BAHAGIAN PENDIDIKAN TEKNIK DAN

VOKASIONAL,
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA,
ARAS 5 & 6, BLOK E14, KOMPLEKS E,
PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN
PERSEKUTUAN,
62604 PUTRAJAYA, MALAYSIA

KERTAS PENERANGAN
(INFORMATION SHEET)

KOD DAN NAMA

FB-025-3:2012 EXECUTIVE SECRETARYSHIP
PROGRAM

TAHAP DAN
1 (SEMESTER 1)
SEMESTER

DBG 1243 BASIC COMPUTER APPLICATION

KOD DAN NAMA
KURSUS

1. MICROSOFT WORD: WORD PROCESSING

2. MICROSOFT EXCELL : SPREADSHEETS
NO. DAN TAJUK 3. MICROSOFT POWER POINT : SLIDE & PRESENTATION
KOMPETENSI 4. RECOGNISE MICROSOFT PUBLISHER

NO. KOD KSKV Muka Surat: 1

Daripada : 5
NO. KOD NOSS FB-025-3:2012 /P(1/4)

TAJUK : MEMBINA FAIL CANTUMAN MEL

TUJUAN : Kertas penerangan ini bertujuan untuk menerangkan kepada pelajar cara-
cara membuat fail cantuman mel ( mail merge )
NO. KOD / CODE NO. KP-(1/4) Muka : 2 drp 5

APA ITU MAIL MERGE

Apakah yang dimaksudkan dengan cantuman mel. Cantuman mel

ialah mencantum satu dokumen dengan pengkalan data. Disini saya berikan
satu contoh situasi. Setiausaha PIBG Kolej Vokasional Dungun ingin
menghantar surat panggilan mesyuarat kepada 15 ahli jawatankuasa PIBG.
Oleh itu setiausaha tersebut tak perlulah menaip 15 surat kepada ajk tersebut
sebaliknya dia perlu taip satu surat panggilan (dokumen) dan mewujudkan
satu pengkalan data (iaitu alamat-alamat ajk tersebut). Kemudian arahkan
komputer untuk mencantumkan dokumen tadi dengan pengkalan data. Maka
terhasillah 15 surat dengan alamat yang berlainan.

Menghasilkan Fail Cantuman Mel (mail merge)

A. Memulakan opsyen cantuman mel

 Klik MAILINGS pada menu bar

 Klik START MAIL MERGE dan pilih step by step mail
merge wizard.

1
2

Langkah 1

 Pilih LETTER pada ruangan select document type

 Klik next:starting document

Langkah 2

 Pilih USE THE CURRENT DOCUMENT pada ruangan

select starting document
 Klik next:select recipients
NO. KOD / CODE NO. KP-(1/4) Muka : 3 drp 5

Langkah 3

 Pilih TYPE NEW LIST pada ruangan select recipients

 Klik CREATE
 Isikan maklumat penerima dan klik OK
 Simpankan maklumat dan klik SAVE
 Semak maklumat pastikan betul dan lengkap, klik OK
 Klik next:write your letter

Langkah 4
 Bina surat / dokumen yang dikehendaki.
 Letakkan titik sisipan pada ruangan yang dikehendaki
 Klik INSERT MERGE FIELD.
 Klik DATA BASE FILED yang telah diisi, susun seperti
yang dikehendaki dan klik INSERT
 Klik next:preview your letters

Langkah 5
 Semak dokumen dan perubahan maklumat penerima pada
preview your letters
 Jika ada pembetulan pada senarai penerima, klik EDIT
RECIPIENT LIST pada MAKE CHANGES.
 Klik next:complete the merge

Langkah 6
 Pilih PRINT pada ruangan merge
 Pilih ALL / CURRENT RECORD / PAGES
NO. KOD / CODE NO. KP-(1/4) Muka : 4 drp 5

Latihan

1. Mulakan Microsoft Word

2. Cipta fail dokumen dan data yang baru.
3. Wujudkan database seperti jadual di bawah.

Bil Nama Alamat Poskod Bandar Negeri

1 Mazelan bin 1254, Taman 24000 Kemaman Terengganu
Hassan Semarak
2 Yusof bin Perumahan Rakyat 22000 Besut Terengganu
Sulaiman Intan
3 Normah bt Kg Sungai Rapat 26000 Kuantan Pahang
Rahman
4 Siti Saleha bt C12-4C, Flat 26200 Temerloh Pahang
Salleh Angsana
5 Abdul Rahman 14-A, Kampung 13000 Pasir Mas Kelantan
b Ali Sepinang
6 Normala bt No. 4, Jln Jelawat 12010 Bachok Kelantan
Omar
7 Alif bin Aziz 21-4A, Jln Delima, 11000 Tanah Kelantan
Taman Intan Merah
8 Latif bin Ibrahim 14, Jln Jelatek, 21300 Kuala Terengganu
Tmn Mawar Terengganu

4. Simpan dan namakan fail data sebagai AJK_DATA

5. Taip surat seperti dalam Lampiran 1 pada muka surat 3. Guna font ARIAL
saiz 11 dan single spacing.
6. Pratayang (print preview) surat cantuman.
7. Simpan dan namakan fail surat cantuman sebagai MESY_MERGE.
NO. KOD / CODE NO. KP-(1/4) Muka : 5 drp 5

Lampiran 1

Ruj. Kami : SMVD 600-17/2 ( )

Tarikh : 2 Mac 2016

< nama>
< alamat >

Tuan/Puan,

MESYUARAT AGUNG PERSATUAN IBU BAPA DAN GURU PIBG KOLEJ

VOKASIONAL DUNGUN 2016.

Dengan segala hormatnya saya merujuk kepada perkara yang tersebut di

atas.

2. Sehubungan dengan itu tuan/puan dijemput menghadiri mesyuarat

tersebut seperti ketetapan berikut :

Tarikh : 10 Mac 2016 (Khamis)

Masa : 10.00 pagi
Tempat : Dewan Kolej Vokasional Dungun .

3. Kehadiran tuan/puan amatlah dihargai.

Sekian, terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menurut perintah

……………………………
( AWANG BIN JUNOH )
Pengarah,
Kolej Vokasional Dungun
23000 Dungun
Terengganu.
NO. KOD / CODE NO. KP-(1/4) Muka : 6 drp 5