Laporan Magang Kelompok Syarah

LAPORAN MAGANG
PELAKSANAAN TUGAS POKOK DAN FUNGSI BAGIAN

UMUM PEMERINTAHAN SEKRETARIAT DAERAH KOTA
MALANG
TANGGAL, 12 AGUSTUS S/D 23 SEPTEMBER 2019
OLEH
SARAH AMELIA MURTI NIM 165030107111111
SENJA PARAS AYU NIM 165030107111108
PRAPTIWI NIM 165030101111117
DWIKE YASMINE KARIMAH NIM 165030101111009
JURUSAN ADMINISTRASI PUBLIK
FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2019
LEMBAR PERSETUJUAN
LAPORAN MAGANG
PELAKSANAAN TUGAS POKOK DAN FUNGSI BAGIAN

UMUM PEMERINTAHAN SEKRETARIAT DAERAH KOTA
MALANG
Oleh:
Sarah Amelia Murti NIM 165030107111111
Senja Paras Ayu NIM 165030107111108
Praptiwi NIM 165030101111117
Dwike Yasmine Karimah NIM 165030101111009
Mengetahui,
Kepala Bagian Umum Sekretariat Ketua Kelompok,

Daerah Kota Malang
SUWARJANA, SE.,MM Sarah Amelia Murti

NIP. 196703021996021003 NIM.165030107111111
Menyetujui,
Pembimbing Magang
Moh, Said, Dr. S.Sos., MAP

NIP. 197806302008121003
KATA PENGANTAR
Puji Syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah

melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan
Magang yang berjudul “Pelaksanaan Tugas Pokok Dan Fungsi Bagian Umum
Pemerintahan Sekretariat Daerah Kota Malang”.
Laporan magang ini merupakan tugas akhir kelompok yang diajukan

untuk memenuhi syarat dalam memperoleh gelar Sarjana Ilmu Administrasi
Publik pada Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya Malang.
Penyusun menyadari bahwa penyusunan Magang ini tidak akan terwujud

tanpa adanya bantuan dan dorongan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada
kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada yang
terhormat.
Demikian laporan magang ini, saran dan kritik yang sifatnya membangun
sangat penyusun harapkan. Semoga karya ini bermanfaat dan memberikan
sumbangan yang berarti bagi pihak yang membutuhkan.
Malang, 11 November 2019
Penyusun
i
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN....................................................................................
LEMBAR PERSETUJUAN…………………………………………………......
KATA PENGANTAR………………………………………………………........
DAFTAR ISI …………………………………………………………………......
DAFTAR TABEL…………………………………………………………….......
DAFTAR GAMBAR…………………………………………………………......
DAFTAR LAMPIRAN………………………………………………………......
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang …………………………………………………. ...1
1.2 Tujuan Kegiatan Magang ………………………………………... 2
1.3 Manfaat Kegiatan Magang ………………………………………..3
BAB II RENCANA KEGIATAN

2.1 Tempat dan Waktu ……………………………………………......5
2.1.1 Tempat Pelaksanaan Magang …………………………….....5
2.1.2 Waktu Pelaksaan Magang ……………………………….....5
2.2 Metode Pelaksanaan…………………………………………….....5
2.2.1 Terlibat Langsung ke Pekerjaan di Instansi.…......................5
2.2.2 Diskusi……………………………………………………...6
2.2.3 Dokumentasi……………………………………………….6
2.3 Pembagian Kerja…………………………………………………..6
BAB III METODE PENELITIAN

3.1 Gambaran Umum Lokasi Magang……………………………….....9
3.1.1 Gambaran Pemerintah Kota Malang……………………….9
3.1.2 Tugas dan Fungsi Pemerintahan Eksekutif Kota Malang..10
3.1.3 Gambaran Umum Bagian Umum Pemerintahan Sekretariat
Daerah Kota Malang...........................................................18
3.1.3.1 Struktur Organisasi Bagian Umum Pemerintahan
Sekretariat Daerah Kota Malang........................................18
3.1.3.2 Subbagian Tata Usaha ........................................................20
3.1.3.3 Subbagian Kepegawaian...................................................,.22
3.1.3.4 Subbagian Rumah Tangga..................................................23
3.2 Bidang-Bidang Kegiatan…………………………………….…...24
3.2.1 Kegiatan Magang Sarah Amalia Murt……………….…..26
3.2.2 Kegiatan Magang Senja Paras Ayu......………………..…29
3.2.3 Kegiatan Magang Devita Dwi Praptiwi..………………...32
3.2.4 Kegiatan Magang Dwike Yasmine Karimah…………….38
3.3 Bentuk-Bentuk Dukungan…………………………...……………..45
3.4 Hambatan-Hambatan……………………………………………….46
BAB IV PEMBAHASAN
4.1 Teori……………………………………………….......................47
4.1.1 Teori Organisasi……………………………………….…47
4.1.2 Prilaku Organisasi………………………………………..50
4.1.3 Kinerja Organisasi………………………………………..53
ii
4.2 Temuan Gap Teori dan Praktik..........................……………........55
4.2.1 Sub Bagian Tata Usaha..................................................................55
4.2.2 Sub Bagian Rumah Tangga............................................................56
4.2.3 Sub Bagian Kepegawaian..............................................................57
4.3 Rekomendasi…………………………………………….......…...57
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan…………………………………………………………….......59
5.2 Saran………………………………………………………………….........59
DAFTAR PUSTAKA…………………………………………………………...61
LAMPIRAN…………………………………………………………………..…62
iii
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Jadwal Kegiatan Magang ....................................................................... 5

Tabel 2.2 Pembagian Tugas Bagian Tata Usaha ................................................... 6
Tabel 2.3 Pembagian Tugas Bagian Rumah Tangga ............................................. 7
Tabel 2.4 Pembagian Tugas Bagian Kepegawaian ............................................... 8
Tabel 3.1 Bidang Kegiatan Tata Usaha ................................................................ 24
Tabel 3.2 Bidang Kegiatan Rumah Tangga ......................................................... 25
Tabel 3.3 Bidang Kegiatan Kepegawaian ............................................................ 25
Tabel 3.4 Kegiatan Magang Sarah Amelia Murti ................................................ 26
Tabel 3.5 Kegiatan Magang Senja Paras Ayu ...................................................... 29
Tabel 3.6 Kegiatan Magang Praptiwi ................................................................... 32
Tabel 3.7 Buku Surat Masuk ................................................................................ 35
Tabel 3.8 Kegiatan Magang Dwike Yasmine Karimah ....................................... 38
Tabel 3.9 Buku Surat Masuk Assisten 1 “Pemerintah dan Kesejahteraan
Sosial”....................................................................................................41
Tabel 3.10 Buku Surat Masuk Assisten 2 “Perekonomian” ................................ 42
Tabel 3.11 Buku Surat Masuk Assisten 3 “Administrasi Umum” ....................... 43
iv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Bagian Umum .................................................. 18
v
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 ........................................................................................................61
Lampiran 2 ......................................................................................................... 67
vi
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang

Magang merupakan salah satu kegiatan wajib yang ditempuh mahasiswa
Strata 1 dalam masa studinya. Sejalan dengan perkembangan zaman dan ilmu
pengetahuan yang semakin maju pesat, khususnya di bidang administrasi
publik, maka mahasiswa dituntut untuk bekerja mandiri dan mempunyai suatu
keahlian atau keterampilan agar mampu bersaing dalam dunia kerja. Pada saat
ini banyak ditemui lulusan baru dari berbagai perguruan tinggi yang
mengalami kesulitan dalam menghadapi persaingan dan kenyataan yang ada
di lapangan pekerjaan. Hal tersebut disebabkan karena kurang siapnya lulusan
tersebut dengan kondisi yang terjadi di lapangan yang ternyata berbeda jauh
dengan apa yang mereka dapat di bangku perkuliahan. Oleh karena kurangnya
bekal tenikal yang dimiliki mahasiswa menimbulkan sumber daya manusia
yang kurang berkualitas dari perguruan tinggi yang ada selama ini. Salah satu
usaha yang dilakukan perguruan tinggi untuk menghasilkan sumber daya
manusia yang bermutu di lapangan pekerjaan salah satu upayanya dengan
melaksanakan kegiatan magang di instansi/lembaga yang sesuai dengan
bidang jurusan dan minat perkuliahan masing-masing mahasiswa.
Kegiatan Magang dilaksanakan oleh mahasiswa dengan mendapat arahan
dan bimbingan dari dosen pembimbing magang fakultas dan juga pembimbing
lapangan di tempat magang, dengan adanya hal tersebut diharapkan
mahasiswa dapat mempersiapkan diri dalam menghadapi dunia kerja setelah
mereka lulus dari bangku kuliah nantinya, serta mahasiswa diharapkan dapat
menerapkan teori-teori yang diperoleh selama di bangku perkuliahan pada
instansi/lembaga tempat mereka melaksanakan kegiatan magang.Jurusan
Administrasi Publik dibentuk dengan tujuan untuk menghasilkan sumber daya
manusia yang siap pakai dan yang ahli dibidangnya serta tanggap terhadap
perubahan dan perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni maupun
masalah yang dihadapi khususnya yang berkaitan dengan pelayanan langsung
dibidang keahliannya. Pada kenyataannya, dewasa ini sering dijumpai seorang
1
lulusan tersebut dengan kenyataan di lapangan. Hal ini disebabkan karena
kurang siapnya lulusan tersebut dengan kenyataan di lapangan yang ternyata
jauh berbeda dengan apa yang didapat di bangku perkuliahan.
Melihat dari fenomena ini sebagai mahasiswa Jurusan Administrasi
Publik Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya Malang, tentunya
tidak menginginkan hal tersebut terjadi. Untuk itu, kami bermaksud mengenal
dunia kerja sebelum terjun langsung ke dalam dunia kerja tersebut yang
sesungguhnya dengan melaksanakan kegiatan magang di salah satu instansi
pemerintah.Fakultas Ilmu Administrasi Jurusan Administrasi Publik,
mahasiswa diajarkan mengenai manajemen pelayanan publik, pada dasarnya
pelayanan publik merupakan hak setiap warga yang wajib dipenuhi karenanya
negara berkewajiban menyelenggarakan sejumlah pelayanan. Setiap manusia
pastinya membutuhkan pelayanan bahkan secara ekstrim pelayanan tidak
dapat dipisahkan dengan kehidupan manusia. pelayanan adalah setiap kegiatan
yang menguntungkan dalam suatu kumpulan atau kesatuan, dan menawarkan
kepuasan meskipun hasilnya tidak terikat pada suatu produk pada suatu fisik.
Selanjutnya sampara berpendapat, pelayanan adalah suatu kegiatan yang
terjadi dalam interaksi langsung antar seseorang dengan orang lain atau masih
secara fisik dan menyediakan kepuasan pelanggan. Bagian Umum Sekretariat
Daerah Kota Malang mempunyai tugas menyiapkan perumusan kebijakan,
mengkoordinasikan pelaksanaan tugas dan fungsi, pemantauan dan evaluasi
program kegiatan dan penyelenggaraan pembinaan teknis, administrasi dan
sumberdaya urusan rumah tangga, administrasi kepegawaian Sekretariat
Daerah, tata usaha Walikota dan Wakil Walikota, tata usaha Sekretaris Daerah
dan tata usaha Staf Ahli Walikota.
1.2 Tujuan Magang

Pelaksanaan kegiatan Magang ini dimaksudkan untuk memperoleh
manfaat yang sebesar-besarnya bagi semua pihak, baik bagi kami, lembaga
perguruan tinggi, maupun bagi pihak instansi selaku obyek pelaksanaan dari
kegiatan ini, adapun tujuan yang ingin kami capai ialah :
2
a) Tujuan Umum
Untuk menambah wawasan, dengan melaksanakan Kuliah Kerja
Magang ini mahasiswa diharapkan mendapatkan pengalaman yang selama
ini belum dapat diperoleh selama di bangku perkuliahan
b) Tujuan Khusus
1. Sebagai sarana untuk membandingkan antara teori yang pernah
diperoleh dengan praktek kerja yang sesungguhnya, apakah teori yang
telah diterima di bangku perkuliahan telah sesuai dengan penerapannya,
dan untuk mengetahui apakah kurikulum yang diberikan telah sesuai
dengan kebutuhan dunia kerja pada saat sekarang ini.
2. Untuk menambah wawasan praktis yang terdapat pada instansi terkait
sehingga mahasiswa mendapat gambaran realita kerja yang
sesungguhnya.
3. Praktek kerja sebagai bekal dalam mempersiapkan diri terjun ke dalam
masyarakat dan dunia usaha yang sesungguhnya.
1.3 Manfaat Magang

Manfaat kegiatan Magang adalah :
a) Bagi Instansi
1. Sebagai salah satu sarana penghubung antara pihak instansi dengan
Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya Malang.
2. Dapat melaksanakan salah satu bentuk tanggungjawab sosial kepada
masyarakat.
b) Bagi Mahasiswa
1. Dapat menguji kemampuan pribadi dalam berkreasi pada ilmu yang
dimiliki serta dalam tata cara hubungan dengan masyarakat dilingkungan
kerja.
2. Untuk mengaplikasikan pengetahuan teoritis yang diperoleh dibangku
perkuliahan dengan kondisi yang sebenarnya di lapangan.
3
3. Untuk menciptakan pola pikir yang lebih maju dalam menghadapi
berbagai permasalahan
4. Dapat mempersiapkan langkah-langkah yang diperlukan untuk
menyesuaikan diri dalam dunia kerja di masa yang akan datang
5. Sebagai sarana untuk memperoleh pengalaman kerja guna meningkatkan
kemampuan diri
c) Bagi Lembaga Perguruan Tinggi

1. Sebagai sarana pengenalan instansi pendidikan jurusan Administrasi
Publik kepada badan usaha yang membutuhkan lulusan atau tenaga kerja
yang dihasilkan oleh Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya
Malang.
2. Sebagai media untuk menjalin hubungan kerja dengan instansi yang
dijadikan sebagai tempat Magang.
3. Sebagai bahan evaluasi atas laporan hasil Magang yang dilakukan oleh
mahasiswa untuk penyesuaian kurikulum di masa yang akan datang agar
menjadi lebih baik.
4. Sebagai tolok ukur kemampuan mahasiswa dalam mengaplikasikan ilmu
pengetahuan.
4
BAB II
RENCANA KEGIATAN
2.1. Tempat dan Waktu

2.1.1 Tempat Pelaksanaan
Kegiatan magang dilaksanakan di Bagian Umum Sekretariat Daerah
Kota Malang yang bertempat di Jalan Tugu No 1 Kota Malang Telp.
(0341) 366065.
2.1.2 Waktu Pelaksanaan

Waktu pelaksanaan magang disesuaikan dengan batas waktu yang
ditetapkan selama 30 hari kerja, terhitung mulai tanggal 12 Agustus s.d 23
September 2019. Magang dilaksanakan setiap hari Senin sampai dengan hari
Jumat mulai pukul 08.00-16.00 WIB dan khusus untuk hari Jumat mulai pukul
07.30-15.00 WIB. Sebagaimana disajikan pada tabel 2.1
Tabel 2.1
Jadwal Kegiatan Magang
Hari Kerja Jam Kerja Jam Istirahat
Senin-Kamis 08.00 s/d 16.00 12.00 s/d 13.00
Jum’at 07.30 s/d 15.00 11.00s/d 12.30
2.2 Metode Pelaksanaan

Selama pelaksanaan magang di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota
Malang, peserta magang menggunakan metode sebagai berikut:
2.2.1 Teribat Langsung ke pekerjaan di instansi

a. Melaksanakan Pekerjaan di Kantor
Selama magang, peserta magang selalu berpartisipasi aktif, terlibat
dan turut ikut serta dalam melaksanakan dan membantu seluruh kegiatan
yang dikerjakan dan dibutuhkan oleh pegawai bagian umum Sekretariat
5
Daerah Kota Malang terutama pada kegiatan yang bersifat rutinitas pada
jam kerja.
b. Mengamati Pekerjaan di Kantor

Selama magang, peserta mengamati seluruh kegiatan pegawai di kantor
untuk mendapatkan pembelajaran yang komprehensif.
2.2.2 Diskusi
Agar menambah pengetahuan dan wawasan yang bisa didapatkan selama
pelaksanaan magang maka peserta magang melakukan diskusi dengan
pegawai di bagian umum Sekretariat Daerah Kota Malang. Hal ini sangat
bermanfaat sekali untuk menambah informasi yang nantinya dapat digunakan
sebagai data laporan magang.
2.2.3 Dokumentasi
Mempelajari berbagai persyaratan, laporan serta dokumen-dokumen yang
ada pada Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Malang dengan cara
mengutip atau menyalin data yang relevan digunakan untuk mengumpulkan
data laporan magang yang akan disusun. Selain itu peserta magang juga
melakukan dokumentasi secara visual untuk menjadi bukti dukung agar data
yang dilaporkan valid.
2.3 Pembagian Kerja

Selama melaksanakan kegiatan magang di Bagian Umum Sekretariat
Daerah, pembagian kerja dilakukan berdasarkan penugasan individual yang telah
diberikan oleh Kepala subbagian kepegawaian, sebagai berikut:
1. Bagian Tata Usaha

Berikut adalah pembagian waktu penugasan untuk melaksanakan
magang di bagian tata usaha.
6
Tabel 2.2
Pembagian Tugas Bagian Tata Usaha
ANGGOTA TANGGAL
1. Sarah Amelia Murti 12 – 16 Agustus 2019
2. Praptiwi
1. Dwike Yasmine Karimah 19 – 23 Agustus 2019
2. Senja Parah Ayu
1. Senja Paras Ayu 26 – 30 Agustus 2019
2. Sarah Amelia Murti
1. Sarah Amelia Murti 2 – 6 September 2019
2. Praptiwi
1. Dwike Yasmine Karimah 9 – 13 September 2019
2. Praptiwi
1. Dwike Yasmine Karimah 16 – 20 September 2019 & 23
2. Senja Parah Ayu September 2019
2. Bagian Rumah Tangga

magang di bagian rumah tangga.
Tabel 2.3
Pembagian Tugas Bagian Rumah Tangga
ANGGOTA TANGGAL
Dwike Yasmine Karimah 12 – 16 Agustus 2019
Sarah Amelia Murti 19 – 23 Agustus 2019
Praptiwi 26 – 30 Agustus 2019
Dwike Yasmine Karimah 2 – 6 September 2019
Senja Paras Ayu 9 – 13 September 2019
Sarah Amelia Murti 16 – 20 September 2019 & 23
September 2019
7
3. Bagian Kepegawaian
magang di bagian Kepegawian.
Tabel 2.4
Pembagian Tugas Bagian Kepegawaian
ANGGOTA TANGGAL
Senja Paras Ayu 12 – 16 Agustus 2019
Paraptiwi 19 – 23 Agustus 2019
Sarah Amelia Murti 9 – 13 September 2019
Praptiwi 16 – 20 September 2019 & 23
September 2019
Segala tugas dan pelaksanaan kegiatan seperti diskusi, database, dan

rapat selalu dikerjakan secara bersama-sama dan beberapa kegiatan
tertentu yang pemberian tugasnya ditujukan pada satu atau dua diantara
kelompok magang dikerjakan masing-masing. Adapun untuk jenis
kegiatan yang dilakukan akan terlampir dalam laporan magang ini serta
fungsi dari masing-masing bidang dijelaskan lebih rinci pada bab
selanjutnya.
8
BAB III
HASIL KEGIATAN
3.1 Gambaran Umum Lokasi Magang

Pelaksanaan magang bertempat di Bagian Umum Sekretariat Daerah
yaitu tepatnya di Pemerintah Kota Malang.
3.1.1 Gambaran Umum Pemerintah Kota Malang

Kota Malang merupakan sebuah kota yang terletak di Provinsi Jawa
Timur. Dimana Kota tersebut merupakan Kota terbesar kedua di Provinsi
Jawa Timur setelah Surabaya. Kota Malang merupakan kota terbesar ke-12
di Indonesia.. Fungsi dan peran kota malang tersebut menurut potensi
wilayah dan fungsi perannya dengan wilayah sekitarnya terdiri atas pusat
pemerintahan, pusat perdagangan, pusat pelayanan umum, pusat pendidikan,
pusat pengelolaan bahan baku, dan kegiatan industri, pusat pertumbuhan
bagi wilayah sekitarnya, pusat pelayanan kesehatan, pusat transportasi, dan
pusat pelayanan sarana wisata dan selanjutnya ditetapkan rencana
fungsional kegiatan primer kota Malang adalah industri, perdagangan,
pergudangan, dan transportasi.
Kota Malang dikenal sebagai kota pendidikan, kota industri dan kota
Pariwisata. Kota Malang sebagai kota pendidikan dikarenakan kota Malang
memiliki berbagai macam fasilitas pendidikan seperti sekolah, kampus,
perguruan tinggi, lembaga pendidikan non-formal atau tempat kursus serta
sejumlah pondok pesantren. Kota Malang sebagai kota industri, industri di
kota malang sangat beragam mulai dari skal kecil hingga skala besar.
Industri skala kecil hingga menengah saat ini terus berkembang dengan
adanya pembinaan, penanaman modal dan meningkatkan mutu oleh
pemerintah kota Malang. Sedangkan industri skala besar terus
diperkenalkan secara luas untuk mendukung produktifitas Kota Malang
sebagai Kota Industri. Sedangkan Kota Malang sebagai Kota Pariwisata
karena potensi alam yang dimiliki Kota Malang banyak mengundang para
wisatawan lokal hingga mancanegara untuk datang berkunjung. Kota
9
Malang dikenal sebagai kota pendidikan, kota industri dan kota Pariwisata
menarik banyak pendatang dari kalangan pelajar, mahasiswa, pekerja dan
pedagang.
Kota ini juga menjadi tempat kedudukan lembaga-lembaga
pemerintahan. Wilayah Kota Malang dibagi menjadi 5 kecamatan. 5
kecamatan tersebut terbagi lagi menjadi 57 kelurahan. Semua urusan
administrasi, kegiatan masyarakat, perizinan, surat menyurat, yang
menyangkut kegiatan di Kota Malang, terpusat pada Pemerintahan Kota
Malang. Lembaga eksekutif Kota Malang mencakupi wali kota dan wakil
walikota Malang. Tempat penyelenggaraan pemerintahan lembaga eksekutif
Kota Malang berada di Balai Kota Malang yang terletak di Jalan Tugu No.
1, Malang. Pemerintahan lembaga eksekutif berdekatan dengan Lembaga
legislatif atau DPRD Kota Malang.
Kota Malang terdapat 19 dinas. Dinas-dinas tersebut, antara lain
sebagai berikut : Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu
Pintu (DPM PTSP), Dinas Perdagangan, Dinas Komunikasi dan Informasi
(Diskominfo), Dinas Kebudayaan dan Pariwisata (Disbudpar), Dinas
Tenaga Kerja (Disnaker), Dinas Pendidikan, Dinas Kesehatan (Dinkes),
Dinas Perhubungan (Dishub), Dinas Pertanian dan Ketahanan Pangan,
Dinas Perumahan dan Kawasan Pemukiman, Dinas Pekerjaan Umum dan
Penataan Ruang, Dinas Koperasi dan Usaha Mikro, Dinas Kepemudaan dan
Olahraga (Dispora), Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, Dinas
Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak, Pengendalian Penduduk,
dan Keluarga Berencana, Dinas Lingkungan Hidup (DLH), Dinas
Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah, Badan Pelayanan Pajak Daerah
(BP2D) Kota Malang.
3.1.2 Tugas dan Fungsi Pemerintahan Eksekutif Kota Malang

Lembaga eksekutif di lingkungan Pemerintah Kota Malang meliputi
Sekretariat Daerah, Bagian, Dinas dan Badan. Kepala Daerah yang dipimpin
oleh Wali kota dan Wakil Walikota.
10
Sekretariat Daerah terdiri atas :
1. Sekretaris Daerah Kota Malang, mempunyai tugas membantu Walikota
dalam penyusunan kebijakan dan pengoordinasian administratif
terhadap pelaksanaan tugas Perangkat Daerah serta pelayanan
administratif.
2. Asisten Pemerintah dan Kesejahteraan Sosial (Asisten 1), dalam
melaksanakan tugas dan fungsinya berkedudukan di bawah dan
betanggung jawab kepadal Sekretaris Daerah. Assisten 1 mempunyai
tugas membantu Sekretaris Daerah dalam perumusan kebijakan,
mengkoordinasikan Bagian Pemerintahan, Bagian Kesejahteraan
Rakyat dan Kemasyarakatan, Bgaian Hukum serta Sekretariat DPRD
dan Perangkat Daerah yang melaksanakan urusan pemerintahan bidang
pendidikan, kebudayaan, pariwisata, pemuda dan olahraga, kesehatan,
sosial, pengendalian penduduk dan keluarga bencana, pemberdayaan
perempuan dan perlindungan anak, ketenteraman, ketertiban umum dan
perlindungan masyarakat, tenaga kerja, transmigrasi, kearsipan dan
perpustakaan, pemberdayaan masyarakat, administrasi kependudukan
dan pencatatan sipil serta koordinasi kerukunan umat beragama.
3. Asisten Perekonomian (Asisten 2), mempunyai tugas membantu
Sekretarias Daerah dalam perumusan kebijakan, mengoordinasikan
Bagian Administrasi Perekonomian, Bagian Sumber Daya Alam dan
Pengembangan Infrastruktur, Bagian Layanan Pengadaan Barang/Jasa
serta Perangkat Daerah yang melaksanakan urusan pemerintahan bidang
pangan, perindustrian, perdagangan, koperasi usaha kecil dan menengah,
penanaman modal,, pertanian, kehutanan, perikanan, lingkungan hidup,
pekerjaan umum dan penataan ruang, perumahan rakyat dan kawasan
permukiman, pertanahan, perhubungan, komunikasi dan informatika,
statistik dan persandian serat urusan penunjang bidang perencanaan,
penelitian dan pengembangan.
4. Asisten Administrasi Umum (Asisten 3), mempunyai tugas membantu
Sekretaris Daerah dalam perumusan kebijakan, koordinasi, pelaksanaan
program, pelayanan administrasi, pemantauan, dan evaluasi terkait
11
dengan pembinaan organisasi dan ketatalaksanaan, kehumasan dan
keprotokolan, serta tat usaha atasan dan dukungan penyelenggaraan
pemerintahan daerah serta Perangkat Daerah yang melaksanakan urusan
penunjang bidang kepegawaian, pendidikan dan pelatihan serta
keuangan serta Perangkat Daerah yang melaksanakan fungsi
pengawasan.
5. Staf Ahli bidang Ekonomi dan Keuangan, mempunyai tugas
mengkaji/menelaah dan pertimbangan kepada Walikota untuk
pengambilan dan pelaksanaan kebijakan di bidang ekonomi dan
keuangan dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah, mendampingi
dan/ atau menjadi utusan mewakili Walikota dalam menghadiri forum-
forum, seminar, rapat-rapat ditingkat lokal, regional nasional maupun
internasional.
6. Staf Ahli Bidang Hukum, Pemerintah dan Politik, mempunyai tugas
menjadi anggota unsur pengarah dalam tim pelaksana kegiatan,
melakukan koreksi materi dan substansi pada setiap naskah pidato
Walikota sesuai tugas jabatannya.
7. Staf Ahli Pembangunan, Kesejahteraan Rakyat, dan Sumberdaya
Manusia, mempunyai tugas mengkaji/penelahaan dan perimbangan
kepada Walikota untuk pengambilan dan pelaksanaan kebijakan di
bidang pembangunan, kesejahteraan rakyat dan sumberdaya manusia
dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah.
Kepala Bagian, terdiri atas :

1. Bagian Pemerintah, mempunyai tugas pokok dan kewajiban penyusunan
pedoman dan petunjuk teknis penyelenggaraan pemerintah umum dan
Otonomi Daerah serta Pemerintahan Kecamatan dan Kelurahan.
2. Bagian Hukum, mempunyai tugas pokok melakukan pengumpulan
bahan penyelesaian masalah hukum dan pelayanan bantuan humum
dalam penyelenggaraan pemerintah Daerah, serta penyiapan bahan
pertimbangan dan bantuan hukum kepada pemerintah Daerah atas
masalah yang timbul dalam penyelenggaraan pemerintahan.
12
3. Bagian Organisasi, mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan
bahan perumusan pendataan kelembagaan, ketatalaksanaan dan
pelaksanaan analisis jabatan.
4. Bagian Pelayanan Pengadaan Barang dan Jasa, mempunyai tugas
pelaksanaan pembinaan sumber daya manusia bidang pengadaan
barang/jasa, pengelolaan administrasi umum meliputi penyusunan
program, ketatalaksanaan, ketatausahaan, keuangan, perlengkapan,
keperpustakaan dan kearsipan.
5. Bagian Pengembangan Perkonomian, mempunyai tugas menyiapkan
perumusan kebijakan, mengoordinasikan pelaksanaan tugas dan fungsi,
pematauan dan evaluasi program kegiatan dan penyelenggaraan
pembinaan teknis, administrasi dan sumber daya urusan pemerintahan
bidang perindustrian, perdagangan, koperasi dan usaha mikro,
penanaman modal, serta Badan Usaha Milik Daerah.
6. Bagian Keuangan dan Perlengkapan, mempunyai tugas mengkoordinasi
dan penyusunan program kegiatan serta petunjuk teknis pelaksanaan
urusan adminitrasi keuangan dan perlengkapan pada Sekretariat Daerah,
pengadaan alat tulis kantor dan barang cetakan untuk kebutuhan
Walikota, Wakil Walikota, Sekretaris Daerah, Asisten Sekretaris Daerah
dan Staf Ahli Walikota, serta barang tertentu yang sifatnya mendesak
untuk Atasan, pengelolaan biayan perjalanan dinas Walikota, Wakil
Walikota, Sekretaris Daerah, Asisten Sekretaris Daerah dan Staf Ahli
Walikota.
7. Bagian Kesejahteraan Rakyat dan Kemasyarakatan, mempunyai tugas
pokok melaksanakan sebgaian urusan rumah tangga Daerah di bidang
kesejahteraan sosial, penyusuanan dan pelaksanaan rencana strategis dan
rencna kerja tahunan di bidang kesejahteraan sosial, serta penyusunan
bahan perumusan kebijakan di bidang kesejahteraan sosial.
8. Bagian Humas, mempunyai tugas pokok melaksanakan kehumasan dan
pemberitaan Pemerintah Daerah, serta penyiapan bahan pertimbangan
kebijakan Kepala Daerah atas usul, kritik, saran dan pendapat
masyarakat atau organisasi kemasyarakatan.
13
9. Bagian Sumberdaya Alam dan Insfrastruktur, mempunyai tugas
menyiapkan perumusan kebijakan, koordinasi pelaksanaan program,
pelayann administrasi, pematauan, dan evaluasi terkait dengan
penyelenggaraan urusan pemerintahan bidang ]pangan, pertanian,
perikanan, lingkungan hidup, pekerjaan umum dan penataan ruang,
perumahan rakyat dan kawasan permukiman, pertanahan, perhubungan,
komunikasi dan informatika, statistik dan persandian.
10. Bagian Umum, mempunyai tugas pokok melaksanakan pengelolaan
administrasi umum yang meliputi ketatausahaan, keprotokolan, dan
urusan rumah tangga Sekretariat Daerah, serta pelaksanaan
pengendalian dan pendistribusian surat-surat dinas, dan pelaksanaan dan
pengelolaan kegiatan perjalanan dinas.
Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, terdiri atas Sekretaris

DPRD Kota Malang, Bagian Umum Sekretariat DPRD Kota Malang,
Bagian Hubugan Masyarakat dan Hubungan antar lembaga Sekretariat
DPRD Kota Malang,
Dinas , terdiri atas :

1. Dinas Pendidikan (Disdik), mempunyai tugas penyusuann dan
pelaksanaan kebijakan urusan pemerintahan daerah di bidang
pendidikan, penyelenggaran dan pengelolaan pendidikan anak usia dini,
pendidikan Dasar, Pendidikan Menengah dan Pendidikan nonformal.
2. Dinas Kesehatan (Dinkes), mempunyai tugas pelakasanan pelayanan
kesehatan dasar dan rujukan yang dibutuhkan masyarakat, pelaksanaan
pelayanan dan penyuluhan kesehatan ibu dan anak serta keluarga,
pelaksanaan pencegahan, pemberantasan penyakit dan oengedalian
penyakit menukar serta penyehatan lingkungan.
3. Dinas Tenaga Kerja (Disnaker), mempunyai tugas melaksanakan
pengkajian/penelaahan berdasarkan kewenangan dan hasil pelaksanaan
kegiatan lapang dalam rangka menumbuhkan inovasi tenaga kerja,
melaksanan koordinasi dengan perangkat daerah dan/atau instansi terkait
14
untuk mendapatkan masukan, informasi serta permaslahan agar
diperoleh hasil kerja yang optimal.
4. Dinas Sosial (Dinsos), mempunyai tugas pelaksanaan komunikasi,
konsultasi, koordinasi dan kerja sama di bidang sosial, pelaksanaan
pembinaan anak terlantar, para penyandang cacat, panti asuhan/panti
jompo, eks penyandang penyakit sosial, eks narapidana, Pekerja Seks
Komersial (PSK), narkoba dan penyakit sosial lainnya.
5. Dinas Perhubungan (Dishub), mempunyai tugas penyusunan dan
penetapan rencana teknis pjaringan transportasi, pematauan dan
pengawasan transportasi jalan dan kebandaudaraan, pelaksanaan
pengendalian dan ketertiban lalu lintas.
6. Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo), mempunyai tugas
melaksanakan tugas pokok penyusunan dan pelaksanaan kebijakan
urusan pemerintahan daerah di bidang komunikasi dan informatika.
7. Dinas Kebudayaan dan Pariwisata (Disbudpar), mempunyai tugas
melaksananan tugas pokok menyusuanan dan pelaksanaan kebijakan
urusan pemerintahan daerah di bidang kebudayaan dan pariwisata,
penetapan dan pelaksanaan kebijakan daerah pada bidang kebudayaan,
nilai tradisi, perfilman, kesenian, sejarah, purbakala dan permuseuman,
serta pelaksanaan pengembangan dan promosi potensi wisata.
8. Dinas Pekerjaan Umum dan Penata Ruang (DPU PR), mempunyai tugas
melaksanan pokok penyusuanan dan pelaksanaan kebijakan urusan
pemerintahan daerah di bidang Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang.
9. Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman (Disperkim), mempunyai
tugas menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang Perumahan dan
Kawasan Permukiman serta Pertanahan, pengelolaan administrasi dinas.
10. Dinas Perdagangan, pelaksanaan analisa terhadap laporan-laporan dan
peristowa yang menyangkut ketertiban dan keamanan di lingkungan
pasar, serta pelaksanaan pengendalian ketertiban dan keamanan sebagai
upaya mempertahankan dan meningkatkan stabilitas kondisi di
lingkungan pasar
15
11. Dinas Perindustrian (Disperim), mempunyai tugas melaksanakan urusan
pemerintahan di bidang perindustrian.
12. Dinas Koperasi dan Usaha Mikro, mempunyai tugas pokok penyusunan
dan pelaksanaan kebijakan urusan pemerintahan daerah di bidang
Koperasi dan Usaha Mikro.
13. Dinas Pertanian dan Ketahanan Pangan, mempunyai tugas pokok
penyusunan dan pelaksanaan kebijakan urusan pemerintahan daerah di
bidang Pertanian dan Ketahanan Pangan.
14. Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah, mempunyai tugas pokok
penyusunan dan pelaksanaan kebijakan urusan pemerintahan daerah di
bidang Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah.
15. Dinas Kepemudaan dan Olahraga (Dispora), mempunyai tugas
pengaturan, pembinaan, pengembangan, pelaksanaan dan pengawasan
olahraga prestasi dan rekreasi, pemberian rekomendasi kegiatan dan atau
pemanfaatan sarana dan prasarana olahraga.
16. Dinas Lingkungan Hidup (DLH), mempunyai tugas pokok penyusuann
dan pelaksanaan kebijakan urusan pemerintahan daerah di bidang
Lingkungan Hidup.
17. Dinas Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak, Pengendalian
Penduduk, dan Keluarga Berencana (DP3AP2KB), mempunyai tugas
pokok penyusunan dan pelaksanan kebijakan urusan pemerintahan
daerah di bidang Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak,
Pengendalian penduduk, dan Keluarga Berencana.
18. Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Satu Pintu (DPMPTSP),
mempunyai tugas pelaksanan urusan pemerintahan di bidang
Penanaman Modal dan PTSP, pembinaan, koordinasi dan pengendalian
proses pelayanan Perizinan dan pelayanan Non Perizinan, serta
pelaksanaan administrasi pelayanan Perizinan dan pelayanan Non
Perizinan.
19. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dispendukcapil),
mempunyai tugas penyusunan perencanaan dan pelaksanaan program di
bidang kependudukan dan pencatatan sipil.
16
Inspektorat, terdiri atas :
1. Inspektur, mempunyai tugas melakukan pembinaan dan pengawasan
terhadap pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan
Daerah dan Tugas Pembantuan oleh Perangkat Daerah.
Badan, terdiri atas :

1. Badan Perencanaan Penelitian dan Pengembangan (Barenlitbang),
mempunyai tugas pokok untuk menyusun dan melaksanakan kebijakan
daerah di bidang perencanaan pembangunan daerah, penyiapan dan
penyusunan RPJPD, RPJMD, dan RKPD, serta pelaksanaan penellitian
dan pengembangan.
2. Satuan Polisi Pamong Praja (Satpol PP), mempunyai tugas pokok
memelihara dan menyelenggarakan ketentraman dan ketertiban umum,
menegakkan Peraturan Daerah, Peraturan Walikota, dan Keputusan
Walikota.
3. Badan Kepegawaian Daerah (BKD), mempunyai tugas pokok
melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang
kepegawaian.
4. Badan Kesatuan Bangsa dan Politik (Bangkesbangpol), mempunyai
tugas pokok melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan
daerah yang bersifat spesifik di bidang Kesatuan Bangsa, Politik Dalam
Negeri dan Perlindungan Masyarakat
5. Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD), mempunyai
tugas pokok melaksanakan pemerintahan di bidang manajemen
keuangan dan aset Daerah sesuai ketentuan peraturan perundang-
undangan
6. Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD), mempunyai tugas
menetapkan pedoman dan pengarahan terhadap usaha penanggulangan
bencana yang mencakup pencegahan bencana, penanganan darurat,
rehabilitasi, rekonstruksi secara adil dan setara, perumusan dan
penetapan kebijakan penanggulangan bencana dan penanganan
pengungsi dengan bertindak cepat dan tepat, efektif dan efisien.
17
7. Badan Pelayanan Pajak Daerah (BP2D), mempunyai tugas pokok
penyusuanan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang penerimaan
dan pendapatan Daerah, pelaksanaan penyelesaian permohonan
pembetulan, pembatalan, pengurangan ketetapan, penghapusan,
pengurangan sanksi, dan kelebihan pembayaran atas PBB perkotaan,
BPHTB dan Pajak Daerah lainnya.
3.1.3. Gambaran Umum Bagian Umum Pemerintahan Sekretariat Daerah

Kota Malang
Penulis melaksanakan magang di Bagian Umum Sekretariat Daerah
Kota Malang. Adapun gambaran umum di tempat kerja meliputi tugas dan
fungsi di Kedeputian Pelayanan Publik.
3.1.3.1 Struktur Organisasi Bagian Umum Pemerintahan Sekretariat Daerah

Kota Malang
Gambar 3.1
Struktur Organisasi Bagian Umum Pemerintahan Sekretariat Daerah
18
Dimana dalam Bagian Umum terdapat Visi dan Misi, selain Visi dan Misi
terdapat juga Dasar Hukum, Tugas Pokok dan Fungsi. Dimana Visi dan Misi
yang ada di Bagian Umum meliputi :
Visi dari Bagian Umum yaitu : “ Terpenuhinya kebutuhan pelayanan
administrasi yang lancar, rumah tangga, sarana, dan prasarana yang memadai
dalam rangka menunjang kelancaran pelaksanaan tugas pelayanan kepada
masyarakat yang dilaksanakan oleh semua unit kerja dalam keadaan/ suasana
tertib dan aman”.
Misi dari Bagian Umum meliputi :
1. Menunjang pelaksanaan pengamanan di lingkungan kantor walikota,
rumah dinas jabatan dan eilayah Kota Malang umumnya;
2. Meningkatkan rasa nasionalisme dan kecintaan terhadap Kota malang;
3. Melaksanakan pengelolaan barang daerah untuk menunjang kelancaran
pelaksanaan tugas pemerintahan di daerah.
Dasar Hukum di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Malang meliputi :

1. Peraturan Daerah Kota Malang Nomor 7 Tahun 2016 tentang
Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah
2. Peraturan Walikota Malang Nomor 22 Tahun 2016 tentang Kedudukan,
Susunan Organisasi, Tugas Dan Fungsinya Serta Tata Kerja Sekretariat
Daerah.
Tugas pokok dan fungsi di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Malang
yaitu Bagian Umum mempunyai tugas menyiapkan perumusan kebijakan,
mengoordinasikan pelaksanaan tugas dan fungsi, pemantauan dan evaluasi
program kegiatan dan penyelenggaraan pembinaan teknis, administrasi dan
sumberdaya urusan rumah tangga, administrasi kepegawaian Sekretariat Daerah
dan tata usaha Staf Ahli Walikota. Fungsi dari Bagian Umum sendiri meliputi :
1. Penyiapan perumusan kebijakan urusan rumah tangga, administrasi
kepegawaian Sekretariat Daerah, tata usaha Walikota dan Wakil Walikota,
tata usaha Sekretaris Daerah dan tata usaha staf Ahli Walikota;
19
2. Koordinasi dan penyusunan program kegiatan serta petunjuk teknis
peaksanaan urusan rumah tangga, administrasi kepegawaian Sekretariat
Daerah, tata usaha Walikota dan Wakil Walikota, tata usaha Sekretaris
Daerah dan tata usaha Staf Ahli Walikota;
3. Monitoring dan evaluasi penyelenggaraan urusan rumah tangga,
administrasi kepegawaian Sekretariat Daerah, tata usaha Walikota dan
Wakil Walikota, tata usaha Sekretaris Daerah dan tata usaha Staf Ahli
Walikota.
4. Pembinaan teknis, administrasi serta suber daya urusan rumah tangga,
administrasi kepegawaian Sekretariat Daerah, Tata Usaha Walikota dan
tata usaha Staf Ahli Walikota;
5. Pemeliharaan keindahan dan kebersihan kantor Walikota dan gedung
balaikota serta rumah jabatan Walikota, Wakil Walikota dan Sekretaris
Daerah; dan
6. Pengelolaan administrasi umum meliputi penyusunan program,
ketatalaksanaan, ketatausahaan, keuangan, perlengkapan, kepustakaan dan
kearsipan.
3.1.3.2 Subbagian Tata Usaha
Subbagian tata usaha sebagaimana dimaksud dalam Perwal Malang No.

22 th. 2016 pasal 42. Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan
pengumpulan dan penyusunan bahan dalam rangka pelaksanaan tata usaha
Walikota dan Wakil Walikota, tata usaha Sekretaris Daerah dan tata usaha
Staf Ahli Walikota.
Adapun fungsi yang di jalankan oleh Subbagian Tata Usaha berdasarkan

Peraturan Walikota Malang Nomor 22 Tahun 2016 tentang Kedudukan,
susunan organisasi, tugas dan fungsi serta tata kerja secretariat Daerah pada
Pasal 42 Ayat 2, sebagai berikut :
a. Merencanakan kegiatan dan anggaran Subbagian Tata Usaha berdasaran

ketentuan peraturan perundang-undnaga dan sumber data yang tersedia
sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan;
20
b. Memberi pentujuk kepada Pelaksana / Bawahan sesuai bidang tugas
jabatannya dalam rangka pengelolaan dan pengurusan naskah dinas
dinamis pada Sekretariat Daerah dan Staf Ahli Walikota;
c. Memberi petunjuk kepada Pelaksana/ Bawahan sesuai bidang tugas
jabatannya dalam rangka penyimpanan dan pemeliharaan kartu kendali
serta duplikasi surat keluar;
d. Memberi petunjuk kepada Pelaksana/Bawahan sesuai bidang tugas
jabatannya dalam rangka pencatatan dan pemberian nomor sesuai naskah
dinas keluar;
e. Memberi petunjuk kepada Pelaksana/ Bawahan sesuai bidang tugas
jabatannya dalam rangka ekpedisi surat keluar, baik secara langsung
kepada alamat maupun melalui jasa pos;
f. Memberi petunjuk kepada Pelaksana/Bawahn sesuai bidang tugas
jabatannya dalam rangka mengarahkan naskah dinas dengan saran kartu
kendali atau lembar pengantar;
g. Memberi petunjuk kepada Pelaksana/Bawahan sesuai bidang tugas
jabatannya dalam rangka pengelolaan arsip pada Sekretariat Daerah dan
Staf Ahli Walikota;
h. Memberi petunjuk kepada Pelaksana/ Bawahn sesuai bidang tugas
jabatannya dalam rangka penatausahaan pelaksaan tugas Stah Ahli dalam
memberikan rekomendasi terhadap isu-isu strategis;
i. Memberi petunjuk kepada Pelaksana/Bawahan sesuai bidang tugas
jabatannya dalam rangka menghimpun dan memelihara data nama dan
alamat para pejabat dan para tokoh masyarakat yang dipandang perlu;
j. Memberi petunjuk kepada Pelaksana/Bawahan sesuai bidang tugas
jabatannya dalam rangka penyiapan undangan upacara rutin, sena, dan
apel pengarahan di lingkungan Sekretariat Daerah;
k. Mendistribusikan tugas kepada Pelaksana /Bawahn sesuai bidang tugas
jabatannya guna kelancaran pelaksanaan tugas subbagian;
l. Membimbng Pelaksana/ Bawahn sesuai bidang tugas jabatannya guna
pencapaian kinerja jabatannya;
21
m. Memeriksa hasil kerja Pelaksan/Bawahan sesuai bidang tugas jabatannya
sebagai bahan evaluasi
n. Mengevaluasi pelaksanaan tugas Pelaksana/Bawahan sesuai target kinerja
yang diperjanjikan dalam rangka penilaian kinerja;
o. Melaporkan pelaksanaan tugas kepada Atasan sesui perjanjian kinerja
yang disepakati sebagai dasar pengambilan kebijakan;
p. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada Atasan sebagai bahan
masukan guna kelancaran pelaksanaan tugas; dan
q. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Atasan sesuai
dengan tugas jabatannya.
3.1.3.3 Sub Bagian Kepegawaian
Penulis mendapatkan penugasan individual pada Subbagian kepegawaian

sebagaimana dimaksud dalam Perwal Malang No. 22 th. 2016 pasal 43, yang
mempunyai tugas melakukan pengumpulan dan penyusunan bahan dalam
rangka pelaksanaan administrasi kepegawaian Sekretariat Daerah dan Staf
Ahli Walikota. Adapun tugas dari Kepala Subbagian Kepegawaian, antara
lain :
a. Merencanakan kegiatan dan anggaran Subbagian Kepegawaian

berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan dan sumber data
yang tersdia sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan;
b. Memberi petunjuk kepada Pelaksana/Bawahan sesuai bidang tugas
jabatannya dalam rangka pengumpulan dan penyusunan bahan
penyelesaian administrasi kepegawaian Sekretariat Daerah dan Staf Ahli
Walikota yang meliputi kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkal, cuti, dan
laporan berkala;
c. Mendistribusikan tugas kepada Pelaksana/ Bawahn sesuai bidang tugas
d. Membimbing Pelaksana/ Bawahan sesuai bidang tugas jabatannya guna
22
e. Memeriksa hasil kerja pelaksana/ Bawahan sesuai bidang tugas jabatannya
sebagai bahan evaluasi;
f. Mengevaluasi pelaksanaan tugas Pelaksana/ Bawahan sesuai target kinerja
g. Melaporkan pelaksanaan tugas kepada Atasan sesuai perjanjian kinerja
yang disepakati sebagi dasar pengambilan kebijakan;
h. Menyampaiakn saran dan pertimbangan kepada Atasan sebagai bahan
masukan guna kelancaran pelaksanan tugas; dan
i. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Atasan sesuai
3.1.3.4 Sub Bagian Rumah Tangga
Penulis mendapatkan penugasan individual pada Subbagian rumah

tangga sebagaimana dimaksud dalam Perwal Malang No. 22 th. 2016 pasal
43, yang mempunyai tugas melakukan pengumpulan dan penyusunan bahan
dalam rangka pelaksanaan administrasi kepegawaian Sekretariat Daerah dan
Staf Ahli Walikota. Adapun tugas dari Kepala Subbagian Rumah tangga,
antara lain :
a. Merencanakan kegiatan dan anggaran subbagian Kepegawaian
berdasarkan ketentuan peraturan perundang-udangan dan sumber data
yang tersedia sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan;
b. Memberikan petunjuk kepada Pelaksana/Bawahan sesuai bidang tugas
jabatannya dalam rangk penyiapan tempat ruangan, akomodasi, serta
konsumsi untuk kegiatan rapat, acara kenegaraan dan pelantikan,
c. Memberikan petunjuk kepada Pelaksana/ Bawahan sesuai bidang tugas
jabatannya dalam rangka pemeliharaan taman rumah tangga jabatan
Walikota, Wakil Walikota dan Sekretaris Daerah;
d. Memberikan petunjuk kepada pelaksana/ Bawahan sesuai bidang tugas
jabatannya dalam rangka pemeliharaan keindahan dan kebersihan Kantor
Walikota dan Gedung Balaikota serta rumah jabatan Walikota, Wakil
Walikota dan Sekretaris Daerah serta ruang kerja Asisten Sekretars
Daerah dan Staf Ahli;
23
e. Memberikan petunjuk kepada Pelaksana/Bawahan sesuai bidang tugas
jabatannya dalam rangka pemeliharaan keindahan dan kebersihan Kantor
Walikota dan Gedung Balaikota serta rumah jabatan Walikota, Wakil
Walikota dan Sekretaris Daerah serta ruang kerja Asisten Sekretaris
Daerah dan Staf Ahli Walikota;
f. Mendistribusikan tugas kepada Pelaksana/Bawahan sesuai bidang tugas
g. Membimbing Pelaksana/Bawahan sesuai bidang tugas jabatannya guna
h. Memeriksa hasil kerja Pelaksana/Bawahan sesuai bidang tugas jabatannya
sebagai bahan evaluasi;
i. Mengevaluasi pelaksanaan tugas Pelaksana/Bawahan sesuai target kinerja
j. Melaporkan pelaksanaan tugas kepada Atasan sesuai perjanjian kinerja
yang disepakati sebagai dasar pengambilan kebijakan;
k. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada Atasan sebagai bahan
masukan guna kelancaran pelaksanaan tugas; dan
l. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Atasan sesuai
24
3.2 Bidang-Bidang Kegiatan
Selama melaksanakan magang di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota
Malang, kelompok penulis secara bergilir ditempatkan pada satu sub bagian
yang berbeda-beda. Adapun rinciannya:
1. Bagian Tata Usaha

Tabel 3.1
Bidang Kegiatan Bagian Tata Usaha
ANGGOTA TANGGAL
1. Sarah Amelia Murti 12 – 16 Agustus 2019
2. Praptiwi
1. Dwike Yasmine Karimah 19 – 23 Agustus 2019
2. Senja Parah Ayu
1. Senja Paras Ayu 26 – 30 Agustus 2019
2. Sarah Amelia Murti
1. Sarah Amelia Murti 2 – 6 September 2019
2. Praptiwi
1. Dwike Yasmine Karimah 9 – 13 September 2019
2. Praptiwi
1. Dwike Yasmine Karimah 16 – 20 September 2019 & 23
2. Senja Parah Ayu September 2019
25
2.Bagian Rumah Tangga
Tabel 3.2
Bidang Kegiatan Bagian Rumah Tangga
ANGGOTA TANGGAL
Sarah Amelia Murti 19 – 23 Agustus 2019
Praptiwi 26 – 30 Agustus 2019
Dwike Yasmine Karimah 2 – 6 September 2019
Sarah Amelia Murti 16 – 20 September 2019 & 23
September 2019
3. Bagian Kepegawaian
Tabel 3.3
Bidang Kegiatan Bagian Kepegawaian
ANGGOTA TANGGAL
Senja Paras Ayu 12 – 16 Agustus 2019
Paraptiwi 19 – 23 Agustus 2019
Sarah Amelia Murti 9 – 13 September 2019
Praptiwi 16 – 20 September 2019 & 23
September 2019
Selama berada di tepat magang, banyak kegiatan yang dilakukan oleh penulis
baik dalam formal maupun non formal seperti yang terekam di dalam daftar
kegiatan magang berikut:
26
3.2.1. Kegiatan Magang Sarah Amelia Murti
Berikut ini kami sertakan agenda kegiatan magang harian Sarah Amelia
Murti selama 31 hari menjalani proses magang di Bagian Umum Sekretariat Kota
Malang :
Tabel 3.4
Kegiatan Magang Sarah Amelia Murti
No Tanggal Bidang Jenis Kegiatan
Kerja
1.  12 – 16 Agustus Subbagian - Menginput surat masuk melalui
2019 Tata Usaha aplikasi surat digital.
 26 – 30 Agustus - Mencetak surat disposisi untuk
2019 setiap surat masuk.
 2 – 6 September - Pengarsipan surat masuk pada buku
2019 assisten 1, 2, dan 3 sesuai isi surat.
- Menaikkan surat masuk sesuai
dengan asissten 1,2 dan 3
- Pencatatan dan pemberian nomor
surat keluar
- Pengarsipan surat turun, pada
Microsoft Excel
- Penyebaran surat turun sesuai
disposisi
2.  19 – 23 Agustus Subbagian Penyiapan tempat ruangan dan
2019 Rumah konsumsi untuk kegiatan rapat
 16, 20 & 23 Tangga
September 2019
3.  9 – 13 Subbagian - Menerima Surat Masuk untuk
September 2019 Kepegawaian Kepala Bagian
- Menaikkan surat ke Kepala Bagian
27
1. Subbagian Tata Usaha
 Surat Masuk
Pada Bagian Surat Masuk di Subbagian Tata Usaha, peserta magang
mempelajarai bagaimana mengelola surat masuk. Pengelolaan surat masuk
diawali dengan melihat perihal, atau isi yang diajukan. Surat yang masuk
yang diajukan diberikan surat tanda terima, yang berisi nomor urut surat
masuk. Setelah itu surat masuk diarsipkan pada surat digital dan mencetak
surat disposisi. Setelah mencetak surat disposisi dilakukan pengarsipan pada
buku agenda yang tertulis buku asisten 1,2, dan 3. Pengarsipan pada buku
besar dilakukan sesuai perihal dalam isi surat masuk. Dalam buku assisten,
menyangkut tentang no.surat, tanggal surat, asal surat, perihal surat, serta
nomor agenda. Pengarsipan dalam buku assisten merupakan bentuk fisik
data-data surat yang masuk.
Surat masuk yang telah tercatat dalam buku assisten 1, 2 dan 3,
kemudian dinaikkan sesuai dengan assisten 1,2 dan 3. Kegiatan mengelola
dan pengarsipan surat dalam bidang tata usaha, dilakukan secara berulang-
ulang sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan sebelumnya.
 Surat Keluar
Pada Bagian Surat Keluar di Subbagian Tata Usaha, peserta magang
mempelajari bagaimana memberi kode dan nomor pada surat yang keluar,
setelah memberi kode dan nomor pada surat, menuliskan kode surat, nomor
surat, nomor urut surat, tanggal surat masuk, perihal, tanggal surat turun,
dan keterangan sesuai surat disposisi pada kartu kendali. Kemudian
melakukan pengarsipan surat pada Excel dan setelah melakukan
pengarsipan, surat di kirim sesuai disposisi.
Surat turun yang telah diberi nomor surat, dan telah disalin pada kartu
kendali, akan di kirimkan atau disebarkan sesuai dengan disposisi.
Pengiriman surat turun, tidak hanya di kirim lalu di tinggal. Melainkan
terdapat kolom tanda terima pada kartu kendali. Pengiriman yang dilakukan
oleh peserta magang hanya pada lingkup balaikota antara lain Bagian
Pemerintahan, Bagian hukum, Bagian Organisasi, Bagian Pengembangan
Perekenomian, Bagian Keuangan dan Perlengkapan, Bagian Kesejahteraan
28
Rakyat dan Kemasyarakatan, Bagian Humas, Bagian SDA PI, Inspektorat,
Barenlitbang, BKD, Satpol PP, dan BPKAD. Apabila surat turun terdapat
pada bagian di luar kantor balaikota. Pengiriman dilakukan oleh pegawai
pada subbagian tata usaha seperti pada BP2D, Dinas Penanaman Modal dan
Pelayanan Satu Pintu, Dinas Lingkungan Hidup, Dispora, Dinas
Perhubungan, Dinas Komunikasi dan Informatik, dan lain-lain.
2. Subbagian Rumah Tangga

Pada Subbagian Rumah Tangga melaksanakan urusan rumah
tangga Walikota, Wakil Walikota, dan Sekretariat Daerah. Pada awal di
Subbagian Rumah Tangga dilakukan pengenalan mengenai bidang kerja
yang ada di Subbagian Rumah Tangga.
Yang dilakukan peserta magang dalam Subbagian Rumah Tangga
membantu pegawai dalam penyiapan tempat ruangan, serta konsumsi
untuk kegiatan rapat. Kegiatan tersebut dilakukan berulang-ulang selama
kegiatan magang dilakukan pada bagian rumah tangga. Tidak banyak
kegiatan yang dapat dilakukan dalam bidang rumah tangga selain
mempersiapkan tempat ruangan, serta konsumsi untuk kegiatan rapat, dan
pelantikan.
3. Subbagian Kepegawaian
Pada Subbagian Kepegawaian peserta magang melakukan kegiatan
mengenai surat disposisi untuk kepala bagian. Tidak banyak yang bisa
dilakukan oleh peserta magang pada bagian ini, sama seperti bagian rumah
tangga. Pada bagian kepegawaian mempunyai tugas melakukan penyusunan
bahan penyelesaian administrasi kepegawaian Sekretariat daerah dan Staf
Ahli Walikota yang meilputi kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, cuti,
dan laporan berkala. Peserta magang, hanya dapat melakukan kegiatan surat
menyurat, seperti surat disposisi untuk subbagian kepegawaian, atau surat
disposisi untuk kepala bagian.
29
3.2.2. Kegiatan Magang Senja Paras Ayu
Berikut ini kami sertakan agenda kegiatan magang harian Senja Paras Ayu
selama 31 hari menjalani proses magang di Bagian Umum Sekretariat Daerah
Kota Malang:
Tabel 3.5
Kegiatan Magang Senja Paras Ayu
Tanggal
No Kegiatan Bidang Jenis Kegiatan yang Dilakukan
Kerja
1.  12–16 Agustus  Menerima surat masuk untuk kabag
2019 Subbagian  Mengentri surat masuk
 2–6 September Kepagawaian  Menaikan surat ke kabag
2019
 23 September
2019
2. Subbagian  Mengentri surat yang masuk melalui
 19–23 Agustus Tata Usaha aplikasi surat digital
2019  Membuat disposisi untuk setiap surat
 26–30 Agustus yang masuk
2019  Membantu pegawai tata usaha
mengirim surat disposisi ke bagian
asisten
 Menerima Surat Turun dari bagian
asisten
 Melakukan pengkodean surat sesuai
dengan isi surat
 Mengarsipkan surat yang turun di
excel
 Mengantarkan surat yang turun ke
bagian- bagian yang tertera sesuai
disposisi
3.  9-13 Subbagian Melaksanakan koordinasi penyiapan tempat
September Rumah ruangan, akomodasi, serta konsumsi untuk
2019 Tangga kegiatan rapat, acara kenegaraan, dan
 16–20 pelantikan
September
2019
30
Secara umum tugas pokok dan fungsi di Bagian Umum Sekretariat Daerah
Kota Malang yaitu Bagian Umum mempunyai tugas menyiapkan perumusan
kebijakan, mengoordinasikan pelaksanaan tugas dan fungsi, pemantauan dan
evaluasi program kegiatan dan penyelenggaraan pembinaan teknis, administrasi
dan sumberdaya urusan rumah tangga, administrasi kepegawaian Sekretariat
Daerah dan tata usaha Staf Ahli Walikota.
Bagian umum di bagi menjadi tiga subbagian yaitu subbagian kepegawian,

subbagian tata usaha dan subbagaian rumah tangga. Peserta ,agang ditempatkan
ditiga bagian tersebut secara bergilir sesuai jadwal yang ditentukan oleh kepala
subbagian kepegawaian.
a. Subbagian Kepegawaian
Bagaian kepegawian secara umum memiliki tugas merencanakan kegiatan
dan anggaran berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan dan sumber
data yang tersedia sebagai pedomalan pelaksaan kegiatan administarsi Sekretariat
Daerah dan Staf Ahli Walikota.
Dalam subbagian kepegawaian ini tugas yang dilakukan sebagaian besar

menyangkut anggaran yang berkaitan dengan gaji, kenaikan gaji berkala, cuti
pegawai, dan laporan anggaran, sehingga sangat tertutup dan tidak semua tugas
diberikan kepada peserta magang. Tugas yang diberikan kepada peserta magang
hanya seputar surat menyurat seperti menerima surat disposisi yang masuk untuk
kabag dan surat dari luar instansi untuk kabag ataupun untuk bagian umum
kemudian didata di excel dan di susun sesuai jadwal agenda kegiatan, kemudian
diteruskan kepada kabag bagian umum.
Pada sub bagian kepegawaian tidak banyak yang bisa dilakukan peserta
magang karena tugas yang menyangkut anggaran dan bersifat tertutup.
31
b. Subbagian Tata Usaha
Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan pengumpulan dan
penyusunan bahan dalam rangka pelaksanaan tata usaha Walikota dan Wakil
Walikota, Tata usaha Sekretariat Daerah dan tata usaha Staf Ahli Walikota.
Pada dasar nya subbagian tata usaha berurusan dengan surat menyurat,
jadi semua surat yang masuk untuk Wali Kota Wakil Walikota dan sekretaris
Daerah harus melalui subbagian tata usaha. Dalam subbagian tata usaha ini dibagi
menjadi 2 bagian tugas yaitu menerima surat masuk dan menerima surat turun
atau disposisi.
Pada bagian surat masuk tugas yang diberikan adalah menerima semua
surat yang masuk untuk Walikota, Wakil Walikota dan Sekretariat Daerah dari
dalam instasi pemerintahan maupun diluar instansi. Surat yang masuk dalam surat
digital diberikan nomer index surat sesuai dengan urutan surat yang masuk
sehingga surat bisa dilacak, setelah surat didata dalam aplikasi, kemudian secara
otomatis terbentuk surat disposisi yang bisa dicetak. Pada bagian surat turun
tugasnya memenerima surat disposisi yang turun dari asisten, surat tersebut
kemudian dikode sesuai dengan isi surat dan ke bagian mana surat tersebut
diturunkan, setelah dilakukan pengkodean surat yang turun didata di excel dan
didistribusikan ke bagian terkait sesuai dengan disposisi.
c. Subbagian Rumah Tangga

Secara umum tugas utama subbagfian rumah tangga yaitu melakukan
pengumpulan dan penyusunan bahan dalam rangka pelakasanaan urusan rumah
tangga Walikota, Wakil Walikota dan Sekretariat Daerah
Tugas yang diberikan dalam subbagian rumah tangga sebagian besar menyangkut
sarana dan prasaran untuk semua kegiatan di balai Kota Malang seperti rapat,
pertemuan, dan kegiatan lainnya, tugas yang dilakukan adalah menyiapkan ruang
dan konsumsi, mendata agenda kegiatan dan konsumsi yang dibutuhkan.
32
3.2.3. Kegiatan Magang Praptiwi
Berikut ini kami sertakan agenda kegiatan magang harian Praptiwi selama
31 hari menjalani proses magang di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota
Malang:
Tabel 3.6
Kegiatan Magang Praptiwi
No Tanggal Bidang Kerja Jenis Kegiatan
1.  12 – 16 Agustus Subbagian Tata - Mengentri surat yang
2019 Usaha masuk melalui aplikasi
 2 – 6 Sepetember surat digital
2019 - Mengarsipkan surat ke
 09 – 13 buku asisten 1,2 dan 3
September 2019 - Mengentri surat keluar ke
Microsoft Excel
- Menulis kartu kendali
- Mengkode surat turun
dengan kode – kode yang
telah ditentukan
- Mengirim atau menyebar
surat turun
2.  19 – 23 Agustus Subbagian - Menerima surat masuk
2019 Kepegawaian untuk Kabag Bagian
 16 – 20 Umum
September 2019 - Mengentri surat masuk ke
 23 Semptember Microsoft Excel
2019 - Menaikan surat ke Kabag
Bagian Umum
3.  26 – 30 Agustus Subbagian - Membantu
2019 Rumah Tangga mempersiapkan kegiatan
rapat
33
A. Bagian Tata Usaha, tanggal 12 – 16 Agustus 2019
Pada hari pertama magang tepat pada hari Senin, 12 Agustus 2019 peserta
magang mendapatkan pengarahan guna untuk pembagian pelaksanaan tugas
magang. Pembagian tugas magang tersebut terdapat 3 bagian yaitu di Sub
Bagian Tata Usaha, Sub Bagian Rumah Tangga dan Sub Bagian Kepegawaian.
Pada pembagian tugas tersebut pada minggu pertama saya medapatkan tugas
pada Sub Bagian Tata Usaha. Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas
melakukan pengumpulan dan penyusunan bahan dalam rangka pelaksanaan
tata usaha Walikota dan Wakil Walikota, tata usaha Sekretaris Daerah dan tata
usaha Staf Ahli Walikota. Tetapi pada saat hari pertama saya bertugas di
Bagian Tata Usaha saya diajarkan bagaimana cara mengelola surat masuk dan
surat keluar. Saat mengelola surat masuk langkah pertama yang harus di
perhatikan yaitu pada perihal surat masuk tersebut atau isi surat yang diajukan.
Saat terdapat surat masuk dari seseorang, tak lupa diberi surat tanda terima
yang berisikan nomor urut surat dan perihal yang diajukan. Kemudian surat
tanda terima tersebut diberikan kepada orang yang mengajukan surat. Surat
tanda terima tersebut mempunyai kegunaan sebagaimana saat seseorang
tersebut mengecheck surat seseorang tersebut sudah turun atau belum dan surat
tersebut turunnya dimana.
Setelah itu dilakukan pengarsipan surat masuk pada aplikasi surat digital.
Dimana surat terebut pertama kali harus di scan terlebih dahulu guna untuk
arsip yang di simpan di komputer tersebut. Seteah di scan dan masuk pada
pengisian data, dimana data tersebut sesuai dengan isi surat yang masuk. Yang
dimaksud dengan isi surat tersebut tak jauh berbeda dengan yang terdapat pada
pengarsipan di buku. Jadi pada aplikasi tersebut mengisi tentang nomor surat,
tanggal surat, perihal, tanggal surat masuk, nomer agenda, sifat surat ( segera
dan biasa ), menentukan surat tersebut termasuk asisten berapa yang akan
dituju dan setelah itu mencetak lembar disposisi yang setelah dicetak akan di
jadikan satu dengan surat masuk yang asli. Setelah mencetak lembar disposisi
tersebut, selanjutnya di ajarkan bagaimana cara untuk mengarsip surat masuk
tersebut di buku besar yang tertulis buku asisten 1, 2 dan asisten 3. Asisten 1
merupakan Asisten Pemerintahan dan Kesra, Asisten 2 merupakan Asisten
34
Perekonomian dan Asisten 3 merupakan Asisten Administrasi Umum.
Penulisan pada buku asisten tersebut menyangkut tentang nomor surat, tanggal
surat, asal surat, perihal surat, dan nomor agenda. Setelah perihal surat tersebut
di arsipkan di buku seperti contoh pengarsipan pada gambar tersebut. Buku
pengasipan yang merupakan buku asistensi 1, 2 dan 3. Selanjutnya lembar
disposisi tersebut harus ada paraf dari Kepala Sub Bagian Tata Usaha, jika
lembar disposisi tersebut sudah di paraf, buku pengarsipan tersebut harus di
setorkan ke bagian asisten 1,2 dan 3. Pada minggu pertama di Sub Bagian Tata
Usaha, saya mencoba sedikit demi sedikit untuk memulai mengerjakan tugas
surat masuk dengan mngarsipkan surat masuk ke buku besar tersebut,
meskipun masih di tuntun untuk mengerjakannya.
Tabel 3.7
Buku Surat Masuk
No. Surat Masuk Keterangan

Dari Tanggal Nomor Perihal
Surat
1. Bupati Kediri 12.09.2019 - Undangan Festival 6318
Kelud 2019 pada
hari Sabtu, 14
September 2019
pukul 07.30 WIB
di rest area bawah
kawasan wisata
Gunung Kelud
2. Yayasan 23.09.2019 020 – B/ Permohonan 6665
Insan YIPM/ pemanfaatan lahan
Permata IX/ 2019 kosong aset
Malang pemerintah daerah
Kota Malang.
3. Dinas 08.08.2019 900/ Realisasi anggaran 5437
Perumahan 3342/ dan progres
dan 35.73.200/ pengadaan barang/
Permukiman 2019 jasa
Pada tabel 3.7 merupakan contoh isi tabel yang ada pada buku surat masuk.
Setiap surat yang masuk akan dilihat terlebih dulu kepada siapa surat masuk
ditunjukan. Kemudian surat masuk perihal dari surat-surat masuk, seperti pada
35
tabel diatas. Perihal yang tertera pada surat masuk diarsipkan pada buku surat
masuk sesuai dengan perihal yang tertera pada surat yang diajukan.
B. Bagian Kepegawaian, tanggal 19 – 23 Agustus 2019
Pada minggu ke dua di Sub Bagian Kepegawaian di beri pengarahan terlebih

dahulu bagaimana kerja di sub bagian kepegawaian. Pekerjaan di bagian
kepegawaian tidak jauh berbeda dengan Tata Usaha. Dimana pada Bagian
Kepegawaian diajarkan bagaimana cara mengentri surat turun, dimana surat turun
tersebut untuk Kepala Bagian Umum. Dimana saat mengentri surat turun tersebut
yang perlu di perhatikan adalah surat turun tersebut dari mana, tanggal surat,
nomor surat, perihal/ isi dari surat tersebut, tanggal diterima surat, nomor agenda,
sifat surat tersebut ( amat segera, segera dan biasa ), diteruskan pada sub bagian
mana ( Tata Usaha, Rumah Tangga dan Kepegawaian), disposisi dan tanggal
disposisi. Di sub bagian kepegawaian ini tidak banyak melakukan pekerjaan
selain mengentri surat tesebut. Jadi selama di sub bagian kepegawaian hanya
mengentri surat turun yang ditujukan untuk Kepala Bagian Umum dan membantu
apa yang perlu di bantu, misalnya foto copy berkas berkas.
C. Bagian Rumah Tangga, tanggal 26 – 30 Agustus 2019
Minggu ke tiga di Sub Bagian Rumah Tangga diberikan pengarahan lagi

bagaimana kerja di rumah tangga. Sub Bagian Rumah Tangga melaksanakan
tugas yang mencakup urusan Walikota, Wakil Walikota, dan Sekretariat Daerah.
Dimana dalam Sub Bagian Rumah Tangga juga mempunyai tugas untuk
menyiapkan tempat ruangan untuk rapat dan konsumsi untuk kegiatan rapat. Hari
– hari berikutnya di Sub Bagian Rumah Tangga saya sudah melaksanakan tugas
yaitu menyiapkan konsumsi untuk kegiatan rapat. Dimana kegiatan rapat tersebut
sudah terjadwal pada papan yang terdapat pada ruangan Sub Bagian Rumah
Tangga. Jadi di Sub Bagian Rumah Tangga peserta magang hanya bekerja saat
terdapat jadwal kegiatan rapat saja.
36
D. Bagian Tata Usaha 02 – 13 September 2019
Pada saat minggu pertama saya juga di Sub Bagian Tata Usaha, dan pada
minggu ke empat dan ke lima saya di Sub Bagian Tata Usaha. Dimana pada
minggu ke empat ini saya di beri pengarahan lagi karena tidak di bagian surat
masuk lagi melainkan di surat keluar. Di surat keluar mempelajari mengenai
pencatatan dan pemberian nomor surat keluar. Dalam pemberian nomor surat
keluar, terdapat kode – kode yang khusus dimana kode tersebut sudah ditentukan
dengan buku panduan yang telah di ringkas menjadi satu halaman saja dan kode
tersebut sudah mencakup seluruh aspek seperti surat yang mengenai perizinan,
hukum, kesehatan, surat undangan dan masih banyak lagi. Pemberian kode
tersebut harus memperhatikan perihal surat yang diajukan. Surat keluar yang
dimaskud merupakan surat turun yang berasal dari assisten 1, 2 dan 3.
Setelah pemberian nomor pada surat turun, juga diajarkan bagaimana cara
menuliskan kartu kendali. Dimana menulis kartu kendali tersebut sesuai dengan
surat disposisi. Isi dari kartu kendali antara lain kode surat, nomor surat, nomor
urut surat, tanggal surat masuk, perihal, tanggal surat turun, OPD yang terkait
dengan isi surat, dan keterangan. Kartu kendali tersebut rangkap 4, karena untuk
mempermudah pengarsipan dan dokumentasi. Dalam pengarsipan surat kendali
diurutkan berdasarkan nomor urut surat yang sudah di tulis dengan tujuan
memudahkan dalam pencarian. Surat turun yang sudah di beri nomor surat, dan
telah di salin pada kartu kendali, surat turun tersebut akan dikirimkan sesuai
dengan disposisi. Saat mengirimkan surat, yang menerima surat tersebut harus
tanda tangan di bagian kartu kendali untuk bukti tanda terima bahwa surat turun
tersebut sudah diterima. Setalah kartu kendali yang sudah di tanda tangani oleh
penerima, diajarkan lagi bagaimana cara menginput kartu kendali pada Microsoft
Excel sesuai dengan isi yang ada dalam kartu kendali. Tujuan menginput kartu
kendali tersebut adalah untuk mengarsipkan surat turun. Saat menginput kartu
kendal bisa dilihat pada nomor urut yang telah di buat pada Microsoft Excel.
Menginput kartu kendali selain untuk mengarsipkan surat turun juga bisa
mempermudah untuk pencarian kode untuk mengetahui disposisi surat yang telah
diajukan oleh masyarakat atau kelompok masyarakat. Kode tersebut didapatkan
37
saat seseorang tersebut mengirim surat dan pada bagian surat masuk seseorang
tersebut diberikan kartu tanda terima yang terdapat kode tersebut.
Pada minggu ke empat dan ke lima saya mulai menjalankan tugas – tugas
yang sudah di jelaskan. Bagaimana cara mengkode surat, membuat kartu kendali,
dan menginput kartu kendali di Mocrosoft Excel. Tetapi saat pengirimian atau
penyebaran surat tersebut peserta magang hanya di beri kesempatan mengirim
atau menyebarkan surat tersebut di lingkup Balaikota Malang saja. Dimana
lingkup Balaikota Malang meliputi Bagian Kesejahteraan Rakyat dan
Kemasyarakatan, BKD, Bagian Hukum, Bagian Perekonomian, Bagian
Organisasi, Bagian Pemerintahan, Bagian Keuangan dan Perlengkapan, Bagian
Humas, BPKAD, Bagian SDA PI, Satpol PP, Inspektorat, dan Barenlitbang.
Sedangakan surat turun yang harus dikirim di luar Balaikota biasanya surat yang
turun di BP2D, Kominfo, Dinas Lingkungan Hidup, Dispora dan sebagainya.
Yang bertugas mengirim atau menyebar surat di luar Balaikota Malang adalah
pegawai yang berada di Sub Bagian Tata Usaha.
E. Bagian Kepegawaian, tanggal 16 – 20 dan 23 September 2019
Pada minggu terakhir melaksanakan magang saya berada di Sub Bagian

Kepegawaian. Pada minggu ini tak jauh lagi dari minggu ke dua saat di Sub
Bagian Kepegawaian. Seperti biasa menjalankan tugas yaitu menginput surat –
surat yang masuk di Bagian Umum yang di tujukan pada Kepala Bagian Umum.
3.2.4 Kegiatan Magang Dwike Yasmine Karimah

Berikut ini kami sertakan agenda kegiatan magang harian Dwike Yasmine
Karimah selama 31 hari menjalani proses magang di Bagian Umum Sekretariat
Daerah Kota Malang :
38
Tabel 3.8
Kegiatan Magang Dwike Yasmine Karimah
No Tanggal Bidang Kerja Jenis Kegiatan

1  12 – 16 Agustus Subbagian - Penyiapan tempat ruangan dan
2019 Rumah Tangga konsumsi untuk kegiatan rapat
 2 – 6 Sepetember
2019
2  19 – 23 Agustus Subbagian Tata - Pencatatan dan pemberian nomor
2019 Usaha surat keluar
 9 – 13 September - Penyimpanan dan pemeliharaan
2019 kartu kendali serta duplikasi surat
 16 – 20 keluar
September 2019 - Penyebaran surat turun sesuai
 23 Semptember disposisi
2019 - Pengarsipan surat turun, pada
Microsoft Excel
- Pengarsipan surat masuk pada
buku assisten 1, 2, dan 3 sesuai isi
surat.
- Menaikkan surat masuk sesuai
dengan asissten 1,2 dan 3
- Menginput surat masuk melalui
aplikasi surat digital.
- Mencetak surat disposisi untuk
setiap surat masuk.
3  26 – 30 Subbagian - Menerima Surat Masuk untuk
Agustus Kepegawaian Kepala Bagian
2019 - Menaikkan surat ke Kepala
Bagian
39
1. Subbagian Rumah Tangga
Subbagian Rumah Tangga melaksanakan urusan rumah tangga Walikota,

Wakil Walikota, dan Sekretariat Daerah. 12 Agustus 2019, peserta magang di
Briefing oleh Kepala Subbagian Kepegawaian untuk menyampaikan pembagian
bidang kerja masing-masing peserta magang. Pada minggu awal, peserta magang
melakukan pengenalan mengenai bidang kerja di subbagian rumah tangga.
Pada hari kedua, peserta magang membantu pegawai dalam penyiapan tempat
ruangan, serta konsumsi untuk kegiatan rapat. Kegiatan tersebut dilakukan
berulang-ulang selama kegiatan magang dilakukan pada bagian rumah tangga.
Tidak banyak kegiatan yang dapat dilakukan dalam bidang rumah tangga selain
mempersiapkan tempat ruangan, serta konsumsi untuk kegiatan rapat, dan
pelantikan. Setelah kegiatan rapat selesai, peserta magang bergabung dengan
peserta magang lainnya di bagian tata usaha.
2. Subbagian Tata Usaha

 Surat Keluar
Minggu ke-2 kegiatan magang berjalan, peserta magang melaksanakan

kegaiatan magang pada bagian Tata Usaha yang merupakan minggu pertama pada
bagian tersebut. Langkah kegiatan yang dilakukan pada kegiatan ini adalah
pembelajaran mengenai pencatatan dan pemberian nomor surat keluar. Dalam
pemberian nomor pada surat keluar, terdapat kode-kode khusus yang telah
ditentukan sesuai dengan buku panduan yang terlah di rangkum menjadi satu
halaman serta mencakup seluruh aspek, seperti surat undangan, perizinan, hukum,
dan lain sebagainya. Kode yang diberikan disesuaikan dengan perihal surat yang
diajukan. Surat yang dimaksudkan dalam pemberian nomor, yaitu surat turun dari
assiten 1, 2, dan 3.
Setelah pemberian nomor pada surat turun, peserta magang diajarkan
bagaimana cara menuliskan kartu kendali. Kartu kendali ditulis sesuai dengan
surat disposisi. Isi kartu kendali, antara lain kode surat, nomor surat, nomor urut
surat, tanggal surat masuk, perihal, tanggal surat turun, OPD yang terkait dengan
isi surat, dan keterangan. Surat kendali rangkap 4 lembar, untuk memudahkan
40
pengarsipan dan dokumentasi. Selain itu, dalam pengarsipan, kartu kendala
diurutkan berdasakan nomor urut surat. Hal tersebut dilakukan untuk
memudahkan dalam pencarian.
Surat turun yang telah diberi nomor surat, dan telah disalin pada kartu
kendali, akan di kirimkan atau disebarkan sesuai dengan disposisi. Pengiriman
atau penyebaran surat turun, tidak hanya di kirim lalu di tinggal. Melainkan
terdapat kolom tanda terima pada kartu kendali. Penyebaran yang dilakukan oleh
peserta magang hanya pada lingkup balaikota antara lain Bagian Pemerintahan,
Bagian hukum, Bagian Organisasi, Bagian Pengembangan Perekenomian, Bagian
Keuangan dan Perlengkapan, Bagian Kesejahteraan Rakyat dan Kemasyarakatan,
Bagian Humas, Bagian SDA PI, Inspektorat, Barenlitbang, BKD, Satpol PP, dan
BPKAD. Apabila surat turun, terdapat pada bagian di luar kantor balaikota.
Pengiriman dilakukan oleh pegawai pada subbagian tata usaha seperti pada
dikominfo, BP2D, Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Satu Pintu
(DPMPTSP), Dinas Lingkungan Hidup, Dispora, Dinas Perhubungan, dan lain
sebagainya.
Kemudian peserta magang di ajarkan bagaimana menginput kartu kendali
pada Microsoft Excel sesuai dengan isi yang ada dalam kartu kendali. Menginput
kartu kendali, dimaksudkan untuk mengarsipkan surat turun. Dalam menginput
kartu kendali, bisa dilihat dari nomor urut yang telah dibuat pada Microsoft Excel.
Input surat kendali selain untuk mengarsipkan data-data surat turun, juga berguna
untuk memudahkan pencarian kode untuk mengetahui disposisi surat yang telah
diajukan oleh masyarakat, atau kelompok masyarakat.
 Surat Masuk
Minggu ke-2 pada bagian Tata usaha, peserta magang mempelajarai

bagaimana mengelola surat masuk. Pengelolaan surat masuk diawali dengan
melihat perihal, atau isi yang diajukan. Surat yang masuk yang diajukan diberikan
surat tanda terima, yang berisi nomor urut surat masuk. Pada bagian ini dilakukan
pengarsipan pada buku besar yang tertulis buku assisten 1, 2 dan 3. Pengarsipan
pada buku besar dilakukan sesuai perihal dalm isi surat masuk. Dalam buku
assisten, menyangkut tentang no.surat, tanggal surat, asal surat, perihal surat, serta
41
nomor agenda. Pengarsipan dalam buku assisten merupakan bentuk fisik data-data
surat yang masuk. Berikut isi dari Buku Surat Masuk untuk Assisten 1, 2, dan 3 :
Tabel 3.9
Buku Surat Masuk Assisten 1 “Pemerintah dan Kesejahteraan Sosial”
No Surat Masuk
Keterangan
. Dari Tanggal No. Surat Perihal
Pengibaran
B-
Menteri bendera Negara
1010/Msesneg
1 Sekretaris 11.09.2019 Setengah Tiang dan 6309
/TU.00/09/201
Negara RI Hari berkabung
9
Nasional
Sinergitas Kinerja
Gubernur 138/17970/01
2 30.08.2019 Kecamatan Tahun 6310
Jatim 1.1/2019
2019
Parina
Pembangun
01/TPQ.MD.A Permohonan
3 an Musholla 16.08.2019 6311
D.UM/2019 Bantuan Dana
dan TPQ Al-
Khodijah
Pada Tabel 3.9 merupakan Buku Surat Masuk untuk Assisten 1, dari tabel
tersebut terlihat perihal dari surat masuk merupakan bagian dari pemerintah dan
kesejahteraan sosial. Dalam buku surat masuk, dari, tanggal surat, nomor surat
yang diajukan, serta perihal dari surat yang akan diajukan. Sedangkan pada kolom
bagian Keterangan merupakan nomor urut yang ada pada aplikasi Surat Digital,
yang memudahkan mencari surat-surat apabila terjadi kesalahan. Selain itu,
aplikasi Surat Digital merupakan implementasi penggunakaan teknologi dalam
mengarsipkan surat-surat masuk.
42
Tabel 3.10
Buku Surat Masuk Assisten 2 “Perekonomian”
No Surat Masuk
Keterangan
.
Dari Tanggal No. Surat Perihal
PD BPR Laporan
Tugu Artha 580/467/35.73 Pengawasan
1 9.8.2019 5431
Kota .602/2019 Rencana Bisnis PD
Malang BPR Tugu Artha
Pelaksanaan
Konsultasi Ke PD
DPRD 170/2521/35.7
2 8.8.2019 Pembangunan 5435
Malang 3.250/2019
Sarana Jaya di
Jakarta
Dinas
Perumahan
Realisasi anggaran
dan
900/3342/35.7 dan progress
3 Kawasan 8.8.2019 5437
3.304/2019 pengadaan barang /
Permukima
jasa
n Kota
Malang
Pada Tabel 3.10 merupakan buku surat masuk untuk Assisten 2. Seperti perihal
yang ada pada tabel diatas yang merupakan bagian dari assiten Perekonomian.
43
Tabel 3.11
Buku Surat Masuk Assisten 3 “Administrasi Umum”
No Surat Masuk
Keterangan
.
Dari Tanggal No. Surat Perihal
Undangan. Senin,
Inspektorat
005/555/35.73 20.9.2019 pukul
1 Sekda Kota 24.9.2019 6643
.401/2019 14.00 di Ruang
Malang
Rapat Tumapel
Permohonan
Dishub Kota 800/1109/35.7 Pinjam tempat,
2 23.9.2019 6650
Malang 3.310/2019 pinjam LCD dan
Bantuan Konsumsi
Permohonan
persetujuan
Dinkes Kota 800/5519/35.7
3 23.9.2019 pengadaan 6652
Malang 3.302/2019
pegawai Non PNJ
BLUD
Pemeriksaan
19/Redaksi-
4 DETIK 17.9.2019 Walikota Malang 6653
Detik/IX-2019
Sutaji oleh KPK
Pada Tabel 3.11 merupakan isi buku surat masuk untuk assisten 3
(Administrasi Umum). Setiap surat masuk dipilah sesuai dengan perihal dan
keperluan dari surat-surat yang diajukan oleh masyarakat, organisasi, opd dan lain
sebagainya.
Surat masuk yang telah tercatat dalam buku assisten 1, 2 dan 3, kemudian
dinaikkan sesuai dengan assisten 1,2 dan 3. Selanjutnya pembelajaran mengenai
input surat masuk melalui aplikasi surat digital. Pada penginputan surat yang
masuk di scan, kemudian mengisi data sesuai dengan isi surat. Data yang
dibutuhkan anatara lain, scan surat masuk, nomor surat, tanggal surat, asal surat,
perihal, tanggal surat masuk, nomor agenda, sifat surat (segera dan biasa), assisten
yang dituju untuk mencetak lembar disposisi, yang kemudian dijadikan satu
44
dengan surat masuk yang asli. Hal tersebut dilakukan untuk pengarsipan dalam
bentuk digital. Dengan adanya teknologi, dapat membantu memudahkan dalam
proses pencarian data apabila terjadi kekeliruhan.
Kegiatan mengelola dan pengarsipan surat dalam bidang tata usaha,
dilakukan secara berulang-ulang sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan
sebelumnya. Menurut peserta magang, bagian tata usaha menjadi tempat yang
banyak memberikan pembelajaran mengenai pelayanan kepada masyarakat, atau
instansi-instansi melalui surat menyurat yang diajukan.
3. Subbagian Kepegawaian
Minggu ke-3 kegiatan magang, seperti pada jadwal yang telah dibagikan di
awal kegiatan, peserta magang berkegiatan pada subbagian kepegawaian. Pada
bagian ini, peserta magang melakukan pembelajaran mengenai surat disposisi
untuk kepala bagian. Tidak banyak yang bisa dilakukan oleh peserta magang pada
bagian ini, sama seperti bagian rumah tangga. Karena menurut peserta magang,
pada bagian kepegawaian mempunyai tugas melakukan penyusunan bahan
penyelesaian administrasi kepegawaian Sekretariat daerah dan Staf Ahli Walikota
yang meilputi kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, cuti, dan laopran berkala.
Peserta magang, hanya dapat melakukan kegiatan surat menyurat, seperti surat
disposisi untuk subbagian kepegawaian, atau surat disposisi untuk kepala bagian.
3.3. Bentuk-Bentuk Dukungan

Adapun bentuk-bentuk dukungan yang diberikan oleh pegawai di Bagian
Umum dalam penyusunan laporan magang kami adalah sebagai berikut:
1. Intelektualitas dan Keramahan Pegawai Bagian Umum
Selama proses magang, kami diperlakukan dengan ramah oleh para
pegawai Bagian Umum. Segenap jajaran pegawai tidak sungkan untuk
mengarahkan, membagikan pengalaman serta pengetahuannya kepada kami
dan turut aktif membantu proses penyusunan laporan magang ini.
2. Kemampuan Pegawai Bagian Umum
Ilmu dan pengalaman yang dimiliki oleh pegawai di tempat penulis
melaksanakan magang rata-rata sangat bagus. Ilmu dalam bidang
45
Administrasi Publik/Negara pun mereka sangat menguasai, hal tersebut
terbukti ketika penulis mengamati langsung para pegawai dalam melakukan
pekerjaannya.
3. Antusias dan Semangat Kerja Yang Sangat Baik dari Pimpinan dan juga
Pegawai.
Semangat kerja yang dimiliki oleh pimpinan dan Pegawai di lingkungan
penulis dalam melaksanakan magang sangat memberikan dampak kepada
penulis. Hal tersebut merupakan dukungan secara psikis yang dapat
memberikan semangat untuk bekerja dengan giat dan semangat. Sehingga
selama pelaksanaan magang, pegaai-pegawai di kantor memberikan semangat
untuk terus belajar hal-hal yang belum kita ketahui disana.
3.4. Hambatan-Hambatan
Pelaksanaan magang yang penulis lakukan di Bagian Umum Sekretariat

Daerah tidak terlalu menemui hambatan yang berarti. Namun, tetap saja ada
beberapa hambatan yang sedikit membuat penulis mengalami kendala dalam
melaksanakan magang. Berikut merupakan hambatan-hambatan yang penulis
temui selama pelaksanaan magang
Hambatan yang dihadapi oleh peserta magang adalah kurangnya SDM

yang berada di kantor. Sehingga banyak pekerjaan yang pada minggu awal kurang
kita pahami, mengalami kesilutan karena banyak pegawai yang mengantar surat
ke dinas-dinas lain yang berada di luar kantor Walikota. Pegawai yang mengantar
surat ke luar kantor, seringkali tidak segera kembali untuk mengerjakan tugas
sesuai bidangnya. Selain itu, diawal kegiatan magang pada minggu pertama
pelaksanaan magang belum berjalan efektif dikarenakan masih menjalani adaptasi
dengan pekerjaan yang akan dilaksanakan di kantor.
46
BAB IV
PEMBAHASAN
4.1 Teori
4.1.1 Teori Organisasi
Organisasi merupakan elemen yang sangat diperlukan di dalam kehidupan

manusia (apalagi dalam kehidupan modern). Organisasi membantu kita
melaksanakan hal-hal atau kegiatan-kegiatan yang tidak dapat dilaksanakan
dengan baik sebagai individu. Di samping itu, dapat dikatakan lagi bahwa
organisasi-organisasi membantu masyarakat; membantu kelangsungan
pengetahuan dan ilmu pengetahuan. Ia pun merupakan sumber penting aneka
macam karier di dalam masyarakat.
Organisasi-organisasi merupakan bagian dari lingkungan tempat kita

bekerja, tempat kita bermain. Pendek kata, organisasi adalah tempat kita
melakukan apa saja. Organisasi-organisasi memengaruhi kehidupan.
Sebaliknya, kita dapat pula mempengaruhi organisasi. Organisasi-organisasi
dapat memenuhi aneka macam kebutuhan manusia. Keutuhan itu misalnya
kebutuhan emosioal, spiritual, intelektual, ekonomi, politik, psikologis,
sosiologis, kultural, dan sebagainya.
Hal pertama yang kita perlukan dalam studi tentang organisasi-organisasi

adalah definisi eksplisit tentang apa yang dimaksud dengan suatu organisasi.
James L. Gibson c.s menyatakan bahwa : “Organisasi-organisasi merupakan
entitas-entitas yang memungkinkan masyarakat mencapai hasil-hasil tertentu,
yang tidak mungkin dilaksanakan oleh individu-individu yang bertindak secara
sendiri” (Gibson, et.al., 1985:7).
Organisasi-organsasi dicirikan oleh perilaku yang diarahkan ke arah

pencapaian tujuan. Mereka mengupayakan pencapaian tujuan-tujuan dan
sasaran-sasaran, yang dapat dilaksanakan secara lebih efektif dan efisien. Hal
47
itu melalui tindakan-tindakan individu-individu serta kelompok-kelompok
secara terpadu.
Apabila orang-orang berinteraksi untuk mencapai sasaran-sasaran
individual maupun sasaran-sasaran bersama, maka terdapatlah sebuah
organisasi. Sebuah organisasi dapat distruktur berdasarkan peranan hubungan
aktivitas dan sasaran-sasaran. Ada organisasi yang sederhana, ada pula
organisasi yang kompleks. Di dalamnya pun terlibat ribuan anggota organisasi
yang bersangkutan. Masing-masing anggota sesuatu organisasi memiliki dua
macam konsep, yakni :
- Konsepnya sendiri tentang sasaran-sasaran pribadinya di dalam organisasi
tempat ia bekerja
- Efektivitas keorganisasian
Di samping itu efektivitas keorganisasian mengharuskan adanya suatu
integrasi dari semua konsep-konsep individual, dan sasaran-sasaran organisasi
yang bersangkutan menjadi sebuah konsep bersama menyeluruh dari sasaran-
sasaran organisasi ang ada. Sasaran-sasaran keorganisasian menyeluruh
tersebut memberikan pengarahan bgi aktivitas-aktivitas setiap anggota
didalam organisasi yang bersangkutan. Elemen inti suatu organisasi adalah
orang-orang yang berinteraksi. Interaksi demikian merupakan kondisi yang
diperlukan sekaligus kondisi cukup, guna menetapkan eksistensi organisasi
yang ada. Di samping itu organisasi juga memiliki elemen-elemen yang
bekerja, yakni simber-sumber daya yang mendeterminasi keefektivan
organisasi tersebut. Elemen-elemen kerja mencakup sumber-sumber daya
nonmanusia, dan kemampuan orang-orang mencakup kemampuan untuk
bertindak kemampua untuk memengaruhi orang-orang lain dan kemampuan
untuk memanfaatkan konsep-konsep :
- Menciptakan
- Perencanaan
- Pegorganisasian
- Memotivasi
- Berkomunikasi dan pengawasan
48
Apabila semua sumer daya dimanfaatkan attau di manajemenkan secara
baik, terdapatlah sebuah organisasi yang efektif. Hal itu akan terjadi apabila
sasaran-sasarannya tercapai secara efektif pula. Organisasi-organisasi terdapat
karena orang-orang mengekspektasi bahwa beberapa di antara sasaran-sasaran
mereka dapat dicapai sebaiknya melalui upaya bersama atau upaya gabungan.
Manusia kerapkali mengupayakan pemuasan kebutuhan-kebutuhan biologikal,
yang diperlukan guna mempertahankan kehidupn melalui bantuan organisasi-
organisasi.
 Budaya Organisasi
Menurut Stoner (Waridin dan Masrukhin, 2006) budaya (culture)
merupakan gabungan kompleks dari asumsi, tingkah laku, cerita, mitos,
metafora dan berbagai ide lain yang menjadi satu untuk menentukan apa arti
menjadi anggota masyarakat tertentu. Budaya organisasi atau corporate culture
sering diartikan sebagai nilai-nilai, simbol-simbol yang di mengerti dan
dipatuhi bersama, yang dimiliki suatu organisasi sehingga anggota merasa satu
keluarga dan menciptakan suatu kondisi anggota organisasi tersebut merasa
berbeda dengan organisasi lain. Menurut Mas’ud (2004), budaya organisasi
adalah sistem makna, nilai-nilai dan kepercayaan yang dianut bersama dalam
suatu organisasi yang menjadi rujukan untuk bertindak dan membedakan
organisasi satu dengan organisasi lain. Schein (2004) mendefinisikan budaya
sebagai pola asumsi dasar dipelajari bersama oleh kelompok seperti
memecahkan masalah atas integrasi internal dan adaptasi eksternal. Sebuah
stidu yang relative baru oleh Steers, Sanchez runde dan Nardon (2010)
menyimpulkan bahwa budaya dibagi olehanggota kelompok yang belajar
melalui keanggotaan dalam kelompok dengan asumsi memperoleh, perilaku
dan nilai-nilai yang mem[pengaruhi sikap dan perilaku sosial anggota
kelompok. Budaya organisasi selanjutnya menjadi identitas atau karakter
utama organisasi yang dipelihara dan dipertahankan. Robins (2006),
menyatakan bahwa budaya organisasi merupakan suatu sistem makna bersama
yang dianut oleh anggota-anggota organisasi yang membedakan organisasi itu
dari organisasi-organisasi lain. Budaya organisasi adalah suatu sistem nilai
49
yang diperoleh dan dikembangkan oleh organisasi dan pola kebiasaan dan
falsafah dasar pendirinya, yang terbentuk menjadi aturan yang digunakan
sebagai pedoman dalam berfikir dan bertindak dalam mencapai tujuan
organisasi. Budaya yang tumbuh menjadi kuat mampu memacu organisasi
kearah perkembangan yang lebih baik.
4.1.2 Perilaku Organisasi

Duncan dalam Deddy Mulyadi (2015) mendifinisikan perilaku organisasi
adalah suatu studi yang menyangkut aspek –aspek tingkah laku manusia dalam
suatu organisasi atau suatu kelompok tertentu. Ia meliputi aspek yang
ditimbulkan dari pengaruh organisasi terhadap manusia demikian pula aspek
yang ditimbulkan dari pengaruh manusia terhadap organisasi. Tujuan praktis
dari penelaahan studi ini adalah untuk mendeterminasi bagaimanakah perilaku
manusia itu mempengaruhi usaha pencapaian tujuan-tujuan organisasi.
Adam Indrawijaya, perilaku organisasi adalah suatu bidang studi yang

mempelajari semua aspek yang berkaitan dengan tindakan manusia, baik aspek
pengaruh anggota terhadap organisasi maupun pengaruh organisasi terhadap
anggota.
Perilaku organisasi adalah bidang studi yang menyelidiki dampak

perorangan, kelompok, dan struktur pada perilaku dalam organisasi dengan
maksud menerapkan pengetahuan semacam itu untuk memperbaiki keefektifan
organisasi. (Stephen P. Robbins)
Goerge & Jones (2002) dalam Wayan Gede Supartha dan Desak Ketut
Sintaasih (2017) memberikan lima tantangan untuk mengelola Perilaku
organisasi yaitu :
1) Bagaimana menggunakan teknologi informasi untuk mendorong

kreativitas dan “organizational learning”.
2) Bagaimana menggunakan sumber daya manusia guna mencapai
keunggulan bersaing
3) Bagaimana membangun suatu lingkungan organisasi yang etis/beretika
50
4) Bagaimana mengelola beragam tenaga kerja
5) Bagaimana mengelola lingkungan global yaitu mengelola perilaku
organisasi sebagai perluasan organisasi secara international
Perilaku manusia dalam organisai adalah awal dari perilaku organisasi,

karena masnusia merupakan pendukung utama dalam organisasi. Sikap dan
perilaku orang yang beraneka ragam dalam organisasi ini dipelajari untuk
mencari solusi tentang bagaimana manajemen dapat mengelola organisasi
secara efektif. Oleh karena itu persoalan-persoalan manusia senantiasa terus
berkembang dan semakin rumit yang berdampak kepada rumitnya perilaku
dalam organisasi. Di sisi lain, organisasi sendiri berkembang sejalan dengan
bekembangnya keadaan. Perilaku organisasi memberikan sumbangan
pemikiran untuk meningkatkan kinerja organisasi dengan menunjukkan
kepada para pimpinan bagaimana sikap dan perilaku karyawan terkait
kepuasan masyarakat.
McShane and Glinow (2008) dalam Wayan Gede Supartha dan Desak
Ketut Sintaasih (2017), menyatakan bahwa dalam mempelajari perilaku
organisasi perhatian dipusatkan pada tiga karakteristik yaitu : perilaku,
struktur, dan proses.
1. Perilaku
Karakteristik pertama dalam mempelajari perilaku organisasi adalah

perilaku. Fokus dari perilaku keorganisasian adalah perilaku individu dalam
organisasi. Untuk dapat memahami perilaku keorganisasian maka harus
mampu memahami perilaku berbagai individu dalam organisasi.
Tujuan pertama dari mempelajari perilaku keorganisasian adalah untuk

dapat memahami dan menjelaskan kejadian-kejadian yang terjadi dalam
organisasi. Dengan demikian kita dapat mengembangkan cara berpikir tentang
kejadian-kejadian didalam lingkungan organisasi. Memahami perilaku yang
terjadi didalam organisasi saja belum cukup, karena harus meramalkan
kejadian-kejadian tersebut.
51
Setelah memahami perilaku-perilaku yang terjadi dalam organisasi, maka
tujuan kedua mempelajari perilaku organisasi adalah, kita harus mampu untuk
meramalkan dan menjelaskan kejadian-kejadian yang terjadi dalam organisasi.
Jika kita menjumpai pola kejadian yang berulang-ulang dalam organisasi, kita
tentu ingin mengidentifikasi kekuatan-kekuatan dan faktor-faktor kelemahan
yang menyebabkan faktor tertentu terjadi. Hal ini penting karena dengan
demikian kita akan dapat meramalkan apa yang akan terjadi dikemudian hari
jika kondisi yang sama muncul, sehingga membuat lingkungan kita menjadi
lebih stabil.
Selanjutnya tujuan ketiga yang paling penting dalam mempelajari

perilaku organisasi adalah mengendalikan perilaku-perilaku dalam organisasi.
Jika manajer/pimpinan organisasi dapat memahami dan menjelaskan secara
seksama perilaku-perilaku yang terjadi dalam organisasi, maka dia akan dapat
menciptakan situasi yang menghasilkan perilaku-perilaku yang diinginkan dan
mengurangi perilaku-perilaku yang tidak diinginkan. Kemampuan kita untuk
mengendalikan moral dan perilaku dalam organisasi menjadi isu penting
sekarang ini.
2. Struktur
Karakteristik yang kedua dalam mempelajari perilaku keorganisasian

adalah struktur dari organisasi dan kelompok. Struktur berkaitan dengan
hubungan yang bersifat tetap dalam organisasi, bagaimana pekerjaan-
pekerjaan dalam organisasi dirancang, bagaimana pekerjaan-pekerjaan itu
diatur dalam organisasi. Struktur organisasi berpengaruh besar terhadap
perilaku organisasi atau orang-orang dalam organisasi serta efektivitas dari
organisasi tersebut.
3. Proses
Karakteristik yang ketiga dari perilaku keorganisasian adalah proses

organisasi. Proses organisasi berkaitan dengan interaksi yang terjadi antara
anggota organisasi. Proses organisasi antara lain meliputi komunikasi,
kepemimpinan, proses pengambilan keputusan dan kekuasaan. Salah satu
52
pertimbangan utama dalam merancang struktur organisasi yang efektif adalah
agar berbagai proses tersebut dapat dilakukan dengan efisien dan efektif.
Perilaku organisasi sangat penting untuk dipahami maka dapat dirangkum

bahwa organisasi adalah studi yang menyangkut segala aspek tingkah laku
manusia di dalam organisasi dimana aspek tingkah laku manusia tersebut
dapat mempengaruhi tujuan dan cara kinerja organisasi.
4.1.3 Kinerja Organisasi

Stephen O Robbins dalam I Gusti Agung Rai (2008) mendefinisikan
Kinerja merupakan hasil evaluasi terhadap pekerjaan yang telah dilakukan
dibandingkan dengankriteria yang telah ditetapkan bersama. Sedangkan
menurut Ahuya kinerja adalah cara perseorangan atau kelompok dari suatu
organisasi menyelesaikan suatu pekerjaan atau tugas.
Kinerja menurut Abdullah, Ma’ruf (2014) adalah prestasi kinerja yang
merupakan hasil dari implementasi rencana kerja yang dibuat ole suatu institusi
yang dilaksanakan oleh pimpinan dan karyawan SDM yang bekerja di institusi
itu baik pemerintah maupun perusahaan (bisnis) untuk mencapai tujuan
organisasi. Sedangkan menurut Moeheriono dalam Abdullah (2014), kinerja
atau performance merupakan gamabran mengenai tingkat pencapaian
pelaksanaan suatu program kegiatan atau kebijakan dalam mewujudkan
sasaran, tujuan, visi, dan misi organisasi yang dituangkan melalui perencanaan
strategis suatu organisasi.
Kinerja yang terpelihara dan berkembang meningkat akan berdampak
positif bagi organisasi atau lembaga bisnis yang bersangkutan. Kategori ukuran
kinerja menurut Moeheriono, sebagai berikut:
a) Efektif, indikator ini mengukur derajat kesesuaian yang dihasilkan dalam
menvapai sesuatu yang diinginkan. Indikator efektivitas ini menjawab
pertanyaan mengenai apakah kita melakukan sesuatu yang sudah benar
(are we doing the right)
b) Efisien, indikator ini mengukur derajat kesesuaian proses menghasilkan
output dengan menggunakan biaya serendah mungkin. Indikator
53
efektivitas ini menjawab pertanyaan menganai apakah kita melakukan
sesuatu dengan benar (are we doing things right?)
c) Kualitas, indikator ini mengukur derajat kesesuaian antara kualitas produk
atau jasa yang dihasilkan dengan kebutuhan dan harapan konsumen
d) Ketepatan waktu, indikator ini mengukur apakah pekerjaan telah
diselesaikan secara benar dan tepat waktu
e) Produktivitas, indikator ini mengukur tingkat efektivitas suatu organisasi.
f) Keselamatan, inidkator ini mengukur kesehatan organisasi secara
keseluruhan serta lingkungan kerja para karyawan ditinjau dari aspek
kesehatan.
Salim dan Woodward dalam Ratminto dan Atik Septi Winarsih (2005
:174) mengemukakan indikator kinerja antara lain: economy, efficiency,
effectiveness, equity. Secara lebih jelas diuraikan sebagai berikut:
a) Economy atau ekonomis adalah penggunaan sumber daya sesedikit

mungkin dalam proses penyelenggaraan pelayanan publik.
b) Efficiency atau efisiensi adalah suatu keadaan yang menunjukkan
tercapainya perbandingan terbaik antara masukan dan keluaran dalam
penyelenggaraan pelayanan publik.
c) Effectiveness atau efektivitas adalah tercapainya tujuan yang telah
ditetapkan, baik itu dalam bentuk target, sasaran jangka panjang maupun
misi organisasi.
d) Equity atau keadilan adalah pelayanan publik yang diselenggarakan
dengan memperhatikan aspek-aspek kemerataan.
Kinerja merupakan alat ukur yang bisa diandalkan untuk mengetahui

perkembangan dan kemajuan sebuah organisasi. Meskipun pemahaman tentang
kinerja sangat bervariasi namun secara kinerja adalah sekumpulan proses yang
mendorong seorang pemimpin untuk mengambil tindakan yang tepat pada hari
ini sehingga mampu menghasilkan performansi organisasi di masa yang akan
datang, yaitu efektivitas dan efisiensi organisasi.
54
4.2 TEMUAN GAP TEORI DAN PRAKTIK
4.2.1 Sub Bagian Tata Usaha
Beberapa fenomena atau permasalahan-permasalahan yang penulis temui

selama 31 hari berada di Subbagian Tata Usaha adalah :
1. Kurangnya sarana teknologi untuk menyimpan dan pemeliharaan kartu

kendali serta duplikasi surat keluar dan media untuk pencatatan dan
pemberian nomor semua naskah dinas keluar, karena hal tersebut dapat
menunjang efektivitas. Seperti contoh, apabila bagian Pemerintahan
meminta nomor surat, kemudian buku untuk pencatatan dan pemberian
nomor untuk surat keluar tidak di temukan, akan menghambat proses
administrasi tersebut.
2. Banyaknya pengajuan surat yang di ajukan oleh masyarakat yang
mencakup bagian atau dinas-dinas yang berada di luar kantor
pemerintahan Walikota, hal tersebut menimbulkan ketidakefektivan
karena pegawai harus keluar untuk mengantarkan surat turun sesuai
disposisi dan hal tersebut dapat menyita banyak waktu. Seperti contoh,
suran turun sesuai disposisi ke Dinas Kominfo, BP2K, Dinas Kepemudaan
dan Olahraga.
3. Terkait hambatan pada nomor 2 di atas, juga menyebabkan kurangnya
pegawai yang dibutuhkan apabila pegawai sedang mengantarkan surat
turun ke luar kantor pemerintahan Walikota, hal tersebut menyebabkan
kekosongan pegawai untuk melayani masayarakat di subbagian tata usaha.
4. Prosedur yang panjang terutama yang berkaitan dengan administrasi,
Sekretariat Daerah memiliki prosedur yang harus dipatuhi, yang tertuang
dalam Peraturan Walikota Malang Nomor 22 Tahun 2016. Menurut
pandangan penulis pribadi, prosedur tersebut terlalu panjang secara jangka
waktu, sehingga akhirnya proses administrasi pelayanan pun lama
terselesaikan.
Pada minggu ke- 3 penulis magang, salah seorang mahasiswa datang
untuk mengajukan surat untuk permohonan audiensi Walikota untuk acara
yang dilaksanakan oleh himpunan mahasiswa tersebut. Seminggu setelah
55
pengajuan surat, mereka kembali datang untuk menanyakan
perkembangan surat yang telah diajukan tersebut. Setelah di check pada
daftar surat turun, surat mahasiswa tersebut belum turun. Dua hari
kemudian, mereka datang untuk menanyakan kepastian, serta disposisi
suratnya. Pihak subbagian tata usaha, mengarahkan untuk segera
menanyakan langsung pada Sekretaris Daerah.
Kejadian ini menunjukan dua hal: Prosedur yang terlalu berbelit-belit
dan kurang nya pemahaman penerima layanan akan prosedur yang ada.
Saran saya, prosedur yang ada harus dibuat sesederhana mungkin agar
pelayanan bisa berjalan secara efektif dan efisien. Selain itu, dalam
pembuatan nya juga harus melibatkan orang yang dilayani, agar prosedur
yang ada sesuai dengan keinginan orang yang dilayani dan orang yang
dilayani tersebut dapat memahami bagaimana prosedur yang ada.
Dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dari subbagian tata usaha
sudah dilaksanakan dengan baik sesuai aturan dan kewenangan dari tiap-
tiap daerah. Hanya saja di dalam subbagian tata usaha masih dibutuhkan
sarana teknologi serta pegawai.
4.2.2 Sub Bagian Rumah Tangga
Kurangnya komunikasi antara pegawai yang mengatur tempat ruangan

dengan pegawai yang mempersiapkan konsumsi untuk kegiatan rapat, acara
kenegaraan dan pelantikan. Karena hal tersebut akan mengakibatkan tumpang
tindih acara. Dalam hal ini pegawai yang bertugas mempersiapkan konsumsi
untuk kegiatan akan kerepotan dan kurangnya persiapan dalam
mempersiapkan tempat ruangan, serta konsumsi untuk kegiatan tersebut.
Seperti contoh, adanya kegiatan rapat yang akan di laksanakan pada jam
13.30 WIB dan tanpa sepengetahuan pegawai yang bertugas mengurus
kegiatan rapat, ternyata terdapat kegiatan lain. Dalam kasus ini, terjadi
tumpang tindih antara kegiatan yang satu dengan kegiatan yang lain di waktu
yang sama. Kemudian pegawai yang bertugas mempersiapkan kegiatan
tersebut kerepotan untuk mempersiapkan ruangan, konsumsi dan kebutuhan
lainnya.
56
Pada hambatan subbagian rumah tangga ini terlihat masih kurang dalam
komunikasi antara pegawai yang mengatur jadwal ruangan untuk kegiatan
rapat, dan pegawai yang menyiapkan tempat ruangan, serta konsumsi untuk
kegiatan rapat, acara kenegaraan dan pelantikan.
4.2.3 Sub Bagian Kepegawaian

Hambatan yang dihadapi oleh peserta magang adalah kurang terbukannya
pegawai subbagian kepegawaian sehingga peserta magang kurang
mendapatkan informasi mengenai tugas pokok yang dijalankan pada
subbagian tersebut. Karena kurang terbukanya pegawai, peserta magang susah
beradaptasi dengan pegawai pada subbagian tersebut. Menurut peserta
magang, pada subbagian kepegawaian tidak banyak yang bisa penulis
lakukan. Karena pada bagian tersebut, menyangkut gaji, kenaikan gaji berkala,
cuti, dan laporan berkala. Jadi peserta magang tidak dapat ikut serta dalam
melakukan kegiatan tersebut.
4.2 Rekomendasi
Berdasarkan temuan antara konsep perilaku organisasi, kinerja dan

administrasi kepegawaian dengan pelaksanaan magang di Pemerintahan Kota
Malang khususnya di Bagian Umum Sekretariat Daerah mengenai kondisi
pelaksanaan yang dijalankan, penulis dapat memberikan beberapa rekomendasi,
yaitu :
a. Penyederhanaan Prosedur pelayanan
Hal ini bisa diciptakan dengan membuat prosedur yang lebih sederhana.
Prosedur yang sederhana, menguranginya panjangnya proses pelaksanaan
administrasi pemerintahan. Proses yang panjang menimbulkan keresahan pada
masyarakat. Apabila masyarakat yang tidak mengetahui betul tentang proses
administrasi di pemeritahan, akan merasa pelayanan yang diberikan terlalu
berbelit-belit. Dalam hal ini, di dukung dengan membangun manajemen
kepegawaian sesuai dengan kebutuhan baik secara kuantitas (Jumlah SDM)
maupun kualitas (Kompetensi SDM).
57
b. Pelayanan berbasis teknologi
Hal ini bisa dilakukan agar lebih mudah dijangkau oleh masyarakat,
melakukan pembinaan berkala untuk pegawai. Jika pelayanan berbasis teknologi
diterapkan akan meningkatkan efektivitas dan efesiensi pegawai untuk mengirim
surat ke kantor – kantor yang berada di luar kantor Walikota, dan mengurangi
resiko kecelakaan pada pegawai yang tergesa - gesa karena surat bersifat “amat
segera” .
58
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Bagian umum sekretariat daerah kota malang sebagai Penyelenggara

pelayanan administrasi dan sumberdaya urusan rumah tangga, administrasi
kepegawaian Sekretariat Daerah, tata usaha Walikota dan Wakil Walikota, tata
usaha Sekretaris Daerah dan tata usaha Staf Ahli Walikota mewujudkan tata
kelola pemerintahan yang efektif, efisien, transparan, dan responsif. Pola kerja di
lingkungan internal bagian umum harus mencerminkan nilai – nilai tata kelola
pemerintahan yang baik sebagaimana yang penulis sebutkan di atas, karena pola
kerja di lingkungan internal bagian umum akan mempengaruhi juga pola kera di
lingkungan eksternal bagian umum, dalam hal ini yang akan di pengaruhi adalah
penyelenggaraan pelayanan pemerintahan daerah. Pelayanan administrasi yang
berorientasi pada masyarakat, bagian umum sebagai penyedia pelayanan mengatur
proses dan tata cara pemberin pelayanan yang sesuai dengan standart atau
prosedur yang ditentukan. Informasi mengenai pelayanan publik tersebut
memberikan kepuasan terhadap masyarakat. Pelayanan dan manajemen menjadi
bagian yang tidak dipisahkan dalam organisasi, apalagi organisasi publik seperti
organisasi pemerintahan. Manajemen merupakan sistem yang mengatur jalannya
organisasi, sementara pelayanan adalah pelaksanaan dari sistem atau
manajemennya. Hal tersebut dapat terwujudnya tata kelola kepemerintahan yang
baik secara efektif dan efisien untuk kepentingan masyarakat.
5.2 Saran
1. Memperhatikan banyak unsur yang dikelola oleh Bagian Umum Pemerintah

Sekretariat Daerah Kota Malang, dan terbatasnya jumlah pegawai. Maka
diperlukan penambahan pegawai untuk efektivitas pelaksanaan tugas dan
fungsi pada bagian ini.
2. Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Malang khususnya subbagian
kepegawaian perlu untuk memberikan informasi yang lebih banyak terkait
pekerjaan di subbagian kepegawaian agar mahasiswa magang paham terkait
59
proses pelayanan di subbagian kepegawaian. Sehingga mahasiswa magang
mampu memberikan gambaran dan ide-ide dari pemikiran muda seorang
akademisi dan tidak sekadar mengerjakan tugas kearsipan tanpa arahan dan
pemahan tupoksi instansi dengan jelas.
3. Pada proses surat menyurat seharusnya subbagian tata usaha lebih bisa
menciptakan sistem yang lebih efesien karena proses pendataan surat masi,
cenderung kurang efektif dan membutuhkan waktu lebih lama dalam
penyelesaian proses serta rentan terjadinya kesalahan pada pendataan surat.
60
DAFTAR PUSTAKA
Abdullah, M. Ma’ruf. 2014. Manajemen dan Evaluasi Kinerja Karyawan.

Banjarmasin : Aswaja Pressindo.
Agung Rai, I Gusti. 2008. Audit Kinerja pada sektor Publik. Jakarta: Salemba
Empat.
Mulyadi, Deddy. 2015. Perilaku Organisasi dan Kepemimpinan Pelayanan.
Bandung : Alfabeta.
Ratminto dan Atik Septi Winarsih . 2007, Manajemen Pelayanan. Yogyakarta :
Pustaka Pelajar.
Wayan Gede Supartha dan Desak Ketut Sintaasih. 2017. Pengantar Perilaku
Organisasi. Denpasar : CV.Setia Bakti.
61
LAMPIRAN
Lampiran 1
Dokumentasi kegiatan magang pada Sub bagian Tata Usaha (surat masuk)
62
Gambar diatas merupakan contoh surat masuk untuk Walikota yang akan
diarsipkan di surat digital.
63
Pada gambar diatas merupakan contoh surat digital yang terdapat di bagian surat
masuk, untuk mengarsipkan surat yang masuk (surat untuk Walikota) dan
mencetak surat disposisi.
Gambar diatas merupakan buku asisten 1, 2, dan 3 untuk menuliskan surat

disposisi yang sudah dicetak. Sesuai dengan asisten yang ada di surat disposisi.
Dokumentasi kegiatan magang pada Sub bagian Tata Usaha (surat keluar)
64
Gambar diatas merupakan contoh surat turun dari asisten 1, 2, dan 3.
65
Gambar diatas merupakan daftar kode surat untuk di tulis sesuai disposisi surat
Gambar di atas merupakan contoh arsip surat yang turun dari asisten 1, 2, dan 3.
Dokumentasi anggota magang bersama Kepala Bagian Umum
66
Dokumentasi anggota magang bersama kepala Sub bagian Rumah Tangga
67
Lampiran 2
68
69
70
71
Lampiran 3
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
Lampiran 4
96

Laporan Magang Kelompok Syarah

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Laporan Magang Kelompok Syarah

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

LAPORAN MAGANG

PELAKSANAAN TUGAS POKOK DAN FUNGSI BAGIAN

TANGGAL, 12 AGUSTUS S/D 23 SEPTEMBER 2019

JURUSAN ADMINISTRASI PUBLIK

FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI

PELAKSANAAN TUGAS POKOK DAN FUNGSI BAGIAN

Kepala Bagian Umum Sekretariat Ketua Kelompok,

SUWARJANA, SE.,MM Sarah Amelia Murti

Moh, Said, Dr. S.Sos., MAP

Puji Syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah

Laporan magang ini merupakan tugas akhir kelompok yang diajukan

Penyusun menyadari bahwa penyusunan Magang ini tidak akan terwujud

Malang, 11 November 2019

BAB II RENCANA KEGIATAN

BAB III METODE PENELITIAN

Tabel 2.1 Jadwal Kegiatan Magang ....................................................................... 5

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Bagian Umum .................................................. 18

1.1 Latar Belakang

1.2 Tujuan Magang

1.3 Manfaat Magang

c) Bagi Lembaga Perguruan Tinggi

2.1. Tempat dan Waktu

2.1.2 Waktu Pelaksanaan

Senin-Kamis 08.00 s/d 16.00 12.00 s/d 13.00

Jum’at 07.30 s/d 15.00 11.00s/d 12.30

2.2 Metode Pelaksanaan

2.2.1 Teribat Langsung ke pekerjaan di instansi

b. Mengamati Pekerjaan di Kantor

2.3 Pembagian Kerja

1. Bagian Tata Usaha

2. Bagian Rumah Tangga

Segala tugas dan pelaksanaan kegiatan seperti diskusi, database, dan

3.1 Gambaran Umum Lokasi Magang

3.1.1 Gambaran Umum Pemerintah Kota Malang

3.1.2 Tugas dan Fungsi Pemerintahan Eksekutif Kota Malang

Kepala Bagian, terdiri atas :

Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, terdiri atas Sekretaris

Dinas , terdiri atas :

Badan, terdiri atas :

3.1.3. Gambaran Umum Bagian Umum Pemerintahan Sekretariat Daerah

3.1.3.1 Struktur Organisasi Bagian Umum Pemerintahan Sekretariat Daerah

Dasar Hukum di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Malang meliputi :

3.1.3.2 Subbagian Tata Usaha

Subbagian tata usaha sebagaimana dimaksud dalam Perwal Malang No.

Adapun fungsi yang di jalankan oleh Subbagian Tata Usaha berdasarkan

a. Merencanakan kegiatan dan anggaran Subbagian Tata Usaha berdasaran

3.1.3.3 Sub Bagian Kepegawaian

Penulis mendapatkan penugasan individual pada Subbagian kepegawaian

a. Merencanakan kegiatan dan anggaran Subbagian Kepegawaian

3.1.3.4 Sub Bagian Rumah Tangga

Penulis mendapatkan penugasan individual pada Subbagian rumah

1. Bagian Tata Usaha

2. Subbagian Rumah Tangga

Bagian umum di bagi menjadi tiga subbagian yaitu subbagian kepegawian,

Dalam subbagian kepegawaian ini tugas yang dilakukan sebagaian besar

c. Subbagian Rumah Tangga

No. Surat Masuk Keterangan

B. Bagian Kepegawaian, tanggal 19 – 23 Agustus 2019

Pada minggu ke dua di Sub Bagian Kepegawaian di beri pengarahan terlebih

C. Bagian Rumah Tangga, tanggal 26 – 30 Agustus 2019

Minggu ke tiga di Sub Bagian Rumah Tangga diberikan pengarahan lagi

E. Bagian Kepegawaian, tanggal 16 – 20 dan 23 September 2019

Pada minggu terakhir melaksanakan magang saya berada di Sub Bagian