PROPOSAL RESEARCH GROUP

Kebutuhan Keterampilan Sekretaris: Analisis Konten Iklan Lowongan

Perkerjaan untuk Sekretaris

Diusulkan Oleh:
Nama dan NIM Saudara masing-masingM. 13802241059
Faranadya Putri / NIM. 13802241062

FAKULTAS VOKASI
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
2023
 HALAMAN PENGESAHAN
1. Judul Penelitian : Kebutuhan Keterampilan Sekretaris: Analisis Konten
Iklan Lowongan Perkerjaan untuk Sekretaris
2. Ketua Peneliti :
a. Nama Lengkap/NIP : Purwanto, M.M., M. Pd./NIP. 19570403 198303 1 005
b. Pangkat/Golongan/Jabatan : IVb/Pembina Tk.I/Lektor Kepala
c. Jurusan : Pendidikan Administrasi
d. Alamat surat : Jl. Ringin Raya No. 1, RT/RW 04/19 Condong Catur,
Depok, Sleman
e. HP : 08122750508
f. E-mail : purwanto@uny.aca.id
3. Nama Riset Grup : Administrasi 2 (RG-FE-296)
4. Aggota Peneliti :
No Nama/NIP Bidang Keahlian
1 Wahyu Rusdiyanto, M. M. /NIK. 117009910811650 Manajemen SDM
2 Yudit Ayu Respati, M. Si../NIP. Manajemen SDM

5. Mahasiswa yang terlibat :

No Nama/NIM Prodi
1 D3 Sekretari
2 D3 Sekretari
6. Lokasi penelitian : Fakultas Ekonomi UNY
7. Waktu Penelitian : Februari-Juli 2019
8. Dana yang diusulkan : Rp. 18.000.000,00 (Delapan belas juta rupiah)

Yogyakarta, 14 Februari 2023

Mengesahkan,
Dekan Fakultas Vokasi UNY Ketua Tim Peneliti

Dr. Komarudin, M. Pd., M. A. Purwanto, MM., M. Pd.

NIP. 197409282003121002 NIP. 19570403 198303 1 005
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat dan
nikmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan penelitian dengan judul
“Kebutuhan Keterampilan Sekretaris: Analisis Konten Iklan Lowongan Perkerjaan untuk
Sekretaris” ini dengan tepat waktu. Penelitian ini disusun dalam rangka memenuhi kewajiban
tri dharma perguruan tinggi melalui riset grup tahun 2023.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan proposal penelitian ini masih banyak
kekurangan. Oleh karena itu, saran dan kritik yang membangun akan penulis terima dengan
senang hati demi perbaikan penulisan di masa yang akan datang.
Yogyakarta, 14 Februari 2023

Penulis
DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
DAFTAR LAMPIRAN
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Miss match skill atau kesenjangan keteranpilan didefinisikan sebagai
kesenjangan antara keterampilan pekerjaan individu dan tuntutan pasar kerja.
Ketidaksesuaian keterampilan adalah berbagai bentuk ketidakseimbangan antara
keterampilan yang tersedia dan keterampilan yang dibutuhkan di dunia kerja (ILO,
2014). Bentuk ketidaksesuaian keterampilan yang paling sering terjadi adalah
kekurangan keterampilan, kesenjangan keterampilan, pendidikan berlebih (atau
kurang), kualifikasi berlebih (atau kurang), dan kepunahan keterampilan.
Ketidaksesuaian keterampilan bisa mengakibatkan alokasi dan penggunaan angkatan
kerja yang tidak optimal. Ini menimbulkan beban bagi para pekerja, perusahaan dan
masyarakat terkait produktivitas, daya saing dan pertumbuhan ekonomi. Implikasi
langsung dari pendidikan berlebih misalnya, pekerja tidak menggunakan kemampuan
produktif mereka secara maksimal. Di sisi lain, perusahaan akan menunjukkan kinerja
yang rendah bila pekerjanya tidak terdidik dan tidak memiliki keterampilan yang

dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut.

Data dari BPS menyebutkan tingkat pengangguran di Indonesia mengalami
peningkatan di kutun waktu 2020. Ketidaksesuaian pendidikan (kurang atau lebih)
terhadap suatu pekerjaan di Indonesia menunjukkan angka yang cukup tinggi.
Berdasarakan data dari International Labour Organization (ILO) tentang laporan
ketenagakerjaan Indonesia tahun 2017, total ketidaksesuaian antara pendidikan
(kurang atau lebih) dari yang dibutuhkan oleh suatu pekerjaan mencapai angka 37%.
Data lain menyebutkan ketidaksesuaian pendidikan justru terjadi di perkotaan
daripada di pedesaan. Apabila ditinjau dari segi usia, ketidaksesuaian pendidikan
(kurang) paling banyak dialami oleh pekerja yang berusia 56 tahun ke atas sedangkan
ketidaksesuaian pendidikan (lebih) paling banyak dialami oleh pekerja yang berusia
25-34 tahun.
Miss

match skill dapat berdampak buruk bagi pekerja, perusahaan maupun masyarakat.
Menurut Rahma Iriyanti dalam presentasinya pada International Conference on Jobs
and Skill Mismatch di Geneva, miss match skill berdampak pada menurunnya
produktifitas dan pertumbuhan perusahaan dan akan menyebabkab tingkat
pengangguran semakin tinggi. Miss match skill menjadi perhatian serius pada era
disrupsi seperti sekarang ini. Pada lingkungan yang senantiasa berubah,
pengembangan keterampilan SDM akan memanikan peran penting dalam
pembangunan ekonomi masa depan Indonesia. Data dari ILO menyebutkan, meskipun
pencapaian pendidikan pekerja Indonesia mengalami peningkatan, masih banyak
pekerja yang memiliki kualifikasi yang rendah.
Lembaga pendidikan vokasi sebagai penghasil tenaga kerja sudah sepantasnya
beradaptasi dengan perubahan-perubahan yang terjadi pada era industri 4.0.
Perubahan -perubahan kompetensi pekerjaan harus direspon secara cepat dan tepat
agar lulusan pendidikan vokasi dapat diserap dengan baik. Menurut Shivoro, dkk.
(2017), meningkatkan kelayakan kerja lulusan merupakan hal mendasar bagi peran
lembaga pendidikan tinggi dalam menghasilkan sumber daya manusia yang mampu
melakukan secara kompetitif di pasar tenaga kerja kontemporer. Oleh karena itu,
kurikulum pendidikan vokasi perlu dikembangkan untuk mengantisipasi kebutuhan
keterampilan kerja di industri. Proses pengembangan kurikulum dapat dimulai dengan
mencari pandangan para pemangku kepentingan, termasuk pengusaha, akademisi,
mahasiswa dan lulusan baru tentang keterampilan, atribut dan karakteristik pribadi
yang diperlukan oleh suatu profesi (Messum, et al., 2016).
Prof. Ainun Na’im, Ph.D, M.B.A selaku Sekretaris Jenderal KEMRISTEK
DIKTI dalam seminar di UNY (2019) menyatakan perusahaan-perusahaan start up
 digital seperti Google sudah tidak begitu mementingkan ijazah bagi calon karyawan.
Perusahaan-perusahaan tersebut lebih menitikberatkan pada skill yang dikuasai oleh
para calon karyawan. Proses rekrutmen dan seleksi menjadi pintu pertama bagi
perusahaan untuk mendapatkan karyawan dengan kompetensi keterampilan yang
baik. Proses rekrutmen dan seleksi harus mendapatkan perhatian yang serius dari
perusahaan. Penyampaian informasi tentang rekrutmen dan seleksi harus dapat
dijangkau masyarakat seluas mungkin agar perusahaan tidak kehilangan kesempatan
untuk mendapatkan calon karyawan yang potensial.
Metode analisis iklan pekerjaan berguna dalam mengidentifikasi berbagai
keterampilan yang dibutuhkan oleh dunia kerja saat ini. Beberapa penelitian
menggunakan metode analisis iklan pekerjaan telah dilakukan oleh para peneliti.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa metode ini adalah cara serbaguna untuk
mengidentifikasi keterampilan saat ini yang dibutuhkan oleh berbagai tingkatan dan
profesi, serta untuk menganalisis tren pasar tenaga kerja (Ayalew, et al., 2011;
Harper, 2012; Kureková, et al., 2015; Dunbar, et al., 2016). Keterampilan dan atribut-
atribut yang tertulis dalam iklan lowongan pekerjaan dapat menjadi indikator awal
pelamar kerja potensial. Selain itu, indikator keterampilan ini juga berguna dalam
mengembangkan kurikulum pendidikan (Suarta, I. M., et al, 2018).
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang sudah dikemukakan di atas maka
perumusan masalah dalam penelitian ini adalah apa saja kompetensi dan kualifikasi
yang dibutuhkan bagi calon sekretari yang dimuat dalam iklan lowongan pekerjaan?
C. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengidentifikasi dan merumuskan
permintaan pasar tenaga kerja (Instansi pemerintah maupun perusahaan) tentang
keterampilan kerja bagi calon sekretaris yang ditunjukkan dalam iklan lowongan
pekerjaan.
D. Manfaat Penelitian
Analisis iklan pekerjaan untuk persyaratan keterampilan industri saat ini dapat
menjadi informasi penting bagi pengembang kurikulum. Iklan pekerjaan mewakili
keterampilan dan kualitas yang dicari Instansi pemerintah maupun perusahaan karena
keterampilan yang tercantum dalam iklan dipilih dengan cermat agar sesuai dengan
 posisi yang diiklankan. Kerangka kerja konseptual keterampilan ketenagakerjaan
diharapkan bermanfaat dalam memandu pengembangan kurikulum pendidikan.
E. Roadmap Penelitian
Penelitian ini merupakan kelanjutan dari penelitian-peniltian yang sudah
dilaksanakan sebelumnya. Tahun 2017 dilakukan penelitian tentang analisis
kompetensi mahasiswa sekretari yang ditinjau dari persepsi pembimbing PKL, hasil
penelitian menunjukkan kompetensi-kompetensi sekretari yang menjadi perhatian
utama adalah kompetensi yang berhubungan dengan teknologi informasi dan
komunikasi. Tahun 2018 juga dilakukan penelitian dengan tema yang serupa, hasil
penelitian menunjukkan bahwa keterampilan desain grafis perkantoran penting bagi
calon sekretaris.
Pada tahun ini, dilakukan penelitian tentang kompetensi dan kualifikasi bagi
calon sekretaris yang didapatkan dari iklan lowongan pekerjaan. Hasil penelitian ini
diharapkan mampu dijadikan luaran untuk dipublikasikan pada jurnal internasional
maupun prosiding seminar internasional. Hasil Penelitian akan menjadi informasi
yang penting sebagai dasar pertimbangan penyusunan dan pembaruan kurikulum
pendidikan vokasi pada prodi sekretari.

2017
Analisis 2023
Kompetensi dari Analisis kebutuhan
sudut pandang keterampilan Sekretaris pada
Pembimbing PKL iklan lowongan pekerjaan Pengembangan
dan Pembaruan
Kurikulum
2018
Analisis
Kebutuhan
Keterampilan
Desain Grafis
Perkantoran

BAB II
 KAJIAN PUSTAKA

A. Kajian Teori
1. Keterampilan Pekerjaan
Hasil dari banyak penelitian menyebutkan bahwa kemampuan kerja dan
keterampilan kerja karyawan berpengaruh positif terhap kinerja karyawan yang
pada akhirnya memberikan dampak yang baik pada kinerja perusahaan. Wahyudi
(2002) menyatakan bahwa keterampilan kerja adalah kecakapan atau kemahiran
untuk melakukan tugas dan pekerjaan. Keterampilan kerja tersebut didapatkan
melalui latihan praktek maupun melalui pengalaman langsung.
Sebuah laporan dari Dewan Bisnis Australia dan Kamar Dagang dan Industri
Australia (BCA / ACCI), mendefinisikan keterampilan kerja sebagai keterampilan
yang dibutuhkan tidak hanya untuk mendapatkan pekerjaan, tetapi juga untuk
kemajuan dalam suatu perusahaan sehingga seseorang dapat mencapai potensi
terbaiknya dan berkontribusi untuk arah strategis perusahaan (DEST, 2002). Tim
Koordinasi Peningkatan Keterampilan Kerja untuk Mahasiswa (ESECT)
mendefinisikan keterampilan kerja sebagai sekumpulan pencapaian-keterampilan,
pemahaman dan atribut pribadi yang membuat lulusan lebih mungkin
mendapatkan pekerjaan dan menjadi sukses dalam pekerjaan yang mereka pilih
yang menguntungkan diri mereka sendiri, masyarakat dan perekonomian (Yorke,
2006).
Banyak negara telah mengembangkan kerangka keterampilan kerja
konseptual. BCA / ACCI pada tahun 2002 melakukan studi komprehensif tentang
keterampilan yang dibutuhkan banyak pekerja untuk berhasil dalam karier
mereka. Hasil penelitian ini dirangkum dalam “Keterampilan Ketenagakerjaan
untuk masa depan” yang mengidentifikasi sejumlah atribut pribadi yang
diperlukan untuk karyawan untuk menggambarkan dan menentukan keterampilan
ketenagakerjaan. Delapan pengelompokan keterampilan tersebut adalah (1)
keterampilan komunikasi, (2) keterampilan kerja tim, (3) keterampilan pemecahan
masalah, (4) keterampilan inisiatif dan berusaha,(5) keterampilan perencanaan dan
pengorganisasian, (6) keterampilan manajemen diri, (7) keterampilan belajar, dan
(8) keterampilan menggunakan teknologi (DEST, 2002).
Kantor perwakilan UNESCO di Bangkok melakukan studi tentang kelayakan
kerja lulusan universitas di negara-negara ASEAN untuk mengembangkan
kerangka keterampilan kerja. Temuan utama dari kerangka keterampilan kerja ini
mengacu pada berbagai atribut dan kompetensi yang memungkinkan pencari kerja
untuk mendapatkan dan mempertahankan pekerjaan. Kerangka keterampilan kerja
tersebut adalah sebagai berikut: (1) keterampilan komunikasi, (2) keterampilan
berpikir logis, dan pemecahan masalah; (3) kepribadian, kepercayaan diri, dan
integritas; (4) fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi; (5) inovasi dan
kreativitas; dan (7) semangat tim (UNESCO Bangkok, 2012). Laporan UNESCO
Bangkok berikutnya (2015) menyimpulkan Kerangka Kerja UNESCO untuk
Kompetensi lintas negara yang terdiri dari lima domain keterampilan yaitu: (1)
pemikiran kritis dan inovatif; (2) kemampuan interpesonal; (3) keterampilan
intrapersonal; (4) kewarganegaraan global; dan (5) literasi media dan informasi
(Suarta et al., 2018)
2. Profesi Sekretaris
Pekerjaan sebagai sekretaris identik dengan pekerjaan dalam sebuah
perusahaan yang tugasnya adalah membantu pekerjaan pemimpin perusahaan.
Seseorang yang mempunya jabatan sebagai sekretaris biasanya bekerja untuk
membantu pimpinan atau mengurus apa yang dibutuhkan pimpinan, baik dalam
hal tulis menulis surat, membuat jadwal, atau pekerjaan lainnya yang menyangkut
pimpinan. Menurut Saiman (2002), sekretaris adalah jabatan yang
menggambarkan pekerjaan seseorang dalam sebuah perusahaan yang tugasnya
adalah dalam hal tulis-menulis, surat menyurat, atau catat-menctat kegiatan dalam
perusahaan. Oleh karena itu, sekretaris dapat digambarkan sebagai sebuah profesi
yang tugasnya membantu pekerjaan pimpinan seperti dalam hal surat menyurat
dan membuatkan jadwal atas hal yang harus dilakukan pimpinan untuk
meningkatkan kinerja pimpinan.
Kata sekretaris berasal dari bahasa latin yaitu secretum yang berarti rahasia
(Gemilang, 2013). Secretum jika diubah ke dalam Bahasa Prancis akan berubah
menjadi secretarius dan secretary jika dalam Bahasa Inggris. Kata Sekretaris yang
dikenal dalam Bahasa Indonesia berasal dari serapan Bahasa Belanda, yaitu
secretaries. Secretaries yang merupakan Bahasa Belanda masuk ke Indonesia,
kemudian lebih dikenal sebagai sekretaris. Dengan demikian, sekretaris mengacu
pada orang atau karyawan yang pekerjaannya terkait dengan rahasia, baik dalam
perusahaan ataupun negara.
Bagi sebuah perusahaan, sekretaris dipandang sebagai jabatan yang penting. Oleh
karena itu, profesi sekretaris di dalam masyarakat dipandang sebagai sebuah
pekerjaan yang bergengsi dan peminatnyapun semakin bertambah. Dengan
bertambahnya minat bekerja sebagai sekretaris, banyak masyarakat yang
mempunyai anggapan yang kurang tepat terhadap pekerjaan sekretaris.
Kebanyakan orang menggap apabila seseorang telah memiliki penampilan yang
menarik serta kemampuan untuk meengetik dan menulis dengan cepat, maka
mereka akan dengan mudah mendapatkan pekerjaan sebagai sekretaris. Menurut
Rofi’i dan Mukti (2017), menjadi sekretaris tidak hanya tentang memiliki
ketrerampilan dasar yang baik, tetapi saat ini perusahaan menginginkan sekretaris
yang memiliki sikap yang baik (attitude), pemahaman dan juga pengetahuan
mengenai pekerjaannya sebagai sekretaris.
 Menjadi sekretaris tidak hanya dituntut sebagai seseorang yang membantu
pekerjaan pimpinannya saja. Namun, seorang sekretaris juga harus ikut dan
mampu berperan aktif dalam membantu kegiatan dan aktivitas yang ada di
perusahaan. Oleh karena itu, sekretaris harus mempunyai pemahaman yang baik
tentang perusahaan tempatnya bekerja, masalah-masalah yang akan dihadapi,
bagaimana cara menyelesaikan masalah tersebut, serta informasi-informasi apa
saja yang dibutuhkan untuk mendukung efektivitas kinerja perusahaan. Rosidah
dan Sulistiyani (2005) berpendapat bahwa berprofesi sebagai sekretaris artinya
harus memiliki keahlian dan keterampilan khusus. Keahlian dan keterampilan
khusus tersebut dapat diperoleh dalam pendidikan formal. Tak hanya dalam
pendidikan formal, keahlian dan keterampilan khusus tersebut dapat juga didapat
dari berbagai pengalaman dan pelatihan teknis.
Tugas seorang sekretaris bukan hanya untuk membantu pekerjaan
pimpinannya dalam hal menulis dan mengetik (Rofi’i dan Mukti, 2017). Tugas
lain yang juga identik dengan sekretais adalah menerima tamu yang datang untuk
menemui pimpinan dan juga mengangkat telepon yang masuk. Tidak hanya yang
telah disebutkan, sebenarnya tugas seorang sekretaris lebih luas dan lebih
kompleks. Sekretaris harus mampu membantu dalam upaya meningkatkan
efisiensi kerja dan memecahkan permasalahan yang ada kaitannya dengan
perkantoran. Dalam upaya untuk meningkatkan efisiensi kerja, hal utama yang
harus silakukan oleh seorang sekretaris adalah harus mengamplikasikan tata kerja
yang baik. Dengan mengaplikasikan tata kerja yang baik, akan meningkatkan
disiplin kerja serta memudahkan dalam hal pembagian tugas dan tanggung jawab.
Sekretaris sebagai sebuah profesi, tugas-tugas dan dan pekerjaannya semua
diatur dalam kode etik seekretaris (Rosidah dan Sulistiyani, 2005). Kode etik
sekretaris adalah sekretaris harus mampu untuk menjada rahasia baik rahasia
pribadi maupun masalah kedinasan. Seorang sekretaris juga harus memiliki sikap,
perilaku, dan penampilan yang santun. Selain itu, sekretaris juga harus memiliki
rasa tanggung jawab yang besar dan menjalankan prinsip-prinsip kedinasan. Yang
paling penting adalah sekretaris harus mendedikasikan dirinya untuk kepentingan
pimpinan dan juga perusahaan atau tugas-tugas kedinasan.
Profesi sekretaris sering dianggap sebagai profesi yang mudah. Namun,
sebenarnya profesi ini merupakan ujung tombak dari perusahaan sebagai ukuran
berhasil atau tidaknya tujuan perusahaan dapat dicapai. Seberapa pentingnya
peran sekretaris dalam sebuah perusahaan tentu saja bergantung pada jabatan
sekretaris di masing-masing perusahaan. Menurut Dewi dan Oktavia (2017),
secara umum peran sekretaris dibagi menjadi dua, yaitu:
a. Peran terhadap pimpinannya
Peran sekretaris terhadap pimpinannya adalah sebagai mediator
antara pimpinan dan orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
Selalin itu, sekretaris juga merupakan sesorang yang dapat membantu
pimpinan dalam hal memenuhi fungsi, tugas, dan juga tanggung jawab.
Tidak hanya itu, seorang sekretaris juga berperan sebagai perantara
untuk menyampaikan apa yang diharapkan pimpinan kepada
karyawannya dalam pelaksanaan tugas-tugas dalam perusahaan.
Sekretaris juga merupakan sumber informasi yang dapat membantu
pimpinan menemukan ide-ide baru. Peran terakhir sekertaris terhadap
pimpinannya dalah sebagai pihak yang turut andil dalam keberhasilan
sebuah pekerjaan.
b. Peran terhadap bawahan
Peran sekretaris terhadap pegawai bawahan adalah dengan
menetapkan kebijakan yang adil. Dalam hal ini, sekretaris harus
mampu menganalisis penempatan pegawai apakah sudah sesuai
dengan kemampuan yang dimiliki. Sekretaris juga harus mampu
memotivasi pegawai bawahan agar dapat meningkatkan kinerjanya.
Selain itu, seorang sekretaris juga harus bersedia menerima apapun
bentuk usulan dan pendapat dari pegawai bawahan untuk berbagai
macam masalah. Apabila pegawai bawahan telaj menjalankan tugas
dengan baik, maka seorang sekretaris juga harus menunjukkan rasa
bangganya pada pegawai bawahan.
Sekretaris yang baik harus menjadi contoh bagi pegawai
bawahannya. Sikap dan tingkah laku yang ditunjukkan sekretaris akan
dicontoh dan akan mempengaruhi pekerjaan pegawai bawahan. Oleh
karena itu, sekretaris harus memeliki sikap dan perilaku yang baik,
komunikatif, serta ramah sehingga dapat menciptakan hubungan dan
suasana kerja yang baik. Cara yang dapat dilakukan oleh seorang
sekretaris dalam menciptakan hubungan yang baik dengah pegwai
bawahannya salah dengan memberikan perintah ataupun tugas dengan
 resmi, baik secara lisan maupun tulisan. Selain itu, sekretaris
melakukan pengawasan terhadap pegawai bawahan pada saat mereka
menjalankan tugas
3. Kriteria Sekretaris Profesional
Utaminingsih (2016) mengatakan bahwa sekretaris dianggap profesional
apabila memiliki beberapa kriteria. Pertama, seorang sekretaris harus memiliki
kesetiaan yang tinggi terhadap profesinya. Kesetiaan yang harus dimiliki
sekretaris membuat sekretaris memiliki tanggung jawab yang besar untuk lebih
mendahulukan memberikan pelayanan kepada orang lain dibandingkan untuk
dirinya sendiri. Intinya, sekretaris harus melakukan tugas-tugasnya tanpa melihat
imbalan.
Sekretaris yang profesional harus memiliki wawasan dan pengetahuan yang
luas. Selain itu, sekretaris juga dituntut memiliki keahlian dan keterampilan yang
baik di bidang sekretaris yang dibutuhkan dalam memberikan pelayanan. Keahlian
dan keterampilan di bidang sekretaris di dapatkan dalam pendidikan formal.
Dengan demikian, sekretaris harus mengambil pendidikan formal sekretaris
terlebih dahulu. Pendidikan di bidang sekretaris akan membantu seorang
sekretaris dalam menjalankan tugas-tugasnya.
Komunikasi adalah salah satu keterampilan yang harus dimiliki oleh sekretaris
profesional. Dalam setiap aspek kehidupan, komunikasi menjadi hal yang penting.
Untuk itu, sekretaris harus mengetahui dan mampu mengoperasikan alat-alat
komunikasi terkini. Terlebih beberapa tugas sekretaris seperti menulis surat,
menjawab telepon, menerima tamu, membuat laporan, memimpin rapat, dan
menjalankan transaksi bisnis membutuhkan keterampilan komunikasi yang baik.
Salah satu syarat menjadi sekretaris profesional adalah dengan menaati norma-
norma profesional. Untuk profesi sekretaris, yang dimaksud dengan norma-norma
adalah kode etik. Oleh karena itu, sekretaris yang profesional harus menaati kode
etiknya. Kode etik juga menggambarkan kualitas dari seorang sekretaris dimata
masyarakat. Apabila salah seorang sekretaris melanggar kode etik, maka bukan
hanya satu orang yang tercemar namnya tetapi semua yang memiliki profesi yang
sama akan tercemar namanya.
Saat ini, profesi sekretaris menjadi sangat penting bagi sebuah perusahaan.
Namun, perusahaan tidak hanya membutuhkan sekretaris yang rajin dalam bekerja
dan memiliki sikap yang jujur. Lebih dari itu, perusahaan membutuhkan sekretaris
 yang memiliki kompetensi dan kepribadian yang menggambarkan seorang
sekretaris profesional. Ada beberapa syarat kepribadian yang dibutuhkan untuk
sekretaris profesional (Rosidah dan Sulistiyani, 2005). Berpenampilan menarik
adalah satu dari syarat utama sekretaris profesional. Berpenampilan di sini bukan
berarti harus memiliki wajah yang cantik. Berpenampilan yang dimaksud adalah
lebih kepada sikap yang harus dimiliki oleh sekretaris. Sekretaris harus memiliki
sikap yang sopan. Selain itu, penampilam disini juga menggambarkan penampilan
secara lahiriah yang harus dimiliki oleh sekretaris. Cara berpakaian menjadi hal
utama yang harus diperhatikan. Pakaian yang digunakan harus sopan dan
menunjukkan sikap profesionalisme seorang sekretaris. Raut wajah sekretaris juga
harus memperlihatkan keramahan dengan cara tersenyum dengan tulus.
Berperilaku baik menjadi syarat selanjutnya yang harus dimiliki oleh
sekretaris. Sekretaris menjadi salah satu profesi yang mengharuskan
berkomunikasi dan berhubungan dengan orang banyak. Sehingga, perilaku
menjadi hal utama yang perlu diperhatikan. Seorang sekretaris harus belajar agar
dirinya menjadi sosok yang disenangi oleh banyak orang, dimanapun, kapanpun,
dan disuasana apapun.
Syarat ketiga yang harus dimiliki oleh sekretaris adalah memiliki karakter yang
baik. Di dalam masyarakat, seseorang dituntut untuk memiliki karakter atau sifat
yang baik dalam bergaul, termasuk sekretaris. Terlebih sekretaris yang memiliki
peran penting dalam sebuah perusahaan. Dalam hubungannya dengan pimpinan
dan perusahaan secara keseluruhan, sekretaris harus memiliki karakter yang baik.
Karatker yang dimaksud adalah seperti mudah bergaul, jujur, dan bijaksana.
Sekretaris dituntut mempunyai kemampuan yang baik dalam bidangnya.
Kemampuan ini sebagai penunjang keberhasilan sekretaris dalam menyelesaikan
tugas dan pekerjaannya. Dengan demikian, seorang sekretaris harus selalu
berusaha untuk meningkatkan kemampuan dan pengetahuannya. Sekretaris yang
memiliki kemampuan dan pengetahuan yang luas akan lebih mampu memecahkan
masalah dengan cepat dan efektif. Selain itu, sekretaris juga dituntut memiliki
kemampuan dalam hal non teknis seperti dalam hal pengendalian sikap dan
perilaku.
B. Penelitian Yang Relevan
Beberapa penelitian yang relevan dan menjadi rujukan dalam penelitian ini adalah
sebagai berikut:
1. Ayalew, et al dengan judul Computing knowledge and skills demand: A content
analysis of job adverts in Botswana. Melalui studi iklan pekerjaan untuk
profesional komputasi selama satu tahun telah berhasil mengidentifikasi jenis
keterampilan yang dibutuhkan oleh pemberi kerja untuk posisi karier awal. Iklan
pekerjaan dikumpulkan dari 7 surat kabar utama (diterbitkan harian dan
mingguan) yang beredar di seluruh Bostwana.
2. Dunbar, et al dengan penelitian yang berjudul A content analysis of accounting
job advertisements: Skill requirements for graduates. Hasil penelitian menyoroti
bahwa perusahaan lebih menekankan pada soft skill pada level manajerial
menenagh dan pada tingkat yang lebih rendah keterampilan teknis juga
diperlukan.
3. Kureková, L.M, et al (2015) dengan judul penelitian Using online vacancies and
Web surveys to analyse the labour market: a methodological inquiry. Temuan
dalam penelitian ini yaitu dibandingkan dengan saluran pekerjaan tradisional
(surat kabar, teman, dan agensi), portal kerja online dapat memberikan pilihan
yang lebih luas serta alat yang semakin canggih untuk mengevaluasi kesesuaian
pekerjaan atau kandidat pekerjaan. Kebijakan pasar tenaga kerja dapat diperkaya
dengan pemahaman yang lebih baik tentang apa yang dibutuhkan pengusaha, yang
pada gilirannya dapat digunakan untuk menginformasikan layanan konseling
pekerjaan, pendidikan dan pelatihan
 BAB III
METODE PENELITIAN
A. Desain Penelitian
1. Jenis dan Desain Penelitian
Metode yang digunakan dalam penelitian ini menggunakan analisis konten.
Pendekatan dalam penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif. Metode
kualitatif ini memberikan informasi yang lengkap sehingga bermanfaat bagi
perkembangan ilmu pengetahuan serta lebih banyak dapat diterapkan pada
berbagai masalah.
2. Obyek Penelitian
Obyek yang akan diteliti dalam penelitian ini adalah iklan lowongan pekerjaan
untuk calon sekretaris. Dalam penelitian ini obyek penelitian berfokus pada iklan
lowongan sekretaris pemula (bagi lulusan baru). Secara spesifik yang akan diteliti
adalah kriteria, kualifikasi dan kompetensi calon sekretaris yang tertulis dalam
iklan lowongan pekerjaan.
3. Waktu Penelitian
Penelitian direncanakan terlaksana pada bulan Februari-Juli 2019.
4. Teknisk Pengumpulan Data
Pengumpulan data dalam penelitian ini menggunakan metode dokumentasi dan
Focus Group Discussion (FGD). Dokumentasi yang dimaksud adalah mencari
iklan lowongan pekerjaan yang dimuat di media cetak dan media digital. Focus
Group Discussion dimaksudkan untuk meninjau dan memberikan konfirmasi pada
data yang ditemukan melalui dokumentasi. Focus Group Discussion akan
mengundang akademisi dan praktisi yang berkecimpung dalam dunia profesional
sekretaris.
5. Sampel Penelitian
Penelitian ini menggunakan Teknik purposive sampling. Media cetak yang dipilih
adalah Kompas dan Kedaulatan Rakyat. Kompas merepresentasikan media
nasional sedangkan kedaultan rakyat merepresentasikan media lokal. Media digital
yang dipilih adalah ECC UGM yang merepresentasikan portal lowongan pekerjaan
yang berafiliasi dengan perguruan tinggi, LinkedIn yang merepresentasikan portal
lowongan pekerjaan yang dikelola oleh swasta dan
https://ayokitakerja.kemnaker.go.id/ yang dikelola oleh pemerintah.
 6. Teknik Analisis Data
Analisis data yang digunakan dalam penelitian ini menggunakan tahap-tahap
analisis data sebagai berikut: 1) mengorganisasi data dan melakukan pemeriksaan
data dengan cermat, 2) melakukan pemeriksaan ulang terhadap data, 3) melakukan
pengolahan data lebih lanjut. Peneliti mendeskripsikan, meringkas, dan
mengorganisasi pengodean yang berisi kategori-kategori yang sudah lebih spesifik
dan terbedakan dari kategori yang lain, 4) melakukan analisis terakhir, membuat
interpretasi dan kesimpulan akhir berisi hasil temuan penelitian.
7. Intrumen Penelitian
Dalam penelitian kualitatif, instrument utama penelitian adalah peneliti itu sendiri.
Kualitas penelitian kualitatif sangat tergantung pada kualitas diri penelitinya,
termasuk pengalamannya melakukan penelitian merupakan sesuatu yang sangat
berharga. Semakin banyak pengalaman seseorang dalam melakukan penelitian,
semakin peka memahami gejala atau fenomena yang diteliti.

B. Jadwal Penelitian
Pelaksanaan penelitian direncanakan seperti berikut:

Januar Februar Mare Apri

Kegiatan i i t l
Mei Juni Juli
Penyusunan
proposal
Seminar
proposal
Persiapan dan
Koordinasi
Pelaksanaan
Penelitian
Penyusunan
Laporan
Seminar
hasil
Publikasi
Luaran
C. Rencana Anggaran
No
Kegiatan Rencana Anggaran
.
1. Bahan habis pakai (ATK) 1.000.000
2. Seminar proposal, seminar hasil dan 1.500.000
monitoring
3. Perjalanan (transport) 2.000.000
4. Pustaka 1.000.000
5. Pelaporan 250.000
Jumlah Total 5.000.000
 DAFTAR PUSTAKA
Ayalew, Y., Mbero, Z.A., Nkgau, T.Z., Motlogelwa, P., & Masizana-Katongo, A.
2011). Computing knowledge and skills demand: A content analysis of job
adverts in Botswana. International Journal of Advanced Computer Science
and Applications, 2(1): 1 – 10.

Dewi, P., D & Oktavia, L. 2017. Peran Seketaris dalam Megelola Surat Masuk dan
Surat Keluar pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Tangerang
Selatan. Jurnal Sekretari, Vol. 4 (2).

Dunbar, K., Laing, G., & Wynder, M. (2016). A content analysis of accounting job
advertisements: Skill requirements for graduates. e-Journal of Business
Education & Scholarship of Teaching, 10(1): 58 – 72.

Gemilang, Jingga. 2013. Sekretaris. Yogyakarta: Araska

Hariwijaya, M. 2008. Proses Rekrutmen dan Seleksi Karyawan. Yogyakarta:

Elmatra Publishing

Harper, R. (2012). The collection and analysis of job advertisements: a review of

Research methodology. Library and Information Research, 36(112): 29 – 54.
Available at http://www.cilipjournals.org.uk/lir

Indah Lia, S. Hardskill dan Soft skill.

http://malahayati.ac.id/wp-content/uploads/2016/07/Iing-Lukman1.pdf
Diakses tanggal 5 Juli 2019

Kureková, L.M., Beblavý, M. & Thum-Thysen, A. (2015). Using online vacancies

and Web surveys to analyse the labour market: a methodological inquiry. IZA
Journal of Labour Economics (2015) 4: 18.
https://doi.org/10.1186/s40172015-0034-4

Messum, D., Wilkes, L., Peters, K., & Jackson, D. (2016). Content analysis of
Vacancy advertisements for employability skills: Challenges and opportunities
for informing curriculum development. Journal of Teaching and Learning for
Graduate Employability, 6 (1): 72 – 86.

Parulia, H., Nurianna T. 2008. Kompetensi Plus. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama

Rofi’i & Mukti, S., A. 2017. Pengembangan Skill Guna Meningkatkan Kinerja
Sekretaris pada PT Jasa Raharja (Persero) Cabang Kalimantan Selatan. Jurnal
INTEKNA, Vol. 17 (1).

Rosidah & Sulistiyani, A., T. 2005. Menjadi Sekretaris Profesional & Kantor yang
Efektif. Yogyakarta: Gava Media

Rumsari, H. S., Lukas, D. 2000. Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Kanisius

Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghallia Indonesia.

Shivoro, R., Shalyefu, R.K., & Kadhila, N. (2017). A critical analysis of universal
literature on graduate employability. Journal for Studies in Humanities and
Social Sciences, 6(2): 248-268.

Suarta, I. M., Suwintana, I. K., Fajar Pranadi Sudana, I. G., Dessy Hariyanti, N. K.
2018. Employability skills for entry level workers: a content analysis of job
advertisements in Indonesia. Journal of Technical Education and Training,
10(2): 49-61

Sucipta. I. N. 2009. Holistik Soft Skill. Denpasar: Udayana University

Sugiarto, E. 2009. Psikologi Pelayanan dalam Industri Jasa. Jakarta: Gramedia

Pustaka Utama

The Department of Education, Science and Training (DEST). (2002). Employability

skills for the future. A Report by the Australian Chamber of Commerce and
Industry (ACCI) and the Business Council of Australia (BCA) for the
Department of Education, Science and Training, Canberra.

UNESCO Bangkok Office. (2012). Graduate Employability in Asia. Accessed March

21, 2013, from http://unesdoc.unesco.org/images/0021/002157/215706E.pdf

UNESCO Bangkok Office. (2015). 2013 Asia-Pacific Education Research Institutes

Network (Eri-Net) Regional Study On Transversal Competencies in Education
Policy & Practice. From http://unesdoc.unesco.org/images/0023/002319/
231907E.pdf

Utaminingsih, Sri. 2016. Sekretaris Profesional di Era Global. Jurnal Sekretaris, Vol.
3(2) hal. 1-15.

Yorke, M. (2006). Employability in Higher Education: What it is – What it is not.

York, United Kingdom: The Higher Education Academy.

Yorke, M. & Knight, P.T. (2006). Embedding Employability into the Curriculum.
York, United Kingdom: The Higher Education Academy
LAMPIRAN
 SURAT PERNYATAAN
KESEDIAAN MELAKSANAKAN PENELITIAN

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Purwanto, M.M., M. Pd

NIP : 19570403 198303 1 005

Jabatan : Ketua Pelaksana Penelitian

Menyatakan bersedia untuk melakukan kegiatan Penelitian. Bilamana dikemudian hari

ditemukan ketidaksesuaian dengan pernyataan ini, maka saya bersedia dituntut dan diproses
sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan mengembalikan seluruh biaya penelitian yang
sudah diterima ke kas negara. Demikian pernyataan ini dibuat dengan sesungguhnya dan
sebenar-benarnya.

Yogyakarta, 13 Februari 2023

Yang Menyatakan,

Purwanto, M. M., M. Pd.

NIP. 19570403 198303 1 005
 SURAT KETERANGAN KETERLIBATAN MAHASISWA

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Siti Umi Khayatun M., M. Pd.

NIP : 198012072006042002
Ketua Prodi : D4 Administrasi Perkantoran

Dengan ini menerangkan bahwa:

No Nama NIM Prodi
1 Nabila D4 Administrasi
Perkantoran
2 Dina D4 Administrasi
Perkantoran

Terlibat dalam Penelitian RG Vokasi 2023 yang diketuai oleh Purwanto, MM.,
M. Pd.

Demikian surat keterangan ini dibuat untuk digunakan sebagaimana mestinya.

Yogyakarta, 13 Februari 2023

Kaprodi D4 Administrasi
Perkantoran

Siti Umi Khayatun, M., M. Pd.

NIP. 198012072006042002