LEAN OPERATIONS

LEAN, VSM & IMPROVEMENT

(revisi)

Kerjakan Case: Value Stream Mapping- pp. 371-

372 - Chase (Ch. 14 – Lean Supply Chain)

Jumat, 18 Oktober 2019

Kuliah ke- 6, S-304,
Lean/18 Okt/2019/YAD Jam: 13.00 – 15.00
Pokok Bahasan:

I. Lean & Process-based Continuous

Improvement
II. Value Stream Mapping
III. Penerapan Value Stream Map
IV. Strategi Process Improvement..
 I. LEAN & PROCESS-BASED
CONTINUOUS IMPROVEMENT

For improvement to occur…

…work must be seen
as a process

…the process must be

mapped to see its flow

…the process must be

measured to highlight waste
House of Toyota (one version)
Lean (shorter time)
....is a philosophy which shortens the time between the
customer order and the final delivery by eliminating sources of
waste.
Value Added and Non-value Added

Value Added
Things the customer is willing to
pay for

Non-Value Added (Waste)

Activities that should be
eliminated, simplified, or reduced
 SM
II. KONSEP VALUE STREAM MAPPING
• Alat visual untuk mengidentifikasi semua aktivitas proses
What? perencanaan dan produksi untuk mengidentifikasi
pemborosan (wastes).

Why? • Untuk memvisualkan proses, atau bila tidak bisa berarti

proses tersebut tidak ada.

Who? • Lean planner, untuk tiap jenis produk (product family)

sebagai peta wilayah masing-masing.

When? • Current-state map sebelum perbaikan, agar langkah dan

manfaatnya dapat diukur.

Where? • Di tempat produksi (shop floor), bukan dari kantor. ….

(Dibutuhkan informasi yang real, bukan opini atau data lama).
How? • Halaman berikut……..
Value Stream Mapping (VSM)
“VSM adalah suatu tool kualitatif untuk mengeliminasi waste atau
muda dengan menggambarkan keadaan sekarang, waktu yang
akan datang, dan rencana implementasinya.”

Keuntungan VSM:
• VSM berguna karena VSM merupakan “peta” visual
dari setiap proses yang melibatkan aliran material dan
informasi satu rantai nilai produk.

• VSM mencakup keseluruhan rantai nilai (value chain)

mulai dari penerimaan bahan baku perusahaan sampai
pengiriman barang jadi ke pelanggan (customer).

• Jadi, VSM menggambarkan lebih banyak informasi

dibanding jenis peta proses atau flowchart yang lain dalam
perbaikan proses dengan metode lain atau Six Sigma.
 Langkah-langkah penggambaran VSM:
• Langkah pertama. Fokus pada satu ‘product
family’.
• Langkah kedua. Gambarkan peta situasi produksi
Product family saat ini. Mulai dari pelanggan akhir, dan mundur
(backward) ke hulu untuk merekam waktu proses
aktual (dari informasi langsung tangan pertama).
Current state Data aliran material dan informasi dari shopfloor,
drawing terdiri dari data tiap proses:

1. Cycle time (C/T),

Future state
2. Setup atau changeover time (C/O),
drawing
3. Uptime (waktu mesin tersedia on-demand, %),
4. Batch size produksi,
Work plan & 5. Jumlah pekerja tiap proses,
implementation 6. Jumlah variasi produk,
7. Pack size (ukuran barang yang diangkut ke proses
Bagan langkah-langkah sesudah),
penggambaran VSM 8. Waktu tunggu (tidak termasuk istirahat),
9. Scrap rate, dll.
 Pada VSM juga tersedia informasi:
- Besarnya bahan baku pasokan yang datang ke pabrik,
- Besar persediaan bahan baku di gudang (dalam satuan hari),
- Besarnya WIP antar proses (inventory buffers di depan tiap
proses) sesuai tipe masing-masing, dst.
- Waktu tiap proses, serta
- Lamanya waktu persediaan sebelum diproses.

• Langkah ketiga, setelah “Current State Map”, analis dapat menggunakan

prinsip-prinsip lean systems, seperti teknik load leveling (heijunka),
reducing setup time (misal dengan SMED), pull scheduling, penerapan
kartu kanban (supermarket), milk run (daily delivery), single piece flow,
serta menggambarkan hasil aliran produk yang lebih ramping
(streamlined) dalam suatu Future State Map…. Lama waktu Pitch = Takt
time X Batch size pallet juga menjadi indikator konsep lean yang baik.
Dihasilkan “Future State Map”

• Langkah keempat, membuat rencana implementasi untuk satu ‘single

product family’ berdasarkan future state map.
Contoh VSM
VSM Improvement
 III. PENERAPAN VALUE STREAM MAP

• VSM diperkenalkan untuk mempelajari proses-proses oleh John

Shook dan Mike Rother dalam “Learning to see”.
• VSM merupakan tool yang tidak bisa diabaikan apa lagi
ditinggalkan dalam menerapkan Lean.
• VSM yang dibuat dengan benar akan menggambarkan tujuan
berbasis informasi tentang keadaan operasi saat ini (current
state operations).
• VSM yang dipercaya, akan membantu kita untuk memutuskan
apa yang harus dilakukan serta urutan prioritasnya.
• VSM dibuat berdasarkan observasi selama berjalan sebagai
peta proses. Validasi hasil observasi dapat dilakukan dengan
menganalisis berdasarkan data historis (tapi, jangan gunakan
data historis untuk memetakan VSM).
Value Stream Mapping (VSM)

• Value stream mapping (VSM) adalah suatu jaringan

dari langkah-langkah awal sampai akhir yang
memberikan hasil bagi pelanggan (customer).

• Banyak dari kegiatan yang melalui VSM memberikan

nilai tambah kepada hasil, banyak juga yang tidak
memberikan nilai tambah, dan proses berhenti tanpa
kegiatan sama sekali. .
Contoh 1- Pemetaan “Pro Fishing Boats” VSM Supply Chain
Note:
Start from here
Banyak delay waktu pada ‘transportation’
US Suppliers
dan menunggu (‘waiting’).

12 wk

MFG Inc. 9 Wk 3 day Shanghi Port LA Port

3 day = .4 wk (.4 wek) 1 wk 14 days 5 days
China suppliers 2 wks to US .7 wk
4 wk
Warehouse
Pelabuhan
INFO
90/60/30 Forecast
• Komponen di persediaan I Wekkly orders
(Inventory) ada yang besarnya
untuk 12 wk, ada yang 4 wk.

• Cumulative lead time mulai

dari proses di MFG Inc.
sampai ke Pro Fishing
Warehouse 21.3 wk.
Pro Fishing Warehouse
• Flow time-nya masih bisa
dilacak untuk mendapatkan 7 day Chicago Hold 2 day
1 wk .5 wk .3 wk
waktu yang lebih akurat dan
6 wk
variabilitasnya
Cumulative lead time from MFG Inc. = .4+9+.4+1+2+.7+1+.5+.3+6 = 21.3 weeks.
Prinsip-prinsip Value Stream

Beberapa prinsip Value Stream:

1. Jaga pergerakan value stream agar bergerak pada

‘maximum velocity’ (flow time/value added time).
2. Eliminasi waste yang menghentikan,
memperlambat, atau mengalihkan value stream.
3. Lebih berkonsentrasi membuang waste ketimbang
mempercepat operasi value-adding.
4. Lihat waste di pabrik, kantor, fisik, kegiatan
prosedural, dan operasi teknis
Value Stream Map Symbols

3,000 units
Spot weld
C/T = 30 sec

ABC C/O = 10 min

plating 3 shifts
Finished
2% scrap rate = 1 day goods
Process Vendor Data box Inventory

Mon
and
Wed

Push Physical pull Shipment

Supermarket:
the location of a
predetermined
standard inventory
C/T = Cycle Time
C/O = Change over atau setup time
Value Stream Map Symbols (cont’)

Manual flow of For example: production schedule

information shipping schedule

Electronic flow of For example: EDI, Fax, etc.

information
Tells a process how many of what
Production Kanban can be produced and gives permission
20 to do so.

Tells a process how many of what

Withdrawal Kanban can be withdrawn and gives permission
to do so.

Place where Kanban are collected

Kanban post and held for conveyance .

Highlights critical improvement needs

Lathe at specific processes. Can be used to
Changeover Kaizen burst
plan Kaizen events.
Contoh 2 - Process Map

Total Time: 10 Days

2 Value-Added Time: 6 minutes

Weekly Production Weekly

Supplier
Orders Control Orders
Customer 1

Weekly Schedule
Daily Daily
4

Stamping Weld Assembly Paint Shipping

3 I I I I
Staging

1 Day 1 Day 2 Days 2 Days 3 Days 1 Day

50 sec 40 sec 90 sec 120 sec 60 sec
5 Process Time Line

19
Value Stream Mapping Symbols

Note:
C/T = Cycle Time
C/O = Change over or setup time (Time to switch from one type of item to another)
Lot size = Batch
Avail = Available number of seconds per day = 7.5 hours = 7.5 x 60 x 60 = 27,000 seconds per day
Uptime = Percentage of uptime
Contoh 3 - Manufacturing Process Map
 Contoh 4 - Value Stream Map for an industrial air-conditioning
installation service

T/T = Task time

TTT = Total throughput time
VAT = Value-added time
C/T = Cycle time

Sales Operations
office planning Cash
Forecasts Invoice management
status

Job-tracking confirmations
Completion
confirmation

Survey Order Assemble Frame Install

Wait in Wait for Ship to Wait for

branch assembly branch and installers
wait
T/T = 0.5 T/T = 0.5 T/T = 5.0 T/T = 0.75 T/T = 0.75
Avail = 100% Avail = 100% Avail = 100% Avail = 100% Avail = 100%
C/T= 30 C/T= 10 C/T= 12.5 C/T= 17 C/T= 35
Contoh 5 - Kaizen Burst
Cek terlebih dahulu D O W N T I M E, 5S, dll. Contoh kaizen burst berikut.

WIP antara Defect rate antara Visibility shipment buruk.

WS besar WS besar Kedatangan truk tak terlihat

Batch size besar. Infrequent 3 s.d 20 truk per hari.

Inventory besar shipment Variance besar

Lot size/Setup. Kombinasi WS dalam Cell. Inventory besar.

Coba Lot = 200 Desain kanban system Lead time meningkat

Jarang mengirim Pengiriman yang

full-order ke customer sempurna rendah
Contoh 6 - Tahapan VSM

Future State VSM

Current State VSM
Contoh 7 - Current Value Stream Map
Future Value Stream Map
IV. STRATEGI PERBAIKAN PROSES
(PROCESS IMPROVEMENT STRATEGY)

1. Produksi untuk TAKT TIME.

2. Bangun FLOW (continuous flow) yang memudahkan
reduksi inventory. Eliminasi daerah produksi yang
terisolasi.
3. Gunakan konsep Supermarket (PULL system) untuk
pengendalian produksi.
4. Kirim jadwal customer untuk satu proses produksi (ke
pacemaker).
5. Lakukan “load-level production” pada pacemaker.
6. Lepaskan/tarik small, consistent increments of work
to pacemaker (PITCH).
4.1. TAKT TIME

Match assembly pace to pace of orders.

Rate for assembling based on orders rate.

Work Time per Shift

Takt time =
Customer Requirement per Shift

27,600 sec
= = 60 seconds
460 pieces
 4.2. FLOW (Continuous Flow)
Batch and Push Processing

Process A Process B Process C

10 10 10
minutes minutes minutes

Lead Time: 30++ minutes for total order

Continuous Flow

A B C
4.3. PULL (Konsep Supermarkets dalam VSM)
• Untuk mengganti stok, lean manufacturing menggunakan
konsep Supermarket kecil yang dikelola dengan baik serta
menyediakan sebuah “inventory buffer” yang kecil,
sehingga mudah diisi dan diambil bila diperlukan.

• Bila continuous flow (one piece flow) tidak bisa dilaksanakan

dalam suatu sistem, dan proses hulu dioperasikan dalam
batch, satu Supermarket ditempatkan diantara dua proses,
untuk: (a). Menahan overproduction, dan (b). Menyediakan
feedback visual bagi kebutuhan customer.

• Kapasitas gudang Supermarket untuk tiap item inventory akan

mengontrol penarikan produk dari Supermarket melalui proses
suplai maupun penerimaan.
 Pull System

“Production” KANBAN “Withdrawal” KANBAN

Supplying Customer
Process Process
New product Withdrawn product

Supermarket
 Konsep Supermarket (Supermarket Pull System)
1) Customer process goes to supermarket - withdraws what it needs when it needs it.
2) Supplying process produces to replenish what was withdrawn.

“Production” KANBAN “Withdrawal” KANBAN

Supplying Customer
Process Process

New Product Withdrawn Product

Supermarket

Purpose: A way to control production between flows.

Controls production at supplying process without trying to schedule
 4. 4. KE PACEMAKER (Minimize
Supermarkets & Scheduling)
Langkah proses penyediaan ‘product family’ tertentu untuk
merespon customer. Pacemaker akan memberikan informasi ke
proses sebelum, sehingga terjadi ‘pool loops’ ke proses-proses
sebelum guna merespon kebutuhan customer.

Process 1 Process 2 Process 3 Process 4 Customer

FLOW
Supermarket

Process 1 Process 2 Process 3 Process 4 Customer

FIFO FIFO

Supermarket FLOW
 Build to Supermarket or to Shipping?

To Supermarket
To Shipping

Customer
Customer

Assembly
Shipping
Assembly Shipping

Supermarket
4.5. LOAD LEVEL PRODUCTION (HEIJUNKA)

A Kanban System with Levelling

Next day
Sequence Production Kanban
Type 1 2 3 4 5 5 N O
A 3 3 6
Withdrawal
B 2 2 2 3 Kanban
C 2 2 2 Or
Overflow Market Demand

C C B B AAA C C B B AAA

Raw Materials Finished Goods

Warehouse Production Warehouse Transport Customer
EPEI – „Every Part Every Interval“ Calculation

downtimes
Expected
Setup

Setup

Setup
Product A Product B Product C

EPEI

downtimes
Expected
Setup

Setup

Setup

Setup

Setup

Setup
Product A Product B Product C Product A Product B Product C

EPEI

downtimes
Expected
EPEI
4.6. PITCH (Pitch Batch Size)
“Sejumlah barang yang dilepas ke Pacemaker untuk dioperasikan
setiap Pitch cycle”.
• Faktor-factor yang dipertimbangkan dalam memilih “Pitch Batch Size” (yang
menentukan ‘Pitch time increment’)
• “Delivery unit" yang dikirim ke ‘end customer’. (e.g. pallet size, case size, the
waktu rata-rata dokter memeriksa pasien, dll).
• Dalam suatu mixed environment, ‘Pitch time increment’ sebaiknya tidak lebih
kecil dari waktu terpanjang (longest time) memproduksi satu "delivery unit"
dari tiap item pada product family.
• Batch size yang dikirim diantara proses-proses. (Inter-process transport
penting bila produk yang dikelola besar)
• Monitor kemajuan (progress) paling kurang 4 kali per shift — jadi Pitch
biasanya 2 jam atau kurang dari 2 jam.
• Yang terbaik adalah bila ‘Pitch’ digenapkan mendekati ‘increment Takt Time’.
Contoh 8 - Pitch Batch Size (produk manufaktur):

Bila diketahui Takt Time 10 detik, dan ukuran pallet

1,200 unit, berapa besar Pitch?

Jawab:

Pitch = 10 detik x 1,200 unit = 12,000 detik (atau

200 menit)

Maka, setiap 200 menit — Bagian Production

Scheduling akan mengirim instruksi ke pacemaker
work cell untuk memproduksi 1,200 unit barang.
Contoh 9 - Pitch Batch Size Pasien Dokter (service):

Diketahui Takt Time 15 menit dan pasien baru

diberikan ke dokter dalam batch 4 pasien (karena
pasien datang atau demand-nya tiap 15 menit), hitung
Pitch nya!

Jawab:

Pitch = Takt time x batch

= 15 menit x 4 pasien = 60 menit (atau 1 jam)

Maka, setiap jam - Petugas akan memanggil 4

pasien untuk satu Pitch cycle pemeriksaan setiap
dokter...
Thank You