JURNAL IPSIKOM Vol. 9 No.

2, Desember 2021 ISSN : 2338-4093

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI

PEMBAYARAN PADA SMK GEMA BANGSA

1
Jumroni, 2 Jaka Suwita, 3 Beby Tiara
1
Mahasiswa STMIK Insan Pembangunan, 2,3Dosen Tetap STMIK Insan Pembangunan
Email : jumronitea123@gmail.com, jaka@ipem.ac.id, bebytiara27@gmail.com

ABSTRAK

Perkembangan teknologi di era saat ini berjalan yang sangat pesat, hal ini terbukti dengan
banyaknya penggunaan jaringan internet diberbagai kalangan masyarakat saat ini. Seperti halnya
pendidikan untuk mengetahui layanan informasi pembayaran SPP. Pada tingkat pendidikan Sekolah
Menengah Kejuruan (SMK), belum banyak sekolah yang mengenal dan memanfaatkannya dengan
baik teknologi ini. Salah satunya yaitu sekolah SMK gema bangsa dalam kegiatan pelayanan
administrasi pembayaran SPP, masih dilakukan secara manual dengan melakukan pencatatan manual
kedalam sebuah buku besar, lamanya dalam proses antrian pembayaran SPP, dan sering melakukan
kesalahan dalam hasil pembuatan laporan, sehingga sistem yang berjalan saat ini belum optimal,
karena itu perlu adanya peningkatan sistem secara terkomputerisasi pada laporan pembayaran SPP.
Sebagai media penghubung antara wali murid dan pihak sekolah, agar wali murid dapat mengecek
pembayaran putraputrinya setiap bulannya. Oleh karena itu perlu diadakan penelitian dan
membuatkan sebuah sistem baru yang dapat dimanfaatkan untuk pembayaran SPP bertujuan
untuk meningkatkan keakuratan, kecepatan, serta ketetapan dalam pembuatan laporan
sehingga mengurangi kesalahan dalam laporan pembayaran. metode pengumpulan data
menggunakan metode wawancara, observasi dan studi pustaka. Alat bantu analisis yang
digunakan yaitu Unified Modeling Language (UML). Sistem informasi ini dibangun agar
dapat memberikan kemudahan dalam pengolahan data. Sistem yang baru dapat
memaksimalkan pekerjaan bendahara dalam penyampaian informasi pembayaran, ketelitian
maupun pelayanan administrasi pembayaran SPP dapat dilakukan secara efektif dan efisien.

Kata Kunci: Aplikasi, Informasi, Pembayaran SPP, Perancangan Sistem.

53
JURNAL IPSIKOM Vol. 9 No. 2, Desember 2021 ISSN : 2338-4093

PENDAHULUAN penyimpanan semua informasi dan dokumen

menggunakan buku yang disimpan dalam
A. Latar Belakang Masalah lemari dokumen yang membutuhkan tempat
Perkembangan teknologi informasi era yang lebih luas, dan sekarang menggunakan
sekarang semakin berkembang dengan cepat, komputer untuk menyimpan data pembayaran
seiring meningkatanya kebutuhan manusia biaya sekolah siswa. Setiap lembaga
akan teknologi dan informasi. Fasilitas yang pendidikan memiliki kebutuhan informasi
dapat diperoleh dari teknologi memudahkan yang berbeda-beda untuk meningkatkan
masyarakat mengatasi berbagai masalah yang produktivitas dan pelayanan yang lebih bagus
ada. Apalagi pada sistem pengolahan data yang dimana dengan adanya sistem informasi akan
diperlukan sebuah instansi atau organisasi membantu dalam mengontrol data siswa yang
untuk memberi kebutuhan dan pengolahan sudah melakukan pembayaran dan yang belum
fungsi dari manajemen serta mengambil melakukan pembayaran dalam setiap periode
keputusan. Kebutuhan akan informasi saat ini tertentu.
menuntut teknologi informasi semakin canggih Dengan adanya sistem informasi ini
dan menghasilkan informasi yang akurat, diharapkan dapat membatu aktifitas sekolah
unggul dan efisien. terutama dibagian tata usaha dalam mengtahui
Sistem informasi sangatlah penting administrasi pembayaran dan juga menyajikan
untuk digunakan pada lingkungan kedalam bentuk laporan administrasi
perusahaaan, instansi, organisasi, khususnya pembayaran dengan cepat mudah dan akurat.
dalam dunia pendidikan. Lembaga pendidikan Adanya pencatatan dan penyimpanan data
akan melayani berbagai aktifitas yang transaksi dalam arsip tersebut, menyebabkan
berhubungan langsung dengan lembaga kesulitan bagi karyawan tata usaha dalam
tersebut. Misalnya pada sistem pembayaran pencarian data-data transaksi pembayaran juga
SPP. Untuk itulah peranan teknologi komputer dalam hal registrasi siswa, terutama pada saat
sangat dibutuhkan didukung pemanfaatan data atau dokumen semakin banyak, sehingga
efektifitas dan efisiensi sangat dibutuhkan. sering terjadi penumpukan data siswa
Lembaga pendidikan tidak lepas dari mengakibatkan sulitnya pencarian data siswa
tuntutan di zaman sekarang yang serba cepat apabila sewaktu-waktu data itu diperlukan.
dan tepat untuk mengatasi persoalan yang ada Selain itu, keadaan tersebut menyebabkan
mengharuskan untuk mampu memanfaatkan kurang efektifnya pembuatan laporan-laporan.
teknologi sebagai solusi dan pemecahan Proses pembuatan laporan membutuhkan
permasalahan dan hambatan dengan waktu yang relatif lama karena harus membuat
menggunakan suatu sistem pengolahan data rekapitulasi, laporan-laporan yang disajikan
untuk dapat memperoleh informasi dan juga pun sering tidak akurat.
hasil sesuai dengan yang diharapkan. Dahulu
54
JURNAL IPSIKOM Vol. 9 No. 2, Desember 2021 ISSN : 2338-4093

Dengan adanya sistem informasi diperoleh dai hasil penelitian. Tujuan dari
adminitrasi pembayaran ini diharapkan dapat penelitian ini yaitu :
membantu aktivitas sekolah terutama bagian a. Untuk mengetahui sistem informasi
tata usaha dalam mengolah administrasi administrasi pembayaran yang sedang
pembayaran siswa dan menyajikannya berjalan pada SMK Gema Bangsa.
kedalam bentuk laporan dengan cepat, mudah b. Untuk membangun sistem informasi
dan akurat. Dengan demikian, adanya sistem administrasi pembayaran pada SMK Gema
administrasi pembayaran yang dirancang ini Bangsa.
dapat diterapkan dengan baik dan membantu c. Untuk memperlancar transaksi pembayaran
untuk meminimalisasi permasalahan yang dan mengurangi tingkat kesalahan.
tengah dihadapi SMK Gema Bangsa.
LANDASAN TEORI
Diharapkan proses administrasi pembayaran
akan berjalan lebih efektif dan efisien.
A. Pengertian Sistem
B. Perumusan Masalah Menurut Muhammad Muslihudin
Berdasarkan latar belakang yang telah Oktafianto (2016:2) menyatakan bahwa sistem
dipaparkan di atas, maka dapat dirumuskan didefinisikan sekumpulan komponen atau
beberapa permasalahan yang akan diselesaikan jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang
yaitu sebagai berikut: saling berkaitan dan saling bekerjasama.
1. Bagaimana sistem Informasi administrasi Menurut Sri Mulyani (2016:2),
pembayaran pada SMK Gema Bangsa pada menyatakan bahwa “Sekumpulan subsistem,
saat ini? komponen ataupun elemen yang saling
2. Bagaimana membangun sistem informasi bekerjasama dengan tujuan yang sama untuk
administrasi pembayaran pada SMK Gema saling bekerjasama dengan tujuan yang sama
Bangsa? untuk menghasilkan output yang sudah
3. Bagaimana mengurangi tingkat kesalahan ditentukan sebelumnya.
dalam transaksi administrasi pembayaran Dari pengertian sistem yang telah dibuat
pada SMK Gema Bangsa? oleh para ahli, penulis menyimpulkan bahwa
sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari
C. Tujuan Penelitian
unsur, elemen, prosedur dan sub sistem yang
Adapun tujuan yang hendak dicapai
saling berhubungan secara terorganisasi
merupakan hasil yang diperolah setelah
berdasarkan fungsi-fungsinya, menjadi satu
melakukan kegiatan penelitian selesai.
kesatuan untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Sehingga diharapkan penelitian akan
memberikan informasi mengenai apa yang

55
JURNAL IPSIKOM Vol. 9 No. 2, Desember 2021 ISSN : 2338-4093

B. Pengertian Informasi pengambilan keputusan, serta beberapa

Menurut Raymond Mc.Leod dalam menambhakan dengan fungsi sistem informasi
buku Analisis Perancangan Sistem Informasi untuk melakukan pengawasan/control, analisis
(2018:9) menyatakan bahwa Informasi adalah dan visualisasi.Dan semuanya menyepakati
data yang telah diolah menjadi bentuk yang sistem informasi manajemen merupakan
memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat kumpulan dari interaksi sub-sub sistem
bagi pengambilan keputusan saat ini atau informasi.
mendatang. Menurut Chr Jimmy L. Gaol (2017:5)
Menurut Arni Muarifah Amri (2020:15) Sistem informasi manajemen adalah proses
Sistem Informasi Akuntansi menyatakan kerjasama antara dua orang atau lebih untuk
bahwa “hasil pengolahan data dan fakta yang mencapai tujuan-tujuan yang sdah ditetapkan.
berhubungan, yang diolah sedemikian rupa Manajmen adalah proses perencanaan,
sesuai dengan kebutuhan penggunanya, yang pengorganisasian, pemimpinan, dan
dapat membantu pengguna dalam pengambilan pengawasan dalam rangka unutk mencapai
keputusan. tujuan yang telah ditetapkan. Manajamen
C. Pengertian Sistem Informasi adalah mendapatkan sesuatu melalui kegiatan-
Menurut Yakub dalam buku Analisis kegiatan orang lain.
dan Perancangan Sitem Informasi (2018:10)
menyatakan bahwa sistem informasi adalah METODOLOGI PENELITIAN
suatu kumpulan dari komponen-komponen Dalam kegiatan penelitian ini, metode
dalam organisasi yang berhubungan dengan penelitian yang penulis gunakan adalah metode
proses penciptaan aliran informasi. penelitian kualitatif dengan proses
Menurut Marakas dan O’Brien dalam pengumpulan datanya menggunakan teknik
kompasiana.com (2017) menyatakan sistem wawancara, observasi, dokumentasi dan studi
informasi adalah kombinasi dari orang-orang, literature. Setelah data-data yang dibutuhkan
perangkat keras, perangkat lunak, jaringan terkumpul, selanjutnya data dianalisis
komunikasi, sumber daya data, dan kebijakan menggunakan metode analisis data kualitatif.
serta prosedur dalam menyimpan, Kemudian, sistem dibuat dengan menggunakan
mendapatkan kembali, mengubah, dan metode pengembangan SDLC (System
menyebarkan informasi dalam suatu informasi. Development Life Cycle) yang terdiri dari 5
D. Pengertian Sistem Informasi Manajemen tahapan yaitu : Requirements Definition,
Menurut Nafiudin (2019:2) Sistem System and Software Design, Implementation
informasi manajemen adalah alat penghasil and Unit Testing, Integration and System
informasi dan beberap ahli lainnya Testing dan Operation and Maintenance.
menekankan pada alat untuk membantu dalam

56
JURNAL IPSIKOM Vol. 9 No. 2, Desember 2021 ISSN : 2338-4093

ANALISIS DAN PEMBAHASAN hanya melakukan pembayaran, Admin

A. Latar Belakang Perusahaan dapat mengelola sistem secara
SMK Gema Bangsa Didirikan sejak keseluruhan, dan kepala sekolah hanya
tahun 2004, yang beralamat Kecamatan Cisoka
dapat melihat laporan
Kabupaten Tangerang Provinsi Banten, SMK
Activity Diagram
Gema Bangsa saat ini mempunyai jumlah
kelas sebanyak 26 ruang dengan jumlah siswa
663 orang dan tenaga pendidik sebanyak 44
orang serta tenaga kependidikan berjumlah 8
orang. SMK Gema Bangsa membuka 3
kompetensi keahlian yaitu teknik pemeliharaan
mesin industri (TPMI), multimadia (MM), dan
otomatisasi tata kelola perkantoran (OTKP)

B. Sistem yang diusulkan

1. Use Case Diagram Sistem Yang
Diusulkan

Gambar 2. Activity Diagram Transaksi

Pembayaran SPP

Sequence Diagram

Gambar 1. Use Case Diagram yang Diusulkan

Keterangan : Use case diagram di atas terdiri

dari 3 aktor diantaranya siswa, admin dan
kepala sekolah. siswa tidak bisa akses siswa GAMBAR 3. Sequence Diagram Pembayaran

57
JURNAL IPSIKOM Vol. 9 No. 2, Desember 2021 ISSN : 2338-4093

Class Diagram c. Tampilan Form Data Pegawai

Gambar 6. Tampilan Form Data Pegawai

d. Tampilan Form Data Siswa

Gambar 4. Class Diagram yang Diusulkan

2. Rancangan Tampilan yang di

Usulkan
a. Tampilan Form Login All User

GAMBAR 7. Tampilan Form Kelola

Data Siswa
e. Tampilan Form Data Kelas

GAMBAR 5. Tampilan Form Login Admin

b. Tampilan Halaman Utama

GAMBAR 8. Tampilan Form Kelola

Data Kelas

GAMBAR 6. Tampilan Halaman Utama

58
JURNAL IPSIKOM Vol. 9 No. 2, Desember 2021 ISSN : 2338-4093

f. Tampilan Form Data Pembayaran pengelola membutuhkan waktu lama untuk

memperoleh informasi yang dibutuhkan.
2. Untuk mengurangi kesalahan pencatatan
maka dibutuhkannya sebuah sistem
pembayaran SPP berbasis web yang dapat
menampilkan data siswa, pembayaran,
laporan.
3. Setelah merancang sistem informasi
administrasi pembayaran SPP, dengan
menggunakan rancangan UML,
GAMBAR 9. Tampilan Form Kelola
pemograman PHP dan penyimpanan
Data Pembayaran
database dengan MySQL, bisa memberikan
g. Tampilan Kategori SPP
kemudahan kepada staff TU dalam
membuat laporan dan mencetak kartu SPP.
Pada kartu SPP tidak lagi dilakukan dengan
menggunakan kartu dan dicatat manual,
sehingga membuat proses pembayaran SPP
menjadi lebih efektif dan efisien.
B. Saran
Berdasarkan penelitian dan hasil
pembahasan serta kesimpulan yang diperoleh,
maka saran penulis coba kemukakan tentang
GAMBAR 10. Tampilan sistem informasi administrasi pembayaran SPP
Form Kategori SPP yaitu :
PENUTUP 1. SMK Gema Bangsa khususnya pada bagian
A. Kesimpulan Staff TU dan Kepala Sekolah harus
Berdasarkan hasil penelitian yang telah memperhatikan sistem administrasi
dilakukan pada SMK Gema Bangsa terhadap pembayaran SPP yang sedang berjalan, dan
permasalahan mengenai sistem administrasi sebaiknya menggunakan sistem yang
pembayaran SPP, penulis mengambil terintegrasi, sesuai dengan sistem yang
kesimpulan bahwa : telah penulis usulkan.
1. Sistem yang berjalan masih menggunakan 2. Pengembangan sistem informasi
sistem yang manual, dimana pembayaran administrasi pembayaran SPP perlu
masih dicatat dibuku dan harus dicatat dilakukan seiring dengan kemajuan zaman
kembali dalam Microsoft Excel sehingga untuk menyesuaikan dengan teknologi yang

59
JURNAL IPSIKOM Vol. 9 No. 2, Desember 2021 ISSN : 2338-4093

akan terus berkembang. Dalam periode Sri Mulyani. (2016) Metode Analisis dan
tertentu perlu melakukan update perangkat Perancangan Sistem, Bandung: Abdi
komputer dan software yang digunakan. Sistematika
3. Untuk peneletian selanjutnya di harapkan Raymond Mc.Leod. (2018) Analisis
bisa menambahkan fitur keamanan sistem Perancangan Sistem Informasi,
yang memadai. Meningkatkan security Bandung: Kreatif Industri
website, dan menggunakan penanganan Arni Muarifah Amri. (2020) Sistem Informasi
replikasi database (backup) yang bertujuan Akuntansi, Jakarta: Kurnia Cahaya
untuk mengantisipasi adanya database Lestari
rusak. Yakub. (2018) Analisis dan Perancangan
4. Bagi pembaca apabila akan melakukan Sitem Informasi, Yogyakarta: CV.Budi
penelitian tentang masalah yang sama, Utama
skripsi ini dapat dijadikan sebagai referensi Marakas dan O’Brien. (2017) Pengantar sistem
dan diharapkan dapat mengembangkan informasi, Jakarta: Salemba Empat
sistem ini menjadi lebih baik lagi. Nafiudin. (2019) Sistem Informasi
Manajemen, Bandung: CV. Qiara media
DAFTAR PUSTAKA Chr.

Muhammad Muslihudin Oktafianto. (2016)

Analisis dan Perancangan Sistem
Informasi Menggunakan Model
Terstruktur dan UML : CV.Budi Utama

60
JURNAL IPSIKOM Vol. 9 No. 2, Desember 2021 ISSN : 2338-4093

61