PENGAMBILAN, PENGEMASAN,

PENYIMPANAN DAN PENGIRIMAN

SPESIMEN VIRAL LOAD (VL) HIV

No. Dokumen :

SO No. Revisi :
P Tanggal Terbit : 16 September
2023
Halaman : 1 dari 12
UPTD
dr. Bontur Manurung
PUSKESMAS
NIP.197708092010011007
BATU ANAM

1. Pengertian VL HIV adalah jumlah HIV dalam darah yang dilaporkan sebagai
jumlah salinan RNA HIV per mililiter darah atau satuan copies/mL yang
digunakan sebagai pengukuran monitoring dan keberhasilan
antiretroviral therapy bagi ODHIV.

2. Tujuan Memberikan acuan bagi petugas kesehatan, pengelola program,

maupun mitra kerja dalam melakukan penatalaksanaan spesimen VL
HIV bagi ODHIV on ART.

3. Kebijakan  Rencana Aksi Nasionall (RAN) Pencegahan dan Pengendalian

HIV AIDS dan PIMS di Indonesia Tahun 2020 – 2024
 Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 23 Tahun 2022 tentang
Penanggulangan Human Immunodeficiency Virus, Acquired
Immuno-Deficiency Syndrome, dan Infeksi Menular Seksual

4. Referensi 1. Updated recommendations on HIV prevention, infant diagnosis,

antiretroviral initiation, and monitoring: March 2021. Geneva:
World Health Organization; 2021. Licence: CC BY-NC-SA 3.0 IGO
2. Technical and operational considerations for implementing HIV
viral load testing: July 2014. Geneva: World Health Organization;
2014.
3. Procedures for the Handling and Processing of Blood Specimens
for Common Laboratory Tests; Approved Guideline–4th Edition:
May 2010. Pennsylvania: Clinical and Laboratory Standards
Institute; 2010
4. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 23 Tahun 2022 tentang
Penanggulangan Human Immunodeficiency Virus, Acquired
 Immuno-Deficiency Syndrome, dan Infeksi Menular Seksual

5. Alat dan
bahan
6. Prosedur/ A. Pengambilan Spesimen Darah Whole Blood
Langkah-
langkah 1. Dianjurkan untuk pasien yang akan diambil darahnya untuk
berpuasa (tidak makan atau minum, kecuali air putih) selama 8-
12 jam terlebih dahulu.
2. Pastikan formulir permintaan pemeriksaan laboratorium diisi
dengan lengkap dan telah ditanda tangani oleh dokter.
3. Flebotomis mencocokan identitas pasien dengan formulir
pemeriksaan.
4. Selain itu, jika fasilitas kesehatan telah menggunakan sistem
terkomputerisasi (label barcode) dapat dilakukan scanning
terlebih dahulu pada barcode yang diberikan pasien dan
dikonfirmasi identitasnya kepada pasien dengan menanyakan
hal berikut ini:
a. Nama Lengkap Pasien
b. Tanggal Lahir
c. Alamat
5. Flebotomis mencuci tangan lalu keringkan dan gunakan sarung
tangan/handschoen.
6. Flebotomis menunjukkan alat yang akan digunakan masih baru
dan tersegel.
7. Posisikan lengan pasien dan periksa pembuluh darah vena
yang akan ditusuk, ada 3 pilihan pembuluh darah vena untuk
pengambilan darah di fossa anticubiti:
a. Vena basilica
b. Vena mediana cubiti
c. Vena cephalica
8. Bersihkan area penusukan menggunakan alcohol swab dengan
gerakan memutar dari dalam ke luar.
9. Pasang torniquet dengan jarak 7 – 10 cm dari tempat
penusukan.
10. Pasang jarum pada holder, lalu buka tutup jarum dan pastikan
 bevel jarum menghadap ke atas ketika melakukan penusukan.
11. Lakukan penusukan dengan sudut 30o ke pembuluh darah vena.
12. Pastikan jarum masuk ke dalam pembuluh darah vena dengan
melihat adanya darah yang terisi ke dalam chamber.
13. Saat darah sudah mengisi tabung EDTA, lepaskan torniquet lalu
isi sampai batas volume yang tertera pada tabung. Usahakan
volume darah didapatkan cukup untuk memenuhi kebutuhan
pemeriksaan VL HIV yakni volume penuh dari volume tabung
EDTA
14. Sebelum mencabut jarum dari pembuluh darah vena, tekan
kassa di atas titik penusukan untuk menghentikan perdarahan
15. Cabut jarum lalu aktifkan pengaman pada jarum dan segera
buang ke dalam sharp container.
16. Lakukan mixing/homogenisasi pada tabung EDTA yang sudah
terisi dengan darah pasien sebanyak delapan kali dengan
gerakan memutar.
17. Pasang label pasien dan konfirmasi kembali identitas pada label
kepada pasien, lalu letakkan tabung EDTA di rak.
18. Buka kassa yang menutupi di titik penusukan dan pastikan
darah sudah tidak ada yang mengalir, lalu pasang plester.

B. Pengolahan Spesimen Darah Whole Blood Menjadi Plasma

1. Lakukan proses sentrifugasi pada tabung EDTA yang terisi

darah pasien dengan kecepatan 2.000G selama 15 menit
(setara dengan 1.500 – 3.000 RPM selama 5 – 15 menit).
2. Plasma yang telah terpisah kemudian diambil sebanyak 3 mL
menggunakan pipet dan tips yang telah disediakan.
3. Proses pemisahan plasma menggunakan sentrifugasi ideal
dilakukan dalam waktu 2 jam setelah proses pengambilan
darah.
4. Pastikan plasma tidak boleh keruh dan tidak terjadi hemolisis.
5. Kemudian plasma dimasukkan ke dalam cryotube 2 mL
sebanyak 2 buah.
6. Lekatkan parafilm pada masing-masing cryotube untuk
 menghindari kebocoran dan tumpah.
7. Lalu diberikan label yang sesuai dengan identitas pasien.

C. Pengemasan dan Pengiriman Spesimen VL HIV

1. Bungkus cryotube dengan absorban lalu masukkan cryotube ke

dalam plastik zip lock kecil.
2. Masukkan maksimal enam sampel yang ada di dalam plastik
zip lock kecil ke dalam plastic zip lock besar.
3. Masukkan formulir pemeriksaan pasien ke dalam amplop.
4. Lalu masukkan amplop ke dalam plastik.
5. Masukkan ice pack dan ice gel dalam kondisi beku ke dalam
wadah rujukan yang berupa kotak styrofoam atau cool box dan
disusun dengan rapi.
6. Masukkan spesimen yang telah dibungkus plastic zip lock besar
ke dalam cool box atau kotak stirofoam dan posisikan diantara
ice gel dan ice pack.
7. Bila di dalam cool box atau kotak stirofoam masih terlihat
adanya ruangan kosong yang longgar dapat diganjal dengan
potongan kertas/karton/stirofoam untuk mengganjal dan
mencegah guncangan pada sampel.
8. Lalu masukkan amplop pengiriman ke dalam cool box/ kotak
stirofoam.
9. Tutup cool box/ kotak stirofoam dan segel dengan lakban.
10. Paket spesimen untuk pemeriksaan VL HIV siap dikirimkan ke
laboratorium rujukan.
11. Pada program AKSES VL, pengiriman spesimen akan didukung
oleh kurir AKSES VL melalui aplikasi SITRUST-HIV.
12. Peraturan pengiriman dan pengemasan spesimen plasma
darah harus memenuhi standar IATA (International Air
Transportation Association).

D. Penyimpanan Spesimen VL HIV

1. Spesimen Darah Whole Blood (EDTA)
a. Tabung EDTA yang telah berisi spesimen darah diberikan
label mengenai identitas pasien, tanggal, jam pengambilan,
jenis spesimen dan jenis tes yang diminta (disesuaikan
dengan label pada masing-masing fasilitas kesehatan).
b. Spesimen darah (EDTA) yang akan disimpan diletakkan
pada rak tabung yang sesuai ukurannya dengan tabung
EDTA.
c. Tabung yang berisi spesimen tersebut dapat disimpan di
suhu 15 – 30oC (suhu ruang) untuk ketahanan usia ≤24 jam.
d. Jika ingin menyimpan lebih lama, darah (EDTA) harus
disentrifus terlebih dahulu untuk dipisahkan plasmanya
dengan komponen darah lainnya.

2. Spesimen Plasma Darah

a. Beri label identitas pasien pada semua cryotube untuk
identifikasi saat dilakukan penyimpanan spesimen plasma
darah.
b. Letakkan cryotube yang telah berisi spesimen plasma darah
pada cryobox.
c. Buat pencatatan khusus mengenai letak spesimen pada
cryobox tersebut agar sampel tidak tertukar antara pasien
dengan pasien yang lain.
e. Spesimen dapat disimpan pada kondisi dan rentang waktu
sebagai berikut: di suhu 15 – 30oC (suhu ruang) untuk
ketahanan usia ≤24 jam, di suhu 2 - 8 oC untuk ketahanan
usia 5 hari, di suhu -20oC untuk ketahanan usia 1 tahun,
dan di suhu -70oC untuk ketahanan usia hingga 5 tahun.
d. Pada kondisi penyimpanan plasma yang dibekukan (-20 oC
dan -70oC), maksimum proses beku ulang dapat dilakukan
sebanyak 3 kali.

Tabel 1. Suhu Penyimpanan dan Ketahanan Usia Spesimen

 Berdasarkan Suhu

o
15 – 30oC (suhu 2–
Jenis Spesimen 37 C o
-20oC -70oC
ruang) 8C
Whole Blood 6 jam 6 jam N/A N/A N/A
EDTA
Plasma 24 24 jam 5 hari 1 5
jam tahun tahun

E. Pengiriman Spesimen Melalui Aplikasi SITRUST-HIV

1. Pengumpulan spesimen dilakukan di hari Senin – Rabu pada

jam kerja layanan. Pick-up kurir dilakukan satu kali dalam satu
minggu, yaitu di setiap hari Kamis.
2. Pick-up spesimen oleh kurir dapat dilakukan sebelum hari
Kamis apabila jumlah spesimen sudah ≥20 sebelum hari Kamis.

3. Sampel paling lama diterima di laboratorium

pemeriksa/penerima di jam 14.00 (jam 2 siang) di hari yang
sama untuk pengiriman dalam kota.

4. Pemesanan order pengiriman via SITRUST-HIV oleh fasyankes

PDP/pengirim sebaiknya dilakukan maksimal di hari Rabu.

5. Konfirmasi penerimaan paket oleh laboratorium

pemeriksa/penerima sebaiknya segera setelah menerima
notifikasi pengiriman dari Fasyankes PDP/pengirim atau
maksimal di hari Kamis pagi (≥ jam 08.00) untuk memberikan
waktu pengemasan spesimen oleh Fasyankes PDP/pengirim.
6. Preparasi dan pengemasan sampel sudah dikerjakan maksimal
di hari Kamis pagi atau hari pengambilan paket sebelum
dilakukan pick up oleh kurir di maksimal jam 10 pagi.

7. Laboratorium pemeriksa/penerima segera melakukan

konfirmasi penerimaan melalui SITRUST-HIV setelah paket
diterima, dibuka, dan diamati.

8. Laboratorium pemeriksa/Fasyankes penerima segera

 melakukan input dan upload scan hasil pemeriksaan melalui
SITRUST-HIV setelah pemeriksaan dilakukan. Hasil
pemeriksaan hanya dapat dibuka oleh dokter PDP/pengirim
dengan password.

E1. Pemesanan Order Pengiriman Spesimen Melalui SITRUST-HIV

oleh Fasyankes PDP Pengirim:

1. Petugas Poli HIV pengirim mendata ODHIV yang memenuhi

kriteria dilakukannya pemeriksaann VL HIV.
2. Petugas Poli HIV pengirim merujuk ODHIV ke laboratorium
untuk dilakukan pengambilan specimen darah.
3. Petugas laboratorium fasyankes PDP/pengirim mengumpulkan
spesimen dengan mekanisme sesuai dengan prosedur
pengambilan, pengemasan, pengiriman dan penyimpanan
spesimen untuk pemeriksaan VL HIV.
4. Petugas laboratorium mengakses aplikasi SITRUST-HIV untuk
melakukan permintaan order sebelum batas waktu order yang
telah disepakati.
5. Petugas memilih menu “order VL” untuk permintaan
pemeriksaan VL pada aplikasi SITRUST-HIV. Order pada
SITRUST-HIV mewakili paket spesimen. Artinya dalam 1 nomor
order, petugas dapat mengirim lebih dari 1 pasien sesuai jumlah
spesimen yang akan dirujuk.
6. Petugas mengakses menu “order VL” kemudian memilih
laboratorium rujukan sesuai jejaring dan kurir. Sedangkan untuk
kurir yang disediakan oleh internal Fasyankes pengirim atau
petugas kurir merupakan petugas Fasyankes pengirim tersebut,
maka pilih “kurir internal”.
7. Lakukan penginputan data pasien/spesimen dengan memilih
ikon “tambah baru”, ulangi langkah tersebut sampai jumlah
pasien/spesimen sesuai dengan jumlah yang akan dikirimkan.
8. Pilih tombol “buat order” jika semua data pasien/spesimen
selesai diinput, proses order telah selesai dilakukan.
9. Notifikasi order akan masuk ke laboratorium rujukan
 pemeriksa/Fasyankes penerima untuk dilakukan konfirmasi
penerimaan atau penolakan. Jika diterima maka notifikasi order
akan masuk ke kurir dan akan dilakukan penjemputan
pengambilan spesimen. Jika ditolak, maka Fasyankes
PDP/pengirim perlu melakukan order ulang untuk dikirim ke
Fasyankes/laboratorium lain sesuai dengan kebijakan dan
kesepakatan.

E2. Konfirmasi Penerimaan Paket Akan Diterima atau Ditolak

Menggunakan SITRUST-HIV oleh Laboratorium Rujukan/pemeriksa:

1. Petugas Laboratorium membuka aplikasi SITRUST-HIV.

2. Pilih menu “konfirmasi” untuk menginformasikan apakah
permintaan order dari pengirim dapat diterima atau ditolak.
3. Pilih order yang ingin dikonfirmasi, kemudian klik pilihan
“ditolak” atau “diterima” – lakukan analisa Fasyankes PDP
pengirim, jumlah spesimen yang akan dikirim dengan
ketersediaan logistik di laboratorium dan kebijakan yang telah
disepakati, diharapkan jika sudah sesuai dengan kebijakan dan
kesepakatan maka sampel dapat diterima dan dilakukan
pemeriksaan sesuai prosedur.
4. Order yang telah dikonfirmasi “diterima” akan masuk dalam
SITRUST-HIV kurir untuk dilakukan penjemputan spesimen.
Order yang belum dikonfirmasi atau dikonfirmasi “ditolak” tidak
akan masuk dalam SITRUST-HIV kurir, sehingga penting bagi
proses laboratorium rujukan/pemeriksa untuk melakukan
konfirmasi apakah diterima atau ditolak.

E3. Pengantaran dan Penerimaan Paket Spesimen Menggunakan

SITRUST-HIV oleh Kurir:

1. Kurir akan menerima notifikasi order yang telah dikonfirmasi

penerimaan oleh laboratorium rujukan/pemeriksa.
2. Kurir melakukan pengambilan paket spesimen dari unit
laboratorium sesuai kesepakatan bersama tanpa melalui
 pendaftaran/adminsitrasi.
3. Kurir melakukan konfirmasi pengambilan paket saat tiba di
Fasyankes PDP pengirim dan mengambil paket tersebut di
aplikasi SITRUST-HIV, dengan memilih menu “pengambilan”,
pilih order yang telah diambil, kemudian isikan tanggal
pengambilan, jam pengambilan dan keterangan telah diambil
dari petugas dengan menyertakan nama petugas.
4. Kurir melakukan proses pengiriman paket spesimen dengan
tata cara penanganan yang baik (tidak dibalik, tidak ditumpuk,
tidak terkena panas, dll).
5. Kurir mengantarkan paket spesimen pada laboratorium
rujukan/pemeriksa sesuai label tertera pada kotak & aplikasi
SITRUST-HIV sesuai batas waktu penerimaan yang telah
disepakati.
6. Kurir menyerahkan paket spesimen langsung ke unit yang telah
disepakati, mengakses aplikasi SITRUST-HIV dan
mengkonfirmasi paket telah sampai, dengan memilih menu
“sampai tujuan”, pilih order yang sedang dikirimkan dan pilih
tombol “sampai tujuan”, isi tanggal sampai tujuan, jam sampai
tujuan dan keterangan penerima paket.

E4. Penerimaan Paket Spesimen dan Penginputan Hasil Pemeriksaan

Menggunakan SITRUST-HIV oleh Laboratorium Rujukan/pemeriksa:

1. Petugas laboratorium menerima paket spesimen, memeriksa

kondisi spesimen yang dikirim dan kemudian melakukan
konfirmasi melalui SITRUST-HIV bahwa paket sudah diterima
dan memberitahukan kondisi paket tersebut dan menambahkan
keterangan jika diperlukan.
2. Lakukan konfirmasi penerimaan di SITRUST-HIV dengan pilih
menu “penerimaan”. Pilih order yang telah sampai, pilih tombol
“detail” untuk memberikan feedback kondisi paket yang
diterima. Berikan konfirmasi apakah kondisi paket dalam
keadaan “baik” atau “rusak”.
3. Klik konfirmasi penerimaan jika semua spesimen telah
 dilakukan update kondisi spesimen.
4. Lakukan pemeriksaan Viral Load sesuai dengan SPO.
5. Lakukan penginputan hasil di aplikasi SITRUST-HIV jika hasil
pemeriksaan Viral Load sudah keluar
6. Pilih menu “hasil” untuk menginput hasil pemeriksaan spesimen
di menu utama SITRUST-HIV.
7. Pilih order yang ingin diinput, pilih tombol “detail” untuk mulai
mengisi hasil pemeriksaan tiap spesimen.
8. Input data hasil pemeriksaan tiap spesimen secara benar dan
lengkap, klik “simpan”.
9. Klik “Foto/Document Hasil Pemeriksaan” untuk
upload/mengunggah foto/dokumen hasil pemeriksaan kemudian
Klik “Browse”.
10. Pilih file yang akan diupload, kemudian klik “Upload”.
Selanjutnya klik “Selesai”.

E5. Melihat Hasil Pemeriksaan dan Ekspor Laporan untuk Pencatatan

ARK Menggunakan SITRUST-HIV oleh Fasyankes PDP Pengirim:

1. Login di SITRUST-HIV dengan akun yang telah disiapkan oleh

admin.
2. Menu “monitoring” digunakan untuk melakukan treking status
pengiriman specimen dan menu “laporan pemeriksaan”
digunakan untuk ekspor laporan.
3. Pilih menu “laporan pemeriksaan” untk melakukan ekspor hasil
pemeriksaan.
4. Pilih tombol “export ARK” dibagian atas tampilan tabel
spesimen, buka file Excel laporan di bagian download
laptop/desktop petugas.
5. Untuk kebutuhan ARK dapat lakukan impor dari Excel tersebut
langsung dalam file ARK tanpa harus melakukan input dari
awal.

E6. Memasukkan Pemeriksaan ODHIV Internal Menggunakan

 SITRUST-HIV oleh Laboratorium Rujukan/pemeriksa:

1. SITRUST-HIV mencatat rujukan pasien untuk pemeriksaan

dalam satu Fasyankes yang sama.
2. Pilih “permintaan pemeriksaan VL” di bagian menu permintaan
pemeriksaan internal untuk mencatat pasien yang dirujuk ke
laboratorium rujukan/pemeriksa.
3. Klik “tambah baru” untuk menginput order permintaan
pemeriksaan.
4. Lengkapi data pasien yang dirujuk secara lengkap dan benar
lalu klik “simpan”.
5. Pasien yang benar sampai ke layanan laboratorium, telah
diperiksa dan memiliki hasil pemeriksaan dapat dicatat pada
menu “hasil pemeriksaan”. Pasien yang tidak datang ke
layanan, tidak perlu dilakukan penginputan hasil.
6. Pilih nama pasien yang hasilnya akan diinput.
7. Klik “konfirmasi” untuk mengkonfirmasi bahwa pasien sampai ke
laboratorium untuk melakukan pemeriksaan. Setelah dilakukan
konfirmasi maka tombol “input hasil” akan keluar.
8. Pilih menu “hasil”.
9. Lengkapi data yang dibutuhkan dengan lengkap, kemudian klik
simpan.

7. Diagram Alir

8. Hal-hal yang
harus
diperhatikan
9. Unit Terkait Unit fasilitas layanan kesehatan yaitu:

 poli HIV,
 laboratorium perujuk specimen VL HIV, dan
 laboratorium rujukan spesimen VL HIV

10. Dokumen
Terkait

11. Rekaman
Historis
No. Yang Isi Tgl. Mulai
Perubahan
Diubah Perubahan Diberlakukan