PM KFD KFPG 010 Tata Kelola Naskah

PEDOMAN
TATA KELOLA NASKAH

KLINIK KIMIA FARMA PLANT
PULOGADUNG
0811 - 8041 - 407
@kimiafarmapulogadung@gmail.com
Kw. Industri Pulogadung, Jl. Raw Gelam
V, Pulogadung, Jatinegara, Jakarta Timur
DKI Jakarta, 13920
No. Dokumen : PM-KFD-010
KLINIK KIMIA FARMA No. Revisi : 00
PLANT PULOGADUNG
Tanggal : 21-06-2023
PEDOMAN Halaman :
TATA KELOLA NASKAH
Page | 2
Lembar Pengesahan
Dibuat oleh Diperiksa oleh
Cintami Ramadhani Daulay, Amd.Keb dr. Melisa Meryl Margareth L

PJ Administrasi & SDM Pemimpin Klinik
Disetujui oleh
Apt. Yuni Sumiarti, M.Kes

Pemilik Klinik
PLANT PULOGADUNG
Tanggal : 21-06-2023
PEDOMAN Halaman :
TATA KELOLA NASKAH
Page | 3
Riwayat Perubahan Dokumen
No. Bab, Halaman Isi Perubahan Revisi No. Tgl. Revisi
1. - Penerbitan baru 00 21-06-2023

PLANT PULOGADUNG
Tanggal : 21-06-2023
PEDOMAN Halaman :
TATA KELOLA NASKAH
Page | 4
Kata Pengantar
Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas rahmat dan
berkah-Nya, kami dapat menyelesaikan Pedoman Tata Kelola Naskah yang mengatur
penyusunan, pengendalian, dan tata naskah terkait dokumen Klinik Kimia Farma Plant
Pulogadung. Buku ini kami susun sebagai salah satu upaya untuk memberikan acuan dan
kemudahan dalam pelaksanaan penyelenggaraan kegiatan di Klinik Kimia Farma Plant
Pulogadung. Penyelenggaraan pelayanan di Klinik Kimia Farma Plant Pulogadung
mewajibkan adanya pembuktian pelaksanaan seluruh kegiatan pelayanan melalui
dokumentasi dan penelusuran, karena pada prinsip pendokumentasian, seluruh kegiatan harus
tertulis dan apa yang tertulis harus dikerjakan dengan sesuai. Buku ini berisi contoh-contoh
dokumen yang dapat digunakan dalam menyusun dokumen penyelenggaraan kegiatan di
Klinik Kimia Farma Plant Pulogadung .
Pada kesempatan ini, perkenankan saya menyampaikan ucapan terima kasih dan
apresiasi kepada semua pihak yang terlibat dalam proses penyusunan Pedoman Tata Kelola
Naskah Klinik Kimia Farma Plant Pulogadung . Semoga dengan digunakannya buku ini
dapat mempermudah seluruh karyawan Klinik Kimia Farma Plant Pulogadung dalam
melaksanakan pendokumentasian seluruh penyelenggaraan kegiatan di Klinik Kimia Farma
Plant Pulogadung .
Jakarta, 21 Juni 2023
Apt. Yuni Sumiarti, M.Kes
(Service Manager)
PLANT PULOGADUNG
Tanggal : 21-06-2023
PEDOMAN Halaman :
TATA KELOLA NASKAH
Page | 5
DAFTAR ISI
Lembar Pengesahan.................................................................................................................................2
Riwayat Perubahan Dokumen..................................................................................................................3
Kata Pengantar......................................................................................................................................4
DAFTAR ISI...........................................................................................................................................5
BAB I PENDAHULUAN.......................................................................................................................6
1.1. LATAR BELAKANG............................................................................................................7
1.2. MAKSUD DAN TUJUAN.....................................................................................................7
1.3. SASARAN...............................................................................................................................7
1.4. RUANG LINGKUP...............................................................................................................8
1.5. PENGERTIAN UMUM.........................................................................................................8
BAB II JENIS DAN FORMAT NASKAH..........................................................................................9
2.1. JENIS NASKAH..................................................................................................................11
BAB III PENGENDALIAN NASKAH..............................................................................................40
3.1. PENGAJUAN NASKAH BARU.........................................................................................41
3.2. PENGAJUAN NASKAH REVISI......................................................................................43
3.3. REGISTRASI/PENCATATAN NASKAH INTEGRASI.................................................45
3.4. DISTRIBUSI NASKAH......................................................................................................46
3.5. PENGENDALIAN REKAMAN.........................................................................................49
3.6. PENGENDALIAN DOKUMEN KADALUARSA DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN
51
3.7. REVIEW DOKUMEN.........................................................................................................52
BAB IV HAK AKSES DOKUMEN...................................................................................................53
4.1. AKSES DOKUMEN............................................................................................................54
4.2. HAK AKSES DOKUMEN..................................................................................................54
BAB V PENUTUP................................................................................................................................57
PLANT PULOGADUNG
Tanggal : 21-06-2023
PEDOMAN Halaman :
TATA KELOLA NASKAH
Page | 6
BAB I
PENDAHULUAN
PJ ADMINISTRASI DAN SUMBER DAYA MANUSIA

PLANT PULOGADUNG
Tanggal : 21-06-2023
PEDOMAN Halaman :
TATA KELOLA NASKAH
Page | 7
1.1. LATAR BELAKANG
Pedoman tata kelola naskah di Klinik Kimia Farma Plant Pulogadung
diperlukan untuk membangun dan membakukan sistem manajemen mutu, sistem
pelayanan, perlu disusun pengaturan-pengaturan (regulasi) internal yang menjadi dasar
dalam pelaksanaan operasional Klinik Kimia Farma Plant Pulogadung . Pedoman tata
kelola naskah meliputi regulasi internal tersebut berupa Kebijakan, Pedoman, Standar
Operasional Prosedur (SOP), dan dokumen lain disusun berdasarkan peraturan
perundangan dan pedoman-pedoman eksternal yang berlaku. Tata naskah di Klinik
Kimia Farma Plant Pulogadung digunakan sebagai salah satu unsur administrasi umum
mencakup pengaturan tentang jenis, penyusunan, penggunaan lambang Klinik Kimia
Farma Plant Pulogadung, logo, stempel, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan
benar dalam naskah.
Keterpaduan tata kelola naskah di Klinik Kimia Farma Plant Pulogadung sangat
diperlukan untuk menunjang kelancaran operasional di Klinik Kimia Farma Plant
Pulogadung. Untuk itu diperlukan Pedoman Tata Kelola Naskah di Klinik Kimia Farma
Plant Pulogadung sebagai acuan dalam melaksanakan tata naskah di Klinik Kimia
Farma Plant Pulogadung.
1.2. MAKSUD DAN TUJUAN

1.2.1. Maksud
Pedoman tata kelola naskah di Klinik Kimia Farma Plant Pulogadung
dimaksudkan sebagai acuan pengelolaan dan pembuatan naskah di Klinik Kimia
Farma Plant Pulogadung .
1.2.2. Tujuan
1.2.2.1. Memperoleh keseragaman dalam penyusunan naskah dokumen.
1.2.2.2. Memudahkan dalam pengendalian naskah dokumen.
1.3. SASARAN
1.3.1. Tercapainya kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran dalam
penyelenggaraan tata naskah di Klinik Kimia Farma Plant Pulogadung .
PLANT PULOGADUNG
Tanggal : 21-06-2023
PEDOMAN Halaman :
TATA KELOLA NASKAH
Page | 8
1.3.2. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah
1.3.3. Tercapainya kemudahan dalam pengendalian naskah dokumen
1.3.4. Tercapainya penyelenggaraan tata naskah di Klinik Kimia Farma Plant
Pulogadung yang efisien dan efektif
1.4. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup pedoman tata kelola naskah di Klinik Kimia Farma Plant
Pulogadung meliputi pengaturan tentang jenis, format, dan penyusunan naskah, serta
kelengkapan naskah termasuk penggunaan logo, stempel, dan kewenangan
penandatanganan naskah.
1.5. PENGERTIAN UMUM

1.5.1. Tata Naskah adalah pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang mencakup
pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan
penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi.
1.5.2. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak dan
redaksional, serta penggunaan logo dan cap dinas.
1.5.3. Komunikasi Internal adalah tata hubungan dalam penyampaian informasi yang
dilakukan antar unit kerja di Klinik Kimia Farma Plant Pulogadung secara
vertikal dan horizontal.
1.5.4. Logo adalah gambar atau huruf sebagai identitas Klinik Kimia Farma Plant Pulogadung .
PLANT PULOGADUNG
Tanggal : 21-06-2023
PEDOMAN Halaman :
TATA KELOLA NASKAH
Page | 9
BAB II
JENIS DAN FORMAT NASKAH

PLANT PULOGADUNG
Tanggal : 21-06-2023
PEDOMAN Halaman :
TATA KELOLA NASKAH
Page | 10
Sistem manajemen mutu, sistem pelayanan di Klinik Kimia Farma Plant Pulogadung
perlu dibakukan berdasarkan regulasi internal. Regulasi internal ini disusun dalam bentuk
dokumen yang harus dipersiapkan oleh Klinik Kimia Farma Plant Pulogadung untuk
memenuhi standar akreditasi.
Penyusunan regulasi internal, perlu didukung regulasi eksternal yang berupa peraturan
perundangan dan pedoman-pedoman yang diberlakukan oleh Kementerian Kesehatan, Dinas
Kesehatan Provinsi, Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dan organisasi profesi, yang
merupakan acuan bagi Klinik Kimia Farma Plant Pulogadung dalam menyelenggarakan
manajemen operasional Klinik.
Dasar penetapan tata naskah di Klinik Kimia Farma Plant Pulogadung menggunakan:
a. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktik

Kedokteran, Lembaran Negara Republik Indonesia.
b. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang
Kesehatan, Lembaran Negara Republik Indonesia.
c. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 9 tahun 2014 tentang
Klinik.
d. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 46 Tahun 2015
tentang Akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama, Tempat Praktek Mandiri
Dokter, dan Tempat Praktik Mandiri Dokter Gigi.
e. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 14 tahun 2021
tentang Standar Kegiatan Berusaha dan Produk Pada Penyelenggaraan
Perizinan Berusaha Berbasis Risiko Sektor Kesehatan.
f. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Fasilitas Kesehatan Tingkat
Pertama (FKTP) Tahun 2017.
g. ISO 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu.

h. ISO 14001:2015 Sistem Manajemen Lingkungan.
i. ISO 45001:2018 Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan.
PLANT PULOGADUNG
Tanggal : 21-06-2023
PEDOMAN Halaman :
TATA KELOLA NASKAH
Page | 11
2.1. JENIS NASKAH

Jenis naskah di Klinik Kimia Farma Plant Pulogadung terdiri dari dua jenis,
yaitu naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk-produk hukum
berupa regulasi naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk-produk
hukum berupa regulasi, terbagi menjadi:
2.1.1. Regulasi Nasional adalah segala bentuk naskah yang dikeluarkan oleh Negara
baik dalam bentuk Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, PMK, KMK, dan
Panduan.
2.1.2. Regulasi Klinik Kimia Farma Plant Pulogadung , yaitu:
Regulasi Klinik Kimia Farma Plant Pulogadung / Kebijakan Pelayanan Klinik
Kimia Farma Plant Pulogadung, yang terdiri atas Kebijakan Klinik Kimia Farma
Plant Pulogadung bisa berbentuk, Surat Keputusan Service Manager Klinik
Kimia Farma Plant Pulogadung , Pedoman, Panduan, SOP (Standar Operasional
Prosedur), dan dokumen terkait.
2.1.3. Kebijakan Klinik Kimia Farma Plant Pulogadung bisa berbentuk:
2.1.3.1. Keputusan Service Manager Klinik Kimia Farma Plant
Pulogadung
a. Pengertian
Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat
menetapkan, bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan
yang digunakan untuk:
1. Menetapkan/ mengubah status kepegawaian/ personal/
keanggotaan/ material/ peristiwa
2. Menetapkan/ mengubah/ membubarkan suatu kepanitiaan/ tim
3. Menetapkan pelimpahan wewenang
Surat keputusan berbentuk individual, final, konkret, sudah
menimbulkan akibat hukum.
PLANT PULOGADUNG
Tanggal : 21-06-2023
PEDOMAN Halaman :
TATA KELOLA NASKAH
Page | 12
 Susunan
- Logo
a. Kop Naskah Klinik menggunakan logo Kimia Farma
Laboratorium & Klinik
- Judul
Kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan
ditulis simetris ditengah margin dengan huruf kapital.
Contoh: SURAT KEPUTUSAN SERVICE MANAGER
- Nomor
Nomor keputusan ditulis simetris ditengah halaman (center)
dengan huruf kapital dibawah kata keputusan:
 Penomoran Keputusan Service Manager

001/KFD-PP/PMKP/I/2022
01 : Urutan Nomor Keputusan SM
KFD-PP : Kode outlet yang mengeluarkan SK (Klinik
Kimia Farma Plant Pulogadung )
PMKP : Standar Akreditasi (Peningkatan Mutu dan
Keselamatan Pasien)
I : Bulan SK dikeluarkan
2022 : Tahun SK
dikeluarkan
Contoh Kode Outlet

No. Outlet Kode
1. Klinik Kimia Farma Plant PG
Pulogadung
PLANT PULOGADUNG
Tanggal : 21-06-2023
PEDOMAN Halaman :
TATA KELOLA NASKAH
Page | 13
Pengkodean outlet disesuaikan dengan nama outlet
masing-masing dengan penyebutan menggunakan 2
huruf untuk Klinik.
 Kata penghubung ”tentang” ditulis dengan huruf
kapital (bold) secara simetris
 Judul keputusan ditulis dengan huruf kapital secara
simetris
 Penulisan menggunakan jenis huruf Times News
Roman dengan ukuran font kepala 14 dan batang
tubuh panggilan 12.
- Pembukaan
 Konsiderans meliputi:
Menimbang:
a. Memuat uraian singkat tentang pokok-pokok
pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan
pembuatan keputusan
b. Huruf awal kata menimbang ditulis dengan
huruf kapital, diakhiri tanda baca titik dua (:),
diletakkan dibagian kiri.
c. Jika konsiderans lebih dari satu pokok pikiran,
maka setiap pokok pikiran dirumuskan dalam
rangkaian kalimat yang merupakan kesatuan
pengertian
d. Setiap pokok pikiran diawali huruf abjad dengan
huruf kecil (a, b, c, dst) diikuti tanda baca titik,
dan kata “bahwa” dengan huruf “b” kecil dan
diakhiri dengan tanda baca titik koma (;), kecuali
untuk poin menimbang terakhir, diakhiri dengan
tanda baca titik (.).
PLANT PULOGADUNG
Tanggal : 21-06-2023
PEDOMAN Halaman :
TATA KELOLA NASKAH
Page | 14
Mengingat:
a. Memuat dasar kewenangan dan keputusan yang
memerintahkan pembuatan keputusan tersebut.
Peraturan yang menjadi dasar hukum adalah
peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih
tinggi.
b. Bila peraturan perundang-undangan yang
dijadikan dasar hukum lebih dari satu, maka perlu
diperhatikan tata urutan/ hirarki secara kronologis
tanggal/ tahun terbitnya peraturan perundang-
undangan tersebut. Hirarki peraturan sesuai
dengan UU No. 10 Tahun 2004 diganti dengan
UU No. 12 Tahun 2011.
c. Konsiderans mengingat diletakkan dibagian kiri
tegak lurus dengan kata menimbang, setiap dasar
hukum diawali urutan angka (1, 2, 3, dst) diikuti
tanda baca titik dan pada setiap kalimat diawali
huruf besar, diakhiri dengan tanda baca titik koma
(;) kecuali untuk poin menimbang terakhir,
diakhiri dengan tanda baca titik (.).
Diktum:
a. Diktum “MEMUTUSKAN” ditulis simetris
ditengah, seluruhnya dengan huruf kapital;
b. Diktum “Menetapkan” dicantumkan setelah kata
memutuskan sejajar dengan kata menimbang dan
mengingat, huruf awal kata menetapkan ditulis
dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca
titik dua (:);
c. Nama keputusan sesuai dengan judul keputusan
PLANT PULOGADUNG
Tanggal : 21-06-2023
PEDOMAN Halaman :
TATA KELOLA NASKAH
(kepala), seluruhnya ditulis dengan huruf kapital.

Page | 15
 Batang Tubuh
a. Batang tubuh memuat semua substansi keputusan
yang dirumuskan dalam diktum- diktum,ditulis
dengan huruf kapital misalnya:
PERTAMA
:……………………………
KEDUA
:……………………………
Dst
PERTAMA, KEDUA diakhiri dengan tanda
titik (.)
b. Dicantumkan saat berlakunya keputusan,
perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan,
dan peraturan lainnya; dan
c. Pada halaman terakhir ditandatangani oleh
pejabat yang menetapkan keputusan, ditulis
dengan huruf Kapital.
 Kaki
Kaki Peraturan/ Surat Keputusan merupakan bagian
akhir substansi yang memuat penanda tangan
penerapan Keputusan, pengundangan
peraturan/keputusan yang terdiri dari:
a. Tempat Penetapan,
b. Tanggal Penetapan,
c. Nama-nama Klinik Kimia Farma Plant
Pulogadung
PLANT PULOGADUNG
Tanggal : 21-06-2023
PEDOMAN Halaman :
TATA KELOLA NASKAH
d. Bagian Yang Mengeluarkan SK

Page | 16
(SM),
e. Nama Pejabat,
f. Tanda Tangan Pejabat dan Stempel Instansi,
dan
Kata Ditetapkan di….. (diisi nama kota sesuai
alamat instansi) dengan huruf awal kapital dan kata
pada tanggal….. (diisi tanggal penetapan) dengan
huruf kecil. Nama pejabat dan jabatan ditulis setelah
kolom tanda tangan. Pada bagian kiri dari SK
dituliskan tembusan dari SK.
- Lampiran
 Materi keputusan dapat dibuat sebagai lampiran
keputusan, dalam hal keputusan memerlukan
lampiran, hal tersebut harus dinyatakan dalam
batang tubuh dan pernyataan bahwa lampiran
tersebut merupakan bagian yang tidak terpisahkan
dari keputusan yang bersangkutan
 Pada lembar lampiran tertulis Pojok kanan atas
kalimat lampiran dengan huruf kapital dilanjutkan
dengan penulisan KEPUTUSAN
SM NO………. TENTANG…………….. Penulisan
lampiran hanya ada dilembar pertama lampiran.
Penulisan lampiran
menggunakan font Times New Roman dengan

ukuran 10. Lampiran tanpa menggunakan kotak;
Contoh:
LAMPIRAN KEPUTUSAN
DIREKSI/RBM/SM
NOMOR :
PLANT PULOGADUNG
Tanggal : 21-06-2023
PEDOMAN Halaman :
TATA KELOLA NASKAH
TANGGAL : Page | 17
TENTANG : TATA TERTIB PEGAWAI

KLINIK KIMIA FARMA PLANT
PULOGADUNG
 Hal yang harus diperhatikan:

a. Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan
kepada yang berkepentingan.
b. Naskah yang asli yang diparaf harus disimpan
sebagai arsip.
c. Penomoran keputusan mengacu pada pola
klasifikasi arsip dan kode unit.
d. Pedoman dan panduan di tindak lanjut dengan
dibuatnya Keputusan pemberlakuan Pedoman/
Panduan.
2.1.3.2. Pedoman
Pedoman adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah
bagaimana sesuatu harus dilakukan, hal pokok yang menjadi dasar
(pegangan, petunjuk, dsb) untuk menentukan atau melaksanakan
sesuatu. Pedoman/ panduan harus ditetapkan dengan peraturan
kebijakan. Setiap pedoman/ panduan sebaiknya dilakukan evaluasi
minimal setiap 2-3 tahun sekali. Bila Peraturan perundang-undangan
berubah, maka peraturan/ kebijakan/ pedoman/ panduan berubah
demikian juga jika peraturan Perusahaan/ kebijakan Perusahaan
berubah, maka pedoman/ panduan akan berubah. Isi pedoman terdiri
atas:
 Format Penulisan pada Cover dan Tiap BAB
- Jenis Huruf : Times New Roman
- Ukuran Huruf 24
PLANT PULOGADUNG
Tanggal : 21-06-2023
PEDOMAN Halaman :
TATA KELOLA NASKAH
- Spasi : 1,5 Page | 18
- Ukuran Kertas : A4 (8,27” x 11,69”)

 Format Penulisan
- Ukuran Huruf 12
- Spasi : 1,5
- Ukuran Kertas : A4 (8,27” x 11,69”)
 Logo Cover
- Pedoman Kantor Pusat pada bagian cover menggunakan
logo Kimia Farma Laboratorium & Klinik pada bagian
tengah
- Pedoman Outlet Laboratorium Klinik menggunakan logo
Kimia Farma Laboratorium & Klinik pada bagian tengah
- Pedoman Outlet Klinik menggunakan logo Kimia Farma
Laboratorium & Klinik pada bagian tengah
 SK diisi berupa lampiran SK keputusan terkait dengan Pedoman
 Tim Penyusun berisi nama-nama tim penyusun Pedoman
 KOP Pedoman
- Logo: Kantor Pusat dan Outlet Laboratorium Klinik dan
Klinik menggunakan Logo Kimia Farma Laboratorium dan
Klinik
- Bagian Tengah berisi nama entitas dan judul pedoman
- Nomer dokumen
a. Outlet
PM-KFD-PG -001
PM : Pedoman
KFD : Nama Entitas
PG : Kode Outlet yang mengeluarkan
Pedoman (Klinik Kimia Farma Plant Pulogadung)
001 : Nomor urut pedoman
 No. Revisi diisi sesuai dengan revisi terakhir pedoman. Contoh
PLANT PULOGADUNG
Tanggal : 21-06-2023
PEDOMAN Halaman :
TATA KELOLA NASKAH
revisi: 01 Page | 19
 Tanggal diisi sesuai dengan tanggal pedoman diterbitkan

 Kop Pedoman menggunakan font Times New Roman dengan
font 10
Contoh KOP Pedoman
 Lembar Pengesahan
- Pedoman dibuat oleh Penanggung Jawab Outlet
- Pedoman diperiksa oleh :
 Pemimpin Klinik : dr Penanggung Jawab
- Pedoman disetujui oleh:
 Pemilik Klinik : Service Manager

PLANT PULOGADUNG
Tanggal : 21-06-2023
PEDOMAN Halaman :
TATA KELOLA NASKAH
Page | 20
 Riwayat Perubahan Dokumen merupakan riwayat revisi

pedoman yang berisi:
- Perubahan pada Bab dan Halaman ke berapa
- Isi perubahan pedoman berisi poin-poin perubahan dalam
pedoman
- Revisi dokumen ke berapa
- Tanggal revisi terakhir
PLANT PULOGADUNG
Tanggal : 21-06-2023
PEDOMAN Halaman :
TATA KELOLA NASKAH
Page | 21
 Isi Pedoman:
- Cover Judul
- Lembar Pengesahan
- Riwayat Perubahan Dokumen
- Kata Pengantar
- Daftar Isi
- BAB I
a. Pendahuluan
b. Latar Belakang
c. Maksud dan Tujuan
d. Sasaran
e. Ruang Lingkup
f. Pengertian Umum
 BAB II dst sebagai isi
 Penutup
PLANT PULOGADUNG
Tanggal : 21-06-2023
PEDOMAN Halaman :
TATA KELOLA NASKAH
Page | 22
2.1.3.3. Panduan
Panduan adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah langkah-
langkah yang harus dilakukan. Isi Panduan terdiri atas:
- Ukuran Huruf 24
- Spasi : 1,5
- Ukuran Kertas : A4 (8,27” x 11,69”)
- Ukuran Huruf 12
- Spasi : 1,5
- Ukuran Kertas : A4 (8,27” x 11,69”)
 Logo Cover
- Panduan Outlet Klinik menggunakan logo Kimia Farma
Laboratorium & Klinik pada bagian tengah
 KOP Pedoman
- Logo: Outlet menggunakan Logo Klinik
- Judul Panduan dituliskan pada bagian tengah KOP Panduan
- Nomer dokumen
a. Outlet
PN-KFD-CKN-001
PN : Panduan
KFD : Nama Entitas
CKN : Kode Outlet yang mengeluarkan
Pedoman (Contoh CKN: Laboratorium Klinik Cikini) 001
: Nomor urut Panduan
 Tanggal diisi sesuai dengan tanggal Panduan diterbitkan
 Revisi diisi dengan Nomor revisi
PLANT PULOGADUNG
Tanggal : 21-06-2023
PEDOMAN Halaman :
TATA KELOLA NASKAH
Page | 23
Contoh KOP Panduan
- Panduan dibuat oleh Penanggung Jawab Outlet
- Panduan diperiksa oleh :
 Pemimpin Klinik : dr Penanggung Jawab
- Panduan disetujui oleh:
 Pemilik Klinik : Service Manager
 Riwayat Perubahan Dokumen merupakan riwayat revisi

panduan yang berisi:
- Perubahan pada Bab dan Halaman ke berapa
- Isi perubahan panduan berisi poin-poin perubahan dalam
panduan
PLANT PULOGADUNG
Tanggal : 21-06-2023
PEDOMAN Halaman :
TATA KELOLA NASKAH
- Revisi dokumen ke berapa Page | 24
- Tanggal revisi terakhir

PLANT PULOGADUNG
Tanggal : 21-06-2023
PEDOMAN Halaman :
TATA KELOLA NASKAH
Page | 25
 Isi Panduan:
- BAB I (DEFINISI)
- BAB II (RUANG LINGKUP)
- BAB III (TATA LAKSANA)
- BAB IV (DOKUMENTASI FORM YANG DIGUNAKAN)
2.1.3.4. Kerangka Acuan Program/Proposal Kegiatan

Adalah rencana kegiatan yang akan dilaksanakan yang disusun secara
rinci yang dipergunakan untuk mencapai tujuan organisasi. Sebagai
panduan dalam melaksanakan kegiatan unit kerja/ gugus tugas sehingga
tujuan program dapat tercapai. Program harus diuraikan dalam bentuk
kerangka Acuan Program dan tidak boleh hanya berbentuk time table.
Kerangka Acuan Program / Proposal Kegiatan terdiri atas:
- Ukuran Huruf 24
PLANT PULOGADUNG
Tanggal : 21-06-2023
PEDOMAN Halaman :
TATA KELOLA NASKAH
Page | 26
- Spasi : 1,5
- Ukuran Kertas : A4 (8,27” x 11,69”)
- Ukuran Huruf 12
- Spasi : 1,5
- Ukuran Kertas : A4 (8,27” x 11,69”)
 Logo Cover
- Kerangka Acuan Program Outlet Klinik cover
menggunakan logo Laboratorium & klinik di bagian tengah
 SK diisi berupa lampiran SK keputusan terkait dengan Pedoman
 Tim Penyusun berisi nama-nama tim penyusun Pedoman
 KOP Kerangka Acuan Program/ Proposal Kegiatan
- Logo: Klinik menggunakan Logo Laboratorium &
Klinik
- Bagian Tengah berisi nama entitas dan judul Kerangka
Acuan Program/ Proposal Kegiatan
- Pengesahan ketua panitia/Pembuat program disebelah kiri
- Disetujui oleh atasan pembuat disebelah kanan
 Isi Kerangka Acuan Program/ Proposal Kegiatan:

- Cover Judul
- Latar Belakang
- Maksud dan Tujuan
- Sasaran dan Target
- Bentuk Kegiatan
- Tim Project
- Anggaran Biaya
- Timeline Kegiatan
- Goal
PLANT PULOGADUNG
Tanggal : 21-06-2023
PEDOMAN Halaman :
TATA KELOLA NASKAH
- Penutup Page | 27
- Pengesahan
2.1.3.5. Standar Operasional Prosedur (SOP)

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah naskah yang memuat
serangkaian petunjuk/ langkah-langkah yang dibakukan tentang cara
serta urutan suatu kegiatan operasional atau administratif tertentu yang
harus diikuti oleh individu pejabat atau unit kerja untuk menyelesaikan
proses kerja rutin tertentu. SOP memberikan langkah yang benar dan
terbaik berdasarkan konsensus bersama untuk melakukan berbagai
kegiatan dan fungsi pelayanan yang dibuat oleh sarana pelayanan
kesehatan berdasarkan standart profesi. Standar Operasional Prosedur
(SOP) terdiri dari:
- Logo
Kepala sebelah kiri memuat logo Klinik untuk SOP Klinik.
Logo kimia farma laboratorium & klinik
- Judul
Judul singkatan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang ditulis
dengan huruf kapital
- Nomor Dokumen
Nomor dokumen dicantumkan dibawah logo SOP dengan format
penulisan sebagai berikut:
 SOP Laboratorium
SOP-KK-KODE-YYY
Keterangan:
SOP : Standar Operasional Prosedur
KK/KKK : Kode Bagian Organisasi
PLANT PULOGADUNG
Tanggal : 21-06-2023
PEDOMAN Halaman :
TATA KELOLA NASKAH
KODE : Kode Klinik Page | 28
YYY : Nomor urut Prosedur mulai dari 001, 002, dst
Contoh:
SOP/ADM/KFD-PG/008
Standar Operasional Prosedur Bagian Administrasi dengan No. Urut

008 yaitu Pemantapan Mutu.
o Pengesahan Outlet terdiri atas:

 Dibuat oleh : ditandatangani oleh
Penanggung Jawab Bagian
 Diperiksa oleh : ditandatangani Pemimpin Klinik
 Disetujui oleh : ditandatangani Pemilik Klinik
o Nomor Revisi, bila ada pembaharuan SOP maka nomor
revisi ditulis 01 tapi nomor SOP tetap hanya bulan dan
tahun yang diganti
o Heading hanya dicetak pada halaman pertama
o Standar Operasional Prosedur & Judul ditulis dengan
huruf Times New Roman dengan font 12
o Nomor Dokumen, Tanggal, Revisi, Halaman, dan
Pengesahan ditulis dengan huruf Times New Roman
dengan font 10.
 Tanggal : diisi tanggal dokumen terbit dengan
format penulisan Tanggal-Bulan-Tahun (21-12-
2022)
 Revisi : diisi dengan nomor revisi terakhir.
Dokumen penerbitan awal dengan nomor revisi 00.
Dan dilanjutkan dengan revisi dokumen 01, 02, 03,
dst sesuai revisi pada dokumen.
- Bagian Isi SOP terdiri atas:
o Pengertian berisi definisi judul SOP, dan berisi penjelasan
dan atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit
PLANT PULOGADUNG
Tanggal : 21-06-2023
PEDOMAN Halaman :
TATA KELOLA NASKAH
dipahami atau menyebabkan salah

Page | 29
pengertian/menimbulkan multi persepsi.

o Tujuan berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik.
o Kebijakan berisi kebijakan Service Manager (Outlet) yang
menjadi dasar dibuatnya SOP dan Pedoman yang
digunakan sebagai acuan penuruan SOP.
o Referensi berisi dokumen eksternal sebagai acuan

penyusunan SOP, referensi dapat berbentuk Peraturan
perundang-undangan, Permenkes, Klausul ISO.
o Tanggung Jawab berisi orang atau bagian yang menjadi
penanggung jawab dalam proses tersebut.
o Langkah-langkah prosedur berisi uraian langkah-langkah
kegiatan untuk menjelaskan proses kerja tertentu.
o Unit terkait berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur
terkait dalam proses kerja.
Dokumen terkait berisi SOP atau Formulir yang berkaitan
dengan SOP
o Catatan perubahan berisi No. Revisi, Catatan Revisi SOP
dan Tanggal Revisi SOP
CONTOH SOP
PLANT PULOGADUNG
Tanggal : 21-06-2023
PEDOMAN Halaman :
TATA KELOLA NASKAH
Page | 30
PLANT PULOGADUNG
Tanggal : 21-06-2023
PEDOMAN Halaman :
TATA KELOLA NASKAH
Page | 31
2.1.3.6. Daftar, Tabel, Formulir atau Poster
2.1.3.6.1. Daftar, Tabel, Formulir, atau Poster (Kantor Pusat)
- Logo
Kepala sebelah kiri memuat Logo Klinik untuk Daftar, Tabel,
Formulir atau Poster.
- Judul
Judul Daftar, Tabel, Formulir atau Poster dituliskan di tengah
formulir
- Nomor Dokumen
Nomor Dokumen Daftar, Tabel, Formulir atau Poster diletakkan di
sebelah kanan Daftar, Tabel, Formulir atau Poster.
 Daftar, Tabel, Formulir atau Poster Klinik
X/KK/OUT/YYY-YY/XX (OUTLET)
Keterangan
X : Daftar, Tabel, Formulir atau Poster
KK : Kode Bagian Organisasi
KLN : Klinik
KFD-KK : KFD (entitas) – Kode Klinik
YYY-YY : Nomor urut Prosedur mulai dari 001, 002
Contoh:
X/KK/KLN/KFD-PG/YYY (F/PLYN/KLN/KFD-PG/001)
Formulir bagian Administrasi dan SDM outlet Klinik Kimia Farma
Plant Pulogadung dengan nomor urut 001.
PLANT PULOGADUNG
Tanggal : 21-06-2023
PEDOMAN Halaman :
TATA KELOLA NASKAH
Page | 32
BAB III
PENGENDALIAN NASKAH

PLANT PULOGADUNG
Tanggal : 21-06-2023
PEDOMAN Halaman :
TATA KELOLA NASKAH
Page | 33
3.1. PENGAJUAN NASKAH BARU

3.1.1. Pengajuan Naskah Baru
Setiap Outlet yang akan membuat Naskah Baru baik Pedoman, Panduan,
SOP, Daftar, Tabel, Formulir, atau Poster mengajukan permohonan pembuatan
Naskah Baru melalui e-mail: qualityassurancekfd@gmail.com dengan
melampirkan:
- Formulir Usulan Pembuatan Dokumen
- Draft Pedoman, Panduan, SOP, Daftar, Tabel, Formulir, atau Poster baru
yang akan dibuat
Bagian Quality Management akan mengkaji dan memeriksa maksud dan
tujuan pembuatan dokumen. Jika permintaan tidak sesuai maka permintaan
tersebut akan ditolak dan dikembalikan kepada pengusul serta pihak terkait
lainnya.
Bila usulan dokumen sesuai unit Quality Management memberi nomor
dokumen Pedoman, Panduan, SOP, Daftar, Tabel, Formulir, atau Poster baru.
Unit Quality Management akan mengajukan kepada direktur atau pimpinan
tertinggi unit untuk proses pengesahan. Direktur atau pimpinan tertinggi akan
memeriksa tujuan pembuatan dokumen. Jika dokumen tidak sesuai, unit Quality
Management segera memperbaiki dan diajukan kembali ke direktur atau
pimpinan tertinggi unit untuk proses pengesahan.
Untuk dokumen Daftar, Tabel, Formulir atau Poster yang sudah diberi
nomor dokumen akan didistribusikan oleh unit Quality Management ke outlet
terkait dalam bentuk softcopy. Dokumen SOP yang telah disahkan oleh direktur
atau pimpinan tertinggi unit, klinik berhak dapat memberikan cap ”MASTER
DOC” berwarna Hitam disetiap halaman. Dokumen telah disahkan akan
didistribusikan kepada unit yang mengajukan permohonan dan unit lain dalam
organisasi maupun outlet berupa salinan dokumen dalam bentuk softcopy yang
sudah diberikan cap ”DOKUMEN TERKONTROL” berwarna Biru disisi
kanan dan stempel ”RAHASIA” berwarna Merah disisi kiri pada setiap
halaman.
PLANT PULOGADUNG
Tanggal : 21-06-2023
PEDOMAN Halaman :
TATA KELOLA NASKAH
Page | 34
3.2. PENGAJUAN NASKAH REVISI

3.2.1. Pengajuan Naskah Revisi Outlet
Setiap Outlet yang akan merevisi Naskah baik Pedoman, Panduan, SOP, Daftar,
Tabel, Formulir, atau Poster. Mengajukan Permohonan revisi Naskah melalu e-
mail: qualityassurancekfd@gmail.com dengan melampirkan:
- Formulir Usulan Perubahan Dokumen
- Draft Pedoman, Panduan, SOP, Daftar, Tabel, Formulir, atau Poster baru
yang akan direvisi
Bagian Quality Management akan mengkaji dan memeriksa maksud dan

tujuan revisi dokumen. Jika permintaan tidak sesuai maka permintaan tersebut
akan ditolak dan dikembalikan kepada pengusul serta pihak terkait lainnya.
Bila usulan dokumen sesuai, Bagian Quality Management akan
memberikan feedback persetujuan.
Untuk dokumen Daftar, Tabel, Formulir atau Poster yang sudah diberi
nomer revisi dokumen akan di distribusikan oleh unit Quality Management ke
outlet terkait dalam bentuk softcopy.
Formulir Usulan Perubahan dokumen yang telah disetujui oleh unit
Quality Management akan dikirmkan kembali ke outlet yang mengajukan
permohonan pembuatan dokumen revisi.
3.3. PENGENDALIAN DOKUMEN KADALUARSA DAN

PEMUSNAHAN DOKUMEN
3.3.1. Pengendalian Dokumen Kadaluarsa dan Pemusnahan Dokumen (Outlet)
Penanggung jawab disetiap bagian bertanggung jawab untuk mengatur
dan mengendalikan dokumen internal dan dokumen eskternal di bagian masing-
masing. Setiap Penanggung Jawab disetiap bagian mengupdate dokumen yang
digunakan sesuai dengan Daftar Induk Dokumen.
Penanggung Jawab memberikan cap “OBSOLETE” berwarna Merah
pada halaman pengesahan dokumen master yang sudah terbit revisi terbarunya.
PLANT PULOGADUNG
Tanggal : 21-06-2023
PEDOMAN Halaman :
TATA KELOLA NASKAH
Dokumen kontrol menyimpan dokumen SOP satu terbitan sebelumnya untuk

Page | 35
kepentingan referensi/catatan sejarah.
Dokumen kontrol memberikan cap ”OBSOLETE” berwarna Merah

pada halaman pengesahan dokumen master yang sudah terbit masa revisinya
pada Pedoman dan Panduan. Dokumen salinan yang ada pada tiap unit yang
kadaluarsa langsung dimusnahkan. Dokumen yang sudah diberi cap
”OBSOLETE” didokumentasikan pada Formulir Berita Acara untuk
dimusnahkan. Berita Acara harus disetujui oleh Service Manager Setelah berita
acara disetujui, segera musnahkan dokumen tersebut dengan menghancurkan
dokumen tersebit menjadi ulir-ulir kertas (hingga dokumen tidak dikenali lagi).
Dokumentasikan Formulir Berita Acara.
3.4. REVIEW DOKUMEN

Review dokumen secara periodik dikaji dalam waktu 1 tahun sekali. Review
dokumen dilakukan oleh masing-masing unit dari outlet dan diperbaharui pada waktu
yang telah ditetapkan untuk memastikan bahwa dokumen tetap sesuai dengan tujuan.
Review dokumen didokumentasi pada Formulir Review Dokumen.
PLANT PULOGADUNG
Tanggal : 21-06-2023
PEDOMAN Halaman :
TATA KELOLA NASKAH
Page | 36
BAB IV
PENUTUP

PLANT PULOGADUNG
Tanggal : 21-06-2023
PEDOMAN Halaman :
TATA KELOLA NASKAH
Page | 37
4.1 PENUTUP
Pada prinsipnya pedoman tatakelola naskah mengedepankan kedispilinan dalam

pembuatan, pendistribusian, hak ases dan dokumen yang sudah kadaluarsa. Semoga dengan
adanya pedoman tatakelola naskah ini, proses pengelolaan dokuumen di seluruh outlet Klinik
Kimia Farma Plant Pulogadung yang ada di seluruh Indonesia dapat berjalan dengan baik
serta semakin dipercaya oleh masyarakat.

PM KFD KFPG 010 Tata Kelola Naskah

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

PM KFD KFPG 010 Tata Kelola Naskah

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PEDOMAN

TATA KELOLA NASKAH

0811 - 8041 - 407

TATA KELOLA NASKAH

Dibuat oleh Diperiksa oleh

Cintami Ramadhani Daulay, Amd.Keb dr. Melisa Meryl Margareth L

Apt. Yuni Sumiarti, M.Kes

TATA KELOLA NASKAH

Riwayat Perubahan Dokumen

No. Bab, Halaman Isi Perubahan Revisi No. Tgl. Revisi

1. - Penerbitan baru 00 21-06-2023

TATA KELOLA NASKAH

Jakarta, 21 Juni 2023

Apt. Yuni Sumiarti, M.Kes

TATA KELOLA NASKAH

TATA KELOLA NASKAH

PJ ADMINISTRASI DAN SUMBER DAYA MANUSIA

TATA KELOLA NASKAH

1.2. MAKSUD DAN TUJUAN

TATA KELOLA NASKAH

1.4. RUANG LINGKUP

1.5. PENGERTIAN UMUM

TATA KELOLA NASKAH

PJ ADMINISTRASI DAN SUMBER DAYA MANUSIA

TATA KELOLA NASKAH

a. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktik

g. ISO 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu.

TATA KELOLA NASKAH

2.1. JENIS NASKAH

TATA KELOLA NASKAH

 Penomoran Keputusan Service Manager

Contoh Kode Outlet

TATA KELOLA NASKAH

TATA KELOLA NASKAH

TATA KELOLA NASKAH

(kepala), seluruhnya ditulis dengan huruf kapital.

TATA KELOLA NASKAH

d. Bagian Yang Mengeluarkan SK

menggunakan font Times New Roman dengan

TATA KELOLA NASKAH

TENTANG : TATA TERTIB PEGAWAI

 Hal yang harus diperhatikan:

TATA KELOLA NASKAH

- Spasi : 1,5 Page | 18

- Ukuran Kertas : A4 (8,27” x 11,69”)

TATA KELOLA NASKAH

 Tanggal diisi sesuai dengan tanggal pedoman diterbitkan

Contoh KOP Pedoman

- Pedoman disetujui oleh:

 Pemilik Klinik : Service Manager

TATA KELOLA NASKAH

 Riwayat Perubahan Dokumen merupakan riwayat revisi

TATA KELOLA NASKAH

TATA KELOLA NASKAH

TATA KELOLA NASKAH

Contoh KOP Panduan

- Panduan disetujui oleh:

 Pemilik Klinik : Service Manager

 Riwayat Perubahan Dokumen merupakan riwayat revisi

TATA KELOLA NASKAH

- Revisi dokumen ke berapa Page | 24

- Tanggal revisi terakhir

TATA KELOLA NASKAH

2.1.3.4. Kerangka Acuan Program/Proposal Kegiatan