LAPORAN PELAKSANAAN MAGANG DI

PT. AIR MINUM GIRI MENANG (PERSERODA)

PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT

Oleh:

Nama : Lalu Muhammad Satya Gunarsyah

NIM : L1B019057
Program Studi : Ilmu Komunikasi
Konsentrasi Studi : Humas / Public Relations
Instansi Magang : PT. Air Minum Giri Menang (Perseroda)

PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI

UNIVERSITAS MATARAM
2022
 HALAMAN PENGESAHAN
PELAKSANAAN MAGANG PADA
PT. AIR MINUM GIRI MENANG (Perseroda)

Oleh:

Nama : Lalu Muhammad Satya Gunarsyah

NIM : L1B019057
Program Studi : Ilmu Komunikasi
Konsentrasi Studi : Humas / Public Relations
Tempat Magang : PT. Air Minum Giri Menang (Perseroda)
Alamat Instansi : Jl. Pendidikan No. 39 Mataram. 83125
Waktu Magang : 50 hari (12 September 2022 sd 14 November 2022)

Laporan pelaksanaan magang ini telah ditelaah, dinilai serta dinyatakan memenuhi
semua persyaratan pelaksanaan magang mahasiswa Program Studi Ilmu Komunikasi
Universitas Mataram.

Mengetahui Dosen Pembimbing Magang,

Ketua Program Studi Ilmu Komunikasi
Universitas Mataram,

(Dr. Ir. Agus Purbathin Hadi, M.Si) (Muhammad Jamiluddin Nur, S.Pd., M.I.Kom)

NIP.196708091994121001 NIP. 199104152019031010

Diterima pada tanggal: ……………………………………………………………

 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR...................................................................................................4

BAB I.............................................................................................................................5

1.1 Latar Belakang......................................................................................................5

1.2 Tujuan Magang.....................................................................................................6

1.3 Waktu Magang......................................................................................................6

BAB II...........................................................................................................................8

2.1 Cyber Public Relations.........................................................................................8

2.2 Komunikasi Organisasi.......................................................................................10

2.3 Rencana Pembangunan.......................................................................................12

2.4 Standar Operasional Prosedur (SOP).................................................................14

BAB III........................................................................................................................16

3.1 Profil...................................................................................................................16

3.2 Visi dan Misi.......................................................................................................17

3.3 Struktur Organisasi.............................................................................................17

3.4 Logo PT. Air Minum Giri Menang.....................................................................18

BAB IV........................................................................................................................18

4.1 Kedudukan dan Koordinasi................................................................................18

4.2 Tugas Yang Dilaksanakan...................................................................................19

BAB V..........................................................................................................................22

5.1 Hasil Kegiatan dan Pembahasan........................................................................22

5.2 Kendala...............................................................................................................23

BAB VI........................................................................................................................23

6.1 Kesimpulan.........................................................................................................23

6.2 Saran...................................................................................................................24

DAFTAR PUSTAKA:................................................................................................24
 KATA PENGANTAR
Puji serta rasa syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, atas segala
rahmat serta karunianya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Magang
di PT. AM Giri Menang Perseroda ini dengan baik dan tepat waktu di dalam
laporan ini penulis membahas kegiatan yang dilakukan selama proses magang
berlangsung di PT. AM Giri Menang Perseroda. Proses magang ini dilaksanakan
selama
50 hari.

Melalui kesempatan ini, penulis mendapat bimbingan dari banyak

pihak, oleh karena itu penulis mengucapkan terimakasih kepada semua pihak
yang terlibat dalam pelaksanaan magang:

1. Bapak Lalu Ahmad Zaini. selaku Direktur Utama PT. Air Minum Giri
Menang (Perseroda) yang telah memberikan izin kepada penyusun untuk
melakukan magang dan dapat diselesaikan dengan seksama.
2. Mba Susan selaku Asisten Manajer bidang SDM & Mas Bagus Staff
Bidang Rencana Pembangunan selaku pengawas serta pembimbing selama
proses kegiatan magang dilaksanakan.
3. Bapak Dr. Ir. Agus Purbathin Hadi, M.Si selaku Ketua Program Studi
Ilmu Komunikasi Universitas Mataram yang telah memberikan izin
kepada penulis untuk melaksanakan program magang di perusahaan yang
penulisajukan.
4. Bapak Muhammad Jamiluddin Nur, S.Pd., M.I.Kom selaku dosen
pembimbing yang dilaksanakan penulis.

Penulis menyadari banyaknya kekurangan dalam penulisan laporan

magang ini, sehingga penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun
dari para pembaca.Penulis berharap, laporan ini dapat bermanfaat bagi pembaca.

Mataram, 28 November 2022

Penulis,

Lalu Muhammad Satya Gunarsyah

5
 BAB I
Pendahuluan

1.1 Latar Belakang

Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) merupakan instansi milik

pemerintah yang bergerak di bidang pengelolaan air minum yang bertujuan
untuk memenuhi kebutuhan para konsumen dan memberikan pelayanan yang
terbaik. Saat ini PDAM telah menggunakan sistem komputerisasi tujuannya
agar lebih mudah dalam penyelesaian tugas dan tidak membutuhkan waktu
yang lama. Alat – alat yang digunakan dalam sistem komputerisasi antara lain
adalah hardware seperti seperangkat komputer (CPU, monitor, keyboard serta
perangkat lainnya). Yang terpenting adalah software yang digunakan , yaitu
berupa program aplikasi yang dibuat khusus sesuai dengan kebutuhan. Dengan
sistem yang digunakan sekarang ini, perusahaan dapat memberikan kepuasan
terhadap para pelanggan karena jika terjadi kesalahan dalam menginput data
atau yang lainnya segera dapat diatasi.
Namun sepenglihatan penulis terdapat beberapa kekurangan yang bisa
diidentifikasi yaitu terdapat beberapa kegiatan atau aktivitas yang
membutuhkan SOP tersendiri yang tidak bergantung pada SOP yang lain serta
juga beberapa pembaharuan SOP yang selaras dengan mengikuti
perkembangan zaman dan teknologi seperti saat ini. Kemudian membantu
mempercepat dan mengefisiensikan rekapan surat masuk dan keluar pada
perusahaan untuk selanjutkan akan menjadi laporan dan pembukuan. Dan juga
membantu menuangkan ide dan pendapat mengenai template desain pada
perusahaan menurut dari sudut pandang anak muda.
Penulis memilih melaksanakan kegiatan magang di PT. Air Minum
Giri Menang (PERSERODA) dikarenakan PT. AMGM merupakan satu-
satunya perusahaan yang bergerak dibidang produksi air bersih di Nusa
Tenggara Barat yang diawasi dan dimonitor oleh aparat eksekutif maupun
legislatif daerah. Kemudian hampir sebagian besar perumahan serta
perkantoran menggunakan sambungan dari PT. AMGM sebagai sumber air.

6
1.2 Tujuan Magang

Pelaksanaan Magang di PTAM Giri Menang pada Subbagian Rencana

Pembangunan adalah untuk:
1. Mahasiswa dapat berkontribusi dalam proses pembuatan dan
pembaharuan SOP pada perusahaan.
2. Dapat membantu mempercepat alur rekapan surat masuk dan keluar pada
perusahaan.
3. Berkontribusi dalam pembaharuan template desain poster untuk
perusahaan.
4. Mahasiswa dapat meningkatkan pengetahuan bagaimana menangani krisis
atau tantangan yang sedang terjadi di perusahaan atau instasi
5. Syarat kelulusan sebagai mahasiswa S1 Program Studi Ilmu Komunikasi
Universitas Mataram
6. Membangun relasi yang baik dengan instansi tersebut.

1.3 Waktu Magang

Waktu pelaksanaan magang dilakukan dalam rentang waktu 50 - 60 hari

sesuai dengan pedoman magang. Oleh karena itu pelaksanaan magang
dilakukan dari tanggal 12 September sd 14 November 2022 dengan total 50
hari yang kemudian akan disesuaikan dengan keadaan lapangan mendatang.
Kegiatan magang kali ini pada PT. AM Giri Menang penulis
ditempatkan pada divisi Rencana Pembanguna yang ditugaskan untuk
mengerjakan beberapa desain dan membantu dalam pembuatan SOP
Perusahaan.

Tabel 1.1 Jadwal Jam Kerja Pelaksanaan Magang

Hari Jam Kerja Keterangan
07.30 – 12.00 Kerja
Senin – Kamis

7
 Jumat 07.00 – 11.00 Kerja
Tabel 1.2 Jadwal Pelaksanaan Magang
Tahapan Agustus September Oktober November
No
Magang 2022 2022 2022 2022
1 Observasi
2 Persiapan
3 Pembekalan
4 Pelaksanaan
5 Pelaporan

8
 BAB II
Tinjauan Pustaka

2.1 Cyber Public Relations

A. Pengertian Public Relations

Hadirnya internet saat ini telah merubah banyak aspek dalam kehidupan
manusia, tak terkecuali dalam dunia public relatios. Internet telah merubah cara
kinerja praktisi PR selama ini dari yang pada awalnya secara konvensional,
kini menjadi lebih modern dengan hadirnya internet dan tentunya
mempermudah pekerjaan mereka. Kegiatan public relations ini dikenal dengan
istilah cyber public relations atau orang-orang biasa menyebutya sebagai E-PR
(electronic public relations) agar mudah dalam hal penyebutan dan lebih
mudah dipahami.
Menurut Bob Julius Onggo (2004) Cyber Public Relations atau yang
biasa disebut E-PR adalah merupakan inisiatif dari para praktisi PR atau public
relation yang menggunakan media internet sebagai sarana untuk piblisitasnya.
Sementara itu Dasrun Hidayat (2014:93) memaparkan pengertian yang sedikit
berbeda namun tetap memiliki inti yang sama. Cyber public relations adalah
suatu inisiatif sebagai cara atau strategi yang dilakukan oleh praktisi PR
maupun akademisi PR 16 dengan menggunakan suatu media baru yaitu internet
sebagai sarana publisitasnya atau bisa disebut pula dengan istilah PR Digital

B. Fungsi Cyber Public Relations

1. Berita
Penggunaan media interaktif untuk cyber pr untuk sekarang ini adalah
sebuah skill atau keahlian yang harus dilakukan dan dimiliki oleh praktisi
PR. Seorang Profesional PR dapat menyalurkan informasi melalui web
atau situs-situs blog dan juga dapat membuat press release atau berita.

Institusi atau pemerintahan bisa mengirimkan isi berita nya melalui e-

mail. tidak hanya e-mail, dengan aplikasi lain seperti yang sekarang

9
 banyak digunakan masyarakat seperti WhasApp, Blackberry Messenger,
yahoo messenger, ICQ, dan lainnya.

Kerja para karawayan akan lebih mudah dan fleksibel, hanya duduk di
depan komputer dan menuliskan ide-ide yang ada dalam pikiran. Hasil
wawancara dapat dirangkum melalui Microsoft Word dalam bentuk teks.

2. Publikasi
Kegunaan selain membuat berita, juga dapat sarana publikasi untuk
menyampaikan informasi atau kegiatan yang berada dalam suatu instansi
atau perusahaan. maksud untuk publikasi ini juga dapat membuat artikel-
artikel ataupun feature. Kegiatan publikasi yang dilakukan PR dalam
internet dapat dilakukan dengan jalan mengikuti mailing list yang sesuai
dengan target market perusahaan/organsisasi.
3. Public Relation Conventioal
Menurut kamus bahasa Indonesia, arti kata konvensional itu sendiri
adalah monoton, klasik, umumnya. Dapat diartikan Public Relations cara
kerja konvensional itu cara kerja klasik, seperti layaknya kegiatan Public
Relations pada umumnya.

C. Manfaat Cyber Public Relations

a. Real time
Aktivitas komunikasi bisa dilakukan dengan cepat dan secara langsung
dengan memanfaatkan jaringan internet saat ini

b. Komunikasi konstan
Cyber Public Relations menggunakan internet dan internet dapat
diibaratkan sebagai sekretaris yang tidak pernah tidur selama 24 jam dan
dengan potensi target publik seluruh dunia.

c. Interaktif
Penggunaan Cyber Public Relations memungkinkan terjadinya
komunikasi dua arah, karena publik bisa memberikan feedback secara
langsung dan cepat.

10
 d. No boundaries
Tidak akan ada batasan komunikasi dalam Cyber Public Relations,
sehingga bisa terhubung ke mana saja selama ada jaringan internet.

e. Multimedia.
Cyber Public Relations dapat menyajikan informasi kepada publik
dengan menggabungkan berbagai media seperti tulisan (script), gambar
(grafis), dan suara (audio), bahkan audio‐visual (film, video) dalam satu
kesatuan.

f. Ekonomis.
Komunikasi menggunakan internet untuk menjangkau publik yang luas
lebih murah daripada media konvensional.

2.2 Komunikasi Organisasi

A. Pengertian Komunikasi Organisasi

Komunikasi merupakan aktivitas dasar manusia. Dengan
berkomunikasi, manusia dapat saling berhubungan satu sama lain baik dalam
kehidupan sehari-hari di rumah tangga, di tempat pekerjaan, di pasar, dalam
masyarakat atau dimana saja manusia berada. Komunikasi yang efektif adalah
penting bagi semua organisasi. Oleh karena itu, para pemimpin organisasi dan
para komunikator dalam organisasi perlu memahami dan menyempurnakan
kemampuan komunikasi mereka, begitu juga dengan para karyawan atau
pegawai.
Menurut Brent D. Ruben dalam Arni Muhammad memberikan defenisi
mengenai komunikasi adalah suatu proses melalui mana individu dalam
hubungannya, dalam kelompok, dalam organisasi dan dalam masyarakat
menciptakan, mengirimkan, dan menggunakan informasi untuk

11
 mengkoordinasi lingkungannya dan orang lain. DeVito mengemukakan
komunikasi sebagai transaksi. Transaksi yang dimaksudkannya bahwa
komunikasi merupakan suatu proses dimana komponen saling terkait dan
bahwa para komunikatornya beraksi dan bereaksi sebagai suatu kesatuan dan
keseluruhan. Setiap proses transaksi, elemen berkaitan secara integral dengan
eleman lain.
Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada fokus
mengenai bentuk komunikasi apa yang berlangsung dalam suatu organisasi,
metode dan teknik apa yang digunakan, media apa yang digunakan dan
bagaimana prosesnya, faktor apa yang menjadi penghambat dalam organisasi
serta lingkungan organisasi yang memengaruhi perkembangan organisasi.
Komunikasi organisasi mutlak terjadi dalam suatu organisasi, karena didalam
suatu organisasi pasti terjadi pertukaran ataupun penyebaran informasi,
dimanakesemuanya tercakup kedalam kajian komunikasi organisasi. Tujuan
utama darikomunikasi organisasi adalah menciptakan mutual understanding
diantara semua element - element yang ada di dalam suatu organisasi.
Komunikasi organisasi, dipandang dari suatu perspektif interpretatif
(subjektif) adalah proses penciptaan makna atas interaksi yang merupakan
organisasi.
Komunikasi organisasi adalah perilaku pengorganisasian yang terjadi
dan bagaimana mereka terlibat dalam proses itu bertransaksi dan
memberimakna atas apa yang terjadi. Katz dan Khan menyatakan komunikasi
organisasi adalah suatu proses sosial yang mempunyai relevansi terluas di
dalam memfungsikan setiap kelompok, organisasi atau masyarakat. Redding
dan Sanborn mengatakan bahwa komunikasi organisasi adalah pengiriman dan
penerimaan informasi dalam organisasi yang kompleks. Yang termasuk dalam
bidang ini adalah komunikasi internal, hubungan manusia, hubungan
persatuan pengelola, komunikasi downward atau komunikasi dari atasan
kepada bawahan, komunikasi upward atau komunikasi dari bawahan kepada
atasan, komunikasi horizontal atau komunikasi dari orang-orang yang sama
level/tingkatnya dalam organisasi.

B. Peran Komunikasi Organisasi

12
 Adanya kegiatan komunikasi di dalam organisasi akan menciptakan
karakter dan budaya organisasi, serta pola-pola yang mempengaruhi
kehidupan organisasi kedepannya. Komunikasi yang dilakukan dalam
organisasi oleh individu-individu di dalamnya merupakan suatu proses penting
yang berlangsung secara terus-menerus. Proses tersebut menghasilkan suatu
hubungan antaranggota organisasi dengan kualitas tertentu yang akan
memberikan kontribusi terhadap organisasi (Morissan, 2013 : 348). Peran
komunikasi inilah yang memungkinkan suatu organisasi untuk mencapai
tujuannya, dengan adanya hubungan yang membuat keselarasan identitas
antara anggota dan organisasi, maka apa yang menjadi tujuan individu
angggotanya akan sejalan dengan tujuan organisasi.

2.3 Rencana Pembangunan

A. Pengertian

Definisi dasar dari sebuah perencanaan yang mana diartikan sebagai

suatu proses mempersiapkan secara sistematis kegiatan-kegiatan yang akan
dilakukan untuk mencapai suatu tujuan tertentu (Tjokroamidjojo, 1984), sama
halnya dengan definisi dari perencanaan pembangunan. Selanjutnya
Tjokroamidjojo (1984), mengartikan perencanaan pembangunan adalah
sebagai suatu pengarahan penggunaan sumber-sumber pembangunan
(termasuk sumber-sumber ekonomi) yang terbatas adanya, untuk mencapai
tujuan-tujuan tertentu berdasarkan keadaan sosial ekonomi yang lebih baik
secara efektif dan efisien. Pada dasarnya perencanaan pembangunan adalah
pengambilan alternatif yang dianggap alternatif terbaik dengan sumber daya
yang tersedia secara tepat. Perencanaan pembangunan juga diartikan sebagai
suatu proses pemikiran dan penentuan menyeluruh yang sudah
dipertimbangkan sedemikian rupa, dibuat secara sistematik untuk mencapai
tujuan tertentu pada waktu yang telah ditetapkan untuk masa yang akan datang
(Soekartawi, 1990).

13
 Berdasarkan pengertian perencanaan pembangunan di atas, maka
pengertian perencanaan pembangunan dapat disimpulkan sebagai proses
pemikiran yang mengarahkan sumber-sumber pembangunan secara efektif dan
efisien. Selain itu juga mengupayakan berbagai alternatif yang dianggap
sebagai
alternatif terbaik untuk mencapai tujuan tertentu di masa yang akan datang.
Pemilihan alternatif yang paling baik diharapkan mampu mencapai suatu
tujuan
yang berguna bagi kualitas pembangunan kedepannya.

B. Fungsi

Untuk melaksanakan tugas, Bidang Perencanaan dan Pengendalian

Program mempunyai fungsi :

a. Perumusan kebijakan teknis di bidang perencanaan dan

pengendalian program.
b. Pengoordinasian dan pelaksanaan kegiatan di bidang
perencanaan dan pengendalian program.
c. Pembinaan, pengawasan, dan pengendalian kegiatan di bidang
perencanaan dan pengendalian program.
d. Pengelolaan dan fasilitasi kegiatan di bidang perencanaan dan
pengendalian program.
e. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan kegiatan di bidang
perencanaan dan pengendalian program.
f. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Badan di
bidang perencanaan dan pengendalian.
C. Tugas

Pada kasus ini, penulis diberikan beberapa tugas dalam Subbagian

Renbang yaitu:

1. Pembuatan SOP.
2. Desain.
3. Pengarsipan Surat.

14
2.4 Standar Operasional Prosedur (SOP)

A. Pengertian

Dalam sebuah perusahaan, aturan dibuat dalam bentuk yang lebih

formal, yaitu Standard Operating Procedure atau yang kerap disebut SOP.
Setiap perusahaan tentu memiliki visi-misi yang hendak dicapai, baik dalam
jangka waktu yang pendek maupun jangka panjang. Setiap visi misi yang
hendak dicapai, tentu tidak hanya melibatkan beberapa orang saja, namun
seluruh anggota perusahaan harus bergerak, agar visi-misi tersebut dapat
tercapai. Agar semua anggota bergerak menuju titik yang sama, yaitu
pencapaian visi-misi, maka perusahaan membutuhkan aturan, prosedur, dan
sistem yang disusun dengan jelas, lengkap, dan rapi. Di situlah SOP bekerja
(Fajar Nur’Aini, 2016:14) Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan
suatu perangkat lunak yang mengatur tahapan proses kerja maupun prosedur
kerja tertentu. (Budiharjo, 2014:7) Standar Operasional Prosedur (SOP)
merupakan suatu pedoman, bagaimana karyawan dapat menjalankan
pekerjaannya. Oleh karena itu, setiap posisi dalam organisasi memiliki SOP
yang berbeda dengan posisi yang lain. (Fajar Nur’Aini, 2016:17)
Berdasarkan pendapat para ahli, dapat ditarik kesimpulan bahwa SOP
merupakan salah satu acuan pokok mengenai langkah atau tahapan yang
berhubungan dengan aktivitas aplikatif yang merupakan aktivitas kerja dalam
sebuah perusahaan.

B. Tujuan

Tujuan pembuatan SOP adalah untuk menjelaskan perincian atau

standar yang tetap mengenai aktivitas pekerjaan yang berulang-ulang yang
diselenggarakan dalam suatu organisasi. Menurut Fajar Nur’Aini (2016:38)
tujuan pembuatan standar operasional prosedur adalah sebagai berikut :
a. Konsistensi

15
 SOP dibuat agar setiap pelaksana/petugas/pegawai mengetahui
standar yang telah ditetapkan, sehingga mereka mampu menjaga
konsistensi dan tingkat kinerja petugas / pegawai / pelaksana atau tim.
b. Kejelasan Tugas
SOP dibuat agar setiap pelaksana / petugas / pegawai
mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam
organisasi.
c. Kejelasan Alur
SOP dapat memperjelas alur tugas, wewenang, dan tanggung
jawab apa saja dari masing-masing pelaksana / petugas / pegawai
terkait.

d. Melindungi Organisasi
Secara tidak langsung, SOP dibuat dengan tujuan untuk
melindungi organisasi atau unit kerja, serta petugas atau pegawai dari
tindakan mal-praktik, atau kesalahan yang bersumber dari administrasi
atau faktor lainnya yang dapat berdampak buruk bagi keberlangsungan
hidup organisasi.
e. Meminimalisasi Kesalahan
Dengan kejelasan tugas, alur, tanggung jawab dan wewenang,
maka setiap pelaksana / petugas / pegawai dapat meminimalisasi atau
menghindari kegagalan, kesalahan, keraguan, dan duplikasi dalam
bekerja.
f. Efisiensi
SOP dibuat dengan tujuan membuat semua pekerjaan menjadi
lebih efisien. Semua aktivitas kerja diharapkan dapat lebih cepat,
cermat dan tepat sesuai dengan tujuan atau hasil yang ingin diraih,
dengan bantuan SOP yang ada.
g. Penyelesaian Masalah
SOP berisi aturan dan batasan-batasan tertentu, bisa saja dalam
pelaksanaannya terjadi gesekan antar karyawan yang menyebabkan
konflik yang berkepanjangan. Selain perlu adanya campur tangan
supervisor atau atasan, SOP juga dapat dijadikan landasan agar setiap

16
 karyawan dapat bekerja sesuai koridor kembali, yaitu tunduk pada
aturan dan batasan sesuai SOP.
h. Batasan Pertahanan
Terkadang banyak pihak eksternal yang dengan seenaknya ingin
mengetahui hal- hal yang sifatnya sangat privat bagi perusahaan.
Sebagai contoh, seorang peneliti yang menginginkan untuk melakukan
penelitian perilaku kerja dari sebuah organisasi (institusi). Dengan
adanya SOP yang baku, maka pihak peneliti wajib melewati beberapa
prosedur. Mereka tidak bisa langsung menuju ke bagian departemen
atau bagian tertentu.

C. Manfaat SOP

Melihat pentingnya penggunaan SOP dalam manajemen, tentu ada

beberapa manfaat atau keuntungan yang dapat diperoleh dengan adanya SOP
tersebut. Namun hal tersebut dapat terjadi jika SOP dapat dijalankan dengan
tepat. Karena banyak terjadi di beberapa perusahaan yang dapat berjalan
dengan SOP yang tidak sesuai. Dikatakan tidak sesuai karena SOP itu sendiri,
tidak ditegakkan dengan tegas, banyak anggota yang berkerja karena habit
(kebiasaan). SOP yang tidak sesuai menyebabkan proses pencapaian visi dan
misi perusahaan tidak segera tercapai. Maka, jika SOP dijalankan dengan
benar, maka perusahaan akan mendapat banyak manfaat dari penerapan SOP
tersebut. Berikut, manfaat dari penggunaan SOP secara tepat menurut Fajar
Nur’Aini (2016:42) :

a. Kejelasan Prosedur SOP yang dapat memberikan manfaat bagi

kita dalam memberikan penjelasan tentang prosedur kegiatan.
Kita juga dapat menuliskan dengan jelas dan detail mengenai
prosedur yang seharusnya dilakukan dalam pelaksanaan tugas.
b. Efisiensi Waktu ketika Training Karyawan Dengan memberikan
SOP, masing-masing karyawan akan menghemat waktu dan
tenaga dalam program training karyawan. Bisa saja perusahaan
hanya memberikan masa training selama satu minggu. Namun

17
 dengan adanya SOP, akan mempermudah perusahaan dalam
memberikan informasi mengenai tugas, seperti
apa yang harus dilakukan ketika di lapangan.
c. Standarisasi Kegiatan SOP dapat memberikan manfaat bagi
perusahaan untuk menyama-ratakan seluruh kegiatan yang
dilakukan oleh semua pihak. Hasil kerja yang telah diselesaikan
oleh satu karyawan akan memiliki standar yang sama dengan
karyawan yang lain.
d. Mempermudah Evaluasi Setelah ditentukan standarisasi
kegiatan, dengan demikian akan mempermudah para supervisor
atau manajer untuk melakukan evaluasi dan penilaian. Secara
tidak langsung, dengan adanya SOP, akan membantu perusahaan
untuk melakukan evaluasi dan penilaian terhadap setiap proses
operasional dalam perusahaan.
e. Mempertahankan Kualitas SOP membantu perusahaan untuk
mengontrol agar kualitas perusahaan dapat dipertahankan.
Melalui konsistensi dalam bekerja, otomatis perusahaan
memiliki sistem kerja yang sudah jelas dan terstruktur secara
sistematis. Hal tersebut berdampak pada hasil produktivitas yang
dapat dipertahankan, baik secara kualitas maupun kuantitas.
f. Meningkatkan Kemandirian Karyawan SOP dapat membantu
pegawai untuk menjadi pribadi yang lebih mandiri dan tidak
bergantung pada intervensi manajemen. Mengapa dapat
dikatakan demikian? Karena dengan adanya SOP yang dimiliki
dan dipahami oleh masing- masing karyawan akan mengurangi
keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses kroscek kinerja
karyawan sehari-hari. Sehingga karyawan dapat lebih mandiri
untuk menentukan bagaimana cara kerja yang terbaik namun
tetap sesuai dengan SOP yang berlaku di perusahaan.
g. Informasi Kompetensi dan Cara Meningkatkannya SOP juga
dapat memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi
yang harus dikuasai oleh pegawai dalam melaksanakan
tugasnya. Dengan demikian, maka pihak perusahaan akan lebih

18
 mudah untuk memberikan informasi atau feedback berkenaan
dengan upaya peningkatan kompetensi pegawai.

BAB III
GAMBARAN UMUM & PROFIL
PT. AIR MINUM GIRI MENANG (PERSERODA)

3.1 Profil

PDAM Giri Menang yang sekarang berganti nama menjadi PT. Air Minum
Giri Menang merupakan perusaahan daerah milik Pemerintah Kota Mataram dan
Kabupaten Lombok Barat yang bergerak dalam distribusi air bersih bagi
masyarakat umum. PT. Air Minum Giri Menang adalah salah satu perusahaan
PDAM pertama di Indonesia yang dimiliki oleh dua pemerintahan, sesuai dengan
surat keputusan bersama Bupati Lombok Barat dan Walikota Mataram.

PT. Air Minum Giri Menang bekerja dengan semangat profesionalisme dan
pelayanan prima untuk mencukupi kebutuhan air bersih masyarakat Kota Mataram
dan Kabupaten Lombok Barat. Sesuai dengan Visi PDAM Giri Menang yaitu
Menjadi Perusahaan Pelayanan Air Minum Terbaik, Berwawasan Lingkungan,
Pelayanan Prima, Dan Akuntabel.

3.2 Visi dan Misi

PT. Air Minum Giri Menang (Perseroda) memiliki slogan yang berbunyi
“Pertama, Terbaik dan Berintegritas” sesuai dengan Visi PT. Air Minum Giri Menang

19
yaitu Menjadi Perusahaan Pelayanan Air Minum Terbaik, Berwawasan Lingkungan,
Pelayanan Prima, Dan Akuntabel.
Dalam mewujudkan visi tersebut terdapat beberapa misi diantaranya:
1. Pemenuhan kebutuhan penyediaan air minum masyarakat di seluruh wilayah
Lombok Barat dan Kota Mataram berstandar kualitas, kuantitas, kontinuitas
dan akuntabel
2. Pelayanan pelanggan berbasis informasi dan teknologi
3. Peningkatan kualitas SDM
4. Pelestarian sumber air baku dan pemberdayaan masyarakat sekitar sumber.

3.3 Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan susunan yang menunjukkan seluruh bagian atau

jabatan dalam suatu organisasi. PT. Air Minum Giri Menang (Perseroda) memiliki
struktur organisasi sebagai berikut:

Sumber: Struktur Organisasi | Official Website PT. Air Minum Giri Menang
(Perseroda) (ptamgirimenang.com)
Dalam kegiatan magang ini, penulis ditempatkan pada Subbagian Renbang (Rencana
Pembangunan)

20
3.4 Logo PT. Air Minum Giri Menang

Logo merupakan suatu identitas visual terhadap suatu entitas yang

mempunyai kriteria khusus tertentu, seperti bentuk, filosofi, dan warna. Logo
juga dapat diartikan sebagai sebuah tulisan, sketsa, atau gambar yang
mempunyai makna tertentu dan bisa mewakili identitas atas suatu bentuk
entitas, seperti lembaga, organisasi, perusahaan, daerah, negara, atau produk.
Sebagaimana fungsi dari logo, logo PT. AMGM juga berfungsi sebagai
branding PT. AMGM ke public. Hal ini dikarenakan logo yang ada digunakan
sebagai identitas atau suatu entitas kepada masyarakat umum. Oleh karena itu,
logo PT. AMGM menggabarkan karakteristik PT. AMGM itu sendiri. Mulai
dari pemilihan warna sampai bentuk logo sehingga masyarakat dapat mengingat
PT. AMGM dengan mudah.

21
 BAB IV
PELAKSANAAN KEGIATAN

4.1 Kedudukan dan Koordinasi

Pada masa kegiatan magang, penulis ditempatkan pada Subbagian Rencana

Pembangunan yang ditugaskan untuk membantu melakukan pembaharuan Standard
Operating Procedure (SOP) pada perusahaan dan melakukan beberapa desain serta
mengarsipan surat masuk maupun keluar dari bulan Maret 2022 hingga akhir
September 2022. Dalam pelaksanaan magang, penulis dibimbing oleh salah satu staff
divisi Rencana Pembangunan untuk mambantu memahami dan mengarahkan apa dan
bagaimana cara kerja Subbagian Rencana Pembangunan seperti tahap – tahap atau
Langkah – Langkah sebelum dan saat dalam membuat SOP secara baik dan benar,
juga bagaimana cara mengarsipkan surat masuk dan keluar perusahaan pada folder
yang telah disediakan dan pada website resmi PT. AM Giri Menang. Penulis
mempelajari tentang bagaimana memanage waktu secara baik dan juga tata krama
dalam berbicara dan berperilaku kepada atasan maupun karyawan dalam jam kerja di
PT. AM Giri Menang. Untuk memastikan tidak adanya kesalahan, penulis selalu
menjaga komunikasi dan koordinasi kepada staff yang ditugaskan untuk mengawasi
penulis selama kegiatan magang berlangsung.

4.2 Tugas Yang Dilaksanakan

22
 Pada minggu pertama proses pelaksanaan magang, penulis diberikan
pengenalan mengenai apa saja yang ada di subbagian renbang dan tugas apa saja yang
dilakukan. Sehingga penulis dapat memahami dengan baik tugas – tugas yang akan
dilaksanakan serta dapat menyesuaikan diri terhadap lingkungan kerja pada subbagian
renbang itu sendiri. Berikut beberapa hasil dari kegiatan magang yang telah
dilaksanakan penulis:
A. Pengarsipan Surat Masuk & Keluar Perusahaan
Salah satu tugas yang diberikandalam kegiatan magang di PT. AM
Giri Menang adalah melakukan pengarsipan surat masuk dan
keluar perusahaan yang dilakukan seminggu satu kali yaitu pada
hari jumat. Penulis diberikan tugas pengarsipan surat masuk dan
keluar pada periode dari bulan Maret 2022 hingga September 2022.

23
 Gambar Melakukan Pengarsipan Surat Masuk dan Keluar

B. Template Desain
Tugas selanjutnya yang dilakukan penulis adalah melakukan desain untuk
keperluan press release perusahaan yang dilakukan menggunakan
aplikasi Canva

Gambar Desain Press Release

24
C. Pembuatan SOP
Tugas selanjutnya adalah pembuatan dan perubahan beberapa SOP pada
perusahaan PT. AM Giri menang yang tentu dibimbing oleh staff
Subbagian Renbang secara berkala, pembuatan SOP ini menggunakan
aplikasi Microsoft Visio

Gambar Pembuatan dan Perubahan SOP

25
 BAB V
HASIL KEGIATAN DAN PEMBAHASAN

5.1 Hasil Kegiatan dan Pembahasan

Penulis telah menyelesaikan tugas dan kegiatan magang di PT. Air Minum
Giri Menang (Perseroda) pada Subbagian Rencana Pembangunan dengan baik dan
bertanggung jawab tanpa adanya tugas yang belum tuntas. Penulis tentu banyak
mendapat ilmu dan pelajaran selama proses rangkaian magang dilaksanakan yang
mungkin sebelumnya tidak didapat dibangku perkulihaan karena terhalang oleh
maraknya virus Covid – 19 pada saat itu yang mengharuskan melaksanakan kuliah
secara online dari rumah. Penulis mendapatkan pengalaman dalam menyesuaikan
diri dan sedikit beradaptasi dengan dunia kerja, berinteraksi atau berkomunikasi
langsung dengan rekan kerja lainnya yang memiliki karakter serta latar belakang
yang berbeda.

26
 Dalam upaya menanggapi kekurangan yang penulis lihat diawal, penulis telah
berhasil membuat 10 alur SOP dan melakukan 2 pembaharuan SOP pada
perusahaan terkhususnya dibidang subbagian Humas & Renbang yang dimana 10
SOP tersebut adalah:

SOP Penanganan Sengketa Informasi

SOP Pengujian Konsekuensi
SOP Penetapan dan Pemutakhiran DIP
SOP Pendokumentasian Informasi Publik
SOP Pendokumentasian Informasi Publik Yang Dikecualikan
SOP Pengelolaan Keberatan Informasi
SOP Pengelolaan Permohonan Informasi
SOP Permohonan Desain
SOP Pembuatan Berita
SOP Permohonan Berita

Kemudian telah selesai merekap sebanyak 63 surat masuk dan keluar pada
website dan folder khusus PT. AMGM terhitung dari bulan Maret 2022 hingga
September 2022 diantaranya adalah
Data jawaban atas pertanyaan untuk kunjungan DPRD Kab.
Sleman

Jumlah pelanggan dan air yang disalurkan wilayah Kota

Mataram perkategori pelanggan dan perbulan selama tahun 2021

Data kepuasan Pelanggan dan Profil Perusahaan

Data debit air yang diproduksi dan didistibusi perbulan dari

tahun 2018 - 2021

Pengisian Survei Statistik Keuangan BUMD

Kuisioner untuk Suvei Harga Produsen Jasa
Diatas adalah beberapa contoh surat masuk yang diterima dan telah penulis
rekap.

27
 Laporan Keuangan Anaudited tahun 2021

Jumlah karyawan PT Air Minum Giri Menang (Perseroda) tahun

2021, Jenis diklat dan jumlah peserta yang mengikuti dimasing-
masing kegiatan diklat PT Air Minum Giri Menang (Perseroda),
dan Jabatan/bidang yang biasanya diikutkan diklat untuk
pengembangan (baik untuk kenaikan posisi jabatan atau kenaikan
dalam bentuk gaji)

Pemberian Data Tugas Akhir

Pemberian Bahan Keterangan
Penyampaian Laporan Keuangan Tahun Buku 2021

Data Kinerja Karyawan, Jumlah Seluruh Karyawan PT Air

Minum Giri Menang, Biaya pegawai

Dan diatas adalah beberapa contoh surat keluar yang telah dikeluarkan dan
telah penulis rekap.

Selanjutnya telah membantu mendesain Press Release sebanyak 2 desain pada

waktu awal dan pertengahan proses magang yang dimana tentu desain mempunyai
pesan tersendiri sesuai dengan penjelasan teori cyber public relations dan
memegang peran tersendiri di perusahaan terhadap penilaian masyarakat umu dan
pihak – pihak yang mungkin dimasa depan ingin menjalani Kerjasama dengan
perusahaan PTAM Giri Menang.

Dalam melaksanakan tugas menjadi salah satu anggota Subbagian Renbang

yang baik, penyusun melihat adanya penerapan komunikasi organisasi di dalam
pelaksanaan tugas-tugas tersebut. Terdapat alur koordinasi yang menunjukkan
adanya proses komunikasi dan arus komunikasi yang berlangsung. Proses
komunikasi dalam pelaksanaan tugas – tugas Subbagian Renbang yang penulis
kerjakan ditunjukkan dengan adanya penyampaian pesan dari Manajer Renbang
berupa arahan atau perintah untuk mengerjakan tugas kepada staffnya, dan penulis
juga ikut sedikit terlibat di dalamnya. Pesan – pesan yang disampaikan juga sudah
cukup jelas, dan penyusun serta staf – staf lainnya dapat mengerti dengan mudah,

28
 serta terdapat kesamaan pemahaman terhadap pesan yang disampaikan. Sehingga
hal ini memudahkan jalannya koordinasi dan kerja sama dalam pengerjaan tugas –
tugas.

5.2 Kendala

Selama proses kegiatan magang, terdapat beberapa kendala yang penulis

sadari, yaitu terdapat beberapa staf yang tidak selalu ada di mejanya yang
membutuhkan koordinasi dari staf tersebut yang akhirnya menghambat proses kinerja
dan yang penulis takutkan dapat merembet hingga adanya miss communication,
kendala berikutnya ada pada jaringan wifi yang terkadang mengalami gangguan yang
tentu menghambat dalam melakukan pengarsipan surat yang dilakukan secara online.

BAB VI
KESIMPULAN DAN SARAN

6.1 Kesimpulan

Pelaksanaan suatu kegiatan magang merupakan program wajib yang

harus dilaksanakan oleh mahasiswa di Program Studi Ilmu Komunikasi
Universitas Mataram.
Pelaksanaan magang telah di laksanakan oleh penulis dengan baik
selama telah 50 hari kerja, yang di mulai dari tanggal 12 September sampai 14
November 2022. Pada Subbagian Renbang, penulis mendapatkan bimbingan
langsung dari Manajer dan para staf selaku pembimbing lapangan
magang dan arahan langsung dari karyawan.

29
 Pelaksanaan magang di PT. AM Giri Menang Subbagian Renbang
berjalan dengan baik dan lancar, selama proses kegiataan magang berlangsung
penulis mendapatkan berbagai ilmu dan pengalaman secara langsung di dunia
kerja. Dan dalam praktik pengerjaan tugas harian, koordinasi penyusun
dengan seluruh komponen Subbagian Renbang terdapat penerapan komunikasi
organisasi yang efektif dalam bentuk proses serta adanya arus komunikasi
organisasi yang aktif.

6.2 Saran

Untuk Perusahaan:
Saran penulis untuk PT. Air Minum Giri Menang dan tanpa
mengurangi rasa hormat adalah untuk meningkat komunikasi antar Subbagian
agar terciptanya komunikasi yang baik di internal instansi yang mempengaruhi
kenyamanan para staf dan karyawan yang akhirnya meningkat kinernya para
staf dan karyawan juga.

Untuk Prodi Ilmu Komunikasi:

Tanpa mengurangi rasa hormat terhadap program studi, penyusun
mengharapkan agar program studi dapat memberikan referensi terkait instasi-
instansi tempat magang yang sekiranya berkaitan dengan konsentrasi
pembelajaran mahasiswa Ilmu Komunikasi Universitas Mataram. Sehingga
praktik lapangan yang akan dilakukan mahasiswa magang kedepannya dapat
dilaksanakan secara maksimal dan dapat menerapkan ilmu-ilmu yang sudah
diterima di kelas perkuliahan.

30
 DAFTAR PUSTAKA:

ANDI BASO TENRIJAJA, S.Sos. 2022. Diakses melalui:

https://diskominfotik.wajokab.go.id/halaman/detail/sub-bagian-umum-dan-
kepegawaian pada Senin, 28 November 2022

WordPress. 2022. Diakses melalui: https://baperlitbang.kendalkab.go.id/program/

pada Senin, 28 November 2022

31
admin@ptamgirimenang.com. Diakses melalui:
https://ptamgirimenang.com/tentang/struktur_organisasi pada Senin, 28 November
2022

PT Mid Solusi Nusantara. 2022. Diakses melalui: https://www.jurnal.id/id/blog/sop-

perusahaan/ pada Senin, 20 Desember 2022

LAMPIRAN

Hari/Tanggal Kegiatan Deskri psi Kegiatan Paraf Pembimbing

Lapangan

Selasa, 12 Pengenalan Pengenalan dengan para

September karyawan

32
 2022

Rabu, 13 Pengenalan Pengenalan dengan

karyawan di subbagian
Agustus
lain
2022

Kamis, 14 Pengenalan Office tour

September
2022

Jumat,15 Pengenalan Penjelasan dan

September pembagian tugas magang
2022

Senin, 18 Pengarahan - Apel pagi

- Pengarahan cara
September
merekap surat masuk &
2022 keluar

Selasa, 19 Pengerjaan - Apel pagi

- Merekap surat masuk
September tugas
2022

Rabu, 20 Pengerjaan - Apel pagi

-Merekap surat masuk
September tugas
2022

Kamis, 21 Pengerjaan - Apel pagi

- Merekap surat masuk
September tugas
2022

33
Jumat, 22 Pengerjaan - Imtaq pagi
- Merekap surat masuk
September tugas
2022

Senin, 25 Pengerjaan -Apel pagi

-Merekap surat keluar
September 2022 tugas

Selasa, 26 Pengerjaan -Apel pagi

-Merekap surat keluar
September 2022 tugas

Rabu 27 Pengerjaan -Apel pagi

-Merekap surat keluar
September 2022 tugas
-Pengarahan cara
membuat SOP

Kamis 28 Pengerjaan -Apel pagi

-Merekap surat keluar
September 2022 tugas
-Pengarahan cara
membuat SOP

Jumat, 29 Pengerjaan -Imtaq pagi

-Merekap surat keluar
September 2022 Tugas

Senin, 2 Pengerjaan -Apel pagi

-Menganalisis kebutuhan
Oktober 2022 Tugas
SOP perusahaan

Selasa, 3 Pengerjaan -Apel pagi

-Mencoba membuat SOP
Oktober 2022 tugas
sambal diarahkan

34
Rabu, 4 Pengerjaan -Apel pagi
-Merekap surat masuk
Oktober 2022 tugas

Kamis 5 Pengerjaan -Apel pagi

-Merekap surat masuk
Oktober 2022 tugas

Jumat 6 Pengerjaan -Imtaq pagi

-Merekap surat masuk
Oktober 2022 tugas

Senin, 9 Pengerjaan -Apel pagi

-Merekap surat keluar
Oktober tugas
-Mencoba membuat SOP

Selasa, 10 Pengerjaan -Apel pagi

-Membantu
Oktober 2022 tugas
mempersiapkan
kebutuhan rapat

Rabu 11 Pengerjaan -Apel pagi

Oktober 2022 tugas

Kamis 12 Pengenalan -Apel pagi

-diajak pergi ke Gudang
Oktober 2022 alat
melihat alat – alat PDAM

Jumat 13 Pengerjaan -Imtaq pagi

-Pembuatan SOP tentang
Oktober 2022 tugas
Permohonan Desain

35
Senin 16 Pengerjaan -Apel pagi
-Merekap surat masuk
Oktober 2022 tugas
-Revisi SOP Permohonan
Desain

Selasa 17 Izin Keluar kota

Oktober

Rabu 18 Izin Keluar kota

Oktober 2022

Kamis 19 Izin Keluar kota

Oktober 2022

Jumat 20 Izin Keluar kota

Oktober 2022

Senin 23 Pengerjaan -Apel pagi

-Membuat press release
Oktober 2022 tugas
-Membuat SOP
Pembuatan berita
-Merekap surat keluar

Selasa 24 Pengerjaan -Apel pagi

-Revisi SOP Pembuatan
Oktober 2022 tugas
Berita
-Merekap surat keluar

Rabu 25 Pengerjaan -Apel pagi

-Membuat SOP
Oktober 2022 tugas
Permohonan Berita

36
Kamis 26 Pengerjaan -Apel pagi
-Revisi SOP Permohonan
Oktober 2022 tugas
Berita

Jumat 27 Pengerjaan -Imtaq pagi

-Merekap surat keluar
Oktober 2022 tugas

Senin 30 Pengerjaan -Apel pagi

-Pembuatan SOP
Oktober 2022 tugas
Penetapan dan
pemuktahiran DIP

Selasa 31 Pengerjaan -Apel pagi

-Revisi SOP Penetapan
Oktober 2022 tugas
dan pemuktahiran DIP

Rabu 1 Pengerjaan -Apel pagi

-Membuat SOP
November 2022 tugas
Pengelolaan permohonan
Informasi
-Membuat SOP
Pengelolaan Keberatan
Informasi
Kamis 2 Pengerjaan -Apel pagi
-Membuat SOP
November 2022 tugas
Pendokumentasian
Informasi Publik
-Membuat SOP
Pendokumentasian
Informasi Publik Yang
Dikecualikan
Jumat 3 Pengerjaan -Imtaq pagi
-Membuat SOP
November 2022 tugas
Penanganan Sengketa
Informasi
-Revisi SOP
Pendokumentasian
Informasi Publik

37
Senin 6 Pengerjaan -Apel pagi
-Membuat SOP Penguji
November 2022 tugas
Konsekuensi

Selasa 7 Pengerjaan -Apel pagi

-Revisi SOP Penguji
November 2022 tugas
Konsekuensi

Rabu 8 Pengerjaan -Apel pagi

-Revisi SOP Penetapan &
November 2022 tugas
Pemuktahiran DIP

Kamis 9 Pengerjaan -Apel pagi

-Revisi SOP Penanganan
November 2022 tugas
Sengketa Informasi

Jumat 10 Pengerjaan -Imtaq pagi

-Merekap surat keluar
November 2022 tugas

Senin 13 Pengerjaan -Apel pagi

-Merekap surat keluar
November 2022 tugas

Selasa 14 Penarikan -Apel pagi

-Penarikan
November 2022
-Pamitan kebeberapa
karyawan & manajer
subbagian Renbang

Mengatahui

Penyusun Pembimbing Lapangan

38
Lalu Muhammad Satya Gunarsyah Bagus Rahman S.T.
NIM: L1B019057

39