BERITA ACARA

KESEPAKATAN KETENTUAN FORMAT TIMESHEET

REVISI II

Merujuk kepada kelengkapan administrasi penagihan dan guna memudahkan proses

verifikasi tagihan di lapangan untuk Pekerjaan Jasa Konsultansi Supervisi Desain, Project
Management, Supervisi Konstruksi dan Quality Assurance & Quality Control (QA/QC)
Pembangunan Muara Tawar Combined Cycle Power Plant Blok 2,3 & 4 Add-on (“Kontrak
Konsultansi”) maka dengan ini menyatakan bahwa:

1. PT. PJB PLN Nusantara Power selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA
dalam hal ini diwakili oleh Manager Proyek Unit Pelaksana Proyek - 1.

2. Konsorsium PT Reconsult – PT PLN Enjiniring selanjutnya disebut sebagai PIHAK

KEDUA dalam hal ini diwakili oleh Project DirectorManager.

Telah menyepakati Berita Acara Kesepakatan Ketentuan Format Timesheet Revisi II pada
hari … tanggal … … bulan … tahun Dua Ribu Dua Puluh Dua Tiga (…-…-20232) dan
berlaku sejak Timesheet periode MaretJanuari 20232 untuk kemudian dilakukan
penyesuaian standar Timesheet berdasarkan Berita Acara ini.

Adapun ketentuan yang telah disepakati antara lain sebagai berikut:

I. Timesheet
1. Penggunaan bahasa dalam timesheet menggunakan bahasa Inggris.
2. Format kop timesheet diatur sebagai berikut:
a. Pekerjaan Project Management dan QA/QC :
i. Terdapat logo PT. Reconsult di sudut kanan atas dan logo PT PLN
Nusantara PowerPJB di sudut kiri atas;
ii. Judul Timesheet adalah :
“PT. RECONSULT
Perjanjian Jasa Konsultansi Supervisi desain, Supervisi Konstruksi dan
Quality Assurance & Quality Control (QA/QC) Pembangunan Muara
Tawar Combined Cycle Power Plant Block 2, 3, & 4 Add-On Project
No. 0028.PJ/HKM.00.01/UIPJBTI/2017”
 b. Pekerjaan Supervisi Konstruksi :
i. Terdapat logo PT. PLN Prima Layanan Nasional Enjiniring di sudut kanan
atas dan logo PT PJB PLN Nusantara Power di sudut kiri atas;
ii. Judul Timesheet adalah :
“PT PLN PRIMA LAYANAN NASIONAL ENJINIRING
Perjanjian Jasa Konsultansi Supervisi desain, Supervisi Konstruksi dan
Quality Assurance & Quality Control (QA/QC) Pembangunan Muara
Tawar Combined Cycle Power Plant Block 2, 3, & 4 Add-On Project
No. 0028.PJ/HKM.00.01/UIPJBTI/2017”
3. Penulisan nama personil harus sesuai dengan surat mobilisasi personil yang
dikirimkan kepada Pihak Pertama.
4. Penulisan nama jabatan atau posisi personil Pihak Kedua harus sesuai dengan
penyebutan yang ada di BoQ Kontrak Konsultansi yang berlaku pada periode
tagihan.
5. Format tabel pada timesheet berisikan:
a. Informasi mengenai kehadiran personil (Site atau Others);
b. Informasi mengenai detail pelaksanaan pekerjaan masing-masing personil
(Description menjelaskan detail activities masing-masing personil);
c. Informasi mengenai detail rekapitulasi pada tabel sebelah kiri bawah terdiri
dari :
i. Working days on (month), yaitu jumlah hari kerja di periode bulan
berjalan;
ii. Absence, yaitu tidak hadir tanpa keterangan / alpha;
iii. Permit, yaitu terdiri dari ijin dan / atau sakit;
iv. Leave, yaitu cuti tahunan personil;
v. Others, yaitu keterangan lainnya jika berhalangan hadir;
vi. Total Man-Month, yaitu nilai kehadiran personil yang diperoleh melalui
perhitungan :
- pembagian antara total Man-Days dengan jumlah Working Days
pada periode bulan berjalan.
- Penulisan pada lembar rekapitulasi daftar hadir karyawan dan
lembar pada Laporan kemajuan progress BLP menggunakan nilai
man month hasil perhitungan di timesheet yang telah dibulatkan
menjadi 2 angka di belakang koma ( berlaku sejak timesheet periode
bulan Desember 2021 )
 - Apabila perhitungan total Man-Month masing-masing personil pada
timesheet lebih dari satu maka nilai Man-Month yang diakui pada
rekapitulasi daftar hadir karyawan maksimum 1 (satu).
d. Apabila terdapat personil resign di periode bulan berjalan harus melampirkan
surat pemberitahuan yang ditandatangani oleh Project Manager Pihak Kedua
dan menjadi lampiran timesheet.
6. Pengesahan lembar timesheet dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Untuk personil Project Director, melalui penandatanganan oleh:
i. Personil yang bersangkutan
ii. Project Manager Pihak Pertama
b. Untuk personil Project Manager dan Contract Engineer, melalui
penandatanganan oleh:
i. Personil yang bersangkutan
ii. Project Director Pihak Kedua
iii. Project Manager Pihak Pertama
c. Untuk personil selain poin I.6.a dan I.6.b, melalui penandatanganan oleh :
i. Personil yang bersangkutan
ii. Project Manager Pihak Kedua
iii. Manager Proyek Pihak Pertama
7. Timesheet terdiri dari lampiran yang menjadi dokumen pendukung, antara lain :
a. Absensi Personil (finger print atau absen manual, ketentuan dijelaskan pada
poin II);
b. Recommendation sheet (ketentuan dijelaskan pada poin III);
c. Daily report WFH (ketentuan dijelaskan pada poin IV)
8. Untuk detail format timesheet dapat dilihat pada lampiran 1

II. Absensi Personil (Finger Print atau Absen Manual)

1. Absensi personil dapat berupa data tarikan finger print atau lembar absen
manual yang diberitahukan kepada Pihak Pertama setiap pergantian awal Bulan.
Penggunaan finger print atau absen manual merujuk kepada kebijakan yang
ditetapkan di site pada periode tersebut dengan mempertimbangkan protokol
Kesehatan.
2. Pengesahan data tarikan finger print dilakukan dengan ketentuan sebagai
berikut:
a. Untuk personil Project Director, melalui penandatanganan oleh Manager
Proyek Pihak Pertama;
 b. Untuk personil Project Manager dan Contract Engineer, melalui
penandatanganan oleh Project Director Pihak Kedua;
c. Untuk personil Construction Manager, Bilingual Secretary dan Office
Manager, melalui penandatanganan oleh Project Manager Pihak Kedua;
d. Untuk personil Engineer (selain Contract Engineer), melalui
penandatanganan oleh Construction Manager Pihak Kedua;
e. Untuk personil Supporting Staff (selain Bilingual Secretary), melalui
penandatanganan oleh Office Manager Pihak Kedua.
3. Pengesahan lembar absen manual dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Untuk personil Project Director, melalui penandatanganan oleh:
i. Personil yang bersangkutan pada tiap kehadiran di hari kerja maupun hari
libur.
ii. Manager Proyek Pihak Pertama pada bagian akhir lembar absen manual;
b. Untuk personil Project Manager dan Contract Engineer, melalui
penandatanganan oleh:
i. Personil yang bersangkutan pada tiap kehadiran di hari kerja maupun hari
libur.
ii. Project Director Pihak Kedua pada bagian akhir lembar absen manual;
c. Untuk personil Construction Manager, Bilingual Secretary dan Office
Manager dilakukan melalui penandatanganan oleh:
i. Personil yang bersangkutan pada tiap kehadiran di hari kerja maupun hari
libur.
ii. Project Manager Pihak Kedua pada bagian akhir lembar absen manual;
d. Untuk personil Engineer (selain Contract Engineer), melalui
penandatanganan oleh:
i. Personil yang bersangkutan pada tiap kehadiran di hari kerja maupun hari
libur.
ii. Construction Manager Pihak Kedua pada bagian akhir lembar absen
manual;
e. Untuk personil Supporting Staff (selain Bilingual Secretary), melalui
penandatanganan oleh:
i. Personil yang bersangkutan pada tiap kehadiran di hari kerja maupun hari
libur.
ii. Office Manager Pihak Kedua pada bagian akhir lembar absen manual;
4. Ketentuan jam kerja yang disepakati yaitu :
a. Hari Senin – Kamis jam 08.00 sampai dengan jam 17.00;
b. Hari Jum’at jam 08.00 sampai dengan jam 16.00;
 c. Toleransi keterlambatan adalah 15 menit sesuai dengan internal memo No.
MTW-I-C-LT-21.1692.0 tanggal 27 Agustus 2021;
d. Untuk hari-hari kerja yang berada pada bulan suci Ramadhan, jam kerja
mengikuti surat edaran / surat keputusan yang diterbitkan oleh Pihak
Pertama, dimana Pada Bulan Suci Ramadhan ditetapkan bahwa Hari Senin
– Kamis jam 08.00 sampai dengan jam 15.00 dan khusus untuk Hari Jumat
jam 08.00 sampai dengan jam 15.30. .
e. Untuk hari-hari kerja yang berada pada bulan suci Ramadhan, jam kerja
mengikuti surat edaran / surat keputusan yang diterbitkan oleh Pihak
Pertama.
5. Apabila terdapat ketidaksesuaian jam kedatangan dan/atau jam pulang pada
data tarikan finger print atau lembar absen manual personil dengan jam kerja
yang berlaku, personil bersangkutan harus melampirkan lembar recommendation
sheet yang diatur pada poin III yang ditandatangani kepada Pihak yang
berwenang (Project Director atau Project Manager, tergantung posisi yang
bersangkutan).
6. Untuk detail format data tarikan finger print dapat dilihat pada lampiran 2.
7. Untuk detail format lembar absen manual dapat dilihat pada lampiran 3.

III. Recommendation Sheet

1. Recommendation sheet harus diterbitkan dan dijadikan lampiran dari Absensi
Personil dengan kondisi personil terkendala mengisi absensi sesuai kewajiban
dan jam kerja seperti yang telah dijelaskan pada poin II dikarenakan alasan-
alasan yang dapat dipertanggungjawabkan.
2. Format lembar recommendation sheet terdiri dari :
a. Permit, yaitu terdiri dari :
i. ijin tanpa keterangan maksimal 1 hari dalam 1 bulan dan / atau ijin menikah
maksimal 3 hari dan / atau ijin keluarga inti meninggal maksimal 2 hari;
ii. sakit jika lebih dari 1 hari harus melampirkan surat dokter yang
ditandatangani oleh personil bersangkutan dan Project Manager.
b. Leave, yaitu cuti yang terdiri dari cuti tahunan sejumlah 12 hari/ tahun dan
akan dihitung pada rekapitulasi form cuti personil yang disampaikan setiap
bulan.
c. PIC untuk item permit dan leave harus personil lain yang masih satu bidang
disiplin dengan personil yang bersangkutan.
d. Duty of the project needs, yaitu kegiatan personil di luar site proyek seperti
pelaksanaan FAT atau kedinasan terkait Proyek Add- On Muara Tawar.
 e. Tap on finger print problem, yaitu kendala absensi dikarenakan terdapat
gangguan pada mesin finger sehingga tidak dapat digunakan dan / atau lupa
absen.
3. Pengesahan recommendation sheet dilakukan dengan ketentuan sebagai
berikut:
a. Untuk personil Project Director, melalui penandatanganan oleh:
i. Personil yang bersangkutan
ii. Manager Proyek Pihak Pertama;
b. Untuk personil Project Manager dan Contract Engineer, melalui
penandatanganan oleh:
i. Personil yang bersangkutan
ii. Project Director Pihak Kedua;
c. Untuk seluruh personil site termasuk Construction Manager, Office Manager,
Engineer (selain Contract Engineer) dan Supporting Staff, melalui
penandatanganan oleh:
i. Personil yang bersangkutan
ii. Project Manager Pihak Kedua;
4. Untuk detail format recommendation sheet dapat dilihat pada lampiran 4.

IV. Daily Report WFH

1. Work From Home (WFH) diberlakukan atas instruksi dari Pemerintah
Setempat dalam hal ini Pemerintah Jawa Barat jika terjadi situasi Pandemic
yang tidak dapat dihindari, akan tetapi bisa juga diberlakukan bagi personal
yang sedang berhalangan hadir namun tidak dibebaskan dari kewajibannya.
Hal ini wajib diinfokan kepada atasan yang berwenang masing- masing yaitu
Project Director dan Project Manager.
2. Bagi personil yang melaksanakan Work From Home (WFH), sesuai kebijakan
site dan mempertimbangan protokol Kesehatan yang berlaku, harus
melampirkan daily report dengan menuliskan dengan jelas detail pekerjaan
yang dikerjakan pada saat WFH dan pengesahan dilakukan dengan
ketentuan sebagai berikut:
a. Untuk personil Project Director, melalui penandatanganan oleh
Manager Proyek Pihak Pertama;
b. Untuk personil Project Manager dan Contract Engineer, melalui
penandatangan oleh Project Director Pihak Kedua;
 c. Untuk personil Construction Manager, Bilingual Secretary dan Office
Manager, melalui penandatangan oleh Project Manager Pihak
Kedua;
d. Untuk personil Engineer (selain Contract Engineer), melalui
penandatangan oleh: Construction Manager Pihak Kedua;
e. Untuk personil Supporting Staff (selain Bilingual Secretary), melalui
penandatangan oleh Office Manager Pihak Kedua
3. Untuk detail format daily report dapat dilihat pada lampiran 5.

V. Timesheet beserta lampiran pendukungnya diserahkan kepada tim lapangan Pihak

Pertama (tim UPP) via email (softcopy dan link google drive) dan hardcopy.

VI. Untuk referensi Timesheet, Data Tarikan Finger Print, Lembar Absen Manual,
Recommendation Sheet dan Daily Report WFH dapat mengacu pada lampiran Berita
Acara ini dan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dan wajib diterapkan setiap
Bulan.

Demikian Berita Acara ini dibuat untuk dilaksanakan dan dipergunakan sebagaimana
mestinya.

Konsorsium PT Reconsult – PT PLN PT PJN Nusantara PowerB

Enjiniring

ADRIAN SOFRA ODY ANJAR WICAKSONO

PROJECT MANAGER MANAGER PROYEK PT PJBUPP-1
LAMPIRAN
1. Contoh Detail Format Tabel Timesheet
2. Contoh Format Tarikan Finger Print
3. Contoh Format Absen Manual
4. Contoh Format Recommendation Sheet
5. Contoh Format Daily Report WFH ( Untuk PM/CM/Engineer )
Contoh Format Daily Report WFH ( Untuk Supporting Staff )

Muara Tawar Combined Cycle Power Plant Block 2, 3, 4 Add On

Project

DAILY PROGRESS REPORT Position

SUPPORTING STAFF
Name: Date: Ref:

Status
Document of
Activity
- Collect, distribute and
Document of Project Monitoring RFI from
Contractor to Engineer
PLNE ( Work from
Home)
- Collect,distribute and
monitoring
Method/JSA/RFW
( Work from Home )

- Project
Administrator&Docume
nt Control Activity
( Work From Home)

- etc
Comments

Special Events/ Hindrances:

Details of the Event causing Delay & Impact (Activities affected, Idle
Disruption resources ...etc.)

Extra Work / CWO / Day Work: Provide details any extra work topic raised by the
Consortium Partner / Subcontractor or Extra Work Requested by the owner on this date
(either through email, phone or during discussion)

Supporting Documents: (Add the documents as necessary)

Approved By

( Nama Atasan Langsun )

6. Contoh Format Rekapitulasi Daftar Hadir