WORKSHOP

HUBUNGAN ANTAR KLIEN - DESAINER

JUM’AT, 7 JUNI 2013 @ HYATT REGENCY – YOGYAKARTA
PEMBICARA : DIAN WAHYUNINGRUM

PERKENALAN

Hallo teman-teman peserta semua.. terima kasih sudah hadir dalam acara ini dan
mengikuti diskusi bersama saya, Dian Wahyuningrum (Dee). Saya bergabung di
99Designs belum sampai 2 tahun, masih terbilang muda dalam pengalaman. Untuk itu
saya lebih memilih menjadikan workshop ini seperti diskusi dan sharing santai tentang
pengalaman saya selama di 99Designs ataupun diluar. Juga saya harapkan anda semua
bisa saling sharing pengalaman, sebagai masukan bersama terutama untuk masukan saya.
ID 99Designs : http://99designs.com/people/onlydeestudio / Onlydee*
Usia : 26 Tahun
Domisilli : Bandung
Kiranya segini saja perkenalan saya, untuk selanjutnya kita bisa ngobrol diluar sesi ini.

PENDAHULUAN
 
Menjalani profesi sebagai seorang desainer tentunya tidak luput dari hubungan
dengan orang lain. Bekerja dengan team dan tentunya dengan klien. Sebagian besar
proyek yang dikerjakan oleh seorang desainer selalu berkaitan dengan klien, sebagai
pemilik proyek atau sebagai teman kolaborasi. Untuk itu diperlukan hubungan yang baik
terjaga antara desainer dengan klien.
Terutama desainer yang bekerja di crowdsourcing seperti 99Designs, setiap kali
kontes kita pasti dihadapkan dengan Contest Holder (CH) yang dimana tidak lain adalah
klien.

BERKOMUNIKASI DENGAN KLIEN DALAM 99DESIGNS.

 
  Sering kali saya mendapat pertanyaan dari teman-teman 99designs tentang
bagaimana cara berkomunikasi dengan CH di kontes. Saya pikir ini hal yang biasa,
ternyata banyak yang kesulitan dengan cara bekomunikasi dengan klien ini, jadi mungkin
ini salah satu masalah yang serius untulk para desainer. Ini adalah beberapa poin yang
biasa saya lakukan dalam kontes dan sering saya sharing ke teman-teman desainer yang
lain :
1. Manfaatkan fasilitas PM dengan baik.
• Sebelum Submit ke suatu kontes, biasakan membaca brief kontes terlebih
dahulu. Jika ada yang tidak kita mengerti, kita bisa langsung bertanya via
Private Message (PM). Karena biasanya setelah kita submit, PM jadi
forbidden.
• Tanyalah poin-poin yang anda tidak mengerti dalam kontes itu, misalnya
tentang arah desain yang klien inginkan, atau kata-kata dalam kontes yang
anda tidak mengerti dan tidak dapat di translate dengan baik oleh google
translate, jujur pada klien jika bahasa inggris anda kurang baik dan
mintalah klien untuk menjabarkan kata-kata itu sampai anda mengerti
maksudnya.
• Bisa juga kalian berkomunikasi tentang ide-ide yang akan anda hadirkan
untuk kontes itu. Selanjutnya bisa memberi penjelasan disetiap desain
yang anda submit.
2. Biasakan mengisi kolom komentar pada setiap desain yang anda submit.
• Dengan ini, klien akan lebih mengerti ide yang anda berikan untuk kontes
mereka.
• Lalu akhiri dengan pertanyaan, “Apakah ini sesuai dengan konsep anda?
Atau apa yang bisa saya kembangkan dari desain ini?”
• Bertanya sedetail mungkin, misalnya tentang font, warna, proporsi desain
atau hal lainnya yang anda pikir akan menjadikan desain anda lebih baik.
3. Jadilah desainer yang punya sikap.
• Klien tentu menjadi raja dalam kontes, tapi kita sebagai desainer
sebetulnya merupakan aspek penting kesuksesan sebuah kontes, karena
desainer yang mewujudkan apa yang mereka mau. Tanamkan itu dalam diri
kalian.
• Kita bisa menggunakan kekuatan komunikasi untuk mnegarahkan klien
agar tertarik pada desain kita, misalnya dengan menjelaskan secara detail
konsep kita, apa yang membuat konsep kita itu kuat dan bisa menjadi poin
yang kuat untuk perusahaan si klien. Dengan begitu klien bisa menilai
kemampuan kita dan kapasitas kita sebagai desainer yang bisa diandalkan,
bukan hanya sebagai desainer yang membuat desain asal-asalan.
• Belajar untuk menjadi jembatan antara ide kita dengan ide klien, ini bukan
hal yang mudah dan perlu diasah dalam jangka waktu yang lama.
• Melihat tawaran price kontes yang diberikan dalam kontes dengan
banyaknya desain yang kita submit dalam sebuah kontes, ini salah satu
cara membuat diri kita berkembang lebih professional. Bekerja sesuai
porsinya.
4. Meminimalisasi waktu bekerja sebagai desainer yang professional.
• Biasakan submit dengan memberikan 3-5 konsep yang berbeda disetiap
submit pertama, Dari sini kita bisa membaca arah konsep yang klien
inginkan.
• Sebagai desainer kita harus proaktif dalam bertanya sedetail-detailnya
tentang apa yang klien inginkan.
• Dengan ini kita juga dapat memanfaatkan waktu lebih baik lagi untuk
mengikuti kontes yang lainnya. Dan tentu kita bisa melihat keahlian kita
dalam memilih kontes yang sesuai untuk kita.
5. Setelah kontes usai, ada beberapa poin penting yang biasa saya lakukan :
• Jika menang dalam kontes tersebut, selalu tinggalkan pesan tentang betapa
anda sangat berterimakasih kepada klien karena telah mempercayai dan
menghargai desain anda adalah pilihan yang terbaik untuk perusahaan mereka,
pada kolom handover.
• Setelah itu, Tanya e-mail klien, tunggu responnya memberikan e-mail, lalu e-
mail klien tentang kebutuhan apa saja yang klien butuhkan (files), lalu
tanyakan apakah ada bagian-bagian kecil yang ingin klien rubah dalam desain
atau winning desain merupakan desain yang final. Ini merupakan bentuk
service gratis anda untuk klien agar merasa puas setelah menggunakan jasa
anda.
• Jika klien meminta untuk dibuatkan stationery dan lain-lain, maka anda
persiapkan harga yang pantas untuk mereka, jangan terlalu mahal juga jangan
terlalu murah. Anggap saja ini merupakan salah satu tes servis anda yang
pertama untuk klien ini, bisa dengan bilang “Untuk harga awal, saya berikan
harga special untuk anda karena anda telah menghargai desain saya, maka saya
kasih harga $...., biasanya untuk mengerjakan stationery harga saya di $....
(lebih tinggi dari harga yang kalian kasih dimuka). Dengan trik ini, klien akan
merasa beruntung dan diperlakukan special oleh kita.
• Jika klien merasa final desain anda tidak ada yang dirubah, dan dia sudah
memberikan informasi apa saja yang dia butuhkan untuk handover, barulah
anda handover di 99designs web. Gunakan file .zip agar file yang di download
klien lebih cepat. Jangan lupa juga untuk bilang “Jika ada file yang crash atau
tidak bekerja dengan baik, mohon beritahu saya. Dan jika ada lagi yang bisa
saya bantu silahkan hubungi saya.”
6. Mengerti kapasitas klien.
• Dalam beberapa kasus, ada klien yang sama sekali tidak mengerti tentang
program desain. Maka membuat mereka bingung cara menggunakan file-file
desain yang sudah anda kirim. Berikalah informasi tentang itu, dalam hal ini
desainer harus mempunyai pengetahuan yang baik tentang program dan cara
kerjanya, juga tentang file-file, warna dan lain-lainnya.
 • Mulailah bekerja melalui email untuk hal-hal lanjutan dari kontes atau
mungkin projek baru dari klien diluar 99Designs.
 
 
 
PROJECT DI LUAR 99DESIGN

Dari poin terakhir mari kita lanjutkan untuk membahas bagaimana jika desainer
mendapatan project dari luar 99Designs? Apa saja persiapan yang menjadi bahan
pertimbangan desainer untuk menerima project tersebut? Simak tips-tips
dibawah ini :

A. Poin-poin yang harus dipertimbangkan sebelum ‘signing contracts’ dengan

klien.

• Portfolio
Seorang desainer yang baik, tentu saja akan mempersiapkan portfolionya dengan
baik sebagai senjata marketing dirinya. Paling tidak mempunyai website, tumblr,
blog, pinterest atau media sosial lainnya.
• Menerapkan rates desain
Dalam hal ini, kita tentunya sering bertanya berapa harga yang pantas untuk
diberikan kepada klien dalam mengerjakan sebuah project, dan sebaiknya
konsisten dalam hal harga. Hal ini bisa ditentukan berdasarkan :
• Jenis Project : Logo, Website, Stationery, Illustrasi dll.
• Harga standar : Melihat perbandingan harga freelance, agensi local ataupun
internasional.
• Siapa Klien kita : Jenis perusahaan, basis local atau internasional.
• Publikasi Materi Desain : Media Advertising (online/offline), media cetak, skala
publikasi local, nasional atau internasional.
• Waktu : Ini hal yang paling krusial dalam menentukan harga, bisa perproyek
tergantung berapa lama waktu yang kita berikan untuk klien dalam project ini atau
hitungan perjam. Tetapi paling adil dan efisien menurut saya, berdasarkan
perproject.

B. Persiapan awal dalam memulai project dengan klien.

• Brief
- Mintalah kepada klien kita untuk meberikan infromasi sebanyak-
banyaknya tentang perusahaannya.
 - Mintalah kepada klien untuk memberikan beberapa inspirasi atau referensi
yang menurut mereka menarik dan akan mereka gunakan sebagai konsep
awal project tersebut.
• Komunikasi
- Proaktif terhadap klien, lakukan brainstorming tentang project agar
bertemu dalam satu arah dan kita bisa menentukan apakah project ini
tepat untuk kita atau tidak.
- Jadwalkan beberapa kali untuk berkomunikasi secara intens, jangan
langsung meng-iya-kan suatu project yang nanti kedepannya akan
menyusahkan kita. Sebaiknya kita membuat jadwal diskusi paling tidak
selama seminggu dengan calon klien. Bisa ketemu langsung jika klien
dalam kondisi dekat ataupun via ym, skype atau media lain.
• Masukan dan pengembangan awal
- Dalam berdiskusi awal, temukan beberapa poin yang penting untuk
dibahas kedepannya. Perhatikan masukan-masukan dan kemauan awal
dari klien. Dengan begitu kita bisa melihat apakah kita mempunyai ide
untuk project ini atau blank.
- Jika kita punye ide-ide brilian untuk disampaikan, mulailah membuat
sketsa kasar untuk klien dari masukan-masukan mereka, dengan
beberapa pertimbangan.
- Transparanlah! Dalam hal ini maksudnya, jika kita tidak mampu
mengerjakan maka kita harus bilang dari awal ke klien dengan alasan dari
proses-proses diawal. Jika kita mampu, maka buatlah Deal segera dengan
klien, asal jangan terburu-buru, baik desainer dan klien sama-sama
membutuhkan waktu untuk berpikir.
• Proses
- Setelah akhirnya kita menyetujui untuk menerima project tersebut, dan
klien setuju dengan harga project mulailah dengan berdoa (wajib)
semoga project ini berjalan sesuai dan berhasil.
• Brainstorming
- lagi-lagi brainstorming, tapi ini memang proses yang paling penting
dalam sebuah project. Buatlah klien senyaman mungkin dengan kita,
sehingga semua keinginan klien bisa terungkap sedalam-dalamnya.
Mulailah dengan pembicaraan santai, terbuka kepada klien tentang latar
belakang kita. Brainstorming bisa secara formal dan informal. Setelah
itu kita sama-sama bisa membaca bagaimana si klien kita dan visi misi
kedepan yang mereka harapkan dari project dengan kita.
 • Timeline
- Mengingat perjanjian dalam project tersebut maka kita harus berusaha
membuat timeline sendiri untuk kita dan klien, dalam hal ini klien wajib
mengikuti proses timeline yang kita buat.

C. Apa yang harus dilakukan setelah project selesai

• Evaluasi
- Mengevaluasi bersama klien hasil project secara keseluruhan, apakah
poin-poin klien tercapai, sesuai dengan targetnya atau masih ada yang
kurang.
• Melibatkan diri dalam project
- Ikut andil dalam project klien, bisa dengan cara memantau
perkembangan project klien dan lingkungannya, lalu bisa memberikan
masukan-masukan positif untuk klien.
- Memberikan servis tambahan secara gratis untuk klien, dalam hal-hal
minor dalam desain yang sudah kita buat untuk klien.
• Testimonial
- Mintalah klien memberikan testimonial untuk hasil kerja kita, dari situ
kita bisa menilai tingkat kepuasan klien akan kapasitas kita sebagai
desainer.
- Testimonial ini juga berguna sebagai salah satu cara peningkatan
kualitas kerja kita dan sebagai salah satu alat marketing diri kita.

MERENCANAKAN PROJECT BERDASARKAN BUDGET

 
Selain project yang disepakati harganya di belakang, ada juga klien yang mengajukan
budget didepan untuk suatu project, ini harus lebih di perhitungkan kembali dan lebih
riskan. Berikut beberapa tips yang mungkin berguna untuk merencanakan project
berdasarkan budget.

• Estimasi Waktu
- Hal inilah yang paling penting, untuk menghindari ‘kerugian’ kita
sebagai desainer dalam project berdasarkan budget. Sebaiknya kita
menggunakan system hitungan perproject dengan tambahan-tambahan
dibelakang sebagai antisipasi jika project tidak selesai tepat waktu.
• Mengerti Budget klien
- Fleksibilitas klien terhadap budget jika suatu saat dalam proses mengalami
beberepa kendala, seperti overtime, atau keinginan klien yang tiba-tiba
 harus merubah ulang semua dari awal sehingga memakan waktu lebih
lama, ataupun factor x lainnya.
• Brief
- Membedah brief secara detail, terbuka tentang proses desain seperti
teknis dan tingkat kesulitan, sehingga klien bisa mempertimbangkan nilai
project tersebut sesuai dengan harga atau tidak.
• Realistis
- Komunikasikan beberapa permasalahan yang akan dihadapi selama proses
project berlangsung, apa yang menyebabkan project akan mundur waktu
misalnya masalah teknis, keputusan klien atas pilihan-pilihan tidak
memakan waktu sebentar, revisi-revisi yang akan diminta oleh klien dll.

• Menejemen Materi
- Persiapkan materi kita dari awal untuk project tersebut, apa yang kita
perlukan.
- Apakah kita ikut serta dalam proses produksi project tersebut atau tidak,
jika iya, maka estimasi biayanya juga harus ditambah.
• Sistem Pembayaran
- Berdasarkan per-jam atau per-project, saran saya yang terbaik adalah per-
project, dengan begitu kita bisa mengatur waktu sesuai harga.
- Uang muka, sebaiknya 50-50, agar kita sebagai desainer punya rasa
tanggung jawab yang besar terhadap klien begitu juga klien yang sudah
mempertaruhkan 50% budgetnya dalam project ini, sehingga kedua belah
pihak bisa berkolaborasi secara efisien dan bergerak lebih cepat dalam
feedback satu sama lain.
- Persetujuan mengenai biaya tambahan untuk klien, jika konsep berubah
total setelah 50% rampung, estimasi tidak ontime dalam waktu yang
disebabkan karena respon klien yang kurang. Biasanya 20-30% tambahan
biaya dari harga project.
• Tanda tangan kontrak
- Setelah poin-poin diatas antara klien dan desainer sudah disetujui. Maka
harus ada form kontrak yang legal dan setelah itu uang muka sudah
diterima oleh desainer, maka project baru bisa berjalan. Dengan adanya
form kontrak, kedua belah pihak akan bertanggung jawab bersama dengan
kewajibannya masing-masing.
• Peringatan
- Jika ditengah-tengah project, anda merasa ada yang melenceng dari
konsep dan kontrak, maka desainer harus melakukan diskusi dengan klien.
Jangan sampai posisi klien bisa merugikan anda sebagai desainer, karena
 bagaimanapun mereka membutuhkan kemampuan kita. Jika hasil diskusi
positif maka kedua belah pihak berkewajiban melanjutkan project.
- Jika hasil diskusi menemukan jalan buntu, putar arah untuk mengakhiri
project ini, dengan mempertimbangkan masalah waktu dan budget yang
tidak sesuai dengan kesepakatan diawal. Ini juga demi menjaga kredibilitas
anda sebagai seorang desainer, sebagaimana anda punya ketegasan dalam
pekerjaan anda dan penilaian klien jika pekerjaan anda tidak selesai
ataupun hasilnya tidak memuaskan karena dipaksakan. Intinya, jika
mampu maka lanjutkan dan jika tidak maka jangan berani melanjutkan.

Terima kasih telah menyimak presentasi singkat dari saya, semoga apa yang saya
bagikan bisa bermanfaat untuk menjadi dasar-dasar pedoman anda dalam menjalin
komunikasi dengan klien, sisanya, improvisasi tetap dibutuhkan sesuai dengan
kondisi. Sukses selalu! 

Dian Wahyuningrum