TUGAS KELOMPOK

MANAJEMEN PRODUKSI DAN OPERASI

Nama Kelompok :

1. Lyra Ruchiyat Permata, S.Ak

2. Loriyana Pinky Wetangterah, S.Ak
3. Maria Adriani Bupu, S.Ak
4. Lidya Trivena Lodo, S.Ak
5. Maria Assumpta De Araujo, S.M
6. Johanes Ghawa Rado Pa, S.Sos

UNIVERSITAS KATOLIK WIDYA MANDIRA

KUPANG

2023
A. Latar Belakang

Dunia anak muda sekarang ini semakin mendapat perhatian lebih dalam

berbagai hal dan dari berbagai pihak. Negara yang menaruh harapan lebih pada

generasi muda untuk melanjutkan menata masa depan bangsa dan pihak swasta

atau bisnis yang juga semakin banyak yang berfokus kenapa anak muda karena

peluang pasar anak muda yang semakin besar.

Kedai Kopi Olica menjadi salah satu pelaku usaha yang menaruh anak muda

sebagai sebagian besar dari target pasar mereka. Kedai Kopi Olica yang berdiri

sejak September 2022 ini berlokasi di Jl Palapa tepatnya didalam kawasan kantor

PLUT Kota Kupang. Sebagai pelaku usaha, tentunya Kedai Kopi Olica memiliki

rancangan dan tujuan yang hendak dicapai.

B. Visi dan Misi

 Visi : Menjadikan destinasi kopi yang mampu menyajikan pengalaman dan
memadukan seni dan komunitas
 Misi :
1. Menyediakan kulitas kopi dari biji-bijian terbaik.
2. Menjadi tempat berkumpulnya komunitas pecinta kopi maupun
pelanggan lainnya.
3. Memberikan pemahaman tentang kualitas dari biji-bijian kopi terbaik.
C. Branding

Nama Kedai kopi : “OLICA”

Tagline : “Premium Quality”

D. Nilai Branding

1) Menyediakan kopi dengan bahan baku yang berkualitas tinggi.

2) Menyediakan ruang yang nyaman untuk berinteraksi dan berbagi moment

bersama.

3) Menghargai inovasil dalam menu, tampilan dan cara mendekati dunia

kopi.

4) Mempekerjakan barista yang berpengalaman dan berpengetahuan tentang

dunia kopi dan penyeduhannya untuk memberikan pengalaman kopi bagi

pelanggan yang luar biasa.

E. Balanced Scorecard

Keterangan Bagan SCM Kedai Olica:

Kedai Olica membeli bahan baku berupa biji kopi, susu, gula, sirup, bubuk

coklat, dan bahan lainnya dari pemasok atau distributor. Dimana pekebun kopi

dan coklat memasokkan hasil kebun mereka ke prosesor/pengolah untuk di

distribusikan ke para distributor atau supermarket dalam bentuk biji kopi, bubuk

kopi, dan bubuk coklat. Salah satu distributor kopi yang bekerja sama dengan

kedai Olica yaitu distributor Gamadi. Gamadi sendiri menjual produk kopi berupa

bubuk manual brew dengan jenis biji kopi Arabica yang berasal dari pekebun

Colol, Manggarai Timur dan adapun jenis biji kopi robusta sebagai bahan baku

pembuatan esspreso yang dipasok dari pekebun yang berasal dari Bajawa. Adapun

bahan baku yang dibeli dari supermarket seperti sirup, gula dan bubuk minuman

lainnya. Berdasarkan bahan baku yang tersedia, barista membuat berbagai menu

minuman kopi, coklat, atau produk lainnya yang akan dijual. Penjualan kedai

Olica tidak hanya dilakukan pada ruang komunitas saja, tetapi dijual secara online

sehingga bekerja sama dengan merchant grab sebagai partner pengantaran online

yang akan mengjangkau pengantaran produk kedai Olica kepada pelanggan

perkantoran maupun dirumah.

 Berikut merupakan Balanced Scorecard (BSC) didalam Supply Chain

Management (SCM) untuk kedai kopi OLICA dengan empat perspektif utama

yaitu:

1. Perspektif Keuangan :

 Indikator : Pendapatan Kedai Kopi

 Target: Meningkatkan pendapatan bulanan sebesar 10% dalam 12 bulan

ke depan.

 Tujuan: Meningkatkan profitabilitas dan pertumbuhan bisnis.

 Program:

 Memperluas menu dengan minuman dan makanan baru untuk

menarik pelanggan yang lebih banyak.

 Membuat varian ukuran agar pelanggan lebih memilih banyak

opsi untuk membeli.

 Menyediakan meja dan kursi yang lebih banyak sebagai sarana.

2. Perspektif Pelanggan :

 Indikator: Tingkat Kepuasan Pelanggan (diukur melalui survei

pelanggan)

 Target: Mencapai tingkat kepuasan pelanggan 90% atau lebih.

 Tujuan: Meningkatkan pengalaman pelanggan dan mempertahankan

pelanggan setia.
  Program:

 Mengadakan pelatihan untuk staf dalam pelayanan pelanggan

yang lebih baik dan merespons umpan balik pelanggan dengan

cepat.

 Menyediakan free wifi untuk pelanggan offline.

 Menyediakan TV untuk acara nonton bareng.

 Menyediakan sarana permainan berupa mini game dan game

konsul.

 Menyediakan terminal untuk sharing listrik bagi pelanggan yang

menggunakan perangkat elektronik.

3. Perspektif Proses Internal :

 Indikator: Waktu Persiapan Pesanan (dari pesanan hingga pesanan siap

disajikan)

 Target: Mengurangi waktu persiapan pesanan menjadi 5 menit atau

kurang.

 Tujuan: Meningkatkan efisiensi dalam proses pelayanan.

 Program:

 Meninjau ulang tata letak dapur dan aliran kerja untuk

mempercepat persiapan pesanan.

 Selalu menyediakan bahan pokok sesuai dengan menu.

4. Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan :

 Indikator: Tingkat Retensi Karyawan

 Target: Meningkatkan tingkat retensi karyawan menjadi 80% atau lebih.

  Tujuan: Meningkatkan kompetensi staf dan menciptakan lingkungan

kerja yang positif.

 Program:

 Menyediakan pelatihan berkelanjutan.

 Insentif untuk prestasi.

 Melakukan evaluasi kinerja reguler untuk karyawan.

BSC untuk kedai kopi olica bertujuan untuk mencapai keseimbangan antara

berbagai aspek bisnis, termasuk keuangan, pelanggan, proses internal, dan

pertumbuhan karyawan. Indikator yang ditentukan membantu mengukur kinerja

dalam setiap perspektif, sementara target menggambarkan hasil yang diinginkan.

Tujuan diidentifikasi untuk setiap perspektif dan program-program yang sesuai

dikembangkan untuk mencapai tujuan tersebut. Ini membantu kedai kopi olica

untuk merencanakan dan mengelola bisnis mereka secara holistik dan

berkelanjutan.

F. Struktur Usaha

Struktur organisasi kedai Olica memperjelas wewenang dan tugas masing-

masing jabatan, serta menunjukkan alur penyampaian informasi dalam suatu

organisasi. Berikut ini adalah struktur para pelaku operasional di kedai kafe Olica.
G. Tugas Pokok dan Fungsi Unit Kerja
1. Manajer

Indikator kinerja  Keuntungan yang di peroleh

 Pelayanan yang baik
 kulitas produk yang layak untuk digunakan
 memantau biaya operasional dan mencari cara
untuk menguranginya
Target kinerja  Memsatikan bisnis mencapai margin keuantungan
yang ditetapkan
 Memberikan pelayanan yang berorientasi
sehingga pelanggan merasa puas
 Mampu menciptakan produk yang baik dan
berkualitas sesuai dengan keinginan konusmen
 Memastikan produk selalu tersedia
Program kegiatan  Memantau inventaris bahan baku dan
perelangkapan serta mengoptimalkan pengadaan
 Menyusun anggaran,melacak pengeluaran dan
mengelolakas bisnis
 Menyelidiki tren pasar dan mengembangkan menu
baru atau promosi special
2. Admin

Indikator kinerjanya  Mengukur pendapatan rata- rata harian, mingguan,

dan bulanan
 Melakukan survey atau umpan balik untuk
menukur tingkat kepuasan pelanggan
 Mengukur tingkat SOP pelayanan
Target kinerja  Meningkatkan pendapatan bulanan
 Meningkatkan keuntungan bersih
 Membuat target pencapaian kepuasan pelanggan
mencapai 90%
Program kegiatan  Memantau stok bahan baku , kemasan dan
perlengkapan kedai
 Merekam dan memantau transaksi keuangan
 Mengatur jadwal kerja
 Berinovasi dan kreatif dalam memasarkan produk
secara online dan offline

3. Barista

Indikator kinerja  SOP yang diperlukan untuk membuat minuman

 Kualitas minuman : keaslian rasa, aroma, dan
tampilan minuman
 Pelayanan pelanggan: kemampuan
berkomunikasi dengan pelanggan, keramahan
dan kesediaan untuk membantu
 Pengetahuan produk : keterampilan barista dalam
menjelaskan berbagai jenis kopin,metode
penyeduhan dan rekomendasi menu bagi para
pelanggan
Target kinerja  Waktu layanan : mencapai target sop pelayanan
seperti membuat espresso dalam waktu 30 detik
 Kualitas minuman : memastikan setiap minuman
memenuhi standar kualitas yang ditetepkan oleh
kedai kopi
 Tingkat kepuasan pelanggan: mencapai tingkat
kepuasan pelanggan tertentu, misalnya 90%
pelanggan merasa puas dengan pelaynan barista
Program kegiatan  Menyelenggarkan pelatihan reguler untuk
meningkatkan keterampilan dalam penyeduhan
kopi, latte art, dan pengetahuan produk
 Menganalisis dan memperbaiki rasa minuman
secara berkala
 Membangun hubungan dengan pelanggan tetap,
memberikan rekomendasi pelayanan yang
personal
 Manajemen alat yaitu merawat dan
memebersihkan peralatan kopi seprti mesin
espresso dan grinder secara rutin

H. Tanggung Jawab
1. Owner/Manager: Sebagai pemegang kekuasaan atau jabatan tertinggi

dalam kelompok bisnis ini, Owner atau Manager kedai kopi ini tentunya

memiliki tanggung jawab untuk mengawasi jalannya proses operasional

kedai kopi. Manager memiliki peran untuk membentuk, mengembangkan

bahkan menerapkan system yang sesuai dengan visi dan misi kedai guna

mencapai tujuan yang ditargetkan. Dalam keadaan seperti kedai kopi Olica

ini, Manager pun berperan dalam proses perekrutmen dan pelatihan tenaga

kerja hingga memastikan pelanggan terpuaskan dengan pelayanan yang

dilakukan oleh pelayan kafe. Perihal pengawasan pengelolaan keuangan pun

menjadi tanggung jawab dari manager kedai kopi Olica dalam memastikan

pemasukkan dan pengeluaran kafe sesuai dengan rencana yang telah dibuat

bahkan melebihi target, singkatnya setiap pergerakkan didalam kedai kafe

Olica harus atas sepengetahuan dan seizin manager atau pemilik kedai kafe

Olica.

2. Barista: Barista sering dilihat oleh pelanggan sebagai inti jantung dari

sebuah kedai kopi, sama seperti yang terjadi di kedai kopi Olica. Barista

memiliki peran untuk menciptakan cita rasa yang m

3. emikat lidah para pelanggan, sehingga berdasar dari tanggung jawab

tersebut maka barista diharuskan untuk terus mencari tau apa saja yang bias

diperbaiki bahkan dibuat untuk menaikkan ragam pemasaran kedai kopi ini.

Barista pun diharapkan memiliki pengetahuan yang benar mengenai produk

yang dijual karena setiap pelanggan yang mengunjungi kedai kopi Olica

cenderung menanyakan saran recommended menu pada barista.

 4. Admin: Berbeda dengan tugas pengawasan oleh manager, admin memiliki

tugas untuk menyusun data atau laporan administrasi yang diperlukan kedai

kopi Olica, masalah perpajakkan hingga rencana anggaran kedai kopi untuk

melihat kemampuan produksi dan besar pemasukkan kedai yang akhirnya

akan diperiksa dan di setujui atau di revisi oleh manager atau pemilik Kedai

Kopi. Tugas pemasaran atau marketing pun cenderung dilakukan oleh

admin kedai kopi Olica, yang bertujuan untuk mengenalkan Olica pada

jangkauan yang lebih luas lagi dan menarik minat pembeli dengan usaha

marketing yang di lakukan diberbagai media social maupun secara offline

yaitu menyebarkan berita dari orang ke orang.

5. Pengantar/Purchasing: Jika admin bertugas mendata pemasukkan dan

pengeluaran, seorang staf purchasing lebih berfokus pada pembelian barang

atau alat yang diperlukan untuk mendukung operasional kafe. Staf

purchasing bertugas untuk mencari tau harga pasar yang cocok untuk

dijadikan supplier bagi operasional kedai kopi dan menganalisa segala biaya

yang diperlukan dalam proses pembelian sesuai dengan keadaan pasar

terkini.

I. Kesimpulan

Kedai Kopi Olica merupakan sebuah strategi bisnis yang bertujuan untuk

menarik minat generasi muda untuk datang ke daerah sasarannya. Memiliki

rencana dan tujuan yang jelas, serta struktur kegiatan operasional di kedai kopi

Olica. Pemilik/Manajer, Barista, dan Admin adalah pemain kunci di kedai kopi

Olica, bekerja sama untuk mengelola proses operasional dan memastikan

kepuasan pelanggan. Manager bertanggung jawab untuk memberikan informasi

tentang kedai kopi, menganalisis harga, dan memastikan kepuasan pelanggan.

Unit utama kedai kopi adalah Manajer, Sasaran, Program, dan Administrasi.

Manajer bertanggung jawab untuk memberikan pelayanan yang baik, menjaga

kualitas produk yang tinggi, mengoptimalkan kedai kopi, mengurangi biaya, dan

memastikan kepuasan pelanggan. Admin bertanggung jawab untuk memastikan

manajemen inventaris yang tepat, mengoptimalkan kedai kopi, dan menerapkan

promosi baru dan mematuhi SOP.