CV BUMI WIJAYA Hal : 1

SOP

No. 008/QA/A1/2020
Rev. 01
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PENANGANAN PRODUK KEMBALIAN
Tanggal Belaku :
1 Desember 2020
Disusun oleh, Diperiksa oleh, Disetujui oleh,

Dedi Saputra., S.Si Apt. Amat Defit, S.Farm Tatang Mulyadi

Staf QA Kepala QA Direktur

1. Tujuan
Untuk menangani produk kembalian yang diterima kembali secara baik dan benar.

2. Ruang Lingkup
2.1. Berlaku untuk semua produk kembalian yang dikembalikan dari distributor karena :
2.1.1. Salah kirim.
2.1.2. Salah administrasi.
2.1.3. Kadaluwarsa (Expired Date, ED).
2.1.4. Penarikan kembali.
2.2. Produk kembalian oleh sebab lain, antara lain tidak sampai ke distributor karena
gangguan di perjalanan, stabilitas produk sebelum masa ED bermasalah.

3. Tanggung Jawab
3.1. Kepala Bagian Pemastian Mutu bertanggung jawab menyiapkan, mengkaji kembali dan
melatihkan Standar Operasional Prosedur (SOP) ini.
3.2. Kepala Pemasaran bertanggung jawab menyiapkan dokumen untuk Produk Kembalian
dari Distributor.
3.3. Kepala Bagian Gudang bertanggung jawab untuk malaksanakan SOP ini dengan benar
dan konsisten.
3.4. Kepala Bagian Pengawasan Mutu bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan serta
evaluasi terhadap produk kembalian yang berkaitan dengan kualitas produk untuk
menentukan tindak lanjut yang tepat.

4. Bahan dan Alat

-

5. Prosedur
5.1. Untuk produk kembalian karena :
5.1.1. Salah kirim dan salah administrasi:
a. Periksa dokumen terkait dan buat tanda terima produk yang dikembalikan.
b. Tempatkan produk di atas palet dan masukkan ke area karantina.
c. Berikan penandaan pada produk kembalian tersebut.
d. Beritahu ke Bagian Pengawasan Mutu untuk melakukan pemeriksaan mutu
dari produk kembalian.
e. Bagian Pengawasan Mutu mengambil contoh dan melakukan pemeriksaan
serta memberikan status terhadap produk kembalian :
1. Dapat digunakan kembali atau
2. Dikemas ulang
f. Bagian gudang atas dasar butir e melakukan salah satu hal sebagai berikut :
1. Memasukan sebagai stok gudang atau
2. Menyerahkan ke Bagian Produksi untuk dilakukan pengemasan ulang, atau
3. Memindahkan produk kembalian tersebut ke area ditolak dan memberi
penandaan khusus.
 CV BUMI WIJAYA Hal : 2
SOP

4. Melakukan pemusnahan dengan Bagian Pengawasan Mutu dan Bagian

Pemastian Mutu sesuai SOP Pemusnahan Produk No. 009/QA/A1/2020.
5.1.2. Untuk produk kembalian karena kadaluwarsa.
a. Terima produk dan dokumen terkait.
b. Lakukan pemeriksaan administrasi produk kembalian karena kadaluwarsa
dengan:
1. Catatan pengolahan Bets dan pengemasan Bets.
2. Data distribusi produk di gudang.
c. Bila sesuai dengan administrasi, maka tempatkan produk di atas palet, beri
label DITOLAK dan masukkan ke area DITOLAK.
d. Lakukan pemusnahan dengan Bagian Pengawasan Mutu dan Bagian Pemastian
Mutu sesuai dengan SOP Pemusnahan Produk No. 009/QA/A1/2020.
5.1.3. Untuk produk kembalian karena penarikan kembali.
a. Periksa dokumen terkait dan buat tanda terima produk yang dikembalikan.
b. Tempatkan produk di atas palet, beri label DITOLAK dan masukkan ke area
DITOLAK.
c. Lakukan pencatatan dan rekonsiliasi sesuai dengan SOP Penarikan Produk No.
007/QA/A1/2020 dan kaporkan ke Bagian Pemastian Mutu.
d. Lakukan pemusnahan dengan Bagian Pengawasan Mutu dan Bagian Pemastian
Mutu sesuai dengan SOP Pemusnahan Produk No. 009/QA/A1/2020.
5.2. Produk kembalian dengan sebab lain.
5.2.1. Periksa dokumen terkait dan buat tanda terima yang dikembalikan.
5.2.2. Tempatkan produk di atas palet dan masukkan ke area karantina.
5.2.3. Berikan penandaan pada produk kembalian sesuai dengan SOP Penandaan No.
006/QC/A1/2020.
5.2.4. Beritahukan ke Bagian Pengawasan Mutu untuk dilakukan pemeriksaan mutu
terhadap produk kembalian.
5.2.5. Bagian Pengawasan Mutu mengambil contoh dan melakukan pemriksaan serta
memberikan status terhadap produk kembalian :
1. Dapat digunakan kembali.
2. Dikemas ulang, atau
3. Dimusnahkan.
5.2.6. Bagian gudang atas dasar point 5.2.5 melakukan salah satu hal sebagai berikut :
1. Memasukan sebagai stok gudang, atau
2. Menyerahkan ke Bagian Produksi untuk dilakukan pengemasan ulang, atau
3. Memindahkan produk kembalian tersebut untuk ke area ditolak dan memberi
penandaan khusus, dan
4. Melakukan pemusnahan dengan Bagian Pengawasan Mutu dan Pemastian
Mutu sesuai dengan SOP No. 009/QA/A1/2020.

6. Pelaporan
Buat laporan kepada Kepala Bagian Pemastian Mutu, kepala Bagian Pemasaran dan kepala
Bagian Keuangan :
6.1. Untuk hasil penarikan kembali : Formulir Rekonsiliasi.
6.2. Untuk pemusnahan : Berita Acara Pemusnahan Produk.

7. Lampiran
-

8. Dokumen Rujukan
8.1. Petunjuk CPOTB

9. Riwayat
-

10. Distribusi
Asli : Kepala Bagian Pemastian Mutu
CV BUMI WIJAYA Hal : 3
SOP

Kopi No 1 : Kepala Bagian Produksi

No 2 : Kepala Bagian Pengawasan Mutu
No 3 : Kepala Gudang
No 4 : Kepala Bagian Pemasaran
No 5 : Kepala Bagian Keuangan