WALI KOTA MANADO

PROVINSI SULAWESI UTARA

PERATURAN WALI KOTA MANADO

NOMOR 19 TAHUN 2022
TENTANG

PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN

PEMERINTAH KOTA MANADO

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

WALI KOTA MANADO,

Menimbang : a. bahwa untuk melaksanakan ketentuan Pasal 32 ayat (3)

Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
Tentang Kearsipan,untuk tata naskah dinas, klasifikasi
arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip
ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip yang dalam hal
ini adalah Wali Kota Manado berdasarkan pedoman yang
ditetapkan oleh Kepala ANRI;
b.

Mengingat : 1. Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik

Indonesia Tahun 1945;
2. Undang-Undang Nomor 29 Tahun 1959 tentang
Pembentukan Daerah Tingkat II Di Sulawesi (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 1959 Nomor 74,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor
1822);
3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun
2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 5071);
4. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang
Pembentukan Peraturan Perundang-undangan
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011
Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 5234) sebagaimana telah diubah
dengan Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2019 tentang
 Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011
tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan;
5. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang
Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah
diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang
Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja, (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor 2 4 5 ,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor
6573);
6. Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2014 tentang Adminstrasi
Pemerintahan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun
2014 Nomor 292, Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 5601);
7. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 5286);
8. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 80 Tahun 2015
tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah (Berita Negara
Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 2036), sebagaimana
telah diubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor
120 Tahun 2018 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri
Dalam Negeri Nomor 80 Tahun 2015 tentang Pembentukan
Produk Hukum Daerah; (Berita Negara Republik Indonesia
Tahun 2019 Nomor 157);
9. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 22 Tahun 2020
tentang Tata Cara Kerja Sama Daerah Dengan Daerah
Lain Dan Kerja Sama Daerah Dengan Pihak Ketiga (Berita
Negara Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor 371);
10. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 25 Tahun 2020
tentang Tata Cara Kerja Sama Daerah Dengan
Pemerintah Daerah Di Luar Negeri Dan Kerja Sama
Daerah Dengan Lembaga Di Luar Negeri (Berita Negara
Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor 513);
11. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor 2 Tahun 2014 Tentang Pedoman Tata Naskah
Dinas (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2014
Nomor 432);
12. Peraturan Daerah Kota Manado Nomor 2 Tahun 2016
tentang Pembentukan Dan Susunan Perangkat Daerah
Kota Manado sebagaimana telah diubah dengan
Peraturan Daerah Kota Manado Nomor 1 Tahun 2019
tentang Perubahan Atas Peraturan Daerah Nomor 2
Tahun 2016 Tentang Pembentukan Dan Susunan
Perangkat Daerah Kota Manado;
 MEMUTUSKAN :

Menetapkan : PERATURAN WALI KOTA TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH

DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA MANADO.

BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1

Dalam Peraturan ini yang dimaksud dengan:

1. Daerah adalah Kota Manado.
2. Pemerintah Daerah adalah Kota Manado.
3. Wali Kota adalah Wali Kota Manado.
4. Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat PD adalah
Perangkat Daerah Kota Manado.
5. Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis,
susunan dan bentuk, pembuatan, pengamanan, pejabat
penandatanganan, dan pengendalian yang digunakan
dalam komunikasi kedinasan.
6. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat
komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau diterima oleh
pejabat yang berwenang di lingkungan Lembaga Negara
dan Pemerintahan Daerah dalam rangka penyelenggaraan
tugas pemerintahan dan pembangunan.
7. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang
menggambarkan tata letak dan redaksional, serta
penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas.
8. Sekretaris Daerah adalah Sekretaris Daerah Kota Manado.
9. Staf Ahli Wali Kota adalah Staf Ahli Wali Kota Manado.
10. Asisten Sekretaris Daerah adalah Asisten Sekretaris
Daerah Kota Manado.
11. Jabatan Fungsional adalah jabatan yang tidak secara
tegas disebutkan dalam struktur organisasi tetapi dalam
fungsinya dibutuhkan oleh organisasi Pemerintah Daerah.
12. Unit Pengelola adalah unit yang menangani dan
memproses secara terus menerus arsip dinamis.
13. Tata Persuratan Dinas adalah pengaturan
ketatalaksanaan penyelenggaraan surat menyurat yang
dilaksanakan oleh unit kerja dalam rangka pelaksanaan
tugas umum pemerintahan dan pembangunan.
14. Kop Amplop Surat Dinas adalah kepala sampul surat
yang menunjukan jabatan atau nama Pemerintah Daerah
yang ditempatkan di bagian atas sampul surat.
15. Lambang Negara Kesatuan Republik Indonesia adalah
simbol negara yang dituangkan dalam Gambar Garuda
Pancasila dengan semboyan Bhinneka Tunggal Ika.
16. Logo adalah gambar/huruf sebagai identitas Pemerintah
Daerah.
17. Kertas Permanen adalah kertas yang bebas asam (acid
 free) atau memiliki tingkat keasaman rendah, memiliki
keawetan dan daya tahan tinggi dalam jangka waktu lama.
18. Stempel/cap dinas adalah tanda identitas dari suatu
jabatan atau PD.
19. Tinta adalah bahan berwarna yang mengandung pigmen
dan digunakan untuk mewarnai suatu permukaan
Naskah Dinas.
20. Sampul Naskah Dinas adalah amplop atau alat
pembungkus Naskah Dinas.
21. Map Naskah Dinas adalah salah satu jenis alat tulis
kantor yang dicetak dengan identitas dan logo instansi
sebagai tempat penyimpanan file atau dokumen ataupun
sebagai sarana penyimpanan arsip.
22. Kop Naskah Dinas adalah kop surat yang menunjukkan
jabatan atau nama PD tertentu yang ditempatkan di bagian
atas kertas.
23. Kop sampul Naskah Dinas adalah kop surat yang
menunjukkan jabatan atau nama PD tertentu yang
ditempatkan di bagian atas sampul naskah.
24. Kop Map Naskah Dinas adalah kop yang menunjukkan
jabatan atau nama PD yang dicetak diatas map.
25. Papan Nama adalah papan atau bidang yang bertuliskan
identitas instansi atau organisasi.
26. Wewenang adalah hak yang dimiliki oleh Badan dan/atau
Pejabat Pemerintahan atau penyelenggara negara lainnya
untuk mengambil keputusan dan/atau tindakan dalam
penyelenggaraan pemerintahan.
27. Kewenangan Pemerintahan yang selanjutnya disebut
Kewenangan adalah kekuasaan Badan dan/ atau Pejabat
Pemerintahan atau penyelenggara negara lainnya untuk
bertindak dalam ranah hukum publik.
28. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah hak
dan kewajiban yang ada pada pejabat untuk
menandatangani Naskah Dinas sesuai dengan tugas dan
tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.
29. Delegasi adalah pelimpahan Kewenangan dari Badan
dan/atau Pejabat Pemerintahan yang lebih tinggi kepada
Badan dan/atau Pejabat Pemerintahan yang lebih rendah
dengan tanggung jawab dan tanggung gugat beralih
sepenuhnya kepada penerima delegasi.
30. Mandat adalah pelimpahan Kewenangan dari Badan
dan/atau Pejabat Pemerintahan yang lebih tinggi kepada
Badan dan/atau Pejabat Pemerintahan yang lebih rendah
dengan tanggung jawab dan tanggung gugat tetap berada
pada pemberi mandat.
31. Autentifikasi adalah proses kegiatan dalam rangka
pengesahan Naskah Dinas dalam bentuk dan susunan
produk hukum.
32. Produk Hukum Daerah adalah produk hukum berbentuk
 peraturan meliputi Peraturan Daerah, Peraturan Wali Kota ,
Peraturan DPRD, dan Keputusan meliputi Keputusan Wali
Kota , Keputusan DPRD, dan Keputusan Badan Kehormatan
DPRD.
33. Peraturan Daerah adalah yang selanjutnya disingkat Perda
adalah peraturan perundang-undangan yang dibentuk oleh
DPRD dengan persetujuan bersama Wali Kota .
34. Peraturan Wali Kota adalah Naskah Dinas dalam bentuk
dan susunan produk hukum yang bersifat pengaturan
ditetapkan oleh Wali Kota .
35. Keputusan Wali Kota adalah Naskah Dinas dalam bentuk
dan susunan produk hukum yang bersifat penetapan,
individual, konkrit dan final yang telah ditetapkan oleh Wali
Kota .
36. Keputusan Pengguna Anggaran / Kuasa Pengguna Anggaran
yang selanjutnya disingkat Keputusan PA/KPA adalah Naskah
Dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum yang
bersifat penetapan, individual, konkrit dan final yang telah
ditetapkan oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna
Anggaran.
37. Instruksi Wali Kota adalah Naskah Dinas yang berisikan
perintah dari Wali Kota kepada bawahan untuk
melaksanakan tugas-tugas pemerintahan.
38. Paraf adalah tanda-tangan singkat.
39. Surat Edaran adalah Naskah Dinas yang berisi
pemberitahuan, penjelasan dan/atau petunjuk cara
melaksanakan hal tertentu yang dianggap penting dan
mendesak.
40. Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
selanjutnya disebut SOP adalah SOP dari berbagai proses
penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang sesuai
dengan peraturan perundang-undangan.
41. Surat Biasa adalah Naskah Dinas yang berisi
pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban, atau saran
dan sebagainya.
42. Surat Keterangan adalah Naskah Dinas yang berisi
pernyataan tertulis dari pejabat sebagai tanda bukti untuk
menerangkan atau menjelaskan kebenaran sesuatu hal.
43. Surat Izin adalah Naskah Dinas yang berisi persetujuan
terhadap suatu permohonan yang dikeluarkan oleh pejabat
yang berwenang.
44. Perjanjian adalah Naskah Dinas yang berisi kesepakatan
bersama antara dua belah pihak atau lebih untuk
melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah
disepakati bersama.
45. Surat Kuasa adalah Naskah Dinas dari pejabat yang
berwenang kepada bawahan berisi pemberian wewenang
dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan
tertentu dalam rangka kedinasan.
46. Surat Undangan adalah Naskah Dinas dari pejabat yang
berwenang berisi undangan kepada pejabat/pegawai yang
tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara
kedinasan.
47. Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas adalah Naskah Dinas
dari pejabat yang berwenang berisi pernyataan bahwa
seorang pegawai telah menjalankan tugas.
48. Surat Panggilan adalah Naskah Dinas dari pejabat yang
berwenang berisi panggilan kepada seorang pegawai untuk
menghadap.
49. Sertifikat Elektronik adalah sertifikat yang bersifat elektronik
yang memuat tanda tangan elektronik dan identitas yang
menunjukan status subjek hukum para pihak dalam
transaksi elektronik yang dikeluarkan oleh penyelenggara
Sertifikat Elektronik.
50. Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri
atas Informasi Elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau
terkait dengan Informasi Elektronik lainnya yang digunakan
sebagai alat verifikasi dan autentikasi.
51. Nota Dinas adalah Naskah Dinas yang bersifat internal berisi
komunikasi kedinasan antar pejabat atau dari atasan kepada
bawahan dan dari bawahan kepada atasan.
52. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas adalah Naskah Dinas
untuk menyampaikan konsep Naskah Dinas kepada atasan.
53. Lembar Disposisi adalah Naskah Dinas dari pejabat yang
berwenang berisi petunjuk tertulis kepada bawahan.
54. Telaahan Staf adalah Naskah Dinas dari bawahan kepada
atasan antara lain berisi analisis pertimbangan, pendapat
dan saran-saran secara sistematis.
55. Pengumuman adalah Naskah Dinas dari pejabat yang
berwenang berisi pemberitahuan yang bersifat umum.
56. Laporan adalah Naskah Dinas dari bawahan kepada atasan
yang berisi informasi dan pertanggungjawaban tentang
pelaksanaan tugas kedinasan.
57. Rekomendasi adalah Naskah Dinas dari pejabat yang
berwenang berisi keterangan atau catatan tentang suatu hal
yang dapat dijadikan bahan pertimbangan kedinasan.
58. Surat Pengantar adalah Naskah Dinas berisi jenis dan
jumlah barang yang berfungsi sebagai tanda terima.
59. Telegram adalah Naskah Dinas dari pejabat yang berwenang
berisi hal tertentu yang dikirim melalui telekomunikasi
elektronik.
60. Lembaran Daerah adalah penerbitan resmi pemerintah
daerah yang digunakan untuk mengundangkan Peraturan
Daerah.
61. Berita Daerah adalah penerbitan resmi pemerintah daerah
yang digunakan untuk mengumumkan/mengundangkan
Peraturan Wali Kota .
62. Berita Acara adalah Naskah Dinas yang berisi keterangan
 atas sesuatu hal yang ditanda tangani oleh para pihak.
63. Sandi adalah susunan huruf, tulisan, (kata, tanda dan lain
sebagainya) yang diproses secara kriptografis dan
menghasilkan suatu bentuk Kriptogram.
64. Memo adalah Naskah Dinas dari pejabat yang berwenang
berisi catatan tertentu.
65. Piagam adalah Naskah Dinas dari pejabat yang berwenang
berisi penghargaan atas prestasi yang telah dicapai atau
keteladanan yang telah diwujudkan.
66. Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan disingkat
STTPP adalah Naskah Dinas yang merupakan tanda bukti
seseorang telah lulus pendidikan dan pelatihan tertentu.
67. Sertifikat adalah Naskah Dinas yang merupakan tanda bukti
seseorang telah mengikuti kegiatan tertentu.
68. Perubahan adalah merubah atau menyisipkan suatu Naskah
Dinas.
69. Pencabutan adalah suatu pernyataan tidak berlakunya suatu
Naskah Dinas sejak ditetapkan pencabutan tersebut.
70. Pembatalan adalah pernyataan bahwa suatu Naskah Dinas
dianggap tidak pernah dikeluarkan.

BAB II
MAKSUD DAN TUJUAN

Pasal 2
(1) Peraturan Wali Kota ini dimaksudkan sebagai pedoman bagi
PD dalam penyusunan Naskah Dinas .
(2) Pedoman sebagaimana dimaksud pada ayat (1), bertujuan
sebagai berikut:
a. memenuhi autentisitas dan reliabilitas arsip;
b. menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan utuh;
c. menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif
dan efisien dalam penyelenggaraan tugas;
d. tercapainya efektifitas dan efisiensi penyelenggaraan Tata
Naskah Dinas; dan
e. mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen
penyelenggaraan negara, memori kolektif bangsa, dan
simpul pemersatu bangsa dalam kerangka NKRI.
(3) Bentuk penyusunan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan
bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Wali Kota ini.
 BAB III
ASAS DAN PRINSIP
Bagian Kesatu
Asas
Pasal 3
Pedoman Tata Naskah Dinas dilaksanakan berdasarkan Asas :
a. Asas efisien dan efektif;
b. Asas pembakuan;
c. Asas akuntabilitas;
d. Asas keterkaitan;
e. Asas kecepatan dan ketetapan;dan
f. Asas keamanan.

Pasal 4
(1) Asas efisien dan efektif sebagaimana dimaksud dalam Pasal
3 huruf a, dilakukan melaluai penyederhanaan dalam
penulisan, penggunanaan ruang atau lembar Naskah Dinas ,
spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa
Indonesia yang baik, benar dan lugas.
(2) Asas pembakuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3
huruf b, dilakukan melalui tata cara dan bentuk yang telah
dibakukan.
(3) Asas akuntabilitas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3
huruf c, yaitu penyelenggaraan Tata Naskah Dinas harus
dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format,
prosedur, kewenangan, keabsahan dan dokumentasi.
(4) Asas keterkaitan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3
huruf d, yaitu Tata Naskah Dinas diselenggarakan dalam
satu kesatuan sistem.
(5) Asas kecepatan dan ketetapan sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 3 huruf e, yaitu Tata Naskah Dinas
diselenggarakan tepat waktu dan tepat sasaran.
(6) Asas keamanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3
huruf f, yaitu penyelenggaraan Tata Naskah Dinas harus
aman secara fisik dan substansi.

Bagian Kedua
Prinsip Penyusunan Naskah Dinas

Pasal 5
Prinsip-prinsip penyusunan Naskah Dinas terdiri atas :
a. Ketelitian;
b. Kejelasan;
c. Singkat dan padat;dan
d. Logis dan meyakinkan.
 Pasal 6
(1) Prinsip ketelitian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5
huruf a, diselenggarakan secara teliti dan cermat dari
bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa
dan penerapan kaidah ejaan didalam pengetikan.
(2) Prinsip kejelasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5
huruf b, diselenggarakan dengan memperhatikan kejelasan
aspek fisik dan materi dengan mengutamakan metode yang
cepat dan tepat.
(3) Prinsip singkat dan padat sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 5 huruf c, diselenggarakan dengan menggunakan
bahasa Indonesia yang baik dan benar.
(4) Prinsip logis dan meyakinkan sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 5 huruf d, diselenggarakan secara runtut dan logis dan
menyakinkan serta struktur kalimat harus lengkap dan
efektif.

BAB IV
PEMBUATAN NASKAH DINAS

Pasal 7
Pembuatan Naskah Dinas perlu memperhatikan prinsip sebagai
berikut:
a. Diciptakan atau dibuat dan dikirim oleh pihak yang
berwenang;
b. Bentuk, susunan, pengetikan, isi, struktur dan kaidah
bahasa menggunakan bahasa yang formal, logis, efektif,
singkat, padat, dan lengkap sehingga mudah dipahami;
c. Dilaksanakan pengamanan terhadap Naskah Dinas sesuai
dengan klasifikasi keamanan dan akses Naskah Dinas; dan
d. Proses pembuatan Naskah Dinas didokumentasikan sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pasal 8
Pembuatan Naskah Dinas dapat menggunakan:
a. Media rekam kertas; atau
b. Media rekam elektronik.
Pasal 9
Pembuatan Naskah Dinas dengan media rekam elektronik
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (1) huruf b
menggunakan:
a. Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis; atau
b. Aplikasi pengolah kata atau data.

BAB V
SISTEMATIKA TATA NASKAH DINAS
Pasal 10
(1). Sistematika Tata Naskah Dinas terdiri dari:
a. Naskah Dinas Arahan
 1. Naskah Dinas pengaturan:
a) Peraturan Daerah;
b) Peraturan Wali Kota ;
c) Peraturan DPRD;
d) Instruksi Wali Kota ;
e) Surat Edaran;
f) SOP.
2. Naskah Dinas penetapan:
a) Keputusan Wali Kota;
b) Keputusan DPRD (Keputusan Pimpinan DPRD);
c) Keputusan Badan Kehormatan DPRD;dan
d) Keputusan Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran.
3. Naskah Dinas penugasan:
a) Surat Perintah;
b) Surat Tugas;
c) Surat Perjalanan Dinas (SPD).
b. Naskah Dinas Korespondensi
1. Naskah Dinas korespondensi intern:
a) Nota dinas;
b) Memorandum;
c) Nota pengajuan konsep Naskah Dinas;
d) Disposisi;dan
e) Surat Undangan Intern.
2. Naskah Dinas korespondensi ekstern disusun dalam bentuk Surat
Dinas.
c. Naskah Dinas Khusus
1. Surat Perjanjian:
a. Perjanjian Dalam Negeri;dan
b. Perjanjian Internasional.
2. Surat Kuasa;
3. Berita Acara;
4. Surat Keterangan;
5. Surat Pengantar;
6. Pengumuman;
7. Laporan;
8. Telaahan Staf;
9. Surat Keterangan Melaksanakan Tugas;
10. Surat Panggilan;
11. Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPP);
12. Sertifikat;dan
13. Piagam.

Jenis dan Format Naskah Dinas sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang
merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Wali Kota ini