Definisi Manajemen

Apakah kegiatan yang dilakukan oleh para manajer seperti Framiscus Welirang dodofood), Mauritz
Lalisang (Unilever), Rinaldi Firmansyah (Telkom), dan Aburizal Bakrie (Bakrie Brothers) memiliki
kesamaan? Jawabannya, ya! Mereka mencapai apa yang ingin dicapai oleh perusahaan dengan
memanfaatkan organisasi perusahaan mereka. Para manajer tersebut menggunakan keahlian manajerial
(managerial skill) yang mereka miliki untuk mengelola berbagai sumber daya organisasi (organizational
resources) sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.

Salah satu aspek kunci dalam manajemen adalah bagaimana manajer dapat mengenali peran dan
pentingnya para pihak yang akan menunjang pencapaian tujuan perusahaan. Para manajer harus
mengakui bahwa mereka tidak akan dapat mencapai tujuan perusahaan seorang diri, melainkan melalui
kerja sama dengan orang lain. Dalam kaitan ini, salah seorang pemikir manajemen mazhab perilaku
yakni Mary Parker Follet (Daft dan Marcic, 2007) menegaskan bahwa pada dasarnya manajemen adalah,
"the art of getting things done through people" (seni menyelesaikan suatu pekerjaan melalui orang lain)

Seorang ahli teori manajemen lainnya. Peter Drucker (1974) menambahkan bahwa tugas penting
manajer adalah menetapkan arah tujuan perusahaan, memberikan kepemimpinan untuk mencapai
tujuan tersebut serta membuat keputusan mengenai bagaimana menggunakan sumber daya organisasi
untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.

Pada pertengahan tahun 1950-an Koontz memopulerkan konsep fungsi-fungsi manajemen

(management functions) dengan mengelompokkan tugas-tugas yang dilakukan oleh manajemen ke
dalam lima fungsi manajemen, yang mencakup:

1. Perencanaan (planning)
2. Pengorganisasian (organizing)
3. Pengisian staf (staffing)
4. Memimpin (leading)
5. Pengendalian (controlling)

Pengembangan model fungsi manajemen di atas mengacu kepada pembagian fungsi manajemen yang
dirumuskan oleh Henry Fayol pada tahun 1916. Fayol membagi fungsi manajemen ke dalam lima fungsi,
yakni: planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), commanding (pemberian komando),
coordinating (pengkoordinasian) dan controlling (pengendalian). Koontz (Koontz, O'Donnel dan
Weihrich, 1984) menyatakan bahwa fungsi adalah sekumpulan pekerjaan yang bisa dibedakan secara
nyata dari kumpulan pekerjaan lainnya. Sebagai contoh, fungsi yang dimiliki mata sebagai bagian dari
sistem tubuh adalah untuk melihat sedangkan fungsi telinga adalah untuk mendengar. Mata melakukan
sekumpulan pekerjaan yang dapat dibedakan secara nyata dengan pekerjaan yang dilakukan oleh
telinga.

Analogi di atas dapat digunakan untuk menjelaskan fungsi manajemen. Fungsi perencanaan tentunya
memiliki kumpulan pekerjaan yang berbeda secara nyata dengan kumpulan pekerjaan yang dilakukan
pada fungsi pengorganisasian. Hal ini berlaku pula bila konsep fungsi yang dirumuskan oleh Koontz
diterapkan untuk menjelaskan fungsi organisasi. Sebagai contoh, di dalam sebuah organisasi perusahaan
akan terdapat fungsi pemasaran yang melakukan tugas-tugas berbeda dengan rangkaian pekerjaan yang
dilakukan oleh fungsi keuangan. Pada perkembangan selanjutnya, fungsi-fungsi manajemen disusutkan
menjadi empat fungsi, yang mencakup planning, organizing, leading directing dan controlling (Robbins
dan Coulter, 2003). Penyusutan fungsi tersebut terjadi karena sebagian ahli manajemen berpendapat
bahwa fungsi pengisian staf (staffing) telah tercakup dalam fungsi pengorganisasian (organizing).
Berdasarkan berbagai paparan di atas, manajemen dapat didefinisikan sebagai

"proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian dari berbagai sumber daya
organisasi untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien".

Definisi manajemen tersebut dapat dijelaskan lebih lanjut sebagai berikut: yang

1. Manajemen merupakan sebuah proses. Artinya, seluruh kegiatan manajemen dijabarkan ke

dalam empat fungsi manajemen dilakukan secara berkesinambungan dan semuanya bermuara
kepada pencapaian tujuan perusahaan.
2. Pencapaian tujuan perusahaan dilakukan melalui serangkaian aktivitas yang dikelompokkan ke
dalam fungsi-fungsi manajemen dan mencakup fungsi perencanaan, pengorganisasian,
kepemimpinan serta pengendalian.
3. Pencapaian tujuan dilakukan secara efektif dan efisien. Efektivitas menunjukkan tercapainya
tujuan yang diinginkan melalui serangkaian tindakan yang dilakukan

Fungsi-fungsi Manajemen (Management Functions)

Fungsi pertama yang dijalankan oleh seorang manajer adalah planning (perencanaan). yaitu suatu
proses mengembangkan tujuan-tujuan perusahaan serta memilih serangkaian tindakan (strategi) untuk
mencapai tujuan-tujuan tersebut. Perencanaan mencakup

(a) menetapkan tujuan

(b) mengembangkan berbagai premis mengenai lingkungan perusahaan di mana tujuan-tujuan
perusahaan hendak dicapai
(c) memilih arah tindakan (courses of actions) untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut
(d) merumuskan berbagai aktivitas yang diperlukan untuk menerjemahkan rencana menjadi aksi
(e) melakukan perencanaan ulang untuk mengoreksi berbagai kekurangan dalam perencanaan
terdahulu.

Fungsi perencanaan akan memberikan arah kepada perusahaan dengan menetapkan terlebih dahulu
tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan. Tanpa adanya tujuan yang jelas yang dirumuskan dalam
kegiatan perencanaan, perusahaan tidak akan memiliki hasil akhir yang jelas untuk dicapai selama kurun
waktu tertentu. Selain itu ketiadaan tujuan akan menyulitkan perusahaan untuk melakukan proses
evaluasi (bagian dari fungsi pengendalian) yang merupakan perbandingan antara rencana (dinyatakan
dalam tujuan) dengan realisasi pencapaian sesungguhnya. Dalam hal ini berlaku peribahasa.

"fail to plan is planning so fail" (kegagalan membuat rencana merupakan sebuah rencana menuju
kegagatan).

Untuk mencapai apa yang telah ditetapkan dalam rencana, manajer melakukan fungsi yang kedua yakni
organizing (pengorganisasian). Pengorganisasian adalah suatu proses di mana karyawan dan
pekerjaannya saling dihubungkan untuk mencapai tujuan perusahaan. Pengorganisasian mencakup
pembagian kerja di antara kelompok dan individu serta pengkoordinasian aktivitas individu dan
kelompok. Pengorganisasian mencakup juga penetapan kewenangan manajerial.

Selain mengorganisasi sumber daya manusia, pengorganisasian juga mengorganisasi penggunaan

berbagai sumber daya nonmanusia seperti uang, material, peralatan mesin, dan sebagainya, untuk
mencapai tujuan perusahaan. Roda organisasi akan berjalan dengan baik apabila perusahaan melakukan
perekrutan sumber daya manusia sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan. Oleh sebab itu untuk
menjamin pemenuhan kebutuhan staf yang memenuhi persyaratan, manajer melakukan fungsi
manajemen yang ketiga. Fungsi yang dimaksud adalah staffing (pengisian staf), yaitu suatu proses untuk
memastikan bahwa karyawan yang kompeten dapat dipilih, dikembangkan dan diberi imbalan untuk
mencapai tujuan perusahaan. Penyusunan staf serta manajemen sumber daya manusia yang efektif
mencakup pula penciptaan iklim kerja yang memuaskan karyawan.

Sumber daya manusia yang telah diorganisasi tersebut selanjutnya perlu diarahkan aktivitasnya agar
menghasilkan pencapaian tujuan perusahaan. Hal ini dilakukan melalui pelaksanaan fungsi keempat
yaitu leading (memimpin). Memimpin adalah suatu proses memotivasi individu atau kelompok dalam
suatu aktivitas hubungan kerja (task related activities) agar mereka dapat bekerja dengan sukarela
(voluntarily) dan harmonis dalam mencapai tujuan perusahaan.

Akhirnya manajemen perusahaan harus senantiasa memastikan bahwa pelaksanaan tugas yang
dilakukan oleh sumber daya manusia dan penggunaan sumber daya organisasi sudah sesuai dengan
rencana yang telah dibuat. Untuk memastikan hal tersebut, manajemen perusahaan melakukan fungsi
kelima yaitu controlling (pengendalian), yang merupakan suatu proses untuk memastikan adanya kinerja
yang efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan. Pengendalian mencakup (a) menetapkan berbagai
tujuan dan standar, (b)) membandingkan kinerja sesungguhnya (yang diukur) dengan tujuan dan standar
yang telah ditetapkan, serta (c) mendorong keberhasilan dan mengoreksi berbagai kelemahan.

Peran-peran Manajerial (Managerial Roles)

Ketika para manajer ditanya, aktivitas apa saja yang mereka lakukan dalam mengelola perusahaan?
Kemungkinan besar mereka akan menjawab bahwa aktivitas yang mereka lakukan adalah planning,
organizing, leading dan controlling tetapi apa yang sesungguhnya dilakukan oleh para manajer tersebut
tidaklah selalu dapat dikaitkan dengan fungsi manajemen secara jelas.

Henry Mintzberg (1988) mengemukakan konsep peranan manajer (manager roles) untuk lebih
mempertajam pemahaman mengenai apa yang sebenarnya dilakukan oleh manajer. Dalam hal ini
Mintzberg merumuskan manajer sebagai orang yang memiliki wewenang di dalam suatu organisasi
karena manajer diberikan wewenang formal (formal authority) oleh perusahaan. Melalui pemberian
wewenang formal inilah (misalnya melalui surat keputusan direksi yang mengangkat manajer tertentu)
manajer memiliki status! kekuasaan di dalam organisasinya. Hubungan antara wewenang formal, status
manajer. dan berbagai peran yang dilakukan manajer dapat dilihat pada Gambar 1.1.
Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan oleh Mintzberg terhadap apa yang sesungguhnya
dilakukan oleh para manajer dalam menjalankan statusnya, diperoleh sepuluh peran yang dilakukan
oleh manajer yang terbagi dalam tiga kelompok peran yaitu:

1. Interpersonal roles. yang mencakup di dalamnya figurehead role, leader role dan liaison role

Berdasarkan status serta kewenangan yang dimilikinya, manajer harus melakukan interaksi dengan
sumber daya manusia lainnya di dalam organisasi. Dari interaksi inilah akan muncul peran manajer yang
bersifat interpersonal yang diwujudkan ke dalam tiga peran yang penting yakni figurehead role, leader
role dan liaison role. Misalnya pada saat manajer suara perusahaan meinberikan sambutan pada acara
penghargaan kepada karyawan berprestasi, maka pada saat itu manajer sedang menjalankan perannya
sebagai figurehead role.

2. Informational roles, yang mencakup di dalamnya monine role, disseminator role dan
spokesman role.

Status dan wewenang formal yang dimiliki oleh seorang manajer memungkinkan manajer untuk
memperoleh informasi yang lebih luas, antara lain karena adanya bawahan yang harus melaporkan
berbagai perkembangan perusahaan kepada manajer tersebut. Akibat kedudukannya ini maka manajer
memiliki informasi lebih aktual dan dalam jumlah relatif lebih banyak dibandingkan dengan para
bawahamya. Dari sinilah muncul peran manajer yang kedua yakni informational role, yang selanjutnya
dijabarkan menjadi tiga peran yakni monitor role, disseminator role, dun spokesman role.

Sebagai pihak yang memiliki informasi penting yang akan digunakan untuk bahan pengambilan
keputusan, sudah menjadi tugas para manajer untuk menyebarkan informasi tersebut kepada para
bawahannya yang relevan agar mereka memiliki visi yang sama mengenai apa yang tengah dikerjakan
atau ingin dicapai oleh perusahaan.. Kegiatan manajer untuk membagikan informasi yang relevan
kepada bawahan terkait merupakan contoh peran manajer dalam menjalankan disseminator role.

3. Decisional role.

Informasi yang dimiliki oleh para manajer akan memiliki nilai guna apabila informasi tersebut digunakan
pada saat para manajer mengambil keputusan. Oleh sebab itu, peran ketiga yang dilakukan oleh para
manajer adalah decisional roles yang mencakup entrepreneurial role, disturbance handler role, resource
allocator role dan negotiator role

Keahlian Manajerial (Managerial Skill)

Manajer menjalankan fungsi maupun perannya dengan menggunakan keahlian manajerial yang mereka
miliki. Studi awal yang dilakukan oleh Robert L. Katz pada tahun 1970- an, menunjukkan bahwa para
manajer yang efektif harus memiliki tiga keahlian (skills) (Katz, 1974: 98-102). Ketiga keahlian tersebut
adalah :

1. Technical skills, yaitu keahlian dan pengetahuan para manajer yang berkaitan dengan suatu bidang
pekerjaan atau ilmu. Misalnya seorang insinyur teknik sipil dikatakan memiliki keahlian teknis
apabila dia dapat melakukan pembangunan jalan, jembatan atau bangunan. Demikian halnya
 seorang akuntan dikatakan memiliki keahlian teknis apabila mereka dapat menyusun laporan
keuangan, melakukan analisis laporan keuangan atau melakukan audit.

2. Human Skills, yaitu kemampuan yang dimiliki oleh para manajer untuk dapat bekerja dengan baik
bersama orang lain, baik sebagai perorangan maupun kelompok. Keahlian ini sangat penting karena
manajer harus mengelola bawahannya dan bekerja sama dengan bawahannya untuk mencapai
tujuan. Demikian pula para manajer harus mampu menjalin kerja sama dengan manajer lainnya
dari departemen yang berbeda untuk mengejar tujuan perusahaan secara umum.

3. Conceptual skills, yaitu kemampuan yang harus dimiliki oleh manajer untuk
mengkonseptualisasikan situasi yang abstrak dan kompleks. Dalam hal ini manajer harus dapat
memandang organisasi secara keseluruhan dan memahami hubungan di antara unit-unit
organisasi. Manajer juga harus dapat memvisualisasikan bagaimana organisasi secara keseluruhan
dapat menyesuaikan diri terhadap perkembangan lingkungan yang terjadi.