PT.

INDOASHA HERBALTAMA
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) TECHNICAL WELLDONE
& SALESMAN WELLDONE

1. Tujuan
1.1 untuk memastikan setiap bagian mampu menjalankan tanggungjawab pekerjaan
sesuai dengan arahan dan job desk yang telah ditentukan.
1.2 untuk memberikan kejelasan arah pekerjaan sesuai dengan visi dan misi perusahaan.
1.3 untuk membangun budaya kerja yang profesional, bertanggungjawab, jujur,
kerjasama, dan adil.
1.4 untuk menghindari tumpang tindih pekerjaan yang menyebabkan ketidakjelasan
koordinasi bahkan merugikan bagian tertentu.
1.5 Untuk meningkatkan omset perusahaan dan kesejahteraan karyawan.

2. Ruang Lingkup
Prosedur standar ini dilaksanakan oleh bagian Technical dan Marketing divisi Welldone /
kosmetik di bawah perusahaan PT. Indo Asha Herbaltama.

3. Definisi
3.1 Technical atau teknikal adalah posisi pekerjaan yang memiliki peran/aktivitas dalam
melakukan fungsi pelatihan (training), penerapan (application), dan pendidikan
(educator) tentang produk-produk kosmetik Welldone kepada calon konsumen.
3.2 Salesman atau Penjualan adalah posisi pekerjaan yang memiliki peran/aktivitas untuk
memperkenalkan, menawarkan, menjelaskan, dan menjual berbagai produk welldone
kepada konsumen atau calon pembeli, serta menganalisa / memetakan potensi pasar
yang dapat memberikan profit (keuntungan) bagi perusahaan.

4. Prosedur
4.1 Technical
4.1.1 Tugas dan Tanggung jawab Technical adalah :
4.1.1.1 Training, bertanggungjawab untuk memberikan pelatihan kepada
konsumen terkait seluruh produk welldone.
4.1.1.2 Applicator, bertanggungjawab untuk memberikan arahan berupa
praktek langsung dan informasi tentang penggunaan dan langkah-
langkah pemakaian produk-produk welldone kepada pihak internal
(sales / penjualan) maupun pihak eksternal (konsumen).
4.1.1.3 Educator, bertanggungjawab terhadap pelaksanaan pendidikan dan
pengajaran kepada pihak eksternal atau pihak internal terkait
pemahaman dan praktek penggunaan produk-produk welldone yang
baik dan benar.
4.1.1.4 Bertanggungjawab terhadap tranfer produk knowledge kepada pihak
internal (sales/penjualan) dan pihak eksternal (konsumen)
4.1.1.5 Memberikan rekomendasi bersama pimpinan Welldone terkait
budgeting (penanggaran) dan timing (waktu) pelaksanaan Event
Welldone yang diadakan di pusat atau daerah.

Jl. Raya Sitimulyo Km. 1,1 No. 412 Karanggayam RT. 07 Sitimulyo, Piyungan, Bantul, Yogyakarta
 PT. INDOASHA HERBALTAMA
4.1.1.6 Memberikan persetujuan atau rekomendasi bersama pimpinan
Welldone terkait pelaksanaan Event Welldone berupa D2D,
Workshop, maupun Seminar yang diadakan di pusat atau
daerah.
4.1.1.7 Memiliki kewenangan dan tanggungjawab menerbitkan sertifikat
pelatihan atau seminar.
4.1.1.8 Bertanggungjawab untuk menjaga nama baik perusahaan dan
produk-produk welldone di seluruh wilayah, melalui fungsi sebagai
trainer, educator, dan applicator.
4.1.1.9 Membangun kerjasama yang baik dengan divisi penjualan dalam
menentukan format event yang akan dilaksanakan di daerah.
4.1.1.1.1 Menjalankan fungsi monitoring terhadap pelaksanaan seluruh event
welldone, serta memberikan masukan, saran, dan kritik kepada
pimpinan maupun tim penjualan terkait pelaksanaan event yang telah
berlangsung.

4.1.2 Pengajuan dan persetujuan Event Welldone

4.1.2.1 Technical bersama pimpinan mengeluarkan rekomendasi
persetujuan penyelenggaraan event Welldone melalui Surat
Persetujuan Pelaksanaan Event (SPPE) yang ditandatangani oleh
Pimpinan dan Technical
4.1.2.2 SPPE sebagai dasar penyusunan budgeting (anggaran) oleh Tim
Sales atau Penjualan yang menjadi host pelaksanaan di daerah.
4.1.2.3 Penerbitan SPPE maksimal 1 bulan sebelum pelaksanaan event
welldone, berupa D2D dan Workshop. Sedangkan untuk event
berupa Seminar, penerbitan SPPE maksimal 2 bulan sebelum
pelaksanaan.
4.1.2.4 SPPE sebagai dasar anggaran dapat dicairkan oleh bagian Finance
Pusat.

4.1.3 Jenis dan Syarat Event Welldone

4.1.3.1 D2D dengan syarat sebagai berikut :
4.1.3.1.1 Lokasi Salon dengan jumlah peserta 5 s/d 8 orang
4.1.3.1.2 Mendapat persetujuan / SPPE dari pusat
4.1.3.1.3 Gratis atau peserta tidak dipungut biaya
4.1.3.1.4 Tidak mendapat sertifikat
4.1.3.1.5 SPPE diterbitkan maksimal 1 bulan sebelum
pelaksanaan.
4.1.3.2 Workshop dengan syarat sebagai berikut :
4.1.3.2.1 Lokasi Salon dengan jumlah peserta 10 s/d 20 orang
4.1.3.2.2 Mendapat persetujuan / SPPE dari pusat
4.1.3.2.3 HTM menyesuaikan bekerjsama dengan salon
koordinator
4.1.3.2.4 Mendapatkan sertifikat
4.1.3.2.5 SPPE diterbitkan maksimal 1 bulan sebelum
pelaksanaan.

Jl. Raya Sitimulyo Km. 1,1 No. 412 Karanggayam RT. 07 Sitimulyo, Piyungan, Bantul, Yogyakarta
 PT. INDOASHA HERBALTAMA
4.1.3.2 Workshop dengan syarat sebagai berikut :
4.1.3.3.1 Lokasi Hotel, Restoran, atau Gedung Pertemuan dengan
jumlah peserta diatas 20 orang
4.1.3.3.2 SPPE dari pusat
4.1.3.3.3 HTM ditentukan pusat
4.1.3.3.4 Mendapatkan sertifikat
4.1.3.3.5 SPPE diterbitkan maksimal 2 bulan sebelum
pelaksanaan.

4.1.4 Struktur Organisasi

4.1.5 Hubungan RSM WD – Technical

Jl. Raya Sitimulyo Km. 1,1 No. 412 Karanggayam RT. 07 Sitimulyo, Piyungan, Bantul, Yogyakarta
 PT. INDOASHA HERBALTAMA
4.1.5.1 RSM WD melalui sales di regionalnya dapat mengajukan
rekomendasi dan persetujuan bentuk event welldone kepada
pimpinan dan technical.
4.1.5.2 Technical membantu tim Sales untuk memberikan pengarahan dan
teknis event agar sesuai dengan visi dan misi perusahaan.
4.1.5.3 Setiap perencanaan event Welldone yang direkomendasikan oleh
RSM WD/sales, Wajib berkoordinasi terlebih dahulu dengan bagian
technical.
4.1.5.4 Koordinasi lintas bagian antara divisi marketing dan technical pada
setiap perencanaan event welldone, dilakukan untuk kesuksesan
event dan tujuan omzet bagi divisi marketing dapat tercapai.

4.2 Salesman Welldone

4.2.1 Tugas dan Tanggung jawab Salesman Welldone adalah :
4.1.2.1 Penetrasi pasar agar produk welldone dikenal luas oleh masyarakat.
4.1.2.2 Mengenalkan produk-produk Welldone di salon grade A, B, dan C.
4.1.2.3 Mencapai target omset / Sell Out yang telah ditentukan oleh
perusahaan atau Manager Marketing
4.1.2.4 Mencapai target Sell in (SI) diatas 85% setiap bulan.
4.1.2.5 Menekan dan mengurangi aging nota / overdue diatas 90 hari dilevel
10% dari keseluruhan SO.
4.1.2.6 Melakukan kunjungan rutin / berkala ke salon / konsumen yang memiliki
histori pembayaran yang baik, untuk meningkatkan brand awareness dan
loyalitas konsumen.
4.1.2.7 Menjaga hubungan baik dengan konsumen dan menjaga nama
baik / reputasi perusahaan.
4.1.2.8 Memberikan layanan penjualan terbaik kepada setiap salon.
4.1.2.9 Berkoordinasi dengan tim technical pada setiap agenda
marketing activity terkait dengan penyelenggaran event
welldone di daerah.

4.2.2 Pengajuan Event Welldone

4.1.2.1 Pada tahapan perencanan, Tim sales wajib berkoordinasi dengan
technical untuk menentukan format acara, maksimal 1 bulan
sebelumnya.
4.1.2.2 Tim Sales yang telah mendapatkan SPPE dari pusat, akan dibantu
oleh tim technical pada saat penyelengaraan event di hari H.
4.1.2.3 Tim Sales dibantu tim technical wajib melaporkan evaluasi atas
penyelenggaran event yang telah dilakukan kepada pimpinan
(direktur dan manager)

Jl. Raya Sitimulyo Km. 1,1 No. 412 Karanggayam RT. 07 Sitimulyo, Piyungan, Bantul, Yogyakarta
 PT. INDOASHA HERBALTAMA

4.2.3 Struktur Organisasi

4.2.4 Hubungan RSM WD – Technical

4.2.4.1 RSM WD melalui sales di regionalnya dapat mengajukan
rekomendasi dan persetujuan bentuk event welldone kepada
pimpinan dan technical.
4.2.4.2 Technical membantu tim Sales untuk memberikan pengarahan dan
teknis event agar sesuai dengan visi dan misi perusahaan.
4.2.4.3 Setiap perencanaan event Welldone yang direkomendasikan oleh
RSM WD/sales, Wajib berkoordinasi terlebih dahulu dengan bagian
technical.

Jl. Raya Sitimulyo Km. 1,1 No. 412 Karanggayam RT. 07 Sitimulyo, Piyungan, Bantul, Yogyakarta
 PT. INDOASHA HERBALTAMA
4.2.4.4 Koordinasi lintas bagian antara divisi marketing dan technical pada
setiap perencanaan event welldone, dilakukan untuk kesuksesan
event dan tujuan omzet bagi divisi marketing dapat tercapai.

Jl. Raya Sitimulyo Km. 1,1 No. 412 Karanggayam RT. 07 Sitimulyo, Piyungan, Bantul, Yogyakarta