JOB DESK KLAIM :

1. Melakukan Settingan Promo di Sistem berdasarkan IM yang terbit , Permintaan Approve

ke atasan terkait dan informasi ke Tim yang bersangkutan
2. Pemilahan IM berdasarkan kategori promo ( promo principle atau promo distributor)
3. Pemilahan dan merekap promo berdasarkan system atau manual atas promo yang akan di
klaim
4. Melakukan proses klaim atas promo yang telah berakhir
a. Melakukan penarikan data di system dan mengolah data atas promo yang akan di
klaim
b. Melengkapi lampiran klaim sesuai prosedur masing2 principle yang bersangkutan
c. Mengisi form control Ekspedisi Im dan Kartu Piutang Manual
d. Melakukan pengarsipan file atas promo yang diklaim
e. Melakukan pengiriman dokumen klaim
5. Monitoring klaim yang sudah dikirim ke principle
6. Melakukan jurnal balik atas klaim di Sistem depo dan HO
7. Membuat berita acara pelunasan klaim berdasarkan pembayaran klaim dari principle
8. Melakukan pengajuan pembayaran incentive sales yang telah dibayarkan oleh pihak
principle
9. Melakukan monitoring pengajuan Credit Note (CN).
a. Mengontrol permintaan Pembuatan dan pelunasan CN dari depo
b. Memeriksa dan menginput CN di Sistem
c. Memonitor CN yang telah di buat dan Kwitansi pemotongan atas CN
10. Membuat Daily Report

SOP KLAIM :
1. Melakukan Settingan Promo di Sistem berdasarkan IM yang terbit , Permintaan
Approve ke atasan terkait dan informasi ke Tim yang bersangkutan
a. Asisten klaim akan melakukan settingan promo di system berdasarkan IM yang telah
di Approve oleh SPV, SM,AM,dan DGM yang di berikan oleh Admin Marketing.
Atas promo yang di setting harus memperhatikan (vendor, periode promo, beban
distributor/ beban principle / sharing cost, diskon barang atau value, jenis barang yang
masuk promosi, tipe outlet MT/GT/all)
b. Asisten klaim meminta App. Ke OSH klaim.
c. Promo yang sudah di approve di informasikan ke Tim depo dan Admin Marketing
bahwa program sudah bisa di jalankan via email maupun WA grup

2. Pemilahan IM berdasarkan kategori promo ( promo principle atau promo

distributor)
Asisten Klaim melakukan pemilahan IM yang telah di approve berdasarkan kategori
beban principle atau beban distributor. Kemudian IM yang telah di pilah di simpan dalam
map yang berbeda.
3. Pemilahan dan merekap promo berdasarkan system atau manual atas promo yang
akan di klaim
Melakukan pemilahan IM berdasarkan promo yang di setting by system ( Promo disc
value, Persentase, Bonus barang ) atau manual yang tidak bisa di setting by system
( Sewa Pajangan,Listing fee,Target outlet, Insentive, dll ).

4. Melakukan proses klaim atas promo yang telah berakhir

a. Melakukan penarikan data di system dan mengolah data atas promo yang akan
di klaim
Asisten klaim melakukan penarikan data di sistem dan melakukan perbandingan atas
promo yang akan di klaim melalui aktivitas promosi dan data penjulaan (STT) sesuai
periode promosi berdasarkan principle masing-masing.
Kemudian membuat rekapan data promo by excel sesuai dengan strandar rekapan
yang telah di setujui oleh principle. Didalam rekapan yang harus ada berupa No.
Faktur, Nama Toko, Item Barang, Qty, Nilai Diskon
b. Melengkapi lampiran klaim sesuai prosedur masing2 principle yang
bersangkutan
Asisten klaim melengkapi lampiran dengan membuat Surat klaim, Kwitansi tagihan
atau Debit Note, Faktur Pajak ( Jika di perlukan ), Surat perjanjian kerja sama
promosi, Copy faktur dan lain-lain sesuai dengan kelengkapan klaim yang di minta
principle. Setelah lengkap rekapan dan lampiran tersebut di berikan kepada OSH
untuk di periksa
c. Mengisi form control Ekspedisi Im dan Kartu Piutang Manual
Atas data klaim yang sudah lengkap dan di periksa lalu di catat dalam Ekspedisi
manual IM( Nomor surat claim ) dan Kartu piutang manual ( No.surat, Nama
program, Nilai klaim ). Kemudian data klaim tersebut di serahkan ke AM dan DGM
untuk di Approve.
d. Melakukan pengarsipan file atas promo yang diklaim
Klaim yang sudah di Approve kemudian di Scan/ Copy untuk di Arsipkan baik soft
copy maupun hard copy nya. Dalam pengarsipan ini wajib di filekan by IM, by
principle by bulan dalam folder ( soft copy ) dan dalam satu map ( Hard copy ).
e. Melakukan pengiriman dokumen klaim
Sebelum melakukan pengiriman dokumen klaim asistem klaim melakukan pencatatan
di ekspedisi klaim dengan mengisi nomor surat, nama program, nilai klaim dan
tanggal pengiriman.
Setelah itu asisten klaim mengirim dokumen klaim beserta tanda terima ke masing-
masing principle sesuai alamat yang telah di tentukan oleh principle.agar pada saat
berkas sampai ke principle tanda terima tersebut di kirim kembali ke distributor dan
di Cap oleh principle sebagai tanda bahwa berkas sudah sampai.Bukti pengiriman
( Resi ) di Scan email ke Principle sebagai bukti pengiriman dokumen klaim.untuk
 mengkonfirmasi klaim tersebut sudah tiba di principle dan apabila tidak ada jawaban
sampai 7 hari, maka distributor menganggap klaim sudah di terima.

5. Monitoring klaim yang sudah dikirim ke principle

Setiap Senin Asisten klaim Wajib mengirim email ke masing-masing principle untuk
mengkonfirmasi AR yang belum di bayarkan. Jika tidak tidak ada konfirmasi Asisten
laim wajib konfirmasi lagi di hari berikutnya, dan jika masih tidak ada konfirmasi, maka
Asisten klaim wajib membuat surat pemberitahuan ke Principle untuk memotong Ar lama
tersebut dengan Ap yang ada.
Setiap Minggu Ass. Klaim Wajib Mengupdate AR yang ada baik itu Ar yang di sudah di
bayarkan dan klaim yang sudah di kirim untuk week berjalan. Setelah mengupdate di
laporkan Ke OSH untuk di Share nilai Ar All principle.

6. Melakukan jurnal balik atas klaim di Sistem depo dan HO

Setelah mengirim klaimAsisten klaim melakukan penjurnalan di sistem baik depo
maupun HO ( penjurnalan piutang klaim ke reklas piutang ),agar piutang yang ada di
depo berpindah ke HO. Sehingga pada saat dana masuk Asisten klaim langsung membuat
rincian jurnal atas pembayaran klaim tersebut yang di berikan kepada asisten kas dan
bank.

7. Membuat berita acara pelunasan klaim berdasarkan pembayaran klaim dari

principle
Pada saat ada pembayaran dari principle Asisten Kas dan Bank memberikan bukti dana
Masuk ke Ass. Klaim dan Ass. Klaim wajib mengemail ke principle bersangkutan untuk
mengkonfirmasi atas pembayaran yang dilakukan yaitu dengan meminta rincian
pembayaran klaim. Apabila sudah ada rincian atas pembayaran tersebut, maka Ass klaim
wajib membuat BA rincian pelunasan yang di Tanda Tangani oleh OSH dan AM

8. Melakukan pengajuan pembayaran incentive sales yang telah dibayarkan oleh

pihak principle
Saat ada dana yang masuk dari Principle untuk pembayaran insentif sales, maka asisten
klaim membuat surat pengajuan pembayaran insentif sales yang di tandatangani oleh
OSH, AM dan DGM. Setelah penandatanganan, selanjutnya di masukkan Ke HRD untuk
dilakaukan pembayaran.

9. Melakukan monitoring pengajuan Credit Note ( CN )

a. Mengontrol permintaan Pembuatan dan pelunasan CN dari depo
Asisten Klaim wajib memonitoring permintaan pembuatan dan pelunasan CN dari
Depo. Pengajuan CN dapat di lakukan jika pangajuan SP3 dari SPV Brand sudah Di
Approve oleh SPV, AM, SM dan DGM yang sudah di ajukan sebelumnya oleh
asisten klaim. Pada saat pengajuan pembuatan CN yang harus di di lampirkan di
 email adalah berita acara, rekapan pembuatan Cn, copy Im, Acc Sp3. Selanjutnya
pengajuan CN tersebut di emailkan ke OSH dan AM untuk di Approve.
b. Memeriksa dan menginput CN di Sistem
Asisten klaim melakukan penginputan di system atas pengajuan CN yang telah di
Approve. Pada saat penginputan yang perlu di perhatikan adalah Vendor, TOP Cn,
nama sales, Kode Outlet, Keterangan CN dan nilai CN.
c. Memonitor CN yang telah di buat dan Kwitansi pemotongan atas CN
Asisten klaim memonitoring CN yang telah di buat by excel. Dan Assisten klaim juga
wajib memonitoring Kwitansi atas pemotongan CN sebab CN berlaku hanya 3 bulan,
hal ini untuk memudahkan proses klaim bahwa kwitansi sudah ada dan sudah di
potongkan.

10. Membuat Daily Report

Setiap Sore Hari sebelum Pulang Asisten klaim wajib membuat Daily report atas
pekerjaan yang dikerjaan, dan di dead line sampai kapan, hal ini sebagia pengingat atas
perkerjaan yang masih belum terselesaikan. Apabila ada kendala dan masalah, maka
asisten klaim mengisi form di Daily Report tersebut.