JOB DECRIPTION DEPT.

MARKETING (PENJUALAN)

HARIAN

1. Update harga CPO PK

Harga CPO & PK akan didapatkan di grup Whatapss
Update harga CPO, PK, harga CPO & PK Malaysia dan harga TBS.
Setiap hari Kamis , kirim file MDR (Marketing Daily Report) ke Manajemen.

2. Membuat Dokumen penjualan CPO & PK dan penjualan lainnya

 Jika ada penjualan CPO & PK, maka dokumen yang harus disiapkan sebagai berikut:
a. Form Sales Contract
b. Trade confirmation (Khusus CPO & PK)
c. Summary Sales (khusus CPO & PK)
d. Sales Contract
e. Invoice (Proforma) Uang Muka / Pelunasan 100%
f. Purchase Order atau Surat Penawaran (jika ada), untuk produk other sales.
 Jika ada pembayaran Uang muka sebelum pengambilan barang selesai, maka buatkan
Invoice Uang muka yang asli, dengan lampiran:
a. Bukti uang masuk dari Internet Banking (akan diberikan kasir)
b. Copy Invoice (Proforma) DP
c. Copy Sales Contract
Kalau Invoice Uang Muka asli sudah ditanda tangani, ajukan ke Accounting
Dept./Bagian pajak untuk dibuatkan Faktur Pajaknya.
 Jika pengiriman produk terutama CPO & PK telah selesai saat tanggal bulan berjalan
maka buatkan Invoice Pelunasan & Accounting Voucher. Dokumen yang harus
disiapkan sebagai berikut:
a. Invoice Pelunasan
b. Copy Invoice DP (jika ada)
c. Copy Sales Contract
d. Bill of Loading, Packing list, Delivery Note (khusus penjualan CPO ke
kawasan berikat).
e. Berita Acara pengiriman barang & Hasil Analisa
f. Accounting Voucher yang dibuat di program ERP.
 Jika pengiriman produk Other Sales telah selesai saat tanggal bulan berjalan, maka
tutup kontraknya dengan membuat dokumen sebagai berikut:
a. Summary Detail Pengiriman Produk
b. Invoice Pelunasan (Jika belum dilakukan pembayaran)
c. Accounting Voucher.
 Setelah dokumen ditanda tangan, kemudian stampel, di scan dan kirim email ke
buyer.

3. Membuat dokumen untuk pengapalan CPO

Dokumen yang harus disiapkan setelah mendapat Shipping Intruction / Jadwal
pengiriman sebagai berikut:
a. Penunjukkan Surveyor ke Surveyor
b. Permintaan Verifikasi Muat Bongkar (PVMB) ke Surveyor
c. Shipping Intruction ke Transportir
d. Work Order untuk Transportir, PT. Pelindo II, dan Surveyor
WO dibuat di Web Sharepoint PT.THEP.
(Setelah dokumen ditanda tangan, kirim email ke masing-masing perusahaan).

4. Mengatur Jadwal Loading Produk

- Untuk CPO ,jika sudah dapat jadwal kapal dan dokumen pengapalan sudah selesai,
selalu update dengan transportir, Sucofindo dan agen kapal untuk mengetahui
informasi posisi kapal dan waktu penyandaran kapal.
Koordinasi dengan agen kapal untuk jadwal kapal sandar dan loading.
- Jika sudah dipastikan tanggal kapal sandar, koordinasi dengan surveyor (Sucofindo)
dan mill untuk jadwal presampling.
- Untuk produk lainnya selain CPO, atur jadwal dispatch sesuai dengan stock yang
tersedia dengan di mill.
- Update setiap hari Estimasi Planning Loading produk untuk diinfokan ke Opr.
Timbangan setiap hari.
- Mengirimkan Laporan Pengiriman Produk setiap hari ke grup “THEP Sales &
Marketing”. Laporan akan dikirim oleh Opr. Timbangan setiap hari di grup “PKS
Timbangan”.

5. Membuat tagihan atas transportasi & pengapalan CPO/PK

Tagihan akan dikirimkan customer setelah pekerjaan selesai, kemudian buatkan
accounting voucher di program ERP.

6. Membuat dokumen lainnya yang berhubungan dengan Marketing

- Jika ada claim atas mutu produk, maka buatkan rekapan claim dan ajukan beserta
Acc. Voucher untuk pengakuan claim tersebut (lihat contoh Acc. Voucher atau
koordinasi dengan Accounting Dept.).
- Membuat surat yang terkait dengan Penjualan (contoh : Surat Perubahan Harga
Produk, Surat Tagihan, dll).
- Jika ada produk yang tidak selesai pengambilannya dan masa kontrak sudah habis,
maka dibuatkan Berita Acara Penutupan Kontrak beserta Accounting Voucher atas
pengakuan sisa produk.
 7. Filling dokumen penjualan.
- Filling Dokumen Penjualan (Sales contract, Invoice, faktur pajak,dll) .
- Filling dokumen yang berhubungan dengan Marketing (Dokumen claim, Invoice
Tagihan, Surat keluar & masu, tanda terima, Berita Acara, dll).
- Membuat rekapan penjualan dan data yang berhubungan dengan penjualan serta
update pembayaran masing-masing produk.
- Mengirimkan dokumen asli seperti Kontrak, Invoice, Faktur Pajak , dll ke alamat
masing-masing buyer.

MINGGUAN

1. Membuat Weekly Report

Weekly Report dibuat setiap hari kamis.
Update data berupa harga TBS THEP dan petani , Harga Tender CPO dan PK, dan
pengiriman produk setiap hari dalam periode weekly.
2. Membuat Marketing Daily Report
MDR terkait harga tender CPO PK dibuat dan dikirim ke Manajemen setiap hari
kamis.

BULANAN

1. Clossing / tutup buku Sales CPO & PK.

Membuat Summary Sales atas penjualan CPO & PK yang telah selesai atau diakui
penjualannya selama bulan berjalan.
Cocokkan data penjualan (dibuku Daftar Penjualan) dengan sales yang sudah masuk di
program ERP.
2. Clossing / tutup buku Others Sales (cangkang, Fiber, Sludge oil, Sludge Solid, Janjang
Kosong,dll).
Untuk Other sales, setiap akhir bulan, pengambilan barang pada bulan berjalan harus
diclossing sesuai dengan jumlah produk yang sudah diambil, walaupun tonase dalam
kontrak belum selesai.
3. Membuat Estimasi penjualan bulan berjalan dan bulan berikutnya.