BAB 3

PEMBAHASAN

3.1 Proses kerja sistem

3.1.1 Registrasi kartu

Pendaftaran kartu RFID tag dilakukan pada mesin absensi terlebih dahulu
 Gambar 3.1 Pendaftaran kartu RFID Tag ke mesin absens
Sumber : Penggunaan mesin absensi proximity 2018

3.2 Pengaturan Koneksi Mesin Absensi

Koneksi antara Mesin absensi dan Program Attendace Management dapat

mengunakan Kabel UTP ataupun kabel Serial. Klik Tombol Device di menu
bagian atas program attendance management untuk mengatur jenis koneksi ke
mesin absensi.

Gambar 3.2 Pengaturan Koneksi Mesin Absensi

Sumber: IT Departemen,PT Kinenta Indonesia 2017
Communication Parameter :
Name : Untuk memberi nama pada mesin absensi
Comm.Type : Untuk memilih jenis koneksi
 Ethernet : untuk Koneksi mengunakan kabel UTP. (Gunakan kabel
Straight untuk koneksi mesin absensi ke Switch/Hub atau kabel Cross
untuk koneksi kabel langsung ke PC).
 Serial Port: untuk Koneksi mengunakan kabel Serial.

IP Address : alamat IP dari mesin absensi yang dituju Comm.Key : Password

Komunikasi antara mesin absensi dan program attendance management. (ComKey
ini harus diatur terlebih dahulu pada mesin absensi.)

3.3 Donwload data ke dalam PC (Personal Computer)

Koneksi antara Mesin absensi dan Program Attendace Management dapat

mengunakan kabel UTP ataupun kabel Serial.

Gambar 3.3 Donwload kartu karyawan dari mesin absensi ke program attendance
management.
Sumber: IT Departemen,PT Kinenta Indonesia 2017
3.3.1 Employess

Menu ini untuk memasukkan daftar karyawan sebuah perusahaan. Disini

dapat mengedit nama yang sebelumnya berupa nomor menjadi nama.

Gambar 3.4 Menu Employees untuk mengedit nama yang sebelumnya berupa
nomor
Sumber: IT Departemen,PT Kinenta Indonesia 2017

3.3.2 Upload User

Menu ini berfungsi untuk meng upload atau mentrasfer data karyawan dari
komputer ke mesin absensi.
 Gambar 3.5 Proses upload atau transfer data user ke mesin absensi
Sumber: IT Departemen,PT Kinenta Indonesia 2017

3.3.4 Report

Gambar 3.6 Menu ini untuk melihat dan mencetak hasil laporan kehadiran
Sumber : : IT Departemen,PT Kinenta Indonesia 2017
3.4 Proses Absensi

Di sistem ini karyawan melakukan absensi dengan cara mendekatkan

kartu RFID tag dengan RFID reader maka sistem akan membaca dan
memvalidasi ID tersebut jika tervalidasi makan akan di simpan ke basis data lalu
akan di tampilkan di halaman utama sebagai tanda validasi tersebut berhasil. Jika
tidak berhasil maka harus di ulangi kembali.

Gambar 3.7 Proses absensi

Sumber: IT Departemen,PT Kinenta Indonesia 2017

Pada gambar di atas dijelaskan bahwa ketika menggunakan kartu RFID

hanya dengan mendekatkan kartu tersebut dengan jarak 2cm maka tag reader yang
sudah terpasang akan membaca, menyimpan ID tersebut dan meneruskan ke
database. Hal ini di lakukan ketika absen masuk dan pulang. Ini lebih efektif dari
pada harus menggunakan cara yang manual dan melakukan beberapa proses atau
tahap yang memakan waktu cukup lama.
3.5 Flowchart Mesin Absensi

Flowchart adalah bagan yang menampilkan alir (flow) dari program atau
sebuah prosedur sistem yang dibangun. Bagan alir (flowchart) digunakan sebagai
alat bantu komunikasi dan untuk membuat sebuah dokumentasi. Berikut adalah
flowchart dari sistem absensi RFID.

Gambar 3.8 Flowchart mesin absensi

3.6 Report Absensi Karyawan Pada Software HRIS (Human Resource
Information Sistem)

Gambar 3.9 Menu laporan abnsensi

Sumber: IT Departemen,PT Kinenta Indonesia 2017

Gambar 3.10 Laporan absensi karyawan

Sumber: IT Departemen,PT Kinenta Indonesia 2017
 Gambar 3.11 Output laporan absensi karyawan per periode
Sumber: IT Departemen, PT Kinenta Indonesia 2017

3.7 Trouble Shooting Pada Mesin Absensi

Pada saat melakukan kegiatan kerja praktek dilakukannya penelitian,
pengoprasian dan observasi di lapangan pada mesin absensi, di dapatnya
kendala atau masalah (trouble shooting) yang sering terjadi pada mesin, baik
dari mesin itu sendiri atau dari cara pengoprasian mesin, antara lain sebagai
berikut.

1. Macam – Macam Kerusakan dan Penyebab Kerusakan Pada Mesin Absensi

a. Mesin absensi hang atau macet dikarenakan penyimpanan data presensi

pada mesin absensi yang overload, hardware sedang trouble atau
adaptornya yang rusak dapat menyebabkan proses mesin absensi menjadi
macet.

b. Identifikasi sensor lambat dan kegagalan pada saat proses absensi (data
sudah teridentifikasi tapi tidak terinput di laporan). Di karenakan sensor
pada RFID membutuhkan waktu untuk mengirim dan membaca.

2. Cara Memperbaiki Kerusakan Pada Mesin Absensi

 a. Untuk menangani mesin macet, menyalin semua data presensi ke
komputer lain dan kemudian menghapusnya, setelah itu direstart komputer
dan pastikan lampu indikator adaptor masih menyala terang.
b. Identifikasi sensor lambat dan kegagalan pada saat proses absensi (data
sudah teridentifikasi tapi tidak terinput di laporan). Berikan jeda untuk mesin
absensi pada tiap kali tap Id card untuk membaca dan mengrim data.

3.8 Cara Merawat Mesin Absensi

Pada penggunaan mesin yang sering di pakai tentunya akan terjadi

masalah-masalah yang timbul pada mesin baik dari usia ataupun penggunaannya,
maka dari itu perlu ada perawatan agar mesin lebih awet dan terjaga kualitasnya,
adapun beberapa cara perawatan yang dilakukan diantaranya.

a. Gunakan Adaptor Mesin yang tidak Sembarang

Mesin absensi harus memiliki kebutuhan daya listrik yag stabil, setiap satu
daya mempunyai output yang berbeda. Jangan menggunakan adaptor
sembarangan, walaupun hasil tegangannya sama. Karena ini akan
berakibat fatal pada kondisi hardware mesin. Tidak semua adaptor
mempunyai kualitas baik.

b. Menghapus Data Mesin Secara Berkala

Data penyimpanan mesin absensi mempunyai batas kapasitas. Semakin

banyak data tersimpan semakin berat beban proses data.Backup data
presensi dari mesin kemudian hapus data presensi yang sudah tidak
digunakan.

c. Pemeriksaan berkala di service center resmi

Pemeriksaan mesin absensi ini penting untuk memastikan kondisi mesin

dalam keadaan optimal .Bawa mesin tersebut pada showroom untuk
dilakukan pemeriksaan serta perawatan secara berkala sehingga kinerja
dari sistem dan fungsi sensor bisa berjalan dengan baik. Dan mesin bisa
digunakan kembali untuk jangka waktu yang lama.

BAB 4
 PENUTUP
4.1 Kesimpulan

Dari hasil laporan kerja praktek dapat disimpulkan bahwa :

1. Sistem RFID pada sistem absensi karyawan dapat bekerja dengan baik
selama tidak ada masalah dalam pembacaan tag RFID.
2. Keberhasilan pembacaan tag RFID tergantung pada jeda waktu yang
diberikan pada tag RFID terhadap RFID reader. Semakin cepat jeda waktu
jarak pembacaan maka keberhasilan pembacaan tag semakin kecil.
3. Gunakan adaptor yang sesuai karena menggunkan adaptor yang
sembarang dapat mempengaruhi kinerja dan kondisi hardware
pada mesin.

4.2 Saran

1. Karyawan dibagian maintenance harus lebih respons dan melakukan

monitoring jika ada problem mesin segera diperbaiki jangan sampai
menunggu mesin problem jika ada ditemukan masalah mohon segera
diperbaiki. Karena akan menghambat manpower dalam proses absensi.