Modul Praktikum

Manajemen Pergudangan
2023

MODUL 10
“WAREHOUSE PERFORMANCE
(KINERJA GUDANG)”
Praktikum Manajemen Pergudangan

PROGRAM STUDI MANAJEMEN LOGISTIK

LABORATORIUM PERGUDANGAN
UNIVERSITAS LOGISTIK DAN BISNIS INTERNASIONAL
2023
 Modul Praktikum
Manajemen Pergudangan
2023

Warehouse Performance
(Kinerja Gudang)
Waktu: 150 menit praktikum,

I. TUJUAN
Mahasiswa dapat mengidentifikasi serta mengukur kinerja pada suatu gudang.

II. LANDASAN TEORI

Dalam ekonomi dewasa ini disebutkan bahwa konsumen bukanlah lagi
raja, melainkan seorang diktator. Begitulah gambaran pentingnya konsumen
dalam suatu bisnis. Menjaga dan meningkatkan layanan demi kepuasan
konsumen merupakan suatu keharusan mengingat rendahnya biaya yang
ditimbulkan untuk menjaga konsumen yang ada (pelanggan) ketimbang
mencari konsumen baru.
Suatu penelitian yang dilakukan oleh Reichheld dan Teal (2001)
menemukan pada beberapa perusahaan bahwa, dengan menjaga konsumen
dapat terjadi peningkatan keuntungan perusahaan sebesar 25-95 persen.
Penelitian tersebut juga menerangkan bahwa biaya yang ditimbulkan untuk
mencari konsumen baru sebesar 6-7% lebih mahal ketimbang
mempertahankan konsumen lama (pelanggan).
Dilihat dari perspektif gudang, hal ini berarti bahwa seorang manajer
gudang perlu memastikan tingkat akurasi, kualitas, ketepatan waktu, dan
efisiensi biaya dalam pengendalian proses di gudang. Dengan ini, manajer
gudang dapat mempertahankan pelanggan serta meningkatkan kepuasan
mereka dengan cara meningkatkan kinerja operasional gudang.

2.1 Pengukuran Kinerja Gudang

Menurut Ackerman (2003), terdapat 4 pengukuran yang harus
diperhatikan dalam kinerja gudang, yaitu :
a. Reliabilitas, contoh: ketepatan waktu pengiriman.
b. Fleksibilitas, contoh: siklus waktu pemesanan
c. Biaya, contoh: persentase biaya penjualan dan produktifitas jam kerja
buruh
d. Utilitas aset, contoh: efisiensi penggunaan area gudang, MHE, dan
peralatan gudang lainnya.
Modul 10 – Warehouse Performance| 2
 Modul Praktikum
Manajemen Pergudangan
2023

2.1.1 SMART
Pengukuran kinerja gudang haruslah menggunakan prinsip
SMART. SMART adalah filosofi yang digunakan untuk membantu
menetapkan target dan tujuan, misalnya dalam project management,
employee performance management, atau personal development.
Singkatan ini pertama kali digunakan dalam Management Review edisi
November 1981 oleh George T. Doran. SMART adalah :

S – Specific, menekankan pentingnya menetapkan target yang spesifik;

benar-benar spesifik. Hindari target yang terlalu umum atau kurang
mendetail. Target tidak boleh ambigu, harus jelas, dan dipaparkan
dengan bahasa yang lugas. Misalnya, tetapkan target seperti ini:
“tingkatkan penjualan dari 500 menjadi 1000 buah apel dalam sehari”
dan hindari “tingkatkan omset dari penjualan apel per-hari”.

M – Measurable, menekankan pentingnya kriteria yang digunakan

untuk mengukur besarnya kemajuan yang dibuat dalam mencapai
target. Filosofi yang melatar-belakangi poin ini adalah: “Jika target
tidak dapat diukur, mustahil untuk mengetahui apakah anda telah
membuat kemajuan dalam mencapai tujuan akhirnya”.

A – Attainable, menekankan bahwa target harus realistis dan dapat

dicapai. Target tidak boleh dibuat terlalu mudah (untuk performa
standar tim anda), tapi juga tidak boleh terlalu sulit sehingga terasa
mustahil untuk dicapai.

R – Relevant, menekankan pentingnya memilih target yang tepat.

Target yang dibuat oleh bank manager untuk membuat “50 sandwich isi
mentega kacang dan jeli sebelum jam 2 siang” bisa jadi merupakan
target yang Spesifik, Measurable, Attainable, dan Timely, namun tidak
Relevan. Seringkali anda membutuhkan dukungan berbagai pihak untuk
mencapai target: sumber daya, masukan dari Champion, dan apapun
yang dapat membantu meruntuhkan tembok penghalang.

Modul 10 – Warehouse Performance| 3

 Modul Praktikum
Manajemen Pergudangan
2023

T – Timely, menekankan pentingnya menepatkan target dengan

kerangka waktu, yaitu memberikan deadline pencapaian target.
Komitmen kepada deadline akan membantu tim untuk tetap fokus
menjalankan pekerjaan untuk memenuhi target tepat waktu, atau
bahkan lebih cepat.

2.1.2 KPI (Key Performance Indicators)

Indikator kinerja atau Key Performance Indicators (KPI) adalah ukuran
kinerja usaha untuk melakukan tolok ukur terhadap persaingan dan
mengeksplorasi kemungkinan peningkatan agar dapat memperoleh
keunggulan kompetitif. Fungsi pergudangan sangat penting dalam
setiap rantai pasokan. Jika produk tidak bergerak mulus dalam bisnis
rantai pasokan, akan menghadapi tantangan serius terkait layanan. Oleh
karena itu, perlu dilakukan penggerak kinerja gudang melalui indikator
kinerja utama. Selanjutnya, dalam lingkungan perbaikan yang
berkesinambungan, penting untuk melakukan tolok ukur terhadap
standar industri untuk mendorong perbaikan.

2.2 Mengukur Produktivitas Secara Tradisional

Saat ini terdapat banyak pengukuran produktivitas gudang. Pengukuran
secara tradisional ini berdasarkan tenaga kerja/buruh, area gudang, dan
penggunaan material. Kemudian pengukuran yang dilihat berdasarkan
performa biaya, yaitu persentase biaya penjualan, biaya pesanan yang dikirim,
unit yang diambil perjam, dan dock-to-stock time. Adapun pengukuran yang
dilihat berdasarkan akurasi pesanan dan ketepatan waktu pengiriman.
Pengukuran-pengukuran tersebut diuraikan dengan penjelasan sebagai
berikut:

1. Penggunaan waktu kerja buruh

Pengukuran ini dilihat dari waktu kerja didalam gudang yang
terpakai dengan jumlah total waktu kerja buruh yang tersedia. Tidak
termasuk waktu istirahat. Dengan perhitungan:

(Waktu kerja buruh terpakai x 100) ÷ Waktu kerja buruh tersedia)

Modul 10 – Warehouse Performance| 4
 Modul Praktikum
Manajemen Pergudangan
2023

2. Penggunaan area gudang

Kita dapat menghitung jumlah area untuk penyimpanan palet terpakai
dengan total lokasi area yang tersedia. Dengan perhitungan:
(Area terpakai x 100) ÷ Area tersedia

3. Penggunaan Material Handling Equipment (MHE)

Dengan perhitungan sebagai berikut:
(Waktu MHE terpakai x 100) ÷ Waktu MHE tersedia

4. Persentase biaya penjualan

Dengan Perhitungan sebagai berikut:
(Total biaya gudang x 100) ÷ Total pendapatan penjualan

5. Biaya pesanan yang dikirim

Dengan perhitungan sebagai berikut:
Total biaya gudang ÷ Banyaknya pesanan yang dikirim

6. Unit yang diambil per jam

Dengan perhitungan sabagai berikut:
Unit yang diambil ÷ Total waktu yang tersedia

7. Dock-to-stock time
Hal ini merupakan waktu yang dibutuhkan dimulai pada saat
kedatangan kendaraan di area penerimaan sampai stok pesanan ter-input
ke sistem.

2.3 Mengukur Kinerja Dengan Cara Baru

Salah satu pengukuran kinerja yang sering digunakan di United
Kingdom adalah OTIF (on time and in full). OTIF adalah pengukuran logistik
atau kinerja pengiriman dalam rantai pasokan. Biasanya dinyatakan sebagai
persentase dan mengukur apakah rantai pasokan dapat memberikan:
• Produk yang diharapkan (kuantitas dan kualitas)
• Di tempat yang disepakati oleh pelanggan
• Pada saat yang diharapkan oleh pelanggan

Modul 10 – Warehouse Performance| 5

 Modul Praktikum
Manajemen Pergudangan
2023

OTIF mengukur seberapa sering pelanggan mendapatkan apa yang

mereka inginkan pada saat mereka menginginkannya. Untuk mencapai
tingkat OTIF yang tinggi, semua fungsi rantai pasokan (di antaranya
pengambilan pesanan, pengadaan, pemasok, gudang, transportasi dan lain-
lain) harus berfungsi pada tingkat terbaiknya. OTIF dapat dihitung dengan
rumus:
OTIF = Jumlah Pengiriman On Time ÷ Jumlah Total Pengiriman x 100

2.4 Benchmarking
Benchmarking adalah suatu proses yang biasa digunakan dalam
manajemen atau umumnya manajemen strategis, dimana suatu
unit/bagian/organisasi mengukur dan membandingkan kinerjanya terhadap
aktivitas atau kegiatan serupa unit/bagian/organisasi lain yang sejenis baik
secara internal maupun eksternal. Dari hasil benchmarking, suatu organisasi
dapat memperoleh gambaran dalam (insight) mengenai kondisi kinerja
organisasi sehingga dapat mengadopsi best practice untuk meraih sasaran
yang diinginkan. Terdapat 4 tahapan penting dalam menerapkan
Benchmarking :
1. Memahami secara detail proses produksi atau produk saat ini.
2. Menganalisis proses produksi atau produk lainnya yang berkinerja baik.

3. Membandingkan proses produksi atau produk sendiri dengan proses

produksi atau produk yang berkinerja baik.
4. Menerapkan langkah-langkah perbaikan yang diperlukan untuk mendekati
proses produksi ataupun produk yang berkinerja baik tersebut.

Dalam penjabarannya, Robert Camp dalam bukunya yang diterbitkan

pada tahun 1989 mengemukakan Metodologi Benchmarking yang terdiri dari
12 Tahapan, yaitu :
1. Memilih Subyek
2. Menentukan Proses
3. Mengidentifikasikan Mitra yang berpotensi untuk dibandingkan
4. Mengidentifikasikan sumber data
5. Mengumpulkan data-data dan memilih mitra untuk dibandingkan
Modul 10 – Warehouse Performance| 6
 Modul Praktikum
Manajemen Pergudangan
2023

6. Menentukan kesenjangannya
7. Menetapkan perbedaan proses
8. Target kinerja yang diharapkan
9. Melakukan Komunikasi
10. Penyesuaian Tujuan
11. Menerapkan hasil dari benchmarking yang sudah diadaptasi
12. Meninjau ulang dan penyesuaian ulang

Benchmarking dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, diantaranya

adalah :
 Strategic Benchmarking, yaitu Benchmarking yang mengamati
bagaimana orang atau organisasi lain mengungguli persaingannya.
 Process Benchmarking, yaitu Benchmarking yang membandingkan
proses-proses kerja.
 Functional Benchmarking, yaitu Benchmarking yang melakukan
perbandingan pada Fungsional kerja tertentu untuk meningkatkan
operasional pada fungsional tersebut.
 Performance Benchmarking, yaitu Benchmarking yang membandingkan
kinerja pada produk atau jasa.
 Product Benchmarking, yaitu Benchmarking yang membandingkan
produk pesaing dengan produk sendiri untuk mengetahui letak kekuatan
(Strength) dan kelemahan (Weakness) produknya.
 Financial Benchmarking, yaitu Benchmarking yang membandingkan
kekuatan finansial untuk mengetahui daya saingnya.
2.5 Balanced Scorecard
Perkembangan di dalam dunia bisnis saat ini semakin kompetitif
sehingga menyebabkan persaingan yang luar biasa. Selain itu juga membuat
perubahan dalam hal lainnya seperti produksi, pemasaran, pengelolaan
sumber daya manusia (SDM) serta bagaimana cara penanganan suatu
transaksi pada suatu perusahaan dengan para pelanggan atau antara
perusahaan dengan perusahaan yang lainnya.
Akibat dari permasalahan tersebut maka manajemen harus bisa
mengkaji ulang pedoman yang selama ini telah di gunakan supaya dapat
bertahan serta bisa terus mengembangkan usahanya di dalam persaingan yang
Modul 10 – Warehouse Performance| 7
 Modul Praktikum
Manajemen Pergudangan
2023

semakin ketat ini. Akibatnya pengukuran atau penilaian suatu kinerja adalah
salah satu factor yang penting di dalam suatu perusahaan.

Gambar 2.1 Balanced Scorecard

Sejak awal, pemahaman mengenai pengukuran kinerja pada suatu
organisasi merupakan hal yang sangat penting dan vital. Dengan hasil
pengukuran kinerja yang baik maka akan menciptakan sebuah informasi
mengenai keberadaan bisnis tersebut serta bagaimana hal tersebut dilakukan
dan dimana itu terjadi.
Singkatnya pengukuran kinerja merupakan kartu laporan bagi sebuah
perusahaan. Untuk mengukur kinerja tersebut, salah satu alat pengukuran
kinerja yang baik adalah Balanced Scorecard.
Balanced Scorecard atau BSC merupakan suatu sistem manajemen
strategi (Strategic Based Responsibility Accounting System) yang
menjelaskan mengenai misi serta strategi dari suatu perusahaan ke dalam
tujuan operasional dan tolok ukur kinerja perusahaan tersebut.
Scorecard sendiri memiliki makna kartu skor. Maksudnya yaitu kartu
skor yang akan di gunakan dalam merencanakan skor yang di wujudkan pada
masa yang akan datang. Sedangkan balanced memiliki makna berimbang,
yang artinya dalam mengukur kinerja seseorang atau suatu organisasi harus di
ukur secara seimbang dari dua sudut pandang seperti keuangan dan non
keuangan, jangka panjang dan jangka pendek, intern dan ekstern.
Balanced Scorecard merupakan suatu mekanisme pada sistem
manajemen yang mampu menerjemahkan visi serta strategi organisasi ke
dalam suatu tindakan yang nyata di lapangan. Sehingga balanced scorecard
menjadi salah satu alat manajemen yang terbukti membantu banyak
Modul 10 – Warehouse Performance| 8
 Modul Praktikum
Manajemen Pergudangan
2023

perusahaan dalam mengimplementasikan strategi bisnisnya. Adapun beberapa

perspektif yang ada pada balanced scorecard, yaitu:

A. Perspektif Keuangan (Financial)

Balanced Scorecard menggunakan tolak ukur kinerja keuangan
seperti ROI dan laba bersih, sebab secara umum tolak ukur tersebut tentu
digunakan oleh setiap perusahaan dalam mengetahui laba bersih.
Balanced Scorecard merupakan suatu metode pengukuran kinerja
yang di dalamnya terdapat keseimbangan antara keuangan serta non
keuangan guna mengarahkan kinerja perusahaan menuju kesuksesan.
BSC dapat mendefinisikan lebih lanjut mengenai pencapaian misi yang
berperan dalam mewujudkan pertambahan kekayaan bagi suatu
perusahaan.
Di dalam Balanced Scorecard, pengukuran finansial memiliki dua
peranan penting yaitu semua perspektif bergantung pada pengukuran
finansial yang menunjukan implementasi dari suatu strategi yang telah di
rencakan, dan yang kedua adalah memberi dorongan kepada 3 perspektif
yang lainnya mengenai target yang harus di capai oleh perusahaan.
B. Perspektif Pelanggan (Customer)
Di dalam perspektif pelanggan, suatu perusahaan butuh
menentukan terlebih dahulu segmen pasar serta pelanggan yang akan
menjadi target organisasi. Kemudian manajer wajib menentukan alat
ukur terbaik dalam mengukur kinerja di setiap unit operasi dalam upaya
mencapai target finansialnya.
Lalu apabila suatu unit usaha ingin mencapai kinerja keuangan
yang terbaik dalam jangka panjang maka mereka wajib menciptakan serta
menyajikan produk aupun jasa yang bernilai lebih baik kepada pelanggan
mereka.
Suatu produk di katakana baik apabila memiliki manfaat yang
tinggi. Terdapat dua kelompok dalam pengukuran perspektif pelanggan
yaitu kelompok pengukuran inti icore measurement group dan kelompok
pengukuran nilai pelanggan (customer value proposition) yang di
dalamnya berkaitan dengan atribut produk atau jasa, hubungan dengan
pelanggan serta citra dan reputasi.
Modul 10 – Warehouse Performance| 9
 Modul Praktikum
Manajemen Pergudangan
2023

C. Perspektif Proses Bisnis Internal (Internal Business Process)

Perspektif ini menampilkan proses kritis yang memungkinkan suatu unit
usaha dalam memberi value proposition yang bisa menarik serta
mempertahankan pelanggannya pada segmen pasar yang diinginkan.
Secara umum terdapat tiga pedoman dasarnya yaitu:
• Proses inovasi
• Proses operasi
• Pelayanan purna jual
D. Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan (Learning and Growth)
Perspektif ini menyediakan infrastruktur guna tercapainya tiga perspektif
sebelumnya serta menghasilkan pertumbuhan juga perbaikan jangka
panjang. Terdapat tiga prinsip kapabilitas yang berhubungan dengan
kondisi internal perusahaan yaitu:
• Kapabilitas pekerja: kepuasan pekerja, retensi pekerja,
produktivitas pekerja
• Kapabilitas sistem informasi
• Iklim organisasi
2.5.1 Studi Kasus
Sebuah perusahaan industri makanan di Jakarta Barat menyadari
bahwa untuk bersaing di tengah kancah pertumbuhan industri sejenis
yang semakin marak dibutuhkan peningkatan pelayanan yang semakin
akurat dan waktu pengiriman (delivery time) yang semakin cepat.
Dengan kata lain adanya perbaikan di sektor logistik pada umumnya
dan pergudangan (warehouse) pada khususnya.
Bagaimana cara mengetahui adanya perbaikan di sektor ini?
Caranya adalah dengan mengukur kinerja / performance secara
periodik. Periodik ini bisa 1 bulanan, 3 bulanan, 6 bulanan. Namun di
PT. GMS ini, dilakukan pengukuran setiap 3 bulan dengan tujuan jika
ada penyimpangan yang terjadi bisa segera dilakukan koreksi dan
dicegah.
Untuk mengukur kinerja warehouse diperlukan KPI (Key
Performance Indicator) yang tepat. Dengan memonitor KPI, seorang
manajer bisa mengetahui kondisi warehouse yang dipimpinnya dan

Modul 10 – Warehouse Performance| 10

 Modul Praktikum
Manajemen Pergudangan
2023

dapat mengambil langkah – langkah yang strategis untuk melakukan

perbaikan dalam meningkatkan produktivitas.
Pada kasus ini digunakan pendekatan Balanced Scorecard untuk
mengukur kinerja PT. GMS. Adapun pendekatan balanced scorecard
ini mengacu pada penelitian yang dilakukan oleh Krauth, et.al (2005).
Tabel 2.1 menunjukan hasil Balanced Scorecard setelah diidentifikasi
KPI.

Modul 10 – Warehouse Performance| 11

 Modul Praktikum
Manajemen Pergudangan
2023

Tabel 2.1 Balanced Scorecard

Modul 10 – Warehouse Performance| 12