MODUL PERKULIAHAN

MANAJEMEN KEARSIPAN

oleh:

Margaretha Sri Udari, S.Sos., M.Hum.

AKADEMI SEKRETARI BUDI LUHUR

JAKARTA
2012

0
 LEMBAR PENGESAHAN

MODUL PERKULIAHAN
AKADEMIK SEKRETARI BUDI LUHUR

Mata Kuliah: Manajemen Kearsipan

Penyusun: Margaretha Sri Udari, S.Sos., M.Hum.

Jakarta, September 2012

Direktur, Ketua Program Studi,

ttd ttd

(Arief Wibowo, S.Kom., M.Kom.) (Medya Apriliansyah, S.E., M.Si.)

1
 Kata Pengantar

Modul Praktek Manajemen Kearsipan ini disusun dengan harapan memberikan gambaran
kepada mahasiswa apa saja yang akan diterima, dipelajari, dan untuk kemudian dapat
dipraktekkan mulai sejak pertemuan pertama hingga terakhir. Selain itu, modul ini juga
dapat membantu dosen dalam mengampu matakuliah ini sehingga jalannya perkuliahan dan
tahapannya dapat berjalan dengan baik dan sesuai yang diharapkan..

Mudah-mudahan modul ini bermanfaat untuk semua pihak. Kritik dan saran yang
membanngun sangat diharapkan untuk kebaikan kita bersama. Terima kasih.

Jakarta, September 2012

Margaretha Sri Udari, S.Sos., M.Hum.

2
 DAFTAR ISI

Lembar Pengesahan

Kata Pengantar

Pertemuan 1 PENGERTIAN DASAR INFORMASI TEREKAM, DEFINISI DAN

FUNGSI ARSIP DINAMIS
Pertemuan 2 SIKLUS HIDUP ARSIP DINAMIS, ARSIP DINAMIS AKTIF
Pertemuan 3 KONSEP DASAR MANAJEMEN ARSIP DINAMIS
Pertemuan 4 MANAJEMEN ARSIP DINAMIS KERTAS
Pertemuan 5 METODE PEMBERKASAN SISTEM ABJAD NAMA ORANG/NAMA
BADAN KORPORASI
Pertemuan 6 METODE PEMBERKASAN SISTEM ABJAD SUBJEK DAN ABJAD
GEOGRAFI
Pertemuan 7 METODE PEMBERKASAN SISTEM NUMERIK, KRONOLOGIS
Pertemuan 8 UJIAN TENGAH SEMESTER
Pertemuan 9 METODE PEMBERKASAN SISTEM KLASIFIKASI, SISTEM WARNA,
DAN SISTEM KOMBINASI/CAMPURAN
Pertemuan 10 RUJUKAN/TUNJUK SILANG
Pertemuan 11 ARSIP DINAMIS ELEKTRONIK
Pertemuan 12 ARSIP DINAMIS VITAL, PENGAMANAN DAN PENCEGAHAN ARSIP
DINAMIS, PERABOT DAN PERLENGKAPAN PENYIMPANAN
Pertemuan 13 TIPS-TIPS MENGATASI MASALAH PEMBERKASAN
Pertemuan 14 ARSIP DINAMIS INAKTIF
Pertemuan 15 UNIT KEARSIPAN, JADWAL RETENSI ARSIP, DAN PENYUSUTAN
ARSIP, ARSIP STATIS

Daftar Pustaka

3
 Pertemuan 1

PENGERTIAN DASAR INFORMASI TEREKAM,

DEFINISI DAN FUNGSI ARSIP DINAMIS

Pengertian dasar informasi terekam, definisi, dan fungsi arsip dinamis

menggambarkan hubungan antara informasi dengan dokumen dan mengapa
mansia merekam informasi. Juga definisi dari kearsipan, arsip, arsip dinamis,
arsip statis, arsip vital, arsip aktif, arsip inaktif, arsip statis, arsiparis, serta
fungsi dari arsip dinamis.

1. Jelaskan definisi dari kearsipan, arsip, arsip dinamis, arsip statis, arsip vital,
arsip aktif, arsip inaktif, arsip statis, arsiparis, serta fungsi dari arsip dinamis.

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

4
2. Buatlah persamaan dan perbedaan antara ilmu perpustakaan, manajemen
arsip dinamis, dan administrasi arsip.

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………

5
3. Jelaskan fungsi arsip dinamis.

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………
6
 Pertemuan 2

SIKLUS HIDUP ARSIP DINAMIS, ARSIP DINAMIS AKTIF

1. Gambarkan siklus hidup arsip dinamis dan beri penjelasan masing-masing

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

7
2. Apakah perbedaan pusat arsip dinamis, depo arsip, perpustakaan, dan museum.

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

8
 Pertemuan 3

KONSEP DASAR MANAJEMEN ARSIP DINAMIS

1. Buatlah agenda surat masuk dan surat keluar untuk registrasi surat, silakan membuat
secara manual dan komputerisasi.

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

9
 Pertemuan 4

MANAJEMEN ARSIP DINAMIS KERTAS

1. Jelaskan tahapan-tahapan prosedur umum arsip dinamis.

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………
10
2. Jelaskan jenis-jenis panduan dan folder.

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………
11
 Pertemuan 5

METODE PEMBERKASAN SISTEM ABJAD NAMA ORANG/NAMA

BADAN KORPORASI

1. Tentukan judul laci/rak, judul panduan/sekat/guides, dan judul folder dari berkas-berkas
berikut yang disusun dengan sistem abjad nama orang.

(1) Prof. Dr. Ir. Agustinus Prajoko, M.T.

(2) drg. Pramudya Suryo Saputro
(3) Ibu Sinta Gunawan
(4) Pangeran Diponegoro
(5) Lady Di
(6) Letkol Ratna Sianipar-Situmorang
(7) Felix Lengkong-Pandey
(8) Louise Junior II
(9) Ny. Mariana Sri Utami
(10) Dora the Explorer.

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………
12
2. Tentukan judul laci/rak, judul panduan/sekat/guides, dan judul folder dari berkas-berkas
berikut yang disusun dengan sistem abjad nama badan korporasi.

(1) Toko Mutiara Jaya

(2) PT Indo Perkasa Raya, Tbk.
(3) Apotik Setia Murni
(4) Kantor Pengacara Hotmat Paris Hutapea
(5) Rumah Makan Nyonya Suharti
(6) Pemda Jawa Timur
(7) Kadin Jakarta Selatan
(8) Kantor Konsultan Hendardi Pratama, Luis Mulyono, dan Indri Herlambang
(9) Hendry Smith Furniture Company
(10) TVRI.

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………
13
………………………………………………………….………………………………………

……………………………………………………..……………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

14
 Pertemuan 6

METODE PEMBERKASAN SISTEM ABJAD SUBJEK DAN ABJAD

GEOGRAFI

1. Tentukan judul laci/rak, judul panduan/sekat/guides, dan judul folder dari berkas-berkas
berikut yang disusun dengan sistem abjad subjek.

(1) Lipstick, perlengkapan kosmetik

(2) Mouse komputer
(3) Berkas kapal selam sebagai bagian dari peralatan perang di laut
(4) Bumbu masak
(5) Sisir
(6) Berkas peserta wisuda
(7) Berkas pembayaran premi peserta asuransi
(8) Shampoo
(9) Biskuit kaleng
(10) Pensiun pegawai.

…………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………
15
2. Tentukan judul laci/rak, judul panduan/sekat/guides, dan judul folder dari berkas-berkas
berikut yang disusun dengan sistem abjad geografi.

(1) Berkas kantor cabang Sunter

(2) Berkas kantor cabang Surabaya
(3) Berkas Kecamatan Setiabudi
(4) Berkas Magelang
(5) Berkas dari Bangkok
(6) Berkas dari Texas, USA
(7) Berkas dari Perth, Australia
(8) Berkas kantor Wilayah Temanggung
(9) Berkas kantor cabang Solok, Sumatera Barat
(10) Berkas kantor cabang Pasar Minggu

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

16
 Pertemuan 7

METODE PEMBERKASAN SISTEM NUMERIK, KRONOLOGIS

1. Tentukan judul laci/rak, judul panduan/sekat/guides, dan judul folder dari berkas-berkas
berikut yang disusun dengan Terminal Digit System.
(1) 34 56 90
(2) 01 99 67
(3) 345 002 457
(4) 32 01 14
(5) 043 766 102

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………
17
2. Tentukan judul laci/rak, judul panduan/sekat/guides, dan judul folder dari berkas-berkas
berikut yang disusun dengan Middle Digit System.

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

18
3. Tentukan judul laci/rak, judul panduan/sekat/guides, dan judul folder dari berkas-berkas
berikut yang disusun dengan Serial/Nomor Berurut.

(1) 05
(2) 459
(3) 22
(4) 90
(5) 06

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………
19
4. Tentukan judul laci/rak, judul panduan/sekat/guides, dan judul folder dari berkas-berkas
berikut yang disusun dengan sistem Kronologis.

(1) Berkas 2 Januari 2013

(2) Berkas tahun 2010
(3) Berkas 5 November 2012
(4) Berkas tahun 2011
(5) Berkas bulan Juni 2012

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………
20
 Pertemuan 8

UJIAN TENGAH SEMESTER

21
 Pertemuan 9
METODE PEMBERKASAN SISTEM KLASIFIKASI, SISTEM WARNA,
DAN SISTEM KOMBINASI/CAMPURAN

1. Tentukan judul laci /rak, judul panduan/sekat/guides, dan judul folder dari berkas-berkas
berikut yang disusun dengan sistem Klasifikasi. Perhatikan skema klasifikasi yang ada.

(1) Berkas Pengunduran Diri Pegawai

(2) Berkas Undang-Undang Tentang Perseroan Terbatas
(3) Berkas Pegawai untuk Studi Lanjut S2
(4) Berkas Pengadaan Software computer
(5) Berkas Publikasi di Majalah

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

22
 Pertemuan 10

RUJUKAN/TUNJUK SILANG

1. Buatlah rujukan silang untuk

(1) Berkas dengan nama Liem Sue Liong yang dikenal juga dengan namanya
yang lain Soedono Salim
(2) Berkas produk Nike yang dikenal dengan nama perusahaannya PT Mitra
Adi Perkasa
(3) Berkas kantor asuransi PT Asuransi Recapital Indonesia yang dikenal
dengan Relife

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………
23
 Pertemuan 11

ARSIP DINAMIS ELEKTRONIK

1. Buatlah Registrasi Surat dengan komputerisasi untuk agenda surat masuk dan keluar,
temu kembali dengan bantuan komputerisasi, dan pencetakan lembar disposisi yang
terjaring dengan datanya serta data base surat dapat diolah.

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

24
 Pertemuan 12

ARSIP DINAMIS VITAL, PENGAMANAN DAN PENCEGAHAN ARSIP DINAMIS,

PERABOT DAN PERLENGKAPAN PENYIMPANAN

1. Paling tidak sebutkanlah 20 macam arsip vital

2. Menurut Anda, mengapa arsip vital harus dijaga dengan baik?

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

25
 Pertemuan 13

TIPS-TIPS MENGATASI MASALAH PEMBERKASAN

1. Bila anda menemukan beberapa kendala di dalam pemberkasan, temukanlah jalan keluar
terbaik untuk mengatasinya.

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

26
 Pertemuan 14

ARSIP DINAMIS INAKTIF

1. Yang diperlukan di dalam pengamanan arsip inaktif ada beberapa cara, sebutkan.

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

27
 Pertemuan 15

UNIT KEARSIPAN, JADWAL RETENSI ARSIP, DAN

PENYUSUTAN ARSIP, ARSIP STATIS

1. Diperlukan beberapa persiapan di dalam menyusun jadwal retensi. Jelaskan persiapan dan
atau langkah-langkah yang diperlukan dalam pembuatan jadwal retensi arsip dinamis.

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

28
2. Sebut dan jelaskan cara-cara penyusutan arsip.

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

29
 DAFTAR PUSTAKA

Sulistyo Basuki, “Manajemen Arsip Dinamis – Suatu Pengantar” , Gramedia

Pustakan Utama, 2003

Amzah, Zulkifli, “Manajemen Arsip”, Gramedia Pustaka Utama, 2003

Undang-Undang RI Nomo 43 tahun 2009 tentang Kearsipan

30