TOFEST 2023

BY SMAN 31 JAKARTA
WHAT IS TOFEST?
OUR THEME
Divulge The
Extraterrestrial Vaganza
WHAT MAKES TOFEST UNIQUE?

we Focus on creativity and

innovation
 DATE PLAN

25 November 2023
WISHLIST VENUE

Pantai Festival, Ancol Teater Jakarta, SMAN 31 Jakarta

Taman Ismail Marzuki
 OUR TARGET AUDIENCE?

HIGH 31st high school GENERAL

ALUMNI & students Music lover
SCHOOLERS PUBLIC
 WISHLIST GUEST STAR

hivi
vierratale
feel koplo
Nadin Amizah
DISKORIA
sal priadi

TBA
Yura yunita
d’masiv
DIVISI ACARA
Acara
Membuat konsep acara
Talent Acara
Membuat jadwal pentas (rundown)
Bertanggung jawab atas pencarian
Mengatur agar sesuai konsep dan tema
dan rekomendasi Guest Star
Mengontrol jalannya persiapan dan
Bertanggung jawab atas kontrak dan
pelaksanaan acara
MOU yang telah disepakati
Bertanggung jawab atas kualitas, dan
Koordinasi dengan pihak
operasional acara
management Guest Star
Bertanggung jawab atas kelancaran acara
Pencarian talent dari SMAN 31
diatas panggung
untuk ditampilkan
Membuat keputusan dan solusi saat ada
Mempersiapkan performance dari
masalah diatas panggung
ekstrakurikuler
Mencari rekomendasi venue
Menyiapkan talent yang ingin
Bertanggung jawab atas segala sesuatu
ditampilkan saat acara
yang berhubungan dengan venue atau
Membantu dan memenuhi
tempat pelaksanaan acara, dan
kebutuhan riders Gues Star
mengetahui secara mendetail tentang
venue dan tempat pelaksanaan acara
DIVISI HUMAS
Humas Acara
Berkoordinasi dengan pihak keamanan
terkait izin kepolisian Humas Publikasi
Meminta izin pada masyarakat setempat Memasang publikasi pada radio/media
terkait dengan adanya acara cetak/media internet lain terkait acara
Menentukan lokasi publikasi. Contohnya Membantu dalam mencari media partner
menentukan letak spanduk, pembagian Memastikan persebaran informasi terkait
ke sekolah- sekolah, dan lainnya kegiatan acara
Membuat surat izin pemasangan Mendata jumlah anggaran yang diperlukan
publikasi apabila akan memasang di terkait promosi acara
bagian-bagian sekolah, tempat-tempat Mengatur pengunggahan konten di media
membutuhkan izin lainnya sosial seperti di Instagram, Tiktok, Twitter,
Memasang publikasi pada radio- dan platform lain
radio/media cetak/media elektronik Menjadi talent paid promote
lainnya
Mencari platform broadcast untuk
TOFEST/acara online (inspirahub)
DIVISI DOKUMENTASI
Mendokumentasikan seluruh rangkaian acara
spot-spot kontraprestasi sponsor
Mengedit dan merealisasikan dokumentasi dalam bentuk foto,
video (bisa berkoordinasi dengan divisi kreatif dan humas untuk
editing)
Mendokumentasikan acara untuk di posting pada laman
Instagram TOFEST
Mendokumentasikan acara dalam bentuk video, yang nantinya
akan diunggah pada laman Youtube TOFEST
Membuat teaser, trailer dan after movie kegiatan
DIVISI MARKETING
Dana Usaha
Menjual dan mempromosikan makanan atau barang untuk
mendapatkan dana.
Mengelola keuangan danus kelompok.
Membuat data hasil penjualan dan diberikan kepada bendahara

Konsumsi
Menangani segala macam urusan tenant makanan dan minuman.
Menyiapkan konsumsi yang dibutuhkan sesuai anggaran.
Menyiapkan konsumsi untuk panitia, crew, satpam, polisi, dan
yang bersangkutan
DIVISI KREATIF
Membuat gagasan dan desain yang menarik perhatian sesuai
dengan tema acara
Mendesain poster, flyer, spanduk, dan semua kebutuhan produksi
acara
Berkoordinasi dengan divisi humas untuk diposting pada laman
Instagram
Mendekorasi kebutuhan di tempat berlangsungnya acara
Membuat design untuk kebutuhan seluruh persiapan acara seperti
merch, banner, baju kepanitiaan, id card, dan lainnya
DIVISI TICKETING
Merancang tiket yang akan digunakan
Mencetak tiket
Menjual tiket sesuai target penjualan
Berkoordinasi dengan bendahara dan humas
Berkoordinasi dengan pihak distributor tiket dan
memberikan arahan tentang sistemasi tiket acara
Mengurus penukaran tiket
Melakukan bag & body checking
DIVISI SPONSORSHIP
Melakukan, mencari dan merancang proposal sponsor
Mengajukan proposal sponsor
Menguasai seluruh proposal sponsor
Membuat daftar pihak-pihak mana saja yang akan diajak
untuk bekerja sama
Membuat daftar kebutuhan dan anggaran yang akan
diserahkan ke divisi lain yang bersangkutan
Mengamati perkembangan dana dan dana usaha, baik pre-
acara maupun pasca acara
DIVISI KEAMANAN
Mengatur dan mempersiapkan penataan seluruh kegiatan yang
berkaitan dengan keamanan acara
Berkoordinasi dengan pihak keamanan seperti security untuk
penjagaan lokasi acara
Membantu mencari dan menentukan jumlah anggaran yang diperlukan
ketika memanggil keamanan dari luar dan berkoordinasi dengan
bendahara
Menjaga keamanan pada saat kegiatan dana usaha, cup, dan pentas
seni
Mengamankan pelaksanaan pergelaran dari sejak persiapan sampai
selesai
Melakukan body checking
DIVISI PERLENGKAPAN
Merencanakan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan
Mendata semua perlengkapan yang dibutuhkan dan mengupayakan
pengadaannya
Mengadakan hubungan atau kontrak perjanjian dalam hal peminjaman
dan penyewaan peralatan
Bertanggung jawab atas pemeliharaan dan pengembalian
perlengkapan acara
Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan acara
Membantu dan memenuhi kebutuhan riders Gues Star