DOKUMEN USER GUIDE

(USER)
No. Dokumen Versi 2.0 : 0053/UG/P1/2.2019

ELECTRONIC – DESIGN

ENGINEERING MANAGEMENT

SYSTEMS (E-DEMS)
 Disusun oleh:

PT SINERGI INFORMATIKA SEMEN INDONESIA

2019

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ............................................................................................................................................................. 2

1. PENDAHULUAN .............................................................................................................................................. 4
1.1 Latar Belakang .................................................................................................................................... 4
1.2 Maksud dan Tujuan ............................................................................................................................ 4
2. PETUNJUK PENGGUNAAN ............................................................................................................................. 5
2.1 Fitur Aplikasi ....................................................................................................................................... 5
3. DASHBOARD .................................................................................................................................................. 6
4. ENGINEERING REQUEST FORM...................................................................................................................... 7
4.1 Create Engineering Request ............................................................................................................... 7
4.1.1 Create ....................................................................................................................................... 7
4.2 List Engineering Request ................................................................................................................... 10
4.2.1 Download ............................................................................................................................... 10
4.2.2 View ....................................................................................................................................... 11
4.2.3 Resend Email .......................................................................................................................... 12
4.2.4 Delete ..................................................................................................................................... 13
4.2.5 Detail ...................................................................................................................................... 14
5. USER DOCUMENT DOWNLOAD ................................................................................................................... 15
5.1 User Documents Download .............................................................................................................. 15
5.1.1 Download ............................................................................................................................... 15
5.1.2 Export TOR ............................................................................................................................. 16
5.1.3 Export BQ ............................................................................................................................... 17
5.1.4 Export Drawing ...................................................................................................................... 17
5.1.5 Export ECE .............................................................................................................................. 18
5.1.6 Download Transmital ............................................................................................................. 19
6. DOCUMENT TENDER.................................................................................................................................... 20
6.1 Create Tender Documents ................................................................................................................ 20
6.1.1 Create ..................................................................................................................................... 20
6.2 List Documents Tender ..................................................................................................................... 21
6.2.2 View ....................................................................................................................................... 21
6.2.3 Delete ..................................................................................................................................... 22
6.2.4 Download TOR ....................................................................................................................... 23
6.2.5 Download Drawing ................................................................................................................. 25
6.2.6 Download BQ ......................................................................................................................... 26
6.2.7 Download ECE ........................................................................................................................ 28

2
3
1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
PT. Semen Indonesia (Persero), Tbk. dan anak perusahaannya, yaitu PT. Semen Gresik, PT.
Semen Padang, PT. Semen Tonasa dan Thang Long Cement Company (TLCC), untuk selanjutnya disebut
Semen Indonesia Group (SMIG), adalah Badan Usaha Milik Negara yang memiliki kapasitas produksi
semen terbesar di Indonesia.
Kondisi saat ini ada banyaknya permintaan disain engineering kepada Department of Design &
Engineering, terkait Capex maupun Kajian dari Unit Kerja Peminta yang dilakukan melalui beberapa
system atau media, seperti melalui Notifikasi SAP, Korin, MoM dan Email. Hal ini berpotensi lamanya
waktu penyelesaian dokumen engineering karena ada banyaknya saluran informasi serta dikhawatirkan
terdapat permintaan desain yang tidak terselesaikan karena terselip dari banyaknya saluran.
Oleh karena itu, dibuatkan sebuah system Electronic Design Engineering Management System
(e-DEMS) yang diharapkan dapat mempersingkat waktu penyelesaian pembuatan dokumen
engineering, karena permintaan desain dari Unit Kerja peminta dapat diketahui sampai level
Departmen, hal-hal yang berkaitan dengan permintaan atau kebutuhan, serta kondisi User dapat
disampaikan pada system, Rencana paket pekerjaan berupa disain engineering atau kajian dapat
ditetapkan terlebih dahulu, progress disain engineering dapat termonitor secara otomatis, serta
progress approval dokumen dapat dilakukan secara real time dan BAST dapat disampaikan ke User
secara online dan cepat.

1.2 Maksud dan Tujuan

Maksud dan Tujuan dari implementasi aplikasi Electronic Design Engineering Management System (e-
DEMS) ini adalah untuk:
1. Mampu mempersingkat waktu penyelesaian dokumen engineering
2. Mampu menetapkan rencana paket pekerjaan, desain engineering, serta kajian terlebih dahulu.
3. Laporan progress desain engineering dapat termonitor secara baik dan otomatis.
4. Laporan progress approval dokumen dapat dilakukan secara real time serta BAST dapat
disampaikan kepada user secara cepat karena berbasis online.

4
2. PETUNJUK PENGGUNAAN
2.1 Fitur Aplikasi
Electronic – Design Engineering Management System (E-DEMS) memiliki beberapa fitur, diantaranya :
1. Engineering Request Form
2. User Document Download
3. Download Tender

5
3. DASHBOARD
Fitur yang digunakan untuk mengelola data Engineering on Progress.

1. Login http://e-dems.semenindonesia.com role user sebagai User

2. Input Username dan Password pada halaman di bawah ini :

3. Klik tombol Login

4. Sistem akan menampilkan halaman Dashboard seperti halaman dibawah ini:

6
4. ENGINEERING REQUEST FORM
Fitur yang digunakan untuk mengelola daftar data-data Engineering Request yang pernah dibuat oleh user
pada unit kerja tertentu.

1. Klik menu Engineering Request Form

2. Sistem akan menampilkan halaman List Engineering Request seperti halaman dibawah ini:

4.1 Create Engineering Request

4.1.1 Create

1. Klik menu Engineering Request Form

2. Klik tab menu

3. Input data engineering request berupa data General Info (Nama Lokasi, Nama Area, Nama
Pekerjaan, Tipe ERF, Prioritas, Unit Kerja Lokasi Pekerjaan, Lokasi Plant Unit Kerja Peminta,
Unit Kerja Peminta, Lokasi Plant Unit Kerja Tujuan , Unit Kerja Tujuan, Kode Proyek, Nama
Proyek, Tanggal Rencana (Permintaan – Penyelesaian) dan Spesifikasi (Est. Biaya
Konstruksi, Est. Biaya Engineering, Latar Belakang & Permasalahan, Permintaan yang
diharapkan, Informasi Teknis, Select File Pendukung, Select File Pendukung, Select File
Pendukung, pada halaman dibawha ini:

7
 Note:
Pada field Unit Kerja Lokasi Pekerjaan : cara pengisiannya dengan input company Gresik,
Rembang, Tuban, lebih baik diisi dengan unit kerjanya (contoh: SG-2901-UK-4C1)
Kode company:
a. SG : company, Tonasa (ST), Padang (SP)
b. 2901 : plant
c. UK : tipe unit kerja
d. 4C1 : kode unit kerja

Catatan tambahan: juga bisa diisi dengan lokasi fungsional pekerjaan tersebut jika sudah
terdaftar di SAP, lebih baik ke unit kerja saja, sedangkan untuk Padang format pencarian
unit kerja diatas tidak berlaku karena menggunakan kode yang berbeda (SP-3901-RDPML)

4. Klik tombol Save

5. Klik tombol OK pada pop up simpan data dibawah ini:

8
6. Sistem akan menampilkan halaman List Engineering Request seperti dibawah ini:

Note : Proses pengajuan Engineering Request akan dilakukan proses Approval oleh Senior
Manager

9
4.2 List Engineering Request
4.2.1 Download

1. Klik menu Engineering Request Form

2. Klik tombol Download pada salah satu data seperti halaman dibawah ini:

3. Sistem akan menampilkan file download berupa PDF seperti dibawah ini:

10
4.2.2 View

1. Klik menu Engineering Request Form

2. Klik tombol view pada salah satu data pada halaman dibawah ini:

3. Update dan view data engineering request pada halaman dibawah ini:

11
 4. Klik tombol Save
5. Sistem akan menampilkan halaman List Engineering Request

4.2.3 Resend Email

1. Klik menu Engineering Request Form

2. Klik tombol Resend Email pada salah satu data seperti halaman dibawah ini:

3. Klik tombol OK pada pop up konfirmasi kirim email dibawah ini:

4. Sistem akan menampilkan halaman List Engineering Request

12
4.2.4 Delete

1. Klik menu Engineering Request Form

2. Klik tombol Delete pada salah satu data seperti halaman dibawah ini:

3. Klik tombol Delete pada pop up konfirmasi delete data dibawah ini:

4. Sistem akan menampilkan halaman List Engineering Request

13
4.2.5 Detail

1. Request Form

2. Klik tombol pada salah satu data seperti halaman dibawah ini:

3. Sistem akan menampilkan halaman List Engineering Request seperti halaman dibawah
ini:

14
5. USER DOCUMENT DOWNLOAD
Fitur yang digunakan untuk mengelola data dokumen yang dapat di download oleh user.

1. Klik menu User Documents Download

2. Sistem akan menampilkan halaman User Documents Dowload

5.1 User Documents Download

5.1.1 Download

1. Klik menu User Documents Download

2. Klik tombol Download seperti halaman dibawah ini:

15
 3. Sistem akan menampilkan file download berupa PDF seperti dibawah ini:

5.1.2 Export TOR

1. Klik menu User Documents Download

2. Klik tombol Export TOR pada halaman dibawah ini:

3. Sistem akan menampilkan file export berupa PDF seperti dibawah ini:

16
5.1.3 Export BQ

1. Klik menu User Documents Download

2. Klik tombol Export BQ pada halaman dibawah ini:

3. Sistem akan menampilkan file export berupa PDF seperti dibawah ini:

5.1.4 Export Drawing

1. Klik menu User Documents Download

2. Klik tombol Export Drawing pada halaman dibawah ini:

17
 3. Sistem akan menampilkan file export berupa PDF seperti halaman dibawah ini:

5.1.5 Export ECE

1. Klik menu User Documents Download

2. Klik tombol Export ECE pada halaman dibawah ini:

3. Sistem akan menampilkan file export berupa PDF seperti dibawah ini:

18
5.1.6 Download Transmital

1. Klik menu User Documents Download

2. Klik tombol Download Transmital pada halaman dibawah ini:

3. Sistem akan menampilkan file export berupa PDF seperti dibawah ini:

19
6. DOCUMENT TENDER
Fitur yang digunakan untuk mengelola data dokumen tender yang dapat di download oleh user.

1. Klik menu Documents Tender

2. Sistem akan menampilkan List Tender Documents seperti dibawah ini:

6.1 Create Tender Documents

6.1.1 Create

1. Klik menu Documents Tender

2. Klik tab menu

3. Input data Document Engineering, No. Document Engineering, Notifikasi No., Nama
Paket, Nominal Dokumen

20
 4. Klik tombol Save

5. Klik tombol OK pada pop up simpan data dibawah ini:

Note: Proses approval berdasar pilihan tiap kolom persetujuan melalui email.

6.2 List Documents Tender

1. Klik menu Documents Tender

2. Sistem akan menampilkan halaman List Tander Documents seperti dibawah ini:

6.2.2 View

1. Klik tombol View

2. Sistem akan menampilkan halaman seperti dibawah ini:

21
 3. Klik tombol Cancel

6.2.3 Delete

1. Klik tombol Delete pada salah satu data dibawah ini:

22
 2. Klik tombol Delete pada pop up dibawah ini:

6.2.4 Download TOR

1. Klik tombol Download TOR pada salah satu data dibawah ini:

23
2. Sistem akan menampilkan file download seperti dibawah ini:

24
6.2.5 Download Drawing

1. Klik tombol Download Drawing pada salah satu data dibawah ini:

2. Sistem akan menampilkan file download seperti dibawah ini:

25
6.2.6 Download BQ

1. Klik tombol Download BQ pada salah satu data dibawah ini:

26
2. Sistem akan menampilkan file download seperti dibawah ini:

27
6.2.7 Download ECE

1. Klik tombol Download ECE pada salah satu data dibawah ini:

28
2. Sistem akan menampilkan file download seperti dibawah ini:

29
30