PROFIL DAN STRUKTUR

No. Dokumen Revisi Tanggal Halaman

BPMH/QMS/QM/01 1 15 Mei 2020 1 dari 15

PROFIL DAN STRUKTUR BADAN PELAKSANA MANAJEMEN HIBAH

(Dokumen hasil Rapat Bersama Badan Pembina, Badan Pengawas dan Badan Pengurus Yayasan
Penabulu pada tanggal 14 November 2019)

I. Profil
Badan Pelaksana Manajemen Hibah (BPMH) adalah bagian dari Yayasan Penabulu sebagai
satu kesatuan kelembagaan yang utuh. BPMH memiliki program di bidang pengelolaan dana
hibah yang diantaranya terkait dengan program konservasi keanekaragaman hayati dan
penghidupan masyarakat.

Visi
Masyarakat sipil Indonesia yang berdaya
Misi
1. Menjalankan fungsi penggalangan sumber dana.
2. Penyaluran dan pengelolaan dana hibah.
3. Memfasilitasi advokasi kebijakan publik secara berjejaring.
4. Memberikan asistensi teknis dan peningkatan kapasitas organisasi.
5. Pengelolaan program dan keuangan kepada mitra untuk mendukung skema hibah lain.

Berdasarkan Pernyataan Keputusan Pengurus no. 22 tanggal 27 Januari 2023 dengan notaris
Kokoh Henry, SH, MKn, BPMH melakukan perubahan susunan pengurus sebagai berikut:
Komite Pengarah : Teguh Triono
Ketua Pelaksana : Astarina Eka Dewi
Sekretaris : Nurul Chotimah
Bendahara Pelaksana : Nurul Ariska Ferani

Pada awal tahun 2019, BPMH mendapatkan mandat dari Kementrian Lingkungan Hidup dan
Kehutanan melalui Direktorat Konservasi dan Keanekaragaman Hayati (KKH) untuk
 PROFIL DAN STRUKTUR
No. Dokumen Revisi Tanggal Halaman
BPMH/QMS/QM/01 1 15 Mei 2020 2 dari 15

menjalankan Small Grant Program (SGP) dari ASEAN Center for Biodiversity (ACB) -
KfW di Indonesia. Dukungan SGP Indonesia ditujukan untuk masyarakat sipil dalam
melakukan kegiatan yang bertujuan untuk meningkatkan partisipasi lokal, memperkuat
penegakan hukum, dan menghubungkan pengelolaan habitat dengan upaya
pemanfaatan keanekaragaman hayati secara berkelanjutan. Program SGP Indonesia
akan berakhir pada bulan Desember 2021.

Secara Khusus, Tugas Dan Wewenang Badan Pelaksana Adalah Sebagai Berikut:

a. Bertanggungjawab penuh atas kepengurusan Badan Pelaksana untuk mendorong

keberdayaan dan keberlanjutan posisi dan peran organisasi masyarakat sipil di Indonesia
melalui upaya penguatan kapasitas dan kapabilitas organisasi; mobilisasi, pengelolaan dan
penyaluran sumber daya; pengelolaan pengetahuan dan advokasi kebijakan publik,
pengembangan kemitraan setara antar sektor pembangunan serta penggalangan partisipasi
dan keterlibatan publik seluas-luasnya;

b. Wajib menyusun program kerja dan rancangan anggaran tahunan untuk disetujui Badan
Pengurus dan disahkan Badan Pembina;

c. Wajib memberikan penjelasan tentang segala hal yang ditanyakan oleh Badan Pengawas.

d. Berwenang mewakili Yayasan di dalam dan di luar pengadilan tentang segala hal dan
dalam segala kejadian dengan pembatasan terhadap hal-hal sebagai berikut:
1. Mengembangkan kebijakan dan sistem pendukung yang diperlukan bagi pelaksanaan
program dan kegiatan masing-masing Badan Pelaksana;
2. Mengembangkan kemitraan dan kolaborasi serta mengadakan perjanjian dengan pihak
ketiga maupun dengan organisasi yang terafiliasi dengan Yayasan, Pembina, Badan
Pengurus dan Badan Pengawas Yayasan atau seorang yang bekerja pada Yayasan,
yang perjanjian tersebut bermanfaat bagi tercapainya maksud dan tujuan Yayasan;
3. Mengembangkan struktur operasi dan melakukan pengelolaan sumber daya manusia
secara efektif dan efisien, dalam hal ini Badan Pelaksana dapat membentuk Tim
Pelaksana Proyek yang bersifat ad-hoc sesuai kebutuhan pelaksanaan kegiatan
 

  PROFIL DAN STRUKTUR

No. Dokumen Revisi Tanggal Halaman

 
BPMH/QMS/QM/01 1 15 Mei 2020 3 dari 15
 
masing-masing Badan Pelaksana dan dapat mengembangkan Komite Tematik dan
Manajerial Berbasis Fungsi sesuai kebutuhan Badan Pelaksana dengan terlebih dahulu
mendapatkan pertimbangan dan persetujuan dari Badan Pengurus;
4. Membeli atau dengan cara lain mendapatkan/memperoleh harta tetap atas nama
Yayasan sesuai persetujuan Badan Pengurus;
5. Memberi atau menerima pengalihan atas harta tetap sesuai persetujuan Badan
Pengurus;
6. Melakukan pengurusan izin-izin dan melaksanakan hal-hal yang berguna agar
kegiatan Yayasan berjalan dengan lancar;
7. Melakukan penagihan-penagihan dan untuk penerimaanya memberikan dan
menandatangani kuitansi serta tanda terima lainnya;
8. Badan Pelaksana Yayasan atau sebagai perwakilan Yayasan dikuasakan menghadap
di mana perlu, membuat dan menandatangani segala surat dan akta yang diperlukan,
memilih tempat kedudukan hukum, memberi keterangan-keterangan dan menjalankan
segala tindakan yang perlu dan berguna untuk menjalankan dan mengurus segala
urusan dan keperluan Yayasan tersebut.
 

e. Badan Pelaksana TIDAK Berwenang Mewakili Kewenangan Badan Pengurus

Yayasan Dalam Hal:
1. Memindahkan kuasa ini baik sebagian maupun seluruhnya;
 
2. Untuk meminjam dan atau meminjamkan uang atas nama Yayasan (tidak termasuk
mengambil uang Yayasan di Bank);
3. Mendirikan suatu usaha baru atau melakukan penyertaan dalam berbagai bentuk usaha
baik didalam maupun diluar negeri;

4. Menjual atau dengan cara lain melepaskan kekayaan Yayasan serta

mengagunkan/membebabi kekayaan Yayasan;

5. Membebani kekayaan Yayasan untuk kepentingan lain;

6. Mengikat Yayasan sebagai penjamin utang;

 PROFIL DAN STRUKTUR
No. Dokumen Revisi Tanggal Halaman
BPMH/QMS/QM/01 1 15 Mei 2020 4 dari 15

7. Mengadakan perjanjian dengan organisasi yang terafiliasi dengan Yayasan, Pembina,

Badan Pengurus dan Badan Pengawas Yayasan atau seorang yang bekerja pada
Yayasan, yang perjanjian tersebut tidak ada hubungannya bagi tercapainya maksud
dan tujuan Yayasan;
8. Bahwa segala tindakan yang dilakukan penerima kuasa di dalam menjalankan
kekuasaan ini yang bertentangan dengan Undang-Undang, Anggaran Dasar dan
Anggaran Rumah Tangga Yayasan dan/atau ketentuan-ketentuan hukum lainnya
adalah tidak sah terhadap Yayasan dan karenanya menjadi tanggung jawab
sepenuhnya dari penerima kuasa.

II. Struktur dan Deskripsi Pekerjaan Organisasi

Struktur pelaksana harian Badan Pelaksana Manajemen Hibah pada tahun 2023 adalah
sebagai berikut:

Deskripsi pekerjaan Badan Pelaksana Manajemen Hibah yaitu:

 PROFIL DAN STRUKTUR
No. Dokumen Revisi Tanggal Halaman
BPMH/QMS/QM/01 1 15 Mei 2020 5 dari 15

Komite Pengarah Hibah

Bertanggung jawab kepada: Badan Pengurus dan Pembina
Mengawasi: Ketua/Direktur, Bendahara, Sekretaris

Tugas Utama:
1. Memberikan pengarahan dan mencari solusi yang tepat dalam setiap kegiatan maupun
dalam pengambilan keputusan.
2. Bersama-sama dengan Ketua, Bendahara dan Sekretaris merancang dan menyusun
rencana strategis dan misi organisasi, membuat rencana Anggaran Program dan
Kegiatan.
3. Melakukan review dan memberi masukan untuk laporan-laporan BPMH baik itu
laporan kegiatan dan keuangan baik untuk program maupun laporan keuangan BPMH,
memastikan akurasi dan ketepatan waktu penyajian laporan keuangan, serta
mempublikasikan laporan keuangan kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
4. Memastikan semua Tim BPMH bekerjasama secara penuh dalam kegiatan yang
berjalan berdasarkan workplan yang telah disepakati.
5. Melaksanakan tugas-tugas lain yang masih berhubungan dengan bidang pekerjaannya
yang ditugaskan oleh Manajemen BPMH.

Indikator Kinerja Komite Pengarah Hibah:

1. % Jumlah Program Dana Hibah
2. % Isu strategis Program Dana Hibah
3. % Pihak pemangku kepentingan
4. % Identifikasi risiko penyaluran dana hibah
 

  PROFIL DAN STRUKTUR

No. Dokumen Revisi Tanggal Halaman

 
BPMH/QMS/QM/01 1 15 Mei 2020 6 dari 15
 
Ketua/Direktur
 
Bertanggung jawab kepada: Komite Pengarah Hibah dan Direktur Eksekutif
Mengawasi: Bendahara dan Sekretaris
 
Tugas Utama:
 
1. Menetapkan kebijakan BPMH dengan pertimbangan dari Komite Pengarah Hibah dan
Direktur Eksekutif Penabulu,
2. Melakukan inisiatif dalam berbagai hal untuk kemajuan dan pengembangan unit kerja,
demi tercapainya maksud dan tujuan BPMH,
3. Melakukan koordinasi dengan stakeholder baik itu pemerintah ataupun mitra hibah.
 
4. Mengesahkan program kerja dan rancangan anggaran tahunan BPMH.
 
5. Melakukan review dan memberikan persetujuan pada Draft Final Informasi Dana
Hibah, catatan permintaan donor, dan dokumen pendukung.
6. Memberikan izin untuk mengunggah Informasi Dana Hibah ke portal BPMH.
 
7. Memastikan akuntabilitas penggunaan dana hibah di BPMH,
 
8. Melakukan revisi proposal dari mitra penerima hibah dan memberikan persetujuan
untuk mitra hibah yang memenuhi persyaratan.
9. Melakukan review dan memberikan otorisasi Draft Perikatan Perjanjian Kerja Sama.
 
10. Menerbitkan Perikatan Perjanjian Kerja Sama dan meminta kepada Grant Assistant
 
untuk mengirimkannya kepada Calon Penerima Dana Hibah.
 
11. Bertanggung jawab atas kesesuaian dan kualitas pelaksanaan semua siklus pemberian
hibah dan pelaksanaan fungsi pendukung lainnya sesuai dengan rencana dan jadwal
kerja yang telah disepakati bersama.
 
 
Indikator Kinerja Ketua/Direktur:
 
1. % Jumlah Capaian Program Dana Hibah
 
2. % Rencana Strategis Program Dana Hibah
 
3. % Kepuasan Pelanggan
 PROFIL DAN STRUKTUR
No. Dokumen Revisi Tanggal Halaman
BPMH/QMS/QM/01 1 15 Mei 2020 7 dari 15

4. % Identifikasi risiko penyaluran dana hibah

Bendahara
Bertanggung jawab kepada: Ketua/Direktur
Mengawasi: Sekretaris

Tugas Utama:
1. Bertanggung jawab atas semua manajemen keuangan di BPMH dengan prinsip kehati-
hatian dan akuntabilitas.
2. Bersama-sama Ketua dan wakil ketua untuk melakukan review dan menelaah rencana
anggaran kegiatan proyek dan program.
3. Bertanggung jawab atas penyusunan laporan keuangan baik laporan keuangan
program maupun laporan keuangan BPMH, memastikan akurasi dan ketepatan waktu
penyajian laporan keuangan, serta mempublikasikan laporan keuangan kepada pihak-
pihak yang berkepentingan termasuk untuk kepentingan audit.
4. Bertanggungjawab atas jadwal penerimaan anggaran baik dari donor ataupun untuk
mitra hibah dan juga pencairan dananya sesuai dengan perjanjian hibah.
5. Membuat laporan arus kas dan analisis keuangan distribusi area hibah.
6. Mengkoordinasikan pekerjaan bidang keuangan bersama team.
7. Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran, mengawasi
penggunaan anggaran tersebut untuk memastikan penggunaan dana secara efektif dan
efisien dalam menunjang operasional.
8. Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan, pelaporan dan pembayaran
kewajiban perpajakan agar efisien, akurat, tepat waktu dan sesuai dengan Peraturan
Pemerintah yang berlaku.
 

  PROFIL DAN STRUKTUR

No. Dokumen Revisi Tanggal Halaman

 
BPMH/QMS/QM/01 1 15 Mei 2020 8 dari 15
 
Sekertaris
 
Bertanggung jawab kepada: Bendahara dan Ketua
 
Bekerjasama dengan: Keuangan dan Bendahara
 
 
Tugas Utama:
 
1. Melaksanakan tugas-tugas operasional tata laksana administrasi keuangan.
 
2. Memastikan kelengkapan dokumen pendukung penerimaan dana, untuk penerbitan
kuitansi dan pencatatan dalam sistem akuntansi.
3. Menjalankan proses pembayaran untuk uang muka kegiatan/perjalanan dinas/
pembelian aset tetap/operasional/ penyelesaian uang muka/pembayaran kepada pihak
ketiga setelah ada otorisasi/ persetujuan pembayaran.
4. Memastikan kelengkapan Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) dan dokumen
pendukungnya sebelum proses review dan penyelesaian Uang Muka.
5. Menginformasikan penerimaan dana kepada Staf Keuangan dan Manajer Keuangan
untuk pencatatan.
6. Memantau penyelesaian berbagai tagihan/uang muka, kewajiban/utang
program/proyek dan internal.
7. Bertanggung jawab atas administrasi seluruh dokumen keuangan berikut bukti-bukti
pendukungnya.
8. Melakukan verifikasi pengeluaran dana sesuai dengan sistem dan prosedur yang
berlaku, sesuai dengan aturan Donor yang berlaku serta sesuai prinsip-prinsip
akuntansi.