAHULUAN
1
1.2 Tujuan Pedoman
Tersedianya pedoman bagi unit logistik agar semua kegiatan mencapai suatu tujuan, yaitu
tersedianya suatu barang yang tepat pada waktu dan tempat yang tepat. Dalam pelaksanaannya,
kegiatan logistik memiliki standar performa yang harus dicapai. Adapun tingkat performa yang
ingin dicapai dalam kegiatan logistik adalah terjadinya keseimbangan antara kualitas pelayanan
yang diharapkan dengan semua biaya yang dikeluarkan untuk mencapai tujuan perusahaan.
2
Melakukan fungsi Penyusunan rencana belanja dengan menetapkan suplyer berdasarkan
pertimbangan harga yang kompetitif.
Penganggaran / Budgeting
Melakukan fungsi Budgeting berdasarkan pertimbangan spesifikasi barang yang
dibutuhkan dengan harga yang sesuai dengan anggaran / budget perusahaan.
2. Pengadaan
Pembuatan PO (Purchase Order)
Melakukan fungsi pembuatan PO (Purchase Order) sebagai dasar pemesanan barang
kepada suplyer dengan perjanjian – perjanjian (MOU) yang ada.
Pemesanan Barang
Melakukan fungsi pemesanan barang sesuai dengan PO yang telah dibuat.
3. Transportasi
Melakukan Fungsi Transportasi Adalah kegiatan memindahkan barang dari suplyer ke
gudang dan dari gudang ke bagian terkait.
Kegiatan transportasi meliputi kegiatan Menentukan modal transportasi:
Darat, Laut, Udara.
Menentukan perusahaan transportasi/ekspedisi yang akan digunakan.
Melakukan pengambilan sendiri dengan modal transportasi yang ada.
Mengelola resiko transportasi
4. Penyimpanan
Administrasi Penerimaan Barang
Melakukan fungsi administrasi penerimaan barang dilakukan ketika barang dari suplyer
telah tiba.
Pengumpulan Bukti Transaksi
Melakukan fungsi pengumpulan bukti transaksi untuk selanjutnya diserahkan ke bagian
keuangan dan juga diarsipkan di logistik.
Penginputan
Melakukan fungsi penginputan sesuai dengan bukti transaksi yang sudah di terima dan
di tandatangan bagian logistik, kemudian sebagai dasar pengisian kartu stok.
Penyimpanan
Melakukan fungsi penyimpanan dengan mengelompokkan barang menempatkan barang
sesuai dengan kelompoknya (basah/kering/bermasa kadaluarsa/suhu/ATK/elekronik,dll)
5. Distribusi
Pembuatan Form Serah terima Barang
3
Melakukan fungsi pembuatan form serah terima barang apabila barang yang diperlukan
unit sudah ada, dan terinput, dapat didistribusikan kepada unit terkait dengan
pembuktian form serah terima barang yang di tandatangani oleh penerima barang.
Penyesuaian
Melakukan fungsi penyesuaian berupa kegiatan input data untuk menyesuaikan/
mengurangi kartu stok yang ada di logistik.
6. Penghapusan
Melakukan fungsi penghapusan berupa kegiatan dan usaha pembebasan barang dari
pertanggungjawaban yang berlaku sesuai dengan peraturan yang berlaku. Dengan kata
lain, fungsi penghapusan adalah usaha untuk menghapus kekayaan karena kerusakan
yang tidak dapat diperbaiki lagi, dinyatakan sudah tua dari segi ekonomis maupun
teknis, kelebihan input, hilang, susut, kadaluarsa, dan karena hal hal lain menurut
peraturan perundang – undangan yang berlaku.
Penyesuaian
4
BAB II
STANDAR KETENAGAAN
1. Kepala Unit 1
2. Staf Logistik 1
5
BAB III
STANDAR FASILITAS
Ruang
Kabag.
Umum Toilet
6
8 Mouse 2
9 Printer L360 1
10 Printer L1300 1
11 Telepon 1
12 Kipas Angin 1
13 AC 1
14 Rak Kecil 1
15 Rak Disply 8
16 Pemotong Kertas 1
17 Tangga Plastik 1
18 Lemari 2
20 Mading 1
21 Kulkas 1
22 Apar 1
23 Tempat Sampah 1
24 Kursi Plastik 3
7
BAB IV
TATA LAKSANA PELAYANAN
4.1 Perencanaan
1. Penerimaan form pengajuan barang
Form yang diberikan adalah berasal dari unit logistik yang di berikan atas permintaan unit
yang memesan atas suatu barang berdasarkan kebutuhan yang ada.
Form harus diisi dengan selengkap lengkapnya (Berikut contoh Form untuk di isi)
Cara Pengisian :
Yang mengajukan adalah seseorang yang menulis pengajuan suatu barang atas
nama unit yang membutuhkan.
Nomor adalah nomor dokumen yang diberikan oleh logistik
Nama adalah seseorang yang bertanggungjawab atas suatu permintaan barang
Unit adalah Bagian terkait yang membutuhkan atau menginginkan suatu barang
untuk diadakan
Tanggal Pengajuan adalah tanggal dimana form ini dibuat dan di tandatangani
Nama Barang adalah nama suatu barang yang dibutuhkan
8
Merek adalah merek dagang atas suatu barang yang dibutuhkan
Spesifikasi, Ukuran/dimensi/diameter adalah Ukuran dari suatu barang yang sesuai
dengan kebutuhan unit
Spesifikasi Bentuk adalah menerangkan bentuk sutu barang yang dibutuhkan
Jumlah kebutuhan adalah berapa jumlah yang diperlukan dari unit terkait
Perkiraan harga adalah perkiraan harga suatu barang yang ingin diadakan
Ketersediaan di rumah sakit adalah jumlah barang yang sejenis yang memang sudah
tersedia di Rumah sakit, sehingga data ini dapat memudahkan dan menjadi acuan
saat kepala bagian mengambil keputusan
Keterangan adalah dapat diisi yang lain lain seperti kebutuhan sangat mendesak,
mengganti barang yang rusak, untuk ditempatkan di ruangan xx,dll
Gambar adalah apabila memang diperlukan gambar dapat di tempel / diprint
Bagian yang sangat penting adalah form ini harus di di tandatangani dan di setujui
oleh kepala unit dan kepala bagian dari unit tersebut.
Sifat pengadaan akan diisi oleh kepala unit logistik, direktur RS, dan PT apabila
barang yang diajukan bersifat mendesak/biasa.
Keputusan setuju/tidak setuju serta rekomendasi akan diisi oleh kelapa unit logistik
atau kabag umumu berdasarkan bertimbangan.
Apabila tidak acc dari kepala unit logistic atau kabag umum maka akan diajukan ke
direktur RS untuk didiskusikan.
Jika dari direktur RS masih tidak acc atau masih dalam bertimbangan maka akan
diajuakan ke PT untuk dikonsultasikan.
4.2 Pengadaan
- Pembuatan PO (Purchase Order)
9
Logistik membuat PO atas dasar permintaan barang / Kebutuhan Rumah Sakit, PO yang
dibuat adalah atas nama Perseroan Terbatas (PT) Rumah Sakit Sumber Hurip yaitu PT.
Medikar Barokah Lestari dengan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) yang dimiliki
adalah 312147754426, dengan ketentuan pembuatan PO adalah sebagai berikut :
a. Pencantuman Tanggal PO, dimana tanggal ini adalah tanggal pembuatan Po yang
sudah di tandatangan Kepala Bagian Logistik.
b. No Pesanan adalah Nomor dokumen atas pesanan barang
c. Pembayaran adalah cara pembayaran yang dilakukan berdasarkan perjanjian dengan
suplyer yang bersangkutan.
d. Nama Suplyer adalah Nama Perseroan Terbatas (PT), CV, Toko, dan lain lain yang
telah ditunjuk untuk memasok barang yang dibutuhkan
e. Alamat Adalah alamat pemasok sesuai dengan yang tercantum di surat penawaran
f. Nama Item adalah Nama barang yang dipesan
g. Banyaknya adalah jumlah pesanan
h. Harga Satuan adalah harga satuan yang telah disepakati sebelum ada potongan harga
i. Potongan Harga adalah pengurangan harga yang telah disepakati oleh kedua belah
pihak
j. Total adalah Jumlah keseluruhan setelah ada potongan harga
k. PPn adalah nilai pajak yang dikenakan atas pembelian barang atau jasa. PPn
dikenakan 10% atas Dasar Pengenaan Pajak (Total Tagihan setelah dikurangi
discount)
l. Terakhir PO dibuat, ditandatangani oleh Kepala Bagian dan di cap perusahaan
- Pemesanan Barang
Pemesanan dilakukan atas dasar terbitnya PO yang di buat logistik.
4.3 Tranportasi
Logistik selalu mempertimbangkan transportasi atas pembelian suatu barang, transportasi
ini bisa dilakukan dengan menggunakan ekspedisi atau diambil sendiri dengan
menyediakan modal transportasi yang ada di Rumah Sakit Sumber Hurip.
4.4 Penyimpanan
- Administrasi Penerimaan Barang
Setibanya barang di logistik, staff logistik akan memeriksa barang yang dikirim dengan
memperhatikan :
a. Kondisi Barang
b. Jumlah Barang
c. Tanggal Kadaluarsa barang, jika ada
10
Hal hal demikian harus sesuai dengan data yang ada di tagihan / Invoice/ Surat Jalan/
Faktur Pajak yang akan di berikan dari suplyer, apabila semuanya sudah sesuai, maka
staff logistik akan menandatangani penerimaan barang.
- Pengumpulan Bukti Transaksi
Bukti transaksi atas pembelian yang dilakukan logistik dikumpulkan yang selanjutnya
untuk di input dan diserahkan ke bagian keuangan.
- Penginputan
Penginputan barang atas dasar bukti transaksi, yang akan di input di system di bagian
peneriman barang sebagai acuan kartu stok logistik yang ada.
- Penyimpanan
Penyimpanan barang yang dilakukan staff logistic dengan tidak lupa memperhatikan jenis
barang, akan disimpan di tempatnya masing masing yang telah disediakan di gudang.
Staff Logistik akan selalu memperhatikan jenis barang sesuai dengan :
a. Jenis Barang (ATK/ Elektronik/ Cairan/ Plastik/ Berbau, dan lain lain)
b. Tanggal Kadaluarsa
c. Suhu
4.5 Distribusi
- Pembuatan Form Serah terima Barang
Pendistribusian barang persediaan logistic dapat diambil dengan menulis pada form yang
telah disediakan, dengan mencantumkan :
11
Nama Ruangan adalah nama ruangan/unit yang membutuhkan
Nama Barang adalah nama suatu barang yang akan diambil
Jumlah adalah banyaknya barang yang akan diambil
Petugas adalah checklist Staff logistik dalam pengumpulan barang yang di butuhkan
Yang menyerahkan adalah tandatangan seseorang yang menyerahkan atas barang
dibutuhkan
Yang menerima adalah tandatangan seseorang yang menerima atas barang yang telah
diminta kepada bagian logistic.
- Penyesuaian
Setelah adanya pengambilan persediaan harus dilakukan penginputan/ penyesuaian/
pengurangan stok persediaan.
Berikut adalah contoh bukti penyesuaian barang:
4.6 Penghapusan
Penghapusan dilakukan apabila dalam pelaksanaan ditemukan barang persediaan yang rusak,
hilang, kadaluarsa, dll dengan tujuan menghapus/ mengurangi nilai persediaan yang menjadi
beban Rumah Sakit.
12
BAB V
LOGISTIK
Pemenuhan akan kebutuhan alat tulis dan lainnya dapat diperoleh dari bagian logistik
dengan menggunakan form yang tersedia. Pengadaan alat dan bahan di Logistik terdiri dari bahan
dan alat non medis yaitu barang alat tulis kantor, barang keperluan rumah tangga, barang
elektronik dan sebagainya.
Berikut tabel permintaan rutin:
Tabel 5.1 Persediaan Barang
1. Kertas
2. Bolpoint
3. Pensil
4. Steples
5. Isi Steples
7. Tipe-X
8. Tinta Printer
RUMAH TANGGA
9 Tisu
11. Plastik
13
BAB VI
KESELAMATAN PASIEN
Dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan dan keselamatan pasien, Unit Logistik
berperan dalam memenuhi semua kebutuhan masing-masing unit berupa barang medis maupun
barang non medis, dalam jumlah yang tepat dan kwalitas yang baik pada waktu yang tepat
sehingga tidak menghambat operasional rumah sakit.
14
BAB VII
KESELAMATAN KERJA
15
d. Listrik (penggunaan lampu dll) dalam keadaan baik dan aman.
e. Lantai ruang kerja dipastikan bersih, tidak licin, tidak kotor dan tidak berbau.
f. Setiap petugas wajib mematikan (meng-off-kan) alat, sarana dan prasarana kerja
apabila setelah selesai dipergunakan.
g. Menyimpan barang yang mengandung B3 sesuia pada tempatnya.
16
BAB VIII
PENGENDALIAN MUTU
17
BAB IX
PENUTUP
Demikianlah Pedoman Pelayanan Unit Logistik ini disusun untuk dapat dipergunakan
sebagai pedoman dalam menjalankan tugas dengan baik dan benar sesuai ketentuan standar
pelayanan Logistik yang berlandaskan visi dan misi Rumah Sakit Sumber Hurip.
Dengan ditetapkannya Pedoman Pelayanan Unit Logistik Rumah Sakit Sumber Hurip
diharapkan pengelolaan dan pelayanan Unit Logistik dapat berjalan dengan baik, sehingga dapat
mendukung tercapainya pelayanan yang efektif, efesien
18