A. DEFINISI
Salah satu unsur penting dan sangat vital yang menentukan keberhasilan
akreditasi fasilitas kesehatan tingkat pertama (FKTP) adalah bagaimana mengatur
system pendokumentasian dokumen. Tata naskah adalah pengelolaan informasi
tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan,
pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan
dalam komunikasi kedinasan. Tata naskah adalah penyelenggaraan komunikasi tulis
yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, dan
distribusi dokumen yang mengacu kepada panduan tata naskah yang digunakan di
Puskesmas Perawatan Sangowo adalah Peraturan Pemda Kabupaten Pulau Morotai
No 22 Tahun 2019 Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah
Kabupaten Pulau Morotai.
B. TUJUAN
1. Tujuan Umum
Pedoman ini dimaksudkan agar semua pemangku kepentingan memiliki acuan
dalam melakukan standarisasi tata naskah seluruh dokumen yang terkait
Reakreditasi FKTP.
2. Tujuan Khusus
Tersedianya pedoman bagi kepala puskesmas, penanggung jawab, pelaksana
upaya kesehatan dan semua petugas di FKTP dalam menyusun dokumen -
dokumen yang dipersyaratkan dalam standar akreditasi,
BAB II
RUANG LINGKUP
Panduan tata naskah meliputi seluruh dokumen akreditasi yang dipersyaratkan oleh
standar akreditasi, meliputi :
1. Surat keputusan kepala puskesmas
2. Pedoman atau panduan internal
3. Kerangka Acuan Kegiatan (KAK)
4. Standar Operasional Prosedur (SOP)
5. Formulir Implementasi
Dokumen yang dikendalikan adalah di seluruh layanan dan program yang ada di
Puskesmas Perawatan Sangowo.
BAB III
TATA LAKSANA
a. Penulisan Pembukaan :
Memakai Font “Bookman Old Style” 12, spasi 1,0 atau 1,15 Tidak dicetak tebal.
Memakai huruf Kapital diakhiri dengan tanda koma;
Contoh Judul
TENTANG
c. Penulisanan Konsiderans :
Memakai Bookman Old Style 12 dengan spasi 1,15
1. Konsiderans Menimbang : memuat uraian singkat tentang pokok-pokok
pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan ( diletakkan di bagian kiri).
Dimulai dengan “bahwa “, diakhiri dengan (;)
2. Konsideran Mengingat :
memuat dasar kewenangan dan peraturan per-UU yang memerintahkan
pembuatan keputusan tsb. Urutan penulisan peraturan dimulai dengan
peraturan tingkatnya paling tinggi yaitu Ketetapan MPR, UU, Peraturan
Pemerintah, Keputusan Pemerintah, Keputusan Presiden, Peraturan Menteri,
Instruksi Menteri dan Peraturan Daerah.
Contoh :
Menimbang : a. bahwa pasien mempunyai hak untuk memperoleh pelayanan yang
bermutu dan aman;
b. bahwa membangun kepercayaan masyarakat atas pelayanan publik
yang dilakukan penyelenggara layanan publik merupakan kegiatan
yang harus dilakukan seiring dengan harapan dan tuntutan
masyarakat Kabupaten Pulau Morotai tentang peningkatan layanan
publik;
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam a
dan b perlu menetapkan Surat Keputusan Kepala Puskesmas
Perawatan Sangowo tentang Penanganan Pengaduan Pelanggan:
Mengingat : 1. Undang – Undang Republik Indonesia No. 25 Tahun 2009 tentang
Pelayanan Publik;
2. Undang – Undang RepubliNo. 36 tahun 2009 tentang Kesehatan;
3. Peraturan Menteri Kesehatan No. 43 Tahun 2019 tentang Pusat
Kesehatan Masyarakat;
4. Peraturan Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi No 24 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyelenggaraan
Pengelolaan Pengaduan Pelayanan Publik Secara Nasional;
5. Peraturan Walikota No. 45 Tahun 2013 tentang Pelayanan
Penanganan Pengaduan Masyarakat di Lingkungan Pemerintah
Kota Denpasar;
d. Penulisan Diktum
Kata Memutuskan ditulis menggunakan huruf kapital diahiri dengan tanda baca titik
dua, di letakkan di tenggah margin;
Awal kata Menetapkan memakai huruf kapital dan di ahiri dengan tanda baca titik dua;
Memakai Font Bookman Old Style 12 dan 11, spasi 1,15 dengan huruf kapital tanpa
dicetak tebal.
Contoh :
MEMUTUSKAN:
ISMUL PINANG
Nama pimpinan berdasarkan Peraturan Bupati Pulau Morotai Nomor 22 Tahun 2019
tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Pulau
Morotai pada Bab V PARAF, PENULISAN NAMA, PENANDATANGANAN, DAN
PENGGUNAAN TINTA UNTUK NASKAH DINAS Bagian Kedua Penulisan Nama
Pasal .....
Ayat (...) menyatakan: Penulisan nama Bupati dan Wakil Bupati pada naskah dinas
1. Dalam bentuk dan susunan produk hukum tidak menggunakan gelar; dan
2. Dalam bentuk dan susunan surat dapat menggunakan gelar
ayat (....) menyatakan : Penulisan nama pejabat selain yang dimaksud pada ayat (....)
menggunakan gelar, nomor induk pegawai dan pangkat.
g. Penulisan lampiran
Halaman pertama harus dicantumkan judul dan nomor keputusan
Halaman terakhir harus ditandatangani oleh kepala puskesmas.
Contoh :
LAMPIRAN KEPUTUSAN KEPALA
PUSKESMAS
NOMOR 005/ /SK/ADM-PKM/I/2023
TENTANG JENIS- JENIS PELAYANAN DI
PUSKESMAS PERAWATAN SANGOWO
1. PelayananPemeriksaan Umum
2. Pelayanan Kesehatan Gigi Dan Mulut
3. Pelayanan KIA- KB
4. MTBS
5. PKPR
6. Pelayanan Gawat Darurat
7. Peleyanan GIZI
8. Pelayanan Persalinan
9. Pelayanan Rawat Inap
10.Pelayanan Kefarmasian
11.Pelayanan Laboratorium
Jenis-jenis pelayanan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) di Puskesmas
Perawatan Sangowo
ISMUL PINANG
2. Penulisan Pedoman/ Panduan
Pedoman adalah :
Ketentuan dasar yg memberi arah bagaimana sesuatu harus dilakukan
Dasar untuk menentukan atau melaksanakan kegiatan.
Mengatur beberapa hal
Panduan :
Petunjuk dalam melakukan kegiatan
Hanya meliputi satu kegiatan
Penulisan memakai Font Bookman Old Style memakai ukuran 12 dan 11 spasi 1,15.
Untuk judul memakai format.
PEDOMAN/ PANDUAN
PUSKESMAS PERAWATAN SANGOWO
Format penulisan
1. Pendahuluan
2. Latar Belakang
3. Tujuan Umum dan Tujuan Khusus.
4. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan.
5. Cara melaksanakan kegiatan.
6. Sasaran
7. Jadwal pelaksanaan kegiatan
8. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan
9. Pencatatan, pelaporan dan evaluasi kegiatan kolom
10. Ada isi kolom mengetahui oleh penanggung jawab terkait dan pelaksan
6. Penulisan Standar Operasional Prosedur
a. Format tulisan “ Calibri (body), ukuran font 12 untuk judul spasi 1,15, kolom
nomor s/d halaman 10, Puskemsas 11 bold, kepala puskesmas 11,5 bold, nip 11,
kolom 1 s/d 9 ukuran 11,5 , logo pemda dan Puskesmas 2,4 cm x 2,4 cm, serta
bagan alir menggunakan ukuran 11,10,9,dan 8 disesuaikan dengan banyaknya
bagan alir”
Penulisan selengkapnya seperti Contoh :
Analisis Data
k. Kolom hal-hal perlu diperhatikan : misal SOP injeksi, perlu diperhatikan setelah
injeksi : observasi menunggu 15 menit, apakah ada reaksi alergi atau tidak.
l. Untuk dokumen terkait : misal rekam medis, register. Beda dengan alat dan
bahan (yang diperlukan untuk melakukan tindakan / perintah dalam SOP) untuk
yang dicatat dimasukkan dalam dokumen terkait
m. Untuk rekaman perubahan kalau ada revisi
n. Untuk selengkapnya lihat contoh di bawah ini :
Suatu prosedur tetap yang harus dilakukan petugas puskesmas dalam menanggapi
1.Pengertian
pengaduan layanan oleh pelanggan di puskesmas.
Sebagai acuan petugas dalam menanggapi dan memberikan umpan balik terhadap
2.Tujuan keluhan pelayanan yang dialami pelanggan.
2. Sarana Pengaduan melalui Kotak saran, Telepon, Media Sosial dan Email
5. Papan Pengumuman
1. Petugas Tim Penanganan Pengaduan Pelanggan menerima keluhan pelanggan.
2. Petugas mencatat di buku register keluhan pelanggan
3. Petugas melaporkan kepada kepala puskesmas
4. Tim membahas keluhan pelanggan bersama kepala puskesmas
a. Identifikasi dan klarifikasi keluhan
6. Langkah Kerja b. Analisis penyebab keluhan
c. Saran perbaikan mutu dan kinerja layanan.
d. Keluhan pelanggan ditanggapi maksimal 1 x 24 jam dari keluhan diterima.
5. Tim melaporkan hasil pembahasan keluhan pelanggan
Hasil berupa umpan balik bisa secara langsung ke pengadu atau tidak langsung
melalui papan pengumuman
6. Menerima tanggapan dari pelanggan (kalau ada)
Kalau terjadi ketidakpuasan kembali ke No 4.
7. Pencatatan / pendokumentasian
Keluhan Mencatat di
diterima Register
Melapor
kepada Kapus
Membahas
Penanganan
7.Bagan Alir Keluhan
9. Dokumen
Terkait
No : DT/
Rev : 00
Tgl Berlaku :
DAFTAR TILIK
SOP ETIKA BATUK
Unit :...........................................................................
Nama Petugas :...........................................................................
Tanggal Pelaksanaan :...........................................................................
Σ Ya + Tidak
Sumber (Standar Penyusunan Dokumen Akreditasi, 2015 )
Auditor Auditee
(________________) (_______________)
8. Penulisan Formulir
9. Indikator mutu dan target pencapaiannya dibuat berdasarka prinsip SMART (Spesific, Measurable,
Achiveable, Result Oriented, Time Frame). Sesuai Contoh :
INDIKATOR MUTU
10. Indikator kinerja dan target kinerja ditentukan berdasarkan SK Kepala Dinas Kesehatan
Kota Denpasar tentang indicator kinerja contoh :
INDIKATOR KINERJA
BAB IV
PENUTUP