MANAGMENT EVENT

ORGANIZER & SUCCESSFULL

EVENT MANAGMENT
Scope of Event Organizer  How To Be a Professional Event Management
EVENT
ORGANIZER
Scope of Event Organizer
DASAR PENGELOLAAN EVENT

 Event itu menjual ide yang diwujudkan ke dalam sebuah konsep

event
 Konsep yang dapat dinyatakan dan mampu untuk dilaksanakan
dan dapat diterima oleh semua pihak yang terlibat dalam event
 Unik dan spektakuler
 Bermanfaat bagi banyak orang
5 W + 1 H Panduan Pembuatan Event
5 W + 1 H Panduan Pembuatan Event

 Why (alasan event dibuat)

 Who (Siapa saja yang akan dilibatkan dalam event)
 When (kapan event tersebut dilaksanakan)
 Where (lokasi event tersebut)
 What (apa yang disuguhkan event Itu)
 How (Bagaimana mempromosikan dan melaksanakan event
tersebut)
Langkah – Langkah Menyusun Event
 Tetapkan tema Event
 Amati pasar (studi Kelayakan)
 Kumpulkan data base yang cukup
 Tentukan SDM yang akan menjadi Tim dalam Event tersebut
 Tetapkan lokasi dan waktu penyelenggaraan event
 Penentuan kontraktor
 Menentukan organisasi, media massa dan lembaga pendukung
 Menentukan acara dan pendukung acara
 Menentukan strategi pemasaran dan promosi
 Menyusun dan menganalisa anggaran.
Acara

 Susunlah dengan seksama dan terperinci – lengkapi dengan

technical Run Down termasuk durasi tiap mata acara
 Perhatikan waktu ibadah, jam-jam berkendaraan lalu lintas (3-in-1
atau peak hours) dan sebagainya
 Pilihan pemandu acara (MC) maupun pengisi acara (performer,
pembicara) yang tepat sesuai kebutuhan acara dan segmen
 Siapkan agenda alternatif (Plan “B” ) untuk cadangan
SUCCESSFULL
EVENT MANAGEMENT
How To Be a Professional Event Management
EVENT MANAGEMENT
 Adalah pekerjaan yang menangani seluruh hal berkaitan dengan
perencanaan, persiapan sampai pelaksanaan sebuah event.
 Rencana awal yang disusun dari hal yang sangat mendasar mulai pemilihan
tema acara, pengisi, bentuk dan susunan acara, budget acara, skala dan
strategi pelaksanaan, pemilihan tempat (venue) tanggal dan waktu acara,
penentuan spesifikasi produksi acara.
 Event Management (EM) bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan serta
mengawasi jalannya event secara keseluruhan.
 Membuat laporan hasil pelaksanaan dan evaluasi event menjadi akhir dari
seluruh pekerjaan.
THE EVENT INDUSTRY
The Event Industry

Leisure event
(leisure, sport, recreation)

Personal events Cultural events

(weddings, birthdays, Special
events (ceremonial, sacred,
anniversaries) Heritage, art, folklore)

Organizational events
(commercial, political,
Charitable, sales)
The Event Industry
Leisure Event (Leisure, Sport, Recreation)

EDUCATIONAL AND RECRETIONAL SPORTS

SCIENTIFIC COMPETITION

- Seminar, Workshop - Games & Sport - Professional

- Congressess - Amusement Event - Amateur
- Interpretive Event
The Webs Of Event Management
Sponsor Talent Management

Public Insurance Venue Management

EO

Mass Media Legal Procedures institution

Entertainment Service Vendor

The Webs Of Event Management

TALENT

MEDIA ENTERTAINMENT SERVICE

LEGAL
EO VENUE

INSURANCE SPONSOR

VENDOR
TUGAS EO

Producer/Creator:

 Bertanggung jawab kepada klien yang mengadakan event baik itu klien ataupun
sponsor

 Membuat rencana dan strategi event, penjadwalan kerja secara umum, anggaran
serta pendelegasian kerja secara detail, akurat dan efisien

 Mengkoordinasikan semua pelaksanaan kegiatan kepada semua pihak artis (talent,

pengisi acara), sponsor dan subordinat

 Bertanggung jawab atas kualitas, kelancaran acara serta operasional seluruh

kegiatan pertunjukan

 Mengontrol jalannya persiapan serta pelaksanaan acara

 Mencari menganalisis dan memutuskan masalah yang timbul serta memberi solusi

 Merangkum semua laporan divisi untuk dijadikan bahan evaluasi dan laporan.
PRODUCER / CREATOR
Producer / Creator dibantu oleh :

GENERAL AFFAIR
• Memeriksa seluruh kesiapan administrasi baik teknis maupun non teknis.
• Mencatat seluruh perkembangan persiapan acara sampai hari H.
• Menyusun data laporan setiap divisi untuk dijadikan bahan evaluasi.
• Memeriksa semua kesiapan vendor sarana dan pra sarana pendukung event.

FINANCE
• Bertangung jawab kepada Produser dalam segala aspek yang menyangkut keuangan.
• Bersama Produser dan kepala divisi lainnya menyusun anggaran event, dengan
memperhatikan semua aspek pelaksanaan event.
• Membuat perkiraan kelancaran arus dana (cash flow-cash in/cash out)
• Menyusun skala prioritas pengeluaran dana beserta tanggal jatuh tempo.
• Mengarsipkan semua laporan pengeluaran keuangan,
• Mempersiapkan tagihan dan pembayaran/ cash flow beserta bukti pembayaran.
PRODUCER / CREATOR
Producer / Creator dibantu oleh :

TRAFFIC
• Mengumpulkan dan meng-update seluruh data dan informasi yang berkaitan
dengan event.
• Melakukan monitor seluruh perkembangan kegiatan event.
• Membantu serta memfasilitasi seluruh produksi event.
• Merangkum informasi dan jadwal kerja keseluruhan dan mendistribusikan kepada
semua bagian (panitia), manajemen artis, manajemen venue serta petugas resmi
(polisi, pemadam kebakaran, keamanan, P3K dan sebagainya).
TALENT

TALENT TREATMENT
COORDINATOR
TALENT
Music
Management

Dibantu oleh : Artist

- Talent Treatment Coordinator Band
Agency
- Talent Artis – Security
- Talent Artis – Runner
- Talent Artis – Medic MC Dancer

Models Comedian

Etc.
Vendor – STAGE & Venue
STAGE
OUTDOOR

STAGE
INDOOR
Vendor – VENUE

STAGE
SOUND

LIGHTING

MULTIMEDIA / SCREEN

GENSET/ELECTRICITY

AESTETIC
ENTERTAINMENT SERVICE
PRODUCTION SERVICE

 STAGE MANAGEMENT

 GUARD SERVICE

 MEDICAL SERVICE

 CATERING SERVICE

 VENUE SERVICE

 IMPRESARIAT

 HOSPITALITY SERVICE

 PR / MARKETING SERVICE
SPONSOR

SOLE SPONSOR

MAIN SPONSOR

CO. SPONSOR

PARTICIPANT SPONSOR
MEDIA MASSA
MOTTO EVENT ORGANIZER:
ZERO COMPLAINTS
ZERO EXCIDENT
IS THE TARGET !!!