LAPORAN KEGIATAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI PADA

DINAS KOPERASI USAHA KECIL DAN MENENGAH

DI BENGKALIS

Laporan ini disusun sebagai salah satu syarat untuk mengikuti ujian sekolah

Oleh:

AYUNA PUTRI AGNESIA

NISN :0055466177

DINAS PENDIDIKAN PROVINSI RIAU SMK NEGERI 2 BENGKALIS

PROGRAM KEAHLIAN MANAJEMEN PERKANTORAN

KOMPETENSI KEAHLIAN OTOMATISASI TATA KELOLA

PERKANTORAN

TAHUN 2022
 HALAMAN PENGESAHAN

Perihal : Laporan Praktik Kerja Lapangan pada Dinas koperasi Usaha

Kecil dan Menengah di Bengkalis

Nama : Ayuna putri Agnesia

NISN : 0055466177

Jurusan : Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran

Laporan ini telah diperiksa dan disahkan oleh

Diperiksa oleh

Pembimbing DUDIKA

JONNAIDI, SH. MH
NIP. 19670102 199703 1003

Pembimbing I Pembimbing II

DRA CHRISTINE LISTIANA RAHMAYANI, S.PD

NIP. 19661123 199303 2 004 NIP. 19721023 2007012 008

Disahkan Oleh
Kepala Program Keahlian

DRA CHRISTINE LISTIANA

NIP. 19661123 199303 2 004

i
 KATA PENGANTAR

Puji syukur pada Tuhan Yang Maha Esa atas segala hidayah dan rahmat-

Nya, sehingga penulis dapat melaksanakan Praktik Kerja Industri (PRAKERIN)

yang bertempat di Dinas Koperasi Usaha Kecil Dan Menengah selama empat

bulan dengan baik sekaligus penulis dapat menyusun laporan ini sebagai

kewajiban pelaksanaan Praktik Kerja Industri (PRAKERIN). Dengan adanya

Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) ini, penulis dapat menambah wawasan dan

pengalaman, serta dapat mempraktekkan ilmu yang telah di berikan oleh

bapak/ibu guru sebagai penunjang selama mengikuti PRAKERIN. Laporan ini

merupakan bukti. tertulis bahwa penulis telah melaksanakan kegiatan PRAKERIN

di tempat ini. Ucapkan terima kasih penulis terutama kepada:

1. Bapak Jefri, S.Pd.I. Selaku Kepala SMK Negeri 2 Bengkalis.

2. Ibuk Rahmayani, S.Pd. Selaku Wakil Kepala bidang Humas, serta

Pembimbing II

3. DRA CHRISTINE LISTIANA Selaku Kepala Program Studi Manajemen

Perkantoran

4. JONNAIDI, SH, MH selaku pembimbing dari DUDIKA

5. DRA CHRISTINE LISTIANA Selaku Pembimbing I

6. Kepada kedua orang tua yang telah memberikan semangat dan dorongan

dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

7. Majelis Guru yang telah memberikan motivasi dan bimbingan demi

tersusunnya tugas akhir ini.

ii
Semoga bimbingan dan bantuan yang diberikan dapat bermanfaat. Dalam

menyusun laporan ini penulis telah berusaha secara maksimal, tapi penulis

menyadari bahwa laporan ini jauh dari kesempurnaan, untuk itu kritik dan saran

yang membangun sangat penulis Kerja Industri.

Bengkalis November 2022

Penulis

Ayuna Putri Agnesia

iii
 DAFTAR ISI

HALAMAN PENGESAHAN........................................................................ i
KATA PENGANTAR.................................................................................... ii
DAFTAR ISI .................................................................................................. iv
DAFTAR GAMBAR...................................................................................... v
DAFTAR TABEL........................................................................................... vi

BAB I PENDAHULUAN............................................................................... 1
A. Latar Belakang Praktik Kerja Lapangan........................................ 1
B. Tujuan Praktik Kerja Lapangan...................................................... 1
C. Manfaat Praktik Kerja Lapangan.................................................... 2
D. Waktu dan Tempat Pelaksanaan...................................................... 2

BAB II GAMBARAN UMUM DUDIKA..................................................... 3

A. Sejarah Singkat DUDIKA.................................................................. 3
B. Struktur Organisasi............................................................................ 4
C. Visi dan Misi........................................................................................ 5
D. Tujuan.................................................................................................. 6

BAB III PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN................... 8

A. Bidang Kerja....................................................................................... 8
B. Pelaksanaan Kerja.............................................................................. 8
C. Alat dan Bahan................................................................................... 30

BAB IV PENUTUP......................................................................................... 33
A. Kesimpulan.......................................................................................... 33
B. Saran ................................................................................................... 33
DAFTAR PUSTAKA...................................................................................... 35

iv
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 struktur organisasi ................................................................... 5

Gambar 3.1 sosialisasi.................................................................................... 9
Gambar 3.2 menata berkas arsip.................................................................. 10
Gambar 3.3 mengoperasikan mesin penghancur kertas............................. 12
Gambar 3.4 pertandingan volley................................................................... 13
Gambar 3.5 mencatat buku tamu................................................................. 13
Gambar 3.6 mengganda faktur pajak.......................................................... 14
Gambar 3.7 mengoperasikan alat perforator.............................................. 16
Gambar 3.8 mengarsipkan surat masuk...................................................... 17
Gambar 3.9 menerima panggilan telepon.................................................... 19
Gambar 3.10 mengarsipkan surat undangan.............................................. 21
Gambar 3.11 merapikan galeri yong dolah.................................................. 22
Gambar 3.12 menyususn pendataan koperasi............................................. 23
Gambar 3.13 mengetik perkembangan pendataan koperasi...................... 24
Gambar 3.14 menyusun surat dinas............................................................. 25
Gambar 3.15 memilah surat keterangan koperasi...................................... 26
Gambar 3.16 mencetak pengelolaan koperasi............................................. 27
Gambar 3.17 mengambil map order di challenger...................................... 27
Gambar 3.18 mengantar surat ke bidang pemberdayaan usaha mikro.... 28
Gambar 3.19 mengarsip surat agenda penyuluhan koperasi..................... 29
Gambar 3.20 menstempel surat agenda tugas............................................. 30

v
 DAFTAR TABEL

Tabel 3.3.1 tabel alat yang digunakan.......................................................... 30

Tabel 3.3.2 tabel bahan yang digunakan...................................................... 31

vi
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Praktik Kerja Lapangan

Praktik Kerja Lapangan ini adalah untuk melatih dan mendidik siswa

dan siswi agar dapat mengetahui bagaimana cara bersosialisasi yang baik pada

lingkungan kerja.

Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan ini menjadi salah satu persyaratan

untuk mengikuti ujian yang diadakan oleh pihak sekolah sebagai syarat

kelulusan para siswa dan siswi SMK, selain itu adanya magang kerja, siswa

dan siswi dapat melatih diri untuk menghadapi situasi kerja yang nantinya

mereka di harapkan untuk bersikap terampil, disiplin, kreatif, tekun dan

mempunyai semangat kerja yang tinggi.

B. Tujuan Praktik kerja lapangan

a. Tujuan Umum

1. Untuk meningkatkan skil (keahlian).

2. Penyesuaian diri dengan dunia kerja yang sebenarnya.

3. Menerapkan di siplin dan tanggung jawab dalam pelaksanaan magang

di dunia kerja sesungguhnya.

4. Sebagai syarat mengikuti ujian sekolah.

b. Tujuan Khusus

1. Berusaha untuk mengetahui dan mempelajari sesuatu yang baru

dengan tujuan untuk meningkatkan keterampilan.

2. Berusaha untuk mencari informasi dan mengatasi masalah yang

1
 2

ditemui selama Praktik Kerja Lapangan

3. Bekerja sesuai dengan ketepatan dan kecepatan standar DUDIKA.

4. Dapat menginteraksikan dan mengaplikasikan ilmu yang didapat

dibangku sekolah SMK dengan pekerjaan di DUDIKA.

5. Dapat membentuk kepribadian yang mampu menghadapi tantangan

dimasa yang akan volley.

C. Manfaat Praktik Kerja Lapangan

Manfaat Praktik Kerja Lapangan antara lain:

1. Memberikan peluang kerja dan penempatan ditempat Praktik Kerja

Lapangan

2. Terjalinnya hubungan baik bersama pihak kantor dan menghasilkan

kerja sama yang baik.

3. Terciptanya SDM yang kreatif, disiplin dan mempunyai

keterampilan.

D. Tempat dan waktu Pelaksanaan

Penulis melaksanakan Praktik Kerja Lapangan di:

Tempat PKL : Kantor Dinas Koperasi Usaha Kecil Dan

Menengah

Alamat DUDIKA : Jl. Pertanian Bengkalis

Waktu Pelaksanaan : Tanggal 19 Juli sampai dengan 19 November

2022
 BAB 11

GAMBARAN UMUM DUDIKA

A. Sejarah Singkat DUDIKA

Sejarah Singkat Dinas Koperasi dan UKM Kabupaten Bengkalis Dinas

Koperasi Usaha Mikro, Kecil dan Menengah Kabupaten Bengkalis dibentuk

melalui Peraturan Daerah Nomor 7 Tahun 2001 tentang Perubahan Peraturan

Daerah Kabupaten Bengkalis Nomor 4 Tahun 2001 tentang Pembentukan,

Penyusunan Organisasi dan Tata Kerja Dinas–Dinas di lingkungan Pemerintah

Kabupaten Bengkalis yang selanjutnya dirubah dalam Peraturan Daerah

Kabupaten Bengkalis Nomor 8 Tahun 2008 tentang Pembentukan Susunan

Organisasi, Kedudukan dan Tugas Pokok Dinas-Dinas di lingkungan

Pemerintah Kabupaten Bengkalis seperti yang telah ditetapkan dalam surat

Keputusan Bupati Bengkalis Nomor 13 Tahun 2008.

Hal tersebut terbentuk sehubungan adanya perubahan paradigma

penyelenggaraan kewenangan bidang pemerintahan yang semula sentralisasi

menjadi desentralisasi pada pemerintah daerah kabupaten / kota dengan tujuan

demokratisasi, pemberdayaan aparatur serta peningkatan pelayanan kepada

masyarakat. Kebijakan secara makro dalam rangka meningkatkan

kesejahteraan masyarakat di Kabupaten Bengkalis. Berdasarkan Peraturan

Daerah Kabupaten Bengkalis No.13 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata

kerja Dinas Daerah Kabupaten Bengkalis. Dinas Daerah merupakan unsur

pelaksanaan otonomi daerah, dipimpin oleh seorang kepala yang berada

dibawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui sekretaris Daerah.

3
 4

B. Struktur Organisai

Dalam melaksanakan tugas-tugas pokok Dinas Koperasi dan UKM

Kabupaten Bengkalis, agar berjalan sesuai dengan tugas dan fungsinya serta

memudahkan dalam melaksanakan pengawasan maka dibentuk sturuktur

orgnisasi Dinas Koperasi dan UKM Kabupaten Bengkalis.Stuktur organisasi

merupakan pencerminan lalu lintas wewenang dan tangung jawab dalam

organisasi secara olleya dan pencerminan hubungan antar bagian secara

horizontal, sehingga mekanisme kegiatan menjadi jelas dan pekerjaan lancer

sehingga tujuan organisasi dapat tercapai. Oleh karena itu, agar tugas-tugas

tersebut dilaksanakan efektif harus diadakan pembagian kerja dan tangung

jawab yang jelas.

Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah Kabupaten Bengkalis

merupakan unsur pelaksana urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan

daerah dibidang Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah serta tugas

pembantuan. Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah Kabupaten

Bengkalis dipimpin oleh Kepala Dinas yang berkedudukan di bawah dan

bertanggungjawab kepada Bupati melalui sekretaris daerah.

Adapun struktur organisasi dinas koperasi, usaha kecil dan menengah

kabupaten bengkalis dapat dilihat pada gambar 2.1 :

 5

Sumber : Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah Kabupaten

Bengkalis

C. Visi dan Misi

Sebuah organisasi yang bagus tentunya harus mempunyai visi dan misi

yang jelas dalam pengurusannya. Visi dan misi yaitu cara pandang jauh ke

depan, kemana dan bagaimana Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah

harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis, antisipatif,

dan inovatif, serta produktif.

Sebagaimana telah dirumuskan dan disepakati volly guna mewujudkan

kondisi yang lebih baik di masa yang akan olley, maka Visi dan Misi Dinas

Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah Kabupaten Bengkalis yaitu sebagai

berikut:

1. Visi

Visi Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah Kabupaten Bengkalis

adalah sebagai berikut:

 6

1. Mewujudkan Koperasi Usaha Mikro, Kecil Dan Menengah Sebagai

Pelaku Ekonomi Yang Tangguh Dan Mandiri.

2. Misi Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah

2. Misi

Untuk mewujudkan visi diatas, Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan

Menengah Kabupaten Bengkalis telah menetapkan sejumlah misi yaitu

sebagai berikut :

1. Meningkatkan pelayanan prima kepada masyarakat.

2. Meningkatkan kemampuan usaha mikro kecil dan menengah dan

bersaing dalam mekanisme pasar dan meningkatkan sumber daya

manusia pengelola koperasi usaha mikro, kecil dan menengah.

3. Meningkatkan kesehatan kelembagaan koperasi.

D. Tujuan

Tujuan merupakan penjabaran dari visi misi Dinas koperasi usaha kecil

dan menengah Kabupaten Bengkalis yang lebih spesifik dan terukur dan

ditetapkan dirumuskan pada kebijakan program kegiatan sebagai upaya untuk

mewujudkan Visi dan Misi pembangunan jangka menengah dan dilengkapi

dengan rencana sasaran yang hendak dicapai. Tujuan yang akan dicapai Dinas

Koperasi dan UKM Kabupaten Bengkalis adalah sebagai berikut:

1. Terwujudnya kelembagaan Koperasi yang sehat sesuai jati dirinya.

2. Terwujudnya SDM koperasi dan UKM yang profesioanal.

3. Meningkatkan perkuatan permodalan pembiayaan bagi koperasi dan

UMKM untuk pengembangan usaha.

 7

4. Meningkatnya kuantitas, kualitas, perijinan, pembinaan dan

pengaturan UKM.
 BAB III

PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

A. Bidang Kerja

Selama praktikan melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan

di Kantor Dinas Koperasi Usaha Kecil Dan Menengah, praktikan

melakukan praktik di bidang Perizinan Dan Kelembagaan.

Tugas praktikan di bidang tersebut sebagai berikut:

1. Menggandakan Dokumen

2. Kegiatan ini merupakan kegiatan menggandakan berbagai jenis

dokumen, seperti dokumen surat masuk, surat keluar dan dokumen

lainnya

3. Mengarsip Surat

4. Setelah surat masuk ataupun surat keluar di tulis ke dalam buku

agenda surat masuk ataupun surat keluar selanjutnya ialah menyimpan

tembusan atau fotokopi surat tersebut untuk disimpan sebagai arsip.

5. Mencetak Laporan tentang Surat Perjalanan Dinas dan Surat Perintah

Perjalanan Dinas

B. Pelaksanaan kerja

Praktikan melaksanakan PKL dimulai pada hari Selasa tanggal 19

Juli 2022 praktikan ditempatkan pada dinas koperasi usaha kecil dan

menengah di Bagian Perizinan dan Kelembagaan Di tempat PKL,

praktikan diarahkan oleh Bapak JONNAIDI SH,MH dan Ibu Hamidah,

S.SH

8
 9

Berikut ini adalah tugas praktikan kerjakan beserta penjelasannya:

1. Ikut serta dalam kegiatan sosialisasi fasilitas penerbitan sertifikat nomor

induk koperasi, Sertifikat NIK merupakan sertifikat yang diberikan

pemerintah kepada koperasi sebagai apresiasi dan pengakuan pemerintah

bahwa koperasi tersebut diakui sebagai koperasi aktif baik secara

kelembagaan maupun usaha. Pemberian NIK dalam bentuk sertifikat NIK

yang dilengkapi Quick Respon Code (QR Code). Sertifikat NIK juga

sebagai syarat pemberian rekomendasi usulan program pemerintah pusat

dan daerah, pengajuan kredit perbankan maupun non bank, syarat

permohonan izin usaha baru serta syarat untuk mengikuti promosi dan

pameran. Dan dalam kegiata sosialalisai ini mempunyai tujuan agar tidak

terjadi perpecahan koperasi yang akan merugikan koperasi dan anggota

serta menyulitkan pemerintah dalam memajukan koperasi, ekonomi

anggota koperasi dan masyarakat.

Gambar 3.1 Sosialisasi

2. Menata berkas arsip

 10

Menata arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu

tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk

digunakan secara aman dan ekonomis. Penataan arsip yang benar harus sesuai

dengan klasifikasinya agar arsip yang disimpan dapat diketemukan kembali

dengan cepat dan tepat.

Gambar 3.2 Menata Berkas Arsip

3. Mengoperasikan mesin penghancur kertas

Menghancurkan kertas bertujuan agar tidak terjadi pencurian data dan

informasi penting perusahaan.Apabila tidak dihancurkan dapat menyebabkan

masalah privasi seperti adanya pencurian data yang kerap terjadi saat Anda

membuang kertas tersebut begitu saja ke tempat sampah, dimana hal tersebut
 11

dapat merugikan diri Anda sendiri dan perusahaan tempat Anda bekerja. Maka

dari itu penting untuk menghancur kertas untuk mencegah pencurian dokumen

penting perusahaan .

Cara menggunakan mesin penghancur kertas

a. Pertama sambungkan steker mesin ke stopkontak terlebih

dahulu. Pastikan Anda menempatkan mesin ini di permukaan

yang rata dan telah mengunci roda mesin.

b. Hidupkan mesin penghancur kertas dengan dengan cara

menekan tombol ON di belakang mesin

c. Kemudian siapkan kertas dokumen yang akan dihancurkan,

pastikan Anda telah menghilangkan paper clip dan staples yang

terdapat pada kertas agar nantinya proses penghancuran tidak

terhambat.

d. Masukkan kertas tersebut ke dalam mesin penghancur kertas

secara hati-hati. Jauhkan dari jari, tangan dan anggota tubuh

lainnya dari lubang tempat mata pisau. Sesuaikan dengan

maksimal jumlah kertas agar mesin dapat bekerja secara

optimal

e. Tunggu hingga mesin selesai bekerja.

f. Setelah selesai tekan tombol Off untuk mematikan mesin.

Ambil potongan kertas yang ada pada wadah hasil potong

untuk dibuang.
 12

Gambar 3.3 mengoperasikan mesin penghancur kertas

4. Ikut serta bertanding untuk mendukung tim voly dinas koperasi usaha kecil dan

menengah
 13

Gambar 3.4 pertandingan volly

5. Mencatat informasi kedalam buku tamu

Buku tamu adalah buku untuk mencatat pengunjung atau orang yang

berkunjung ke instansi.buku tamu juga memudahkan kita jika ingin mencari

informasi tamu yang sudah disimpan.

Gambar 3.5 Mencatat buku tamu

6. Menggandakan Faktur pajak

Menggandakan faktur pajak adalah proses menggandakan bukti pungutan

pajak yang dibuat oleh pengusaha kena pajak yang melakukan penyerahan barang

kena pajak atau penyerahan jasa kena pajak.

Cara menggunakan mesin fotocopi

1) Tekan tombol ON untuk menyalakan mesin fotokopi.

2) Letakkan kertas yang akan Anda fotokopi di atas kaca yang jadi area

fotokopi. Letaknya biasanya di bawah scanner. Jangan lupa sesuaikan

 14

posisi kertas dengan cermat agar hasil fotokopinya rapi dan memuaskan.

Caranya adalah dengan memastikan bahwa tepi kertas bagian atas ada

pada garis skala dan posisi kertas pas di tengah.

3) Pencet tombol paper select, kemudian atur berapa ukuran kertas yang akan

digunakan.

4) Tombol angka untuk mengatur berapa lembar kertas yang akan dikopi.

5) Tekan tombol start, lalu tunggu selama beberapa saat sampai mesin

fotocopy selesai mengeluarkan kertas yang merupakan hasil fotokopi.

6) Jika mesin sudah selesai digunakan, matikan dengan menekan tombol

OFF.

Gambar 3.6 Menggandakan faktur pajak

7. Mengoprasikan alat perforator

Perforator adalah alat kantor yang dipergunakan untuk melubangi kertas yang
 15

sehingga disimpan dalam snelhecter. Kegunaan dari alat ini adalah untuk

membuat lubang pada kertas-kertas surat yang akan diarsipkan dalam

snelhecter/odner.

cara menggunakan perforator

1) Tekukan kertas yang akan dilubbangi menjadi dua bagian yang sama

tengah (sama lebar) untuk memutarkan titik tengah, dan ratakan bagian

tepi kertas.

2) Masukkan kertas yang sudah mempunyai bekas lipatan tersebut pada alat

pelubang tengah (titik tengah penunjang kertas ditempatkan lurus pada

ujung petunjuk titik tengah). Dan perhatikan apakah bagian tepi kertas

sudah menyentuh batas tepi pelubang kertas (titik buntu dari ruang yang

disediakan untuk memasukkan kertas).

3) Setelah yakin tidak ada ruang yang kosong antara kertas ddegan batas

masukkan kertas, lakukanlah penekanan, yaitu menekan “alat penekan”

dengan telapak secara wajar sampai kertas itu berlubang. Pada waktu

menekan, agar kertas rata, sebaiknya alat tersebut ditumpuhkan pada alas

yang datar atau meja, karena jika dipegang oleh tangan untuk jumlah yang

banyak biasanya menghasilkan yang kurang rata.

 16

Gambar 3.7 mengoperasikan alat perforator

8. mengarsip agenda surat masuk

Mengarsip surat adalah proses kegiatan membuat, mencatat, dan

mengarsipkan semua jenis surat baik itu surat masuk.surat keluar, surat undangan

dan surat penyuluhan dalam sebuah organisasi atau instansi.

Agenda surat masuk dapat diartikan sebagai sebuah surat yang masuk

dalam suatu instansi atau perusahaan atau bisa juga pada bagian lain yang dikirim

oleh instansi atau perusahaan lain. Namun, surat masuk juga bisa berasal dari

instansi atau perusahaan yang sama, tetapi dari bagian yang lain.

cara mengarsip Agenda surat masuk

a. Memeriksa terlebih dahulu tanda pada setiap lembar disposisi pada surat,

apakah surat tersebut sudah boleh atau belum boleh untuk disimpan.

b. Melakukan pemberian kode atau memberikan indeks pada surat tersebut

 17

c. Melakukan penyortiran atau pemisahkan surat sesuai dengan kelompoknya

yang didasarkan pada masalah atau tujuan surat tersebut (sesuai dengan

kebutuhan).

d. Menyimpan berbagai surat tersebut ke dalam map (folder) ataupun tempat

penyimpanan lainnya.

e. Menata arsip secara baik sesuai dengan suatu sistem penyimpanan arsip

tertentu, salah satunya adalah abjad, tanggal, nomor, wilayah, pokok

masalah (subjek).

Gambar 3.8 mengarsip agenda surat masuk

9. Menerima panggilan telepon

 18

Cara menerima panggilan telepon

1) Setiap kali telepon berdering, harus segera diangkat, jangan sampai dering

telepon berbunyi lebih dari tiga kali, sebab akan mengganggu suasana

kerja.

2) Ucapkan salam begitu telepon diangkat. Misalnya ‘selamat pagi’, ‘selamat

siang’, hindarkan dengan mengatakan ”hallo”.Setelah mengucapkan

salam, sebutkan identitas diri Anda dengan jelas lalu kemukakan

keinginan Anda untuk berbicara dengan orang yang Anda tuju.

3) Menyiapkan buku catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal yang

penting (alat tulis dan block note).

4) Memberi salam kepada penelepon, kemudian menyebutkan identitas

perusahaan, sebutkan nama bagian Anda, serta tidak boleh lupa

mendahulukan ucapkan salam: selamat pagi, siang, sore dan seterusnya.

5) Jika penelepon bersedia meninggalkan pesan,kita harus men catat pada

lembar formulir penerimaan telepon.

6) Nomor nomor telepon, angka angka dan pesan pesan penting harus

diulang agar dapat dicek kebenarannya.

7) Menutup telepon setelah penelpon memutuskannya terlebih dahulu. jangan

pernah telepon tanpa mengucapkan terima kasih.

8) Kemudian,letakkan gagang telepon secara perlahan-lahan (jangan sampai

terbanting)
 19

Gambar 3.9 menerima panggilan telepon

10. Mengarsip agenda surat undangan

Mengarsip surat adalah proses kegiatan membuat, mencatat, dan

mengarsipkan semua jenis surat baik itu surat masuk,surat keluar,undangan

dan penyuluhan dalam sebuah organisasi atau instansi. Agenda Surat

undangan merupakan dokumen yang menyajikan permintaan resmi untuk

kehadiran seseorang, sekelompok orang, atau organisasi di suatu acara.

Namun bisa disederhanakan menjadi surat yang dibuat guna memberitahukan

adanya kegiatan atau acara pertemuan, sekaligus mengajak agar penerima bisa

hadir dalam tempat dan waktu yang sudah ditwtapkan.

Ada 3 jenis surat undangan yang kita kenali, antara lain :

 20

1) Surat undangan pribadi, seperti undangan ulang tahun dan undangan

khitan.

2) Surat undangan semi resmi, seperti undangan rapat RT, undangan rapat

keluarga, undangan nikah.

3) Surat undangan resmi, seperti undangan pelantikan pejabat, undangan

perayaan hari besar negara.

Cara mengarsip Agenda surat undangan

1) Memeriksa terlebih dahulu tanda pada setiap lembar disposisi pada surat,

apakah surat tersebut sudah boleh atau belum boleh untuk disimpan.

2) Melakukan pemberian kode atau memberikan indeks pada surat tersebut

3) Melakukan penyortiran atau pemisahkan surat sesuai dengan kelompoknya

yang didasarkan pada masalah atau tujuan surat tersebut (sesuai dengan

kebutuhan).

4) Menyimpan berbagai surat tersebut ke dalam map (folder) ataupun tempat

penyimpanan lainnya.

5) Menata arsip secara baik sesuai dengan suatu sistem penyimpanan arsip

tertentu, salah satunya adalah abjad, tanggal, nomor, wilayah, pokok

masalah (subjek).
 21

Gambar 3.10 mengarsip agenda surat undangan

11. Membantu merapikan hasil olahan digaleri Yong Dolah pada kantor dinas

koperasi usaha kecil dan menengah

Hasil olahan Berupa Baju, Tas, dan kerajinan.

 22

Gambar 3.11 merapikan galeri yong dolah

12. Menyusun pendataan lengkap usaha koperasi 11 kecamatan

Pendataan koperasi dilakukan ke jenis koperasi simpan pinjam,

konsumen, produsen, dan jasa dengan harapan dapat mengidentifikasi

permasalahan pada sektor keuangan koperasi seperti likuiditas dan

kolektabilitas, permintaan pasar atau penjualan yang menurun sampai dengan

terganggunya proses produksi koperasi. Tujuan nya agar menjadi sebuah

langkah besar untuk meningkatkan pendapatan masyarakat dan perekonomian

nasional pada umumnya dan kabupaten bengkalis khususnya.

 23

Gambar 3.12 menyusun pendataan usaha koperasi

13. Mengetik perkembangan pendataan koperasi

Pendataan koperasi ialah untuk meningkatkan pendapatan masyarakat dan

perekonomian nasional pada umumnya.pendataan sangat penting dilakukan

untuk mengetahui perkembangan dan keaktifan sebuah usaha koperasi,

pendataan tersebut diantaranya meliputi aspek profilling koperasi, aspek

organisasi, aspek kelembagaan, dan aspek keuangan usaha koperasi berjalan

atau tidak.
 24

Gambar 3.13 mengetik perkembangan pendataan koperasi

14. Menyusun laporan perjalanan dinas

Laporan perjalanan dinas adalah kegiatan bepergian oleh karyawan ke

suatu tempat yang telah ditentukan perusahaan dalam jangka waktu tertentu.

Kegiatan ini dibiayai oleh perusahaan.setelah melakukan perjalanan dinas,

karyawan harus membuat catatan tentang perjalanan tersebut. Laporan

perjalanan ini memuat detail tugas yang harus diselesaikan, kegiatan yang

harus dilakukan, dan biaya perjalanan yang dikeluarkan. Laporan perjalanan

tersebut bertujuan untuk memberikan tanggung jawab kepada perusahaan

yang telah membiayai perjalanan dinas.

 25

Gambar 3.14 menyusun laporan perjalanan dinas

15. memilah surat keterangan nama-nama koperasi di kabupaten Bengkalis

Surat keterangan nama-nama koperasi merupakan sebuah surat yang

dibuat untuk memberikan keterangan tentang kesanggupan untuk melakukan

suatu kegiatan atau pekerjaan. Surat keterangan juga bisa digunakan untuk

memberitahu bahwa seseorang atau suatu kelompok pernah melakukan suatu

kegiatan atau sebaliknya

 26

Gambar 3.15 memilah surat keterangan koperasi

16. Mencetak pengelolaan koperasi aktif dengan koperasi yang tidak aktif

kabupaten bengkalis.

Pengelolaan koperasi dilakukan secara demokratis. Prinsip ini

mengandung makna bahwa pengelolaan koperasi harus didasarkan atas

kehendak anggota yang ditetapkan melalui rapat anggota, kemudian

dilakukan oleh anggota melalui pengurus dan ditujukan untuk kepentingan

(kesejahteraan) anggota.
 27

Gambar 3.16 mencetak pengelolaan koperasi

17. Mengambil map odner di toko challenger

Gambar 3.17 mengambil map order di challenger

18. mengantar berkas ke bidang pemberdayaan usaha mikro

 28

Gambar 3.18 mengantar berkas ke bidang pemberdayaan usaha mikro

19. Mengarsip agenda Surat penyuluhan koperasi

Mengarsip surat adalah proses kegiatan membuat, mencatat, dan

mengarsipkan semua jenis surat baik itu surat masuk,surat keluar,undangan

dan penyuluhan dalam sebuah organisasi atau instansi. enda Surat penyuluhan

koperasi adalah suatu proses pengubahan perilaku yang dilakukan melalui

penyebarluasan informasi komunikasi motivasi dan edukasi perkoperasian.

 29

Gambar 3.19 mengarsip agenda surat penyuluhan koperasi

20. Menstempel surat perintah tugas

Stempel adalah suatu alat yang permukaannya terukir tulisan, gambar,

atau kombinasi keduanya. Biasanya digunakan dengan tinta untuk

menghasilkan suatu cap pada dokumen atau berkas.

Surat perintah tugas adalah surat yang diberikan oleh atasan atau kepala

kantor kepada pegawainya. Surat tersebut bertujuan untuk memerintahkan atau

menugaskan pegawai yang ditunjuk, baik untuk memenuhi undangan ataupun

melaksanakan tugas di instansi atau kantor yang ada di tempat lain.

 30

Gambar 3.20 mengstempel surat perintah tugas

C. Alat dan Bahan

Alat yang di gunakan dapat dilihat dari table 3.3.1:

No Nama Alat Kegunaannya

1. Komputer Mengolah data, mempercepat pekerjaan, mengirim

informasi, mencetak dokumen penting, hingga

melakukan komunikasi dengan pihak tertentu yang

memiliki hubungan dengan perusahaan.

2. Foto Copy Membuat salinan ke atas kertas dari dokumen, buku,

maupun sumber lain.

3. Printer Menyajikan tulisan atau gambar ke media datar seperti

kertas dalam berbagai ukuran.

4. Laptop Kegunaannya adalah sebagai merancang desain,

menyimpan data penting, sebagai sarana komunikasi,

 31

membantu menyelesaikan pekerjaan lebih cepat.

5. Kalkulator Alat untuk menghitung dari perhitungan sederhana

seperti penjumlhan, pengurangan, perkalian dan

pembagian.

6. Stappler Menyatukan sejumlah kertas dengn cara memasukkan

staples berbentuk huruf U yang terlipat di bagian bawah

ketas bila panjang kedua ujung melebihi tebal kertas.

Bahan yang digunakan dapat dilihat dari Tabel 3.3.2

 32

No Nama Bahan Kegunaannnya

1. Kertas Sebagai media utama

untuk menulis,

mencetak, melukis, dan

banyak kegunaan lain

yang dapat dilakukan

dengan kertas.

2. Pena Alat tulis yang

digunakan untuk

menyapukan tinte ke

permukaan, seperti

kertas, untuk menulis

atau menggsmbsr.

3. Stop Map Sebgai alat untuk

menyimpan berkas, atau

dokumen.

4. Amplop Digunakan untuk

mengirim surat atau

dokumen menggunakan

pos biasa.
33
 BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Kesimpulan setelah melakukan PKL pada kantor Dinas Koperasi,

Usaha kecii dan Menengah Kabupaten Bengkalis adalah sebagai berikut :

1. Jenis pekerjaan yang telah dilakukan selama PKL dapat sesuai dengan

bidang yang diambil. Target yang diharap kan selama PKL adalah dapat

menyelesaikan setiap pekerjaan dengan baik.

2. Perangkat Lunak yang digunakan selama melaksanakan PKL adalah

software microsoft word dan software microsoft excel sedangkan

perangkat keras yang digunakan adalah computer/laptop, printer dan

mesin fotokopy. Perangkat lunak dan keras berfungsi mempermudah dan

memperlancar pekerjaan.

3. Pada saat melaksanakan kegiatan seperti sosialisasi atau pelatihan serta

penyuluhan dan pendataan koperasi di kabupaten bengkalis masih ada

beberapa aspek manajemen yang perlu diperbaiki sehingga kegiatan yang

akan di lakukan kedepannya lebih baik lagi.

B. Saran
Selama mengikuti PKL di Kantor Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan

Menengah di Bidang Perizinan dan kelembagaan Koperasi terdapat beberapa

saran yaitu sebagai berikut :

34
 35

1. Dapat memperbaiki dalam hal kegiatan sosialisasi atau pelatihan serta

penyuluhan dan pendatan koperasi karena masih ada beberapa aspek

manajemen yang belum terpenuhi dan terlaksanakan.

2. Mengingat kurang mesin pengandaan dokumen, sebaiknya pada setiap

bidang di Kantor Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah menambah

mesin penggandaannya.
 DAFTAR PUSTAKA

https://bengkaliskab.go.id/view/opd/dinas-koperasi-usaha-mikro-kecil-

dan-menengah

https://www.gramedia.com/literasi/pengertian-surat-masuk-dan-surat-

keluar/

https://www.talenta.co/blog/insight-talenta/absensi-kehadiran-kerja-

adalah-alternatif-mesin-fingerprint-kantor/

https://www.detik.com/edu/detikpedia/d-5486073/cara-penulisan-nomor-

surat-resmi-atau-dinas-yang-tepat

https://arpus.cilacapkab.go.id/layanan/pengertian-arsip/

36