LAPORAN

PRAKTIK KERJA INDUSTRI (PRAKERIN)

DI
DESA CIMANGGU
TAHUN PELAJARAN 2021/2022
PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

Disusun oleh,
Nama : Dadan Hadani
NIS :
Kelas : XI OTKP

YAYASAN SAMUDERA BUANA PANGANDARAN

SMK SAMUDERA BUANA LANGKAPLANCAR
OTOMATISASI TATA KELOLA PERKANTORAN
TERAKREDITASI “B”
Jln. Karangkamiri No. 28 Kecamatan Langkaplancar Kabupaten Pangandaran
Jawa Barat
Email : smksamuderabuana028@gmail.com Kode POS 46391
 LEMBAR PENGESAHAN

PRAKTIK KERJA INDUSTRI (PRAKERIN)

Judul :

PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

Tempat :

DESA CIMANGGU

Jln. Raya Cimanggu No. 30 Kode POS 46391

Pada Tanggal……….. Bulan………..Tahun………..

Disetujui oleh :

Pembimbing I Pembimbing II

Didin Rudini Ai Nuraidah, S.Pd

NIP : - NIP : -

Pimpinan DU/DI

Dede Ependi
NIP :
Disahkan oleh :
Kepala Sekolah Ketua Program Studi

Dudung Abdul Rohman, Nita Yulisa Apianti,

S.Th.I S.Pd
NIP :- NIP : -

ii
 KATA PENGANTAR

Segala puja dan puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT. Karena
atas berkat limapahan rahmat dan karunianya penulis dapat menyelesaikan Praktik
Kerja Industri (Prakerin) dan menyusun Laporan Praktik Kerja Industri (Prakerin)
ini yang berjudul Pengelolaan Surat Keluar.

Tujuan penyusuna Laporan Praktik Kerja Industri (Prakerin) ini adalah

sebagai salah satu syarat untuk mengikuti Ujian Nasional dan Uji Kompetensi.
Selain itu juga berguna sebagai bukti pertanggung jawaban siswa telah
melaksanakn Praktik Kerja Industri di Instansi.

Dengan tersusunnya laporan ini penulis mengucapkan banyak terimakasih

kepada segenap pihak yang turut memebantu baik secara moral maupun material
dalam melaksanakan Praktik Kerja Industri (Prakerin) serta penyususnan laporan
ini, penulis ucapkan banyak terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Dudung Abdul Rohman, S.Th.I, selaku Kepala Sekolah SMK Samudera
Buana Langkaplancar yang telah memberikan dorongan dan bimbingan serta
arahan dalam pelaksanaan Praktik Kerja Industri (Prakerin).
2. Bapak Dede Ependi, selaku Kepala Desa Cimanggu, serta staf-staf Desa
Cimanggu yang.
3. Ibu Nita Yulisa Apianti, S.Pd, selaku Kepala Program Otomatisasi Tata Kelola
Perkantoran SMK Samudera Buana Langkaplancar.
4. Ibu Ai Nuraidah, S.Pd, selaku Pembimbing dari pihak Sekolah SMK Samudera
Buana Langkaplancar yang telah sabar mengarahkan, membimbing,
memotivasi dan memberikan ilmunya sehingga Laporan Praktik Kerja Industri
(Prakerin)ini dapat terselesaikan.
5. Bapak Didin Rudini, selaku Pembimbing dari pihak Desa Cimanggu yang telah
sabar mengarahkan dan membimbing dalam pelaksanaan Praktik Kerja Industri
(Prakerin).
6. Serta segenap pihak yang membantu dalam menyelesaikan Laporan Praktik
Kerja Industri (Prakerin) ini yang tidak bisa saya sebutkan satu-persatu.

iii
 Penulis memohon maaf apabila menyadari bahwa masih banyak
kekurangan dalam penulisan laporan ini, oleh karena itu kritik dan saran yang
sifatnya membangun sangat penulis harapkan sehingga dapat menjadi perbaikan
kedepannya. Atas segala dukungan dan bantuan penulis ucapkan terima kasih
banyak.

Karangkamiri, 08 Juni 2022

Penulis

iv
 DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN .................................................................................... ii

KATA PENGANTAR ........................................................................................... iii

DAFTAR ISI ........................................................................................................... v

DAFTAR TABEL ................................................................................................. vii

DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... viii

BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1

A. Latar Bekang ................................................................................................ 1

B. Tujuan .......................................................................................................... 2

C. Manfaat ........................................................................................................ 2

D. Waktu dan Tempat Pelaksanaan .................................................................. 2

E. Rumusan Masalah ........................................................................................ 3

BAB II GAMBARAN UMUM .............................................................................. 4

A. Sejarah Singkat Desa Cimanggu .................................................................. 4

B. Silsilah Kepala Desa Cimanggu................................................................... 4

C. Gambaran Umum Wilayah Kerja ................................................................ 5

D. Visi dan Misi Desa Cimanggu ..................................................................... 8

E. Struktur Organisasi ...................................................................................... 9

F. Tugas dan Fungsi ....................................................................................... 10

BAB III PEMBAHASAN ..................................................................................... 14

A. Pengertian Surat ......................................................................................... 14

B. Tujuan Surat ............................................................................................... 14

C. Fungsi Surat ............................................................................................... 15

D. Macam-macam Surat ................................................................................. 15

E. Macam-macam Peralatan Kearsipan .......................................................... 16

F. Prosedur Pengurusan/Pengelolaan Surat .................................................... 17

v
 G. Pengelolaan surat keluar menggunakan kartu kendali ............................... 19

H. Hambatan Pengelolaan Surat ..................................................................... 20

BAB IV PENUTUP .............................................................................................. 22

A. Kesimpulan ................................................................................................ 22

B. Saran .......................................................................................................... 22

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 23

LAMPIRAN .......................................................................................................... 24

vi
 DAFTAR TABEL

Tabel 2. 1 Silsilah Kepala Desa Cimanggu ............................................................ 5

Tabel 2. 2 Jumlah Penduduk di Desa Cimanggu .................................................... 6

Tabel 2. 3 Tingkat Pendidikan di Desa Cimanggu ................................................. 6

Tabel 2. 4 Jumlah Penduduk Menurut Usia di Desa Cimanggu ............................. 7

Tabel 2. 5 Tingkat Kesejahteraan Masyarakat di Desa Cimanggu ......................... 7

Tabel 2. 6 Mata Pencaharian Penduduk di Desa Cimanggu ................................... 7

Tabel 2. 7 Luas Lahan Usaha Tani di Desa Cimanggu ........................................... 7

Tabel 2. 8 Pemilikan Ternak di Desa Cimanggu .................................................... 7

Tabel 2. 9 Sarana dan Prasarana di Desa Cimanggu............................................... 8

Tabel 2. 10 Tabel Struktur Organisasi .................................................................... 9

vii
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2. 1 Desa Cimanggu .................................................................................. 4

Gambar 3. 1 Lebar Disposisi................................................................................. 17

viii
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Foto Dokumentasi Prakerin ............................................................... 24

ix
 BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Bekang

Komunikasi merupakan hal yang penting dalam lembaga. Komunikasi

dapat dilakukan dengan berbagai cara diantaranya dengan menggunakan surat.
Surat merupakan salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan
informasi dari satu pihak ke pihak yang lain. Pada era-globalisasi seperti
sekarangsurat merupakan media komunikasi yang masih dibutuhkan dalam
sebuah organisasi. Komunikasi dengan menggunakan surat masih banyak
digunakan, banyaknya organisasi yang menggunakan suratmenjadikan sebuah
organisasi sering menerima surat dalam jumlah banyak.Banyaknya surat dalam
sebuah organisasi yang membutuhkan proses pengelolaan surat masuk dan surat
keluar.
Pengelolaan surat masuk dan surat keluar merupakan kegiatan yang
mempermudah pekerjaan dalam suatu instansi atau organisasi. Surat masuk
merupakan semua jenis surat yang diterima oleh instansi maupun yang di terima
dari pihak lain.Surat keluar merupakan surat yang dikeluarkan oleh instansi.
Sebuah instansi memiliki banyak surat masu dan surat keluar, dengan
banyaknya surat masuk dan surat keluar maka memerlukan pengelolaan surat
supaya semua surat masuk dan surat keluar dapat tersusun dan dapat digunakan
jika dibutuhkan.
Pengelolaan surat memiliki perbedaan dalam tiap-tiap instansi. Sebuah
instansi dalam pengelolaan surat ada yang mengelola sesuai dengan bidangnya
dalam artian surat dikelola oleh bidang yang dituju oleh surat tersebut. Institusi
lain dalam melakukan pengelolaan surat dilakukan pengurusan surat terpusat
atau khusus karena dapat menghemat dan menghindari penduplikatan dalam
penggunaan surat.
Pengelolaan surat masuk hendaknya memenuhi langkah-langkah mulai
dari menerima surat, mengumpulkan surat, meneliti surat yang masuk dan
menghitung jumlah surat yang masuk. Langkah yang selanjutnya melakukan
penyortiran, pencatatan, mengagendakan surat masuk, pengarahan surat, dan

1
 2

memproses surat yang sudah diterima tersebut untuk diproses, hingga yang
terakhir yaitu penyimpanan berkas atau arsip surat masuk. Pengelolaan surat
masuk hendaknya melalui beberapa langkah tersebut agar surat yang datang
dapat diproses sesuai dengan jenis dan maksud yang terdapat dalam isi surat
tersebut. Begitu juga dengan pengelolaan surat keluar yang harus memenuhi
langkah-langkah hingga bagaimana surat tersebut dapat dikeluarkan oleh
instansi pemerintahan dangan alur yang benar.

B. Tujuan

Praktik Kerja Industri (Prakerin) yang dilaksanankan oleh siswa SMK

Samudera Buana Langkaplancar memiliki tujuan sebagai berikut :
1. Memantapkan dan mengembangkan pengalaman belajar siswa di lembaga
pemerintah.
2. Melatih siswa dalam menyesuaikan diri dan komunikasi secara langsung
pada masyarakat.
3. Membina hubungan kerja sama SMK Samudera Buana Langkaplancar
dengan Lembaga Pemerintah.

C. Manfaat

Adapun manfaat yang diperoleh siswa dari Praktik Kerja Industri

(Prakerin) adalah sebagai berikut :
1. Siswa dapat memperoleh pengalaman bekerja di lembaga pemerintah
selama 3 bulan disertai praktek secara langsung.
2. Siswa dapat belajar bersosialisasi dengan masyarakat secara langsung.
3. Dapat menumbuhkan jiwa sosial yang tinggi untuk dikembangkan di masa
yang akan datang.

D. Waktu dan Tempat Pelaksanaan

1. Waktu PKL
Praktik Kerja Industri yang diselenggarakan oleh SMK Samudera
Buana Langkaplancar, dilaksanakan selama 3 bulan dimulai pada tanggal
03 Januari 2022 sampai dengan tanggal 29 Maret 2022 sesuai dengan
 3

ketentuan yang telah ditetapkan oleh panitia Praktik Kerja Industri

(Prakerin) SMK Samudera Buana Langkaplancar. Waktu 3 bulan adalah
waktu yang cukup bagi kami untuk belajar dan mengenal dunia kerja.
Adapun jam kerja kantor yang telah ditetapkan yaitu 5 hari mulai
dari hari senin sampai jum’at, dan mulai dari pukul 07.30 s/d 15.30.

2. Tempat PKL

Adapun tempat Praktik Kerja Industri dilaksanakan di Kantor

Kepala Desa Cimanggu yang bertempat di:
Jalan : Raya Cimanggu No. 30
Desa : Cimanggu,
Kec : Langkaplancar,
Kab : Pangandaran.

E. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas rumusan masalahnya adalah sebagai

berikut :
1. Bagaimana pengelolaan surat masuk dan surat keluar?
2. Apa saja faktor yang menghambat dalam pengelolaan surat masuk dan surat
keluar?
3. Bagaimana usaha yang dilakukan untuk mengatasi hambatan dalam
pengelolaan surat masuk dan surat keluar?
 BAB II GAMBARAN UMUM

A. Sejarah Singkat Desa Cimanggu

Gambar 2. 1 Desa Cimanggu

Berdasarkan dari keterangan dari sesepuh / warga, Desa Cimanggu

pertama berdiri sejak tahun 1836 yang di pimpin oleh Aki Benggol
(Almarhum), yang pada waktu itu bernama Desa Cijurey (Ibu Kota Cijurey
masuk di wilayah Desa Cimanggu), yang kemudian pada tahun 1936 Desa
Cijurey tersebut dimekarkan menjadi dua Desa yaitu Desa Bangunjaya dan
Desa Cimanggu.
Nama “Cimanggu” sendiri diambil karena pertama kali Ibu Kota Desa
Cijurey berada di kampong yang bernama Desa Cimanggu, dan mulai saat itu
dibuat komitmen bahwa untuk setiap penamaan Kampung / Dusun selalu
diawali dengan kata “Ci”.

B. Silsilah Kepala Desa Cimanggu

Selama Berdirinya Desa Cimanggu sudah beberapa kali Kepala Desa

yang menjabat. Adapun nama-nama kepala desa tersebut adalah sebagai
berikut :

4
 5

Nama Kepala Desa

No Masa Jabatan Keterangan
( Kuwu)
1 Aki Benggol 1836 s/d 1878 DEVINITIF
2 Eyang Mutaram 1878 s/d 1892 DEVINITIF
3 Eyang Mariasan 1892 s/d 1904 DEVINITIF
4 Apuh Antapura 1904 s/d 1920 DEVINITIF
5 Muhamad Saleh 1920 s/d 1928 DEVINITIF
6 Madsuhli 1928 s/d 1929 DEVINITIF
7 Aki Arhawi 1929 s/d 1934 DEVINITIF
8 Nataatmaja 1934 s/d 1937 PENJABAT
9 Wirasasmita 1937 s/d 1947 DEFINITIF
10 Sumirta 1947 s/d 1950 PENJABAT
11 Ahmad Sopandi 1950 s/d 1968 DEVINITIF
12 M. Gandasasmita 1968 s/d 1978 DEVINITIF
13 Ion Tarnudin 1978 s/d 1979 PENJABAT
14 M. Gandasasmita 1979 s/d 1990 DEVINITIF
15 Marsidin 1990 s/d 1998 DEVINITIF
16 Hadnan Supriatna 1998 s/d 2000 PENJABAT
17 Usman Sukarman 2000 s/d 2002 PENJABAT
18 Eman Jakarukmana 2002 s/d 2011 DEVINITIF
19 Dadih Soetisna 2011 s/d 2017 DEVINITIF
20 Jajang Soemantri 2017 s/d 2019 PENJABAT
21 Dede Ependi 2019 s/d 2025 DEVINITIF
Tabel 2. 1 Silsilah Kepala Desa Cimanggu

C. Gambaran Umum Wilayah Kerja

1. Demografi
a. Letak dan Luas Wilayah
Desa Cimanggu merupakan salah satu Desa dari 14 Desa yang
ada di Kecamatan Langkaplancar Kabupaten Pangandaran, mempunyai
luas wilayah 1025 ha, terdiri atas lahan darat 675 ha dan lahan sawah
350 ha. Berbatasan dengan:
 6

a) Sebelah barat Desa Bangunjaya Kecamatan Langkaplancar.

b) Sebelah timur Desa Karangkamiri Kecamatan Langkaplancar.
c) Sebelah utara Desa Citalahab Kecamatan Karangjaya
Tasikmalaya.
d) Sebelah selatan Desa Cisarua Kecamatan Langkaplancar.
Desa Cimanggu mempunyai 4 Dusun yaitu Dusun Cimanggu,
Dusun Ciceuri, Dusun Cintajaya dan Dusun Cibeureum, terdiri dari
8 Rukun Warga dan 25 Rukun Tetangga. Jarak ke Ibu Kota
Kecamatan 8 km dan ke Ibu Kota Kabupaten 35 km.
b. Penduduk
1) Jumlah Penduduk
No Jenis Kelamin Jumlah
1 Laki-laki 1882 Jiwa
2 Perempuan 1852 Jiwa
3 Total Penduduk 3734 Jiwa
Tabel 2. 2 Jumlah Penduduk di Desa Cimanggu
2) Tingkat pendidikan
No Jenis Pendidikan Jumlah
1 Tidak / belum sekolah 651 Jiwa
2 TK / RA sederajat 301 Jiwa
3 Tamat SD / sederajat 1151 Jiwa
4 SLTP 1019 Jiwa
5 SLTA 522 Jiwa
6 DIPLOMA 1/2/3 19 Jiwa
7 S1 71 Jiwa
Tabel 2. 3 Tingkat Pendidikan di Desa Cimanggu
3) Jumlah Penduduk menurut Usia
No Jenis Kelamin Jumlah
1 0 S/D 5 Tahun 305 Jiwa
2 6 S/D 16 Tahun 460 Jiwa
3 17 S/D 55 Tahun 2442 Jiwa
 7

4 55 Tahun Keatas 527 Jiwa

Tabel 2. 4 Jumlah Penduduk Menurut Usia di Desa Cimanggu
2. Keadaan Sosial dan Ekonomi Penduduk
1) Tingkat Kesejahteraan Masyarakat
No Tingkat Kesejahtraan Jumlah
1 Kelompok Orang Kaya 99 KK /396 Jiwa
2 Kelompok Orang Menengah 674 KK /1748 Jiwa
3 Kelompok Kurang Mampu 530 KK /1590 Jiwa
Tabel 2. 5 Tingkat Kesejahteraan Masyarakat di Desa Cimanggu
2) Mata Pencaharian Penduduk
No Mata Pencaharian Jumlah
1 PNS/ TNI/ POLRI 17 KK /68 Jiwa
2 Pensiunan 22 KK /1748 Jiwa
3 Petani 530 KK /1590 Jiwa
4 Wiraswasta 674 KK /1748 Jiwa
5 Buruh 674 KK /1748 Jiwa
6 Belum / Tidak Bekerja 674 KK /1748 Jiwa
Tabel 2. 6 Mata Pencaharian Penduduk di Desa Cimanggu
3) Luas Lahan Usaha Tani
No Usaha Jumlah
1 Sawah 350 Ha, 962 KK
2 Darat 675 Ha, 998 KK
Tabel 2. 7 Luas Lahan Usaha Tani di Desa Cimanggu
4) Pemilikan Ternak
No Jenis Ternak Jumlah
1 Unggas / Ayam 875 Kk, 2625 Ekor
2 Kambing / Domba 400 KK, 560 Ekor
3 Sapi / Kerbau 90 KK, 120 Ekor
Tabel 2. 8 Pemilikan Ternak di Desa Cimanggu
 8

5) Sarana dan Prasarana

No Jensi Sarana dan Prasarana Jumlah Kondisi
1 Bale Desa 1 Buah Baik
2 Bale Dusun 4 Buah Kurang Baik
3 Polindes 1 Buah Baik
4 SD 3 Buah Baik
5 SMP 1 Buah Baik
6 SMA 1 Buah Baik
7 BKB 1 Buah Baik
8 PAUD 3 Buah Menumpang
9 Mesjid Jame 9 Buah Baik
10 Mesjid/Mushola 14 Buah Baik
11 Jaringan Irigasi 2 Buah Rusak
12 Pos Ronda 21 Buah Cukup Baik
13 Jalan Desa 24 Km Kurang Baik
Tabel 2. 9 Sarana dan Prasarana di Desa Cimanggu

D. Visi dan Misi Desa Cimanggu

1. Visi
BEKERJA MELAYANI MASYARAKAT DESA CIMANGGU
DENGAN DIDASARI NIAT MENGABDI UNTUK MEWUJUDKAN
DESA CIMANGGU TUMBUH MAJU BERKEMBANG DI BERBAGAI
ASPEK KEHIDUPAN, SEHINGGA DESA CIMANGGU MENJADI
DESA MANDIRI SECARA EKONOMI, BERDAULAT SECARA
POLITIK DAN BERKEPRIBADIAN SECARA BUDAYA, SEHINGGA
AKAN TERCIPTA MASYARAKAT YANG MADANI.
“BALDATUN TOYYIBATUN WAROBBUN GHOFUR”
2. Misi

a. Menyelenggarakan pemerintahan Desa yang bersih, transparan terbebas

dari korupsi, kolusi dan nepotisme serta segala bentuk penyelewengan
lainnya.
 9

b. Mengembangkan perekonomian masyarakat melalui pemanfaatan

potensi yang ada di Desa Cimanggu dari berbagai aspek diantaranya dari
potensi Agrowisata juga dari Sumber Daya Alam lainnya.
c. Mengedepankan kejujuran dan musyawarah mufakat dalam kehidupan
sehari-hari baik dengan pemerintahan maupun dengan masyarakat
Desa.
d. Meningkatkan kehidupan Desa secara dinamis dalam segi keagamaan
dan kebudayaan.

E. Struktur Organisasi

STRUKTUR ORGANISASI PEMERINTAHAN

DESA CIMANGGU
KECAMATAN LANGKAPLANCAR, KABUPATEN PANGANDARAN

Tabel 2. 10 Tabel Struktur Organisasi

 10

F. Tugas dan Fungsi

1. Kepala Desa

a. Kepala desa berkedudukan sebagai kepala Pemerintahan Desa yang

memimpin penyelenggaraan Pemerintahan Desa.
b. Kepala Desa bertugas menyelenggarakan Pemerintahan Desa,
melaksanakan pembangunan, pembinaan kemasyarakatan dan
pemberdayaan masyarakat.
c. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) Kepala
Desa memiliki fungsi – fungsi sebagai berikut:

1) Menyelenggarakan pemerintahan desa, seperti tata praja

pemerintahan, penetapan peraturan di Desa, pembinaan masalah
pertanahan, pembinaan ketentraman dan ketertiban, melakukan
upaya perlindungan masyarakat, administrasi kependudukan, dan
penataan dan pengelolaan wilayah.
2) Melaksanakan pembangunan, seperti pembangunan sarana
prasarana perdesaan, dan pembangunan bidang pendidikan,
kesehatan.
3) Pembinaan kemasyarakatan, seperti pelaksanaan hak dan kewajiban
masyarakat, partisipasi masyarakat, sosial budaya masyarakat,
keagamaan dan ketenagakerjaan.
4) Pemberdayaan masyarakat, seperti tugas sosialisasi dan motivasi
masyarakat di bidang budaya, ekonomi, politik, lingkungan hidup,
pemberdayaan keluarga, pemuda, olahraga dan karang taruna.
5) Menjaga hubungan kemitraan dengan lembaga masyarakat dan
lembaga lainnya.

2. Sekretaris Desa

a. Sekretaris Desa berkedudukan sebagai unsur pemimpin Sekretaris Desa.

b. Sekretaris Desa bertugas membantu Kepala Desa dalam bidang
administrasi pemerintahan.
 11

c. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana yang dimaksud pada ayat (2),

Sekretaris Desa mempunyai fungsi:

1) Melaksanakan urusan ketatausahaan seperti kata naskah,

administrasi surat menyurat, arsip dan ekspedisi.
2) Melaksanakan urusan umum seperti penataan administrasi
perangkat Desa, penyediaan prasarana perangkat Desa dan Kantor,
menyiapkan rapat, pengadminitrasian asset, inventarisasi,
perjalanan dinas dan pelayanan umum.
3) Melaksanakan urusan keuangan seperti pengurusan adminitrasi
keuangan, administrasi sumber-sumber pendapatan dan
pengeluaran, verifikasi administrasi keuangan, dan administrasi
penghasilan Kepala Desa, Perangkat Desa, BPD, dan Lembaga
Pemerintahan Desa lainnya.
4) Melaksanakan urusan perencanaan seperti penyusunan rencana,
anggaran pendapatan dan belanja Desa, menginventarisir data-data
dalam rangka pembangunan, melakukan monitoring dan evaluasi
program, serta penyusunan laporan.

3. Kepala Seksi

a. Kepala seksi berkedudukan sebagai unsur pelaksana teknis.

b. Kepala seksi bertugas membantu Kepala Desa sebagai pelaksana tugas
operasional.
c. Untuk melaksanakan tugas Kepala Seksi mempunyai fungsi:

1) Kepala Seksi pemerintahan mempunyai fungsi melaksanakan

manajemen tat praja Pemerintahan,
2) Menyusun rancangan regulasi desa, pembinan maslah pertanahan,
pembinaan ketentraman dan
3) Ketertiban pelaksanaan upaya perlindungan masyarakat,
kependudukan, penataan dan pengelolaan wilayah, serta pendataan
dan pengelolaan profil Desa.
 12

Kepala Seksi kesejahteraan mempunyai fungsi melaksanakan

pembangunan sarana prasarana perdesaan, pembangunan bidang
pendidikan, kesehatan dan tugas sosialisasi serta motivasi masyarakat
dibidang budaya, ekonomi, politik, lingkungan hidup, pemberdayaan
keluarga, pemuda, olahraga dan karangtaruna.
Kepala Seksi Pelayanan mempunyai fungsi melaksanakan penyuluhan
dan penyuluhan terhadap pelaksanaan hak dan kewajiban masyarakat,
meningkatkan upaya partisipasi masyarakat, pelestarian sosial budaya
masyarakat, keagamaan dan ketenagakerjaan.

4. Kepala Wilayah

a. Kepala kewilayahan atau sebutan lainnya berkedudukan sebagai unsur

satuan tugas kewilayahan dan tugas membantu Kepala Desa dalam
melaksanakan tugasnya di wilayahnya.
b. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaskud pada ayat (2) Kepala
Kewilayahan / Kepala Dusun memiliki fungsi:

1) Pembinan ketentraman dan ketertiban dan ketertiban pelaksanaan

perlindungan masyarakat, mobilitas kependudukan, penataan dan
pengelolaan wilayah.
2) Mengawasi pembangunan di wilayahnya.
3) Melaksanakan pembinaan kemasyarakatan dalam meningkatkan
kemampuan dan kesadaran masyarakat dalam menjaga
lingkungannya.

Melakukan upaya-upaya pemberdayaan masyarakat dalam

menunjang kelancaran penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan.

5. Kepala Urusan

a. Kepala Urusan berkedudukan sebagai unsur staf sekretariat.

b. Kepala Urusan bertugas membantu sekretaris Desa dalam urusan
pelayanan administrasi pendukung pelaksanaan tugas-tugas pemerintah
 13

c. Untuk melaksanakan tugas kepala urusan mempunyai fungsi:

1) Kepala Urusan tata usaha dan umum memiliki fungsi seperti

melaksanakan urusan ketatausahaan seperti tata naskah,
administrasi surat menyurat, arsip dan ekspedisi dan penataan
administrasi perangkat desa penyediaan prasarana perangkat desa
dan kantor, penyiapan rapat, pengadministrasian asset, inventarisasi
perjalanan dinas dan pelayanan umum.
2) Kepala Urusan Keuangan memiliki fungsi seperti melaksanakan
urusan keuangan, administrasi sumber-sumber pendapatan dan
pengeluaran, verifikasi administrasi keuangan, dan administrasi
penghasilan Kepala Desa, Perangkat Desa, BPD Dan lembaga
pemerintahan lainnya.

Kepala Urusan Perencanaan memiliki fungsi mengkoordinasikan

urusan perencanaan seperti menyusun rencana anggaran pendapatan dan
belanja desa, menginventarisir data-data rangka pembangunan melakukan
monitoring dan evaluasi program, serta penyusunan lapora.
 BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Surat

Surat merupakan sarana komunikasi tertulis yang disampaikan kepada

pihak lain, adapun Pengertian surat menurut kamus besar bahasa Indonesia
“surat merupakan secarik kertas yang berisi maksud dan keterangan dan
sebagainya yang dapat digunakan sebagai tanda”. Menurut (Hutabarat, 1981)
mengemukakan “surat adalah sehelai kertas atau lebih yang memuat bahan
komunikasi yang dibuat seseorang baik atas nama pribadi maupun
orgaisasi”.Surat dapat digunakan sebagai alat bukti dalam suatu organisasi.
Sedangkan menurut (Purwanto, 2007) menyatakan “surat adalah sarana
komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh satu
pihak kepada pihak lainyang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun
nonbisnis”. Berdasarkan definisi surat tersebut dapat disimpulkan bahwa surat
merupakan sehelai kertas yang berisi paparan mengenai maksud dan tujuannya
menulis, yang dapat digunakan sebagai alat komunikasi atas nama pribadi
maupun organisasi.

B. Tujuan Surat

Surat merupakan sarana komunikasi yang mempunyai tujuan dalam

penulisan surat adapun tujuan surat menurut (Sumpriana and Tedjasutisna,
2004) diantaranya menyampaikan informasi kepada pihak lain, ingin
mendapatkan tanggapan dari penerima surat dari surat yang dikirimkan 7 8
terlebih dahulu, dan memperlancar informasi sehingga informasi yang
diterima jelas dan mudah dimengerti.
Sedangkan tujuan surat menurut Annisa tujuan surat adalah untuk
menyampaikan informasi, menjalin komunikasi, memperlancar usaha yang
dilakukan, menjalankan survai lapangan, sebagai darana silahturahmi dan
untuk melamar pekerjaan.
Berdasarkan uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa tujuan surat
adalah untuk menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak yang lainnya,

14
 15

dapat digunakan untuk menjalin komunikasi dapat memperlancar komunikasi

dan dapat digunakan untuk memperoleh informasi yang dulu ingin di peroleh.

C. Fungsi Surat

Surat sebagai alat komunikasi memiliki beberapa fungsi.Adapun fungsi

surat menurut (TW, 1999) sebagai “alat komunikasi, alat bukti tertulis, alat bukti
historis, alat pengingat, duta organisasi dan pedoman kerja”. Djoko Purwanto
(2008:3) menyatakan fungsi surat sebagai “sarana komunikasi, alat
menyampaikan sesuatu, alat bukti tertulis alat untuk mengingat, sebagai bukti
historis dan sebagai pedoman kerja”.
Adapun fungsi-fungsi surat adalah sebagai berikut:
a. Wakil pengirim
b. Bahan bukti
c. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut
d. Alat pengukur kegiatan organisasi
e. Sarana memperpendek jarak.
Berdasarkan uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa fungsi surat
sebagai sarana komunikasi atas nama pribadi atau organisasi, sebagai alat untuk
menyampaikan maksud dan tujuan seseorang baik dalam atas nama pribadi atau
atas nama organisasi, sebagai alat bukti, pengingat, pedoman dalam mengambil
keputusan dalam organisasi, dapat sebagai wakil organisasi dan dapat
digunakan untuk memperpendek jarak.

D. Macam-macam Surat

Diera globalisasi sekarang ini banyak berbagai alat yang digunakan

seseorang untuk berkomunikasi dengan orang lain diantarannya adalah surat.
Surat merupakan alat komunikasi yang sering digunakan seseorang untuk
berkomunikasi dengan orang lain disamping surat dapat digunakan sebagai alat
bukti. Adapun suratdapat dibedakan menjadi beberapa macam diantarannya
besagai berikut:
1. Macam surat menurut wujudnya yaitu dapat berwujud kartu pos, warkat
pos, surat bersampul, memorandum, telegram dan surat pengantar.
 16

2. Macam surat menurut tujuannya meliputi surat pemberitahuan, perintah,

permintaan, peringatan, panggilan, susulan, keputusan, laporan, perjanjian,
dan penawaran pemesanan.
3. Macam surat menurut isi dan asalnya dapat dibagi menjadi surat dinas,
niaga, pribadi, dan surat yang berisi masalah-masalah sosial.
4. Macam surat menurut jumlah penerima yaitu surat biasa untuk satu orang,
surat edaran untuk beberapa orang atau pejabat, sedangkan surat
pengumuman untuk masyarakat.
5. Macam surat menurut keamanan isi surat yaitu sangat rahasia, surat rahasia,
dan surat biasa.
6. Macam surat menurut urgensi penyelesaiannya yaitu surat sangat rahasia,
surat segera dan surat bisa.
7. Macam surat menurut prosedur pengurusannya yaitusurat masuk dan surat
keluar.
8. Macam surat menurut jangkauannya yaitu surat intern dan ekstern.
Berdasarkan uraian tersebut macam surat dapat dibedakan menjadi
beberapa macam surat. Macam suratmenurut wujud, menurut tujuannya,
menurut isi, menurut jumlah menurut keamanan dan menurut prosedur
pengelolaannya.

E. Macam-macam Peralatan Kearsipan

Kearsipan merupakan tatacara proses penyimpanan arsip yang

berdasarkan pada aturan yang berlaku. Proses kearsipan tentunnya
membutuhkan berbagai peralatan yang digunakan dalam proses pengarsipan.
Adapun macam-macam peralatan kearsipan diantarannya Filling Cabinet,
tab,guide, schnellhecter, alat penyimpanan berputar, lemari arsip, rak arsip, map
arsip, ordner, stapler,stapler remover, perforator, numerator, kotak/ box, alat
sortir, label, ticklerfile, cardex atau 11 card index cabinet, rak, atau laci kartu,
microfilm, computer.
Pada proses pencatatan surat memerlukan lembar disposisi menurut
Barsir (Basir Barthos., 2005) contoh dan ukuran lembar disposisi sebagai
berikut:
 17

Ukuran lembar disposisi sebenarnya adalah 16/16,5 cm x 21/21,5 cm.

Gambar 3. 1 Lebar Disposisi

F. Prosedur Pengurusan/Pengelolaan Surat

1. Pengelolaan surat keluar menggunakan buku agenda

Pengurusan surat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan surat
keluar yang melalui beberapa proses lebih lanjut hingga pengiriman surat
keluar. Pengelolaan surat masuk adalah unit-unit yang terlibat dalam proses
pengolaan surat masuk yang terdiri dari unit penerima, unit penyortir, unit
pencatat, unit pengarah, unit pengolah dan unit penata arsip.
a. Prosedur pengurusan surat masuk dengan buku agenda Prosedur
pengurusan surat masuk dengan menggunakan buku agenda meliputi
beberapa langkah yaitu sebagai berikut :
 18

1) Menyortir atau memisahkan Surat yang diterima diperiksa

kebenaran alamatnya dan dikelompokkan sesuai dengan jenis surat.

2) Membuka surat Surat yang boleh dibuka oleh sekretaris hanyalah

surat dinas kecuali surat pribadi atas seizin atasan.

3) Mengeluaran dan memeriksa isi surat, Surat setelah dibuka diperiksa

alamat, nama pengirim tanggal dan lampiran jika nama pengirim
tidak ada dicari pada sampulnya.

b. Pencatatan
Setelah surat dicap dan diberi tanggal di catat di dalam buku
agenda. Langkah selanjutnya membaca dan menyampaikan surat
kepada pimpinan.

c. Distribusi ke departemen lain dan menjawab surat pada saat pimpinan

tidak di tempat.
Berdasarkan beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa
dalam organisasi pada saat mengelola surat masuk melalui beberapa tahap
mulai dari surat diterima masuk ke unit penerimaan selanjutnya di sortir
sesuai dengan jenis surat dilanjutkan dengan mbembuka surat selanjutnya
surat diproses sesuai dengan departemen yang dituju dan yang terakhir yaitu
pengarsipan surat.
Sedangkan pengurusan surat masuk menurut (Moekijat, 1997)
bahwa semua surat harus dicatat dalam buku dan hanya boleh dibuka oleh
pegawai yang dibebani tanggung jawab itu. Selanjutnya melakukan
penyortiran, selanjutnya surat dan dokumen dibubuhi cap dengan tanggal
penerimaan. Semua lampiran diperiksa dan di jadikan satu.Surat yang sudah
dibuka harus disortir sesuai dengan refrensi yang terkandung
didalamnya.Semua amplop harus di periksa untuk memastikan tidak ada
yang tertinggal. Surat-surat tersebut harus segera dibagikan tetapi surat yang
datang pada sore hari biasanya disimpan dahulu sampai keesokan harinnya.
Berdasarkan pendapat tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa
surat-surat hanya boleh dibuka oleh seseorang yang dibebani
 19

tanggungjawab penanganan surat lebih cepat dan surat yang datang sore hari
akan diproses keesokan harinya.

G. Pengelolaan surat keluar menggunakan kartu kendali

Konsep surat dibuat oleh satuan kerja pengolah, pengolah yaitu

pejabat pimpinan yang bertugas menyelesaikan surat-surat. Konsep surat
diketik oleh satuan unit pengolah dan diserahkan kepada tata usaha untuk
diproses lebih lanjut. Surat kemudian diperiksa dan diteruskan kepada
pimpinan untuk ditandatangani dan dikembalikan ke unit tata usaha, dari unit
tata usaha dilampiri kartu kendali yang diisi lengkap.Surat tersebut diberi
nomor dan dikirimkan ke alamat yang dituju.Kartu kendali satu disimpan oleh
unit tata usaha dan kartu kendali dua dan tiga dikirim kembali pada unit satuan
pengolah. Oleh satuan unit pengolah kartu kendali dua dan tiga di tandatangani
sebagai bukti bahwa surat telah diproses dan ditandatangani. Kartu kendali dua
dikirim kembali oleh unit pengolah penata arsip kepada tata usaha dan kartu
kendali tiga disimpan di unit arsip.

Pengelolaan petugas tata usaha mengisi katru kendali rangkap tiga,

kartu kendali merah di simpan unit tatausahaselanjutnya kartu kendali putih
dan kuning setra surat asli dan tembusan diserahkan ke unit pencatat. Surat
biasa, unit pengolah mencatat surat biasa keluar dengan dua lembar pengantar
lalu menyampaikan surat asli dan tembusan ke unit kearsipan.

Pencatatan surat penting di catat di unit kearsipan di kartu kendali

putih dan kuning diserahkan ke unit kearsipan agar unit kearsipan mengetahui
apa yang sedang diproses dan yang telah diproses. Petugas pencatat meneliti
semua kelengkapan surat dan mensetempel dan menyiapkan amplop serta
meneruskan untuk di kirim sesuai alamat. Kartu kendali putih disimpan
sebagai kartu kontrol, kartu kendali kuning dikembalikan ke unit pengolah
bahwa suratnya telah diterima oleh pencatat dan di serahkan kepenata arsip
sebagai pengganti surat. Surat biasa atau surat rutin keluar surat asli di stempel
dan dimasukkan kedalam amplom dan mengirim sesuai alamat, tembusan surat
dicap tanggal pengiriman dan dikembalikan ke unit pengolah disertai lembar
 20

pengantar kuning dan lembar pengantar putih di simpan di pencatat sebagai

bukti penyimpanan.

Berdasarkan pendapat tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa

pengelolaan dengan menggunakan kartu kendali melalui beberapa tahap yaitu
surat keluar dibuat oleh seseorang yang bertugas menyelesaikan surat-surat,
selanjutnya di serahkan ke unit tata usaha dan diproses, pada unit tata usaha
menulis kartu kendali rangkap tiga dengan warna putih, kuning, dan merah.
Kartu kendali warna merah disimpan unit tata usaha, lembar putih dan kuning
beserta surat dan tembusan diserahkan ke unit pecatat dan diserahkan ke unit
kearsipan. Kartu kendali putih disimpan sebagai kartu kontrol, sedangkan
kartu kendali kuning dikembalikan pada unit pengolah bahwa suratnya telah
diterima.Lembar pengantar kuning dan putih di simpan di pencatat sebagai
bukti penyimpanan.

H. Hambatan Pengelolaan Surat

Pengelolaan surat di dalam instansi sering terdapat hambatan dan

permasalahan dalam penyimpanan. Hambatan yang ada dalam instansi dapat
memberikan dampak yang kurang baik terhadap pengelolaan surat dan proses
administrasi.
Menurtu (Barthos, 1997) dalam administrasi surat menyurat terdapat
beberapa hambatan yang disebabkan oleh beberapa faktor yaitu sebagai
berikut:

1. Kurang tepatnya pengorganisasisan dalam pengurusan surat sehingga

sering terjadi ketidakjelasan dalam pertanggung jawaban pengelolaan.
Tidak jelasnya asas pengelolaan surat yang digunakan apakah sentralisasi
ataukah desentralisasi, sehingga mengakibatkan kesulitan dalam
pengendalian surat.

2. Prosedur kerja dan tata kerja yang belum diatur secara efisien sehingga
mengakibatkan kelambatan dalam penyampaian surat dan sulitnya
penelusuran.
 21

3. Tidak tersedianya tenaga baik secara kualitatif maupun kuantitatif masih

menjadi kendala utama dalam kegiatan pengelolaan surat. Tenaga yang
mengani pengurusan surat harus mengetahui dengan baik tugas dan fungsi-
fungsi unit kerja yangada disuatu organisasi serta dapat menetapkan isi
rangka surat yang sedikit banyak memerlukan analisis yang berguna bagi
pengarahnya. Pada hakekatnya pengelolaan surat bukan hanya pencatatan
secara fisik saja melainkan pengelolaan informasi.

4. Tidak adanyan petunjuk kerja yang standar mengakibatkan tidak adanya

keseragaman dalam mengelola surat. Hal ini terjadi karena adanya
anggapan bahwa pengelolaan surat hanya merupakan hal yang bersifat
rutin.
Hambatan dalam administrasi surat menyurat dan kearsipan secara
umum yaitu:
1. Dipergunakannya sistem klasifikasi yang salah;
2. Organisasi yang tidak baik dan perumusan tanggung jawab dan otoritas
yang tidak jelas;
3. Pegawai yang tidak cakap dan tidak sesuai;
4. Tidak ada prosedur kearsipan tertentu;
5. Tidak ada ketentuan waktu yang direncanakan untuk menyimpan atau
memusnahkan surat;
6. Ruang dan perlengkapan tidak cukup untuk tujuan; dan
7. Kurang adanya pengawasan terhadap surat-surat yang dipinjam dan
dikembalikan.
Berdasarkan beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa
hambatan dalam pengelolaan surat diantarannya kurang jelasnya sistem yang
digunakan dalam sebuah instansi. Prosedur kerja yang belum diatur secara
efisien.Kurangnya tenaga pengelolaan yang kurang berkompeten baik secara
kualitatif maupun kuantitatif.Kurangnya pengawasan dan sarana, prasarana
yang kurang memadai.
 BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan uraian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa surat

merupakan alat atau sarana untuk mengambil pernyataan atau mengambil
informasi secara tertulis dari pihak satu ke pihak yang lainnya. Infromasi
tersebut dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, perintah, laporan sanggahan,
pemikiran, pertanyaan dan sebagainnya.
Masalah pengelolaan surat masuk dan surat keluar merupakan masalah
utama dalam menjaga keutuhan informasi yang pada suatu saat akan dibutuhkan
oleh suatu instansi karena surat mempunyai nilai yang sangat berharga, baik
sebagai barang bukti atau bahan komunikasi yang menunjukan kegiatan hidup
(dinamika) pada suatu instansi yang bersangkutan.

B. Saran

Setelah melakukan Praktik Kerja Industri (Prakerin) dan menyusun

laporan ini, maka penulis mempunyai kepada pihak instansi yang sekiranya
dapat dijadikan bahan pertimbangan untuk kedepannya, adapun saran tersebut
adalah sebagai berikut :
1. Perlu adanya pendidikan dan pelatihan tentang surat atau kearsipansecara
berkala bagi pegawai kearsipan, sehingga dapat meningkatkankualitas kerja
pegawai.
2. Perlu adanya pengadaan tempat atau ruang khusus untuk penyimpansurat
atau arsip, agar surat atau arsip yang disimpan lebih aman dantidak rusak.
3. Untuk meningkatkan kualitas pelayanan sebaiknya diadakan
pelayananadministrasi dan kearsipan secara elektronik. Karena hal tersebut
akan mempermudah dalam pelayanan dan pengelolaan surat.

22
 DAFTAR PUSTAKA

Basir Barthos., 2005. Manajemen kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.

Hutabarat, H., 1981. Korespondensi Bahasa Indonesia. Jakarta: Grafitas Offset,

p.11.
Moekijat, D., 1997. ADMINISTRASI PERKANTORAN. BANDUNG: MANDAR
MAJU.
Purwanto, D., 2007. Korespondensi Bisnis Modern. JAKARTA: ERLANGGA.
TW, D., 1999. Surat Menyurat Resmi Bahasa Indonesia. 9th ed. Bandung: PT
Remaja Rosdakarya.
Sumpriana, E. and Tedjasutisna, A., 2004. Melakukan pekerjaan surat meyurat
SMK tingkat 1. Bandung: Armico.
https://brainly.co.id/tugas/23268440 diakses pada hari sabtu 06 Juni 2022 pukul
05.28 WIB

23
 LAMPIRAN

Lampiran 1 Foto Dokumentasi Prakerin

Rapat Penjaringan Dan Penyaringan Perngkat Desa

Membuat Surat

24