12677-Article Text-14677-1-10-20061208.en - Id

Diterjemahkan dari bahasa Inggris ke bahasa Indonesia - www.onlinedoctranslator.
com
Pelepasan Utang kami: Evolusi Konsep

Arsip Total dalam bahasa Inggris Kanada1
LAURA MILAR
RÉSUMÉ Dan ini artikel, penulis memeriksa l'histoire du konsep «arsip total»
au sein des services d'archives canadiens. L'auteure defend l'idée que le
concept ban son fondement de l'acceptation d'une responsabilité publique
pour la preservation d'une panoplie de documents archivistiques, sur tous les
supporting et de toute provenance, dans le but de saver le patrimoine
documentaire d'une société. Dari rangkaian tersebut, pertimbangkan tentang
evolusi dan perspektif arsip rumah dan komentar yang paling berpengaruh
terhadap realitas arsip orde, sosial, ekonomi, dan teknologi. Yang asli
menyarankan bahwa akuisisi arsip « bukan lembaga », adalah sel-sel yang
diciptakan oleh orang lain atau organisasi lain yang oleh l'agent à laquelle le
service d'archives est rattaché,
ABSTRAK Dalam artikel ini, penulis mengkaji sejarah konsep “arsip total”
dalam arsip Kanada. Penulis berpendapat bahwa esensi dari “arsip total”
berasal dari penerimaan tanggung jawab publik untuk pelestarian berbagai
bahan arsip, di semua media dan dari semua sumber, untuk melestarikan
warisan dokumenter masyarakat. Penulis kemudian mempertimbangkan
evolusi konsep arsip total ke dalam visi sistem kearsipan dan membahas
bagaimana sistem tersebut dipengaruhi oleh realitas kearsipan, sosial,
ekonomi, dan teknologi. Penulis menyarankan agar akuisisi catatan arsip
"non-institusional", yaitu catatan yang dibuat oleh organisasi atau individu
selain dari lembaga sponsor repositori,
Perkenalan
Sifat pengelolaan arsip di setiap masyarakat bergantung pada serangkaian

realitas teknis, sejarah, dan politik, dari teknologi komunikasi yang tersedia
pada waktu tertentu hingga orientasi budaya masyarakat, dari prioritas
keuangan pemerintah hingga kepentingan profesional penjaga catatan. Di
Kanada, sebuah konsep yang dikenal sebagai "arsip total" muncul di arsip
104 Arsip 46
val lexicon pada tahun 1970-an untuk menjelaskan gaya tertentu dari manajemen
arsip. Konsep arsip total dipahami oleh banyak orang bahwa lembaga kearsipan
yang didanai publik - seperti arsip nasional, arsip provinsi, dan arsip kota - akan
memperoleh, melestarikan, dan menyediakan untuk penggunaan publik baik arsip
pemerintah maupun sektor swasta di semua media, termasuk dokumen kertas dan
gambar visual dan kartografi, rekaman suara, dan dalam beberapa tahun terakhir,
media magnetik dan digital.2
Konsep pengarsipan total ini, meskipun tidak unik di Kanada, berbeda
secara signifikan dari praktik pengarsipan di banyak yurisdiksi lain. Amerika
Serikat telah mengembangkan tradisi memisahkan perawatan catatan publik
dan swasta antara arsip negara, di satu sisi, dan masyarakat sejarah dan
perpustakaan universitas di sisi lain. Praktek Inggris dan Eropa, khususnya di
tingkat nasional, juga membagi pelestarian rekod sektor publik dan swasta
antara badan-badan seperti Kantor Catatan Publik Inggris, Archives de France
Prancis, atau Bundesarchiv Jerman dan perpustakaan nasional negara-negara
ini, perpustakaan universitas, dan masyarakat sejarah negara bagian dan
lokal. Selain itu, di banyak negara sejumlah lembaga berspesialisasi dalam
perawatan materi media tertentu; di Inggris, misalnya, materi media tertentu
dapat sampai ke British Film Institute atau National Sound Archives; di Prancis,
Bibliothèque nationale memiliki Département de la phonothèque et de
l'audiovisuel khusus.
Di Kanada pada 1990-an, konsep arsip total telah berkembang menjadi
kepercayaan pada “sistem kearsipan” nasional. Gagasan bahwa lembaga kearsipan
publik, terutama arsip nasional atau provinsi, harus memperoleh dan melestarikan
semua catatan yang penting bagi orang Kanada telah diganti dengan persepsi
bahwa bahan arsip sebaiknya disimpan sedekat mungkin dengan tempat asalnya.
Menurut penganjur sistem kearsipan, tanggung jawab pemeliharaan arsip ada
pada lembaga yang bertanggung jawab atas penciptaannya; arsip perusahaan,
kota, dan komunitas adalah kunci untuk melestarikan warisan dokumenter
Kanada.
Pada saat yang sama, prinsip terkait dari total arsip, bahwa setiap lembaga kearsipan
harus menyimpan catatan di semua media, menjadi lebih bermasalah karena teknologi
semakin canggih, meningkatkan biaya pelestarian dan akses. Arsip, khususnya repositori
berbasis komunitas, memiliki sumber daya yang tidak mencukupi untuk melestarikan
segala sesuatu mulai dari catatan kertas hingga film hingga catatan elektronik. Namun
gagasan bahwa lembaga regional, provinsi, atau nasional dapat berfungsi sebagai
gudang terpusat untuk materi semacam itu tampaknya bagi banyak orang melanggar
prinsip sistem kearsipan dengan mengharuskan rekod dipindahkan dari lokasi asalnya.
Di tengah-tengah pergeseran dari arsip total ke sistem kearsipan ini telah

terjadi redefinisi konsep rekod (sebagaimana dibahas nanti). Para pengarsip
berusaha mendamaikan pentingnya manajemen rekod institusional, yang
semakin dianggap penting untuk pelestarian rekod otentik, dengan
Evolusi Konsep Arsip Total di Inggris Kanada 105
pekerjaan tradisional untuk memperoleh catatan non-institusional, sebuah praktik

di jantung arsip total. Pengarsip sangat prihatin bahwa penilaian dan pelestarian
arsip elektronik memerlukan intervensi aktif dalam manajemen arsip dan sistem
informasi, desain, pengembangan, dan proses manajemen. Menunggu arsip
elektronik untuk disumbangkan atau ditransfer oleh individu atau organisasi dapat
berarti kehilangan arsip, karena data elektronik mungkin tidak dapat disimpan
atau, mungkin lebih buruk, disimpan dalam disk atau kaset yang tidak dapat
diakses karena kurangnya arsip. teknologi penyimpanan dan pengambilan yang
sesuai.
Dalam tulisan ini, penulis mengkaji evolusi dari konsep total arsip. Apa asal
usul arsip total? Bagaimana sejarah memaksa evolusi dan, pada akhirnya,
memperkuat konsep? Mengapa, setelah istilah "arsip total" akhirnya
diciptakan, gagasan itu tampaknya begitu cepat berubah dan tidak disukai?
Bagaimana persepsi saat ini tentang tanggung jawab kearsipan untuk
pemeliharaan arsip non-lembaga?
Analisis ini didasarkan pada keyakinan penulis bahwa rekod dan arsip tidak ada di
luar konteks sosial dan budaya. Catatan dibuat oleh orang, digunakan oleh orang, dan
disimpan oleh orang. Definisi arsip terletak pada pilihan yang dibuat orang untuk
membuat dan menyimpannya. Sebuah catatan berasal dari keputusan sadar untuk
membuat dan melestarikan memori. Dengan demikian peran arsiparis, dan komunitas
arsip, sangat penting untuk memahami apa yang Kanada nilai sebagai arsip dan
bagaimana Kanada telah memilih untuk melestarikan warisan dokumenternya.
Meskipun arsiparis mengklaim bahwa mereka harus menanggapi kebutuhan dan
keinginan masyarakat, arsiparis sendiri memainkan peran penting dalam membimbing
keputusan masyarakat tentang isu-isu seperti apakah atau tidak untuk mengejar arsip
total atau berusaha untuk mengembangkan sistem kearsipan.
Sejarah Total Arsip
Konsep total arsip telah berkembang selama lebih dari 150 tahun
sejarah arsip Kanada. Evolusinya dapat dikelompokkan menjadi tiga
periode yang berbeda. Era pertama aktivitas pengarsipan di Kanada
Inggris, dari tahun 1800-an hingga awal 1900-an, melihat populasi
kecil pengarsip mengambil berbagai tanggung jawab, mulai dari
mengumpulkan informasi sejarah, menyalin catatan milik asing,
hingga menafsirkan masa lalu Kanada. Kegiatan dan misi mereka
muncul dari pengakuan di antara orang Kanada akan kebutuhan
untuk mengumpulkan catatan sejarah di tengah kelangkaan bukti
dokumenter asli. Akuisisi bahan sejarah dari sumber selain kantor
catatan pemerintah dianggap sebagai tanggung jawab utama
kearsipan. Istilah "arsip total" tidak pernah digunakan,
Era kedua pengembangan arsip di Inggris Kanada, dari pertengahan 1900-an hingga
akhir 1970-an, ditentukan oleh keinginan yang berkelanjutan untuk memperkuat
106 Arsip 46
rasa identitas nasional, ditambah dengan kebutuhan sektor publik untuk

mengelola catatan institusional yang semakin meningkat, produk dari birokrasi
yang semakin kompleks dan teknologi komunikasi yang sedang berkembang.
Arsiparis, biasanya pegawai negeri di tempat penyimpanan arsip nasional atau
provinsi, menjalankan peran ganda: ia mengelola arsip organisasi itu sendiri dan
bertugas sebagai kolektor, sejarawan, dan penafsir tidak hanya arsip publik itu
tetapi juga arsip dari sumber lain.3Jumlah dan sifat repositori arsip di Kanada
tumbuh, dan masing-masing mengejar pekerjaan yang mencakup semua
perawatan arsip institusional dan non-institusional. Di era inilah istilah "arsip total"
pertama kali diciptakan.
Era ketiga sejarah kearsipan, dari awal tahun 1980-an hingga saat ini,
membawa dunia kearsipan ke dalam dunia informasi pada akhir abad
ke-20. Dua tanggung jawab arsiparis, mengurus arsip perusahaan dan
perolehan arsip pribadi, menjadi begitu kompleks sehingga tidak dapat
dengan mudah dilakukan secara bersamaan oleh satu orang atau bahkan
mungkin dalam satu lembaga kearsipan. Program manajemen arsip
muncul di pemerintahan di seluruh negeri. Akuisisi arsip pribadi oleh
lembaga publik yang lebih besar tidak disukai, sementara lembaga
kearsipan berbasis masyarakat berkembang dan diperluas. Apakah
aktivitas yang pertama memicu aktivitas yang terakhir atau sebaliknya,
adalah pertanyaan yang dipertimbangkan, tetapi tidak dijawab, dalam
makalah ini. Terlepas dari itu, konsep arsip total telah digantikan oleh
kepercayaan pada “sistem kearsipan,
Penebang Kayu dan Laci Air
[Pengarsip] mengumpulkan dokumen-dokumen dari mana sejarah akan ditulis ... bahan kasar
yang akan dibentuk menjadi struktur-struktur yang sangat indah di tangan pekerja terampil.
Douglas Brymner, 18894
Selama era pertama manajemen arsip Kanada, dari pertengahan abad ke-19
hingga awal abad ke-20, orientasi utama pekerjaan arsip adalah pengumpulan dan
penyalinan catatan dari berbagai sumber seperti dokumen pribadi mantan
gubernur jenderal Kanada dan koleksi misionaris. dan penjelajah. Penekanan pada
pengumpulan dan penyalinan tumbuh dari keinginan orang Kanada untuk
mengembangkan identitas budaya Kanada mereka yang unik. Keputusan untuk
menyalin dan mengumpulkan alih-alih mengelola catatan institusional muncul dari
kepedulian terhadap pelestarian catatan tersebut yang merupakan pusat sejarah
eksplorasi dan pemukiman Kanada, catatan tidak harus ditemukan di Kanada, dan
khususnya tidak di kantor pemerintah saat itu. .
Masyarakat Kanada yang Berkembang
Hingga pertengahan abad ke-19, pengertian masyarakat Kanada terbatas dan

terlokalisir. Pedagang bulu, misionaris, dan agen pemerintah telah menjelajahi
negeri itu, menjelajahi, mengubah, dan menetap. Penduduk asli, dengan budaya
dan tradisi mereka sendiri, sebagian besar tetap terasing atau terpisah dari
pemukiman Eropa, sementara orang Eropa mempertahankan adat tradisional dan
sistem sosial mereka sendiri. Sampai kota-kota berkembang, dengan struktur
kelembagaan dan birokrasi yang menyertainya, tidak ada rasa kohesif dari
komunitas Kanada yang berbeda dan terpisah dari komunitas yang lebih lokal dan
terbatas, baik Inggris, Prancis, atau Pribumi.
Pada pertengahan 1800-an, orang Kanada keturunan Eropa telah menjadi cukup
mapan untuk mulai melihat diri mereka berbeda secara intrinsik dalam berbagai
hal dari orang tua Inggris dan Prancis mereka. (Orang Kanada Prancis, tentu saja,
memiliki periode pemukiman yang lama di benua Amerika Utara.) Menurut
warganya, koloni Inggris di Amerika Utara adalah komunitas yang muncul dengan
hak mereka sendiri, dengan ingatan kolektif mereka sendiri yang khas. Tidaklah
cukup lagi hanya menggunakan sejarah dan tradisi Eropa untuk mendefinisikan
identitas. Sejarah berbasis lokal diperlukan untuk membedakan masyarakat baru
dari asal-usul mereka di luar negeri.
Pada pertengahan hingga akhir 1800-an, ingatan kolektif ini, sejarah berbasis
lokal ini, secara bertahap didefinisikan dalam istilah yang semakin ilmiah.
Munculnya prinsip-prinsip Darwinian dan ajaran Rankean baru-baru ini, yang
menekankan penelitian arsip yang mendalam dan rekonstruksi yang tepat dari
masa lalu sejarah, menyebabkan evolusi di Eropa dan Inggris, dan semakin
meningkat di Kanada, dari sejarah ilmiah, yang menekankan bukti, objektivitas,
dan analisis atas perkembangan sastra dan narasi belaka.5Bukti dan objektivitas
dalam studi sejarah berarti analisis sumber dokumenter; diperlukan arsip.
Awal dari Perusahaan Kearsipan
Karya arsip pertama di Kanada tumbuh dari upaya Masyarakat Sastra dan Sejarah Quebec,
yang didirikan pada tahun 1824, yang anggotanya melakukan perjalanan ke Prancis, Inggris,
dan Amerika Serikat untuk menyalin catatan sejarah yang berkaitan dengan Kanada. Pekerjaan
mereka didanai sebagian oleh hibah dari Majelis Legislatif Kanada Bawah. Belakangan
Perpustakaan Parlemen membantu pekerjaan ini, dan bidang minat berkembang untuk
memasukkan informasi sejarah tentang Kanada Atas dan Perang tahun 1812.6Pada tahun
1850-an, Nova Scotia memulai programnya sendiri untuk melestarikan catatan sejarah.
Wartawan dan politisi Nova Scotia Joseph Howe adalah pendukung besar pelestarian dan
penyebaran materi sejarah. “Bangsa yang bijak,” klaimnya, “melestarikan catatannya,
mengumpulkan amunisinya, memperbaiki struktur publiknya yang besar, menghiasi makam
orang-orang termasyhurnya yang telah meninggal, dan memupuk kebanggaan nasional dan
cinta tanah air dengan terus-menerus
108 Arsip 46
mengacu pada pengorbanan dan kejayaan masa lalu.”7Pada tahun 1857, Howe
membawa resolusi ke Dewan Majelis Nova Scotia, memohon agar "catatan dan
dokumen kuno yang menggambarkan Sejarah dan kemajuan Masyarakat di
Provinsi ini ... diperiksa, dilestarikan, dan diatur."8
Tapi dari mana datangnya "catatan dan dokumen kuno" ini? Inggris, Prancis, dan
Jerman dapat beralih ke gudang catatan pemerintah yang terisi penuh dan dapat
memfokuskan energi mereka pada pengaturan dan deskripsi. Kanada tidak
memiliki bahan sejarah asli dalam jumlah besar. Kanada harus mencari sejarahnya.
Thomas Beamish Akins, diangkat sebagai Komisaris Catatan di Nova Scotia pada
tahun 1857, dan Douglas Brymner, ditunjuk pada tahun 1872 untuk menyimpan
catatan arsip Dominion of Canada, tidak memulai dengan mengatur dan
menjelaskan catatan sejarah pemerintahan mereka sendiri saat ini. Catatan-
catatan ini terlalu sedikit dan asal-usulnya terlalu baru. Brymner memang berusaha
untuk memperoleh dan melestarikan catatan bekas koloni, seperti yang dilakukan
Akins, yang memusatkan beberapa upaya pada identifikasi dan pelestarian catatan
sejarah pemerintah Nova Scotia dan pendahulunya. Namun, tidak ada yang
berfokus pada perawatan pasca-kolonial atau bahkan catatan pemerintah abad
kesembilan belas.9Mereka merasa bahwa sebagian besar sejarah "nyata", sejarah
kolonial, terletak pada catatan Inggris dan Prancis. Budaya Kanada mengharuskan
informasi sejarah sebagian besar dicari dari tempat lain. Seperti yang dikatakan
Henry Miles dari Masyarakat Sastra dan Sejarah Quebec,
Karena berbagai penyebab, dan, di antaranya, karakter migrasi Pemerintah dan Parlemen kita
sebelumnya, dan, sebagian karena pembentukan Konstitusi dominion baru-baru ini, belum
mungkin untuk mengucapkan apa yang sebenarnya kita miliki dalam bentuk Arsip. , atau untuk
menunjukkan dengan tepat lokasi tempat mereka menginap.10
Tidak hanya sulit untuk menemukan catatan, tetapi apa yang harus dilakukan
dengan catatan setelah ditemukan? Pemilik, baik pemerintah maupun individu,
sama-sama tidak suka melepaskan properti mereka. Tanpa teknologi reproduksi
mekanis, para pengarsip terpaksa menyalin informasi dari materi asli dan
mengembalikan salinannya ke ruang penyimpanan yang aman. Pengarsip Kanada
pertama menyalin, dengan tangan, ribuan catatan Kantor Kolonial Inggris dan
Prancis, file misionaris, catatan perdagangan bulu, dan hal lain yang relevan
dengan pengalaman Kanada.
Penerus Brymner di Ottawa, Arthur Doughty, sangat mahir dalam mengoleksi;
dalam tiga tahun pertama masa jabatannya sebagai Pengarsip Dominion, dari
tahun 1904 hingga 1907, Doughty mengawasi perluasan kepemilikan Arsip
Dominion dari 3.157 menjadi 12.600 jilid atau jilid bersampul kulit, yang sebagian
besar adalah salinan. Termasuk catatan seperti tiga puluh lima jilid yang disalin
dari catatan Kolonel Henry Bouquet, seorang Brigadir Jenderal Angkatan Darat
Inggris dalam Perang Tujuh Tahun, dan 247 jilid yang diterjemahkan.
ditulis dari korespondensi Sir Frederick Haldimand, Panglima Tertinggi

Kanada dari tahun 1778 hingga 1784. Doughty juga memperoleh salinan
Makalah Elgin-Grey, yang mencakup korespondensi antara Lord Elgin,
Gubernur Jenderal Kanada dan Panglima Tertinggi pasukan Inggris di
Amerika Utara, dan Charles Grey, Sekretaris Perang dan Koloni dari tahun
1846 hingga 1852 dan atasan Elgin.
Sebagai hasil dari kegiatan ini, kepemilikan arsip Kanada berkembang menjadi koleksi
materi yang beragam – beberapa asli, beberapa salinan, beberapa utuh. suka(meskipun
tidak seorang pun di Kanada menggunakan istilah tersebut), beberapa item tunggal.
Sedikit perbedaan dibuat antara materi resmi dan non-resmi, dan sedikit perhatian
diberikan pada konsep asal atau kebutuhan untuk mendokumentasikan asal-usul
rekaman atau konteks pembuatannya. Yang sangat penting adalah kebutuhan untuk
mengumpulkan informasi ke dalam satu lokasi dan membuatnya aman dari kehilangan
atau kehancuran.
Di Ottawa, pada akhir tahun 1800-an ada upaya untuk mencoba memusatkan
perhatian pada pemeliharaan catatan pemerintah federal, sebagian karena beberapa
kebakaran spektakuler pada tahun 1890-an telah menghancurkan properti publik yang
berharga.11Pada tahun 1897, Wakil Menteri Luar Negeri Kanada, Joseph Pope, menyesali
keadaan perawatan catatan di pemerintahan, menyatakan bahwa "kecocokan akan
membuat semuanya terbakar dan kerugian tidak dapat diperbaiki."12Ironisnya,
kebakaran terjadi di Blok Barat di Parliament Hill hanya lima minggu setelah Paus
menyampaikan permohonannya, yang mendesak perlindungan semua catatan,
termasuk catatan pemerintah. “Gagasan terpenting dalam pikiran saya,” katanya,
“adalah bahwa mereka harus berada di satu tempat yang aman dan di bawah satu
kendali.”13Namun, perhatian arsip yang luar biasa tetap pada pengumpulan informasi
sejarah dari semua sumber, bukan perlindungan arsip asli pemerintah.14
Konsep Arsip
Para pengarsip saat ini menarik pemahaman mereka tentang manajemen arsip dari
studi dan kecintaan pada sejarah dan keinginan untuk mengumpulkan bukti dari mana
kisah-kisah besar Kanada akan ditulis. Seperti yang dicatat oleh Douglas Brymner,
pengarsip adalah “pionir, yang tugasnya membersihkan penghalang; ladang yang
dibudidayakan akan mengikuti.15Bagi para arsiparis ini, informasi yang disalin memiliki
kekuatan sejarah yang sama dengan aslinya; pribadi sama pentingnya dengan publik.
Gagasan bahwa konteks di mana catatan dibuat memiliki beberapa kepentingan dan
harus didokumentasikan dibayangi oleh pencarian informasi, terlepas dari sumbernya.
Brymner menguraikan filosofi pengumpulan yang luas ini dalam "Memorandum on
Archives" tahun 1878, di mana dia mengidentifikasi dua aktivitas terkait arsip yang
berbeda: pemeliharaan arsip departemen dan perolehan bahan sejarah. Catatan yang
dihasilkan oleh departemen digunakan, diarsipkan, dan, "di mana kertasnya tidak begitu
banyak sehingga menimbulkan ketidaknyamanan," disimpan di ruangan yang sama
tempat pekerjaan klerikal biasa dilakukan.16
110 Arsip 46
Catatan-catatan ini bukan prioritas arsip. Catatan sejarah, di sisi lain, adalah
"kertas-kertas yang dapat ditemukan di berbagai tempat, yang memuat sejarah
Dominion dan berbagai Provinsinya".17Doughty menyatakan kasus itu dengan
lebih blak-blakan. “Tidak penting bagi penyelidik,” bantah Doughty, “apakah surat
Gubernur telah ditemukan dalam koleksi tertentu di Eropa, atau di Kanada.”18
Akibatnya, istilah "arsip" mengembangkan arti khas Kanada, berbeda dari

definisi Eropa atau Inggris. Apa pun yang bersejarah adalah "arsip", dari buku
harian dan surat hingga korespondensi pemerintah dan arsip perusahaan. Bagian
dariUU Arsip Publikpada tahun 1912 memberikan definisi pertama yang jelas
tentang “arsip,” sebuah definisi yang menekankan signifikansi historis di atas
kepentingan institusional; media, bentuk, dan asal-usul memiliki konsekuensi kecil
dibandingkan dengan kepemilikan informasi.19Menurut Bertindak,
Arsip Publik terdiri dari semua catatan publik, dokumen dan bahan sejarah lainnya dari setiap
jenis, sifat dan deskripsi, berdasarkan undang-undang ini, atau di bawah wewenang perintah
dewan yang dibuat berdasarkan undang-undang tersebut, ditempatkan di bawah perawatan,
penjagaan dan kendali Pengarsip Dominion.20
Gagasan bahwa penyalinan akan memastikan pelestarian informasi, dan bahwa informasi itu sama
berharganya dengan rekaman asli, merupakan prinsip penting dalam praktik kearsipan. Persepsi ini tidak lahir
dari ketidaktahuan akan perbedaan pendekatan di Inggris dan Eropa. Pengarsip seperti Doughty dan
asistennya James Kenney berkomunikasi secara teratur dengan rekan mereka di luar negeri. Tetapi seperti
yang dicatat Kenney pada tahun 1940 dalam pidatonya di hadapan Society of American Archivists yang baru
didirikan, penting bagi orang Amerika dan Kanada untuk mengembangkan metode pengarsipan yang "dapat
diterapkan untuk kebutuhan benua ini". Kenney menyesali bahwa manual dan studi yang ada lebih diterapkan
pada kondisi Eropa daripada Amerika Utara; dia mendesak pemeliharaan “perbedaan yang jelas antara
layanan arsip dan layanan sejarah, ” mencatat bahwa "arsip kami di Ottawa dikonsultasikan setidaknya
sepuluh kali untuk tujuan sejarah untuk sekali mereka dikonsultasikan untuk semua tujuan lainnya." Kenney
tidak melihat pentingnya membedakan antara arsip pemerintah atau badan hukum dan manuskrip sejarah,
yang sebagian besar terdiri dari dokumen pribadi atau keluarga. Baginya, itu adalah masalah
"ketidakpedulian". Selama akal sehat berlaku, "tidak ada bencana mengerikan yang perlu ditakuti di antara
catatan kita, meskipun kadang-kadang hukum Hilary Jenkinson dilanggar." itu adalah masalah
catatan kita, meskipun kadang-kadang hukum Hilary Jenkinson dilanggar." itu adalah masalah
catatan kita, meskipun kadang-kadang hukum Hilary Jenkinson dilanggar."21

ItuUU Arsip Publikjuga membuka pintu bagi visi khas Kanada tentang pekerjaan
arsip. Tersirat dalam otoritas luas yang diberikan kepada Pengarsip Dominion
untuk memperoleh catatan di luar lingkup pemerintah adalah gagasan bahwa
pelestarian warisan dokumenter Kanada adalah tanggung jawab publik, yang
harus ditanggung oleh pemerintah Dominion. SebagaiBertindakdinyatakan:
Pengarsip Dominion, di bawah arahan Menteri, dapat memperoleh untuk Arsip Publik
semua catatan asli, dokumen dan bahan lain yang dianggapnya perlu atau diinginkan
untuk mengamankannya, atau dia dapat memperoleh salinannya, dan semua aslinya
atau salinan yang diperoleh akan menjadi bagian dari Arsip Umum.22
Persepsi tanggung jawab publik ini digaungkan oleh sejarawan Duncan McArthur
pada tahun 1936. “Fungsi arsip ada dua,” klaimnya, “pertama untuk melestarikan semua
catatan sejarah yang tersedia untuk sejarawan sekarang dan masa depan, amatir dan
profesional; kedua untuk mendorong dengan segala cara yang mungkin minat pada
sejarah provinsi dan negara.”23Asosiasi Sejarah Kanada yang baru didirikan juga
menganjurkan pandangan bahwa pemerintah bertanggung jawab langsung atas
pemeliharaan bahan arsip dari semua sumber, dengan alasan bahwa “kewajiban utama
terletak pada pemerintah, Dominion, provinsi, dan kota, masing-masing dalam lingkup
tanggung jawabnya sendiri. Jika badan-badan publik tidak mau melunasi hutang ini
kepada diri mereka sendiri dan kepada anak cucu, maka kecil kemungkinan akan ada
tindakan yang efektif.”24
Rasa tanggung jawab publik ini muncul tidak hanya dari pertimbangan arsip
dasar, seperti penyebaran materi sumber asli dan keinginan untuk melindungi
materi dari kehilangan atau kerusakan. Yang tak kalah pentingnya adalah realitas
Kanada sebagai sebuah negara. Pada awal abad ke-20, Kanada adalah negara yang
secara geografis sangat luas dengan populasi yang kecil dan tersebar.
Pembangunan bangsa dibuktikan dalam proyek-proyek konstruksi seperti
pembangunan kanal, pelabuhan, jembatan, dan rel kereta api. Sektor publik
menonjol – sektor swasta sangat tidak ada – dalam pendirian universitas,
perguruan tinggi, dan sekolah.
Di Kanada tidak ada tradisi penerima manfaat pribadi untuk seni dan budaya, tidak
ada dermawan seperti Carnegie atau Rockefeller yang menganugerahkan kegiatan
budaya, seni, sastra, atau pendidikan. Tidak ada jaringan institusi provinsi yang serupa
dengan sistem perpustakaan negara bagian yang berkembang di Amerika Serikat.
Hanya ada sejumlah kecil masyarakat sejarah; tidak ada perpustakaan nasional dan tidak
ada museum nasional. Singkatnya, ada kelangkaan lembaga sosiokultural yang di
negara lain menyebabkan orientasi yang berbeda dalam upaya kearsipan. Pemerintah
memainkan peran kepemimpinan dalam identifikasi dan pelestarian warisan
dokumenter, sama seperti pemerintah berperan sebagai pemimpin dalam budaya,
ekonomi, pendidikan, dan infrastruktur transportasi Kanada.25
Maka lahirlah dasar untuk pandangan arsip Kanada yang khas, pandangan
yang menganggap akuisisi baik yang asli maupun salinan dari catatan publik
dan pribadi sebagai fungsi arsip yang sah dan utama untuk Arsip Publik,
seperti yang sekarang disebut. Konsep arsip total, meski belum diartikulasikan
dengan nama itu, berawal dari keyakinan akan peran sentral pemerintah
dalam pelestarian catatan sejarah dari semua sumber. Inti dari total arsip
terletak pada penerimaan tanggung jawab publik terhadap masyarakat dan
warga negara.
112 Arsip 46
Pengarsip, Manajer Catatan, dan Total Arsip
Meskipun kami menyambut, dan memang mendesak, perolehan koleksi surat-surat

pribadi dan segala jenis dokumen dari Arsip Publik, kami sangat yakin bahwa sumber
besar sejarah negara ini adalah dan akan tetap menjadi dokumen resmi pemerintah
nasionalnya dan terutama surat-surat resmi orang-orang publiknya.
Asosiasi Sejarah Kanada, 194826
Pertengahan 1900-an membawa era kedua dalam pengembangan arsip

Kanada, dan penjelasan yang lebih kuat tentang konsep arsip total. Kombinasi
baru teknologi dan budaya mengubah metode komunikasi Kanada – dan
dunia – dan, mau tidak mau, rekor yang dihasilkan. Meluasnya penggunaan
teknologi yang ditemukan pada abad kesembilan belas - seperti telegraf
nirkabel dan telepon - meningkatkan kecepatan komunikasi orang.
Penyempurnaan teknologi reprografik, seperti mikrofotografi, sistem kertas
karbon salinan ganda, dan mesin reproduksi foto tidak hanya berarti bahwa
rekaman dapat dibuat lebih cepat dan dalam jumlah yang lebih banyak, tetapi
juga rekaman tersebut juga dapat disimpan dan direproduksi tanpa pandang
bulu. Fotografi, ditemukan pada pertengahan 1800-an, telah pindah dari
studio dan ke tangan siapa pun yang memiliki kamera Brownie. Teknologi
perekaman suara, penyiaran, dan pembuatan film semakin canggih, dan
komputer mulai beralih dari dunia fiksi ilmiah ke dunia realitas.
Yang lebih penting mungkin adalah perubahan birokrasi, karena efisiensi

bisnis dan manajemen kantor menjadi kata kunci di masyarakat Amerika
Utara. Ledakan rekor Perang Dunia Kedua hanyalah puncak gunung es,
pertumbuhan besar-besaran berbasis komunikasi dalam pencatatan. Belum
pernah sebelumnya dalam sejarah Kanada sangat penting untuk menilai
catatan, untuk melihat penghancuran sebagian besar bahan yang dibuat oleh
birokrasi. Konsep manajemen arsip muncul, sebuah ide revolusioner bagi
mereka yang karir arsipnya dihabiskan untuk mengumpulkan dan menyalin.
Karena metode komunikasi menjadi lebih canggih, orang Kanada juga lebih mampu
menjangkau dan menghubungi satu sama lain dan dunia yang lebih luas. Meningkatnya akses
ke dunia itu menimbulkan pertanyaan tentang tempat orang Kanada di dalamnya. Kebutuhan
orang Kanada untuk memiliki kesadaran diri ditunjukkan dalam pencarian mereka akan cara
untuk memperkuat warisan dan budaya mereka, khususnya dalam menghadapi kekuatan
budaya dan ekonomi yang berkembang di negara-negara seperti Amerika Serikat. Penelitian
sejarah bergerak melampaui apa yang telah menjadi sejarah politik “tradisional”; mata
pelajaran seperti etnis, sejarah bisnis, studi sosial dan budaya muncul, yang berpuncak pada
fokus pada studi Kanada sebagai studi yang sah dengan sendirinya.
Boom Kertas dan Pergeseran Cara Berpikir
Pengarsip mulai menyadari bahwa arsip publik membutuhkan perhatian yang sama
besarnya dengan arsip pribadi. Sistem berorientasi akuisisi Doughty cocok untuk
identifikasi dan pelestarian materi sejarah yang dihasilkan secara pribadi, tetapi tidak
untuk perawatan dan pengelolaan catatan pemerintah saat ini. Seperti yang ditulis
Kenney pada tahun 1936, jika catatan publik modern yang tidak dibutuhkan tidak
dihancurkan, "negara akan segera membayar lebih untuk penyimpanan catatan
daripada untuk kantor administrasi Pemerintah."27Sejarawan George Brown setuju
dengan perlunya manajemen yang baik, berpendapat bahwa catatan pemerintah "akan
menjadi semakin penting dan penting dalam memberikan informasi tentang kebijakan
dan administrasi yang baik harus didasarkan."28
Dengan perubahan sifat, dan kuantitas, catatan publik, ada pergeseran
dari warisan koleksi Doughty. Para editor dariTinjauan Sejarah Kanada
berkomentar bahwa:
ada gagasan yang terlalu umum bahwa arsip adalah semacam museum barang antik - barang yang
diinginkan, tidak diragukan lagi, untuk pemerintah mana pun, tetapi sangat jauh dari masalah dunia
praktis. Tidak ada kesalahpahaman dalam hal ini yang lebih disayangkan ... Arsip apa pun, jika ingin
memainkan peran pentingnya, harus menjadi tempat penyimpanan yang berkembang tempat catatan
departemen pemerintah dipindahkan setelah selang waktu bertahun-tahun.29
Namun, persepsi bahwa barang-barang pemerintah memerlukan perawatan

tidak semata-mata didasarkan pada pengakuan akan perlunya pengelolaannya;
perhatian utama tetap pentingnya sejarah catatan publik. Sejarawan dan arsiparis
Arthur Morton berpendapat bahwa lebih banyak perhatian harus diberikan pada
dokumen pemerintah, karena ini merupakan "kumpulan materi sejarah yang
paling penting".30
Orang lain dalam komunitas kearsipan di Amerika Utara memperluas
konsep perawatan arsip publik, dengan alasan yang lebih kuat untuk
komponen "manajemen arsip" untuk pekerjaan arsip. Menulis di Amerika
Serikat pada akhir 1940-an, pengarsip dan pendidik Ernst Posner
mengomentari hubungan antara arsip dan manajemen rekod:
Pengelolaan rekod sejak dibuat sampai dengan tersedianya rekod di suatu

lembaga kearsipan pada hakekatnya merupakan satu proses dan satu
masalah yang harus diselesaikan bersama antara arsiparis dan pengelola
rekod.31
Arsip dan Identitas Nasional
Visi tentang perlunya manajemen arsip ini bertemu dengan kebutuhan yang semakin besar
untuk memperkuat identitas Inggris Kanada yang rapuh, identitas yang dirusak oleh
114 Arsip 46
fragmentasi regional di satu sisi dan pengaruh Amerika di sisi lain. Tempat Kanada di
dunia telah dibentuk kembali dengan partisipasinya dalam Perang Dunia Kedua. Negara
itu telah bergabung dalam perang secara independen dari Inggris, dan keberhasilan luar
biasa serta kegagalan tragis yang dialami berfungsi untuk menyatukan orang Kanada
Inggris yang belum pernah terjadi sebelumnya. Setelah perang, negara berusaha
membangun identitas nasional yang muncul ini. Kanada mulai melihat dirinya benar-
benar berbeda dari pendahulunya di Inggris, dan berusaha menjauhkan diri lebih jauh
dari tetangganya di Amerika. Seperti yang dicatat oleh sejarawan Walter Sage pada
tahun 1945:
Mungkin saja bagi Kanada, Perang Dunia Kedua mungkin seperti kekalahan Armada
Spanyol terhadap Elizabeth Inggris, melepaskan patriotisme yang tulus dan merangkul
semua. Itu mungkin dan harus disertai dengan kemajuan nyata dalam seni, sastra
Kanada, dan dalam penulisan sejarah Kanada.32
Menyadari bahwa seni dan budaya sangat penting untuk

mempromosikan rasa nasionalisme ini, pemerintah federal pada tahun
1949 membentuk Komisi Kerajaan untuk Pembangunan Nasional dalam
Seni, Sastra, dan Ilmu Pengetahuan (dikenal sebagai Komisi Massey).
Komisi tersebut bertugas memeriksa peran pemerintah di bidang seni
dan budaya. Ada keharusan yang sangat nasionalistis dalam pekerjaan
komisi, yang tidak menyangkal bahaya dari tetangga Kanada itu. Komisi
tersebut mendesak warga Kanada untuk tidak buta terhadap risiko
“ketergantungan permanen” pada bantuan Amerika. “Penggunaan kami
atas institusi Amerika, atau peniruan kami yang malas, bahkan hina
terhadapnya,” tuduh komisi itu, “telah menyebabkan penerimaan yang
tidak kritis terhadap gagasan dan asumsi yang asing bagi tradisi kami.33
Rekomendasi dari Komisi Massey adalah mengubah lingkungan budaya
Kanada di berbagai bidang mulai dari teater dan tari hingga seni rupa dan
sastra. Di antara area yang diselidiki adalah Arsip Publik, yang menurut komisi
memainkan peran budaya penting dalam masyarakat Kanada. Sementara
komisi tersebut mengakui realitas administratif manajemen rekod, dalam
rekomendasinya tidak menekankan perhatian administratif dengan
mengesampingkan nilai sosial dari rekod arsip. Komisi mengakui bahwa para
arsiparis secara tradisional kurang memperhatikan pemeliharaan arsip publik
pada umumnya, dan arsip modern khususnya, dan mengakui bahwa
manajemen arsip merupakan peran baru yang penting. Boom kertas tidak
bisa diabaikan.
Sementara komisi memahami kebutuhan untuk membalikkan sejarah panjang
pengabaian catatan pemerintah federal, itu juga melihat peran Arsip dalam
mempromosikan identitas nasional. Komisi bersikeras bahwa pelestarian berbagai
catatan arsip sangat penting untuk memperkuat identitas Kanada. Pengarsip
Kanada, kata komisi itu, memiliki peran ganda: untuk
melindungi catatan publik sepanjang siklus hidup mereka, dan untuk memperoleh
dan menyimpan catatan pribadi yang berkaitan dengan Kanada, terlepas dari
media, usia, atau sumbernya. Pengarsip itu seharusnyakeduanyapengelola arsip
dan pencatat sejarah. Dan, komisi berpendapat, uang publik harus berkomitmen
untuk manajemen arsip dan akuisisi arsip pribadi. Hanya dengan cara ini catatan
publik dan pribadi akan disimpan dengan aman untuk anak cucu.34
Komisi memuji Arsip Publik karena melakukan "layanan berharga yang tidak
dilakukan oleh lembaga lain". Itu memuji "semangat dan energi" pegawai negeri,
yang untungnya tidak membatasi diri pada "interpretasi sempit" dari tugas
mereka. Sementara komisi setuju bahwa praktik pengarsipan di negara lain,
termasuk Inggris Raya dan Amerika Serikat, adalah untuk menyimpan catatan
publik dan catatan pribadi secara terpisah, ia mendesak agar "pengaturan yang
berguna saat ini di Arsip Publik kita tidak boleh diubah."35
Nasional atau Daerah?
Komisi Massey tidak mengabaikan kenyataan lain yang berkembang yang memengaruhi
pekerjaan arsip dan rasa identitas orang Kanada Inggris. Ada permintaan yang semakin
meningkat, terutama dari para sejarawan, untuk pendirian dan perluasan gudang arsip
provinsi dan regional. Gagasan bahwa Arsip Publik hanya akan berfungsi sebagai
laboratorium sejarah Kanada sudah ketinggalan zaman dan tidak tepat. Seorang
sejarawan anonim berpendapat demikian
tidak praktis dan tidak disarankan bahwa penyimpanan catatan provinsi harus dilakukan
oleh arsip Dominion. Catatan provinsi harus tersedia untuk dikonsultasikan baik oleh
mahasiswa maupun departemen pemerintah di ibu kota provinsi. Ada kepentingan dan
loyalitas provinsi yang hanya dapat dilayani secara memadai oleh provinsi itu sendiri.36
Sejarawan lain, George Brown, menyerukan kegiatan provinsi, dengan alasan bahwa
"provinsi secara moral, setidaknya, bertanggung jawab ... untuk memastikan bahwa
catatan penting pembangunan Kanada ini tidak diabaikan;"37rekannya Lewis H. Thomas
berpendapat bahwa kepentingan lokal paling baik dilayani oleh koleksi lokal.38
Komisi Massey menerima kenyataan regional ini tetapi mendesak agar
identitas nasional dipupuk melalui kerja sama yang erat antara dua tingkat
institusi:
Koleksi arsip lokal, baik provinsi, kota atau swasta, merupakan faktor penting dalam
efektivitas lembaga nasional; pertama, karena sumber bahan yang dikandungnya;
kedua, karena melalui fungsinya ia berfungsi sebagai agen dalam mengumpulkan dan
melestarikan, di mana pun, bahan-bahan yang mungkin akan dihancurkan; dan ketiga,
karena keberadaan dan layanannya mendorong penyelidikan sejarah ilmiah yang
merupakan salah satu kepentingan utama lembaga nasional.39
116 Arsip 46
Rekomendasi dari Komisi Massey menegakkan kembali gagasan lembaga

kearsipan yang diterima sebagai pusat budaya dan persepsi yang berkembang
tentang lembaga kearsipan sebagai penjaga catatan publik. Catatan publik dan
pribadi sama pentingnya untuk mempelajari sejarah Kanada. Perawatan mereka
adalah tanggung jawab alami dari lembaga publik. Repositori publik di tingkat
provinsi dan lokal juga berperan; arsip federal tidak dapat bertindak sendiri
sebagai “gudang” besar sejarah Kanada.40
Selain itu, Komisi Massey menyadari perlunya melestarikan materi di
berbagai media. Pada saat kajian komisi, belum ada perpustakaan nasional
dan hanya museum nasional yang terbatas. Komisi tersebut
merekomendasikan pembentukan keduanya, tetapi mendorong Arsip Publik
untuk terus memainkan peran sentral dalam perolehan semua jenis bahan.
Meskipun disarankan agar perpustakaan diberi tanggung jawab atas “catatan,
film, dan foto yang dianggap perlu sebagai tambahan untuk koleksi cetak
buku, pamflet, dan surat kabar”, komisi tersebut tidak mendorong pengalihan
tanggung jawab pengarsipan lainnya dari Arsip Umum ke perpustakaan
nasional. Misalnya, komisi setuju bahwa artefak harus dipindahkan ke
museum tetapi menolak saran agar peta dan buku Arsip dipindahkan ke
perpustakaan. Menurut komisi tersebut, "koleksi bersama catatan publik dan
dokumen sejarah lainnya telah secara mengagumkan melayani kebutuhan
negara di masa lalu, dan ... tidak boleh diganggu."41
Konsep perawatan catatan yang luas ini diterima oleh Komisi Glassco,
Komisi Kerajaan Kanada untuk Organisasi Pemerintah. Institusi nasional dan
regional sama-sama sah, tetapi yang lebih penting, keduanya memiliki
tanggung jawab untuk memelihara arsip publik dan privat. Komisi Glassco
menulis pada tahun 1963 bahwa
sebuah institusi nasional hampir tidak dapat diharapkan untuk memikul secara total tanggung
jawab yang melekat pada perusahaan swasta. Namun, kepentingan nasional memang
mensyaratkan jika ... sejarah bangsa ingin dilestarikan, tanggung jawab harus dipikul di tingkat
nasional jika industri swasta tidak siap melakukannya.42
Sebagai hasil dari rekomendasi Komisi Glassco, perubahan dilakukan dalam

administrasi Arsip Publik. Antara tahun 1958 dan 1968 staf Arsip berkembang
dari 107 menjadi 263, dan anggarannya meningkat dari $500.000 menjadi
$2,25 juta. Dengan disahkannya Public Records Order pada tahun 1966, Arsip
mengambil tanggung jawab atas program manajemen arsip yang
komprehensif, menentukan dan memberlakukan jadwal arsip dan memberi
saran kepada pemerintah tentang sistem arsip. Pengarsip Dominion
memimpin Dewan Penasihat untuk Catatan Publik.
Arsip juga memperluas akuisisi arsip pribadi. Pada tahun 1961, pekerjaan
dimulai pada survei lembaga kearsipan di seluruh Kanada; catatan yang
diidentifikasi terdaftar diDaftar Serikat Naskah di Repositori Kanada
ries,diterbitkan pada tahun 1968. Pada tahun 1965, Arsip mengambil tanggung jawab untuk
menyimpan daftar tesis pascasarjana yang sedang berlangsung dalam sejarah dan disiplin
ilmu terkait. Pada tahun 1967, Arsip pindah ke gedung barunya di 395 Wellington Street, yang
digunakan bersama dengan Perpustakaan Nasional.43
Munculnya “Total Arsip”
Konsep "arsip total" akhirnya diberi label seperti itu pada tahun 1972, ketika
Pengarsip Dominion Wilfred Smith menegaskan tanggung jawab Arsip Publik yang
luas dalam pengantarnyaArsip: Mirror of Canada Past,sebuah publikasi untuk
memperingati seratus tahun Arsip Publik Kanada. Smith setuju bahwa repositori
publik harus bertanggung jawab “tidak hanya untuk penerimaan catatan
pemerintah yang memiliki nilai sejarah tetapi juga untuk pengumpulan bahan
sejarah dari segala jenis dan dari sumber manapun yang dapat membantu secara
signifikan untuk mengungkapkan kebenaran tentang setiap aspek kehidupan
Kanada.”44
Dari tahun 1800-an hingga 1972, sejarah telah menyatukan lima faktor terkait, yang
digabungkan untuk menciptakan orientasi Kanada pada pekerjaan arsip ini. Konsep
arsip total tumbuh dari (1) pengakuan peran sentral pemerintah dalam perusahaan
kearsipan, (2) pemahaman tentang kebutuhan untuk mengembangkan identitas warga
Inggris Kanada, (3) penerimaan validitas akuisisi dan penyalinan yang berkelanjutan.
rekod sektor swasta oleh lembaga publik, (4) pengakuan akan pentingnya pengelolaan
rekod, khususnya di sektor publik, dan (5) pengakuan akan pentingnya pelestarian rekod
dalam berbagai media. Prinsip inti di balik konsep total arsip adalah bahwa repositori
kearsipan yang didanai publik memiliki tanggung jawab untuk mengelola arsip publik
sepanjang hidup mereka, baik untuk tujuan administratif maupun penelitian. dan untuk
memperoleh dan melestarikan catatan pribadi yang bernilai sejarah. Total arsip adalah
perwujudan arsip dari keinginan Kanada – terutama Kanada Inggris – untuk
melestarikan memori dokumenter masyarakat terlepas dari medianya dan dengan
demikian menopang pertahanan budayanya dan memperkuat identitas yang masih
rapuh dan lembut. Semua catatan, dari semua sumber, untuk semua orang.
Arsip Publik telah memperluas program kearsipannya sendiri dengan

evolusi “Program Akuisisi Nasional Sistematis”. Program SNAP membagi
akuisisi swasta ke dalam berbagai bidang studi, termasuk seni, bisnis, tenaga
kerja, peradilan, medis dan ilmiah, militer, urusan publik, dan olahraga. Arsip
Etnis Nasional, misalnya, akan memperoleh catatan kelompok etnis di Kanada.
Kepala Arsip Etnis Nasional mengakui bahwa akan ada biaya yang terkait
dengan pengelolaan arsip dalam banyak bahasa, tetapi mengklaim bahwa ini
adalah "harga untuk mencerminkan masa lalu Kanada secara lengkap dan
akurat".45
The Archives juga berusaha memperoleh produk dari berbagai teknologi
komunikasi, seperti film dan rekaman suara. Sebuah Film Nasional, Tele-
118 Arsip 46
visi dan Arsip Suara, didirikan pada tahun 1969, secara aktif memperoleh
materi gambar bergerak dan rekaman suara, termasuk siaran dan sejarah
lisan. Arsip juga memperluas akuisisi koleksi fotografi dan catatan
arsitektur.46Selain itu, Arsip mulai memperoleh apa yang disebut catatan
yang dapat dibaca mesin: "pendatang baru terbaru dalam keluarga media
arsip".47
Hidup "Total Arsip?"
Konsep kearsipan total, khususnya orientasi medianya, dipertanyakan oleh

sebagian komunitas kearsipan dan, akhirnya, oleh kalangan akademisi. tulis
Terry Cook dari Arsip Publik KanadaArsippada tahun 1979 bahwa peningkatan
perhatian terhadap arsip di media tertentu membahayakan prinsip asal arsip.
Konsentrasi pada bentuk mengorbankan “kesatuan fungsional dari rekaman
asli”. Cook berargumen bahwa karena berbagai unit administrasi arsip
nasional bertanggung jawab atas media tertentu, seperti rekaman visual atau
elektronik, arsipsukasecara keseluruhan berisiko terbagi; integritasnya bisa
hilang. Pemisahan oleh media juga menghambat keilmuan, katanya. Peneliti
diminta untuk bekerja melalui banyak sistem arsip untuk menemukan
informasi yang mereka cari.48Cook mengusulkan bahwa hanya ada dua unit
administrasi dalam arsip: arsip publik atau institusional, dan koleksi pribadi.
Materi media secara alami harus termasuk dalam pengelompokan tersebut.
Perspektif Cook dikritik oleh seorang kolega di Arsip Publik, Andrew Birrell, yang
menganggap ucapan Cook tentang prinsip asalnya sebagai "tirani dan
fundamentalis".49Perwakilan Arsip Publik lainnya bergabung dalam debat tersebut,
mengungkapkan keprihatinannya terhadap “kesendirian media” dan khawatir
bahwa konsep arsip total dapat mengarah pada pembentukan arsip media yang
terpisah. Tanpa tanggung jawab terhadap unit kearsipan secara keseluruhan, para
arsiparis tidak akan memiliki pemahaman kontekstual terhadap arsip-arsip yang
akan digunakan untuk melakukan pekerjaan mereka.50Perdebatan ini hanya
memusatkan perhatian pada aspek media dari total arsip; istilah "arsip total"
segera dirasakan oleh banyak orang merujuk sebagian besar, jika tidak semata-
mata, pada tanggung jawab arsip untuk totalitas materi media, seperti foto, peta,
film, dan rekaman suara.
Pada saat yang sama ketika para pengarsip membahas masalah manajemen
media, minat yang tumbuh pada studi Kanada kembali memusatkan perhatian
pada pelestarian catatan sejarah sebagai alat untuk memperkuat identitas Kanada.
Sebagai contoh keprihatinan yang muncul, Komisi Kajian Kanada, yang didirikan
pada tahun 1972 untuk mengkaji peran universitas di Kanada, mengungkapkan
rasa “waspada” tentang kedaulatan Kanada. Komisi berusaha untuk membuktikan
bahwa "Kanada memberikan alternatif kehidupan Amerika Utara di bawah
Pemerintah Amerika Serikat."51Penyelidikan komisi
tions tumbuh dari minat pada tahun 1970-an dalam studi nasional dan
regional "buatan Kanada", ilmu sosial dan politik, dan manajemen warisan.
Meskipun mandat komisi tidak secara khusus mencakup penyelidikan
arsip, namun tetap mempertimbangkan peran repositori arsip,
menyatakannya sebagai "landasan studi Kanada" dan mendorong
peningkatan umum dalam perolehan catatan sejarah dan perluasan
peran universitas. arsip.52Visi Komisi Symons tentang arsip, seperti visi
komisi Massey dan Glassco, bersifat inklusif. Semua jenis catatan, di
semua media, harus dilestarikan, sebagian besar dengan biaya publik,
untuk penggunaan sejarah dan penelitian.
Sementara Komisi Symons tidak pernah secara khusus diberi mandat untuk
menyelidiki arsip – ini hanya salah satu isu di antara sekian banyak – rekomendasi
laporan tersebut memicu perdebatan aktif di kalangan arsiparis tentang peran arsiparis.
Marion Beyea, pada saat itu pengarsip di Arsip Sinode Umum Anglikan, mengatakan
bahwa "Saya tidak dapat menemukan pernyataan atau diskusi yang memuaskan dari
seorang pengarsip Kanada tentang definisi arsip."53Scott James dari Arsip Kota Toronto
menyatakan bahwa “banyak dari kita bersalah karena menganggap bahwa apa yang kita
lakukan sebagai pengarsip adalah apa yang dilakukan oleh semua pengarsip.”54Gordon
Dodds, presiden pertama Asosiasi Pengarsip Kanada, mengungkapkan “keprihatinan
mendalam” tentang peran, status, dan kredibilitas arsiparis dalam masyarakat Kanada.55
Dikotomi muncul dalam pemahaman arsiparis tentang pekerjaan mereka.

Beberapa pengarsip menekankan peran pengarsip sebagai pengelola arsip untuk
lembaga sponsor mereka; banyak yang merasa bahwa fokus pada akuisisi dan
preservasi rekod sektor swasta mengalihkan perhatian dari tanggung jawab utama
pengarsip sebagai penjaga rekod di lembaga tersebut. Gordon Dodds percaya
bahwa tidak ada pengarsip yang “menghargai diri sendiri” yang dapat berfungsi
tanpa program pengelolaan arsip: pemegang arsip, terutama arsip publik, harus
bertanggung jawab atas semua aspek administrasi arsip. Marion Beyea
berkomentar bahwa tanpa program manajemen rekod fungsional, rekod akan
menjadi statis, membatasi nilainya tidak hanya untuk tujuan administratif tetapi
juga sebagai alat penelitian.56Scott James melihat konsep arsip total sebagai
"penyimpangan arsip" dan mengeluh bahwa hal itu telah mengaburkan pekerjaan
"fundamental" dari arsiparis. Dia mendefinisikan pekerjaan ini sebagai mengelola
"catatan berharga permanen" dari agen sponsor. James juga mengkritik
"kesalahpahaman populer" bahwa tugas utama repositori arsip adalah menyimpan
bahan untuk digunakan penelitian.57
Yang lain dalam komunitas kearsipan malah mendukung konsep arsip total
untuk melestarikan arsip pemerintah dan swasta, beberapa pendukung arsip total
mencela fokus pada manajemen arsip. Mengkritik penekanan pada sistem dan
teknologi, Terry Cook setuju bahwa citra arsiparis sebagai sejarawan semakin
kurang populer tetapi bertanya, "bukankah pendulum sekarang berayun terlalu
jauh ke arah yang berlawanan?"58Sejarawan TD Regehr
120 Arsip 46
merasa arsiparis harus terus menganggap beasiswa sebagai "prioritas tertinggi"

mereka.59Ian Wilson dari Arsip Provinsi Saskatchewan dan Robert Gordon dari
Arsip Publik Kanada berpendapat bahwa menganggap arsiparis sebagai sejarawan
adalah hal yang benar.60
Wilfred Smith, yang baru saja mengumumkan konsep arsip total beberapa
tahun sebelumnya, menyadari bahwa para arsiparis berjuang dengan perbedaan
antara persyaratan birokrasi dan kebutuhan sejarah dan penelitian. Penilaian dan
retensi arsip, menurutnya, harus didasarkan pada pengakuan bahwa penggunaan
arsip di pemerintahan berbeda dengan penggunaannya di tempat penyimpanan
arsip. Pengarsip harus menghargai perbedaan antara “tujuan jangka pendek dan
jangka panjang yang relatif” untuk menyimpan arsip. Fokus arsiparis, menurutnya,
harus jangka panjang.61
Identitas dan Keanekaragaman
Pada saat yang sama ketika para arsiparis mempertimbangkan peran

mereka dalam pemeliharaan arsip, masyarakat Kanada berubah, dan
orientasi nasional digantikan oleh identitas regional atau etnis. Pada
tahun 1970-an, populasi Kanada semakin beragam secara etnis.
Warga keturunan Inggris dan Prancis telah bergabung dengan
imigran dari Jerman, Italia, Eropa Timur, Asia, dan tempat lain.
Nasionalisme Kanada harus didamaikan dengan perbedaan yang
lebih besar antara budaya, antar provinsi, dan antar bahasa. Saat
Kanada merayakan seratus tahunnya pada tahun 1967 dan sejumlah
seratus tahun provinsi pada tahun 1970-an, ada pengakuan atas sifat
multikultural negara tersebut. Pemerintah federal mengambil posisi
bahwa dana publik diperlukan untuk memastikan bahwa semua ras
dan masyarakat menerima perlakuan yang sama. Menjelang akhir
1970-an,62
Pemerintah federal telah mendanai upaya sosial dan budaya secara aktif sejak
masa Komisi Massey pada 1940-an dan 1950-an, jika tidak sebelumnya. Pada 1960-
an dan 1970-an, ia mampu bermurah hati dengan dananya; seperti negara barat
lainnya, Kanada menikmati masa pertumbuhan ekonomi yang berkelanjutan.
Tetapi pada tahun 1975, pemerintah federal mengalami yang pertama dari
serangkaian panjang defisit anggaran, karena semakin terjerat hutang untuk
mempertahankan tanggung jawabnya yang luas. Karena semakin sulit bagi
pemerintah untuk memenuhi kewajiban sosialnya yang luas, ada seruan yang
meningkat untuk desentralisasi banyak program publik. Orang-orang di provinsi
yang jauh dari Ottawa semakin tidak puas dengan kendali sentralis atas program
ekonomi dan sosial; mereka mencari manajemen lokal yang lebih kuat. Identitas
daerah tidak mudah diatasi. Apalagi reorientasi ini
tidak keberatan dengan pemerintah federal, berusaha untuk melepaskan diri dari setidaknya
beberapa kenaikan biaya. Seperti yang dicatat oleh seorang politisi lokal pada tahun 1972:
“Kami membutuhkan pemerintah lokal yang nyata. Kami membutuhkannya karena tidak ada
cara lain di mana pemerintah dapat menjadi responsif secara politik. Tidak ada cara lain yang
bisa menjadi organ masyarakat daripada manipulator masyarakat.63
Kebutuhan akan kontrol lokal ini dianggap sangat penting dalam bidang
budaya. Ada pengertian baru bahwa sumber daya budaya sering dikelola dengan
baik di tingkat lokal. Pada tahun 1972, misalnya, pemerintah Kanada
mengumumkan kebijakan museum nasional yang menekankan “desentralisasi dan
demokratisasi”. Kebijakan ini berarti bahwa museum Kanada akan bekerja untuk
mendistribusikan sumber daya budaya negara melalui hibah kepada lembaga
regional atau lokal dan dengan memberikan bantuan pelatihan dan penjangkauan.
Dengan cara ini, pemerintah dapat merangsang pertumbuhan repositori lokal.64
Bidang kearsipan pun tak terlepas dari restrukturisasi dan desentralisasi.
Pada tahun 1974, Michael Swift, ketua Bagian Arsip Asosiasi Sejarah Kanada,
mencatat bahwa hanya tiga provinsi dan empat kota di Kanada yang
mengembangkan program pengelolaan arsip yang memuaskan.65
Ada kebutuhan untuk pengelolaan arsip lokal, publikDanpribadi, baik untuk memastikan
arsip pemerintah dikelola dengan baik maupun untuk melestarikan arsip pribadi yang
memiliki nilai sejarah.66Dalam suasana desentralisasi dan difusi ini, jumlah repositori di
Kanada meningkat dari enam puluh atau lebih pada tahun 1950-an menjadi hampir dua
ratus pada tahun 1970-an, karena semakin banyak daerah yang mendirikan institusi
mereka sendiri. Masing-masing provinsi telah memulai beberapa bentuk program
pengarsipan, dan pekerjaan telah dimulai di Yukon dan Wilayah Barat Laut. Selain itu,
berbagai repositori komunitas, organisasi, dan kelembagaan didirikan.
Dengan demikian, dalam perkembangan kearsipan era kedua ini, tanggung jawab kearsipan
bergeser. Pada era pertama, para pengarsip di tempat penyimpanan terpusat yang besar
berkepentingan untuk membangun koleksi sejarah asli dan salinan terutama untuk mendukung
kebutuhan sejarawan. Pada fase kedua, arsiparis di repositori dari federal ke provinsi ke kota sekarang
berfokus tidak hanya pada pelestarian arsip pribadi tetapi juga pada pengembangan sistem dan
proses manajemen arsip untuk menilai dan memperoleh arsip pemerintah atau institusi, yang nilai
arsip dan sejarahnya semakin diakui. Sementara para pengarsip sebelumnya mungkin terlalu
menekankan perolehan catatan pribadi, pengarsip pada tahun 1960-an dan 1970-an terbentang
dalam dua arah: untuk mengamankan catatan institusional yang berkualitas baik dan untuk
melestarikan bukti sejarah dari sumber non-institusional. Keputusan mereka dipengaruhi oleh
pendirian lembaga kearsipan yang semakin banyak: arsip perusahaan, arsip kota, arsip komunitas,
dan lain-lain, yang masing-masing mengklaim "bagian" dari wilayah arsip. Pendekatan mana yang
diutamakan, pencatatan institusional atau akuisisi catatan pribadi? Lembaga mana yang harus
menyimpan catatan: provinsi, federal, atau lokal? Jenis yang mana pencatatan institusional atau
akuisisi catatan pribadi? Lembaga mana yang harus menyimpan catatan: provinsi, federal, atau lokal?
Jenis yang mana pencatatan institusional atau akuisisi catatan pribadi? Lembaga mana yang harus
menyimpan catatan: provinsi, federal, atau lokal? Jenis yang mana
122 Arsip 46
rekaman memiliki prioritas: tekstual, visual, aural? Apakah sebenarnya ada kebutuhan untuk
memilih antara satu arah atau lainnya, atau dapatkah berbagai institusi terus menjadi
segalanya bagi semua orang?
Sistem Arsip Kanada
Pada tahun 1978, sebuah "Kelompok Konsultan Arsip Kanada" didirikan, tujuannya
adalah untuk memeriksa berbagai kegiatan pengarsipan yang muncul di seluruh
negeri. Studi yang dihasilkan yang dilakukan oleh Consultative Group adalah
“upaya pertama untuk menyajikan potret lengkap dari sistem [arsip], kutil, dan
semuanya.”67Keanekaragaman kebutuhan, minat, dan pendapat yang ditemukan
oleh penelitian ini mempertanyakan validitas berkelanjutan dari filosofi arsip total.
Kelompok Konsultatif menawarkan rekomendasi untuk pengembangan “sistem
kearsipan”: pendekatan terkoordinasi untuk manajemen kearsipan nasional.
Dalam laporannya, Consultative Group mendefinisikan kembali, jika tidak benar-benar
ditolak, konsep total arsip. Grup memang memuji para pendukung awal dari total arsip
karena “menebarkan jaring yang luas”; arsip total adalah cara yang efisien untuk
menggunakan sumber daya yang terbatas, menurut Grup, karena memaksimalkan skala
ekonomi. Para peneliti dilayani dengan baik oleh arsip total, karena pencarian bahan
mereka disederhanakan. “Konsep 'arsip total' sangat bagus,” kata Grup; “kesalahannya
terletak pada penerapannya.”68
Total arsip, menurut Konsultatif Group, tidak boleh berarti bahwa lembaga kearsipan
yang didanai publik adalah satu-satunya atau lembaga utama yang bertanggung jawab
atas pelestarian catatan arsip. Sebaliknya, kelompok berpendapat, prinsip arsip total
lebih baik diterapkan dengan mendesentralisasikan perawatan arsip dan dengan
membantu pencipta arsip untuk menjaga materi mereka sendiri, untuk keuntungan
mereka sendiri dan untuk kepentingan masyarakat. “Di mana sekarang ada insentif
untuk menempatkan arsip lama di arsip publik utama,” Grup berargumen, “insentif ini
harus dibalik atau insentif paralel harus ditetapkan untuk membantu lembaga [pencipta]
dalam melestarikan arsipnya sendiri.”69
Menurut Consultative Group dan para pendukungnya, pertumbuhan
koleksi lembaga kearsipan masyarakat adalah cara baru dan inovatif
untuk mengembangkan program akuisisi yang komprehensif di seluruh
negeri, daripada mengandalkan kegiatan akuisisi yang paternalistik dan
sentralistik. beberapa repositori arsip besar di Kanada.
Kekhawatiran Consultative Group terhadap konsep total arsip adalah tidak
mengakomodasi ratusan repositori arsip yang muncul di seluruh negeri.
Tanggung jawab untuk akuisisi catatan pribadi secara tradisional sebagian
besar berada pada satu arsip nasional, sepuluh arsip provinsi, dan segelintir
arsip universitas atau kotamadya yang mapan. “Dengan bahan-bahan lokal
terbaik yang disingkirkan ke arsip pusat, setiap gerakan untuk mendirikan
arsip institusional atau lokal akan layu dan mati,” komentar laporan
Consultative Group. Tapi repositori lokal sedang dibangun, dan ketat
kepatuhan terhadap konsep arsip total mempertaruhkan keberlanjutan lembaga-lembaga

yang lebih kecil ini.”70
Grup menekankan nilai arsip arsip bagi komunitas mereka, dengan menyatakan
bahwa "tempat arsip lokal memiliki identitas lokal, kebanggaan, atau keprihatinan
warisan ditunjukkan oleh emosi yang dimiliki beberapa komunitas dalam
mempertahankan arsip mereka, meskipun disimpan dengan buruk." Grup merasa
bahwa repositori publik harus mempertahankan “tanggung jawab yang luas” untuk
memastikan pelestarian arsip pribadi yang terbengkalai. Tetapi pembentukan arsip lokal
diperlukan dan tidak dapat dihindari. Orang ingin akses mudah ke sejarah mereka;
mereka lebih suka mengakses catatan publik dan pribadi secara lokal, daripada harus
melakukan perjalanan ke pusat metropolitan yang jauh.71
Untuk mendorong pengembangan arsip perusahaan, kelembagaan,
dan regional, Grup membayangkan “sistem arsip yang komprehensif di
Kanada.” Sistem seperti itu tidak akan berbasis di universitas, seperti yang
dibayangkan oleh Symons Commission. Sebaliknya, itu akan mencakup
semua jenis fasilitas kearsipan, publik dan swasta, universitas dan bisnis.
Grup membayangkan institusi seperti perusahaan minyak, bank, atau
bisnis dan organisasi lain yang membangun arsip perusahaan mereka
sendiri dan menyediakan akses publik ke kepemilikan mereka. Catatan
pribadi dan keluarga akan disimpan oleh arsip kota atau lokal atau
mungkin sebagai koleksi pribadi dalam arsip perusahaan atau institusi.
Daripada mendikte siapa yang mungkin atau mungkin tidak peduli
dengan catatan arsip, sistem akan mendorong kerja sama antara
repositori yang ada dan yang baru.
Kelompok Konsultatif menggambarkan serangkaian jaringan provinsi di seluruh
negeri. Itu tidak pernah benar-benar mendefinisikan konsep jaringan, tetapi
menyiratkan bahwa sistem seperti itu dapat meningkatkan komunikasi dan praktik,
memungkinkan penyimpanan arsip untuk menetapkan prioritas bersama dan program
yang seimbang. Jaringan akan mendorong pertukaran layanan dan pengembangan
standar deskriptif. Lebih lanjut, hal itu akan meningkatkan citra publik terhadap arsip.72
Grup tidak menolak gagasan tanggung jawab sektor publik. Sebaliknya, repositori
publik yang lebih besar, katanya, memiliki kewajiban untuk mendorong pengembangan
arsip kelembagaan, perusahaan, atau lokal, daripada “hanya mengumpulkan semua
bahan arsip yang tersedia” sendiri. Tindakan kooperatif, menurut kelompok tersebut,
akan memungkinkan pelestarian bahan arsip yang lebih luas, dengan beban keuangan
yang tersebar di antara lembaga publik dan swasta. Bantuan untuk arsip yang lebih kecil
harus menjadi bagian yang sah dari pekerjaan repositori yang lebih besar. Mereka perlu
menyeimbangkan program pengarsipan tradisional mereka dengan peran
kepemimpinan baru ini.73
Pembentukan Dewan Arsip Kanada
Salah satu hasil laporan Kelompok Konsultatif adalah berdirinya

124 Arsip 46
Dewan Arsip Kanada (CCA), yang mengadakan pertemuan pengukuhannya dengan

perwakilan dewan provinsi dan teritorial pada tanggal 7 dan 8 November 1985 di
Arsip Publik Kanada di Ottawa. Anggaran CCA untuk tahun pertama operasinya
adalah $1.433.139.74Salah satu tugas pertama CCA adalah mendanai dewan
provinsi dan teritorial untuk melakukan survei kebutuhan dan prioritas lokal
mereka. Survei ini dilakukan antara tahun 1985 dan 1987; hasilnya dipublikasikan
pada tahun 1988. Berdasarkan data yang dikumpulkan dari 627 lembaga kearsipan
yang teridentifikasi di seluruh negeri, Komite Perencanaan dan Prioritas CCA
kemudian mengidentifikasi kebutuhan nasional dan mengembangkan program
untuk mengatasinya.75Salah satu komponen dari program CCA adalah menetapkan
strategi untuk perolehan arsip arsip yang terkoordinasi di seluruh negeri, sebagai
bagian dari rencananya untuk sistem arsip. Untuk mengembangkan strategi ini,
CCA membentuk Komite Akuisisi pada tahun 1989 untuk memeriksa mekanisme
manajemen kooperatif akuisisi dan mempertimbangkan persyaratan penilaian
untuk catatan kontemporer. Panitia juga bertanggung jawab untuk meningkatkan
kesadaran para pembuat arsip akan pentingnya pengelolaan arsip arsip mereka.76
Dengan dibentuknya Komite Akuisisi di tingkat nasional, dan pengembangan

program kearsipan lainnya di tingkat nasional, provinsi, dan teritorial, Dewan Arsip
Kanada dapat mengklaim telah membuat kemajuan dalam pengembangan sistem
kearsipan Kanada. Pada tahun 1995, dana yang tersedia meningkat menjadi
$2.436.492; dari tahun 1985 sampai 1995 sejumlah $18.864.221 telah dikeluarkan
langsung oleh CCA.77Pada tahun itu CCA menyombongkan diri bahwa, sejak
didirikan, CCA telah mendanai pemrosesan 34.500 meter bahan tekstual, 4.000.000
foto, 160.000 peta dan gambar arsitektur, serta 104.000 jam rekaman suara dan
gambar bergerak. Dalam salah satu program yang paling banyak didanai, yang
ditujukan untuk mengurangi simpanan arsip yang belum diproses dalam repositori
arsip, CCA pada tahun 1995 telah menyediakan lebih dari $10 juta, yang telah
dilengkapi dengan dana pendamping dari repositori arsip.78
Dengan demikian menjelang akhir perkembangan kearsipan era kedua ini,

terjadi pergeseran dari penekanan pada “arsip total” menuju pencarian “sistem
kearsipan”. Total arsip tidak lagi berarti tanggung jawab langsung pemerintah atas
pelestarian warisan dokumenter masyarakat. Kini, total arsip mencerminkan
diversifikasi dan difusi tanggung jawab kearsipan, dari nasional ke provinsi ke kota
ke masyarakat. Alih-alih menekankan peran sentral pemerintah (khususnya
pemerintah pusat dan provinsi) dalam usaha kearsipan, komunitas kearsipan kini
menuntut peningkatan partisipasi sektor lokal, regional, dan swasta dalam
perawatan kearsipan. Dana sektor publik akan digunakan, tetapi tersebar di antara
banyak lembaga. Peran lembaga publik dalam memperoleh dan menyalin arsip
sektor swasta digantikan oleh tanggung jawab pengelolaan arsip, tidak hanya
untuk tujuan administratif tetapi juga untuk memastikan bahwa arsip publik yang
berharga disimpan untuk penggunaan di masa mendatang. Pelestarian dengan
arsip bahan di semua media
tidak dipertanyakan secara teori dan dana CCA diterapkan untuk mengurus
berbagai kepemilikan media; tetapi tidak jelas apakah pendekatan luas terhadap
akuisisi media yang diikuti oleh lembaga besar seperti arsip federal atau provinsi
dapat dengan mudah diikuti oleh lembaga yang lebih kecil dengan sumber daya
yang lebih sedikit. Kebutuhan untuk memperkuat identitas dalam bahasa Inggris
Kanada tetap penting, tetapi identitas itu berkembang dari sensibilitas nasional
menjadi lebih regional, membuat pencatatan lokal menjadi lebih penting, lagi-lagi
memicu argumen untuk difusi sumber daya dan desentralisasi tanggung jawab.
Pada tahun 1980, Consultative Group telah mengidentifikasi 200 repositori arsip.
Pada tahun 1982, Statistik Kanada melaporkan 491 lembaga, dan pada tahun 1989
Dewan Arsip Kanada mengidentifikasi 627, termasuk publik dan swasta, komunitas
dan regional,79Sistem kearsipan Kanada tampaknya telah menggantikan konsep
arsip total.
Garpu di Jalan: Informasi atau Budaya?
Perolehan pribadi bukanlah tanggung jawab arsip informasi utama atau arsiparis ...
arsip tidak akan menjadi kantor kesejahteraan arsip ... stafnya tidak akan menjadi
pekerja kesejahteraan arsip.
Gary Mitchell, 199580
Tahun-tahun dari pertengahan 1980-an hingga akhir abad ke-20 telah

menyaksikan munculnya era ketiga dalam evolusi arsip Kanada. Komunitas
kearsipan telah mengalami perubahan yang lebih signifikan dalam beberapa tahun
terakhir dibandingkan sebelumnya dalam sejarahnya. Kemunculan dan
penerimaan yang cepat dari teknologi komputer telah menyebabkan penekanan
pada manajemen arsip institusional, seringkali dengan mengorbankan perolehan
arsip pribadi. Konsep arsip total, yang pernah dianggap sebagai kontribusi utama
Kanada terhadap teori kearsipan, dengan cepat menjadi tidak benar secara arsip
seperti pengumpulan dan penyalinan sembarangan, begitu populer hanya empat
tahun lalu. Dapat juga diperdebatkan bahwa sistem kearsipan Kanada sekarang
berisiko, dengan berkurangnya peluang pendanaan dan reorientasi tanggung
jawab institusional. Empat faktor telah mempengaruhi perubahan arah kearsipan
ini: berkurangnya pendanaan pemerintah; pesatnya pertumbuhan teknologi
komputer; penguatan kebijakan publik di bidang manajemen informasi dan privasi,
dan di bidang-bidang seperti keamanan, hak cipta, manajemen catatan, dan akses
ke informasi; dan peralihan identitas yang berkelanjutan di antara orang Kanada
dari nasional ke regional ke lokal.
Era Rasionalisasi Ekonomi
Sejak awal tahun 1980-an, pemerintah Kanada di semua tingkatan menghadapi

tantangan besar bagi perekonomian mereka. Pada tahun 1975, pemerintah federal
126 Arsip 46
mencatat defisit nasional sebesar $3,8 miliar. Pada tahun 1982 defisitnya mencapai $21 miliar,
dengan Kanada menderita beban utang tertinggi kedua di antara negara-negara G7, setelah
Italia. Pada akhir 1980-an, utang ini telah mencapai $30 miliar; pada tahun 1994 jumlahnya
melebihi $41 miliar. Pada tahun 1994, gabungan utang federal dan provinsi berjumlah hampir
seratus persen dari produk domestik bruto negara itu. Meningkatnya beban utang
menyebabkan resesi ekonomi yang besar dan mendalam di Amerika Utara dan sebagian besar
dunia, menyebabkan semua tingkat pemerintahan Kanada - federal, provinsi, dan teritorial -
mengubah aktivitas mereka secara signifikan, menghapus, merestrukturisasi, atau
mendesentralisasikan program dan departemen.81
Bukti paling dramatis dari restrukturisasi ini adalah kenyataan bahwa semua
pemerintah nasional dan provinsi Kanada yang saat ini berkuasa pada tahun 1999 telah
mengkampanyekan (jika tidak selalu diikuti) platform pengekangan ekonomi dan
pengurangan pengeluaran pemerintah. Pola ini mencakup partai politik konservatif
tradisional dan, terutama, sejumlah besar partai liberal atau sosial demokrat, yang
secara historis menganjurkan pengeluaran publik yang lebih tinggi, bukan lebih rendah.
Dalam memilih pemerintah-pemerintah ini, rakyat Kanada telah mengirimkan sinyal kuat
bahwa sektor publik harus menunjukkan kejujuran fiskal. Seperti yang dikatakan oleh
menteri keuangan federal, Paul Martin, pada tahun 1993, “salah satu hal terpenting yang
dapat kita lakukan adalah membangun kembali kredibilitas pemerintah dan, untuk
melakukan itu, kita harus memulihkan kendali atas keuangan negara.”82
Kanada bukan satu-satunya negara yang menghadapi kebutuhan untuk
merestrukturisasi kegiatan pemerintah. Perubahan teknologi dan seruan untuk
pemerintahan yang kurang ekspansif dan efisien mempengaruhi semua masyarakat.83
Tetapi pemerintah Kanada mengalami kesulitan khusus untuk menyesuaikan diri
dengan realitas ekonomi baru, karena harus merasionalisasi sejarah panjang
pengeluaran publiknya yang signifikan dengan fakta bahwa banyak program
pemerintah tidak lagi dapat dipertahankan pada tingkat yang sama. Layanan
pemerintah telah berkembang selama bertahun-tahun untuk mengakomodasi filosofi
Kanada bahwa sektor publik memiliki tanggung jawab langsung untuk memberikan
layanan kepada semua warganya atas dasar kesetaraan. Layanan ini telah mencakup
layanan medis dan kesehatan yang didanai publik dan tersedia secara universal, pensiun
jaminan hari tua yang komprehensif dan pembayaran tunjangan keluarga, dan
serangkaian tunjangan pengangguran, kesejahteraan, dan bantuan sosial. Di bidang
budaya dan komunikasi, pendanaan publik telah digunakan untuk mendukung sistem
pos, kereta api, bandara, jalan raya nasional,84
Pada 1990-an, repositori arsip, bersama dengan lembaga lain yang didanai publik,
telah dipaksa untuk memfokuskan kembali alokasi sumber daya mereka mengingat
perhatian pemerintah mereka terhadap tanggung jawab fiskal, yang biasanya jika tidak
selalu mengarah pada pemotongan anggaran. Paling tidak, lembaga kearsipan harus
mengkaji ulang atau merestrukturisasi program yang ada, khususnya program akuisisi
arsip swasta yang tersebar luas yang berkembang ketika pengarsipan total menjadi visi
saat ini. Pengurangan dan reorientasi ini telah terbukti dalam Dewan Arsip Kanada
sendiri, yang telah mengalami pengurangan secara teratur
dalam anggarannya dalam beberapa tahun terakhir. Anggaran tahun 1994–1995

sebesar hampir $2,5 juta dikurangi sekitar $250.000 pada tahun 1995–1996 dan
dikurangi lagi pada tahun 1996–1997 dan 1997–1998. (Diusulkan dalam laporan
tahunan 1997–1998 bahwa kerugian komunitas kearsipan dikompensasikan
dengan dana baru yang tersedia melalui program seperti Young Canada Works
dan SchoolNet.) Pada tahun 1995, Dewan Arsip Kanada juga telah membatalkan
program perencanaan akuisisi, meskipun pendanaan terus dialokasikan untuk
proyek-proyek seperti manajemen preservasi, layanan penasihat arsip, dan
prakarsa pelatihan.85Di era sumber daya yang terbatas, sifat ekspansif dari konsep
arsip total sulit untuk dipertahankan dan dipromosikan di sektor publik, dan
tanggung jawab atas sistem kearsipan semakin jatuh ke tangan sektor swasta atau
ke pendanaan sementara dan berbasis hibah. daripada pendanaan inti.
Momok Otomasi
Faktor signifikan lain yang memengaruhi fungsi tradisional arsiparis,

termasuk pengarsipan total dan perolehan arsip pribadi, adalah
perkembangan teknologi komputer dan telekomunikasi yang semakin
kompleks. Komputer telah secara mendasar mengubah sarana dan sifat
komunikasi dan informasi dalam masyarakat, tidak hanya di Kanada tetapi di
seluruh dunia maju.86Teknologi informasi memiliki dampak budaya yang
signifikan saat ini seperti halnya pencetakan berabad-abad sebelumnya.
Teknologi komunikasi elektronik adalah alat baru demokrasi dan
pembebasan, dan penyebaran informasi kepada massa masyarakat
(setidaknya kepada orang-orang yang memiliki komputer). Akibatnya, saat ini
semakin jelas bahwa komputer telah menyebabkan revolusi informasi.
Informasi instan, dan seringkali terlalu banyak, adalah urutan hari ini.
Fungsi utama dari sistem informasi otomatis – dari komputer – adalah untuk
membuat, mengelola, memanipulasi, dan menyebarluaskaninformasi.Repositori arsip,
yang secara tradisional bertanggung jawab atas pengelolaan informasi yang dapat
dibaca, dilihat, direkam, kini dihadapkan pada keharusan untuk mengidentifikasi dan
menyimpan informasi yang tidak dapat dibaca dengan mata telanjang, telah direkam
menggunakan metode non-tradisional, dan sangat bergantung pada teknologi. Isi,
struktur, dan konteks catatan elektronik tidak dapat dilihat tanpa bantuan. Tidak seperti
catatan “yang dapat dibaca manusia” seperti surat dan foto, catatan elektronik tidak
dapat diakses dengan cara apa pun tanpa menggunakan teknologi elektronik.
Selanjutnya, catatan elektronik mudah dimanipulasi; mereka dapat dengan mudah
diubah dan integritas serta keasliannya rusak dengan beberapa penekanan tombol.
Selain itu, arsip elektronik tidak dapat dipertahankan dalam keadaan digital aslinya
tanpa intervensi teknologi. Teknologi yang digunakan untuk membuat dan menyimpan
catatan elektronik sebagian besar belum teruji; stabilitas jangka panjang dari catatan
elektronik masih dipertanyakan. Di era teknologi yang pesat
128 Arsip 46
keusangan logis, perlindungan catatan dari waktu ke waktu menjadi

semakin sulit.
Munculnya teknologi elektronik telah memaksa pengarsipan untuk membedakan
dengan jelas antara informasi dan arsip, perbedaan yang tidak harus mereka buat di
masa lalu. Dalam sistem berbasis kertas, salinan korespondensi, laporan, atau dokumen
lain dapat disimpan secara fisik dalam file yang sesuai dengan relatif mudah. Mereka
membentuk unit yang dapat diidentifikasi dengan jelas, dan sifat fisik dan informasinya
tidak berubah setelah dibuat. Namun keberadaan “catatan” dalam banyak sistem
teknologi informasi jauh lebih cair. Catatan mudah dibentuk dan disusun kembali
dengan penambahan atau penghapusan data. Dengan catatan elektronik, dokumen fisik
bahkan mungkin tidak ada. Seringkali "rekaman" tidak lebih dari tampilan pengguna
sementara, snapshot singkat dari bidang data tertentu. Hari-hari sebelumnya yang
mungkin menjadi catatan penting sekarang mungkin telah hilang atau digantikan oleh
kode yang tertanam dalam database atau sistem perangkat lunak lain yang
menunjukkan bahwa tindakan tertentu telah terjadi atau informasi dikomunikasikan.
Meskipun banyak catatan struktur sistem, sistem lain berfungsi baik sebagai sumber
catatan dan sumber data mentah. Melestarikan catatan arsip elektronik memerlukan
identifikasi item informasi mana yang merupakan atau bukan catatan yang sebenarnya.
Juga benar bahwa, jika arsiparis menerima bahwa arsip elektronik

tidak dapat dikelola dengan baik kecuali dalam program pengelolaan
arsip aktif, maka perolehan arsip elektronik dari sumber selain dari
lembaga sponsor adalah tidak logis. Lebih mungkin dan lebih tepat
jika sebuah lembaga yang tertarik dengan pelestarian arsip
elektroniknya dalam jangka panjang akan membuat program
manajemen arsipnya sendiri, idealnya di dalam arsip institusionalnya
sendiri. Sementara di masa lalu, repositori publik mungkin bersedia
menanggung biaya untuk memperoleh dan memelihara arsip
berbasis kertas dari sektor swasta, mereka sepertinya tidak bersedia
membayar untuk mendukung manajemen arsip intensif yang
diperlukan untuk memperoleh arsip elektronik yang dapat diterima
dari sumber selain institusi mereka sendiri.
Beberapa arsiparis berpendapat bahwa, untuk alasan tambahan, perkembangan lain
dalam penggunaan teknologi informasi juga bersekongkol melawan akuisisi arsip arsip
elektronik, baik yang dibuat secara pribadi atau dibuat oleh badan sponsor arsip itu
sendiri. Konsultan arsip Amerika David Bearman berpendapat bahwa, jika berbagai
departemen dan lembaga dari suatu organisasi semua membuat arsip elektronik
mereka sendiri untuk digunakan sendiri, mungkin tidak praktis, jika bukan tidak
mungkin, untuk penyimpanan arsip terpusat untuk memperoleh arsip ini secara fisik dan
mengelolanya. mereka terpusat baik untuk tujuan administratif atau referensi. Dia
berpendapat bahwa catatan elektronik adalah:
secara organisasi di luar kendali arsiparis kustodian; mereka secara profesional keluar-
berpihak pada pengalaman para arsiparis; ekonomi penjagaan mereka merusak penyimpanan
tradisional; dan budaya pembuatan arsip elektronik membuatnya lebih rentan terhadap
penghancuran oleh penciptanya dan dengan demikian meningkatkan pentingnya mewajibkan
pencipta untuk memikul tanggung jawab atas pemeliharaannya.87
Bearman telah menyarankan bahwa arsip harus meninggalkan "identitas kustodian, asumsi,
dan metode operasi" mereka. Para pengelola arsip perlu melihat diri mereka bukan sebagai
pemelihara, tetapi sebagai pembuat kebijakan atau auditor, atau mereka berisiko “tidak
relevan secara politik, tidak memadai secara profesional, tidak terjangkau secara ekonomi, dan
tidak efektif secara budaya”.88
Untuk memastikan pelestarian arsip elektronik yang berharga, lembaga kearsipan harus fokus pada cara arsip dibuat,
digunakan, dan dipelihara. Manajemen catatan telah menjadi penting. Douglas Brymner dan Arthur Doughty dapat menemukan
catatan yang disembunyikan di loteng dan hilang di ruang bawah tanah, catatan disimpan sebagai akibat dari, tidak terlepas dari,
pengabaian pemerintah. Pengarsip yang bekerja pada akhir abad ke-20 tidak dapat berharap menemukan arsip elektronik, atau
memahaminya, apalagi “menyimpannya”, tanpa berperan aktif dalam pengelolaan arsip. Satu-satunya cara untuk melindungi arsip
elektronik adalah memastikan bahwa informasi penting tentang konten, struktur, dan konteksnya ditangkap pada saat
pembuatannya dan bahwa langkah-langkah diambil saat sistem sedang dirancang, dikembangkan, dan diimplementasikan untuk
mempersiapkan disposisi akhir dari catatan tersebut. Keterlibatan dalam desain dan penerapan sistem menjadi tindakan penting,
bukan sekadar pilihan. Untuk melestarikan rekod dengan nilai yang berkelanjutan di era elektronik, repositori arsip harus berusaha
untuk membangun sistem manajemen rekod untuk mengontrol rekod elektronik dan kertas, bekerja sebagaimana adanya dalam
iklim ekonomi dan politik yang menekankan akuntabilitas dan efisiensi pemerintah. Akibatnya, mereka menemukan bahwa, sekali
lagi, mereka harus sering memberikan prioritas pada pengelolaan rekod di atas aktivitas lain, seperti perolehan rekod sektor swasta.
repositori arsip harus berusaha untuk membangun sistem manajemen arsip untuk mengontrol arsip elektronik dan kertas, bekerja
sebagaimana adanya dalam iklim ekonomi dan politik yang menekankan akuntabilitas dan efisiensi pemerintah. Akibatnya, mereka
menemukan bahwa, sekali lagi, mereka harus sering memberikan prioritas pada pengelolaan rekod di atas aktivitas lain, seperti
perolehan rekod sektor swasta. repositori arsip harus berusaha untuk membangun sistem manajemen arsip untuk mengontrol arsip
elektronik dan kertas, bekerja sebagaimana adanya dalam iklim ekonomi dan politik yang menekankan akuntabilitas dan efisiensi
pemerintah. Akibatnya, mereka menemukan bahwa, sekali lagi, mereka harus sering memberikan prioritas pada pengelolaan rekod
di atas aktivitas lain, seperti perolehan rekod sektor swasta.
Zaman Akuntabilitas
Dorongan ketiga untuk perubahan orientasi kearsipan berasal dari kepedulian

komunitas kearsipan untuk perannya dalam penyediaan akses ke arsip publik yang
timbul dari pengesahan undang-undang akses dan privasi di seluruh negeri. Akses ke
informasi dan undang-undang perlindungan privasi memerlukan repositori pemerintah
untuk memastikan bahwa catatan publik diatur, dijelaskan, dan tersedia untuk
pengawasan publik, dan bahwa catatan sensitif dan pribadi dilindungi dari penggunaan
yang tidak sah. Di saat sumber daya terbatas, kepatuhan terhadap fungsi hukum ini
telah menyebabkan lembaga kearsipan di seluruh negeri memeriksa tanggung jawab
mereka di sejumlah bidang lain, seperti akuisisi arsip pribadi. Banyak pemerintah telah
menetapkan program terpisah untuk administrasi
130 Arsip 46
tion undang-undang akses atau telah menyediakan dana tambahan untuk cabang
manajemen arsip atau catatan khusus untuk memenuhi persyaratan akses. Jadi
beberapa mungkin berpendapat bahwa evolusi undang-undang akses tidak secara
langsung mempengaruhi pekerjaan lain dalam penyimpanan arsip publik. Namun,
prinsip di balik undang-undang akses memang membuat arsiparis lebih peduli dengan
administrasi arsip publik yang efektif untuk mematuhi undang-undang; dalam banyak
kasus, prioritas yang lebih rendah ditempatkan pada akuisisi arsip pribadi.89
Perundang-undangan akses membutuhkan pengelolaan informasi lembaga yang

efisien. Dan informasi berarti catatan. Undang-undang federal memberikan “hak untuk
mengakses informasi dicatatandi bawah kendali suatu lembaga pemerintah.”90Di British
Columbia, misalnya, tujuan undang-undang tersebut adalah “untuk membuat badan
publik lebih akuntabel kepada publik dan melindungi privasi pribadi”; ini akan dilakukan
dengan “memberikan hak publik untuk mengaksescatatan.”91
Dalam rezim informasi baru ini, arsip publik – lembaga yang bertanggung jawab atas arsip
pemerintah mereka – menghadapi tantangan yang signifikan dalam memastikan bahwa arsip
publik yang berada di bawah pengawasan mereka atau dalam yurisdiksi mereka dapat
diidentifikasi dan diakses. Saat mereka berusaha untuk memenuhi persyaratan ini dalam
lingkungan yang terbatas secara ekonomi, mereka dapat memilih untuk mengurangi atau
menghilangkan program yang kurang mendesak, seperti komponen arsip pribadi dari
program arsip total. Isu kuncinya, sekali lagi, tidak hanya meningkatnya minat terhadap
undang-undang akses dan privasi, tetapi juga meningkatnya perhatian terhadap akuntabilitas
pemerintah di era pengekangan ekonomi.
Persyaratan undang-undang untuk undang-undang akses juga mengarahkan pemerintah dan arsip untuk mempertimbangkan
kembali alasan menyimpan arsip dan lamanya waktu penyimpanan arsip. Ketika menentukan arsip publik mana yang dipertahankan,
ada peningkatan penekanan pada kepentingan hukum, keuangan, dan administrasi arsip, mungkin merugikan pemeriksaan nilai
informasi, intrinsik, atau historisnya. Program manajemen rekod selalu dirancang untuk menghapus rekod yang tidak diperlukan
sesegera mungkin setelah masa administratifnya berakhir, untuk memungkinkan penyimpanan informasi berharga yang lebih baik.
Tetapi dengan kontrol yang diberlakukan oleh undang-undang akses, banyak catatan, terutama yang berisi informasi sensitif atau
pribadi, dapat dihancurkan lebih cepat daripada nanti. administrator rumah sakit daerah di komunitas Pantai Bella memerintahkan
seorang pekerja pemeliharaan untuk membawa delapan kotak catatan rahasia rumah sakit ke pantai dan membakarnya. Pekerja
menyiram catatan dengan bahan bakar, dan membakarnya, hanya agar pemadam kebakaran setempat tiba untuk memadamkan
api, karena kebakaran tidak diperbolehkan di pantai umum. Rekor-rekor yang ditinggalkan di pantai dibawa ke laut, tersapu ke
pantai di sepanjang pantai. Orang-orang yang menyelamatkan catatan menemukan bahwa catatan itu berisi riwayat medis,
informasi adopsi administrator rumah sakit daerah di komunitas Pantai Bella memerintahkan seorang pekerja pemeliharaan untuk
membawa delapan kotak catatan rahasia rumah sakit ke pantai dan membakarnya. Pekerja menyiram catatan dengan bahan bakar,
dan membakarnya, hanya agar pemadam kebakaran setempat tiba untuk memadamkan api, karena kebakaran tidak diperbolehkan
di pantai umum. Rekor-rekor yang ditinggalkan di pantai dibawa ke laut, tersapu ke pantai di sepanjang pantai. Orang-orang yang
menyelamatkan catatan menemukan bahwa catatan itu berisi riwayat medis, informasi adopsi karena kebakaran tidak
diperbolehkan di pantai umum. Rekor-rekor yang ditinggalkan di pantai dibawa ke laut, tersapu ke pantai di sepanjang pantai.
Orang-orang yang menyelamatkan catatan menemukan bahwa catatan itu berisi riwayat medis, informasi adopsi karena kebakaran
tidak diperbolehkan di pantai umum. Rekor-rekor yang ditinggalkan di pantai dibawa ke laut, tersapu ke pantai di sepanjang pantai.
Orang-orang yang menyelamatkan catatan menemukan bahwa catatan itu berisi riwayat medis, informasi adopsi
informasi, dan dokumentasi sensitif lainnya.) Seperti yang dikatakan Alexander Wright
dari arsip provinsi di British Columbia, “ada tanggung jawab yang lebih besar, finansial
dan lainnya, terkait dengan menyimpan catatan setelah nilai utamanya telah
kedaluwarsa.” Dia menyesalkan bahwa para pengarsip saat ini “harus membayar dosa
manajemen arsip di masa lalu.”92
Devolusi Identitas
Di tengah kebingungan tentang tanggung jawab atas catatan ini muncul kenyataan
penting lainnya. Apakah repositori arsip publik seperti arsip provinsi atau teritorial ingin
atau tidak ingin memperoleh rekod, faktanya banyak orang, komunitas, dan kelompok
tidak ingin rekod mereka berada di tangan pemerintah yang besar dan terpusat,
mungkin diangkut ke penyimpanan arsip di kota-kota. dihapus dengan baik dari titik
pembuatan atau penggunaannya. Sejak tahun 1970-an telah terjadi desentralisasi fungsi
yang berkelanjutan dari pemerintah federal ke provinsi, dari provinsi ke daerah, dari
daerah ke masyarakat. Desentralisasi ini telah terjadi tidak hanya dalam bidang
kearsipan tetapi juga di berbagai bidang seperti perawatan kesehatan, pengaturan
lingkungan, angkutan umum, dan pelayanan sosial.93
Analis manajemen Nancy Adler telah mencatat bahwa, karena batas-batas
ekonomi telah menjadi global, dan batas-batas pemerintah tetap nasional
atau provinsi, batas-batas identitas budaya telah direduksi hingga ke tingkat
komunitas. Adler berpendapat bahwa “apakah mereka Anglophone atau
francophone Kanada, Ceko atau Slovakia, atau Melayu dan Cina, semakin
banyak orang yang menjawab pertanyaan 'Who am I?' pada tingkat yang lebih
kecil dari negara-bangsa (dan seringkali tidak bertepatan dengan batas
negara negara tertentu).”94
Rasa identitas yang semakin menyempit, tumbuhnya perasaan masyarakat atas
orientasi nasional ini, merupakan kelanjutan dari rasa kedaerahan yang terlihat sejak
seabad yang lalu dan keragaman etnis dan budaya yang muncul pada tahun 1970-an.
Pada 1980-an dan 1990-an, pencarian identitas telah menyebabkan masyarakat Kanada,
seperti masyarakat lain di seluruh dunia, untuk masuk ke berbagai "komunitas",
berdasarkan isu-isu seperti geografi, politik, agama, gender, ideologi, dan etnis.
Komunitas-komunitas ini ingin membentuk identitas mereka sendiri, seringkali dengan
membentuk kelompok kepentingan atau asosiasi, museum, perpustakaan, pusat
sumber daya, dan arsip.
Konsekuensi kearsipan dari pergeseran identitas ini adalah semakin banyaknya
lembaga kearsipan lokal, komunitas, atau swasta. Kanada membanggakan bukan
hanya lembaga arsip nasional, sepuluh provinsi, dan dua teritorial; itu juga
mengklaim repositori arsip yang mewakili komunitas geografis dari Nanaimo
hingga St. John's, kelompok agama dari segala jenis; bisnis dan korporasi dari bank
hingga perusahaan kereta api; asosiasi profesional dan komunitas dari kelompok
medis hingga Girl Guides; dan tempat penyimpanan arsip kelompok etnis atau
minoritas, kelompok minat khusus, dan Pertama
132 Arsip 46
organisasi bangsa. Gary Mitchell, dari British Columbia Archives, mengklaim bahwa
arsip berbasis komunitas adalah “area pertumbuhan baru dalam arsip.”95Hugh
Taylor berpendapat bahwa “sejarah lisan, cerita rakyat dan arsip keluarga, bisnis
dan institusi akan menemukan rumah alami di Arsip Komunitas di mana semua
dapat merasakan dan mengalami pengalaman warisan yang dinamis di mana
mereka dapat terlibat secara pribadi dan yang akan diteruskan. turun ke keturunan
mereka.”96
Taylor melihat keluarga dan sejarah lokal sebagai "pencarian identitas pribadi di era
perubahan yang intensif dan cepat" dan menunjukkan bahwa gerakan warisan
komunitas akan terus berkembang seiring masyarakat mencari makna dalam aktivitas
yang dihasilkan secara lokal.97Dia juga mendesak para arsiparis, dan masyarakat, untuk
melihat melampaui batas-batas politik dan geografis menuju rasa komunitas
berdasarkan bioregionalisme, yaitu hubungan organik berdasarkan kesamaan regional,
geografis, dan interpersonal, bukan pada batas-batas politik.98
Beberapa pengarsip telah menyatakan keprihatinan tentang keberlanjutan
berkelanjutan dari repositori lokal yang muncul ketika identitas komunitas
terdesentralisasi. Jean Dryden, dari United Church Archives di Toronto,
berpendapat bahwa proliferasi pendanaan untuk arsip komunitas dapat
melanggengkan keberlangsungan arsip yang tidak memiliki sumber daya ekonomi
untuk menopang diri mereka sendiri.99Marcel Caya, yang mengajar studi kearsipan
di Université du Québec à Montréal, melihat perlunya membatasi pengembangan
arsip komunitas, dengan alasan bahwa jika arsip lokal tidak memiliki sumber daya
dasar untuk mempertahankan operasinya, mungkin perlu untuk berhenti
mendukungnya. Caya berpendapat bahwa peran arsip adalah “manajemen
memori”; oleh karena itu, repositori membutuhkan dana inti yang memadai untuk
melakukan tugasnya.100Di sisi lain, Bennett McCardle, sebelumnya dari Archives of
Ontario, telah mencatat bahwa dari dua ratus repositori arsip yang ada di Ontario
pada tahun 1993, hanya dua yang berhenti beroperasi, dan salah satunya
kemudian melanjutkan aktivitasnya.101
Perubahan Orientasi Pengarsip
Arsip elektronik, konsep akuntabilitas yang diungkapkan dalam undang-undang akses dan
privasi, realitas pengekangan ekonomi yang berkelanjutan, dan desentralisasi identitas dan
tanggung jawab yang sedang berlangsung – semua faktor ini telah bergabung untuk
memimpin penyimpanan publik, khususnya penyimpanan kota, teritorial, atau provinsi yang
lebih besar, untuk mempertimbangkan kembali peran mereka dalam akuisisi catatan pribadi.
Komunitas kearsipan telah memperbaharui diskusi tentang peran dan fungsinya yang tepat –
tentang manfaat relatif dari arsip total atau sistem kearsipan. Di era ketiga perkembangan
kearsipan ini, para pengarsip memperdebatkan tujuan dari pekerjaan mereka dan sifat dari
bahan yang mereka peroleh dan simpan.
Pertanyaan yang diajukan sebenarnya adalah pertanyaan yang telah dipertimbangkan oleh para
arsiparis sejak awal pekerjaan pengarsipan di Kanada. Apakah arsiparis bertanggung jawab atas
pelestarian catatan agen sponsornya? Jika demikian, idealnya ia harus memainkan

peran penting dalam penciptaan, administrasi, dan pelestarian arsip sepanjang
hidupnya. Apakah arsiparis juga bertanggung jawab atas perolehan dan
pelestarian arsip non-lembaga? Jika demikian, dia harus melihat melampaui
catatan kelembagaannya dan mencari catatan yang dibuat di luar agensi
sponsornya dan terkait dengannya atau dengan lingkungan sosial atau geopolitik
tertentu. Masalah ini telah memicu perdebatan sengit di antara para praktisi dan
ahli teori.
Menurut Terry Eastwood dari University of British Columbia, arsiparis adalah
"pelayan bukti".102Mereka terpaksa menyimpan catatan untuk nilai
pembuktiannya, bukan untuk kualitas informasi atau budaya apa pun. Arsiparis
memiliki kewajiban untuk melindungi arsip dari korupsi, sehingga praktik
kearsipan harus “menjaga ketidakberpihakan”.103Agar rekod dapat dipercaya,
rekod harus dikelola langsung dari pembuatannya sedemikian rupa sehingga
potensi akuntabilitasnya terlindungi.104“Dari sudut pandang dan kebutuhan
pengarsip,” klaim Eastwood, “arsip bukanlah materi sumber sejarah.”105
Eastwood dan rekan universitasnya Luciana Duranti telah mempromosikan
definisi arsip yang menekankan nilai pembuktian ini. Mereka telah mendefinisikan
catatan sebagai "dokumen yang dibuat atau diterima oleh orang fisik atau yuridis
selama kegiatan praktisnya." (Badan hukum, mereka menjelaskan, adalah suksesi
atau kumpulan orang fisik; orang fisik adalah manusia dengan kapasitas untuk
bertindak secara hukum.) Mereka mengklaim bahwa catatan dan arsip adalah hal
yang sama. Arsipsukaadalah “keseluruhan rekaman yang andal, autentik,
bermanfaat, lengkap, dan padat dari satu pencipta rekaman.” “Non-records” terdiri
dari “setiap dokumen yang bukan arsip.”106Eastwood telah mengidentifikasi lima
sifat arsip, yang masing-masing penting untuk memastikan keandalannya sebagai
bukti: ketidakberpihakan, keaslian, kealamian, keterkaitan, dan keunikan. Menurut
Eastwood, pengenalan sifat-sifat ini sangat penting untuk pelestarian rekaman
yang sebenarnya.
Mengingat orientasi ini, yang dianut oleh banyak pengarsip lainnya, peran
pengarsip adalah sebagai pencatat. Fokus tanggung jawabnya tentu saja adalah
pengelolaan arsip dari agensi sponsornya. Perolehan arsip dari sumber selain dari
lembaga sponsor bukanlah tindakan pengarsipan yang sah. Kualitas arsip suatu
rekod – nilainya sebagai bukti dan kegunaannya untuk akuntabilitas – secara
langsung terkait dengan pengelolaan rekod selama hidupnya. Jika rekod harus
tidak memihak, maka rekod tidak dapat diperoleh atau dikelola oleh lembaga
kearsipan luar yang akan menerapkan pertimbangan nilai yang berbeda dari
persyaratan administrasi penyimpanan rekod yang diterapkan oleh pencetus
rekod. Kalau tidak, rekaman itu tidak akan lepas dari ideologi eksternal. Jika catatan
ingin tetap asli, mereka harus berada dalam “penahanan prosedural
berkelanjutan.” Akuisisi rekaman oleh agensi lain berisiko melanggar penjagaan
berkelanjutan ini, merusak keasliannya.107Perspektif ini memusatkan perhatian
pada catatan birokrasi; ada sedikit ruang di bidang ini
134 Arsip 46
nario untuk perolehan dan penyimpanan catatan non-institusional dan terutama

bukan untuk materi pribadi atau pribadi yang tidak dibuat dalam struktur
administrasi yang terorganisir.
Namun, banyak pengarsip Kanada tidak menerima peran pengarsip hanya
sebagai pencatat institusional. Mereka percaya bahwa catatan harus disimpan
lebih dari nilai bukti mereka. Selain itu, mereka tidak yakin bahwa institusi secara
alami dan pasti akan merawat catatan mereka dan membuatnya tersedia untuk
pengawasan publik. Sementara pelestarian rekod untuk tujuan akuntabilitas
adalah valid, para pengarsip ini berpendapat bahwa kriteria ini harus digabungkan
dengan penilaian rekod yang lebih luas untuk nilai sosialnya. Arsiparis memiliki
peran sentral sebagai penganjur warisan dokumenter masyarakat.108
Terry Cook, baru-baru ini pensiun dari Arsip Nasional Kanada, menyatakan bahwa
redefinisi profesi kearsipan menuju manajemen informasi merupakan ancaman
terhadap peran independen arsiparis sebagai sarjana catatan sejarah. Dia telah setuju
bahwa "sejarawan-arsiparis" tidak boleh menolak alat yang sah yang ditawarkan oleh
profesi seperti manajemen arsip atau kepustakawanan, juga tidak boleh mengabaikan
dampak revolusi informasi pada penyimpanan arsip. Namun, menurutnya, arsiparis
harus berfungsi sebagai sejarawan catatan. Mereka harus bergerak melampaui
manajemen informasi untuk "mencari, dan memimpin orang lain untuk mencari,
'pengetahuan' dan makna di antara arsip yang mereka tangani."109Dia mengklaim
bahwa “menolak atau bahkan meremehkan nilai informasional atau nilai sekunder dari
rekod hanya akan mereduksi arsip menjadi kantor catatan sipil dan arsiparis menjadi
pengelola rekod.”110Bagi Cook, arsiparis berada dalam "bisnis pemahaman" bukan
"bisnis informasi". Untuk melayani masyarakat dengan baik, mereka harus beralih dari
“penerima pasif catatan institusional menjadi pembuat dokumen masa lalu yang aktif”.
111Meskipun dia setuju bahwa dengan munculnya manajemen arsip, pengarsip memiliki
peran sebagai “chief information officer” badan tersebut, dia mendesak para arsiparis
untuk tidak mengacaukan agenda arsip dan pengelolaan arsip.112Mereka tidak boleh
mencampuradukkan “cara administratif dengan tujuan budaya”.113
Di University of Manitoba, Tom Nesmith telah menawarkan perspektif holistik tentang

pekerjaan kearsipan. Dia berpendapat bahwa, untuk menangani pertumbuhan dramatis
dalam dokumentasi akhir-akhir ini, arsiparis harus memahami konteks pekerjaan
kearsipan, yang membutuhkan pemahaman tidak hanya tentang rekod tetapi juga
tentang pencipta rekod dan fungsi kearsipan.114Dia telah menyatakan keprihatinannya
bahwa "peran arsip yang khas" sedang "dibayangi" oleh profesi komunikasi, teknologi,
dan informasi yang bersekutu.115Nesmith mendesak para arsiparis untuk mengenali dan
menghormati aspek intelektual dari karya mereka, khususnya di bidang penilaian,
deskripsi, dan hubungan masyarakat. Dia telah menekankan hal itu
Kajian tentang kearsipan merupakan kajian tentang manusia (termasuk arsiparis) dan mengapa serta bagaimana
mereka bertindak saat merekam, menyimpan catatan, dan menempatkan, menggunakan, dan melakukan.
menerima mereka dalam arsip. Ini sebagian besar adalah studi tentang orang dan institusi mereka yang
berinteraksi dengan memori yang direkam.116
Hugh Taylor, seorang pemikir arsip terkemuka di Kanada, telah secara konsisten
menganjurkan pendekatan holistik untuk perawatan arsip. Dia telah mengakui bahwa
arsip Amerika Utara mengalami apa yang dia sebut sebagai "peralihan sejarah" dengan
tidak mengikuti tradisi Eropa yang berhubungan erat dengan badan-badan pemerintah
dan sebaliknya lebih mengarahkan diri mereka ke arah informasi dan penelitian. Dia
telah menyarankan bahwa, dihadapkan dengan teknologi informasi baru, arsiparis pada
akhir abad kedua puluh sekali lagi harus mempertimbangkan kembali tempat mereka
dalam rangkaian rekaman.117Taylor melihat pendekatan pasif arsiparis Inggris Hilary
Jenkinson untuk penilaian dan akuisisi sebagai produk dari "era besar birokrasi industri."
Bagi Taylor, Jenkinson hanyalah "seorang birokrat yang melakukan urusan birokrasinya".
Taylor telah menyarankan bahwa waktu untuk pendekatan pasif sudah lama berakhir.
Pengarsip hari ini harus menjadi advokat dan mediator: seseorang yang akan “pergi ke
sana dan berjuang untuk pelestarian arsip”.118
Para arsiparis yang melihat peran mereka sebagai advokat berpendapat bahwa
pelestarian berbagai bahan arsip, baik publik maupun pribadi, diperlukan untuk
memastikan pelestarian warisan dokumenter yang seimbang. Untuk
mendokumentasikan memori masyarakat, repositori arsip memiliki tanggung jawab
tidak hanya untuk catatan institusional mereka sendiri. Akuisisi catatan dari pencipta lain
tetap berlaku. Jika tidak, masyarakat kehilangan gambaran menyeluruh tentang masa
lalunya yang diberikan oleh berbagai perspektif berbeda.119
Pada tahun 1994, seorang sejarawan tunggal memasuki debat akuisisi. Robert
McDonald, dari University of British Columbia, menulis kepada asosiasi arsip British
Columbia memprotes penurunan akuisisi catatan pribadi oleh repositori publik.
McDonald menyatakan keprihatinannya terhadap "gelombang penurunan komitmen
oleh ... lembaga yang didanai publik untuk mengumpulkan catatan pribadi." Dia
menyarankan agar semua orang yang percaya pada pentingnya catatan pribadi bagi
masyarakat “harus menjadi lebih vokal.”120Dia menyesalkan peralihan dari pengakuan
nilai sosial yang lebih luas dari catatan arsip, mengkritik arsiparis karena "kehilangan
pandangan" dari tanggung jawab budaya mereka.121
Dengan demikian, di era ketiga perkembangan kearsipan ini, banyak komunitas
kearsipan Kanada berpendapat bahwa perawatan rekod institusional adalah yang
terpenting dan bahwa rekod arsip yang valid hanya akan dihasilkan dari
manajemen rekod institusional yang kuat dan efektif. Yang lain menuntut
peningkatan perhatian pada catatan pribadi, dengan alasan bahwa akuisisi sektor
swasta berkurang karena pekerjaan catatan institusional mengumpulkan lebih
banyak dana publik. Beberapa mengklaim sistem pengarsipan berkembang pesat,
dibuktikan dengan distribusi dana CCA di seluruh negeri. Yang lain khawatir
masuknya dana hibah sebenarnya menutupi penurunan tanggung jawab sektor
publik atas warisan dokumenter Kanada.
136 Arsip 46
Sistem Arsip, atau Setiap Orang untuk Dirinya Sendiri?
Menengok ke belakang dari akhir 1990-an, kita melihat sebuah komunitas arsip bergerak dari inti repositori terpusat,
menjalankan mandat koleksi yang luas, ke kelompok lembaga yang lebih terdesentralisasi, masing-masing lebih
berfokus pada perawatan catatan lembaga sponsornya sendiri. Namun, bukan hanya ekonomi, atau akuntabilitas,
catatan elektronik, desentralisasi, atau perubahan identitas yang menyebabkan pergeseran dalam pendekatan kearsipan
ini. Reaksi arsiparis terhadap tekanan sosial inilah yang mempengaruhi bagaimana bahan arsip diidentifikasi dan
dilestarikan. Ketika, tanpa adanya dokumen, masyarakat menginginkan sejarahnya dilestarikan, para pengarsip
merespons dengan mengumpulkan dan menyalin. Ketika masyarakat mencari identitas melalui arsip publik dan swasta,
arsiparis mengambil peran ganda. Pada 1990-an, pemerintah tampaknya mendikte agenda, dan tampak jelas bahwa
pemerintah saat ini – yang masih membayar tagihan untuk sebagian besar arsip di Kanada – tidak mendengarkan
argumen “budaya”. Mereka lebih suka mendengar diskusi tentang nilai administratif dan hukum dari perlindungan arsip.
Untuk mempertahankan program kearsipan, banyak pengarsip berfokus pada pengelolaan arsip institusional sebagai
prioritas utama. Fokusnya seringkali sempit, bahkan tidak termasuk catatan lembaga kuasi-pemerintah atau kantor yang
didanai pemerintah, tidak peduli argumen apa yang mungkin ditawarkan untuk melakukannya. Untuk mempertahankan
program kearsipan, banyak pengarsip berfokus pada pengelolaan arsip institusional sebagai prioritas utama. Fokusnya
seringkali sempit, bahkan tidak termasuk catatan lembaga kuasi-pemerintah atau kantor yang didanai pemerintah, tidak
peduli argumen apa yang mungkin ditawarkan untuk melakukannya. Untuk mempertahankan program kearsipan,
banyak pengarsip berfokus pada pengelolaan arsip institusional sebagai prioritas utama. Fokusnya seringkali sempit,
bahkan tidak termasuk catatan lembaga kuasi-pemerintah atau kantor yang didanai pemerintah, tidak peduli argumen
apa yang mungkin ditawarkan untuk melakukannya.
Pergeseran dari akuisisi dan preservasi rekod non-institusional – inti dari filosofi arsip
total – terbukti tidak hanya di lembaga nasional, provinsi, atau teritorial yang lebih besar
tetapi, semakin meningkat, di arsip kota dan kota dan arsip universitas, yang terlihat
hanya beberapa tahun yang lalu sebagai pemimpin baru dalam manajemen arsip total.
Semakin menjadi tanggung jawab masyarakat sejarah lokal atau arsip museum untuk
memperoleh dan melestarikan catatan individu, keluarga, asosiasi, atau kelompok lain
dalam masyarakat. Lembaga-lembaga komunitas ini menghidupi diri mereka sendiri
dengan hibah publik, dan banyak yang hanya dapat menjamin kelangsungan hidup
mereka dari tahun ke tahun.
Masih ada pernyataan dukungan publik untuk total arsip, untuk pelestarian
memori dokumenter yang seimbang dari masyarakat Kanada, publik dan
swasta, perkotaan dan pedesaan, perusahaan dan pribadi. Pada tanggal 7 dan
8 Desember 1995, Konferensi Pengarsip Nasional, Provinsi, dan Teritorial
bertemu di Ottawa untuk mempertimbangkan “masalah catatan pribadi”.
Dalam makalah diskusi Arsip Nasional Kanada yang diedarkan sebelum
pertemuan, jelas bahwa Arsip Nasional meyakini validitas pelestarian berbagai
arsip publik dan pribadi, mengklaim bahwa kedua jenis arsip tersebut adalah
“komponen pelengkap dari warisan arsip kita. .”122The Archives mengakui
bahwa arsip pribadi terancam oleh realitas ekonomi baru dan konsekuensi
pemeriksaan ulang prioritas arsip. Tapi menolak kepatuhan ketat terhadap
akuntabilitas dan menyatakan keyakinannya akan pentingnya melestarikan
berbagai catatan: “Masyarakat mendapat manfaat dari pelestarian
catatan paling lengkap dan komprehensif tentang sejarahnya dan

generasi mendatang akan dimiskinkan jika akuisisi catatan pribadi
ditinggalkan.”123
Pertanyaan yang diangkat dalam makalah diskusi adalah salah satu tanggung
jawab. Arsip Nasional mengakui bahwa “dari perspektif hukum”, arsip nasional,
provinsi, dan teritorial bertanggung jawab atas arsip pribadi. Hal ini dinyatakan
baik secara eksplisit maupun implisit dalam undang-undang kearsipan mereka.
Namun, karena akuisisi tidak terbatas pada lembaga pemerintah, pertanyaan
tentang keseimbangan antara tanggung jawab publik dan non-publik dalam
lembaga publik tetap ada. Arsip Nasional memberikan pendapatnya:
Jika arsip arsip dapat dianggap sebagai bagian dari aset budaya daerah tertentu, maka
pemerintah dapat dilihat memiliki tanggung jawab untuk memastikan pelestarian arsip
pribadi untuk kepentingan umum ... Oleh karena itu pemerintah memiliki tanggung
jawab terhadap arsip catatan semua konstituennya, terutama yang tidak dalam posisi
untuk memelihara arsip mereka sendiri.124
Konferensi Arsip Nasional, Provinsi, dan Teritorial menyusun resolusi tentang

arsip sektor swasta, yang menegaskan keyakinannya bahwa “arsip pribadi, di
semua media, merupakan bagian penting dari warisan kita bersama,” dan bahwa
“Sistem Arsip Kanada harus menyediakan untuk penyimpanan catatan pribadi yang
bernilai abadi.” Anggota konferensi setuju bahwa mereka memiliki tanggung jawab
untuk memberikan kepemimpinan dan koordinasi dalam yurisdiksi mereka sendiri,
“untuk memastikan pelestarian catatan yang seimbang dari masyarakat kita untuk
anak cucu.”125Menurut pernyataan ini, konsep arsip total – setidaknya bagian dari
konsep arsip total yang menyatakan bahwa sektor publik memiliki tanggung jawab
atas pelestarian warisan dokumenter masyarakat Kanada – diterima, hidup, dan
sehat.
Mungkin tidak ada masalah. Mungkin total arsip telah berkembang
menjadi sistem arsip, dan semuanya baik-baik saja. Tetapi mengapa para
pengarsip tampaknya menyatakan dukungan mereka terhadap warisan
dokumenter dan menghabiskan hari kerja mereka mengadvokasi
penerapan proses bisnis dan sistem manajemen informasi? Akankah
sistem kantor yang lebih efisien mengarah pada catatan dokumenter
yang seimbang, atau akankah mereka hanya memastikan bahwa catatan
institusional terlindungi dengan baik? Ironisnya, sementara para
pengarsip menganjurkan program pengelolaan arsip, meningkatkan
langkah-langkah akuntabilitas, dan pencatatan elektronik yang efektif,
mereka kemudian terdengar mencela pemotongan anggaran mereka
untuk konservasi dan penyimpanan arsip, dan untuk penjangkauan
masyarakat dan pameran.
Benarkah pemerintah tidak mendengar pesan bahwa bahan arsip yang
dibuat secara publik dan pribadi memiliki nilai jangka panjang? Atau
138 Arsip 46
apakah pada kenyataannya para arsiparis tidak menyebarkan berita bahwa ada
lebih banyak pencatatan daripada akuntabilitas dan efisiensi, dan bahwa warisan
dokumenter yang seimbang harus datang dari sektor publik dan ruang privat?
Atau, pada akhirnya, apakah tidak ada lagi dukungan untuk kepercayaan Kanada
yang sangat tradisional bahwa sektor publik memiliki tanggung jawab untuk
mendukung pelestarian rekaman dokumenter yang seimbang dari semua bagian
masyarakat?
Mengatasi “Kita” dan “Mereka”
Masyarakat Kanada pada akhir abad ke-20 adalah masyarakat yang masih berjuang, secara
terbuka dan menyakitkan, dengan identitasnya. Kemungkinan bahwa provinsi Quebec dapat
terpisah dari wilayah Kanada lainnya tetap nyata. Kelompok pribumi mencari ganti rugi atas
ketidakadilan masa lalu, mengklaim kehilangan harta benda, dan identitas mereka, di tangan
orang Eropa. Kompleksitas multikultural negara kita semakin meningkat, dengan banyak
kelompok etnis yang mengidentifikasi diri dengan negara asal mereka – mungkin dalam
beberapa kasus bahkan lebih banyak dibandingkan dengan masyarakat Kanada kita yang lebih
sulit didefinisikan. Jenis kelamin, kelas, orientasi seksual, dan bahkan usia meningkatkan
fragmentasi negara.
Rasa identitas yang retak ini sebagian merupakan hasil dari era akuntabilitas ini.
Itu juga merupakan bagian dari sifat global dunia kita. Tidak hanya Kanada tetapi
negara-negara bekas jajahan lainnya seperti Amerika Serikat, Australia, dan Afrika
Selatan menemukan bahwa hubungan timbal balik yang rumit antara orang Eropa,
masyarakat adat, dan imigran baru mengarah pada pertanyaan tentang identitas
nasional dan individu. Faktanya adalah, ketika kelompok lebih “homogen”, mereka
memiliki lebih sedikit kesempatan untuk mempertanyakan perbedaan adat, gaya,
atau budaya. Kanada selalu bergumul dengan kurangnya homogenitas sejak awal
konflik Prancis, Inggris, dan Pribumi. Hari ini, Kanada terus berpindah ke kantong
"kami" dan kantong "mereka". Terlepas dari pencarian rasa identitas Kanada yang
sedang berlangsung, rasa diri kita sendiri, seperti yang disarankan Taylor,126
Akibatnya, masing-masing pihak “kami” dan “mereka” diminta untuk bertanggung

jawab kepada pihak lain. Orang tidak mempercayai pemerintah mereka, dan pemerintah
tidak selalu menunjukkan sifat dapat dipercaya. Pertimbangkan penghancuran dan
pemalsuan catatan oleh pejabat publik selama penyelidikan atas tindakan personel
pasukan Kanada di Somalia. Pertimbangkan meningkatnya publisitas tentang
“kebocoran” dokumen pemerintah dan salah urus informasi publik. Munculnya undang-
undang akses ke informasi di Kanada tidak hanya mencerminkan keinginan untuk
akuntabilitas atau sarana untuk mengelola lingkungan elektronik tetapi, yang lebih
mendasar, merupakan tanda runtuhnya kepercayaan di masyarakat. Pelimpahan
tanggung jawab dari publik ke sektor swasta bukan hanya faktor ekonomi tetapi juga
realitas fragmentasi, pertumbuhan terus-menerus antara “kita” versus “mereka”.
Komunitas arsip juga tampaknya terfragmentasi. Upayanya untuk mengatasi
kebutuhan informasi yang beragam pada era ketiga manajemen kearsipan telah
membuat para arsiparis terpecah belah, lelah, tidak puas, dan kurang percaya.
Bagaimana arsiparis, yang pada akhirnya bertanggung jawab atas perlindungan memori
dokumenter masyarakat, dapat memastikan perlindungan arsip jika mereka tidak dapat
mengelola setiap aspek kehidupannya? Bagaimana mereka dapat memercayai pembuat
rekaman, pengelola rekaman, pengguna rekaman, dan seterusnya untuk menghormati
rekaman dan memastikan bahwa rekaman tersebut dipertahankan dan dilindungi
dengan konteks dan konten yang utuh? Jawabannya adalah mereka tidak dapat
mempercayai pengelola rekaman atau pembuat rekaman, jadi mereka harus melakukan
pekerjaan itu sendiri. Mereka harus menjadi pengarsip, manajer rekaman, dan, semakin
meningkat, analis sistem. Komunitas kearsipan telah berakhir dengan apa yang tampak
sebagai dualisme dalam pekerjaan kearsipan – kelembagaan versus budaya,
Adalah penting bahwa komunitas kearsipan bergerak melampaui dualisme

“kelembagaan” versus “budaya”. Arsip bukan hanya catatan pemerintah atau
perusahaan, juga bukan hanya buku harian atau jurnal pribadi. Pengarsip bukanlah ahli
teori, untuk dididik dalam prinsip-prinsip yang merugikan keterampilan praktis. Mereka
juga bukan pegawai arsip, siapa tahuDi manauntuk meletakkan dokumen tetapi
mungkin tidak tahu mengapa. Manajemen arsip di Kanada abad kedua puluh satu perlu
mengenali keragaman dalam masyarakat Kanada dan melayani banyak tingkatan dan
jenis perusahaan kearsipan. Mungkin penerimaan keragaman ini akan membantu para
arsiparis menemukan kesamaan pendekatan, dan kesamaan ini dapat membantu
mereka mengembangkan profesi kearsipan yang lebih terpadu dan mungkin pada
akhirnya membantu menciptakan masyarakat Kanada yang lebih kohesif.
Inti dari total arsip adalah masyarakat Kanada mengambil tanggung jawab kolektif
untuk pelestarian warisan dokumenter. Inti dari sistem kearsipan adalah tanggung
jawab ini harus dibagi. Pada akhir abad ke-20, sistem kearsipan telah berpindah dari
posisi tanggung jawab kolektif menjadi apa yang tampaknya telah menjadi kumpulan
lembaga yang berbeda dan terpisah, masing-masing dengan tanggung jawabnya
masing-masing, tetapi mungkin tidak diperlengkapi untuk memikul beban tanggung
jawabnya di dalam. jaringan. Konsep siklus hidup, kontinum, manajemen rekod terpadu
adalah semua strategi yang bermanfaat untuk mengelola rekod. Dan mengelola catatan
sangat penting untuk melestarikan inti yang layak dipertahankan itu. Namun, strategi
bukanlah tujuan. Inti dari arsip total adalah masyarakat yang baik mengingat dirinya
sendiri, jujur dan dengan hormat. Tujuan dari manajemen arsip seharusnya untuk
melestarikan ingatan dokumenter yang seimbang dari masyarakat Kanada – dari semua
aspek masyarakat Kanada – sehingga generasi mendatang memiliki ingatan yang utuh.
Tujuannya bukanlah masa lalu, dan tujuannya bukanlah masa kini. Tujuannya adalah
masa depan.Bagaimana kami mengelola rekor sepanjang hidupnya seharusnya kurang
diperhatikan daripadaMengapakami mengelolanya. Sebagai arsiparis, kita harus
berusaha untuk memastikan bahwa motivasi utama kita adalah pelestarian dan akses,
untuk membantu masyarakat melestarikan bagian dari ingatannya yang ditemukan
dalam warisan dokumenternya.
140 Arsip 46
Catatan
1 Sebuah versi dari makalah ini disajikan sebagai “Ingatan Siapa? Dalam Penahanan Siapa? Arsip
Management in the Twenty-First Century” pada Association of Canadian Archivists Conference,
Ottawa, Ontario, 8 Juni 1997. Sebagian besar informasi sejarah dalam makalah ini didasarkan pada
disertasi doktoral penulis, “The End of Total Archives: An Analysis Of Mengubah Praktik Akuisisi di
Repositori Arsip Kanada” (Disertasi Ph.D., University College London, 1996). Pembaca diarahkan ke
sumber tersebut untuk perincian diskusi lebih lanjut tentang sejarah pengelolaan arsip di Kanada.
Penulis berterima kasih atas bimbingan dan dukungan dari sejumlah rekan, khususnya D. Richard
Valpy, yang meluangkan waktu untuk memberikan komentar berharga pada beberapa draf artikel
ini, dan Terry Cook, yang telah memberikan kritik yang mendetail dan berwawasan terhadap
artikel ini dan tesis dari mana itu diambil.
2 Dalam makalah ini, istilah “arsip publik” digunakan untuk mengacu pada repositori yang dibiayai langsung oleh
pemerintah nasional, provinsi, teritorial, dan kota; diakui bahwa lembaga lain di Kanada, seperti
arsip komunitas, menerima dana publik baik secara langsung maupun, lebih sering, secara tidak
langsung melalui hibah pemerintah. Istilah "akuisisi sektor swasta", "akuisisi non-lembaga", dan
"akuisisi" dimaksudkan untuk merujuk pada identifikasi dan pengumpulan catatan yang dibuat
oleh lembaga selain lembaga yang melakukan pengumpulan; fokus dalam makalah ini sebagian
besar pada akuisisi oleh repositori yang didanai publik, seperti arsip nasional atau provinsi,
catatan dari sumber seperti bisnis, keluarga, kelompok, dan asosiasi. 3 Maskulin digunakan di sini
dalam pengertian umum untuk mewakili arsiparis laki-laki dan perempuan,
mengakui tentu saja bahwa sebagian besar arsiparis di masa lalu adalah laki-laki.
4 Kanada, Arsip,Laporan Arsip Kanada, 1889(Ottawa, 1890), hlm. x, xv.
5 Untuk diskusi tentang evolusi karya sejarah di Kanada, lihat C. Berger,Penulisan dari
Sejarah Kanada: Aspek Penulisan Sejarah Inggris-Kanada, 1900–1970(Toronto, 1976). Untuk
periode yang dipermasalahkan, lihat khususnya hal. 6–9.
6 Untuk informasi lebih lanjut tentang karya Masyarakat Sastra dan Sejarah Quebec, lihat Sastra-
ary dan Masyarakat Sejarah Quebec,Volume Seratus Tahun Masyarakat Sastra dan Sejarah
Quebec, 1824–1924 (Montreal, 1924).
7 J. Howe, dikutip dalam JC Webster, “Pembukaan Gedung Arsip Baru Nova
Skotlandia,”Tinjauan Sejarah Kanada12, tidak. 1 (Maret 1931), hlm. 44–45.
8 Nova Scotia, Dewan Majelis,Jurnal(30 April 1857), dikutip dalam JH Archer, “A Study
of Archival Institutions in Canada,” (Disertasi Ph.D., Queen's University, 1969), hal. 48. 9
Akins juga ditugaskan sebagai Pustakawan Provinsi, “tanpa imbalan uang,” pada
asumsi bahwa dua tugas, pelestarian catatan dan akuisisi buku, bisa dilakukan secara
bersamaan. Arsip Publik Nova Scotia, Koleksi TB Akins, MG 1, vol. 1504, no. 37, Mirip
dengan Earl of Mulgrave, Letnan Gubernur dan Panglima Tertinggi Nova Scotia, 23
Maret 1860.
10 HH Miles, “Di Arsip Kanada,”Transaksi Masyarakat Sastra dan Sejarah
Quebec(1870), hlm. 63–64.
11 Untuk informasi lebih lanjut tentang periode ini, lihat, misalnya, Jay Atherton, “The Origins of the Pub-
Pusat Catatan Arsip lic, 1897–1956,”Arsip8 (Musim Panas 1979), terutama hal. 35–42. 12
Arsip Nasional Kanada, berkas pendaftaran Cabang Manajemen Arsip 5100–1, “Historical
Matters – General,” Joseph Pope to RW Scott, 7 Januari 1897, hlm. 5–6, dikutip dalam ibid.,
hlm. 39. 13 Arsip Kanada,Prosiding Royal Society of Canada(1907), hlm. 47–48. 14 Donald
Macleod membahas pemeliharaan catatan publik di Ontario dalam “'Quaint Specimens of
Masa Awal': Prioritas dalam Mengumpulkan Catatan Arsip Ontario, 1872–1935,”Arsip 22 (Musim
Panas 1986), hlm. 12–39.
15 Kanada, Arsip,Laporan Arsip Kanada 1899, hal.x, xv.
16 Arsip Nasional Kanada (selanjutnya NA), Arsip Nasional Kanada Records, RG 37,
vol. 104, D. Brymner, “Memorandum Arsip,” 11 Desember 1878.
17 Ibid.
18 Kanada, Arsip,Laporan(1905), hal. ix.
19 D. Parker, dalam pengantarnya tahun 1913Panduan Materi Sejarah Amerika Serikat di
Arsip Kanada, berkomentar tentang evolusi arsip nasional Kanada, dengan menyatakan
bahwa ”Pengarsip Dominion [Brymner] tidak memiliki arsip, dalam arti sempit istilah itu,
untuk dikelola”. D.Parker,Panduan Materi Sejarah Amerika Serikat di Arsip Kanada
(Washington, DC, 1913), hal. 3.
20 Kanada,Undang-undang Menghormati Arsip Publik(1912). Tak lama setelah berlalunyaBertindak,
Dewan Penasihat mengalihkan tanggung jawab atas arsip dan komisi dari Menteri
Pertanian ke Departemen Sekretaris Negara. Lihat NA, RG 37, vol. 303, File: Arsip
Publik Kanada, Sejarah PAC, bagian 2, Kanada, Dewan Penasihat, “Laporan Komite
Dewan Penasihat,” 6 Juni 1912.
21 NA, MG 30, Kenney Papers, C176, vol. 7, File: 8/19, James Kenney, Pidato, 1940. 22
Kanada,Undang-undang Menghormati Arsip Publik.
23 D. McArthur, “The Ontario Archives and the Historical Societies,”Masyarakat Sejarah Ontario
Makalah dan Catatan31 (1936), hal. 5.
24 “Catatan Sejarah dan Upaya Perang Kanada,”Tinjauan Sejarah Kanada21, tidak. 2
(Juni 1940), hlm. 239–40. Lihat juga “Kanada,”Pengarsip Amerika4, tidak. 1 (Januari 1941), hlm. 70–
71.
25 Untuk informasi lebih lanjut tentang sejarah tanggung jawab sektor publik untuk pembangunan Kanada, lihat
tulisan sebagai P. Easingwood, K. Gross, dan W. Kloos, eds.,Menyelidiki Budaya Kanada(
Augsburg, 1991); Kunci AF,Beyond Four Walls: Asal Usul dan Perkembangan Museum
Kanada(Toronto, 1973); CF Klinck, ed.,Sejarah Sastra Kanada: Sastra Kanada dalam bahasa
Inggris(Toronto, 1976); Paul Litt,Muses, Misa, dan Komisi Massey(Toronto, 1992); Marshall
McLuhan,Memahami Media: Perpanjangan Manusia(London, 1994); bernard Ostry,Koneksi
Budaya: Sebuah Esai tentang Budaya dan Kebijakan Pemerintah di Kanada(Toronto, 1978);
Maria Tippett,Pembuatan Budaya Inggris-Kanada, 1900–1939: Pengaruh Eksternal(York
Utara, 1988); Maria Tippett,Membuat Budaya: Institusi Inggris-Kanada dan Seni Sebelum
Komisi Massey(Toronto, 1990); George Woodcock,Biksu dan Pesannya: Memahami Mitos
Sejarah(Vancouver, 1992). Ini hanyalah contoh kecil dari tulisan-tulisan ekstensif tentang
topik tersebut.
26 Papan Arsip Saskatchewan, Koleksi Hilda Neatby, A139, No. 129, Sejarah Kanada
Asosiasi, “Disiapkan Singkat oleh Asosiasi Sejarah Kanada,” Lampiran I, A. Maheux
untuk Perdana Menteri WLM King, 17 Juli 1948.
27 NA, RG 37, vol. 61, File: 65-5-10, vol. 1, J. Kenney, Penjabat Pengarsip Dominion, kepada WK
Lamb, Pengarsip Provinsi, British Columbia, 4 Desember 1936.
28 GW Brown, “Arsip Provinsi di Kanada,”Tinjauan Sejarah Kanada16, tidak. 1 (Maret
1935), hal. 3.
29 Editorial, Ibid. 16, tidak. 2 (Juni 1935), hlm. 218–19.
30 Arsip Universitas Saskatchewan, Morton Papers, MG 2, I: File Subjek, 15: Provinsi
Arsip, 1917–1944, Morton kepada Mayor Barnett, Departemen Sumber Daya Alam, Regina,
Saskatchewan, 8 Januari 1930.
31 Ernst Posner, dikutip dalam KL Trever, “The Organization and Status of Archival Training in the
Amerika Serikat,"Pengarsip Amerika11, tidak. 2 (April 1948), hal. 159.
32 WN Sage, “Di Mana Berdiri Sejarah Kanada?”Laporan Asosiasi Sejarah Kanada
(1945), hal. 5.
33 Kanada, Royal Commission on National Development in the Arts, Letters and Sciences,
Laporan(Ottawa, 1951), hlm. xi, 15, 18.
34 Ibid., hlm. 111, 115–16.
35 Ibid.
36 "Sebuah 'Permohonan Praktis,'"Tinjauan Sejarah Kanada15, tidak. 3 (September 1934), hlm. 245–47.
142 Arsip 46
37 GW Brown, “Arsip Provinsi di Kanada,”Tinjauan Sejarah Kanada16, tidak. 1 (Maret

1935), hal. 3.
38 University of Saskatchewan Archives, George Simpson Papers, MG 7, S 2, Seri 5, Provin-
Arsip resmi, LH Thomas, “Memorandum tentang Promosi Studi Sejarah Provinsi dan
Komunitas di Saskatchewan,” hal. 15.
Laporan,hlm. 118–22.
40 Dua perspektif tentang pengembangan manajemen arsip provinsi ditemukan di Barbara Craig,
“Records Management and the Ontario Archives, 1950–1976,” hlm. 3–33, dan Marion Beyea,
“Records Management: The New Brunswick Case,” hlm. 61–77, keduanya dalamArsip8 (Musim
Panas 1979).
Laporan, terutama hlm. 323–43.
42 Kanada, Komisi Kerajaan untuk Organisasi Pemerintah,Laporan,Volume 1 (Ottawa, 1963),
P. 574.
43 Untuk informasi lebih lanjut mengenai periode ini, lihat WG Ormsby, “The Public Archives of Canada,
1948–1968,”Arsip15 (Musim Dingin 1982–83), hlm. 36–46.
44 WI Smith, “Pengantar,”Arsip: Mirror of Canada Past(Toronto, 1972), hlm. 9–10. 45 W. Neutell,
“Arsip Etnis Nasional,”Jurnal Perpustakaan Kanada33, tidak. 5 (Oktober 1976),
P. 436.
46 Lihat Arsip Umum Kanada,Laporan Arsip Publik 1972–1973(1974), khususnya. P. 15. Lihat
juga MD Swift, “The Canadian Archival Scene in the 1970s: Current Developments and
Trends,”Arsip15 (Musim Dingin 1982–83), hlm. 49.
47 Arsip Publik Kanada,Laporan 1972–1973(1974), hal. 13.
48 Terry Cook, “Tirani Media: Komentar tentang 'Total Arsip',”Arsip9
(Musim Dingin 1979–80), hlm. 144–45.
49 A. Birrell, “Tirani Tradisi,”Arsip10 (Musim Semi 1980), hal. 252.
50 EJ Dick, J. Gagné, J. Langham, R. Lochead, and J. Moreau, “Total Archives Come Apart,”
Arsip11 (Musim Dingin 1980–81), hlm. 227.
51 A. Ridge, “Kanada,”Pengarsip Amerika36, tidak. 4 (1973), hlm. 584–86, dan THB
Simmon,Mengenal Diri Sendiri: Laporan Komisi Studi Kanada, vol. 1 (Ottawa, 1975),
hlm. 2, 11–12, 20. Shirley Spragge juga membahas peran arsiparis dalam artikelnya,
“The Quest for Professional Status: Example and Inferences,”Pengarsip Kanada2,
tidak. 5 (1974), hlm. 29–40.
52 Simmon,Mengenal Diri Kita Sendiri, vol. 2, hlm 69–74.
53 Marian Beyea, “Arsip dan Catatan Keagamaan,”Arsip4 (Musim Panas 1977), hal. 211. 54 RS James,
“Pertemuan Tahunan ACA 1977: Pandangan Pribadi,”Arsip5 (Musim Dingin 1977–78),
P. 189.
55 NA, Catatan ACA, MG 28, I 340, Universitas Laval [Risalah], 2 Juni 1976, vol. 2, Berkas: 2–13,
Gordon Dodds, Pidato Presiden, Asosiasi Pengarsip Kanada, Rapat Umum Tahunan
Pertama, 2 Juni 1976.
56 Beyea, “Arsip dan Catatan Keagamaan,” hal. 211.
57 James, “Pertemuan Tahunan ACA 1977: Pandangan Pribadi,” hal. 189.
58 T. Cook, "Clio: Muse Pengarsip?"Arsip5 (Musim Dingin 1977–78), hlm. 199.
59 TD Regehr, “Apakah Kita Membutuhkan Arsiparis Baru dan Lebih Baik?”,Arsip3 (Musim Dingin 1976–77),
P. 118.
60 Ian E. Wilson, “Arsip Universitas Kanada,”Arsip3 (Musim Dingin 1976–77), hlm. 27; NA,
MG 28, vol. 4, File: 4–32, RS Gordon kepada Jay Atherton, 24 Juli 1978.
61 WI Smith, “Pilihan Arsip: Pandangan Kanada,”Jurnal Masyarakat Pengarsip3, tidak.
6 (Oktober 1967), hal. 276. Smith mengulangi pandangan ini berkali-kali, termasuk dalam artikelnya
tentang “Arsip Publik Kanada,” di mana dia menyatakan bahwa “arsip, tidak seperti buku, bukanlah ciptaan
menginformasikan kepada publik” dan bahwa “mereka yang membuat rekod dalam kegiatan normal
biasanya tidak mengetahui potensi kepentingan sekunder dan penggunaan informasi yang
dikandungnya.”ARMA Triwulanan7, tidak. 1 (Januari 1973), hal. 25.
62 HJ Hanhan, “Sejarah Kanada di tahun 1970-an,”Tinjauan Sejarah Kanada58, tidak. 1 (Maret
1977), hal. 3. Lihat juga Roberto Perin, “Clio as an Ethnic: The Third Force in Canadian
Historiography,”Tinjauan Sejarah Kanada64, tidak. 4 (Desember 1983), hlm. 441–67.
63 KD Jaffary, “Peran Negara dalam Masyarakat Teknologi,”Administrasi Publik Kanada-
trasi15, tidak. 3 (Musim Gugur 1972), hal. 440.
64 Kent M. Haworth, “Arsip Lokal: Tanggung Jawab dan Tantangan bagi Pengarsip,”Archi-
varia3 (Musim Dingin 1976–77), hlm. 31.
65 Michael Swift, “Pesan Ketua,”Pengarsip Kanada2, tidak. 5 (1974), hal. 3. 66
Lihat, misalnya, Haworth, “Local Archives.”
67 Dewan Penelitian Ilmu Sosial dan Kemanusiaan Kanada, Kelompok Konsultatif tentang
Arsip Kanada,Arsip Kanada: Laporan ke Dewan Riset Ilmu Sosial dan Kemanusiaan
Kanada oleh Kelompok Konsultatif untuk Arsip Kanada(Ottawa, 1980), hlm. 8–9.
68 Ibid., hal. 64.

69 Ibid., hal. 62.
70 Ibid., hlm. 64–65, 90–91.
71 Ibid.
72 Ibid., hlm. 63–75.
73 Ibid., hlm. 66–75, 109–11.
74 Dewan Arsip Kanada, Anggaran CCA, 1985–1995. Salinan diperoleh secara pribadi.
75 Dewan Arsip Kanada, Laporan, Pertemuan Pengukuhan, terlampir dalam JP Wallot untuk M.
Beyea, 27 November 1985. Salinan diperoleh secara pribadi.
76 Dewan Arsip Kanada,Sistem Kearsipan Kanada: Sebuah Laporan Nasional
Kebutuhan dan Prioritas Arsip, Laporan Ringkasan – Agustus 1989(Ottawa, 1989), hal. 23. Lihat
juga DR Valpy, “The Canadian Council of Archives and the National Acquisition Strategy: A Question
of Accountability,” makalah yang dipresentasikan pada Konferensi Tahunan Asosiasi Pengarsip
Kanada, Regina, Saskatchewan, Juni 1995.
77 Dewan Arsip Kanada, Anggaran CCA, 1985–1995. Salinan diperoleh secara pribadi. Dari tahun 1985
sampai tahun 1989 semua kegiatan dan program CCA dikelola dan didanai melalui
operasional Arsip Nasional Kanada; pada tahun 1989 CCA bertanggung jawab atas
pengelolaan keuangan pekerjaannya.
78 Seseorang dapat mempertanyakan apakah dana pengurangan simpanan seperti itu membantu mengembangkan “sistem” atau
alih-alih hanya menyediakan uang untuk membantu institusi dengan tanggung jawab inti
mereka untuk pengaturan dan deskripsi. Untuk informasi lebih lanjut tentang program
akuisisi CCA, lihat DR Valpy, “Dewan Arsip dan Akuisisi Arsip Kanada,” hal. 10; dan C. Hives,
“Evolusi Dewan Arsip Kanada dan Pertanyaan tentang 'Akuntabilitas',”Buletin ACA20, tidak.
1 (November 1995), hal. 8.
79 Dewan Arsip Kanada,Sistem Arsip Kanada, Laporan Ringkasan, hlm. 7–8. 80 G. Mitchell,
“Private Acquisitions: Cut it Now or Cut it Later,” makalah yang dipresentasikan pada Annual
Konferensi Asosiasi Pengarsip Kanada, Regina, Saskatchewan, Juni 1995, hlm. 3, 10.
81 Lihat WD Coleman, “Macroeconomic Policy: Dwindling Options,” dalam MM Atkinson, ed.,

Pemerintahan Kanada: Institusi dan Kebijakan Publik(Toronto, 1993), hal. 235. Lihat juga D. Dodge,
“How Government Operates in an Environment of Fiscal Restraint,” dalam D. Dodge, ed.,
Memikirkan Kembali Pemerintahan: Seri Dewar, Perspektif Manajemen Publik (Ottawa, 1994), esp.
hlm. 20–21, dan W. Thorsell, “Kanada Menghitung Biayanya,”Dunia pada tahun 1996(London,
1995), hal. 67.
82 Bahkan Parti Québécois, yang menganjurkan pemisahan dari Kanada, berfokus pada fiskal
144 Arsip 46
pengendalian dan penyederhanaan kegiatan pemerintah. Martin dikutip dalam J. Maxwell, “Rethinking
Government,” dalam Dodge, ed.,Memikirkan kembali Pemerintah,P. 43.
83 Pemerintah Amerika Serikat terpaksa pada bulan November dan Desember 1995 untuk menutup jarak
operasi federal sementara, sebagai Presiden dan Kongres memperdebatkan hak pemerintah untuk melebihi alokasi
anggaran. Di Prancis, serangkaian pemogokan sektor publik diadakan pada bulan November dan Desember 1995
untuk memprotes pemotongan program layanan sosial oleh pemerintah, yang menurut klaim pemerintah sangat
penting untuk memungkinkan negara memperoleh stabilitas keuangan yang diperlukan untuk berpartisipasi dalam
gerakan menuju ekonomi tunggal. mata uang Eropa.
84 Lihat J. Maxwell, “Rethinking Government,” dalam Dodge, ed.,Memikirkan kembali Pemerintah, terutama hal.
45–51. Untuk pembahasan tentang kebijakan sosial di Kanada, lihat C. Tuohy, “Social Policy: Two Worlds,”
dalam Ibid., hlm. 275–305.
85 Lihat Dewan Arsip Kanada,Laporan Tahunanuntuk 1995–1996, 1996–1997, dan 1997–
1998 (Ottawa, 1996, 1997, 1998).
86 Tiga terbitan International Council on Archives terbaru tentang arsip elektronik menawarkan sebuah
ikhtisar tantangan yang terlibat dengan perawatan mereka. Lihat Dewan Arsip
Internasional, Komite Arsip Elektronik,Panduan Pengelolaan Arsip Elektronik dari
Perspektif Kearsipan(Paris, Februari 1997); Alf Erlandsson dan Komite Catatan
Elektronik,Manajemen Arsip Elektronik: Tinjauan Literatur(Paris, April 1997), dan
International Council on Archives, Committee on Electronic Records,Program
Rekaman Elektronik: Laporan Survei 1994–95(Paris, Desember 1996). Lihat juga David
Bearman, Bukti Elektronik: Strategi untuk Mengelola Arsip di Organisasi
Kontemporer(Pittsburgh, 1994).
87 D. Bearman, “Benteng yang Tidak Dapat Dipertahankan: Arsip sebagai Tempat Penyimpanan di Era Elektronik,” dalam D.
Bearman, ed.,Pengelolaan Kearsipan Arsip Elektronik, Arsip dan Laporan Teknis Museum
InformatikaNo.13 (1991), hal. 23. 88 Ibid., hlm. 16, 22–23.
89 Tentu saja, masalah akses ke informasi bukan khas Kanada. Tahun 1970-an melihat
proliferasi undang-undang privasi dan informasi di seluruh dunia barat, termasuk Swedia,
Norwegia, Jerman, dan Denmark. Inisiatif legislatif ini dijelaskan dalam J. Knoppers, “Kebebasan
Informasi dan Privasi (Bagian I),”ARMA Triwulanan14, tidak. 4 (Oktober 1980), hlm. 28–35, 55–56,
dan (Bagian II),ARMA Triwulanan15, tidak. 2 (April 1981), hlm. 18–32. Untuk tujuan pembahasan
ini, “akses ke informasi” harus ditafsirkan sebagai “akses ke informasi” dan “perlindungan privasi,”
kecuali disebutkan lain. Penting juga untuk dicatat bahwa, dalam pembahasan ini, perlindungan
informasi pribadi dibedakan dari masalah privasi lainnya, seperti perlindungan terhadap intrusi
media, penggeledahan fisik, dan sebagainya. Misalnya, British Columbia menetapkan undang-
undang privasi pada tahun 1968 dan Manitoba pada tahun 1970, tetapi tindakan ini tidak merujuk
pada privasi informasi tetapi pada aspek lain dari privasi pribadi. Untuk perspektif kontemporer,
lihat JM Sharp, “Pelayan Publik dan Hak Privasi,”Administrasi Publik Kanada14, tidak. 1 (Musim
Semi 1971), hal. 59. 90 Kanada,Undang-Undang Akses Informasi,Bagian 2(1). Penekanan
ditambahkan.
91 British Columbia,Undang-undang Kebebasan Informasi dan Perlindungan PrivasiPt. 1, Bagian
2(1)(a). Penekanan ditambahkan.
92 A. Wright, “British Columbia'sUndang-undang Kebebasan Informasi dan Perlindungan PrivasiDan
Archival Acquisition at the BC Archives and Records Service,” makalah yang dipresentasikan pada
Konferensi Tahunan Asosiasi Pengarsip Kanada, Regina, Saskatchewan, Juni 1995, hlm. 2–3. “Api
Unggun Catatan Medis Seruan untuk Hukum Perlindungan Catatan,”Buletin FIPA (Musim Gugur
1994), hal. 3.
93 Kegiatan ini dibahas lebih rinci dalam EA Lindquist dan KB Murray, “Lampiran: A
Pengintaian Reformasi Administratif Kanada selama Awal 1990-an,”Administrasi Publik Kanada37,
tidak. 3 (Musim Gugur 1994), hlm. 468–89. Desentralisasi dan regionalisasi telah menjadi isu
konstan dalam politik Kanada sejak Konfederasi tahun 1867. Beberapa artikel yang relevan
dengan topik antara lain HR Baker, “The Impact of Central Government Services on the Small
Community,”Administrasi Publik Kanada3, tidak. 2 (Juni 1960), hlm. 97–106; TJ Plunkett dan KA
Graham, “Pemerintah Kota mana?”Administrasi Publik Kanada25, tidak. 4 (Musim Dingin 1982),
hlm. 602–18; GR Weller, “Pemerintah Lokal di Provinsi Kanada Utara,”Administrasi Publik Kanada
24, tidak. 1 (Musim Semi 1981), hlm. 44–72; NB Ridler, “Kendala Fiskal dan Pertumbuhan Biaya
Pengguna di antara Kotamadya Kanada,”Administrasi Publik Kanada27, tidak. 3 (Musim Gugur
1984), hlm. 429–36; dan R. Simeon, “Pertimbangan tentang Sentralisasi dan Desentralisasi,”
Administrasi Publik Kanada29 (Musim Gugur 1986), hlm. 445–61. Salah satu artikel yang
menganjurkan tanggung jawab pemerintah daerah adalah A. O'Brien, “Prioritas Pemerintah
Daerah untuk Tahun Delapan Puluhan,”Administrasi Publik Kanada19, tidak. 1 (Musim Semi
1976), hlm. 102–11.
94 NJ Adler,Globalisasi, Pemerintahan dan Daya Saing, Kuliah John L. Manion,
Pusat Pengembangan Manajemen Kanada (Ottawa, 1994), hal. 6. 95
Mitchell, “Akuisisi Pribadi,” hal. 3.
96 HA Taylor, makalah “Menimbang Kembali Akuisisi,” dipresentasikan pada Konferensi Tahunan
Asosiasi Pengarsip Kanada, Ottawa, Juni 1994, hlm. 7–8.
97 HA Taylor, “Memori Kolektif: Arsip dan Perpustakaan sebagai Warisan,”Arsip15
(Musim Dingin 1982–83), hal. 123.
98 Untuk lebih lanjut tentang argumen ini, lihat Hugh Taylor, “The Archivist, the Letter, and the Spirit,”
Arsip43 (Musim Semi 1997), hlm. 1–16.
99 Wawancara dengan Jean Dryden, 2 November 1993.
100 Wawancara dengan Marcel Caya, 29 Oktober 1993, transkrip hal. 9. 101
Wawancara dengan Bennett McCardle, 4 November 1993.
102 Terry Eastwood, “Towards a Social Theory of Appraisal,” dalam Barbara L. Craig, ed.,Itu
Imajinasi Arsip: Esai untuk Menghormati Hugh A. Taylor(Ottawa, 1992), hal. 74. 103
Ibid.
104 Ibid. Juga ditegaskan dalam wawancara dengan Terry Eastwood, 14 Desember 1993. Untuk penjelasan
Diskusi tentang isu akuntabilitas, lihat J. Parkinson, “Accountability in Archival
Science,” (MAS Thesis, University of British Columbia, 1993).
105 Terry Eastwood, “Apa itu Teori Kearsipan dan Mengapa Penting?”, makalah yang dipresentasikan di
Konferensi Tahunan Asosiasi Pengarsip Kanada, St. John's, Newfoundland, Juli 1993,
hlm. 9–10.
106 Luciana Duranti dan Terry Eastwood, “Melindungi Bukti Elektronik: Sebuah Laporan Kemajuan
tentang Kajian Penelitian dan Metodologinya,”Arsip & Komputer3 (1995), hlm. 213–50. Lihat
khususnya Lampiran D. Lihat juga T. Livelton, “Public Records: A Study in Archival Theory,” (MAS
Thesis, University of British Columbia, 1991).
107 Untuk pembahasan rinci penganut lain untuk perspektif ini, lihat tesis penulis, khususnya
khususnya Bab 8.
108 Argumen ini tidak hanya ditemukan di Kanada. Seorang arsiparis Amerika, John Roberts, dalam bukunya
sanggahan makalah ACA Eastwood menyajikan definisi catatan, telah menawarkan
kritik terus terang visi teoritis Eastwood. Dia telah mengklaim bahwa lima properti
arsip Eastwood hanyalah "pernyataan ulang yang rumit dari satu konsep: asal."
Roberts telah menyarankan bahwa "teori arsip - ketika melampaui titik hasil yang
semakin berkurang - dibesar-besarkan, sok, dan hampir tidak berguna." Dia telah
mengklaim bahwa dorongan untuk teori datang langsung dari kebutuhan profesi
untuk "standar dan pengakuan" dan usahanya "untuk membangun independensi
dan status untuk profesi kearsipan dan perjuangan untuk menentukan kelompok
apa yang akan mendominasi profesi." "Teori," katanya, "sebagai alat untuk
mencapai status profesional, dapat dikaitkan dengan tujuan yang sangat
mementingkan diri sendiri." JW Roberts, “Latihan Membuat Sempurna, Teori
Membuat Ahli Teori,
146 Arsip 46
109 Terry Cook, “Dari Informasi ke Pengetahuan: Sebuah Paradigma Intelektual untuk Arsip,”
Arsip19 (Musim Dingin 1984–85), khususnya. P.
49. 110 Ibid., hlm. 30, 33.
111 Terry Cook, “Rites of Passage: Pengarsip di Era Informasi,”Arsip31 (Musim Dingin
1990–91), hal. 176.
112 Wawancara dengan Terry Cook, 12 Oktober 1993, esp. transkrip hlm. 2–3, 9, 16. 13
Cook, “Dari Informasi ke Pengetahuan,” hal. 29. Terry Cook juga menawarkan wawasan yang berharga
tentang topik ini dalam pembahasan artikel ini dalam korespondensi dengan penulis pada tanggal 29
September 1998 dan 27 Januari 1999.
114 Tom Nesmith, “Ide Kontekstual Hugh Taylor untuk Arsip dan Yayasan Pascasarjana
Pendidikan dalam Studi Kearsipan,” dalam Barbara L. Craig, ed.,Imajinasi Arsip: Esai untuk
Menghormati Hugh A. Taylor(Ottawa, 1992), hlm. 13–37.
115 Tom Nesmith, “'Pendidikan Profesional dalam Pengertian Paling Luas': Apa yang Akan
vist Perlu Diketahui di Abad ke-21?” makalah yang dipresentasikan pada Konferensi
Tahunan Asosiasi Pengarsip Kanada, Regina, Saskatchewan, Juni 1995, hal. 2.
116 Ibid., hal. 5.
117 Hugh A. Taylor, “Ekologi Informasi dan Arsip tahun 1980-an,”Arsip18 (Jumlah-
mer 1984), hlm. 25–37.
118 Wawancara dengan Hugh Taylor, 24 September 1993, esp. transkrip hlm. 9–10.
119 Untuk pembahasan yang berharga tentang masalah ini, lihat Shirley Spragge, “The Abdication Crisis: Are
Pengarsip Melepaskan Tanggung Jawab Budayanya?”Arsip40 (Musim Gugur 1995), hlm.
173–81. Untuk pembahasan rinci penganut lain perspektif ini, lihat tesis penulis,
khususnya Bab 8.
120 RAJ McDonald, “Siapa yang Menyimpan Catatan Pribadi?”,Arsip38 (Musim Gugur 1994), hal.
155–57.
121 RAJ McDonald, “Acquiring and Preserving Private Records: Cultural Versus Administra-
Perspektif tive,”Arsip38 (Musim Gugur 1994), hlm. 162–63. Surat McDonald's memicu perdebatan tentang
peran akuisisi dalam arsip, sebagian mengarah pada pembentukan organisasi akar rumput di British
Columbia yang dikenal sebagai British Columbia Archives Action Group, yang didedikasikan untuk
mencari perawatan arsip pribadi yang lebih baik.
122 Kanada, Arsip Nasional Kanada, “Masa Depan Akuisisi Arsip Pribadi,” Kebijakan
Cabang,Makalah Diskusi NPT: Masa Depan Akuisisi Catatan Pribadi di Kanada
(November 1995), hal. 1. Konferensi Pengarsip Nasional, Provinsi, dan Teritorial
berganti nama dari Panitia Pengarsip Dominion, Provinsi, dan Teritorial dengan
pergantian nama Arsip Nasional pada tahun 1987.
123 Ibid.
124 Ibid., hal. 4.
125 Konferensi Arsip Nasional, Provinsi, dan Wilayah, “Resolusi Rancangan NPT tentang Swasta
Catatan Sektor,” draf yang tidak diterbitkan, 8 Desember 1995. Salinan diperoleh secara
pribadi. 126 Taylor, “The Archivist, the Letter, and the Spirit,” khususnya hal. 13–14.

12677-Article Text-14677-1-10-20061208.en - Id

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

12677-Article Text-14677-1-10-20061208.en - Id

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Diterjemahkan dari bahasa Inggris ke bahasa Indonesia - www.onlinedoctranslator.

Pelepasan Utang kami: Evolusi Konsep

Sifat pengelolaan arsip di setiap masyarakat bergantung pada serangkaian

Di tengah-tengah pergeseran dari arsip total ke sistem kearsipan ini telah

pekerjaan tradisional untuk memperoleh catatan non-institusional, sebuah praktik

Sejarah Total Arsip

rasa identitas nasional, ditambah dengan kebutuhan sektor publik untuk

Penebang Kayu dan Laci Air

Douglas Brymner, 18894

Masyarakat Kanada yang Berkembang

Hingga pertengahan abad ke-19, pengertian masyarakat Kanada terbatas dan

Awal dari Perusahaan Kearsipan

ditulis dari korespondensi Sir Frederick Haldimand, Panglima Tertinggi

Akibatnya, istilah "arsip" mengembangkan arti khas Kanada, berbeda dari

catatan kita, meskipun kadang-kadang hukum Hilary Jenkinson dilanggar."21

Pengarsip, Manajer Catatan, dan Total Arsip

Meskipun kami menyambut, dan memang mendesak, perolehan koleksi surat-surat

Asosiasi Sejarah Kanada, 194826

Pertengahan 1900-an membawa era kedua dalam pengembangan arsip

Yang lebih penting mungkin adalah perubahan birokrasi, karena efisiensi

Boom Kertas dan Pergeseran Cara Berpikir

Namun, persepsi bahwa barang-barang pemerintah memerlukan perawatan

Pengelolaan rekod sejak dibuat sampai dengan tersedianya rekod di suatu

Arsip dan Identitas Nasional

Menyadari bahwa seni dan budaya sangat penting untuk

Nasional atau Daerah?

Rekomendasi dari Komisi Massey menegakkan kembali gagasan lembaga

Sebagai hasil dari rekomendasi Komisi Glassco, perubahan dilakukan dalam

Munculnya “Total Arsip”

Arsip Publik telah memperluas program kearsipannya sendiri dengan

Hidup "Total Arsip?"

Konsep kearsipan total, khususnya orientasi medianya, dipertanyakan oleh

Dikotomi muncul dalam pemahaman arsiparis tentang pekerjaan mereka.

merasa arsiparis harus terus menganggap beasiswa sebagai "prioritas tertinggi"

Identitas dan Keanekaragaman

Pada saat yang sama ketika para arsiparis mempertimbangkan peran

Sistem Arsip Kanada

kepatuhan terhadap konsep arsip total mempertaruhkan keberlanjutan lembaga-lembaga

Pembentukan Dewan Arsip Kanada

Salah satu hasil laporan Kelompok Konsultatif adalah berdirinya

Dewan Arsip Kanada (CCA), yang mengadakan pertemuan pengukuhannya dengan

Dengan dibentuknya Komite Akuisisi di tingkat nasional, dan pengembangan

Dengan demikian menjelang akhir perkembangan kearsipan era kedua ini,

Garpu di Jalan: Informasi atau Budaya?

Gary Mitchell, 199580

Tahun-tahun dari pertengahan 1980-an hingga akhir abad ke-20 telah

Era Rasionalisasi Ekonomi

Sejak awal tahun 1980-an, pemerintah Kanada di semua tingkatan menghadapi

dalam anggarannya dalam beberapa tahun terakhir. Anggaran tahun 1994–1995

Faktor signifikan lain yang memengaruhi fungsi tradisional arsiparis,

keusangan logis, perlindungan catatan dari waktu ke waktu menjadi

Juga benar bahwa, jika arsiparis menerima bahwa arsip elektronik

di atas aktivitas lain, seperti perolehan rekod sektor swasta.

Dorongan ketiga untuk perubahan orientasi kearsipan berasal dari kepedulian

Perundang-undangan akses membutuhkan pengelolaan informasi lembaga yang

Perubahan Orientasi Pengarsip

pelestarian catatan agen sponsornya? Jika demikian, idealnya ia harus memainkan

nario untuk perolehan dan penyimpanan catatan non-institusional dan terutama

Di University of Manitoba, Tom Nesmith telah menawarkan perspektif holistik tentang

Sistem Arsip, atau Setiap Orang untuk Dirinya Sendiri?

apa yang mungkin ditawarkan untuk melakukannya.

catatan paling lengkap dan komprehensif tentang sejarahnya dan

Konferensi Arsip Nasional, Provinsi, dan Teritorial menyusun resolusi tentang