PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

Dalam era yang terus berkembang, perlunya pengembangan sistem informasi menjadi
suatu kebutuhan mendesak bagi setiap organisasi. Vogiyanto (1999) menjelaskan bahwa
pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk
menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah
ada. Hal ini diperlukan mengingat adanya permasalahan, peluang, dan instruksi yang
memerlukan tindakan konkret.
1. Perlunya Pengembangan Sistem:
Organisasi sering menghadapi ketidakberesan dan pertumbuhan yang menuntut
perbaikan atau penggantian sistem lama secara menyeluruh. Kesempatan baru, seperti
peluang pasar atau peningkatan pelayanan kepada pelanggan, menjadi motivasi penting
untuk melakukan pengembangan sistem guna menghadapi tuntutan perkembangan
bisnis. Selain itu, adanya instruksi atau direktif dari pimpinan organisasi atau pihak luar,
termasuk peraturan pemerintah, dapat menjadi dorongan tambahan untuk menyusun dan
mengimplementasikan sistem yang baru.
2. Proses Pengembangan Sistem:
Proses pengembangan sistem informasi dimulai dengan penyusunan proposal, di mana
konsultan pelaksana internal atau eksternal mengajukan proposal yang dievaluasi untuk
menentukan kelanjutannya. Usulan perubahan sistem muncul dari dua sumber, yaitu
internal dan eksternal. Usulan internal dapat mencakup permasalahan biaya operasional
tinggi, keterlambatan pembuatan order, dan ketidakup-to-date-an laporan. Sementara
itu, usulan eksternal seringkali ditawarkan oleh konsultan yang membawa teknologi
atau peraturan baru yang mengharuskan pengembangan sistem. Keputusan manajemen
menjadi langkah selanjutnya, di mana setiap usulan perubahan sistem harus
mendapatkan persetujuan karena melibatkan aspek biaya, perubahan tugas kerja,
keamanan data, dan hubungan dengan pelanggan.
Setelah mendapatkan persetujuan, tim pelaksana membentuk kerangka acuan kerja yang
mencakup latar belakang, tujuan, sasaran proyek, ruang lingkup pekerjaan, jangka
waktu pelaksanaan, dan prioritas pekerjaan. Anggaran kemudian disusun berdasarkan
kerangka acuan kerja, mencakup perangkat keras, perangkat lunak, pelatihan sumber
daya manusia, pemeliharaan, dan cadangan dana. Keputusan mengenai melibatkan tim
pelaksana internal atau konsultan dilakukan, dengan menyusun proposal pelaksanaan
sesuai dengan kerangka acuan kerja yang telah dibentuk. Terakhir, studi kelayakan
dilakukan untuk memeriksa kebutuhan informasi, calon pengguna akhir, batasan,
sumber daya, biaya, manfaat, serta kelayakan operasional, teknis, dan ekonomis dari
proyek yang diusulkan.
3. Analisis Sistem
Analisis Sistem (Systems Analysis) merupakan suatu proses yang krusial untuk
memahami dan meningkatkan sistem yang ada. Proses ini melibatkan pemahaman
terhadap jabatan dan tugas bisnis, proses bisnis, aturan bisnis, masalah dan solusinya,
alat bisnis, dan rencana perusahaan. Metode pengumpulan data melibatkan berbagai
teknik, seperti observasi, daftar pertanyaan, pengambilan sampel, wawancara, dan studi
kepustakaan.
4. Teknik Pengumpulan Data:
Dalam upaya pengumpulan data untuk analisis sistem, beberapa metode yang dapat
digunakan antara lain adalah observasi, daftar pertanyaan (questionnaire), pengambilan
sampel (sampling), wawancara, dan studi kepustakaan. Observasi melibatkan
pengamatan langsung kegiatan yang sedang berlangsung, di mana analis sistem dapat
berpartisipasi atau mengamati orang-orang yang terlibat dalam suatu kegiatan.
Penggunaan daftar pertanyaan bertujuan untuk mengumpulkan data dan pendapat dari
responden dengan tujuan khusus. Pengambilan sampel melibatkan pemilihan sejumlah
item tertentu dari seluruh item yang ada untuk mempelajari sebagian item yang
mewakili keseluruhan. Wawancara merupakan teknik pengumpulan data secara
langsung, di mana analis sistem bertukar pikiran dan informasi dengan pihak terkait.
Sementara itu, studi kepustakaan melibatkan pencarian literatur untuk mencari landasan
teori dari berbagai sumber yang berkaitan dengan masalah penelitian.
Business users, yang melibatkan personel dari berbagai tingkatan mulai dari staf hingga
direktur, memainkan peran krusial dalam menjalankan bisnis. Keberhasilan seorang
sistem analis tidak hanya bergantung pada keahlian teknis, melainkan juga pada
kemampuan berkomunikasi interpersonal yang efektif. Analisis jabatan, sebagai bagian
dari proses pengembangan sistem, bertujuan untuk memahami jabatan-jabatan yang
terkait dengan sistem baru. Uraian tugas dan hasil analisis jabatan menjadi dasar untuk
merancang struktur jabatan, uraian tugas, jumlah personel, dan kriteria personel pada
sistem baru. Business process, yang menggambarkan rangkaian tugas untuk mencapai
hasil sesuai aturan tertentu, dianalisis dengan melibatkan aspek pencatatan, bukti
transaksi, dokumen pencatatan, laporan, dan metode pengkodean. Penerapan business
rules menjadi fokus dalam menjaga integritas dan keabsahan data, dengan mencakup
analisis keamanan data dan validitas data. Dalam mengatasi masalah, analisis
identifikasi masalah, penyebab, dan solusi, yang bisa melibatkan implementasi sistem
informasi baru atau penyelesaian oleh manajemen. Pemilihan perangkat keras yang
sesuai, seperti replacing, integrating, adjusting, downsizing, dan upsizing, juga
merupakan bagian dari analisis business tools. Rencana jangka pendek, menengah, dan
panjang diperhatikan dalam business plans, memastikan bahwa sistem yang dibangun
sesuai dengan kebutuhan jangka panjang perusahaan serta mendukung strategi
pengembangan, perluasan perusahaan, dan reorganisasi.
5. Rancangan Sistem
Rancangan sistem merupakan tahap kritis dalam pengembangan sistem informasi,
terdiri dari dua aktivitas utama: rancangan logika dan rancangan fisik. Tujuan utamanya
adalah memenuhi kebutuhan pemakai sistem dan memberikan gambaran yang jelas
serta lengkap kepada pemrogram dan ahli teknik. Rancangan sistem melibatkan
berbagai model, termasuk model logik dengan menggunakan diagram arus data (DFD)
untuk menjelaskan operasi logis dalam sistem. Model fisik menjelaskan implementasi
fisik sistem melalui bagan alir sistem (system flowchart). Model data menggunakan
Entity Relationship Diagram (ERD) untuk memodelkan struktur data. Rancangan menu
mencakup opsi-opsi seperti input data, koreksi data, tampilan, cetak, dan keluar.
Rancangan input menjadi kunci dalam interaksi pengguna dengan komputer,
disesuaikan dengan bentuk dokumen asli dan memperhatikan tipe input, fleksibilitas
format, dan kemudahan penggunaan. Rancangan output memperhatikan bentuk laporan
internal dan eksternal sesuai kebutuhan pengguna. Melalui serangkaian rancangan ini,
sistem informasi dikembangkan dengan kerangka kerja komprehensif, memastikan
keefektifan dan keefisienan dalam pemrosesan data serta interaksi pengguna dengan
sistem.
6. Implementasi Sistem
Implementasi sistem merupakan fase krusial dalam pengembangan sistem informasi
yang melibatkan pembuatan dan pemasangan sistem secara menyeluruh, termasuk
perangkat keras, perangkat lunak, dan sumber daya manusia. Proses ini bertujuan untuk
mewujudkan rancangan sistem dengan menggunakan bahasa pemrograman yang dipilih,
dapat dilakukan melalui paket aplikasi, insourcing (pengembangan oleh staf sendiri),
atau outsourcing (pengembangan oleh pihak luar). Sebelum konversi sistem dimulai,
persiapan perangkat keras, perangkat lunak, dan faktor pendukung lainnya perlu
diperhatikan, termasuk aspek keamanan, suhu ruangan, penerangan, dan lainnya.
Konversi file dilakukan untuk mengintegrasikan data lama dengan program aplikasi
baru secara otomatis. Proses pengujian sistem bertujuan memastikan perangkat lunak
dapat berjalan sesuai standar dengan menggunakan metode white box testing dan black
box testing. Pelatihan karyawan menjadi kunci untuk memastikan pemakai sistem
memiliki pengetahuan yang cukup melalui classroom training dan on-the-job training.
Dokumentasi, terbagi menjadi dokumen teknik dan dokumen pemakaian, menjelaskan
karakteristik teknik dan operasi sistem. Pengoperasian sistem dapat dilakukan secara
langsung, paralel, atau modular, dengan harapan sistem informasi dapat berjalan efektif
dan efisien, mendukung kegiatan operasional perusahaan, serta memberikan nilai
tambah yang signifikan.
7. Metodologi Pengembangan Sistem
Metodologi pengembangan sistem merupakan kumpulan metode, prosedur, konsep, dan
aturan yang memberikan panduan langkah-langkah dalam proses pengembangan sistem.
Bertujuan sebagai pedoman, metodologi ini membagi diri menjadi tiga kategori utama:
berorientasi proses, berorientasi data, dan berorientasi objek. Metodologi berorientasi
proses dilengkapi dengan alat dan teknik untuk pemrograman terstruktur, termasuk
diagram arus data, bagan terstruktur, dan kamus data. Fokusnya pada proses, dengan
menekankan bagaimana dan kapan data dipindahkan dan diubah selama pengembangan
sistem.
Metodologi berorientasi data, atau model informasi, menggunakan Entity Relation
Diagram (ERD) sebagai alat utama. Lebih menekankan pada data, menggambarkan
entitas, atribut data, dan hubungan di dunia nyata tanpa memperhatikan proses sistem.
Metodologi berorientasi objek menjadi pelengkap untuk pemrogram yang mengadopsi
paradigma pemrograman berorientasi objek. Menitikberat pada objek yang saling
terhubung dalam sistem, baik itu benda, orang, tempat, dan lainnya, membentuk
struktur yang terintegrasi.
Alat dan teknik pengembangan sistem bersifat grafis, termasuk diagram arus data,
kamus data, dan bagan alir. Teknik seperti Program Evolution Review Technique
(PERT) dan Chant Chart digunakan bersama dengan metode pengumpulan data melalui
wawancara, observasi, kuisioner, sampling, dan studi literatur. Dengan penerapan
metodologi pengembangan sistem yang tepat, diharapkan proses pengembangan sistem
dapat dilaksanakan secara terstruktur dan efisien, menghasilkan sistem informasi yang
berkualitas dan sesuai dengan kebutuhan organisasi.