SMART INTERNATIONAL COLLEGE

NO. 25-3, JALAN NOVA N, U5/N SUBANG BESTARI,

SEKSYEN U5, 40150 SHAH ALAM,
SELANGOR

KERTAS KERJA

KOD DAN NAMA PROGRAM FB-025-3:2012 EXECUTIVE SECRETARYSHIP

TAHAP / LEVEL L3

KOD PROGRAM, KOD DAN

FB-025-3:2012 C03 FILING ADMINISTRATION
TAJUK UNIT KOMPETENSI

1. DETERMINE FIILING ADMINISTRATION

REQUIREMENTS
NOMBOR AKTIVITI KERJA
DAN PENYATAAN 2. PERFORM FILING ADMINISTRATION ACTIVITIES
3. MAINTAIN FILED DOCUMENTS
4. RECORD FILING ADMINISTRATION
Muka Surat :
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KK(5/17)
1 / 29

TAJUK :

LAKSANAKAN PROSEDUR PEMFAILAN SECARA MANUAL

TUJUAN PEMBELAJARAN :

Pelatih-pelatih mesti boleh :

1. Buka fail mengikut SOP pemfailan syarikat.

2. Tawan dokumen mengikut SOP pemfailan syarikat.
3. Tutup fail mengikut SOP pemfailan syarikat.
 Muka Surat :
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KK(5/17)
2 / 29

ARAHAN :

Mengendalikan dokumen perlu dilaksanakan dengan cekap mengikut prosedur yang telah
ditetapkan supaya mudah dirujuk dan dicapai apabila diperlukan. Sebagai setiausaha
yang bertugas di Kolej Integriti Perdana, anda baru menerima beberapa surat yang perlu
diambil tindakan. Rujuk Lampiran 1-6 yang diberi.

Anda dikehendaki :

(a) Mewujudkan fail-fail yang berkaitan mengikut prosedur yang betul.

Rujuk dan pilih nombor rujukan beserta nama fail yang betul

No. Rujukan Fail Nama Fail

500-3/ 6/4 Permohonan Jawatan
500-11/ 5/ 2 Fail Peribadi Staf
700-10/3/ 1 Jemputan Hari Terbuka
700-9/11/4 Jemputan Perasmian
200-3/ 6/2 Aduan Kerosakan
200-3/4/ 1 Aduan Pelanggan

Surat bertarikh 14 Februari 2017 hendaklah dicap pada 17 Februari 2017 dan
Surat bertarikh 16 Februari 2017 hendaklah dicap pada 20 Februari 2017.

(b) Menutup fail bertarikh 20 Februari 2017 kerana surat tersebut merupakan bilangan
100. Gunakan hari ini sebagai tarikh terima surat dan tarikh menutup fail.
 Muka Surat :
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KK(5/17)
3 / 29

Lampiran 1

KIP

Kolej Integriti Perdana

13 Jalan SS 4B/13
47300 Kelana Jaya,Selangor
No. Tel : 03-89258889 Faks : 03-89258899

Ruj. Kami : KIP.700.10/3/1 Jld ( )

Tarikh : 9 Februari 2017
Pengetua,
SMK Kelana Jaya II,
Jalan SS 6 /17,
47300 Kelana Jaya,
Selangor

Tuan,

JEMPUTAN MENGHADIRI HARI TERBUKA KOLEJ INTEGRITI PERDANA

Dengan hormatnya, perkara di atas adalah dirujuk.

2. Dengan sukacitanya dimaklumkan bahawa pihak kami akan mengadakan Hari Terbuka
peringkat Kolej Integriti Perdana seperti ketentuan di bawah :

Tarikh : 10 Mac 2017

Masa : 09.00 pagi hingga 5.00 petang
Tempat : Dewan Besar Kolej Integriti Perdana.

3. Untuk makluman tuan, program ini bertujuan untuk memberi maklumat dan pendedahan
tentang kursus-kursus yang ditawarkan di kolej kami kepada masyarakat luar.

4. Sehubungan itu, pihak kami mengalu-alukan kehadiran pihak tuan ke majlis tersebut.Pihak
kami amat berbesar hati sekiranya pihak tuan dapat memaklumkan tentang kehadiran ke majlis ini.

Kerjasama tuan di dalam perkara ini didahului dengan ucapan ribuan terima kasih.

Sekian.

Saya yang menjalankan tugas.

fuad
…………………………………….
( AHMAD FUAD BIN HASMADI)
Pengarah,
 Muka Surat :
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KK(5/17)
4 / 29

Lampiran 2

KIP

Kolej Integriti Perdana

13 Jalan SS 4B/13
47300 Kelana Jaya,Selangor
No. Tel : 03-89258889 Faks : 03-89258899

Ruj. Kami : KIP.700.10/3/1 Jld ( )

Tarikh : 10 Februari 2017

Pengetua,
SMK Dato’ Ariff Budiman,
Jalan SS 4 /7,
47300 Kelana Jaya,
Selangor

Tuan,

JEMPUTAN MENGHADIRI HARI TERBUKA KOLEJ INTEGRITI PERDANA

Dengan hormatnya, perkara di atas adalah dirujuk.

2. Dengan sukacitanya dimaklumkan bahawa pihak kami akan mengadakan Hari Terbuka
peringkat Kolej Integriti Perdana seperti ketentuan di bawah :

Tarikh : 10 Mac 2017

Masa : 09.00 pagi hingga 5.00 petang
Tempat : Dewan Besar Kolej Integriti Perdana.

3. Untuk makluman tuan, program ini bertujuan untuk memberi maklumat dan pendedahan
tentang kursus-kursus yang ditawarkan di kolej kami kepada masyarakat luar.

4. Sehubungan itu, pihak kami mengalu-alukan kehadiran pihak tuan ke majlis tersebut.Pihak
kami amat berbesar hati sekiranya pihak tuan dapat memaklumkan tentang kehadiran ke majlis ini.

Kerjasama tuan di dalam perkara ini didahului dengan ucapan ribuan terima kasih.

Sekian.

Saya yang menjalankan tugas.

Fuad
…………………………………….
(AHMAD FUAD BIN HASMADI)
Pengarah.
 Muka Surat :
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KK(5/17)
5 / 29

Lampiran 3

KJ II

SMK Kelana Jaya II

Jalan SS 6 /17,
47300 Kelana Jaya,
Selangor
Tel : 03-84422776 Faks : 03-84422677

Ruj. Kami : SMKKJ II.500.6/6 Jld ( )

Tarikh : 14 Februari 2017

Pengarah,
Kolej Integriti Perdana,
13 Jalan SS 4B/13,
47300 Kelana Jaya,Selangor

Tuan,

KEHADIRAN HARI TERBUKA KOLEJ INTEGRITI PERDANA

Surat tuan bertarikh 9 Februari 2017 adalah dirujuk.

2. Pihak kami mengucapkan ribuan terima atas jemputan pihak tuan. Sukacita dimaklumkan
bahawa pihak kami akan hadir ke majlis yang dianjurkan oleh pihak tuan.

3. Pihak kami mengharapkan agar pihak Kolej Integriti Perdana akan terus menjemput kami
untuk program seumpama ini di masa akan datang.

Kerjasama pihak tuan didahului dengan ucapan terima kasih.

Sekian.

Saya yang menjalankan tugas,

syamimi
......................................................
( NORSYAMIMI BINTI KHALDI )
Pengetua,
SMK Kelana Jaya II.
 Muka Surat :
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KK(5/17)
6 / 29

Lampiran 4

ABD
ABD
SMK Dato’ Ariff Budiman
Jalan SS 4 /7,
47300 Kelana Jaya,
Selangor
Tel : 03-89955272 Faks : 03-89955227

Ruj. Kami : SMKABD.600.4/8 Jld ( )

Tarikh : 16 Februari 2017

Pengarah,
Kolej Integriti Perdana,
13 Jalan SS 4B/13
47300 Kelana Jaya,
Selangor

Tuan,

KEHADIRAN HARI TERBUKA KOLEJ INTEGRITI PERDANA

Surat tuan bertarikh 10 Februari 2017 adalah dirujuk.

2. Pihak kami mengucapkan ribuan terima atas jemputan pihak tuan. Sukacita dimaklumkan
bahawa pihak kami akan hadir ke majlis yang dianjurkan oleh pihak tuan.

3. Pihak kami mengharapkan agar pihak Kolej Integriti Perdana akan terus menjemput kami
untuk program seumpama ini di masa akan datang.

Kerjasama pihak tuan didahului dengan ucapan terima kasih.

Sekian.

Saya yang menjalankan tugas,

hamdi
......................................................
( HAMDI BIN ALIAS )
Pengetua
SMK Dato’ Ariff Budiman
 Muka Surat :
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KK(5/17)
7 / 29

Lampiran 5

KIP

Kolej Integriti Perdana

13 Jalan SS 4B/13
47300 Kelana Jaya,Selangor
No. Tel : 03-89258889 Faks : 03-89258899

Ruj. Kami : KIP.200.3/6/2 Jld ( )

Tarikh : 15 Februari 2017

Syarikat Kontraktor Hafifi Sdn. Bhd.

46, Jalan Bunga Teratai,
70400 Seremban,
Negeri Sembilan.

Tuan,

ADUAN KETIDAKPUASAN HATI TERHADAP KERJA- KERJA PENGUBAHSUAIAN.

Dengan hormatnya, perkara di atas adalah dirujuk.

2. Saya ingin memaklumkan kepada tuan bahawa kerja-kerja pengubahsuaian di pejabat utama
Kolej Integriti Perdana adalah tidak menepati spesifikasi kerja yang pihak kami ditetapkan.

3. Walaupun pada peringkat awal, semua kelihatan sempurna, tetapi retakan besar telah
kelihatan pada keseluuruhan kerja memplaster dibahagian siling. Pengalihan radiator telah
menyebabkan kebocoran pada saluran paip. Kebocoran ini telah pun dibaiki namun masih terdapat
kebocoran kecil.

4. Saya amat berbesar hati kiranya tuan dapat menangani masalah ini secepat mungkin. Selain
keadaan siling yang tidak cantik, radiator kami pula tidak dapat digunakan.

Semoga aduan ini mendapat pertimbangan yang sewajarnya dan kerjasama tuan didahului ucapan
ribuan terima kasih.

Sekian , terima kasih.

Saya yang menjalankan tugas.

fuad
…………………………………….
( AHMAD FUAD BIN HASMADI)
Pengarah,
Kolej Integriti Perdana.
 Muka Surat :
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KK(5/17)
8 / 29

Lampiran 6

Nur Hanita Binti Hadi,

No 5, Jalan Merbau Indah 1,
Taman Merbau,
54000 Ipoh,
Perak

Tarikh : 20 Februari 2017

Pengarah,
Kolej Integriti Perdana
13, Jalan SS 4B/13
47300 Kelana Jaya,
Selangor.

Tuan,

PERMOHONAN JAWATAN PENSYARAH KESETIAUSAHAAN PENTADBIRAN.

Saya merujuk iklan Kolej Integriti Perdana disurat khabar bertarikh 14 Januari 2017.

2. Saya ingin mengambil peluang ini untuk memohon jawatan yang diiklankan.Untuk
pengetahuan pihak tuan, saya telah menamatkan pengajian dari Universiti Teknologi MARA (UITM)
dalam bidang kesetiausahaan pada tahun 2009.

3. Saya memiliki pengalaman kerja sebagai Setiausaha di Syarikat Iras Budi Sdn. Bhd selama 3
tahun dan Syarikat Kota Jasa Sdn. Bhd selama 2 tahun. Dengan pengalaman ini saya mampu
mencurahkan pengetahuan dalam bidang kesetiausahaan kepada pelajar-pelajar di Kolej tuan.

4. Saya amat berharap permohonan ini mendapat perhatian dan pertimbangan yang sewajarnya
dari pihak tuan. Segala kerjasama tuan didahului ucapan terima kasih.

Sekian.

Yang benar,

hanita
...........................................
(Nur Hanita Binti Hadi)
 Muka Surat :
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KK(5/17)
9 / 29

PERALATAN, KELENGKAPAN DAN BAHAN :

KUANTITI
BIL. BAHAN UKURAN
(Bahan : Calon)
Tiada - -

KUANTITI
BIL PERALATAN/KELENGKAPAN UKURAN
(Peralatan/Kelengkapan:Calon)
1. Komputer - 1:1
2. Pendrive - 1:1
3. Pencetak - 1:5
4. Fail Putih - 3:1
5. Kertas Minit - 3:1
6. Tali Hijau - 3:1
7. Tali Putih - 1:1
8. Gunting - 1:1
9. Penebuk Lubang - 1:1
10. Pembaris - 1:1
11. Marker Biru - 1:1
12. Marker Merah - 1:1
13. Pen Merah - 1:1
14. Pen Hitam - 1:1
15. Cap Terima - 1:1
16. Cap Surat Masuk - 1:1
17. Cap Surat Keluar - 1:1
18. Stamp Pad Merah - 1:1
19. Stamp Pad Biru - 1:1
 Muka Surat :
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KK(5/17)
10 / 29

LANGKAH KERJA BUTIRAN KERJA

SIKAP, KESELAMATAN DAN PERSEKITARAN :

a. Pastikan tempat kerja dalam keadaan selamat dan lapang.

b. Pastikan peralatan yang digunakan dalam keadaan baik dan
selamat digunakan.
c. Pastikan penggunaan masa dan bekalan sumber dengan
efisyen.
d. Pastikan semua peralatan pemfailan berfungsi dengan baik.
e. Pastikan stesen kerja kembali bersih selepas digunakan.

1.1 Teliti setiap surat yang diterima dengan baik bagi

mengenalpasti fail yang perlu diwujudkan dengan melihat
kepala surat, tarikh dan perkara.
1.2 Lampiran 1 : Surat pertama
1. Buka Fail a. Kepala Surat menunjukkan nama Kolej Integriti Perdana,
maka ia merupakan surat keluar.
b. Tarikh adalah 9 Februari 2017
c. Perkara menunjukkan perkataan Jemputan Hari Terbuka
 Muka Surat :
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KK(5/17)
11 / 29

LANGKAH KERJA BUTIRAN KERJA

1.3 Lampiran 2: Surat kedua

a. Kepala Surat menunjukkan nama Kolej Integriti Perdana,
maka ia merupakan surat keluar.
b. Tarikh adalah 10 Februari 2017
c. Perkara menunjukkan perkataan Jemputan Hari Terbuka
 Muka Surat :
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KK(5/17)
12 / 29

LANGKAH KERJA BUTIRAN KERJA

1.4 Lampiran 3:Surat ketiga

a. Kepala Surat menunjukkan nama SMK Kelana Jaya II, maka

ia merupakan surat masuk.

b. Tarikh adalah 14 Februari 2017

c. Perkara menunjukkan perkataan Kehadiran Hari Terbuka.

 Muka Surat :
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KK(5/17)
13 / 29

LANGKAH KERJA BUTIRAN KERJA

1.5 Lampiran 4: Surat keempat

a. Kepala Surat menunjukkan nama SMK Dato’ Ariff Budiman,

maka ia merupakan surat masuk.

b. Tarikh adalah 16 Februari 2017

c. Perkara menunjukkan perkataan Kehadiran Hari Terbuka.

 Muka Surat :
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KK(5/17)
14 / 29

LANGKAH KERJA BUTIRAN KERJA

1.6 Lampiran 5: Surat kelima

a. Kepala Surat menunjukkan nama Kolej Integriti Perdana,

maka ia merupakan surat keluar.

b. Tarikh adalah 15 Februari 2017

c. Perkara menunjukkan perkataan Aduan

Ketidakpuashatian Kerja Pengubahsuaian.
 Muka Surat :
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KK(5/17)
15 / 29

LANGKAH KERJA BUTIRAN KERJA

1.7 Lampiran 6 :Surat keenam

a. Kepala Surat menunjukkan nama Nur Hanita binti Hadi,

maka ia merupakan surat masuk.

b. Tarikh adalah 20 Februari 2017

c. Perkara menunjukkan perkataan Permohonan Jawatan

Pensyarah
 Muka Surat :
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KK(5/17)
16 / 29

LANGKAH KERJA BUTIRAN KERJA

1.1 Teliti jadual nama dan no. rujukan Fail yang diberi sebagai
rujukan.

No. Rujukan Fail Nama Fail

500-3/ 6/4 Permohonan Jawatan
500-11/ 5/2 Fail Peribadi Staf
700-10/3/1 Jemputan Hari Terbuka
700-9/11/4 Jemputan Perasmian
200-3/ 6/2 Aduan Kerosakan
200-3/4/ 1 Aduan Pelanggan

1.2 Pilih nama dan no. rujukan fail yang perlu diwujudkan
berdasarkan perkara surat:

Surat Perkara Surat No. Rujukan Nama Fail

Fail
Jemputan Hari Hari
700-10/3/1 Jemputan Hari
1.
Terbuka Terbuka
Jemputan Hari 700-10/3/1 Jemputan Hari
2.
Terbuka Terbuka
Kehadiran Hari 700-10/3/1 Jemputan Hari
3.
Terbuka Terbuka
Kehadiran Hari 700-10/3/1 Jemputan Hari
4.
Terbuka Terbuka
Aduan 200-3/6/2 Aduan Kerosakan
5.
Ketidakpuashatian
Permohonan 500-3/6/4 Permohonan Jawatan
6.
Jawatan Pensyarah

PERHATIAN :

• Surat (1),(2),(3) dan (4) dimasukkan dalam 1 fail yang sama

kerana surat tersebut berkaitan perkara sama iaitu Jemputan
Hari Terbuka.
 Muka Surat :
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KK(5/17)
17 / 29

LANGKAH KERJA BUTIRAN KERJA

1.1 Ambil 3 Fail Putih seperti dibawah.

1.2 Tulis semua butiran yang perlu pada kulit fail dengan
menggunakan marker biru/hitam seperti berikut :

KIP.
700
KIP.700-10/3/1
-
10/
3/1

JEMPUTAN HARI TERBUKA

9 /2/2017
 Muka Surat :
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KK(5/17)
18 / 29

LANGKAH KERJA BUTIRAN KERJA

KIP. KIP.200-3/6/2
200
-
3/6
/2 ADUAN KEROSAKAN
15 /2/2017

KIP.
500 KIP.500-3/6/4
-
3/6
/4 PERMOHONAN JAWATAN
TARIKH YG RELEVAN
 Muka Surat :
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KK(5/17)
19 / 29

LANGKAH KERJA BUTIRAN KERJA

PERHATIAN :

• Tajuk Fail ditulis pada PERKARA.

• No. Rujukan Fail mesti didahului dengan singkatan nama
organisasi iaitu Kolej Integriti Perdana (KIP) diikuti dengan titik
dan no rujukan fail.
• No. Rujukan fail perlu ditulis pada penjuru atas kanan fail secara
melintang dan penjuru atas kiri fail secara menegak menghala
ke tulang fail.
• Tarikh Kandungan Pertama perlu dicatat dengan betul.

1.3 Lipat fail tersebut mengikut garisan sedia ada dengan

memastikan tulang fail dilipat ke dalam.

1.4 Tebuk lubang pada penjuru atas kiri fail dengan mengikut
ukuran berikut:
• 1 inci @2.5 cm daripada penjuru atas kiri dan
• 1 inci @ 2.5 cm daripada penjuru kiri
 Muka Surat :
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KK(5/17)
20 / 29

LANGKAH KERJA BUTIRAN KERJA

1.1 Masukkan tali hijau pada lubang yang telah ditebuk

1.2 Ambil 3 helai kertas minit dan tebuk lubang pada kertas minit
tersebut mengikut ukuran berikut:
• 2 cm daripada penjuru atas kiri dan
• 2 cm daripada penjuru kiri
1.3 Masukkan setiap 1 helai kertas minit di sebelah kiri fail pada
setiap fail yang telah dibuka.
 Muka Surat :
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KK(5/17)
21 / 29

LANGKAH KERJA BUTIRAN KERJA

1.1 Tuliskan no. rujukan fail pada Kertas Minit No.

1.2 Tulis helaian kertas minit pada Helaian No.

KIP.700-
10/3/1
1.

2.
KIP.200-
3/6/2
 Muka Surat :
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KK(5/17)
22 / 29

LANGKAH KERJA BUTIRAN KERJA

3.
KIP.500-3/6/4 3

PERHATIAN:
Helaian No. pada fail ketiga perlulah bilangan helaian yang relevan
iaitu sekurang-kurangnya melebihi 3 kerana fail ini bakal ditutup.

a. Kandungkan keenam-enam surat yang diterima ke dalam fail

d. Isih surat mengikut fail yang telah dibuka
e. Susun surat mengikut urutan tarikh (surat yang tarikh lebih awal
dimasukkan terlebih dahulu)

1. Empat surat yang dikandung ke dalam Fail Jemputan Hari

Terbuka.
a. Nomborkan setiap surat mengikut urutan nombor yang
dikandungkan pada penjuru kanan atas fail.
 Muka Surat :
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KK(5/17)
23 / 29

LANGKAH KERJA BUTIRAN KERJA

PERHATIAN:
• Pastikan nombor pada surat mestilah sama dengan nombor pada
kertas minit.
• Pastikan nombor dibuat dalam bulatan dan menggunakan dakwat
yang betul iaitu:
a. Surat masuk menggunakan dakwat merah
b. Surat keluar menggunakan dakwat biru atau hitam.
(Memandangkan fail ini baru dibuka maka nombor surat bermula dari 1
dan berakhir dengan surat 6)
c. Tebuk lubang pada penjuru kiri atas setiap surat tersebut
d. Masukkan surat ke dalam fail di sebelah kanan.

KESELAMATAN :

a. Pastikan penggunaan masa dan bekalan sumber dengan efisyen.

b. Pastikan semua peralatan pemfailan berfungsi dengan baik.
 Muka Surat :
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KK(5/17)
24 / 29

LANGKAH KERJA BUTIRAN KERJA

SIKAP, KESELAMATAN DAN PERSEKITARAN/ :

a. Pastikan peralatan yang digunakan dalam keadaan baik dan

selamat digunakan.
b. Pastikan penggunaan masa dan bekalan sumber dengan efisyen.
c. Pastikan semua peralatan pemfailan berfungsi dengan baik.
d. Pastikan stesen kerja kembali bersih selepas digunakan.

No. Surat

a.

tebuk lubang di
sini

2. Tawan
Dokumen

Minitkan keempat-empat surat tersebut dengan menggunakan

dakwat yang betul.

PERHATIAN:
• Surat masuk menggunakan dakwat merah
• Surat keluar menggunakan dakwat biru atau hitam
 Muka Surat :
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KK(5/17)
25 / 29

LANGKAH KERJA BUTIRAN KERJA

Catatan pada kertas minit seperti berikut :

Kertas Minit No. KIP.700-10/3/1 Helai No. 1

1 Surat kpd SMK Kelana Jaya II bth 9 Februari 2017 d/m

pd 9 Februari 2017
2 Surat kpd SMK Dato’ Ariff Budiman bth 10 Februari
2017 d/m pd 10 Februari 2017
3 Surat kpd SMK Kelana Jaya II bth 14 Februari 2017
d/m pd 17 Februari 2017
4 Surat kpd SMK Dato’ Ariff Budiman bth 16 Februari
2017 d/m pd 20 Februari 2017

PERHATIAN:
• Tarikh minit untuk surat masuk perlu selepas tarikh pada surat
tersebut (kecuali telah dinyatakan tarikh dalam soalan)
• Tarikh minit untuk surat keluar boleh sama seperti tarikh pada
surat (kecuali telah dinyatakan tarikh dalam soalan).

KESELAMATAN :

a. Pastikan kebersihan semasa mengecap diberi perhatian kerana

akan merosakkan isi kandungan fail dan kerja tidak kemas.
 Muka Surat :
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KK(5/17)
26 / 29

LANGKAH KERJ BUTIRAN KERJA

SIKAP, KESELAMATAN DAN PERSEKITARAN :

a. Pastikan peralatan yang digunakan dalam keadaan baik dan

selamat digunakan.
b. Pastikan penggunaan masa dan bekalan sumber dengan efisyen.
e. Pastikan semua peralatan pemfailan berfungsi dengan baik.
f. Pastikan stesen kerja kembali bersih selepas digunakan.

a. Ambil Fail Permohonan Jawatan.

3. Tutup Fail
g. Fail ini perlu ditutup kerana telah mematuhi syarat penutupan
fail iaitu telah mencukupi 100 lampiran.

b. Ambil peralatan pemfailan berikut :

h. Marker merah

i. Marker hitam/biru

j. Pembaris

k. Tali putih

l. Gunting

c. Buat dua palang merah pada kulit fail seperti berikut menggunakan
marker pen merah dengan menulis menggunakan marker pen
hitam/biru seperti rajah berikut
 Muka Surat :
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KK(5/17)
27 / 29

LANGKAH KERJA BUTIRAN KERJA / DETAILS

KIP. KIP.500-3/6/4 (100)

500-
3/6/
4(10
0)

PERMOHONAN JAWATAN
TARIKH YG RELEVAN 21/2/2017

FAIL DITUTUP PADA 21/2/2017-JILID 2 DIBUKA - di

tulis di tengah-tengah palang

d. Fail yang telah ditutup hendaklah diikat dengan tali putih.

PERHATIAN : Garis yang dibina mestilah berwarna merah dan tulisan

di dalam palang mestilah berwarna hitam/biru

SOALAN :

1. Apakah kepentingan pengurusan fail?

2. Mengapa surat yang diterima perlu diteliti terlebih dahulu?
 Muka Surat :
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KK(5/17)
28 / 29

SENARAI SEMAK KERJA

Tidak
Bil Tahap Pencapaian Terima Catatan
Terima
A. PROSES KERJA
• Mengendalikan peralatan pemfailan
dengan betul

• Mengisih surat

B. HASIL KERJA
Fail Jemputan Hari Terbuka

• Menulis Perkara Jemputan Hari Terbuka

dengan marker hitam/biru

• Menulis No. Rujukan KIP.700.10/3/1

dengan betul.

• Menebuk lubang dan memasukkan tali

hijau dengan betul

• Memfailkan keempat-empat surat

mengikut susunan yang betul.

• Meminitkan surat dengan betul

Fail Aduan Kerosakan

• Menulis Perkara Aduan Kerosakan

dengan marker hitam/biru

• Menulis No. Rujukan KIP.200-3/6/2

dengan betul.

• Menebuk lubang dan memasukkan tali

hijau

• Memfailkan keempat-empat surat

mengikut susunan yang betul.

• Meminitkan surat dengan betul

Fail Permohonan Jawatan

• Menulis Perkara Permohonan Jawatan

dengan marker hitam/biru
 Muka Surat :
NO. KOD FB-025-3:2012-C03 /KK(5/17)
29 / 29

• Menulis No. Rujukan KIP.500-3/6/4

dengan betul.

• Menebuk lubang dan memasukkan tali

hijau

• Memfailkan keempat-empat surat

mengikut susunan yang betul.

• Meminitkan surat dengan betul

• Menutup fail dengan betul

C. SIKAP
• Persekitaran tempat kerja dibersih dan
dikemas setelah selesai.

• Peralatan disusun kemas dan teratur.

• Menepati masa.

D. KESELAMATAN & PERSEKITARAN

• Kaedah kerja yang betul serta

menitikberatkan keselamatan kerja

................................................... ....................................................
( Tandatangan dan Nama Pelatih ) ( Tandatangan dan Nama Pengajar )
Tarikh : ____________________ Tarikh: ____________________