KOLEJ VOKASIONAL KUALA KANGSAR

33700, PADANG RENGAS

PERAK

KERTAS PENERANGAN 1

KOD DAN NAMA

KURSUS ASAS PENGURUSAN (UPM 2112)

SEMESTER 2

1.0 PENGENALAN PENGURUSAN

NO DAN TAJUK

1.1 Menyatakan definisi pengurus

1.2 Menyatakan kepentingan pengurusan

STANDARD
PEMBELAJARAN
1.3 Menerangkan fungsi pengurusan

1.4 Membincangkan teori pengurusan

1.5 Menerangkan peranan pengurus dan proses pengurusan

TUJUAN
Menerangkan asas-asas pengurusan secara bertulis

NAMA PELAJAR

PROGRAM DIPLOMA PENGAJIAN AWAL KANAK-KANAK

NO. KAD
PENGENALAN

TARIKH

1
1.0 PENGENALAN PENGURUSAN

1.1 DEFINISI PENGURUSAN

Secara umumnya, pengurusan didefinisikan sebagai usaha merancang,

mengorganisasi, memimpin dan mengawal segala sumber serta aktiviti organisasi bagi

memastikan kesemua matlamat organisasi yang telah ditetapkan dapat dicapai.

Pengurusan juga merupakan aktiviti menggembleng sumber-sumber sesebuah

organisasi dalam usaha mencapai matlamat-matlamat yang telah ditetapkan.

1.2 KEPENTINGAN PENGURUSAN

Penyelarasan
sumber

Penggunaan
Memotivasikan
sumber secara
modal pekerja
berkesan
Kepentingan
pengurusan

Pencapaian
Mengurangkan
matlamat
pembaziran
organisasi

Rajah 1: Kepentingan pengurusan

2
a) Penyelarasan sumber

- Setiap organisasi mempunyai pelbagai sumber tersendiri yang perlu disusun dan

diagihkan penggunaannya kepada pekerja supaya dapat digunakan secara cekap dan

berkesan.

- Pengurus mempunyai autoriti dalam memberi tugas kepada pekerja untuk

mengendalikan sumber-sumber yang terdapat dalam organisasi menikut kesesuaian

tahap pengetahuan, kemahiran dan kecekapan yang dimiliki oleh setiap pekerja.

b) Penggunaan sumber secara berkesan

- Penggunaan sumber secara berkesan membolehkan organisasi mencapai matlamat

yang telah ditetapkan.

- Keberkesanan penggunaan sumber-sumber organisasi bergantung pada tahap

penglibatan semua pihak dalam melaksanakan proses pengurusan secara efektif dan

efisien.

c) Pencapaian matlamat organisasi

- Sesebuah organisasi melakukan aktiviti-aktiviti kearah pencapaian matlamat

bersama.

- Pengurusan yang baik membolehkan semua pihak dapat melaksanakan tugas

masing-masing dengan baik.

d) Mengurangkan pembaziran

-Pengurusan yang cekap dapat menjimatkan kos ketika melaksanakan aktiviti-aktiviti

organisasi.

-Penjimatan kos membolehkan sesebuah organisasi terus beroperasi pada tahap

optimum.

e) Memotivasikan pekerja

-Motivasi dapat mendorong pekerja untuk mencapai matlamat organisasi.

-Pekerja dapat mengekalkan diri dalam organisasi.

3
1.3 FUNGSI PENGURUSAN

Perancangan

Pengawalan
Fungsi Pengorganisasian
pengurusan

Kepimpinan

Rajah 2: Fungsi pengurusan

a) Perancangan

i. Perancangan merupakan proses membentuk visi, misi, strategi dan taktik bagi

sesebuah organisasi.

ii. Selain itu, pengurusan perlu mengenal pasti matlamat pada peringkat

bawahan, iaitu objektif, alternative dan tindakan.

iii. Seterusnya, pengurusan perlu membentuk langkah atau strategi yang peril

dilaksanakan untuk mencapai matlamat yang telah ditetapkan.

iv. Tahap perancangan ini melibatkan tiga peringkat pengurusan iaitu peringkat

atasan, pertengahan dan bawahan.

4
b) Pengorganisasian

i. Pengorganisasian melibatkan proses menyusun tugas dan pembahagian

sumber yang mencukupi untuk melaksanakan pelan tindakan yang telah

dirancang.

ii. Pada tahap ini, pihak pengurusan akan membentuk struktur organisasi yang

lengkap dan mengagihkan tugas secara sistematik kepada jabatan-jabatan

dalam organisasi untuk dilaksanakan.

c) Kepimpinan

i. Fungsi kepimpinan memerlukan pengurus berusaha untuk mempengaruhi

gelagat pekerja atau subordinat bagi memastikan segala tugas dapat

dilaksanakan dengan baik dalam usaha mencapai matlamat yang telah

ditetapkan.

ii. Pengurus perlu mengamalkan gaya kepimpinan yang bersesuaian dengan

sikap dan tahap pemikiran para pekerja agar tingkah laku para pekerja dapat

dikawal secara efektif dan efisien.

d) Pengawalan

i. Pengawalan merujuk aktiviti pemantauan pencapaian dengan memastikan

segala tugas yang telah dirancang oleh pihak pengurusan akan berjalan

dengan lancar dalam mencapai matlamat yang telah ditetapkan.

ii. Tindakan membandingkan standard dengan pencapaian sebenar perlu dibuat.

5
1.4 TEORI PENGURUSAN

1.4.1 TEORI PENGURUSAN HENRY FAYOL (1916)

Henry Fayol merupakan individu yang pertama membincangkan pengurusan sebagai

satu proses dan juga mempunyai fungsi-fungsi yang khusus yang perlu diikuti oleh setiap

pengurus. Beliau digelar "Bapa Pemikiran Pengurusan" disebabkan oleh idea-idea beliau

dalam bidang pengurusan dan idea-idea beliau masih lagi digunakan hingga saat ini.

Menurut Fayol setiap organisasi perlu diuruskan berdasarkan lima fungsi pengurusan

iaitu:

1. Perancangan (Planning) - Perancangan meliputi aktiviti-aktiviti berhubung dengan

ramalan tindakan yang akan diambil pada masa hadapan dan penentuan arah haluan

organisasi agar ia dapat berkembang dan mencapai matlamat-matlamatnya.

2. Penyusunan / Pengorganisasian - Fungsi ini berhubung dengan pembentukan

struktur autoriti, tanggung-jawab dan tugas-tugas.

3. Pengarahan - Aktiviti ini berkaitan dengan pengarahan kakitangan bawahan, aspek-

aspek komunikasi, perlakuan pengurusan, pemberian ganjaran dan penghukuman.

4. Penyelarasan - Fungsi penyelarasan berkaitan dengan aktiviti mengabungkan

bahagian-bahagian untuk mewujudkan kerjasama bagi mencapai matlamat

organisasi.

5. Pengawalan : Pengawalan ke atas perjalanan aktiviti organisasi itu penting agar ia

tidak terpesong atau lari daripada dasar dan perancangan organisasi. Fungsi

pengawalan ini juga meliputi penilaian pencapaian bahagian-bahagian dan organisasi

keseluruhannya.

6
 Fayol juga telah memperkenalkan 14 prinsip pengurusan umum untuk dijadikan

panduan kepada pengurus dalam menguruskan organisasi. Pemilihan prinsip ini bergantung

kepada pengalaman pengurus untuk dijadikan sebagai panduan dalam menguruskan

organisasi. Antara 14 prinsip beliau ialah:

1) Pembahagian kerja
2) Autoriti
3) Disiplin
4) Kesatuan dalam arahan / arahan uniti
5) Kesatuan dalam arah tuju / arah tujuan uniti
6) Kepentingan bersama
7) Faedah dan ganjaran
8) Rantaian arahan
9) Tersusun
10) Sama rata
11) Pusing ganti pekerja
12) Pemusatan
13) Inisiatif
14) Esprit de corps

1.4.2 TEORI PENGURUSAN GULLICK & URWICK (1937)

Teori pengurusan Gullick & Urwick pula terbahagi kepada tujuh iaitu:

a) Planning ( Merancang )

b) Organising ( Mengelola )

c) Staffing ( Menggunakan staf )

d) Directing ( Mengarah )

e) Coordinating ( Mengkoordinasi )

f) Reporting ( Melapor )

g) Budgeting ( Menyedia Belanjawan )

7
1.5 PERANAN PENGURUS

Pengurus ialah pihak yang menjalankan fungsi pengurusan , iaitu perancangan,

pengorganisasian, kepimpinan dan pengawalan.

Setiap fungsi pengurusan memerlukan pengurus memainkan peranan tertentu seperti

mana mengikut teori Mintzberg iaitu:

a) Antara perorangan ( interpersonal)

b) Peranan bermaklumat ( informational)

c) Pembuatan keputusan (decision making)

A) ANTARA PERORANGAN (interpersonal)

Peranan ini terbahagi kepada tiga iaitu:

a) Sebagai tunggak (figurehead)

i. Autoriti yang dimiliki oleh seseorang pengurus membolehkan pengurus menjadi simbol

organisasi berdasarkan kapasiti seseorang individu.

ii. Sebagai contoh, pengurus mempunyai empati terhadap pekerja dengan melawat

pekerjanya yang terlantar di hospital sebagai tanda simpati daripada seorang yang

penting dalam organisasi. Tindakan pengurus secara tidak langsung akan mendapat

sanjungan, pujian, penghargaan dan penghormatan yang lebih tinggi daripada pekerja

yang terlantar di hospital tersebut.

b) Sebagai pempimpin (leader)

i. Pengurus sebagai pemimpin bertanggungjawab menjadi ketua dalam sesuatu

organisasi

ii. Segala tindakan pengurus akan dijadikan ikutan pekerja lain.

8
c) Sebagai penghubung (liaison)

i. Pengurus juga bertindak sebagai penghubung untuk menjalinkan hubungan antara

organisasi dengan pihak luar.

ii. Contoh peranan pengurus dalam hal ini adalah untuk mendapatkan maklumat-

maklumat berkaitan dengan situasi dan perkembangan di persekitaran luaran yang

boleh memberi kesan kepada sesebuah organisasi.

B) PERANAN BERMAKLUMAT (Informational)

Peranan bermaklumat yang dilakukan oleh pengurus boleh dibahagikan kepada tiga

peranan iaitu:

a) Sebagai pemantau

i. Pengurus berperanan mengawasi perkembangan yang berlaku di persekitaran sama

ada persekitaran dalaman dan luaran.

ii. Pengurus perlu sentiasa peka kepada maklumat semasa dan sentiasa mendahului

pekerja lain dalam proses mendapatkan maklumat sama ada melalui hubungan pihak

lain, pembacaan, percakapan atau spekulasi.

b) Sebagai penyebar

i. Pengurus berperanan menyampaikan maklumat yang diperoleh kepada pekerja yang

tidak mendapat maklumat berkaitan.

ii. Pengurus juga perlu memainkan peranan secara efektif dengan berusaha untuk

mengesan para pekerja yang gagal mendapatkan maklumat dan seterusnya

menyebarkan maklumat tersebut.

9
c) Sebagai jurucakap

i. Pengurus menyampaikan maklumat organisasi kepada pihalk luar organisasi yang

mempunyai kepentingan kepada organisasi.

ii. Sebagai contoh, pengurus akan menghebahkan kepada pelanggan tentang produk

baru keluaran organisasi.

C) PEMBUATAN KEPUTUSAN

Secara umumnya, terdapat empat peranan berkaitan pembuatan keputusan , iaitu:

a) Sebagai usahawan

i. Pengurus turut berperanan untuk mewujudkan beberapa idea baharu yang optimis,

kreatif dan inovatif bagi memulakan sesuatu projek seperti mengeluarkan barangan

baharu dan mewujudkan kerjasama dengan pihak lain.

ii. Setiap usahawan memainkan peranan yang penting untuk meningkatkan prestasi

perniagaan.

iii. Sebagai seorang pengurus, keutamaan yang perlu diberi perhatian ialah

meningkatkan prestasi perniagaan mengikut bidang atau unit.

b) Sebagai penyelesai masalah

i. Setiap pengurus berperanan untuk memastikan perubahan yang berlaku dapat

ditangan dengan baik supaya tidak menjejaskan perancangan yang telah dirangkan.

ii. Perubahan persekitaran sememangnya berada di luar kawalan seseorang pengurus.

10
c) Sebagai pengagih sumber

i. Peranan pengurus sebagai pengagih sumber melibatkan tindakan pengurus

membahagikan sumber kepada pekerja secara sistematik berdasarkan kepada

peruntukan dan kesesuaian sesuatu aktiviti.

ii. Pengurus merupakan pihak yang menjadi rujukan kepada para pekerja dalam

membuat sebarang keputusan berkaitan dengan penggunaan sesuatu sumber.

d) Sebagai perunding

i. Pengurus sebagai perunding melibatkan hubungan pengurus dengan pihak lain dalam

proses membincangkan sesuatu demi mencapai matlamat perundingan.

ii. Peranan pengurus sebagai perunding memerlukan maklumat yang tepat, lengkap dan

terkini untuk memastikan proses perundingan mencapai matlamat yang telah

ditetapkan oleh pihak pengurusan.

11