KEGIATAN PKPA DI DISTRIBUTOR

DISUSUN OLEH :

NICHOLAS GUNAWAN, S. FARM.

PKPA UNIVERSITAS PANCASILA JAKARTA

KIMIA FARMA TRADING & DISTRIBUTION (KFTD)

CABANG JAKARTA – 3

2020
 PENGANTAR
Pedagang Besar Farmasi, yang selanjutnya disingkat PBF adalah perusahaan
berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan,
penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai ketentuan
peraturan perundang-undangan.

PBF Cabang adalah cabang PBF yang telah memiliki pengakuan untuk
melakukan pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan obat
dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

Cara Distribusi Obat yang Baik, yang selanjutnya disingkat CDOB adalah cara
distribusi/penyaluran obat dan/atau bahan obat yang bertujuan untuk
memastikan mutu sepanjang jalur distribusi/penyaluran sesuai persyaratan
dan tujuan penggunaannya.
(Sumber : PERMENKES NO. 1148 TAHUN 2011)
 ALUR BARANG

ALUR BISNIS OTC

ALUR OPERASIONAL OGB

MARKETING
PBF
ETHICAL

REGULASI & CDOB ALKES

DOKUMENTASI
ALUR BARANG

a) Pengadaan
Forecast dibuat setiap ada surat pesanan masuk dan
produknya kurang/tidak tersedia, dengan melihat history
penjualan produk yang dimaksud.
Divisi Pengadaan lewat Barang dikirim dari
persetujuan BM, SPV. pusat/principal, dan
STO & PO
Penjualan, & APJ diterima beserta faktur
membuat Forecast ke delivery sebagai bukti
NDC (UKL/ULS)

Selanjutnya masuk ke penyimpanan..

ALUR BARANG

b) Penyimpanan
Barang yang datang dicek fisiknya, kuantitas, no. batch &
ED nya, dan diterima faktur Delivery Local & No. DO nya.
Kemudian Faktur Delivery & No. DO tersebut dimasukkan
ke system SAP untuk update stock di system SAP.
Faktur Delivery (Cross Docking, bukan Delivery STO)
tersebut discan dan di e-mail Transito In.
Faktur Delivery disimpan/diarsipkan oleh Admin Gudang.
Barang yang datang di Gudang segera disimpan sesuai tata
letaknya & update stock akhir di kartustock tersebut.
 c) Pengeluaran & Distribusi Back

Membuat
Surat Pesanan Membuat Sales
Rencana Barang
(SP) Masuk Order (SO)
Keluar (RBK)

RBK (putih) & SP RBK & SP

Membuat dikembalikan ke diserahkan ke
Invoice Fakturis, RBK (biru) Gudang
/Faktur di simpan Gudang
Faktur di ttd
& stempel,
Barang diterima 2 rangkap
Faktur di Paraf bersama Faktur faktur
SPV. Penjualan nya oleh diserahkan,
& APJ, dan Customer di sisanya
distempel Outlet dibawa ke
kantor
ALUR BISNIS

a) Penjualan
Salesman-salesman yang telah dibagi berdasarkan
wilayah, segmen produk, dan segmen pasar secara
terjadwal mengunjungi Outlet untuk menawarkan produk
yang tersedia di KFTD, dan menerima surat pesanan.

Bukti kunjungan dengan stempel pada lembar

DaftarKunjunganSales

Surat Pesanan dibawa/diberikan ke Fakturis di kantor

untuk diproses lebih lanjut..
ALUR BISNIS
b) Logistik
Click here! Slide 6

Sisa rangkap Faktur yang telah di ttd & stempel outlet

dikembalikan ke kantor. Faktur rangkap putih dan merah
digabungkan, sedangkan rangkap yang biru + Surat Pesanannya
digabungkan, kemudian keduanya dipisahkan untuk kreasi faktur.
Tabel KreasiFaktur diparaf untuk faktur yang telah dipisahkan.
Untuk rangkap biru + SP disimpan untuk arsip Admin Gudang,
sedangkan rangkap putih + merah diserahkan ke bagian Tata
Usaha dengan tabel Kreasi Faktur untuk diproses pajak &
penagihan.
ALUR BISNIS

c) Supporting
Pajak
 Faktur yang telah dipisahkan untuk Kreasi Faktur dari Admin
Logistik diterima di Bagian Pajak Tata Usaha.
 Divisi Pajak akan membuat faktur pajak keluaran di system SAP,
kemudian di report untuk kemudian diupload ke e-Faktur Pajak.
 File-file pajak keluaran di upload di e-Faktur Pajak, lalu menunggu
approval dari pusat. Setelah di approve, dibuatkan pdf nya per
tanggal, cetak Faktur Pajak.
 Invoice & FakturPajak digabungkan, dan Kreasi Faktur di paraf dan
diberi tanggal sesuai fakturnya.
ALUR BISNIS

c) Supporting
Inkasso
 Faktur + Pajak dari bagian Pajak disortir sesuai dengan
salesmannya masing-masing.
 Inkasso membuat SuratPersyaratanPenagihan; Surat Jalan,
Kwitansi, & Surat Permohonan Pembayaran untuk digabungkan
dengan faktur + pajak tersebut.
 Setelah Faktur + Pajak + Persyaratan Penagihan digabungkan,
dibuatkan rekapan nota Inkasso.
 Diserahkan ke Salesman masing-masing untuk penagihan.
 Setelah Salesman menerima pembayaran dan lunas, Inkasso
membuatkan Realisasi Pembayaran Kasir untuk faktur tersebut,
dan diposting di system SAP.
 Diserahkan ke kasir.
Retur Produk
MARKETING
Apotek/Toko Obat
OTC
Outlet Advertising
OGB Modern Market
Marketing
ETHICAL Medical Representative
(Dokter)
ALKES

Seminar Kesehatan Direct Approach

Follow
What’s the main goal?
DEMAND up by
sales
REGULASI & CDOB

a) Pengawasan
Dilakukan sidak oleh BPOM
Dilakukan secara dadakan & tak terjadwal paling tidak
± 1x setahun
Dilakukan pemeriksaan terhadap;
• Kreasi Faktur
• Rekapan Keluar Masuk Produk NPP (Narkotik, Psikotropik,
Prekursor)
• Gudang & Produk
• Billing Document (Alur Barang)
REGULASI & CDOB

b) Pelaporan
Dilakukan tiap bulan untuk stock produk NPP bila tiap
bulan ada transaksi.
Upload rekapan keluar masuk NPP per item produk
setiap bulan maksimal tiap tanggal 10 di
e-NAPZA.POM.Go.id

Dilakukan tiap 3 bulan sekali untuk kegiatan penerimaan

dan penyaluran obat dan/atau bahan obat kepada
Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Kepala
Badan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dan Kepala
BPOM.
 REGULASI & CDOB

c) Perizinan
1. Izin PBF yang diajukan pada BPOM (CAPA) dan
DinKes/SuDinKes untuk PBF Cabang (CAPA)
2. SIPA Apoteker Penanggung Jawab
3. Sertifikat CDOB PBF

Izin PBF berlaku 5 (lima) tahun dan dapat

diperpanjang selama memenuhi persyaratan.

Pengakuan PBF Cabang berlaku mengikuti

jangka waktu izin PBF.
(PMK 1148 th. 2011)
 REGULASI & CDOB

d) Sertifikasi CDOB
Oleh Pejabat BPOM dengan memeriksa semua spesifikasi
pada PBF apakah sesuai dengan regulasi yang berlaku.
(cth : PMK 1148 th. 2011 ttg PBF )

Bila ada temuan yang tidak sesuai, dilakukan CAPA.

 REGULASI & CDOB
e) Penyimpangan
Pelanggaran terhadap semua ketentuan dalam PMK 1148 th. 2011 ini, seperti
menjamin obat dan bahan obat yang beredar memenuhi persyaratan mutu,
keamanan & kemanfaatan; dan menjamin terselenggaranya penyaluran obat
dan bahan obat sesuai dengan peraturan perundang-undangan, terutama
berkaitan dengan NPP, dapat dikenai sanksi administratif.
Sanksi administratif sebagaimana dimaksud dapat berupa:
a. peringatan;
b. penghentian sementara kegiatan;
c. pencabutan pengakuan; atau
d. pencabutan izin.
Penghentian sementara kegiatan sebagaimana dimaksud berlaku paling lama
21 hari kerja dan harus dilaporkan kepada Direktur Jenderal POM.
Struktur Organisasi
Budaya KFTD JKT
3
Terima Kasih
PO ST
O

Back
Faktur Delivery

Back
 Kartu Stok

Back
 Surat Pesanan
(SP)

Back
 Sales Order
(SO)

Back
 Rencana Barang
Keluar
(RBK)

2 Rangkap
Putih & Biru

Back
 Invoice Local

5 Rangkap
Putih, Merah,
Biru, Kuning &
Hijau

Back
 Daftar
Kunjungan
Sales

Back
 Kreasi Faktur

Back
 Faktur Pajak

Back
Surat Persyaratan
Penagihan

Back
 Bukti
Pembayaran

Back
 Surat Sidak
BPOM

Back
Gudang KFTD
JKT 3
Back
 Pengecekkan
Produk

Back
 Perizinan

Back
 Sertifikat
CDOB

Back