SOP Penanganan Insiden/Keadaan Darurat/Emergency

I. UNIT KERJA TERKAIT

1. Kantor Cabang
2. Kantor Pusat
3. …
II. TUJUAN.
Menyediakan mekanisme dalam pelaksanaan penanganan insiden secara efektif pada
saat diperlukan
III. RUANG LINGKUP
1. Mencakup implementasi rencana penanganan insiden terhadap layanan utama (air,
listrik, transportasi, karyawan, bencana (kebakaran, banjir, gempa bumi), dan
pencemaran bahan berbahaya)
2. Berlaku kantor cabang dan kantor pusat
IV. REFERENSI
1. Peraturan Badan Pengawas Obat Dan Makanan Nomor 21 Tahun 2021 tentang
Sistem Jaminan Keamanan dan Mutu Pangan Olahan di Sarana peredaran
2. …
V. PROSEDUR
1. Direktur menunjuk Tim Penanganan insiden yang terdiri dari para manager dan
Kepala DC/ Kepala Gudang
2. Membuat daftar kontak darurat yang harus dihubungi
3. Membuat rencana tindakan koreksi yang berisi jenis insiden, dampaknya serta
tindakan segera yang harus dilakukan
4. Melakukan sosialisasi kepada karyawan rencana tindakan koreksi dan mitigasi
insiden/ bencana
5. Membuat rambu/ petunjuk rencana tindakan koreksi dan mitigasi iniden/ bencana
6. Menyiapkan peralatan yang dibutuhkan dalam pelakanaan mitigasi iniden/ bencana
7. Penanganan gangguan air:
Tim Maintenance
a. Melaporkan segera jenis gangguan kepada Ketua Tim Managemen Insiden
b. Memperkirakan jumlah air yang tersedia untuk proses operasional
c. Memperkirakan lama gangguan dapat diperbaiki
d. Menghubungi perusahaan penyedia air yang memenuhi persyaratan :
- Memiliki sertifikat penyedia air layak minum
- Memiliki kendaraan pengangkut
 - Dapat memenuhi jumlah kebutuhan air yang diperlukan
e. segera melakukan perbaikan
Tim Gudang
a. Melakukan sampling dan pengujian:
- air yang disuplay perusahaan penyedia air
- air hasil pengolahan Water Treatment Plant (WTP) pada saat perbaikan
telah selesai dilakukan
- produk selama gangguan berlangsung
b. melakukan karantina produk terdampak yang disimpan pada ruang
berpendingin, sampai dengan hasil pengujian diperoleh dan diverifikasi (jika
generator set tidak segera dioperasikan)
Tim penanganan insiden
memberikan rekomendasi kepada direktur operasional untuk menghentikan
sementara proses operasional bila pasokan air dengan standar air minum tidak bisa
diperoleh
8. Penanganan gangguan Listrik
Tim Maintenance
a. Melaporkan segera jenis gangguan kepada Ketua Tim Managemen Insiden
b. Pada jenis gangguan supply listrik :
- Segera menghidupkan generator set (genset)
- Memberikan saran untuk menghentikan sementara penggunaan alat yang
tidak penting
c. Pada jenis gangguan rusaknya generator set (genset)/listrik cadangan, tim
maintenance harus segera melakukan perbaikan secepatnya
d. Pada kasus gangguan kombinasi supply listrik dan generator set (genset), maka
tim maintenance segera mencari alternatif untuk melakukan sewa generator set
(genset)
e. Memperkirakan lama waktu perbaikan diselesaikan
Tim Gudang
a. Menjaga rantai dingin produk
b. Menghentikan aktivitas di ruang Cool Storage dan Chiller
c. Melakukan sampling dan pengujian produk yang terkena dampak
Tim Penanganan insiden
memberikan rekomendasi kepada direktur operasional untuk:
Melakukan sewa fasilitas pendingin sementara apabila listrik tidak bisa pulih dalam
waktu lebih dari 24 jam
9. Penanganan Gangguan Transportasi
 Tim Sales
a. Meminta detail kerusakan kepada penyedia jasa transportasi
b. Meminta detail rencana perbaikan yang akan dilakukan
c. Meminta alat transportasi pengganti apabila kerusakan tidak bisa diperbaiki
dalam waktu 3 jam
d. Memberikan pemberitahuan kepada buyer data produk yang terkena dampak
e. Mencari alternatif penyedia transport
f. dilakukan notifikasi kepada buyer apabila berakibat pada kemunduran jadwal
pengiriman
Tim Gudang
Melakukan pengumpulan data ketertelusuran produk yang terkena dampak
10. Gangguan Karyawan Kunci
a. Kepala divisi menunjuk karyawan pengganti sementara sesuai Uraian Pekerjaan
masing-masing
b. Atasan langsung melakukan supervise dan verifikasi hasil pekerjaan karyawan
pengganti
c. Kepala divisi HRD mencari pengganti karyawan yang telah keluar dengan batas
waktu yang ditetapkan
11. Penanganan Bencana Kebakaran
Kebakaran Kecil
a. Karyawan yang terdekat melakukan upaya pemadaman dengan menggunakan
Alat Pemadam Api Ringan (APAR) terdekat
b. Foreman/supervior menginformasikan kepada petugas keamanan/ teknisi tim
pemeliharaan
c. Petugas keamanan melokasir tempat/ lokasi kejadian dan melakukan upaya
pemadaman
Kebakaran Besar
Tim Maintenance
a. Mematikan instalasi kelistrikan dan pendingin
b. Memeriksa instalasi kelistrikan dan pendingin, segera setelah kebakaran selesai
Supervisor
a. menekan tombol alarm tanda bahaya
b. mengarahkan karyawan keluar dari ruangan/lokasi kebakaran menuju titik
berkumpul yang aman
Tim Personalia
a. melakukan pendataan jumlah dan keadaan karyawan
b. melakukan pertolongan pertama pada karyawan yang cedera
 Manager
a. menelepon dinas pemadam kebakaran
b. mengkoordinir tim petugas keamanan untuk melokalisir dan mengamankan
lokasi kebakaran
Tim Penanganan insiden
a. Melaksanakan prosedur gangguan air dan listrik, apabila kebakaran
menyebabkan terhentinya suplay air dan listrik
b. Melakukan verifikasi keamanan bangunan pada saat proses pemadaman
selesai
c. Memberikan izin penggunaan kembali bangunan, peralatan dan mesin
d. Melakukan sewa fasilitas pendingin sementara apabila listrik dan fasilitas
pendingin tidak bisa pulih dalam waktu lebih dari 12 jam
e. Memberikan saran kepada direktur operasional untuk menghentikan sementara
kegiatan operasional sampai verifikasi tempat dan alat selesai dilakukan
Tim Gudang
a. Melakukan sampling dan pengujian produk yang terkena dampak
b. Melakukan karantina produk terkena dampak sampai hasil pengujian diperoleh
dan diverifikasi
c. Memberikan saran tindak lanjut terhadap produk : pemusnahan, down grade,
return
12. Penanganan Bencana Banjir/ Gempa Bumi
Tim Maintenance
a. Mematikan instalasi kelistrikan dan pendingin
b. Memeriksa instalasi kelistrikan dan pendingin, segera setelah banjir / gempa
selesai
c. Memeriksa sumber air bersih pabrik dari kemungkinan kontaminasi
SUPERVISOR
a. mengarahkan arah karyawan keluar dari ruangan/lokasi menuju titik berkumpul
yang telah ditentukan
b. menutup dan mengisolasi akses masuk ke gudang / toko dan Cold Storage
Tim Personalia
a. melakukan pendataan jumlah dan keadaan karyawan
b. melakukan pertolongan pertama pada karyawan yang cedera
Manajer
a. menelepon dinas penanggulangan bencana daerah pada saat diperlukan
evakuasi keluar dari lokasi perusahaan
 b. mengkoordinir tim petugas keamanan untuk melokalisir dan mengamankan
perusahaan selama banjir / gempa
Tim Penanganan insiden
a. Melaksanakan prosedur gangguan air dan listrik, apabila banjir / gempa
menyebabkan terhentinya suplay air dan listrik
b. Melakukan verifikasi keamanan bangunan pada saat banjir / gempa selesai
c. Memberikan izin penggunaan kembali bangunan, peralatan dan mesin
d. Melakukan sewa fasilitas pendingin sementara apabila listrik dan fasilitas
pendingin tidak bisa pulih dalam waktu lebih dari 12 jam
e. Memberikan saran kepada direktur operasional untuk menutup sementara
kegiatan di gudang / toko sampai dengan verifikasi tempat dan alat selesai
dilakukan
Tim Gudang
a. Melakukan sampling dan pengujian produk yang terkena dampak
b. Melakukan sampling dan pengujian mutu air
c. Melakukan karantina produk terkena dampak sampai hasil pengujian diperoleh
dan diverifikasi
d. Memberikan saran tindak lanjut terhadap produk, seperti pemusnahan, down
grade, return
13. Penanganan Pencemaran / kebocoran bahan kimia berbahaya
a. Karyawan melaporkan kepada atasan apabila menemukan kasus
kebocoran/tumpahan/ pencemaran bahan kimia yang berdampak kepada
keamanan produk
b. Kebocoran sanitizer, detergent, pelumas, oli, solar
- Dengan arahan foreman/ supervisor melakukan lokalisir area dan
memindahkan produk menjauh dari area kontaminasi
- Melakukan penyiraman dan pencucian area yang terkena cemaran
c. Kebocoran refrigerant
Supervisor
- mengarahkan karyawan keluar dari ruangan/lokasi menuju titik berkumpul
yang aman
- apabila masih memungkinkan dilakukan pengaturan agar produk tidak
dalam keadaan kontak dengan kontaminan dan rantai dingin produk tetap
dijaga
- mengatur agar exhaust dan pintu dibuka untuk mempercepat sirkulasi udara
Tim Maintenance
- Menutup semua pipa saluran refrigerant/ gas
- Segera memperbaiki kebocoran yang terjadi
 - Memperkirakan lama waktu perbaikan dilakukan
Tim Gudang
- Melakukan sampling dan pengujian produk yang terkena dampak
- Melakukan karantina produk terkena dampak sampai hasil pengujian
diperoleh dan diverifikasi
- Memberikan saran tindak lanjut terhadap produk : pemusnahan, down
grade, return
- Tim Managemen Insiden memberikan rekomendasi kepada direktur
operasional untuk menutup sementara Gudang/ toko bila sumber
kontaminasi tidak bisa pulih dalam 6 jam
14. Penanganan Sabotase
Tim maintenance
Melakukan pemeriksaan dan perbaikan mesin dan peralatan yang terdampak
Petugas keamanan
a. Melakukan pengamanan area yang terdampak
b. Melakukan pemeriksaan catatan pengendalian keluar masuk karyawan/ tamu/
kendaraan
Tim Gudang
a. Melakukan sampling dan pengujian produk dan air yang terkena dampak
b. Melakukan karantina produk terkena dampak sampai hasil pengujian diperoleh
dan diverifikasi
c. Memberikan saran tindak lanjut terhadap produk: pemusnahan, down grade,
return
Tim Penanganan insiden
a. melakukan identifikasi, investigasi dan verifikasi terhadap sabotase yang terjadi
b. Tim Managemen Insiden memberikan saran kepada Direksi untuk mengambil
tindakan hukum apabila sabotase yang terjadi mengandung unsur criminal
VI. DOKUMEN TERKAIT
1. Form Rekaman Insiden
2. …

Dibuat Oleh Disetujui Oleh

Jabatan
Tandatangan

Nama
Tanggal

I.