KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan atas kehadirat Allah SWT yang senantiasa melimpahkan rahmat
dan karunia-Nya sehingga proposal ini dapat terselesaikan sebagaimana mestinya . Salam
serta shalawat senantiasa tercurahkan kepada junjungan kita Rasulallah SAW .
Proposal ini disusun untuk memenuhi salah satu tugas Workshop Enterprise Resource
Planning . Adapun judul dari proposal ini adalah “ Proposal ERP pada Perusahaan Retail
Toko Bersama”.
Kami menyadari di dalam penulisan proposal ini masih terdapat banyak kekurangan ,
sehingga kami mengharapkan kritik dan saran yang membangun untuk perbaikan penulisan
proposal selanjutnya .
Akhirnya kami mengucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah turut
membantu dalam penyelesaian proposal ini.Semoga proposal ini dapat memberikan manfaat
dan kontribusi positif bagi kita semua .
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang

Sistem ERP (Enterprise Resouce Planning) menjadi salah satu solusi bagi perusahaan
dengan bisnis yang kompleksitasnya tinggi. Sistem ERP merupakan sebuah sistem yang
mendukung proses bisnis dengan menyediakan informasi secara realtime yang terintegrasi
antar divisi– divisi fungsional perusahaan. Dengan adanya ERP,perusahaan dapat
memanipulasi data atau informasi dalam jumlah yang besar untuk diolah dan ditampilkan
sesuai dengan yang diinginkan. Saat ini sudah banyak sistem ERP yang telah dikembangkan
oleh para vendor software, antara lain, Microsoft Dynamic,Oracle, Odoo, dan SAP.
Sistem ERP juga merupakan sebuah sistem manajemen yang menyediakan lebih dari
4000 aplikasi untuk menunjang kebutuhan bisnis perusahaan. Saat ini, sistem ERP telah
tersedia dalam 18 bahasa dan memiliki partner serta contributor dari seluruh dunia. Lebih dari
1500 developer telah berpartisipasi dalam proyek pengembangan system ERP.Odoo
merupakan aplikasi opensource berbasis web yang digunakan sebagai aplikasi sistem
Informasi, untuk menyelesaikan permasalahan dalam pengelolaan transaksi bisnis. Aplikasi
Odoo sangat tepat untuk memecahkan masalah pengelolaan transaksi bisnis yang masih
manual.Sistem ERP ini tidak hanya dapat menggunakan jaringan intranet saja akan tetapi
jaringanya sudah bisa terkoneksi internet sehingga memudahkan bagi user untuk melakukan
penginputan data, pengolahan, dan pembuatan ouput berupa laporan yang dapat dilakukan
secara online.Kecepatan dan ketepatan input data di dalam sistem sudah baik, sehingga
menghasilkan informasi yang berkualitas.
Sistem ERP ini sudah tidak asing lagi dan bahkan telah menjadi salah satu hal krusial
yang harus dimiliki oleh perusahaan untuk mengintegrasi segala bagian serta proses kegiatan
bisnis dalam perusahaan. Namun pada prakteknya di Indonesia, tidak semua perusahaan
menggunakan sistem ERP karena biaya yang cukup tinggi serta kompleksitas yang rumit.
Adanya faktor –faktor tersebut akhirnya membuat perusahaan menengah kebawah
memutuskan bahwa mereka belum mampu menggunakan sistem ERP.Memang benar bahwa
implementasi sistem ERP selalu terkesan mahal, namun jika diteliti dengan lebih jeli,
sebenarnya sudah banyak vendor–vendor yang menawarkan solusi untuk permasalahan di
atas. Salah satu solusi untuk mengatasi permasalahan tersebut adalah dengan sistem ERP
yang bersifat open source, salah satunya ialah Open ERP atau Odoo ( nama baru dari Open
ERP). Maka dari itu kami sebagai penulis mengambil studi kasus untuk merancang sebuah
system ERP berbasis Odoo untuk membantu menyelesaikan masalah yang ada di toko
Bersama.
“Toko Bersama” merupakan sebuah usaha UMKM kelontong yang menjual berbagai
jenis kebutuhan sehari-hari seperti beras,gula,tepung,teh, makanan cemilan, minuman hingga
isi kamar mandi( Sabun cuci,sabun,mandi, sikat gigi,odol dll). Toko ini telah lama berdiri dan
menjadi salah- satu toko retail besar di Umban Sari Atas yang banyak menjual kebutuhan
sehari-hari sehingga toko ini sudah memiliki pergudangan yang besar untuk menampung
produk yang disalurkan oleh supplier.Toko ini sudah menjadi toko terpercaya masyarakat
sekitar. Harga yang di jual disana juga tidak terlalu mahal, sesuai standar penjulan di warung.
Toko ini sudah berdiri sejak tahun 2010 yang awalnya hanya menjual barang-barang
kebutuhan pokok seperti mie instan dan telur saja kemudian berkembang pesat hingga
membuka bangunan yang lebih besar. Saat ini, Toko Bersama sudah memiliki supplier yang
menampung barang di toko Bersama, Mulai dari Supplier beras, supplier gula, supplier
tepung, supplier telur, supplier rokok, supplier pempers,unilevers, dll. Toko ini juga memiliki
orientasi pasar yang lumayan luas mengingat toko ini hanya usaha menengah. Toko Bersama
selalu berusaha memenuhi kebutuhan konsumen, baik dalam kuantitas maupun kualitas
produk. Oleh karena itu, Toko Bersama selalu update terhadap kehegenisan barang, rutin
mengecek barang yang memiliki masa expired dekat. Hal ini membuat konsumen menjadi
percaya dengan toko Bersama.
A. Visi dan Toko Bersama

Visi
Menjadi toko terpercaya yang bermanfaat untuk masyarakat khususnya Umban Sari Atas
Misi
 Memberikan solusi kebutuhan pangan secara berkelanjutan.
 Senantiasa meningkatkan kompetensi karyawan, proses produksi dan
teknologi kami.
 Memberikan kontribusi bagi kesejahteraan masyarakat dan lingkungan secara
berkelanjutan.
 Meningkatkan stakeholders values secara berkesinambungan.

Meskipun Toko Bersama sudah berkembang semakin meningkat, namun toko

Bersama masih belum menerapkan konsep teknologi pada system kasirnya. Disana masih
menggunakan pencatatan buku kasir secara manual yang mana sangat beresiko terhadap data
penjualan toko. Selain itu, proses komunikasi dan proses transaksi yang dilakukan toko kasir
kepada supplier juga masih manual. Menghubungi supplier melalui kontak telepon dan data
pembelian produki yang dibutuhkan dicatat dikertas.
Berdasarkan problem pada penelitian yang telah dilakukan sebelumnya dengan pemanfaatan
software aplikasi bisnis, maka penelitian ini dapat memberikan solusi terhadap permasalahan
yang terjadi pada Toko Retail Bersama dengan melakukan implementasi aplikasi Enterprise
Resource Planning (ERP) menggunakan Odoo 14. Odoo adalah aplikasi Enterprise Resource
Planning (ERP) modern yang dapat digunakan secara open source yang didalam sistem Odoo
tersebut terdapat berbagai program aplikasi bisnis termasuk sales, Customer Relationship
Management, Inventory, Manufacturing, Finance and Accounting, Human Resource dan lain
sebagainya. Modul yang dikembangkan pada Perusahaan retail toko Bersama diantaranya
adalah modul Sales, Inventory, Point of Sale, Invoicing, Purchase, dan website
Dibalik kesuksesan perkembangan toko Bersama, nyatanya toko ini masih
menggunakan konsep manual dalam proses bisnis penjualan dan pembelian produk ke
supplier nya. Toko Bersama belum memiliki system kasir. Proses pencatatan pengelolaan
data produk masuk dan keluar maupun uang masuk dan keluarpun masih menggunakan
pembukuan manual.Toko Bersama tidak memiliki aplikasi ataupun media sosial yang
menunjang kesuksesan perkembangan toko di era 5.0 ini. Oleh karena itu, penulis melakukan
penelitian untuk menyelesaikan permasalahan yang ada di toko Bersama dengan memberikan
solusi dalam perancangan system ERP berbasis Odoo. Harapan nya, dengan adanya system
ini dapat membantu meningkatkan perkembangan dan kemajuan toko Bersama.

1.2 Tujuan Usaha

Berdasarkan uraian latar belakang diatas, maka tujuan dari penelitian ini adalah untuk untuk
mengetahui, menganalisis, mendeskripsikan implementasi sistem ERP (Enterprise
ResourcePlanning) untuk pengolahan transaksi bisnis Retail Toko Bersama.

1.3 Manfaat
Manfaat yang diperoleh dari penelitian “Implementasi Sistem Informasi Warehouse
Management Berbasis Enterprise Resource Planning (ERP) dengan Menggunakan Aplikasi
Odoo” adalah sebagai berikut:
1. Bagi Toko retail Bersama
Sebagai upaya solutif untuk meningkatkan effective business Toko Retail yang mudah
diakses oleh user.
2. Bagi Peneliti
Sebagai sarana untuk mengembangkan ilmu pengetahuan yang telah diperoleh serta
mengetahui sejauh mana manfaat dari implementasi sistem informasi dengan
menggunakan aplikasi Odoo yang telah dibuat.
3. Bagi Pembaca
Sebagai referansi dalam menambah ilmu pengetahuan mengenai implementasi sistem
informasi dengan aplikasi Odoo.
 BAB II
PROJECT CHARTER

A. General Information

Project Title: Sistem ERP Berbasis Odoo pada Perusahaan Retail Toko Bersama

Brief
Sistem ini merupakan system informasi kasir yang dapat membantu toko
Project Bersama dalam proses penjualan dan pembelian sehingga dengan adanya
Descriptio system ini mampu meningkatkan serta memudahkan pelaku usaha dalam
n: meningkatkan integrasi,efisiensi toko serta memudahkan kolaborasi dan
mempercepat pengambilan keputusan.
(Kelompok
Prepared By:
6)
 Asmawati
 Anjalina Ester Sinaga
 Maharani Ardelia
 Muhammad Ababil
 Nicholas Braneta
- Untuk menambahkan barang pada system dapat dilakukan oleh
admin.
Proyek Scope : - System yang dibuat berbasis server odoo dengan 1 database namun
bisa banyak sehingga dapat digunakan di berbagai platform.
- Sistem ini dapat dibuat suatu perencanaan Pemesanan Ulang Stok
toko Retail Bersama
- Pelaku usaha dapat dengan cepat melihat dan bereaksi terhadap
persediaan jika terjadi surplus
- Pelaku usaha dapat melacak perputaran inventaris bisnis perusahaan
berdasarkan beberapa kategori dan bukan hanya secara keseluruhan.
- Dapat menghemat waktu dan uang melalui pengelolaan persediaan
yang lebih baik.

Jalan Umban Sari Atas No 3 Toko Bersama (Retail)

Lokasi Proyek :
Biaya langsung personil : Rp.15.200.000,00
RAB :
Biaya langsung non personil : Rp. 225.000,00
Total anggaran: Rp. 15.425.000,00

Tenaga Ahli Programmer, Digital Marketing, System Analyst, dan Project

Sumber Daya
Manusia : Manager.

Schedule Date : 1 November 2022 Version: 1

 B.Project Objective :
Explain the specific objectives of the project. For example: What value does this project add to the
organization? How does this project align with the strategic priorities of the organization? What
results are expected? What are the deliverables? What benefits will be realized? What problems will
be resolved?
Tujuan :
Adapun tujuan dari pembuatan sistem ini yaitu untuk membantu meningkatkan integrasi
antaroperasi, meningkatkan efisiensi perusahaan, serta memudahkan kolaborasi dan
mempercepat pengambilan keputusan pada perusahaan toko retail Bersama.
Manfaat :
 Merencanakan Pemesanan Ulang Stok pada perusahaan retail toko bersama.
 Dapat dengan cepat melihat dan bereaksi terhadap persediaan jika terjadi surplus
pada toko retail bersama.
 Dapat melacak perputaran inventaris bisnis Toko Bersama berdasarkan beberapa
kategori dan bukan hanya secara keseluruhan.
 Dapat menghemat waktu dan uang melalui pengelolaan persediaan yang lebih baik
jika bisnis toko retail bersama menggunakan software ERP.

C. Assumptions
List and describe the assumptions made in the decision to charter this project. Please note that all
assumptions must be validated to ensure that the project stays on schedule and on budget.
  Aplikasi Software Odoo ini dapat berjalan 24 jam.
 Memenuhi kebutuhan user terkait produk penjualan dan pelaporan.
 Sistem dapat bekerja tanpa hambatan.
 Project Manager harus sigap dan bertanggung jawab dalam setiap problem

D. Project Scope
Describe the scope of the project. The project scope establishes the boundaries of the project. It
identifies the limits of the project and defines the deliverables.

Project ini dimulai dari tanggal 1 November 2022 dan target project ini akan selesai
selama sekitaran 3 bulan yaitu pada tanggal 31 Januari 2023. Project ini merupakan project
IT yang menggunakan system Software Odoo.
Ruang lingkup yang dicakup Sistem Software Odoo ini antara lain : Pihak Perusahaan
Retail Toko Bersama
Proyek Sistem Software Odoo ini memudahkan perusahaan tomo Bersama dalam proses
transaksi pembelian produk, penjualan dan pelaporan kepada supplier dan perusahaan
yang bekerja sama dengan toko retail Bersama.
Serta akan mempermudah relasi Kerjasama antar perusahaan dengan toko retail Bersama,
karena sudah ada system yang mempermudah sehingga toko Bersama akan semakin cepat
berkembang dan maju.

Admin
Sebagai seorang admin, saya ingin mengelola produk sehingga produk dapat diperbaharui
Employee
Sebagai seorang karyawan, saya ingin proses peletakan barang yang tertata dan mudah
dicari
Kasir
Sebagai seorang kasir, saya ingin proses transaksi pembayaran lebih mudah sehingga tidak
perlu menghitung manual
Supplier
Sebagai seorang pemasok barang saya ingin proses pemesana produk yang cepat dan
jelads sehingga menghemat waktu.

List any requirements that are specifically excluded from the scope.
E. Project Milestones
List the major milestones and deliverables of the project.

Mile Deliverables Date

ston
es

Membentuk tim proyek Project manager dapat bekerja 1/11

sama dalam tim /202
 2

Wawancara Klien Memperoleh informasi mengenai 15/1

proses transaksi pembelian dan 1/20
penjualan toko Bersama 22

Menentukan ruang lingkup Perencanaan project terarah 12/1

proyek 2/20
22

F. Impact Statetment
List the impact this project may have on existing systems or units.
Potential Impact Systems / Units Impacted

- Menjangkau supplier lebih luas - Owner System

dalam pembelian dan Kerjasama
dengan perusahaan
Memperkenalkan usaha toko bersama - Owner System

- Kasir jadi lebih mudah dalam - Owner System

proses Transaksi

- Supplier jadi lebih mudah dalam - Supplier

melakukan transaksi penjualan
pada toko Bersama

G. Roles and Responsibilities

Describe the roles and responsibilities of project team members followed by the names and
contact information for those filling the roles. The table below gives some generic descriptions.
Modify, overwrite, and add to these examples to accurately describe the roles and responsibilities
for this project.

Sponsor: Provides overall direction on the project. Responsibilities include: approve

the project charter and plan; secure resources for the project; confirm the project’s
goals and
objectives; keep abreast of major project activities; make decisions on escalated
issues; and assist in the resolution of roadblocks.
Name Email /
Phone

Le Mineral leminerale@gmail.com

Project Manager: Leads in the planning and development of the project; manages the
project to scope. Responsibilities include: develop the project plan; identify project
deliverables; identify risks and develop risk management plan; direct the project resources
(team members); scope control and change management; oversee quality assurance of the
project management process; maintain all documentation including the project plan; report
and forecast project status; resolve conflicts within the project or between cross-functional
teams; ensure that the project’s product meets the business objectives; and communicate
project status to stakeholders.
Name Email /
Phone

Muhammad Ababil ababil20si@mahasiswa.pcr.ac.id

Team Member: Works toward the deliverables of the project. Responsibilities

include: understand the work to be completed; complete research, data gathering,
analysis, and documentation as outlined in the project plan; inform the project
manager of issues, scope changes, and risk and quality concerns; proactively
communicate status; and manage expectations.
Name Email /
Phone
- Nicholas Braneta nicholas20si@mahasiswa.pcr.ac.id

- Asmawati asmawati20si@mahasiswa.pcr.ac.id

- Maharani Ardelia maharani20si@mahasiswa.pcr.ac.id

- Anjalina Ester Sinaga anjalina20si@mahasiswa.pcr.ac.id

Customer: The person or department requesting the deliverable. Responsibilities

include: partner with the sponsor or project manager to create the Project Charter; partner
with the project manager to manage the project including the timeline, work plan, testing,
resources, training, and documentation of procedures; work with the project team to
identify the technical approach to be used and the deliverables to be furnished at the
completion of the project; provide a clear definition of the business objective; sign-off on
project deliverables;
take ownership of the developed process and software.
Name Email /
Phone

Toko Bersama 0895618252063

tokobersama@gmail.com

Subject Matter Expert: Provides expertise on a specific subject. Responsibilities

include: maintain up-to-date experience and knowledge on the subject matter; and
provide advice on
what is critical to the performance of a project task and what is nice-to-know.

Name Email /
Phone
 H. Resources
Identify the initial funding, personnel, and other resources committed to this project by
the project sponsor.
Resource Constraints

Project Budget Rp.50.000.000

Biaya Tenaga Ahli

- Projek Manager Rp.12.000.000

- Programmer Rp. 10. 000.000

- Analyst Rp.9.000.000
Biaya Operasional
- Operator Rp. 3.000.000
- Maintenence Rp.5.000.000
- Hardware Rp.10.000.000
- Internet Rp.1.000.000

I. Project Risk
Identify the high-level project risks and the strategies to mitigate them.
Risk Mitigation Strategy

Pembutan sistem/aplikasi tidak Adanya re-schedule, agar project selesai tepat waktu
selesai tepat waktu

Server down Melakukan backup pada hardisk eksternal dan pc lainya

setiap kali mengerjakan project

Terjadinya kerusakan pada software
yang digunakan untuk
pengembangan software karena
adanya serangan virus
Perubahan permintaan client
Terjadi kesalahan data
Melakukan backup pada hardisk eksternal dan pc lainya
setiap kali mengerjakan project
Adakan rapat dengan human resource
Re-entri data dan lebih teliti lagi kedepanya

J. Success Measurements
Identify metric and target you are trying to achieve as a result of this project. For
example, overall cost savings of $50K or reduce processing time by 25 percent.
Mempermudah Toko Bersama dalam proses bisnisnya
Mampu mengelola Keuangan dengan baik
Dapat membuat tata kelola kinerja yang baik

K. Signatures
The signatures of the people below document approval of the formal Project Charter. The
project manager is empowered by this charter to proceed with the project as outlined in
the charter.
Customer:
Name Signature Date

Toko Retail -

Project Sponsors:
Name Signature Date

Limineral -

Project Manager:
Name Signature Date
Muhammad Ababil -
 BAB III
ANALISA PROSES BISNIS

3.1 Klasifikasi Proses Bisnis

Business Process Management (BPM) merupakan disiplin ilmu yang menggabungkan
pengetahuan dari teknologi informasi dan pengetahuan manajemen untuk proses bisnis operasional.
Sistem ini merupakan software yang sedang dikembangkan oleh tim elaborative dalam rangka
mempercepat dan mengefisiensi operasional bisnis (Aalst, 2006).
Proses bisnis dikelompokkan ke dalam dua bagian, yaitu main process dan support process.
main process adalah proses yang menghasilkan pendapatan bagi perusahaan. Seseorang yang
berhubungan langsung dengan perusahaan dan menerima pasokan dari pemasok untuk aktivitas
pelanggan. Sedangkan support process merupakan proses yang tidak mengeluarkan nilai secara
langsung, tetapi proses yang mendukung berjalannya main process (Andersen, 2007).
Proses bisnis dapat dikelompokkan sebagai berikut :
1. Proses Utama (Primary Processes)
Merupakan proses yang dapat menghasilkan nilai dalam perusahaan mulai dari
permintaan bahan baku atau material dari supplier hingga kegiatan yang dilakukan
oleh pelanggan.
2. Proses Pendukung (Support Processes)
Merupakan proses yang secara tidak langsung dapat menghasilkan nilai, tetapi
dibutuhkan untuk mendukung proses utama.
3. Proses Pengembangan (Development Processes)
Diperlukan untuk meningkatkan kinerja nilai dengan proses utama dan pendukung

Analisa Proses Bisnis Berjalan Pada Toko bersama

Adapun proses bisnis pada Perusahaan Retail Toko Bersama yang sedang
berjalan saat ini adalah sebagai berikut :
1. Customer mengunjungi toko bersama untuk mengetahui barang apa saja yang dijual.
2. Pegawai memperlihatkan barang-barang apa yang diminta kepada customer dengan
mengambilkan barang yang diminta.
3. Apabila barang yang sudah tersedia tidak sesuai dengan keinginan customer maka
customer dapat berdiskusi dengan pegawai mengenai barang yang sesuai dengan
keinginan customer serta customer dapat memilih apakah ingin membeli barang
tersebut atau tidak.
4. Jika tidak ingin melanjutkan, maka customer dapat membatalkan barang tersebut.
5. Jika ingin melanjutkan, maka customer bisa melanjutkan proses pembayaran dikasir.
 Berikut Alur Proses Bisnis Berjalan Pada Toko Bersama Saat Ini:

Gambar 1. Proses Bisnis berjalan Toko Bersama

Alur proses bisnis yang akan di ajukan oleh penulis pada toko Bersama yaitu:
Input Area Proses Bisnis Output
Functional

*Pembayaran Financial & Memperoleh semua Laporan keuangan

Accounting informasi tentang
dari pihak
keuangan dari
customer.
setiap divisi atau
bidang.

*Data produksi
serta persediaan
Kebutuhan Human *Melakukan pelatihan Pelatihan
tenaga kerja Resource (HR) terhadap karyawan. karyawan
*Memperoleh
informasi dari
setiap divisi
mengenai
spesifikasi dari
setiap tenaga
kerja.

*Data customer Sales & Customer melakukan

marketing konfirmasi
mengenai pesanan
*Pesanan baik itu melalui
email, telepon dan
lainnya.
3.2 Business Process Model and Nation (BPMN)
Business Process Modelling Notation (BPMN) merupakan suatu alat yang
digunakan untuk memodelkan proses bisnis dan dalam menjelaskan proses
bisnis BPMN menggunakan notasi grafis. Dalam memvisualisasikan proses
bisnis, BPMN menggunakan diagram yang didasari pada teknik diagram alur
yang disusun untuk membuat model-model grafis dari operasi-operasi bisnis
dimana terdapat kegiatankegiatan dan kontrol-kontrol alur yang menjelaskan
urutan kerja. BPMN bertujuan untuk menyediakan catatan yang mudah
digunakan dan dimengerti untuk semua orang yang terlibat dalam suatu bisnis.
Sehingga semua orang yang ikut serta dari berbagai tingkat manajemen dapat
dengan cepat mempelajari dan memahami diagram proses dan nantinya dapat
berkontribusi dalam proses penyelesaian masalah. Pemodelan proses bisnis
BPMN dapat diterapkan pada beberapa institusi seperti pelaksanaan kegiatan
pelayanan akademik pada perguruan tinggi, pelayanan pemerintah, dan
perusahaan (Ismanto, Firman Hidayah, 2020).

Gambar 2. Proses Bisnis Usulan Toko Bersama Secara Keseluruhan

3.3 Permasalahan pada Proses Bisnis

Pada toko Bersama,broses bisnis penjualan masih menggunakan konsep
manual, yaitu masih menggunakan pembukuan untuk mendata barang yang di
beli pelanggan menggunakan buku double folio. Proses penjualan, juga masih
menerapkan konsep offline, dimana pembeli yang datang ke toko. Untuk proses
promosiToko Bersama baru menggunakan perhitungan excel. Namun proses
nya masih tidak konsisten. Hal ini dikarenakan Toko Bersama masih
kekurangan karyawan yang mahir teknology sebagai admin.
 Untuk proses kasir, juga sulit menggunakan computer, selain belum
memiliki tenaga ahli di bidang computer, toko Bersama masih terbilang Toko
Klontong kecil,sehingga pemilik mengatakan bahwa tempat untuk meletakkan
computer di meja kasir terlalu sempit karena banyak barang menumpuk.

Didalam setiap proses bisnis pasti mempunyai permasalah , dan permasalahan

tersebut dapat dilihat pada tabel berikut ini :

Masalah Penyebab Dampak Solusi

1. Usaha Toko 1. Toko Sembako 1. Dampaknya Membangun
sembako ini ini masih adalah toko system Enterprise
mempunyai kendala menggunakan kesulitan dalam Resource Planning
dalam pengecekan pencatatan manual menghitung dengan tools Odoo
bukti pengeluaran

data barang yang pembelian barang yang di keluarkan

dibeli dari supplier. dari supplier dan untuk membeli
tidak memiliki barang dari supplier
2. Usaha Toko
arsipnya. karena tidak
Sembako Bersama
memiliki arsip
juga memiliki 2. Penyebab
datanya.
kendala dalam permasalahan ini
pencatatan adalah system yang 2. Dampak
penjualan karena digunakan oleh pencatatan keuangan
masih menggunakan toko ini belum secara manual ini
manual yaitu dengan terkomputerisasi sangat beresiko
mencatat di buku dan belum karena akan banyak
untuk setiap menemukan system terjadi missing
pendapatan dan yang mudah dalam perhitungan
keruginnya. digunakan dalam pendapatan maupun
proses bisnis. pengeluaran.
 BAB IV
IMPLEMENTASI MODUL ODOO

4.1 Perancangan ERP

Sistem informasi merupakan salah satu elemen penting dalam

mengoperasionalkan dan mendukung proses bisnis pada perusahaan. Perusahaan
selalu dituntut memperhatikan teknologi yang dimiliki saat ini secara keseluruhan
agar dapat mengikuti perubahan dari perkembangan teknologi.
Dengan memanfaatkan teknologi informasi, perusahaan dapat menjalankan
proses bisnis dengan lebih efektif dan efisien serta dapat mengolah data menjadi
lebih akurat. Dengan penerapan teknologi informasi, perusahaan dapat menjadi
lebih unggul dibandingkan dengan perusahaan lainnya. Karena inilah maka
melahirkan sebuah sistem khusus yang dirancang untuk mengelola dan
menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh penggunanya.
Namun dengan meningkatnya kompleksitas proses dan fungsi operasional
dalam perusahaan maka muncul kebutuhan lain yaitu sebuah sistem informasi
yang terintegrasi yang dapat memberikan informasi secara real time kepada
pengguna. Kebutuhan itu adalah ERP (Enterprise Resources Planning), yaitu
sistem yang dirancang untuk mengintegrasikan seluruh area fungsional dalam
organisasi untuk mencapai efektifitas dan efisiensi tertinggi.
 Gambar 3. Proses perancangan pada Toko Bersama

4.2 Implementasi Odoo

1. Install Semua Modul Yang Ada Pada Odoo (Kecuali Upgrade)

Pada odoo terdapat banyak modul yang mana nantinya akan kita install dan akan kita
gunakan, cara menginstall setiap modul yang ada di odoo yaitu dengan cara
masukkan kata kunci di bagian Search kemudian klik install setelah itu klik icon
seperti logo windows setelah itu klik app, maka modul yang kita butuhkan telah
terinstall. Lakukan hal yang sama untuk menginstall semua modul yang
dibutuhkan. Tampilan di bawah ini merupakan tampilan setelah semua modul
terinstal.
 2. Menginstall Modul Accounting

Langkah pertama yang harus kita lakukan yaitu, cari pada bagian Search ketikan disana
Accounting. seperti yang kita lihat, Accounting disana masih upgrade. Maka langkah yang
harus kita kerjakan yaitu mendownload file accounting yang mana file tersebut dalam bentuk
zip. Kemudian extract file tersebut dan pindahkan file odoo yang ada di file x86.
Jika sudah d copy modul accounting kedalam folder program files (x86)odoo
14.0serverodooaddons (paste kan di folder addons).Langkah selanjutnya adalah
setting “service”, pilih Odoo 14 kemudian lakukan “Restart Ulang”. Kemudian reload apps,
dan hasil instalasi akan terlihat seperti gambar di bawah ini.

3. Melakukan pengaturan Odoo

Sebelum melakukan settingan pada modul, hal yang perlu kita perlu melakukan setting pada
odoo kita terlebih dahulu dimana mengatur data companies, data user, companies,
pengaturan bahasa dan beberapa hal yang harus di centang atau tidak pada menu setting.
Pada tampilan di bawah merupakan proses manage user yang akan terhubung pada aplikasi. Di
manage user ini, Toko Bersama akan berada pada posisi admin yang memilika database
administratornya. Kemudian user lainnya merupakan bagian-bagian yang bisa akses pada
aplikasi odoo seperti manager inventory,keuangan, supplier dan lainnya.
 4. Tampilan data update companies
Untuk update toko bersama ini caranya klik setting kemudian pada bagian companies
lakukan update informasi toko mulai dari alamat,nomor telephone, email, situs web, dan
logo.

5. Melakukan setting bahasa.

Bahasa yang digunakan pada modul ini adalah bahasa Indonesia. Hal ini karena Toko
Bersama memiliki karyawan yang lulusan menengah sehingga untuk mempermudah
penggunaan, maka penulis mengatur apps dengan bahasa Indonesia. Kita juga bisa
mengatur bahasa lainnya, seperti bahasa Inggris. Penulis disini juga menambahkan
bahasa inggris sebagai pengaturan bahasa ketika nanti pegawai ingin aplikasi nya
berbahasa Inggris.

6. Pengaturan User
setting User pada penggunaan Odoo sangat diperlukan karena dapat melihat user siapa saja
yang aktif dan bisa melakukan manajemen penggunaan sistem odoo beserta hak
aksesnya. untuk tahapan pembuatan user ini pada odoo , kita perlu create pada menu
user kemudian mengisi form jabatan atau departemen yang disediakan kemudian
menambahkan password. Dan pada gambar dibawah terlihat pada bagian Users terdapat
6 Active Users yang mana artinya sudah ada 6 Users aktif yang ditambahkan.
 7. Pre Set Up COAS
Untuk sistem ERP yang dibangun pada toko sembako ini perlu melakukan set up. Odoo
sudah menyediakan Chart of Account default yang mana berfungsi atau bertujuan untuk
menampilkan laporan keuangan, mulai dari neraca, laporan laba rugi , hingga laporan
dari akun lainnya (modal, beban, dan utang). Pada saat men setup , pada aktualnya chart
of Account terkadang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau usaha yang akan
dibangun sistemnya, maka perlu dilakukan kustomisasi. Ada empat tahapan sebelum
bisa menghapus chart of  Account  dan langkah langkahnya akan dijelaskan di bawah
ini.

Tahapan 1

Untuk Langkah pertama yaitu langkah untuk memutuskan konfigurasi Journal di Odoo
dengan CoA, dan gambar pada Tahapan 1 adalah daftar jurnal  yang sudah ada. Apabila
kita mengklik dan memilih salah satu jenis jurnal maka akan terlihat keterkaitannya
dengan CoA. apabila Default income Account maka, harus diputuskan hubungan antara
jurnal dengan CoA.

Tahapan 2
Untuk tahapan ke 2 yaitu memutuskan konfigurasi Taxes di Odoo dengan CoA.
Taxes merupakan pajak. untuk melihat pajak pada Odoo ini kita perlu masuk ke
Accounting kemudian Configuration dan pilih Taxes, maka akan tampil daftar taxes atau
pajak yang terdapat di Odoo tersebut dan untuk menghapusnya , select all semua daftar
taxes kemudian klik Action dan delete maka seluruh taxes akan terhapus seperti
tampilan di bawah ini.
Tahapan 3
Untuk tahapan ke 3 dalam pemutusan CoA ini adalah memutuskan konfigurasi POS di
Odoo dengan CoA , kita perlu beralih ke modul POS di configuration pada bagian
payment methods kita pilih semua kemudian delete.

Tahapan 4
Tahapan yang terakhir adalah tahapan untuk memutuskan konfigurasi company properties dengan
CoA, langkah yang dilakukan adalah mengaktifkan mode developer pada bagian company
properties kemudian search “account” setelah itu mengosongkan value di masing masing record .
 8. Set Up CoA
Setelah Tahapan 1 sampai tahapan 4 sudah selesai dilakukan maka CoA bisa dihapus
dengan cara masuk kembali ke menu Accounting kemudian pilih Chart of Account di
configuration , select all semua CoA kemudian Delete, maka CoA berhasil dihapus
seperti gambar di bawah ini .

9. Data Customer
pada toko sembako ini memiliki customer tetap atau customer yang sering memesan barang
dengan jumlah yang banyak , maka dari itu pada sistem ERP ini membuat data customer
di Odoo. Untuk membuat data customer dapat dilakukan dengan manual yaitu create
baru di halaman customer, kemudian mengisi data dan contact dari customer tersebut
kemudian save.

10. Migrasi Data keuangan

Proses migrasi ini dilakukan untuk meletakkan saldo awal pada Odoo. Biasanya perusahaan
sudah memiliki saldo di awal sebelum berpindah menggunakan sistem yang baru. Jika
data keuangannya tidak banyak bisa dilakukan penambahan secara manual. Tetapi, jika
datanya sudah closing pada tahun sebelumnya, maka dapat dilakukan import
berdasarkan template. Langkah untuk migrasi data keuangan sistem erp toko ini adalah
mengimport data keuangan pada bagian modul accounting kemudian import dan load
file, maka akan muncul status yang masih draft, sehingga perlu dilakukan peninjauan
kembali.
 11. Status Balance

Setelah draft sudah muncul kemudian klik dua kali, lalu cek dan mengklik posting, maka
status balance akan tampil seperti gambar dibawah ini.

12. Membuat Virtual Location

Membuat virtual location juga penting pada tahapan ini , untuk membuatnya dengan cara
pergi ke modul inventory kemudian pilih location pada configuration dan klik create
untuk membuat lokasi baru. Apabila lokasi yang ingin ditambahkan banyak

13. Unit of Measure

unit of measure pada sistem ini digunakan untuk jual beli dan penyimpanan produk. Toko
dapat menjual produk dalam satuan yang berbeda tetapi masih di dalam satu kategori.
cara mensetnya adalah , pada modul inventory klik Unit of Measure pada configuration
maka akan tampil daftar UoM , Jika Jika menu UoM yang disediakan oleh Odoo ini
tidak sesuai dengan UoM yang biasa digunakan oleh perusahaan, bisa dilakukan
penambahan, atau melakukan edit pada halaman UoM. Tetapi jika perusahaan sudah ada
memiliki UoM yang dimasukkan ke template, maka bisa menggunakan cara import file
saja. Klik favorites> import> Load File> test.
 14. Kategori Produk
Pada persediaan produk kita bisa mengecek persediaan barang masuk dan barang keluar
pada produk dan juga pada bagian ini bisa melihat kategori produk.

15. Master Produk

Pada data Master Produk kita bisa melihat harga-harga produknya.

16. Stok Inventory

Pada stok inventory kita bisa melihat pada gambar diatas kita bisa melihat stok inventory
statusnya draf.
 17. Beginning Balance
Lanjut ketika kita mengeklik beginning balance kita akan kembali kemenu edit atau creat
yang dipilih salah satunya.

18. Lines Inventory

Lanjut ke inventory lines yaitu Merupakan pengontrolan atau pengawasan pemakaian dan
persediaan linen yang digunakan di kamar, di gudang room boy station, outlet di linen room dan
di laundry, atau perhitungan linen yang dimiliki pada waktu-waktu tertentu.
 19. Daftar Produk
Pada gambar diatas bisa kita lihat yaitu melihat produk-produk toko yang dijual dan melihat
harga produk-produknya.

20. Proses RFQ

Proses selanjutnya ialah mengecek barang ke Vendor.
 21. Update Status RFQ
Pada gambar diatas adalah menu update status rfq dimana menu ini kita update sesuai
dengan produk yang kita update.
Other Information

Confirm Order

22. Proses Purchase Order

Pada gambar diatas merupakan suatu tindakan pembuktian dengan cara yang sesuai, di
mana tiap bahan, proses, prosedur, kegiatan, sistem, perlengkapan, atau mekanisme yang
digunakan dalam produksi dan pengawasan akan mampu mencapai hasil yang
diinginkan.
Validasi RFQ

Invoice RFQ

Register Payment
Pada gambar diatas dapat kita lihat pembayaran pada produk yang sudah dibeli.
Bill RFQ sudah dalam status In Payment

23. Proses Purchase Order

Sama seperti proses pemesanan sebelumnya hingga tahap confirm/ cek kesesuain  produk 
Akan terlihat ada 1 tagihan yang menunggu di bayar.

24. Tagihan Purchase Order

Pada modul accounting akan terlihat satu tagihan
Bills yang ada pada Draft

Menconfirm invoice , dan invoice sudah dalam status in payment

 25. Proses Inventory dan Warehousing
Pada gambar dibawah bisa kita lihat gudang pusat dan gudang cabang

Kemudian Pada gambar di bawah ini bisa kita lihat lokasi pada stok - stok barang

Pada gambar dibawah ini bisa dilihat pada return barang atau pengembalian pada barang

Pada gambar dibawah ini yaitu lokasi barang virtual locations yang type location iventory
loss.

Pada virtual locations ketika kita clik bisa kita ubah atau kita edit dan di save kembali
seperti gambar dibawah ini.
Setelah kita edit berubahlah tampilan pada location typenya yaitu production

Pada gambar dibawah ini kita dapat mengedit location nama menjadi production

26. Laporan Barang yang tersedia

Pada gambar dibawah ini laporan barang yang tersedia di gudang. Dengan mengetahui
jumlah inventaris yang tersedia, keputusan pembelian akan lebih mudah diambil dan staf
penjualan juga akan tahu barang apa saja yang tersedia untuk dijual.
 27. Pergerakan Barang
Apabila toko melakukan pemindahan barang , maka system bisa melacak dan bisa menset
kembali di system.

Cek Availabilty
Ketika barang sudah dipindahkan , maka klik validate

Maka proses perpindahannya selesai

 28. Proses Transfer

Proses transfer berhasil

29. Pergerakan Barang Lokasi Virtual

Simulasinya adalah ketika bidang marketing membutuhkan barang untuk dibawa ke
pameran, maka barang tersebut akan keluar dari stok. Lokasi virtual akan mengurangi
stoknya dan akan dicatat dalam pelaporan keuangan.
Validasi Inventory Overview yang telah dibuat

Kemudian bukti dapat dicetak atu print. Bukti ini juga dapat dikirim melalui email.
 30. Inventory Adjusment
Fungsi adjust inventory adalah untuk menghitung barang yang masuk dan keluar secara
sistematis. Informasi dari kuantitas barang akan terekam dalam sistem dan karyawan
bisa mengatur langkah selanjutnya dari sana.
Untuk membuat Inventory adjust yang baru dengan cara , Klik menu inventory>
operations> inventory adjustment

Inventory pada prosuk Beras belida

Tampilan dibawah ini adalah tampilan Inventory Adjusment yang berisikan Inventory date,
dan Inventory Reference. Pada tampilan dibawah ini juga dapat melihat statusnya

31. Proses Retur Barang

Retur adalah pembelian adalah pengembalian barang dari pihak pembeli kepada pihak
penjual biasanya disebabkan karena barang yang diterima tidak sesuai dengan yang
diinginkan. Retur terdiri dari dua jenis yaitu produk yang dikembalikan, atau produk
tidak dikembalikan dan ada pembayaran ganti rugi saja (Refund).
Pada Modul Inventory bagian option pilih transfer kemudian lakukan filter status done,
kemudian memilih PO mana yang akan dilakukan retur
Setelah memilih PO mana yang akan di retur , kemudian klik button return dan masukkan
jumlah barang yang akan dikembalikan

Bukti Pengembalian barang yang dapat dilakukan dengan di cetak atau kirim email.
 32. Proses Re-Order Point
Pada dasarnya, reorder point adalah salah satu manajemen persediaan yang memiliki tujuan
utama untuk meminimalisir atau menekan terjadinya situasi kehabisan stok.
Pada gambar dibawah ini merupakan metode yang digunakan dalam pengendalian bahan
baku atas dasar bahwa persediaan terdapat pada dua tingkatan yaitu tingkatan maksimum
dan tingkatan minimum.

Menentukan Vendor

Pada gambar diatas adalah pihak yang membeli barang atau jasa dan menjualnya kembali
kepada pihak konsumen atau bisnis lain. Vendor memegang peran penting dalam proses
rantai pasokan suatu bisnis dalam menjual barang atau jasa mereka.
 33. Pembatasn Akses Gudang
Asumsinya jika ada banyak Gudang,perlu dilakukan pembatasan hak akses user terhadap
Gudang tersebut. Ilustrasinya Gudang pusat hanya bisa di akses oleh user di Gudang
pusat, dan begitu juga dengan Gudang cabang.
Untuk Pembuatan akses Gudang ini terlebih dahulu aktifkan mode developer pada Odoo
kemudian setting dibagian User&Companies selanjutnya pilih Group selanjutnya create
dan isi nama grup lalu memilih inventory / user kemudian select. Maka Pada gambar
dibawah ini bisa dilihat pada pembatasan akses gudang dimana nama dan login akses
dapat kita lihat siapa aja yang login untuk mengakses gudang

Setelah di save , Pada tab record rules, pilih berbagai macam hak akses sesuai kebutuhan.
Jika tidak ada yang sesuai dengan list yang ada, maka bisa dilakukan penambahan. Pada
gambar diatas bisa dilihat group pada inventory user dimana terlihat nama,model,domain
dll

Proses selanjutnya membuat User untuk Admin Gudang yang membantu mengelola barang
di Gudang , untuk membuatnya ada pada bagian setting> user &Companies> User,
kemudian isi form yang tersedia sesuai kebutuhan. Kemudian kita bisa atur password
untuk admin Gudang pusat.
Test untuk mencoba masuk sebagai admin Gudang pusat

34. Proses Penjualan

Sales Order (Pesanan Penjualan) digunakan untuk mencatat Purchase Order (Pesanan
Pembelian) yang berasal dari catatan transaksi yang dilakukan oleh pelanggan.
Adapun manfaat menggunakan Sales Order yaitu :
1. Memproses penjualan menjadi lebih cepat, efisien
2. Meningkatkan kepuasan konsumen
3. Memantau logistik serta inventaris secara efisien
4. Menghemat waktu tim sales untuk memilah konsumen yang serius dan yang tidak.
Terdapat 2 skema yang akan dilakukan, yang mana skema 1 yaitu Dimulai dari penawaran.
Pada modul sales meng create quotation lalu mengisi form dan save kemudian kirim ke
 customer. Setelah customer menyetujui penawaran , maka status harus dirubah menjadi
sales Order.

Selanjutnya pada gambar dibawah ini merupakan proses quotation dengan status sudah
menjadi sales. Pada tahapan sebelumnya, untuk membuat quotation Langkah yang harus
kita lakukan adalah masuk ke modul sales, kemudian create quotation. Setelah klik save
lalu pada draft sebelum mendapatkan persetujuan dari admin, maka status akan
quatatiom sent. Setelah di valisasi maka status akan berpindah ke sales order.

Pada bagian pojok kanan atas sebelumnya terdapat gambar truk dengan angka 1. Klik truk lalu akan
diarahkan ke daftar pembelian sales order. Selanjutnya klik draft tersebut. maka akan ada status
create invoice.
Create invoice berhasil, dilihat di sebelah kanan  atas terdapat 1 invoice

Setalah invoice di validasi, di sebelah kanan atas akan terdapat 1 invoice. klik invoice lalu
kita akan diarahkan untuk melakukan penagihan pembayaran.

Tampilan diatas merupakan tampilan customer invoices yang melakukan penjualan kepada
customer Warung Bunda Ima. Status nya yang sudah melakukan create invoice adalah
cklik register payment.
Pada proses yang dilakukan penulis, Invoice dapat print dengan mengklik bagian print .
Dapat dilihat informasi bahwa proses payment terms nya berdurasi 15 hari.

Tampilan diatas merupakan bukti invoice sudah dalam status in payment pada sistem.
Artinya proses Sales order yang dilakukan sudah berhasil.
 35. Membuat Pricelist Baru
Sebuah bisnis dalam prosesnya terkadang membuat pricelist yang berbeda pada barang
yang sama. Misalnya ada periode tertentu vendor toko bersama akan menjual  barang
yang akan dijual harganya diskon 20%, setelah lewat periode tersebut sudah harga
normal. Dalam hal ini, toko bersama juga menerapkan pricelist ini.  Odoo dapat
memenuhi kebutuhan bisnis tersebut dengan membedakan pricelist barang. Caranya
adalah sebagai berikut. Klik menu sales>Products>Pricelis. 
Dengan adanya pricelist dari toko pusat(vendor) toko bersama ketika akan memberikan
harga diskon juga tidak mengalami kerugian. Dan ini semakin menarik pelanggan Toko
Bersama untuk semakin menajdi pelanggan setia toko bersama.

Pada sebuah bisnis dalam prosesnya terkadang membuat price list yang berbeda pada
barang yang sama, misalnya terdapat barang yang dijual dengan harganya diskon 2%
setelah lewat periode harga menjadi normal, dan itu dapat dilakukan di sistem odoo
tepatnya pada modul Sales dibagian pricelist, kemudian kita create dengan judul Pricelist
Pada Bulan Januari 2023.

Pricelist dengan diskon

Untuk pricelist diskon yang sudah di set pada bulan januari , maka produk akan dapat mendapat
potongan 2% , maka harganya akan berkurang dari harga normalnya.
Setelah itu mencetak bukti pengiriman barang. Data bukti pengiriman ini bisa dikirim melaui email
atau send langsung melalui Odoo.

Kemudian beralih kebagian draft invoice penjualan , yaitu invoice penjualan barang susu Bendera
kaleng coklat ke customer Rumah makan Berkah.

Pada gambar diatas dapat kita lihat pembayaran pada produk yang sudah dibeli. Ketika proses
pembayaran berhasil di validasi, Maka akan muncul RFQ dengan status IN Payment. Artinya
prosees SO kita telah berhasil.
 36. Point of Sales (PoS)

POS adalah sebuah sistem yang memungkinkan proses transaksi bisa disebut juga hardware
dan software yang saling mendukung. POS juga dilengkapi dengan fungsi pelaporan.
POS bisa menghitung secara cepat, menyimpan uang, dan juga mencetak invoice atau
struk bagi para pelanggan. Seiring perkembangan teknologi, fitur POS bertambah. POS
berevolusi menjadi tempat penyimpanan data customer, menghitung laba dan rugi,
bahkan untuk merekap laporan penjualan. Adapun keuntungan yang diperoleh Ketika
menggunakan sistem POS adalah: 
1. Menyimpan harga barang
2. Mencatat pendapatan, pengeluaran, dan laba 
3. Mencatat secara otomatis barang yang masuk dan keluar 
4. Menghemat budget dalam merekrut tim khusus karena dengan adanya sistem POS dapat
dikerjakan sendiri.

Untuk menset POS, terlebih dahulu beralih ke modul POS, kemudian settings pada bagian
configurations lalu pad payment methods create baru dengan jenis pembayaran tunai,
debit dan Shopee Pay.

Berikut daftar payment methods yang sudah dibuat, pada bagian tunai, kita ceklis cash
karena pembayaran dalam bentuk tunai.

37. Proses Konfigurasi PoS

Untuk konfigurasi POS dapat dilakukan dengan kustomisasi kebutuhan toko. Pada tahap
ini, penulis membuat konfigurasi dengan nama Shop. Kemudian diatur pricing, payment
nya. lalu save. Kemudian klik new session. 
 38. Transaksi POS

Untuk membuat Transaksi dimulai dari membuat session baru pada shop, kemudian
menentukan modal awal cash yang ada pada mesin kasir, kemudian open, setelah itu kita
dapat memilih produk yang dibeli pelanggan, dan hasilnya akan muncul disisi kiri daftar
produk, setelah selelasi maka dilanjutkan dengan payment atau pembayaran produk oleh
customer.
Disitu kita bisa mengubah quantitynya.Jika sudah selessai maka kita bisa langsung
membayar baik itu secara debit maupun tunai.

Setelah pembayaran selesai maka kwitansi atau struk dapat di print atau dikirim melalui
email customer. Pesan email akan masuk ke email penerima. Struk ini berfungsi sebagai
bukti pembayaran.
 39. Proses Akuntansi dan Keuangan

Pada modul ini, akan menggunakan modul Accounting Modul Akuntansi Odoo
menyediakan semua proses keuangan umum yang diperlukan dalam suatu organisasi,
termasuk hutang dan piutang, rekonsiliasi bank dan manajemen kas, serta pajak dan
pelaporan.

Pada gambar diatas invoices sebuah dokumen yang biasanya digunakan sebagai bukti pembelian
barang atau jasa yang dibuat setelah transaksi pembelian selesai dilakukan. Di dalam invoice
pembelian ini akan berisi jumlah perhitungan total pembelian barang atau jasa yang biasanya
akan digunakan sebagai arsip perusahaan.Pembuatan Customer Invoice ini sebenarnya dapat
dilakukan dengan 2 cara:
1. Customer Invoice yang dapat dihubungkan dengan Sales Orders melalui modul Sales
→ To Invoice →Orders to Invoice
2. Customer Invoice dapat dibuat oleh Tim Sales terlebih dahulu dalam bentuk Draft
(tidak bisa melakukan posting Invoice) dan Tim Accounting dapat mengakses Draft
Invoice melalui modul Accounting → Customers >-->Invoices dan menekan tombol
“Post” setelah memeriksa kesesuaian dokumen pengiriman yang sudah divalidasi;
Jika status tagihan nya lunas, maka akan muncul tampilan inpayment. Namun jika hanya
membayar setengah dari total ampunt, maka akan ada status partial.
 40. Modul Customer Relationship Management ( CRM )
Modul CRM untuk menganalisis interaksi antara perusahan dan pelanggan dengan tujuan
untuk meningkatkan penjualan melalui hubungan yang lebih baik dengan pelanggan.
Modul ini membantu perusahaan mengelola data-data pelanggan seperti daftar
pelanggan beserta detail mereka, jejak interaksi, segmen pelanggan, detail perilaku
pelanggan, komplain pembelian, dan data yang lain yang berkaitan erat dengan
marketing dan penjualan. Untuk menggunakan modul ini, yang pertama kita lakukan
adalah melakukan setting pada modul CRM.
Pada setting User pada penggunaan Odoo sangat diperlukan karena dapat melihat user siapa
saja yang aktif dan bisa melakukan manajemen penggunaan sistem odoo beserta hak
aksesnya. untuk tahapan pembuatan user ini pada odoo , kita perlu create pada menu
user kemudian mengisi form jabatan atau departemen yang disediakan kemudian
menambahkan password. Dan pada gambar diatas terlihat pada bagian Users terdapat 6 Active
Users yang mana artinya sudah ada 6 Users aktif yang ditambahkan.

Lanjut pada menu setting bisa kita ubah sesuai dengan kebutuhan yang kita pakai

Kemudian Pada gambar dibawah ini adalah pipeline secara harfiah berarti saluran pipa. Pipeline
bisa mengacu pada: Pipeline (film) Saluran pipa (komputer), elemen pemrosesan data.
Pada gambar dibawah ini customer termasuk individu/bisnis/organisasi yang membeli barang atau
jasa dari penjual melalui transaksi keuangan atau pertukaran moneter. Ketika seorang pelanggan
membeli suatu penawaran dari penjual, mereka bisa saja merupakan konsumen, tetapi mungkin
juga tidak.

41. SMS Marketing

Pada CRM juga terdapat fitur SMS Marketing yang mana modulnya di install terlebih
dahulu

’
Kemudian membuat SMS Marketing

Setelah membuat sms marketing lalu akan muncul notifikasi confirmation

Disini kita isi dengan promosi produk yang akan kita kirim

Setelah selesai maka akan muncul notifikasi seperti tulisan confirmation lagi

Lalu kita melihat di menu send yang sudah kita kirim apakah sudah terkirim atau belum

Lalu kita akan lanjut ke menu contact list

Disini kita melihat kontak pada sms marketing yang kita kirim

Lalu kita membuat baru yaitu tentang promosi produk

Disini kita lanjut kemenu kontak yang bernama KAEF.JK

Disini kita melihat kontak sms marketing dan nama beserta email

Lalu Ini adalah tampilan sms marketing analysis

Email Marketing

Dalam media promosi , Email marketing juga dapat menggunakan email marketing dalam
memasarkan produk , Langkah awalnya yaitu Pada menu setting kita dapat mensetting pada
email marketing.

Kemudian Pada gambar dibawah ini dapat kita lihat pada menu UTM Stages yang disitu
ada nama promosi

Selanjutnya Pada gambar dibawah ini terdapat menu Campaigns yang terdapat promosi

Pada tampilan dibawah ini , Disini kita mengedit promosi dengan sesuai keingingan yang
sudah disepakati.
Lanjut pada menu ini kita dapat melihat atau memilih mail body yang sesuai dengan
keinganan kita

Disini kita menuliskan kata-kata untuk mengirim promosi

Setelah itu kita save dan lanjut ke send

Maka akan muncul notifikation yaitu confirmation

Disini kita mengisi test mailing yang akan kita kirim ke mail

Lalu disini promosi yang sudah dikirim ke mail

Makatampilannya akan seperti dibawah ini, promosi januari yaitu 2 malings

 42. Survey

Modul Surveys digunakan pada pembuatan system ERP toko sembako ini yang mana
manfaatnya adalah toko dapat mensurvey kemudian survey dapat dianalisis untuk
mengembangkan usahanya (survey mengenai feedback customer).
Maka Modul Survey perlu di Install.

43. E-Commerce
Modul E-commerce digunakan untuk memasarkan produk atau jasa secara online.Sebagai
contoh, jika perusahaan melakukan penjualan produk atau pembelian stok secara online,
maka transaksi tersebut akan tercatat secara online pada modul sesuai dengan transaksi
yang dilakukan.Misalnya, untuk pembelian online akan tercatat pada modul procurement
dan penjualan online akan tercatat pada modul sales. Pada modul E-commerce terdapat
live chat dan forum, yang dapat memudahkan customer untuk menjangkau komunikasi
dan konsultasi produk pada perusahaan.
Berikut tampilan E-Commerce Toko Sembako Bersama
 44. Modul Employee
Dalam mengelola sumber daya manusia, toko bersama akan menerapkan modul Employee dengan
Human Resource Management atau yang di sebut dengan istilah pengelolaan sumber daya
manusia (SDM). Dimana HRM adalah hal yang umum dilakukan di lingkungan perusahaan
untuk menunjang kinerja employee. HRM sering diterapkan pada perusahaan berskala besar
yang telah memiliki pola dan prosedur yang baik dimana pengaturan sumber daya ini dilakukan
sedemikian rupa untuk membantu terwujudnya visi dan misi perusahaan tersebut.
Human Resources Management ini nantinya  memiliki tugas yaitu men-design sebuah sistem
Human Resources dengan harapan hal tersebut dapat diaplikasikan dalam industri – industri
yang sedang berkembang. Selain itu Human Resource Management atau yang sering disingkat
dengan HRM merupakan suatu metode yang dibentuk untuk mengatur sumber daya (tenaga
kerja) yang terdapat dalam sebuah perusahaan. Sistem ini diciptakan dengan tujuan untuk
memaksimalkan kinerja setiap individu secara efektif, sehingga tujuan dan cita-cita perusahaan
dapat tercapai.

Setelah berhasil melakukan instalasi modul Employee yang merupakan bagian dari Human
Resources pada Odoo ERP maka kita melanjutkan dengan melihat seting konfigurasinya.

Tahapan awal yaitu menginstall modul Employee

Kemudian kita dapat mencreate Employee baru

Modul employee di sistem ERP Odoo pada toko bersama ini  adalah salah satu modul SDM
utama yang membantu mengelola dan mengatur semua informasi mengenai karyawan
pada toko bersama. Dalam modul employee Odoo, toko bersama akan mendapatkan
platform dinamis untuk merekam profil yang kompatibel untuk setiap karyawan secara
terpisah. Sistem ini cocok untuk menyimpan informasi tentang detail kontak karyawan,
informasi pekerjaan, kontrak, resume, dan banyak lagi. Memelihara catatan karyawan
sangat penting untuk tujuan internal organisasi. Dengan mendokumentasikan profil yang
 tepat dengan informasi tentang pengalaman kerja, kualifikasi, keterampilan & bakat, dan
riwayat karir seorang karyawan, perusahaan dapat merencanakan program penilaian,
promosi, meningkatkan kebijakan karyawan, melakukan kegiatan pengembangan
keterampilan, dan program rekrutmen.

4.3 Penjelasan modul-mudul yang digunakan

Pada toko retail Bersama, Penulis menggunakan modul modul yang terdapat
pada aplikasi Odoo yang diantaranya terdapat modul sales. Modul sales digunakan untuk
membuat pesanan baru dan memantau semua pesanan serta pengiriman barang untuk
pelanggan yang ada di berbagai daerah. Modul ini mencakup pengelolaan data
pelanggan, pemantauan siklus penjualan, penjadwalan follow up ke pelanggan,
pembuatan penawaran penjualan, penerbitan tagihan, dan laporan penjualan yang
lengkap. Selain menggunakan Modul sales , pada sistem yang dibangun juga
menggunakan modul PoS (Point of Sales ) yang mana modul ini bertujuan untuk
memudahkan penggunaan user interface software PoS dan mempermudah proses
transaksi bisnis. Selain itu menggunakan modul ini membantu karyawan mencari data
barang yang dibutuhkan secara cepat karena stok barang terupdate secara real time.
Apabila toko sembako Bersama ini membuka cabang di tempat lain , modul ini
bermanfaat untuk melihat dan menganalisis penjualan setiap cabang secara langsung.

Selain menggunakan modul sales dan PoS (Point of Sales ), pada system ini juga
dibangun dengan menggunakan modul Inventory/warehouse yang mana modul ini
menyediakan fungsional untuk mengatur multi-warehouse, sehingga tidak perlu khawatir
ketika bisnis retail yang dikembangkan membutuhkan gudang baru. Fitur fitur yang
terdapat dalam modul ini adalah manajemen stok, manajemen gusang, perkiraan
inventaris (inventory forecasting), pengambilan dan pengemasan stok barang,
manajemen supplier, dan pelacakan pengiriman. Untuk system ini juga dirancang
menggunakan modul Accounting, modul ini dapat dikatakan modul yang penting dan
yang berpengaruh dalam proses bisnis toko Bersama yang mana manfaaat dari modul ini
untuk mengelola keuangan dan proses bisnis. Fitur yang dapat digunakan dalam modul
ini adalah fitur penagihan , bank dan kas, jurnal entri, laporan keuangan, dan lainnya.

         Pada system ERP toko sembako Bersama ini juga menggunakan modul Purchase
yang mana fungsinya untuk mencatat transaksi secara tunai maupun kredit. Sehingga
toko sembako ini dapat membeli produk - produk dari supplier dengan pembayarannya
bertahap atau hutang. Modul CRM juga digunakan dalam pembuatan system ERP pada
toko ini. Tujuan dari penggunaan modul ini adalah mengelola saluran yang mana dapat
merencanakan kegiatan toko yang perlu dilakukan setiap tahun, bulanan , mingguan dan
harian dan dapat mengoptimalisasi pekerjaan sehari-hari, dengan modul ini dapat
mengumpulkan lebih banyak kontak dengan mitra perlengkapan otomatis. Modul ini
akan mengambil database kontak berdasarkan apa yang kita cari.

Modul Surveys digunakan pada pembuatan system ERP toko sembako ini yang
mana manfaatnya adalah toko dapat mensurvey kemudian survey dapat dianalisis untuk
mengembangkan usahanya (survey mengenai feedback customer). Selain itu modul
survey juga dapat digunakan sebagai media untuk mengintropeksi pekerja-pekerja pada
toko tersebut. Maka dari itu diperlukan juga modul Employees untuk memungkinkan
untuk toko mengelola kehadiran karyawan dan mengikuti jam kerja dan implikasi biaya.

Untuk system ini perancang juga memasukkan Calender untuk membuat

perencanaan kerja secara sistematis. Kemudian penggunaan modul Contact diperlukan
untuk menambah merubah , menyimpan semua kontak baik karyawan, supplier maupun
pelanggan. Modul selanjutnya yang digunakan pembuatan system ini adalah Email
Marketing yang mana bertujuan untuk memasarkan produk dengan cara massal dan
cepat. Kemudian terdapat Modul SMS Marketing juga yang hampir sama tujuannya
dengan Email Marketing dan yang terakhir adalah modul Live Chat
 BAB V
Kesimpulan Dan Saran

5.1 Kesimpulan
Berdasarkan dari implementasi Odoo pada Toko Bersama yang mana dimulai dari
proses identifikasi masalah, analisa proses bisnis, implementasi dan pengujian
aplikasi, dapat ditarik beberapa kesimpulan yaitu:

1. Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP) dapat meningkatkan

efektifitas serta efisiensi pada proses bisnis Toko Bersama
2. Dengan dilakukannya pengujian implementasi odoo membuktikan bahwa
aplikasi odoo dapat mempermudah suatu perusahaan dalam pembuatan faktur
pembelian, penjualan, dan pengecekan persediaan barang.
3. Setelah melakukan pengujian dengan implementasi aplikasi odoo dapat
membantu dalam pengambilan keputusan secara cepat dan tepat.
4. Aplikasi odoo juga dapat menghasilkan laporan secara otomatis dengan cepat
dan tepat yang mana berdasarkan kebutuhan perusahaan. Contohnya seperti
laporan pembelian, penjualan, persediaan barang serta laporan keuangan.

5.2 Saran
Berdasarkan pengujian yang telah dilakukan saat ini, saran untuk selanjutnya yaitu
dalam melakukan pengimplementasian ERP yang mana menggunakan bantuan
aplikasi Odoo, diharapkan aplikasi odoo dapat berkembang lagi, seperti
menambahkan beberapa modul lainnya yang pastinya akan bermanfaat dalam
membuat laporan baik itu pembelian, penjualan, persediaan barang maupun laporan
keuangan pada suatu perusahaan.

5.3 Job Description

a. Asmawati
● Bab 1, 2 ,3,4, 5,6
●Bab 4 Modul 1 sampai 6
● Laporan Project UAS Bab 1, 2,3,4 dan 5
b. Muhammad Ababil
● Bab 2, 3,4,5
● Bab 4 Modul 7 sampai 14
● PPT

c. Nicholas Branetha
● Modul 4 bab 6,7,8,9
● Laporan Project UAS Bab 4

d. Anjalina Ester Sinaga

● Bab 3
● Design Logo poster,background laporan

d. Maharani Ardelia
● Bab 2