Metode dan Tahapan Presentasi

 Presentasi adalah suatu kegiatan

berbicara di hadapan orang banyak.
 Presentasi merupakan kegiatan
pengajuan suatu topik, pendapat atau
informasi kepada orang lain
 Presentasi lebih sering dibawakan dalam
acara bisnis.
 Secara garis besar presentasi dirancang
untuk :
- menjelaskan (to explain)
- menjual (to sell)
- memotivasi (to motivate)
Tahapan Presentasi
 Agar proses presentasi berjalan dengan terencana,
terarah dan teratur,
ada beberapa tahapan:
 Planning
Dalam tahapan planning atau perencanaan ada
beberapa yang perlu dipahami
di antaranya:
1) Memahami pendengar
2) Menentukan Tujuan Presentasi
3) Pesan yang akan disampaikan
4) Perlengkapan presentasi
5) Ruang presentasi
• Delivering
Dalam delivering ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan, di antaranya:
1) Opening (pembukaan) yaitu menarik perhatian
positif dari audience.
2) Message (pesan) yaitu menyatakan pesan pembicara
secara jelas
3) Evidence (bukti) yaitu menggiring audience untuk
menghargai pembicara, mempercayai pembicara dan
meyakini kredibilitas pembicara. Berikut ini
merupakan beberapa bentuk bukti (evidence) yang
umum digunakan;
a) Demonstration (demonstrasi). Menunjukkan bahwa
sesuatu dapat berjalan.
Misalnya demonstrasi perhitungan singkat kalkulator,
simulasi kredit rumah, atau kendaraan bermotor.
b) Examples (contoh‐contoh). Pembicara bisa memberikan
contoh dari pengalaman pembicara maupun orang lain.
Misalnya bisa menceritakan dari pengalaman keluarga atau
teman dalam menggunakan suatu produk.
c) Facts (fakta‐fakta). Fakta yang diberikan bisa berupa
informasi yang dapat dibuktikan, spesifik dan benar.
d) Exhibits (peraga). Peraga dapat berupa peta, gambar, atau
gambar skema dan lain sebagainya.
e) Analogies (analogi). Analogi yaitu membuat perbandingan
dengan situasi yang lain, terutama jika ide yang pembicara
sampaikan adalah sesuatu yang abstrak.
f) Testimonial (kesaksian). Kesaksian bisa berasal dari
narasumber atau user. Pembicara dapat mengutip kesaksian
dari seseorang yang dihormati dan dikenal oleh audience.
g) Statistics (statistik). Menampilkan angka‐angka yang
menunjukkan kenaikan , penurunan, perubahan prosentase,
perbandingan , tren, hubungan dan kesimpulan.
 Handling
Bagaimana mengatur dan mengatasi sesi tanya
jawab (question and answer). Sesi tanya jawab
dilakukan setelah presentasi selesai.

Beberapa manfaat dari sesi tanya jawab adalah :

- memperjelas pesan presentasi
- memperkuat pokok‐pokok bahasan
- kesempatan bagi pembicara untuk menambah
bukti dan contoh
- mendorong timbulnya interaksi antara pembicara dan
audiens
Beberapa tantangan dan resiko yang dihadapi pembicara
adalah :
- kemungkinan ada pertanyaan yang sulit dijawab
- seorang audience bisa saja mendominasi diskusi
- batasan waktu seringkali sulit untuk ditaati
- pendengar lain yang tidak tanggap pada pertanyaan
atau jawaban dari pembicara
- ada audien yang bersikap bermusuhan dan tidak
sependapat
Beberapa cara yang dapat membantu pembicara untuk
mengurangi resiko pada saat sesi tanya jawab :
- membatasi waktu sesi tanya jawab
- membantu pendengar untuk langsung ke
permasalahan
- jika pembicara tidak bisa menjawab bisa menawarkan
atau minta saran kepada audiens
• Closing
-Closing atau penutupan dalam suatu suatu presentasi
diharapkan dapat memberikan kesan pertama yang
positif, yang akan diingat terus oleh audiens.
-Cara dan apa yang pembicara ungkapkan pada saat
menutup suatu presentasi adalah bagian yang tidak kalah
penting dari semua bagian presentasi
-Menutup presentasi juga harus mengandung kesimpulan
dari tujuan presentasi.
Pembuka Presentasi
 Beberapa kriteria agar sebuah pembukaan presentasi
berhasil di antaranya
- Singkat
- Mengantarkan audience kepada isi presentasi
- Menarik
Pelaksanaan Presentasi
• Beberapa pokok kegiatan yang harus diperhatikan pada
waktu pelaksanaan presentasi
a. Teknik menyampaikan materi presentasi
1. Ada sesuatu yang disampaikan
2. Hindari anggapan salah tentang presentasi
3. Presentasi yang sukses tidak hanya tergantung
pada
kontak mata
 4. Penampilan bukanlah segalanya
5. Ubahlah topik yang paling membosankan menjadi
topik yang paling menyenangkan
6. Ingat, jangan berbicara pada diri sendiri.
7. Ada saat tersenyum dan terdiam
b. Teknik bertanya
Ada beberapa pedoman yang dapat digunakan sebagai
pendorong kelancaran presentasi, di antaranya
- Pertanyaan diajukan bukan bermaksud mempermalukan
pihak yang ditanya.
- Ditanyakan pada saat yang tepat
- Pertanyaan diajukan pada audience yang dianggap
mempunyai kemampuan berbicara yang baik sehingga
komunikasi dapat berjalan lancar
- Pertanyaan dilakukan pada waktu pemaparan materi telah
selesai
- Bantulah menjawab pihak yang kurang dapat menjawab
dengan baik tanpa memalukannya.
c. Teknik memotong pembicaraan
- Potong pembicaraan pada waktu jeda, jangan pada waktu
intonasi tinggi
- Pemotongan pembicaraan harus dilakukan sebijaksana
mungkin agar jangan sampai mempermalukan pihak yang
berbicara
- Menyimpulkan pertanyaan, kemudian membuat
pertanyaan
dengan jawaban ya atau tidak
- Mengucapkan terima kasih dan meminta maaf atas
pemotongan pembicaraan
- Menjelaskan secara singkat alasan pemotongan
pembicaraan
d. Teknik menjawab pertanyaan
Tidak semua jawaban memuaskan baik penanya maupun
penjawab. Ketidakpuasan dapat disebabkan oleh beberapa
hal seperti :
- Tidak jelasnya pertanyaan penanya sehingga presenter
mengalami kesulitan untuk menjawab
- Presenter tidak menguasai presenter sehingga pertanyaan
tidak terjawab
- Sempitnya waktu sehingga tidak memungkinkan presenter
menjawab semua pertanyaan secara tuntas
- Interupsi atau gangguan terhadap pertanyaan maupun
jawaban sehingga tidak dapat dituntaskan
 Cara mengatasi permasalahan tersebut
- Tidak jelasnya pertanyaan dapat diatasi dengan
menanyakan
ulang kepada penanya sehingga kesalahpahaman jawaban
dapat dihindari
- Tidak dikuasainya materi oleh presenter, relatif lebih sulit
untuk mengatasinya, jika presentasi dilakukan lebih dari
sekali, presenter dapat mengusulkan untuk memberikan
jawaban di lain kesempatan.
- Sempitnya waktu dapat diatasi dengan menjawab
pertanyaan per termin atau per kelompok pertanyaan
atau dapat pula membuat kesempatan lain untuk
menjawabnya
- Interupsi dan gangguan sering terjadi pada presentasi yang
bersifat politis , cara mengatasi relatif sulit. Jika dipandang
Penutup Presentasi
Biasanya penutup presentasi dilakukan melalui 3 kegiatan
a. Penarikan Kesimpulan
- Presenter harus meringkas pembicaraan panjang dalam
presentasi menjadi kalimat-kalimat yang mudah diingat.
- Dasar perumusan penarikan kesimpulan presentasi
1) Kesimpulan presentasi merupakan hasil ringkasan
pemaparan presentasi , bukan berisi hal baru
2) Jika dalam tanya jawab dianggap kurang memuaskan ,
kesimpulan presentasi menawarkan solusi untuk lebih
memuaskannya
3) Kesimpulan presentasi harus singkat sehingga mudah
diingat
 4) Kesimpulan presentasi sebaiknya dirancang sebelum
presentasi bukan pada waktu presentasi dilakukan
5) Penarikan kesimpulan presentasi dibuat dalam bentuk
pernyataan bukan pertanyaan
6) Kesimpulan presentasi harus diarahkan kepada pemberian
saran.
b. Pemberian Saran
Isi pemberian saran tergantung pada jenis presentasi.
Tujuan presentasi Pemberian Saran
-Memberikan penjelasan -Penyelesaian masalah
-Menjual - ajakan untuk membeli
-Mengajak melakukan sesuatu - himbauan
Kaidah Pemberian Saran
- Saran berupa ajakan, himbauan, dan seruan bukan paksaan
- Memberikan pilihan terhadap alternatif-alternatif
- Saran tidak boleh bertentangan dengan norma peraturan
perundang-undangan.
- Saran bersifat umum, bukan hanya diberikan kepada
kelompok tertentu saja
c. Salam Penutup
- Harus disesuaikan dengan salam pembuka
- Jangan melakukan salam penutup ketika audience sudah
bergerak meninggalkan ruang presentasi