UNIT KEGIATAN MAHASISWA

TANGGAP BENCANA KIAI SOEDJAK

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH BENGKULU
Jl. Bali Komplek Universitas Muhamadiyah Bengkulu
Kode Pos. 38119 Telp. (082279795134)

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
SEKRETARIS UMUM
UKM TANGGAP BENCANA KIAI SOEDJAK 2020
UNIVERSITAS MUHAMAMDIYAH BENGKULU

A. PENDAHULUAN
Assalamu’alaikum Warahmatulahi Wabarakatuh
Alhamdulillahirobbill’alamin, segala rasa syukur yang tiada terhingga, karena-Nya segala
upaya dan usaha yang kita mulai mudah-mudahan mendapatkan keberkahan, Aamiin.
Lantunan shalawat serta dengan iringan salam tidak lupa kita persembahkan kepada Nabi
Besar Muhammad SAW. Sang pelita alam semesta, karenanya islam tersebar luas, dan
manusia mengenal Rabbnya.
Terima kasih atas dukungannya dari Universitas Muhammadiyah Bengkulu, Pembina
ukm dan teman-teman selama ini dan mohon maaf dalam satu tahun kepengurusan kami ada
kata dan kalimat yang kurang berkenan dihati dan memicu diskomunikasi diantara kita
sebagai pengurus.
Tak banyak kontribusi yang kami berikan untuk ikatan ini. sekedar waktu yang semua
orang juga memilikinya, sedikit pemikiran yang berarti dan tentunya ada masalah yang
deitemukan dalam ikatan ini dan tentunya setiap masa ada masalahnya. Maka amanah dan
komunikasi yang baik adalah salah satu kunci utama didalam organisasi.

B. STRUKTUR ORGANISASI
terlampir

C. Administrasi Kesekretariatan
 Penomoran dan Tata Persuratan
Penomoran dan tata persuratan dilakukan untuk memenuhi kebutuhan instansi terkait.
Pelaksanakan dari program kerja ini dapat terlaksana dengan baik dan menunjang proses
persuratan dan adminitrasi lainnya.
- Penomoran dan tata aturan persuratan, secara langsung terlaksana satu kali pada awal
kepengurusan dengan agenda tersendiri untuk penyampaian tata kelola administrasi dan
sistematika proposal, persuratan, dan lainnya.
 Pengaturan dan Pengarsipan Surat,Proposal, dan LPJ
Pengarsipan surat bertujuan untuk merekap surat yang keluar dan masuk sehingga
agenda dari surat-surat tersebut bisa terjadwal dengan baik. Pengarsipan surat keluar dan
surat masuk berjalan cukup baik diawal kepengurusan namun pada pertengahan
kepengurusan dengan kondisi yang dapat menghambat hal tersebut, sehingga sekretaris
pelaksana dan sekretaris umum hanya mengarsipkan sof file saja.
 Penjadwalan Proposal dan LPJ kegiatan
Penjadwalan proposal dan LPJ kegiatan bertujuan untuk melatih disiplin pengurus
dalam pembuatan proposal dan laporan pertanggungjawaban sehingga tidak terjadi
keterlambatan dalam penyusunan dan pengumpulannya.
Proposal kegiatan paling lambat 1 bulan sebelum pelaksanaan kegiatan dan laporan
pertanggungjawaban kegiatan paling lambat 3 hari setelah kegiatan. Namun yang terlaksana
 UNIT KEGIATAN MAHASISWA
TANGGAP BENCANA KIAI SOEDJAK
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH BENGKULU
Jl. Bali Komplek Universitas Muhamadiyah Bengkulu
Kode Pos. 38119 Telp. (082279795134)

laporan pertanggungjawaban tidak sesuai dengan penjadwalan. Hal ini dikarena beberapa
hambatan yang ada.

D. Akun Sosial Media UKM KIAI SOEDJAK

UKM KIAI SOEDJAK memiliki beberapa akun sosial media yang dapat diakses
dengan mudah oleh seluruh masyarakat umum, khususnya mahasiswa UM Bengkulu.
Berikut adalah daftar dari sosial media yang dimiliki oleh UKM KIAI SOEDJAK:
• Instagram : @kiaisoedjak
• Facebook : UKM TB KIAI SOEDJAK
• E-mail : ukmkiaisoedjakumb@gmail.com

C. Deskripsi Singkat
Tugas dari Sekretaris Umum adalah bertanggung jawab terhadap sistem administrasi
organisasi seperti mengarsipkan surat masuk, mengelola dan mengarsipkan keluar mengatur
jadwal rapat dan daftar hadir rapat, bertanggung jawab atas proposal dan laporan
pertanggungjawaban kegiatan kepada Universitas Muhammadiyah Bengkulu.

D. PROGRAM KERJA

NO KEGIATAN TUJUAN HASIL

Open Bertambahnya Angota UKM KIAI
1 penambahan anggota
Rekrutmen SOEDJAK
Pendidikan mengetahui dasar-dasar paham tentang management
2
Dasar Relawan kerelawanan kebencanaan
3 Pelatihan
Pelatihan
Kesiapsiagaan
Meningkatkan Pengetahuan
dan Paham dengan penanganan pertama
dalam kesiapsiagaan dan
Pengurangan dalam penyelamat korban
pengurangan Resiko Bencana
Resiko
Bencana
Penambahan Kapasitas
anggota dalam bidang
§ Education in Emergency
Pelatihan § Logistic Para Anggota mempunyai peran
Management § Dapur Umum masing-masing dalam penanganan
Tanggap § Dukungan Psikososial Tanggap Darurat pada saat terjadinya
Darurat § Manajemen Posko Bencana
§ Assessment
§ Medis

Simulasi mengetahui tindakan paham dengan tindakan medis pertama

Kebencanaan Pertama pada saat tanggap darurat
seluruh mahasiswa UMB mengetahui
Seminar berbagi pengetahuan
4 apa itu bencana dan apa yang harus
Kebencanaan kebencanaan
dilakukan
membahas tentang peningkatan kapasitas kepada anggota
5 Pengajian kemuhammadiyahan dan dalam semangat Kemuhammadiyahan
semangat PKO dan Semangat PKO
SPAB KAMPUS
Mewujudkan Kampus Aman Terwujudnya Kampus Muhammadiyah
6 AMAN
Bencana Aman Bencana
BENCANA
 UNIT KEGIATAN MAHASISWA
TANGGAP BENCANA KIAI SOEDJAK
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH BENGKULU
Jl. Bali Komplek Universitas Muhamadiyah Bengkulu
Kode Pos. 38119 Telp. (082279795134)

E. TERLAKSANA

Alhamdulillah hamper semua program kerja terlaksana dengan baik da nada

beberapa kegiatan tambahan kajian bulan UKM (Terlampir dalam Instagram UKM
KIAI SOEDJAK)

F. PROGRAM PARTISIPAN
1. Hadir Rapat Koordinasi bulanan Bidang Kemahasiswaan UM Bengkulu
2. Berpartisipasi Membantu Percepatan pengurangan Kasus covid-19 di Kota
Bengkulu
3. Turut membantu UM Bengkulu dalam penerapan protocol kesehatan disetiap
kegiatan

G. Faktor Pendukung
a Untuk kegiatan didukung oleh seluruh pihak baik universitas dan Lembaga
Penanggulangan Bencana Muhammadiyah
b Dalam desain kita dapat belajar bersama-sama.
c Adanya antusias dari pelaksana teknis dan seluruh anggota untuk belajar.

H. Faktor Penghambat
a. Terdapat kesalahan-kesalahan kecil dalam pembuatan surat, sehingga menghambat persiapan
kegiatan. Hal ini dikarenakan kurangnya kesabaran dan ketelatenan para pengurus dalam
membuat surat dan beberapa faktor lainnya
b. Kurangnya kesadaran dari pengurus UKM dalam hal pengarsipan surat dan presensi.
c. Kurangnya kepedulian pengurus terhadap anggota lainnya
d. Belum adanya secretariat yang tetap dan fasilitas
e. Keterlambatan pengurus dalam menghadiri rapat mengakibatkan rapat ditunda
f. Sifat keegosisan yang masih belum terkendali mengakibatkan timbulnya perselisihan diantara
pengurus dan anggota.

I. Evaluasi
Sekretaris umum belum memaksimalkan sekretaris pelaksana dan sie kesekretariatan
proram kerja untuk tertib administrasi. Notulensi rapat seharusnya terlaksana di semua
agenda rapat untuk memudahkan penyampaian informasi kepada pengurus yang tidak hadir
rapat. Sekretaris umum dan lainnya harus membuat peraturan yang tegas untuk pengelolaan
kesekretariatan dan sanksi untuk pengurus yang terlambat pada rapat. Pengarsipan nomor
surat hanya melalui data drive dan tidak ada bukti otentik.

J. Rekomendasi
• Meningkatkan pengetahuan tentang administrasi dan kesekretariatan terutama untuk
persuratan, pembuatan proposal dan laporan pertanggungjawaban.
• Sekertaris umum sebaiknya orang yang telaten dalam bidang desain
• Meningkatkan controlling administrasi dan kesekretariatan terutama untuk pengarsipan
persuratan, pembuatan proposal dan laporan pertanggngjawaban.
• Sebaiknya ada jadwal piket secret agar secret selalu terlihat bersih dan tertata rapi
 UNIT KEGIATAN MAHASISWA
TANGGAP BENCANA KIAI SOEDJAK
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH BENGKULU
Jl. Bali Komplek Universitas Muhamadiyah Bengkulu
Kode Pos. 38119 Telp. (082279795134)

• Memaksimalkan fungsi kerja sekretaris pelaksana untuk pengarsipan surat, proposal, dan
laporan pertanggungjawaban. Memanfaatkan fasilitas yang ada untuk membantu dalam
pelaksanaan program kerja.
• Membuat peraturan yang tegas untuk peserta yang terlambat menghadiri rapat.
• Meredakan sifat egois supaya tidak menyulut perselisihan
• Memanfaatkan fasilitas yang ada untuk membantu dalam pelaksanaan program kerja.
• Membuat peraturan yang tegas untuk peserta yang terlambat menghadiri rapat.
• Meredakan sifat egois supaya tidak menyulut perselisihan
• Meningkatkan kerjasama denganORMAWA dan UKM UMB

K. PENUTUP
“Pilar kepemimpinan: perkataan yang benar, menyimpan rahasia, menepati janji,
senantiasa memberi nasihat, dan menunaikan amanah.” Jika ada salah kata dan perbuatan
kami meminta maaf yang sebesar besarnya, semoga diperiode berikutnya lebih baik, dan
semoga Allah senantiasa memberikan kita kemudahan dalam setiap langkah dan kegiatan kita.
Billahi Fii Sabililhaq Fastabiqul Khoirot
Wassalamualaikum Wr.Wb.

Ketua Sekretaris

Dicky Pransisko Nici Jarsi