Alvin Karmel Kojongian

00000045536
CHAPTER 5
SYSTEM DESIGN AND ACQUISITION

 2 phases The design of the HRIS

o Logical Design, berfokus pada terjemahan kebutuhan bisnis ke dalam proses
bisnis yang lebih baik terlepas dari implementasi teknologi apapun
o Physical Design, berfokus pada penentuan sarana efektif untuk
menterjemahkan proses bisnis ke dalam sistem fisik yang mencakup
perangkat keras (hardware) dan perangkat luna (software)
 2 ways to view an HRIS: Data Vs Process
o Data Perspective, berfous pada analisis data yang ditangkat dan digunakan
organisasi dan pada definisi dan hubungan data, serta mengabaikan
bagaimana maupun dimana data digunakan oleh organisasi dan perspektif ini
berfokus juga pada data yang diambil.
o Process Perspective, berfokus pada proses bisnis dan aktivitas dimana
organisasi terlibat dan bagaimana data melalui HRIS.
 Data Flow Diagram (DFD)
o Data Flow Diagram (DFD) adalah representasi grafis dari aktivitas bisnis
utama dan proses dalam sistem SDM, batas-batas sistem, data yang mengalir
melalui sistem, dan setiap individu maupun departemen yang berinteraksi
dengan sistem.
o Fokus DFD adalah pada pergerakan data antara entitas eksternal (pelamar
pekerjaan misalnya) dan proses (proses pelacakan pelamar) dan antara
proses dan penyimpanan data.
o 4 simbol dari DFD adalah:
 The Entity, mewakili setiap agen eksternal yang menerima atau
memasok data ke sistem SDM
  The Data Flow , mewakili pergerakan satu bagian data dari titik ke
titik melalui sistem (dari proses ke proses, entitas ke proses, atau
proses ke penyimpanan data).
 The Process, mewakili aktivitas bisnis atau proses yang memiliki
tujuan untuk mengubah data yang dimasukan menjadi output yang
berguna.
 The Data Store, mewakili proses penyuimpanan data dimana
penyimpanan data dapat berisi data-data tertentu.
o DFD diatur dengan memodelkan proses individu (seperti proses pelacakan
pelamar) dan komponen (seperti modul perekrutan) dari sistem informasi.
o DFD tingkat tertinggi yang dikembangkan adalah the context-level diagram,
yang menggambarkan full system, batasanya, entitas eksternal yang
berinteraksi dengan sistem, dan aliran data primer antara entitas diluar
sistem dan sistem itu sendiri.
 Working with Vendors
o Software Acquisition Strategies

o Langkah pertama yang dilakukan adalah request for proposal (RFP) yaitu
dokumen yang meminta proposal dan tawaran untuk pekerjaan yang
diusulkan dari konsultan maupun vendor yang dapat mendefinisikan tujuan
dan persyaratan organisasi untuk sistem informasi baru.
o RFP memberikan kesempatan bagi departemen SDM untuk mencatat secara
sistematis apa yang dibutuhkan oleh sistem untuk dilakukan oleh stafnya.
o Hal yang harus diingat saat pengembangan RFP:
 Pertama, fokus pada kebutuhan bisnis
  Kedua, spesifik
 Ketiga, membuat tetap sederhana
 Keempat, bahwa organisasi perlu menyadari bahwa beberapa praktik
SDM saat ini kemungkinan akan berbeda dari praktik praktik terbaik
yang tertanam dalam HRIS yang sedang dipertimbangkan.
 Vendor Selection
o Vendor akan mengevaluasi untuk menentukan apakah mereka dapat
memberikan solusi yang sesuai dengan RFP yang ditentukan.
o Pada saat menerima tanggapan vendor, perusahaan dapat kesempatan untuk
mengevaluasi kekuatan dan kelemahan dari masing-masing vendor karena
perusahaan harus mempertimbangkan beberapa hal dan menilai opsi
perangkat lunak.
o Beberapa hal dan kriteria yang harus dinilai adalah:
 Funcitonality, dimana penting bagi perusahaan untuk mengevaluasi
seberapa lengkap fungsionalitas HRIS dalam memenuhi kebutuhan
SDM.
 IT Archtecture and IT Integration, dimana penting bagi perusahaan
untuk mengetahui apakah HRIS akan menjadi sistem yang berdiri
sendirim sistem jaringan, sistem yang mendukung web, sistem yang
dihosting secara eksternal atau berbasis cloud.
 Price, dimana perusahaan terkadang melihat harga sebagai penentu
utama sehingga dapat dikatakan harga memainkan peran penting dan
harus menjadi nomor dua untuk tujuan menemukan sistem yang
dapat memenuhi kebutuhan proses perusahaan.
 Vendor Longevity and Viability, dimana perusahaan penting untuk
melihat dan mengevaluasi kualitas vendor tersebut dimana bisa
dilihat dari sejarah vendor tersebut dan peningkatan yang dilakukan
vendor.
 Asseing System Feasibility, dimana perusahaan melihat dan
mempertimbangkan sistem yang akan bekerja di perusahaan tersebut
dan apakah sistem tersebut memenuhi persyaratan yang diinginkan.
 Technical Feasibility, berfokus pada kemampuan teknologi saat ini
dan kemampuan teknologi yang diperlukan dalam
mengimplementasikan sistem yang diusulkan.
 Operational Feasibility, berfokus pada seberapa baik sistem yang
diusulkan cocok dengan lingkungan organisasi di masa kini dan masa
yang akan datang.
 Legal and Political Feasibility, berfokus pada undang-undang dan
peraturan yang memainkan perang penting dalam SDM.
 Economic Feasibility, berfokus pada apakah biaya pengembangan,
penerapan, dan menjalankan sistem sebanding dengan manfaat yang
diperoleh dari penggunaannya.