Standar Operasional Prosedur – Monitoring dan Pengelolaan Piutang

Dagang

Tujuan

Kebijakan ini ditujukan agar pembayaran Customer dapat dilakukan tepat waktu sesuai dengan
perjanjian/kontrak dan dapat dilakukan secara menyeluruh.

______________________________________________________________________________

Ruang Lingkup

Kebijakan ini meliputi penagihan termasuk tata cara penagihan dan tindak lanjut jika
pembayaran tidak sesuai dengan perjanjian.

______________________________________________________________________________

Kebijakan Umum

Piutang Dagang diberikan ke Customer dengan skema jatuh tempo adalah 3(tiga) bulan dari
masa pembelian barang.

Atas terjadinya Piutang Dagang dari penjualan kredit maka dokumen pelengkap harus
disertakan untuk keperluan penagihan.

______________________________________________________________________________

Prosedur

1. Staff Administrasi Piutang memeriksa Daftar Piutang Customer lalu menyiapkan

Rencana Penagihan atas piutang yang sudah jatuh tempo dan memberikan Daftar
Penagihan beserta kelengkapan dokumen kepada tim Sales yang akan melakukan
penagihan ke Customer.
2. Setelah Sales melakukan penagihan, maka Sales akan memberikan informasi tagihan
kepada Staff Administrasi Piutang, apakah Customer melakukan pelunasan atau
membuat Kontra Bon. (harus ada Nama, Tandatangan dan Stempel Customer)
3. Pelunasan Customer dengan cara tunai atau transfer bank ke rekening perusahaan
harus segera dicatat pada sistem. Bagian Kasir melakukan pengecekan atas faktur yang
dicicil atau dilunasi tersebut dan memeriksa apakah Bukti Pelunasan sesuai dengan Data
Piutang di sistem Accurate.
 4. Staff Administrasi Piutang wajib melakukan konfirmasi atas Kontra Bon dari Customer
saat menerima bukti Kontra Bon.
5. Tindak lanjut atas pembayaran yang tidak sesuai dengan perjanjian adalah
a. Tagihan yang sudah jatuh tempo namun belum dibayarkan oleh pihak Customer
pada saat Sales melakukan tagihan.
b. Staff Administrasi Piutang melakukan konfirmasi Piutang melalui telepon atas
tagihan tersebut dengan tata cara penagihan yang baik, sopan dan beretika, serta
selalu berkoordinasi dengan atasan.
c. Manager menindaklanjuti atas penagihan yang tidak bisa ditangani oleh Sales
ataupun staff Administrasi Piutang melalui konfirmasi ataupun kunjungan ke
Customer.
6. Manager wajib memantau Piutang Dagang Customer dan memberikan pelaporan
piutang ke kantor pusat terutama untuk piutang yang melebihi jatuh tempo beserta
alasannya.
Terkait permasalahan kredit atas Customer yang bermasalah maka Manager wajib
melakukan tindakan dengan menarik kredit atau memberikan batasan atas kredit yang
diberikan.

_____________________________________________________________________________

Revisi

Kebijakan ini mulai berlaku sejak ditandatangani sampai ada revisi selanjutnya.

______________________________________________________________________________

Mulai berlaku :

Approval :

Kebijakan dan Halaman Mulai Berlaku Nomor Dokumen

Prosedur

Monitoring dan
Pengelolaan Piutang
Dagang