BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dokumen Puskesmas merupakan data manajemen Puskesmas,

sehingga data maupun dokumen Puskesmas wajib dikelola secara
baik agar tidak sampai tercecer. Untuk memudahkan didalam
pengelolaan dokumen penting ditentukan sistem pengendalian
dokumen agar memudahkan didalam pengelolaan, penyimpanan dan
pencarian untuk diberlakukan pelaksanaannya, sebagai pedoman
didalam pengelolaan dokumen di Puskesmas, baik dokumen yang
bertalian dengan dokumen administrasi Puskesmas maupun dokumen
akreditasi Puskesmas. Oleh karena itu sebagai acuan didalam
pengelolaan dokumen maka wajib disusun Pedoman Pengendalian
Dokumen dan Rekaman Puskesmas.
B. Tujuan
1. Tujuan Umum :
Pedoman ini menguraikan cara-cara untuk menangani semua
dokumen yang berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu dan
kinerja, sehingga dokumen-dokumen tersebut dapat dikendalikan
dengan baik sebelum dan setelah penerbitannya.
2. Tujuan Khusus:
a. Terkendalinya kerahasiaan dokumen proses
perubahan,penerbitan,distribusi dan sirkulasi dokumen.
b. Menguraikan cara-cara untuk identifikasi, menyimpan dan
memelihara rekaman-rekaman yang digunakan dalam Sistem
Manajemen Mutu dan kinerja
C. Sasaran
Dokumen yang dijadikan acuan oleh seluruh upaya dan pelayanan di
PuskesmasJagapura,rekaman yang menjadi bukti obyektif dari
kegiatan yang dilakukan atau hasil yang dicapai sesuai kegiatan yang
direncanakan.
D. Ruang Lingkup
Berlaku terhadap dokumentasi Sistem Manajemen Mutu dan kinerja
yang diterapkan di Puskesmas Jagapura dan yang berhubungan
dengan itu mencakup semua rekaman yang dapat memberikan bukti
kesesuaian kegiatan dan hasilnya pada persyaratan Sistem
Manajemen Mutu dan kinerja yang diterapkan di Puskesmas.
E. Batasan Operasional
1. Pedoman Pengendalian dokumen Puskesmas Jagapura dengan
sistem pengelolaan dokumen/ surat menyurat dan rekamam
implementasi, yang meliputi sistem penomoran maupun
penyimpanan dokumen Puskesmas, baik dokumen perkantoran
maupun dokumen akreditasi Puskesmas.
2. Dokumen ekternal adalah: buku, peraturan, standar, surat
keputusan, kebijakan yang merupakan acuan/ referensi di dalam
penyusunan dokumen akreditasi Puskesmas,
3. Dokumen/ arsip aktif dokumen yang frekuensi pemakaian masih
tinggi/ masih dipakai didalam kegiatan, dan masih disimpan diunit-
unit pelayanan,
4. Dokumen/ arsip inaktif dokumen yang frekuensi pemakaiannya
sudah rendah/ sudah tidak dipakai, untuk dokumen rekam medik
apabila pasien yang sudah mati atau sudah pindah.
5. Master dokumen akreditasi yang telah lengkap/ telah dinomori,
disyahkan dan ditanda-tangani oleh Kepala Puskesmas.
F. Landasan Hukum
1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 Tentang
Kesehatan.
2. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 46 Tahun
2015 Tentang Akreditasi Puskesmas,Klinik Pratama,Tempat Praktik
Mandiri Dokter dan Tempat Praktik Dokter Gigi.
3. PMK RI no 44 Tahun 2016 tentang Pedoman Manajemen
Puskesmas
 BAB II
STANDART KETENAGAAN

A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia yang ada di Puskesmas Jagapura yang
melaksanakan pengendalian dokumen dan rekaman adalah seluruh
pegawai Puskesmas dan Kepala Tata Usaha sebagai koordinator
pengendalian dokumen dan rekaman Puskesmas Jagapura.
1. Kualifikasi sumber daya manusia di Puskesmas Jagapura untuk
Pelayanan Klinis

Jenis
Jenis Tenaga Kepegawaian JUMLAH
No NON
PNS
PNS
1 TENAGA MEDIS
Dokter 3 - 3
Dokter Gigi 1 - 1
2 TENAGA KEPERAWATAN
S1 keperawatan - 2 2
D3 keperawatan - 8 15
Ners 1 1 2
D3 perawat gigi - 1 1
3 TENAGA KESEHATAN
MASYARAKAT
S1 Promkes - - -
D3 Kesling 1 - 1
D1 Kesling - - -
4 TENAGA BIDAN
D4 kebidanan 5 - 5
D3 kebidanan - 10 10
5 TENAGA FARMASI
Apoteker - 1 1
 Asisten Apoteker - 1 1
6 TENAGA LABORATORIUM
D3 Analisis Kesehatan 1 - 1
7 TENAGA GIZI
D3 Gizi - 1 1
8 TENAGA ADMINISTRASI
SMA 1 3 4
D3 - - -
S1 - - -
JUMLAH 22 23 47

2. Berikut ini kualifikasi SDM dan realisasi tenaga Upaya

Kesehatan Masyarakat Esensial yang ada di Puskesmas
Jagapura
 Kegiatan SDM Realisasi
3.
Kualifikasi
Pelayanan Promosi Pendidikan Pelaksana oleh 1 orang dengan latar
Kesehatan Minimal D III belakang pendidikan D3Keperawatan.
Pelayanan Pendidikan Pelaksana oleh 2 orang dengan latar
Kesehatan Minimal D III belakang pendidikan D3 & D1
Lingkungan Kesehatan Lingkungan.
Pelayanan Pendidikan Pelaksana oleh 13 orang dengan latar
Kesehatan Ibu, Minimal D III belakang pendidikan D III Kebidanan
Anak, dan Keluarga 10 orang dan 3 orang D4 Kebidanan
Berencana
Pelayanan Gizi Pendidikan Pelaksana oleh 2 orang dengan latar
Minimal D III belakang pendidikan D3 Gizi
Pencegahan dan Pendidikan Pelaksana oleh 7 orang dengan latar
Pengendalian Minimal D III belakang pendidikan Ners
Penyakit Menular Keperawatan 1 orang, D3 Keperawatan
6 orang
Pencegahan dan Pendidikan Pelaksana oleh 1 orang dengan latar
Pengendalian Minimal D III belakang pendidikan D3Keperawatan
Penyakit Tidak
Menular
Perawatan Pendidikan Pelaksana oleh 1 orang dengan latar
Kesehatan Minimal D III belakang pendidikan D3 Keperawatan
Masyarakat

Kualifikasi SDM dan realisasi tenaga Upaya Kesehatan Masyarakat

Pengembangan yang ada di Puskesmas Jagapura :

Kegiatan Kualifikasi SDM Realisasi

Pelayanan Kesehatan Pendidikan Pelaksana oleh 1 orang dengan
Jiwa Minimal D III latar belakang pendidikan D3
Keperawatan
Pelayanan Kesehatan Pendidikan Pelaksana oleh 2 orang dengan
 Gigi Masyarakat Minimal D III latar belakang pendidikan 2 orang
D III perawat gigi
Pelayanan Kesehatan Pendidikan Pelaksana oleh 1 orang dengan
Tradisional Minimal D III latar belakang pendidikan D3
Komplementer Keperawatan
Pelayanan Kesehatan Pendidikan Pelaksana oleh 1 orang dengan
Olahraga Minimal D III latar belakang pendidikan D3
Keperawatan
Pelayanan Kesehatan Pendidikan Pelaksana oleh 1 orang dengan
Indra Minimal D III latar belakang pendidikan D3
Keperawatan
Pelayanan Kesehatan Pendidikan Pelaksana oleh 1 orang dengan
Usia Lanjut Minimal D III latar belakang pendidikan D3
Keperawatan
Pelayanan Kesehatan Pendidikan Pelaksana oleh 1 orang dengan
Kerja Minimal D III latar belakang pendidikan D3
Keperawatan
Usaha Kesehatan Pendidikan Pelaksana oleh 1 orang dengan
Sekolah Minimal D III latar belakang pendidikan D3
Keperawatan
B. Distribusi Ketenagaan
Penanggung jawab program upaya kesehatan dan latar belakang
profesinya adalah sebagai berikut:
1. Upaya Kesehatan Masyarakat Esensial
Kegiatan Petugas Profesi
Pelayanan Promosi Kesehatan Elisah,S.kep.ners Perawat
Pelayanan Kesehatan Ropiah Sanitarian
Lingkungan
Pelayanan Kesehatan Ibu, S.Sunarti, S.tr Bidan
Anak, dan Keluarga Berencana
Pelayanan Gizi Novia Adiyanti A.Md.Gz Nutrisionis
Pencegahan dan Pengendalian Nurkhamim, Amd.Kep Perawat
Penyakit Menular
 Perawatan Kesehatan Nurkhamim, Amd.Kep Perawat
Masyarakat

2. Upaya Kesehatan Masyarakat Pengembangan

Kegiatan Petugas Profesi
Pelayanan Kesehatan Jiwa Yani IryaniAmd.Kep Perawat
Pelayanan Kesehatan Gigi Haris Setiawan, AMKG Perawat Gigi
Masyarakat
Pelayanan Kesehatan Tradisional Julekha, Amd.Kep Perawat

Pelayanan Kesehatan Olahraga Aliaman, Amd.Kep Perawat

Pelayanan Kesehatan Indra Sri Hidayati, Amd.Kep Perawat
Pelayanan Kesehatan Usia Lanjut Kaeni, Amd.Kep Perawat
Pelayanan Kesehatan Kerja Nani Apriliani, Amd.Kep Perawat

Usaha Kesehatan Sekolah Maesyatul Munawaroh, Perawat

Amd.Kep

3. Upaya Kesehatan Masyarakat Perorangan

Kegiatan Petugas Profesi

Pelayanan Pemeriksaan Dr. Iip Alifatu Dokter
Umum
Pelayanan Kesehatan Gigi Haris Setiawan, AMKG Perawat Gigi
dan Mulut
Pelayanan KIA/KB Santi, Amd.Keb Bidan

Pelayanan Ruang Tindakan Upi Roniah, S.Kep.Ners Perawat

Pelayanan Kefarmasian Dini Fitriyani Apoteker
Pelayanan Laboratorium Khoza Inul Muna, Pranata Lab
Amd.AK
 BAB III
STANDAR FASILITAS

A. GAMBARAN UMUM WILAYAH

 12
U 11
10
09 Kuato
0807 Duku
n 15
Kambanga
PURBAWINANG
060504
Siam
01
Des
n 16
Temiyan
09
03 02Kragila
18 g
UN Cibiuk
02Cibiuk
a n08
Kulon03 22
Bend
01 Tengah aSilo
14 13
04
Cibiuk PesantreMARIKANG
0607n 11d Pul
Kidul01 Kebo EN 12
18 17
16 20 10 o
Keda01
Mangk 02 21 .......
03Jatiwate
05 n
Kaje 02 17Wanajay
p 03
u Duwu
s 17 19
05 04 n Kaplin Des Siledr
15 JAGAPU
06 Des 05Dgr a Sidampu
04 e
a

RAa 06ukM
i
l
Pecantila
PAMIJAH
08
n
Karang 07uj
Tengah
07 h
09a
14
M
e
AN
09 hKija
08 Keni s16
Tad
15
13
10 r11 14
10 13j 04/02
u
12n Set
BA Peturusa
12Dleren ri03/02
11
Keputo 01/01
u
01/06
g 01/02d P03/06
n uK
02/06
n
BTN
su
02/02 02/01
Polri
CEMPA
04/03
03/03
l
01/03
o
Karang
Tengah
02/03
KA n01/07 03/01
Kedempeta
02/07
PUSKESMAS 01/04
n
PUSKESMAS PEMBANTU
POSKESDES/POLINDES Pejate
01/05
02/04
POSBINDU/PUSLING n
02/05
POSYANDU
BALAI DESA
03/05
Korp
ri
MASJID
Gambar 2.1 Peta Wilayah Kerja Puskesmas Jagapura

Puskesmas Jagapura merupakan salah satu puskesmas dari 60 puskesmas di

Kabupaten Cirebon, mempunyai luas wilayah 2.362 km2 , terdiri dari 5 Desa, 42 RW
dan 147 RT. Secara geografis wilayah kerja Puskesmas Jagapura terletak di wilayah
kerja Kecamatan Gegesik dengan batas :

a. Sebelah utara berbatasan dengan Kecamatan Kedokan Bunder (Wilayah kerja

Puskesmas Kedokan)
b. Sebelah selatan berbatasan dengan Kecamatan Arjawinangun (Wilayah kerja
Puskesmas Tegal Gubug)
c. Sebelah timur berbatasan dengan Desa Krangkeng Kab.Indramayu (Wilayah kerja
Puskesmas Krangkeng
d. Sebelah barat berbatasan dengan Desa Kaliwedi Kab.Cirebon (Wilayah kerja
Puskesmas Kaliwedi)

UPTD Puskesmas Jagapura berlokasi di jalan Raya Jagapura Desa Jagapura

Kulon Kecamatan Gegesik Kabupaten Cirebon. Lokasi UPTD Puskesmas Jagapura
masih dapat dilewati oleh angkutan Umum atau angkot, akan tetapi transportasi yang
umum dipakai motor pribadi. Meskipun masih terjangkau oleh alat transportasi, namun
pasien dari wilayah yang jauh dari Puskesmas Jagapura lebih mudah kepuskesmas
lain yang lebih dekat, misalnya dari wilayah perbatasan dengan Puskesmas Gegesik
akan lebih banyak berobat ke Puskesmas tersebut.
 B. KEADAAN PENDUDUK
a. Pertumbuhan Penduduk

Jumlah penduduk Kabupaten Cirebon tahun 2018 sebanyak 30.773 jiwa

dengan rincian laki-laki 14,965 jiwa dan perempuan 15.080 jiwa, dengan
jumlah KK 10.672 jiwa. Angka pertumbuhan penduduk secara umum
dipengaruhi oleh tiga faktor yaitu kelahiran (fertilitas), kematian (mortalitas)
dan perpindahan penduduk (migrasi).Umur dan jenis kelamin sangat
berperan dalam membentuk karakteristik kependudukan, kondisi tersebut
berkaitan erat dengan sosial ekonomi dan upaya pembangunan. Tingkat
kelahiran berpengaruh terhadap struktur penduduk muda, yang terkait
dengan angkatan kerja dan menyangkut besarnya beban yang harus
ditanggung oleh pembangunan.Komposisi penduduk menurut jenis kelamin
dapat dilihat berdasarkan angka rasio jenis kelamin.

Tabel 2.1

Jumlah Penduduk di Wilayah Kerja UPTD Puskesmas Jagapura Kecamatan

Gegesik Tahun 2018

NO Desa Jumlah KK Jumlah Penduduk

Laki-Laki Perempuan Total
1. Jagapura Wetan 2402 3561 3221 6782
2. Jagapura Kidul 2611 3243 3797 7040
3. Jagapura Lor 2224 3476 3752 7227
4. Jagapura Kulon 2560 3378 3772 7150
5. Slendra 915 1308 1266 2574
Total 10.672 14.965 15.808 30.773

Sumber : Data Puskesmas Jagapura, 2018

b. Persebaran dan Kepadatan Penduduk

Persebaran penduduk di wilayah kerja Puskesmas Jagapura tidak

merata. Rata-rata kepadatan penduduk Kabupaten Cirebon 46 jiwa /km2.
Wilayah desa yang memiliki penduduk terbanyak antara lain Desa Jagapura
Lor (7.227) jiwa. Desa yang paling sedikit jumlah penduduknya adalah Desa
Slendra (2.574) jiwa. Jumlah usia produktif (15-44tahun) merupakan
kelompok usia terabanyak yaitu sebanyak 13.029 jiwa, kelompok ini adalah
sasaran program yang paling efektif. Sedangkan sisanya merupakan
kelompok tidak efektif yang terdiri dari bayi,balita, usia sekolah dan lansia,
merupakan beban tanggungan bagi kelompok usia produktif. Mata
pencaharian penduduk di wilayah kerja puskesmas Jagapura di dominasi
oleh pedagang dengan jumlah 2731 (18,9%), sedangkan mata pencaharian
yang lain seperti Petani 2424(16,7%). Pada tahun 2018 jumlah keluarga
miskin yang terdata sebanyak 17.334 (52,40%) jiwa dari jumlah total
penduduk secara keseluruhan. Banyaknya jumlah gakin tersebut
memerlukan penanganan khusus karena tingkat kemampuan mereka dalam
mengakses pelayanan kesehatan juga masih cukup rendah.
tabel 2.2

Kepadatan Penduduk Wilayah Kerja Puskesmas Jagapura Tahun 2017

NO Kelompok Penduduk Jumlah

Umur Laki-Laki Perempuan
Jumlah % Jumlah %
1 0-4 tahun 1358 8,00 1474 8,00 2832
2 5-14 tahun 3951 33,00 4444 31,00 8395
3 15-44 tahun 6449 37,00 6580 40,00 13029
4 45-64 tahun 2127 13,00 2219 13,00 4346
5 >65 tahun 1080 6,00 1091 6,00 2171
Total 14.965 49,00 15.808 50,00 30.773
 BAB IV
TATA LAKSANA

A. Lingkup Kegiatan
1. Jenis Dokumen Akreditasi Puskesmas Jagapura
a. Dokumen Induk
Dokumen asli dan telah disahkan oleh kepala Puskesmas Jagapura
dan di simpan / dikendalikan oleh administrasi (TU)
b. Dokumen Terkendali
Dokumen yang didistribusikan kepadapelaksana, terdaftar dalam
daftar distribusi dokumen terkendali dan menjadi acuan dalam
melaksanakan pekerjaan dan dapat ditarik bila ada perubahan (revisi).
Dokumen ini harus ada tanda /stempel “TERKENDALI”

TERKENDALI

c. Dokumen Tidak Terkendali

Dokumen yang didistribusikan untuk kebutuhan eksternal atau atas

permintaan pihak diluar Puskesmas Jagapura digunakan untuk
keperluan insidentil, tidak tidak dapat digunakan sebagai acuan dalam
melaksanakan pekerjaan dan memiliki tanda / stempel “TIDAK
TERKENDALI”. Yang berhak mengeluarkan dokumen ini adalah
penanggung jawab Manajemen mutu dan tercatat pada daftar
distribusi dokumen Tidak Terkendali.

TIDAK TERKENDALI
 d. Dokumen Kadaluarsa
Dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku oleh karena telah
mengalami perubahan /revisi sehingga tidak dapat lagi menjadi acuan
dalam melaksanakan pekerjaan. Dokumen ini harus ada stempel
“KADALUARSA”. Dokumen induk diidentifikasi dan dokumen sisanya di
musnahkan

KADALUARSA

2. Jenis Dokumen Yang perlu disediakan di Puskesmas adalah sebagai

berikut :
a. Penyelenggaraan Manajemen Puskesmas:
1. Kebijakan Kepala Puskesmas
2. Rencana Lima tahunan Puskesmas
3. Pedoman/manual mutu
4. Pedoman /Panduan tekhnis yang terkait dengan manajemen
Puskesmas
5. Standar Operasional Prosedur (SOP)
6. Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP):
a) Rencana Usulan Kegiatan (RUK)
b) Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK)
7. Kerangka Acuan Kegiatan
8. Rencana (Program) Mutu Puskesmas dan Keselamatan Pasien
2. Penyelenggara Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM):
a. Kebijakan Kepala puskesmas
b. Pedoman untuk masing-masing UKM (esensial maupun
Pengembangan)
c. Standar Operasional Prosedur (SOP)
d. Rencana tahunan untuk masing-masing UKM
e. Kerangka acuan kegiatan pada tiap-tiap UKM
3. Penyelenggara Upaya Kesehatan Perorangan ( UKP)
 a. Kebijakan tentang Pelayanan Klinis.
b. Pedoman Pelayanan Klinis.
c. Standar Operasional Prosedur (SOP) Klinis.
B. Metode

Dalam Sistim Manajemen Mutu Yang Disusun Meliputi:

1. Dokumen level 1 : Kebijakan (SK)

2. Dokumen level 2 : Pedoman , Panduan,KAK,Perencanaan
3. Dokumen level 3 : Standar Prosedur operasional (SOP)
4. Dokumen level 4 : Rekaman-rekaman sebagai catatan akibat
pelaksanaankebijakan, pedoman dan prosedur dan dokumen eksternal.
Metode Pengendalian Dokumen dan rekaman yaitu:

a. Identifikasi Penyusunan/Perubahan Dokumen Identifikasi kebutuhan,

dilakukan pada tahap Self Assesment dalam Pendampingan Akreditasi.
b. Penyusunan Dokumen Kepala Subag Tata Usaha Puskesmas,
Penanggung jawab Admen di Klinik Pratama dan Dokter/Dokter Gigi
Praktik Mandiri, dan Penanggung jawab UKM dan UKP bertanggung
jawab terhadap pelaksanaan identifikasi/perubahan serta penyusunan
dokumen.
c. Penyusunan dokumen secara keseluruhan dikoordinir oleh tim mutu/tim
akreditasi Puskesmas Jagapura dengan mekanismesebagai berikut :
1) SOP yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja disampaikan
ke tim mutu/tim akreditasi
2) Tim mutu .memberikan tanggapan, mengkoreksi dan memperbaiki
dokumen yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja baik dari
segi bahasa maupun penulisan.
3) Mengkoordinir proses pembuatan dokumen sehingga tidak terjadi
duplikasi /tumpang tindih dokumen antar unit
4) Melakukan cek ulang terhadap dokumen yang akan ditandatangani
oleh Kepala Puskesmas Jagapura
d. Rekaman harus dapat terbaca dan segera dapat teridentifikasi dan dapat
diakses kembali
 e. Format
a) Surat Rujukan External Pasien BPJS

b) Format Surat Rujukan Internal

c) Format Resep Pasien Umum

d) Format Resep Pasien BPJS

e) Format Surat Keterangan Istirahat

f) Format Pemeriksaan Laboratorium

g) Format Surat Rujukan External Pasien BPJS

h) Format Rawat Jalan

i) Format Kartu Rawat Jalan Lansia

j) Format Tabel Perawatan Pasien Gigi

k) Format Pengisian Odontogram

l) Format Persetujuan Tindakan Medis

m) Format Penolakan Tindakan Medis

n) Format Surat Keterangan Bebas Buta Warna

o) Format Kartu Stok Obat

p) Format Aturan Obat

q) Format Pelayanan Informasi Obat

r) Format Nama Pasien yang di Beri Obat

s) Format Hasil Laboratorium

t) Format Resep KIA

u) Format Kartu Ibu

C. Langkah kegiatan
1. Penomoran
a. Penomoran naskah dinas surat yang ditandatangani oleh Kepala
UPT Puskesmas Jagapura menggunakan nomor , kode klasifikasi
 dokumen dan nama UPT terkait sesuai dengan substansi naskah
dinas surat;
b. Pengaturan nomor naskah dinas adalah sebagai berikut:
1. Nomor urut terbitnya naskah dinas ditulis dalam 3 (tiga) angka;
2. Kode klasifikasi dibuat berdasarkan kode buku arsiparis yang
berlaku;
3. Contoh:
 800/006/PKMJGP tentang Strukrur Organisasi Puskesmas
Angka 440 di atas menunjukkan kode klasifikasi tentang
kepegawaian, 006 menunjukkan urutan dokumen yang ada di
UPTD Puskesmas Jagapura
 440/001/PKMJGP tentang Pembentukan Tim PTP
Angka 440 diatas menunjukkan kode klasifikasi untuk
kesehatan

2. Pengesahan Dokumen
Dokumen disahkan oleh Kepala Puskesmas Jagapura
3. Sosialisasi / Pemberlakuan Dokumen
Agar dokumen dapat dikenali oleh seluruh pelaksana maka perlu dilakukan
sosialisasi dokumen tersebut, khusus bagi SOP, bila rumit maka untuk
melaksanakan SOP tersebut perlu dilakukan pelatihan.
4. Distribusi
Tata Cara Pendistribusian dokumen
a) Distribusi adalah kegiatan atau usaha menyampaikan dokumenyang
sudah diberi stempel terkendali kepada unit upaya atau pelaksana
yang memerlukan dokumen tersebut agar dapat digunakan sebagai
panduan dalam melaksanakan kegiatannya. Kegiatan ini dilakukan
oleh tim mutu atau bagian Tata UsahaPuskesmas Jagapura sesuai
pedoman tata naskah.
b) Distribusi harus memakai ekspedisi.
c) Distribusi dokumen bisa hanya untuk unit kerja tertentu tetapi bisa
juga untuk seluruh unit kerja lainnya.
d) Bagi Puskesmas/Klinik yang sudah menggunakan e-file maka
distribusi dokumen bisa melalui jejaring area local, dan diatur
 kewenangan otorisasi disetiap unit kerja, sehingga unit kerja dapat
mengetahui batas kewenangan dalam membuka dokumen
e) Dokumen akreditasi dibuat rangkap 2, yang fotocopy dengan cap
terkendali didistribusikan di unit-unit yang memerlukan.
5. Tata cara penyimpanan dokumen
a) Dokumen rekam klinik / medik inaktif wajib disimpan sekurang-
kurangnya lima tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat,
setelah batas waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui, rekam
klinis dapat dimusnahkan, kecuali persetujuan tindakan dan persetujuan
lain harus disimpan jangka waktu 3 tahun dari kunjungan terakhir
selanjutnya berkas rekam medis in aktif disimpan dalam rak khusus.
b) Rekam medis pasien disimpan ke dalam ruangan tertutup dan terkunci
yang menjamin kerahasiaan dan keamanan informasi tersebut.
c) Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas
harusdipelihara dan disimpan minimal tiga tahun
d) Dokumen asli (master dokumen yang sudah dinomori dan sudah
ditandatangani) agar disimpan di bagian Tata Usaha Puskesmas.
Penyimpanan dokumen yang asli harus rapi,sesuai metode
pengarsipan sehingga mudah dicari kembali bila diperlukan.
e) Dokumen di unit upaya Puskesmas harus diletakkan di tempat yang
mudah dilihat,mudah diambil dan mudah dibaca oleh pelaksana.
6. Penataan Dokumen
Untuk memudahkan didalam pencarian dokumen akreditasi Puskesmas
Jagapura dikelompokan masing- masing bab/kelompok pelayanan/UKM
dengan diurutkan setiap urutan kriteria dan elemen penilaian, dan
diberikan daftar secara berurutan.
7. Penarikan dokumen
a) Menarik dokumen lama apabila dokumen ini adalah dokumen
pengganti.
b) Mengarsipkan dokumen induk yang sudah tidak berlaku dengan
membubuhkan stempel “Kadaluarsa” dan kemudian menyimpan
dokumen tersebut selama 2 tahun.
c) Memusnahkan dokumen sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.
PENGENDALIAN REKAMAN
1. Semua rekaman harus mudah dibaca dengan jelas dan diberi judul
yang sesuai untuk mengidentifikasikannya dengan produk atau proses
yang bersangkutan.
2. Semua rekaman yang diperlukan harus dipelihara dengan baik, dengan
mengatur pemberian identifikasi, penandaan lokasi dan acuan masa
simpan.
3. Setiap unit/bagian harus menyimpan daftar rekaman bagiannya, daftar
rekaman memuat masa simpan rekaman dan disposisi rekaman.
4. Masa simpan rekaman ditentukan dengan mengingat faktor-faktor antara
lain peraturan pemerintah, jenis rekaman.
5. Setelah masa simpan lampau, maka pemegang dokumen yang ditunjuk
harus menentukan apa tindakan yang harus diambil.
 BAB V
LOGISTIK

Kebutuhan dana dan logistik untuk pelaksanan pengendalian pedoman dan

rekaman direncanakan dalam pertemuan lokakarya mini bulanan.
 BAB VI
KESELAMATAN SASARAN

Keselamatan sasaran puskesmas adalah suatu sistem dimana puskesmas

membuat dokumen yang dijadikan acuan oleh seluruh upaya dan pelayanan di
PuskesmasJagapura. Dokumen rekaman yang menjadi bukti obyektif dari kegiatan
yang dilakukan atau hasil yang dicapai sesuai kegiatan yang direncanakan.
 BAB VII
KESELAMATAN KERJA

Puskesmas sebagai tempat kerja mempunyai potensi bahaya beragam

terhadap kesehatan, terdapat disemua tempat baik didalam maupun diluar gedung
yang dapat timbul dari lingkungan tempat kerja, proses kerja, cara kerja, alat dan
bahan kerja yang dapat menimbulkan penyakit akibat kerja.
Tujuan dari pengenalan potensi bahaya di Puskesmas dan masalah yang
ditimbulkannya adalah agar petugas Puskesmas dapat melakukan pengendalian
resiko dengan benar sehingga terhindar dari berbagai masalah yang ditimbulkan
akibat pekerjaan.
 BAB VIII
PENGENDALIAN MUTU

Mutu pelayanan medic adalah pelayanan kesehatan yang diberikan kepada

seorang pasien sebaik-baiknya melalui pengetahuan yang konsisten sesuai dengan
pengetahuan terkini sehingga probabilitas outcome yang diharapkan meningkat (IOM
1990)
Pelayanan individual yang dilandasi ilmu klinik sebagai kesehatan perorangan
meliputi aspek pencegahan primer, pencegahan sekunder, pencegahan tersier
berupa rehabilitasi medic.
Demi menjamin tercapai dan terpeliharanya mutu dari waktu ke waktu maka
diperlukan bakuan mutu berupa pedoman / bakuan yang tertulis yang dapat dijadikan
pedoman kerja bagi tenaga pelaksana.
 BAB IX
PENUTUP

LAMPIRAN

DAFTAR INDUK DOKUMEN

BAGIAN : -LEVEL I

DAFTAR INDUK DOKUMEN

No. Tanggal
No Judul Dokumen Nomor/Tempat Dokumen
Revisi Berlaku

1. SK

2.

3.

DAFTAR INDUK DOKUMEN

BAGIAN : -LEVEL II

DAFTAR INDUK DOKUMEN

No. Tanggal
No Judul Dokumen Nomor/Tempat Dokumen
Revisi Berlaku

1. Pedoman

2. Panduan
 3. KAK

4 Perencanaan

DAFTAR INDUK DOKUMEN

BAGIAN : -LEVEL III

DAFTAR INDUK DOKUMEN

No. Tanggal
No Judul Dokumen Nomor/Tempat Dokumen
Revisi Berlaku

1. SOP

2.

3.

4
DAFTAR INDUK DOKUMEN INTERNAL (REKAMAN)

(LEVEL IV)

BAGIAN :

Judul No. Lama

No Lokasi PIC Disposisi
Nomor Rev Simpan

DAFTAR INDUK DOKUMEN EKSTERNAL

BAGIAN :

DAFTAR INDUK DOKUMEN

No. Tanggal
No Judul Dokumen Nomor/Tempat Dokumen
Revisi Berlaku

1 Dokumen Eksternal
DISTRIBUSI DOKUMEN

NO NAMA NOMOR DIDISTRIBUSIKAN TANGGAL PENERIMA

DOKUMEN DOKUMEN OLEH DISTRIBUSI DOKUMEN

DAFTAR ISI
DAFTAR ISI
BAB 1 PENDAHULUAN
A. Latar Belakang.................................................................................. 1
B. Tujuan ………….................................................................................1
C. Sasaran………………….. ..................................................................1
D. Ruang Lingkup …………....................................................................2
E. Batasan Operasional .........................................................................2
F. Landasan Hukum ..............................................................................2
BAB II STANDAR KETENAGAAN
A. Kualifikasi Sumber daya Manusia......................................................3
B. Distribusi Ketenagaan .......................................................................6
BAB III STANDAR FASILITAS
A. Gambaran Umum Wilayah.................................................................8
B. Keadaan Penduduk..........................................................................10
BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN ............................................................13
BAB VLOGISTIK .............................................................................................20
BAB VI KESELAMATAN SASARAN..................................................................21
BAB VII KESELAMATAN KERJA ....................................... ……………………..22
BAB VIII PENGENDALIAN MUTU........................................ …………………….23
BAB IX PENUTUP.............................................................................................24
 PEDOMAN
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN
UPTD PUSKESMAS JAGAPURA
Nomor : 440/ /PKMJGP

PEMERINTAH KABUPATEN CIREBON

DINAS KESEHATAN
TAHUN 2018
 KATA PENGANTAR

Pengendalian dokumen adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-

dokumen sistem manajemen mutu yang mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan,
perubahan dengan mengikuti ketentuan / metode yang diatur dalam prosedur ini, maka kami
menyusun Pedoman Pengendalian Dokumen dan Rekaman di UPTD Puskesmas Jagapura.

Diharapkan agar Pedoman Pengendalian Dokumen dan Rekaman ini dapat menjadi
pegangan dan arahan bagi semua tim mutu dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan.

Akhir kata kami ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan
masukan sampai dengan tersusunnya Pedoman Pengendalian Dokumen dan Rekaman ini,
kritik dan saran tetap kami harapkan guna penyempurnaan pedoman ini.