LAPORAN KEGIATAN ACARA

Himpunan Mahasiswa Kearsipan (HIMKA)

“Temu Alumni Mahasiswa Kearsipan Universitas Indonesia Pintar”

Disusun oleh : Angellia Permata (2206831772) /

Sekretaris Umum Himpunan Mahasiswa Kearsipan (HIMKA)

Tugas Laporan Kegiatan ini dibuat untuk menunjang

Ujian Tengah Semester Mata Kuliah Manajemen
Perkantoran Jurusan Manajemen Rekod dan Arsip
 KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr.Wb.

Pertama-pertama kami mengucapkan puji dan syukur kehadirat Allah

SWT, karena hanya dengan bimbingan dan petunjuk-Nya sehingga kami dapat
menyelesaikan laporan kegiatan acara yang bertajuk “Temu Alumni Mahasiswa
Kerarsipan Universitas Indonesia Pintar”, yang sudah terlaksana pada tanggal
31 Maret 2023 di Auditorium Universitas Indonesia Pintar.

Laporan kegiatan acara ini berisikan tentang keseluruhan informasi

mengenai penyelenggaraan kegiatan Temu Alumni Mahasiswa Kearsipan
Universitas Indonesia Pintar.

Shalawat dan salam semoga senantiasa tercurahkan kepada Nabi

Muhammad SAW. Insan paripurna yang patut menjadi tauladan umat beserta
keluarga, sahabat dan para pengikutnya hingga akhir zaman. Dengan akal untuk
berfikir, dengan lisan untuk berargumen, dan dengan hati untuk
mempertimbangkan baik-buruknya perbuatan manusia dengan dua petunjuk yang
berupa Al-Qur'an dan Al-Sunnah.

Wassalamualaikum Wr.Wb.
 DAFTAR ISI

JUDUL ..............................................................................................................................

KATA PENGATAR ..........................................................................................................

DAFTAR ISI .....................................................................................................................

LAPORAN KETUA PANITIA PENYELENGGARA .....................................................

SAMBUTAN DEKAN FAKULTAS ILMU SOSIAL UNIVERSITAS .........................

INDONESIA PINTAR ......................................................................................................

SAMBUTAN KETUA PROGRAM STUDI KEARSIPAN UNIVERSITAS

INDONESIA PINTAR ......................................................................................................

TAHAP PERSIAPAN .......................................................................................................

TAHAP PELAKSANAAN ...............................................................................................

LAMPIRAN ......................................................................................................................
 LAPORAN KETUA PANITIA PENYELENGGARA

Assalamu'alaikum Wr. Wb.

Yang saya hormati bapak Dekan Fakultas Ilmu Sosial Universitas Indonesia Pintar
Dr. Zaidnudin, M. Si, Selanjutnya yang saya hormati Ibu Ketua Program Ilmu
Sosial Universitas Indonesia Pintar Lisa Handayani, S. Sos., M. Si. dan teman
teman yang saya banggakan.

Teman-teman yang saya banggakan, saya selaku Ketua Panitia Penyelenggara

mengucapkan banyak terima kasih atas kehadiran Bapak/Ibu dan teman-teman
semua dalam acara “Temu Alumni Mahasiswa Kearsipan Universitas Indonesia
Pintar”, dan juga rasa terima kasih kami ucapkan kepada pihak penyelenggara,
yaitu Universitas dan semua rekan yang telah membantu acara ini terlaksana.

Kegiatan ini diselenggarakan oleh Program Studi Ilmu Kearsipan Universitas

Indonesia Pintar pada Jumat, 31 Maret 2023 bertempat di Auditorium Universitas
Indonesia Pintar, kegiatan ini diikuti oleh 125 partisipan yang terdiri dari alumni,
mahasiswa dan para dosen yang hadir dalam kegiatan tersebut.

Tujuan adanya acara ini adalah untuk membangun kebersamaan dan mempererat
tali persaudaraan sesama program studi ilmu kearsipan, dan juga dapat
membangkitkan kenangan masa-masa perjuangan pada saat menempuh studi di
kampus tercinta yaitu Universitas Indonesia Pintar. Selain itu dengan adanya
kegiatan ini diharapkan program studi dapat memberikan masukkan, saran, dan
kritik untuk meningkatkan kualitas program studi ini agar terus berbenah ke arah
yang semakin baik lagi.

Teman-teman yang saya banggakan!

Demikianlah laporan ketua panita penyelenggara yang dapat saya sampaikan,

mohon maaf atas kekurangan dan kesalahan.

Wassalamu 'alaikum Wr. Wb.

 SAMBUTAN DEKAN FAKULTAS ILMU SOSIAL UNIVERSITAS
INDONESIA PINTAR

Assalamualaikum Wr. Wb.

Puji syukur marilah senantiasa kita sanjungkan kehadirat Allah SWT yang
senantiasa melimpahkan Rahmat, Taufik, Hidayah dan Inayah-Nya kepada kita
semua, shalawat serta salam marilah kita curahkan kepada junjungan kita nabi
besar Muhammad SAW berserta para sahabat dan kerabatnya, karena hanya
dengan rahmat dan hidayah-Nya website ini dapat dikembangkan.

Yang terhormat Ketua Program Ilmu Kearsipan Ilmu Sosial Universitas Indonesia
Pintar, alumni dan panitia penyelenggara Temu Alumni Mahasiswa Kearsipan
Universitas Indonesia Pintar yang saya banggakan.

Pertama-tama saya sebagai dekan fakultas ilmu sosial Universitas Indonesia pintar
mengucapkan terima kasih banyak atas terselenggara acara ini, dan saya merasa
bangga bisa hadir untuk menyampaikan sambutan kepada temen-temen semua
yang hadir di acara ini. Acara ini sangat bagus untuk para mahasiswa karena bisa
mendengarkan cerita dari para alumni yang telah berpengalaman dalam bidangnya.

Semoga kegiatan ini bisa rutin dilaksanakan setiap tahun, agar bisa mempererat tali
silahturahmi kepada semua dosen, alumni, dan para mahasiswa program ilmu
kearsipan Universitas Indonesia Pintar.

Akhirnya saya mengucapkan terima kasih atas perhatian, bantuan dan

kerjasamanya.

Wassalamu 'alaikum Wr. Wb.

 SAMBUTAN KETUA PROGRAM ILMU KEARSIPAN UNIVERSITAS
INDONESIA PINTAR

Assalamualaikum Wr. Wb.

Puji syukur marilah senantiasa kita sanjungkan kehadirat Allah SWT yang
senantiasa melimpahkan Rahmat, Taufik, Hidayah dan Inayah-Nya kepada kita
semua, shalawat serta salam marilah kita curahkan kepada junjungan kita nabi
besar Muhammad SAW berserta para sahabat dan kerabatnya, karena hanya
dengan rahmat dan hidayah-Nya website ini dapat dikembangkan.

Yang terhormat Dekan Fakultas Ilmu Sosial Universitas Indonesia Pintar, alumni
dan panitia penyelenggara Temu Alumni Mahasiswa Kearsipan Universitas
Indonesia Pintar yang saya banggakan.

Pertama-tama saya ketua program ilmu kearsipan Universitas Indonesia Pintar

ucapkan terima kasih banyak atas terselenggara acara ini, dan saya merasa bangga
bisa hadir untuk menyampaikan sambutan kepada temen-temen semua yang hadir
di acara ini. Acara ini sangat bagus untuk para mahasiswa karena bisa
mendengarkan cerita dari para alumni yang telah berpengalaman dalam bidangnya.

Semoga kegiatan ini bisa rutin dilaksanakan setiap tahun, agar bisa mempererat tali
silahturahmi kepada semua dosen, alumni, dan para mahasiswa program ilmu
kearsipan Universitas Indonesia Pintar.

Akhirnya saya mengucapkan terima kasih atas perhatian, bantuan dan

kerjasamanya.

Wassalamu 'alaikum Wr. Wb.

 TAHAP PERSIAPAN
“Temu Alumni Mahasiswa Kearsipan Universitas Indonesia Pintar”

1. Penentuan Tujuan Kegiatan

Tujuan dari kegiatan acara ini adalah untuk membangun kebersamaan dan
mempererat tali persaudaraan sesama program studi ilmu kearsipan, dan
juga dapat membangkitkan kenangan masa-masa perjuangan pada saat
menempuh studi di kampus tercinta yaitu Universitas Indonesia Pintar.

2. Pembentukan Panitia
Pembentukan panitia ini adalah untuk mengatur dan mengurus jalan acara
Temu Alumn Kearsipan Universitas Indonesia Pintar. Panitia terdiri dari
anggota aktif Himpunan Mahasiswa Kearsipan Universita Indonesia Pintar.

3. Menentukan Lokasi dan Tanggal Acara

Penentuan lokasi dan tanggal acara oleh seluruh panitia acara tersebut.
Penentuan lokasi harus memperhatikan kenyamanan dan lokasi yang mudah
dijangkau oleh undangan. Dan untuk pemilihan hari dipilih pada hari
weekday dikarenakan menghindari kepadatan lalu lintas yang parah.

4. Perencanaan Kegiaan
Penentuan kegiatan bisa dimulai dari tema yang diambil untuk kegiatan
acara tersebut dan selanjutnya menyusun rancangan rundown kegiatan
acara.

5. Mengundang dan Pembublikasian Kegiatan

Penyebaran undangan dan poster publikasi acara harus dari jauh – jauh hari
minimal H-7 sebelum kegiatan acara berlangsung sudah tersebar undangan
dan poster kegiatan.

6. Geladi Kotor & Bersih Sebelum Kegiatan

Setelah semua sudah tersusun selanjutnya latihan awal hingga akhir sebelum
suatu acara berlangsung . Tujuan dari geladi ini adalah untuk mencari tau
sejauh mana kesiapan acara penyelenggara.

7. Evaluasi
Setelah kegiatan geladi kotor dan bersih telah berlangsung dapat kita lihat
dan dapat kita tahu apa saja yang harus diperbaiki sebelum acara
berlangsung. Agar meminimalisir kesalahan pada kegiatan acara tersebut.
 TAHAP PELAKSANAAN
“Temu Alumni Mahasiswa Kearsipan Universitas Indonesia Pintar”

- Perencaan Acara
Tahap perencanaan acara ini meliputi tujuan acara, pembentukan panitia,
penetapan tempat dan tangga, penyusunan anggaran dan menentukan tema
yang akan disampaikan.

- Persiapan Acara
Pada tahap ini ditetapkan tujuan, tanggal, penyebaran poster dan undangan

- Pelaksanaan
Pada tahap ini penyelenggraan acara, pendaftaran peserta, pembukaan, inti
acara dan penutupan

- Evaluasi
Setelah acara selesai, kegiatan evaluasi harus dilakukan untuk mengetahui
seberapa sukses acara tersebut.

- Dokumentasi
Pada langkah terakhir, diperlukan kumpulan dokumen yang akan menjadi
arsip acara. Misalnya gambar acara, bukti kehadiran, undangan dan poster
yang dibuat
 PENUTUP

Pada Acara Kegiatan Temu Alumni Kearsipan Universitas telah berlangsung. Dan
juga acara yang kami rencanakan berjalan dengan sukses, seperti yang
diharapkan. Demikian laporan saya tentang kegiatan Temu Alumni Universitas
Indonesia Pintar. Informasi yang yang tersusun pada laporan ini valid adanya.
Terima kasih kepada semua orang yang berpartisipasi. Dibawah ini saya
melampirkan beberapa bukti bahwa acara Temu Alumni Kearsipan Universitas
Indonesia Pintar telah berlangsung.

LAMPIRAN

- Foto kegiatan pelaksanaan Acara Temu Alumni Kearsipan Indonesia

Pintar

- Poster undangan acara

 - Notulen rapat

Hari & Tanggal : Minggu, 19 Februari 2023

Waktu : Jam 13.00 – 17.00 WIB
Tempat : Jl. Mawarman 3 No.55, Kramat Jaya, DKI Jakarta
Agenda Rapat : Penentuan tanggal acara dan tempat acaranya da kegiatan acara

Rapat Diskusi
Mendiskusikan tentang pemilihan tempat dan tanggal kegiatan acara temu alumni
kearsipan Universitas Indonesia Pintar.

Opsi Pemilihan Tanggal dan Waktu :

Hasil diskusi dari pemilihan tanggal acaranya adalah pada tanggal 31 Maret 2023,
dan terdapat opsi waktu yang diambil yaitu
1. Kegiatan acara yang dimulai dari pukul 09.00 - 12.00 WIB
2. Kegiatan acara yang dimulai dari pukul 14.00 – 17.00 WIB
Hasil kesepakatan diskusinya adalah yang dipilih pada pukul 14.00 – 17.00

Opsi Pemilihan Tempat Kegiatan Acara :

1. Balairung Universitas Indonesia Pintar:
+ Tempat yang luas dapat menampung ribuan orang
- Pengurusan peminjaman yang harus dari H-2 Bulan sedangkan kegiatan acaranya
akan dilaksanakan pada 1 bulan lagi
2. Pusat Kegiatan Universitas Indonesia Pintar :
- Pengurusan peminjaman yang harus dari H-2 Bulan sedangkan kegiatan acaranya
akan dilaksanakan pada 1 bulan lagi
3. Auditorium Universitas Indonesia Pintar
+ Pengurusan peminjaman lokasi bisa dari H-1 Bulan
+ Luas gedung dapat menampung tamu undangan alumni kearsipan
Jadi disepakati pada acara kegiatan Temu Alumni Kearsipan Universitas Indonesia
Pintar akan menggunakan Auditorium Universitas Undonesia Pintar

Penentuan Pengurus Inti dan Badan Pengurus Harian Acara Kegiatan Temu Alumni
Kearsipan Universitas Indonesia

Mencari Perlengkapan yang akan dibutuhkan :

1. Alat tulis
2. Proyektor
3. Sound System (Mic Mc dan lain lain)
4. Kabel Roll
5. Laptop untuk Operasional

Pembuatan dan penyebaran surat undangan

- Dekan Fakultas Ilmu Sosial Universitas Indonesia Pintar
- Ketua Program Studi Kearsipan Universitas Indonesia Pintar
- Ketua alumni angkatan 2015-2019