SMART INTERNATIONAL COLLEGE

NO. 25-3, JALAN NOVA N, U5/N SUBANG BESTARI,

SEKSYEN U5, 40150 SHAH ALAM,
SELANGOR

KERTAS PENERANGAN
(INFORMATION SHEET)

KOD DAN NAMA PROGRAM /

PROGRAMME CODE AND FB-025-3:2012 EXECUTIVE SECRETARYSHIP
NAME
TAHAP / LEVEL L3

KOD PROGRAM, KOD DAN

TAJUK UNIT KOMPETENSI /
PROGRAMME C03 FILING ADMINISTRATION
CODE,COMPETENCY UNIT
CODE AND TITLE

1. DETERMINE FIILING ADMINISTRATION

NOMBOR AKTIVITI KERJA
DAN PENYATAAN / WORK
ACTIVITIES NUMBER AND
STATEMENT
REQUIREMENTS
2. PERFORM FILING ADMINISTRATION ACTIVITIES
3. MAINTAIN FILED DOCUMENTS
4. RECORD FILING ADMINISTRATION

Muka Surat / Page: 1

NO. KOD / CODE NO. FB-025-3:2012-C03 /KP(10/17)
Daripada : 12

TAJUK / TITLE:

MELAKSANAKAN TUGAS FOTOKOPI

TUJUAN / PURPOSE:
Kertas penerangan ini adalah untuk memberi kefahaman dan pengetahuan kepada
pelatih tentang prosedur kerja menyalin dokumen yang hendak difailkan dengan
menggunakan mesin fotokopi
 Muka Surat / Page :
NO. KOD / CODE NO. FB-025-3:2012-C03 /KP(10/17)
2 Drp / Of 11

PENERANGAN / INFORMATION:

1.0 KONGFIGURASI MESIN FOTOSTAT (SETUP)

1.1 Sebelum memulakan kerja-kerja membuat salinan fotostat perkara-
perkara berikut perlu diambil kira:
i. Bilangan salinan yang telah dibuat
ii. Saiz salinan
iii. Jenis salinan
Tindakan yang perlu diambil dengan menekan kekunci ‘RESET’

1.2 Tarik bekas kertas dan pastikan perkara-perkara berikut:

i. Saiz kertas
ii. Kedudukan kertas
Tindakan yang perlu diambil adalah dengan menentukan saiz dan
kedudukan yang betul seperti salinan yang dikehendaki

2.0 KERTAS TERSEKAT

Rajah 1: Simbol kertas tersekat

 Muka Surat / Page :
NO. KOD / CODE NO. FB-025-3:2012-C03 /KP(10/17)
3 Drp / Of 11

2.1 PROSEDUR MENGENDALIKAN KERTAS TERSEKAT PADA MESIN

i. Kenalpasti bahagian mana kertas tersekat

ii. Buka penutup depan dan penutup tepi
iii. Kenalpasti kedudukan kertas tersekat dan bebaskan penyendal bahagian
tersebut (kiri dan kanan)
iv. Tarik kertas berhati-hati
v. Menutup semula penutup depan dan penutup tepi

3.0 MENUKAR KARTRIJ TONER PADA MESIN FOTOSTAT

Rajah 2 :Simbol Menukar Katrij Toner

 Muka Surat / Page :
NO. KOD / CODE NO. FB-025-3:2012-C03 /KP(10/17)
4 Drp / Of 11

3.1 PROSEDUR MENUKAR KARTRIJ TONER

i. Tutup suis utama

ii. Buka penutup depan dan pusingkan penyendal ke bawah
iii. Keluarkat kartrij toner lama dengan cara memegang tempat yang
diarahkan pada toner tersebut
iv. Buka toner baharu dan masukkannya ke tempatnya di dalam mesin
v. Pusingkan penyendal ke atas semula
vi. Tutup penutup depan mesin fotokopi

4.0 MENAMBAH KERTAS

Rajah 3 : Simbol Menambah Kertas

 Muka Surat / Page :
NO. KOD / CODE NO. FB-025-3:2012-C03 /KP(10/17)
5 Drp / Of 11

4.1 PROSEDUR MENAMBAH KERTAS

a) Melalui bekas kertas

i. Tarik bekas kertas
ii. Anjakkan plat ke bawah (ditekan)
iii. Kertas perlu dikipaskan (fan) bagi mengelakkan kertas tersekat
iv. Masukkan kertas ke dalam bekas dalam jumlah yang sesuai
v. Tolak bekas kembali ke dalam mesin

Rajah 4 :Gambar Bekas Letak Kertas

b) Melalui saluran sisi
i. Buka bekas saluran
ii. Tarik bekas sambungan kertas
iii. Tentukan kedudukan dan saiz kertas
vi. Kertas perlu dikipaskan (fan) bagi mengelakkan kertas tersekat
iv. Masukkan kertas

Gambar Saluran Sisi

Rajah 5 :Saluran Sisi untuk memasukkan kertas

 Muka Surat / Page :
NO. KOD / CODE NO. FB-025-3:2012-C03 /KP(10/17)
6 Drp / Of 11

1.0 SAIZ KERTAS

Senarai kertas yang digunakan:

Rajah 6 : Ukuran Saiz Kertas

 Muka Surat / Page :
NO. KOD / CODE NO. FB-025-3:2012-C03 /KP(10/17)
7 Drp / Of 11

Size Height(Tinggi) x Height(Tinggi) x

(Saiz) Width(lebar) (mm) Width(lebar) (in)

4A0 2378 x 1682 mm 93.6 x 66.2 in

2A0 1682 x 1189 mm 66.2 x 46.8 in

A0 1189 x 841 mm 46.8 x 33.1 in

A1 841 x 594 mm 33.1 x 23.4 in

A2 594 x 420 mm 23.4 x 16.5 in

A3 420 x 297 mm 16.5 x 11.7 in

A4 297 x 210 mm 11.7 x 8.3 in

A5 210 x 148 mm 8.3 x 5.8 in

A6 148 x 105 mm 5.8 x 4.1 in

A7 105 x 74 mm 4.1 x. 2.9 in

A8 74 x 52 mm 2.9 x 2.0 in

A9 52 x 37 mm 2.0 x 1.5 in

A10 37 x 26 mm 1.5 x 1.0 in

Jadual 1 : Ukuran Mengikut Saiz Kertas

 Muka Surat / Page :
NO. KOD / CODE NO. FB-025-3:2012-C03 /KP(10/17)
8 Drp / Of 11

6.0 PROSEDUR MEMBUAT SALINAN DOKUMEN DENGAN MENGGUNAKAN

MESIN FOTOKOPI
 Muka Surat / Page :
NO. KOD / CODE NO. FB-025-3:2012-C03 /KP(10/17)
9 Drp / Of 11

7.0 PROSEDUR MEMBESAR DAN MENGECILKAN SALINAN

 Muka Surat / Page :
NO. KOD / CODE NO. FB-025-3:2012-C03 /KP(10/17)
10 Drp / Of 11

SOALAN/QUESTIONS:

1. Nyatakan perkara-perkara yang perlu diambil kira sebelum membuat salinan

dokumen.
(a) _____________________________________
(b) _____________________________________
(c) _____________________________________
2.

Berdasarkan simbol di atas, nyatakan langkah-langkah penyelenggaraan mudah

yang berkaitan.

i. ___________________________________________________________
ii. ___________________________________________________________
iii. ___________________________________________________________
iv. ___________________________________________________________
v. ___________________________________________________________
vi. ___________________________________________________________
 Muka Surat / Page :
NO. KOD / CODE NO. FB-025-3:2012-C03 /KP(10/17)
11 Drp / Of 11

3.

Berdasarkan gambar di atas, isikan tempat kosong bagi langkah-langkah penyelenggara.

i. Tarik bekas kertas

ii. __________________________________________________
iii. Kertas perlu dikipaskan (fan) bagi mengelakkan kertas tersekat
iv. __________________________________________________
v. __________________________________________________

RUJUKAN/REFERENCES :

1. Omardin Ashaari ( 2003). Pengurusan Pejabat: Utusan Publications and Distributors.

2. Zubidah Ibrahim, Amimah Talib ( 2005 ). Teknologi Pejabat Perniagaan. Dewan Bahasa
dan Pustaka.
3. http://infotokomesinfotocopy.blogspot.com/2012/06/pengertian-mesin-fotocopy-artikel.html
4. http://mulyafotocopy.com/pengertian-mesin-fotocopy.html
5. http://soerya.surabaya.go.id/AuP/e-
DU.KONTEN/edukasi.net/SMK/Sekretaris/Mesin.Pengganda/materi5.html
6. http://mardiahrahmawati.blogspot.com/2012/05/mesin-fotocopy.html
7. http://orange.utb.edu/atorres1/3332/revising3/revising3_print.htm
8. http://lepak-pc.blogspot.com/2011/03/dimensi-saiz-kertas.html