Agenda Rapat

PT KENCANA GEMILANG
Jalan Raya Serang Km. 16,8 Desa Talaga, Kec. Cikupa, Kab. Tanggerang

A. PERENCANAAN RAPAT
1. Maksud dan tujuan rapat: untuk mendapatkan masukan
Rapat ini diadakan untuk membahas produk baru yang akan
diluncurkan oleh perusahaan. Untuk itu, diperlukan masukan dari para
manajer.
2. Jenis Rapat: Teaching Conference
Melalui sesi presentasi dan diskusi, jenis rapat Teaching Conference
dapat mendorong inovasi dalam pengajaran. Peserta juga dapat
terinspirasi oleh praktik terbaru dan mencoba pendekatan baru dalam
metode pengajaran mereka.
3. Peserta yang diundang
Manajer perusahaan berjumlah 8 orang yaitu pegawai bagian peneliti dan
pengembangan produk.
4. Agenda Rapat
Pembahasan Produk Baru
5. Materi, Ruang, Waktu, dan Konsumsi
Materi : Penyampaian ide/gagasan produk baru
Tempat : Ruang Rapat Perusahaan
Waktu : 08.30 s.d. 15.00 WIB
Konsumsi : Snack dan makan siang sebanyak 16 porsi

WAKTU KETERANGAN
08.30 – 08.45 Pembukaan
08.45 – 09.00 Penyampaian Laporan
Oleh Ketua Panitia
09.00 – 09.15 Sambutan Pimpinan
Oleh Direktur utama
09.15 – 09.30 Break
09.30 – 10.05 Presentasi dari Bagian Produksi
Oleh Kepala Bagian Produksi
10.05 – 10.20 Coffe Break
10.20 – 11.10 Presentasi dari Bagian Perancangan
Oleh Kepala Bagian Perancangan
11.10 – 12.00 Presentasi dari Bagian Pemasaran
Oleh Kepala Bagian Pemasaran
12.00 – 13.00 Istirahat II (ISHOMA)
13.00 – 14.30 Tanya Jawab
14.30 – 15.00 Penutup
B. TIPE RUANGAN RAPAT

LAYOUT RUANG RAPAT

PT KENCANA GEMILANG

PROYEKTOR

Alasan saya memilih formasi tempat duduk rapat U- Shape Style ini adalah:
 agar dapat meningkatkan interaksi antara peserta rapat karena semua orang
dapat dengan mudah melihat dan berkomunikasi satu sama lain.
 Dengan ruang terbuka di tengah formasi juga dapat menciptakan atmosfer
yang lebih terbuka untuk pertukaran ide.
 Karena formasi U-Shape biasanya memberikan fleksibilitas yang baik
dalam pengaturan meja dan kursi, memungkinkan penggunaan ruang yang
optimal sesuai dengan kebutuhan acara.
 Jika ada pemimpin atau pembicara utama, posisinya di ujung atau di dalam
U dapat memudahkan pengawasan dan berinteraksi dengan peserta.

C. TIPE PESERTA RAPAT

Tipe peserta dalam rapat ini adalah:
 Tipe pemberi informasi yaitu dapat berkolaborasi dengan inisiatif untuk
menghasilkan ide-ide baru.
 Tipe pemersatu dapat memfasilitasi kerjasama antara berbagai tim.
 Tipe penyerang dapat membawa semangat persaingan yang sehat untuk
meningkatkan kualitas peluncuran produk.
D. TIPE PIMPINAN RAPAT
Tipe pemimpin dalam rapat ini adalah:
Gaya kepemimpinan demokratis karena dapat mendorong partisipasi aktif dari
semua anggota tim. Dalam peluncuran produk, ini dapat meningkatkan
keterlibatan anggota tim, membuat mereka merasa dihargai dan terlibat dalam
keputusan.

E. ALASAN MENGADAKAN RAPAT

 Perencanaan Strategis:
Rapat peluncuran produk baru ini agar bisa merencanakan strategis setiap
aspek peluncuran, termasuk strategi pemasaran, penentuan target pasar, dan
pengembangan kampanye promosi.
 Koordinasi Tim:
Peluncuran produk melibatkan berbagai tim dan departemen seperti
produksi, perancangan, pemasaran, penjualan, pengembangan produk, dan
layanan pelanggan. Rapat ini membantu koordinasi di antara tim-tim untuk
memastikan bahwa semua orang bekerja ke arah yang sama dan memiliki
pemahaman yang seragam tentang tujuan peluncuran.
 Penetapan Tujuan dan KPI:
Rapat memungkinkan penetapan tujuan peluncuran produk, termasuk
penetapan Key Performance Indicators (KPI) yang akan digunakan untuk
mengukur keberhasilan peluncuran.
 Pendefinisian Peran dan Tanggung Jawab:
Setiap anggota tim perlu mengetahui peran dan tanggung jawab mereka
dalam peluncuran produk. Rapat menyediakan platform untuk
mendefinisikan secara jelas tugas dan tanggung jawab masing-masing
anggota tim.
 Diskusi Mengenai Peluang dan Tantangan:
Rapat ini memungkinkan diskusi terbuka mengenai peluang dan tantangan
yang mungkin muncul selama peluncuran produk. Hal ini membantu tim
untuk merencanakan dan merespon secara efektif terhadap dinamika pasar
dan industri.
 Pengembangan Rencana Komunikasi:
Penting untuk merencanakan rencana komunikasi yang efektif untuk
memperkenalkan produk kepada pelanggan dan pihak terkait. Rapat
membantu dalam merinci strategi komunikasi dan memastikan konsistensi
pesan.
 Pengambilan Keputusan Bersama:
Rapat ini memberikan forum untuk pengambilan keputusan bersama.
Keputusan terkait dengan harga, penempatan produk, dan strategi penjualan
dapat dibahas dan disetujui secara kolektif.
  Pengenalan Produk Intern:
Peluncuran produk sering kali melibatkan pengenalan produk kepada tim
internal. Rapat dapat digunakan untuk menyajikan informasi tentang
produk, manfaatnya, dan cara terbaik untuk mendukung peluncuran.
 Pemecahan Masalah:
Dalam rapat ini, tim dapat mengidentifikasi potensi masalah atau hambatan
yang dapat muncul selama peluncuran produk dan merencanakan cara
mengatasi mereka dengan cepat dan efektif.
 Evaluasi Rencana Pemasaran:
Jika ada strategi pemasaran yang telah dirancang, rapat memungkinkan tim
untuk mengevaluasi dan memperbarui rencana tersebut berdasarkan
masukan dari anggota tim yang berbeda.

F. FASILITAS RAPAT YANG DIBUTUHKAN AGAR LEBIH EFEKTIF

 Koneksi WiFi yang Memadai:
Koneksi WiFi yang stabil dan cepat penting untuk mendukung penggunaan
teknologi selama rapat, seperti presentasi, akses ke data dan informasi
online.
 Akses Listrik yang Memadai:
Pastikan ruang rapat dilengkapi dengan sejumlah colokan listrik yang
memadai untuk semua peserta. Ini memungkinkan pengisian daya perangkat
elektronik seperti laptop, tablet, dan ponsel selama rapat.
 Terdapat Proyektor:
Proyektor membantu dalam menampilkan presentasi, grafik, dan materi
visual lainnya kepada peserta. Pastikan proyektor tersebut bekerja dengan
baik dan kompatibel dengan perangkat yang akan digunakan.
 Meja dan Kursi yang Nyaman:
Fasilitas kursi dan meja yang nyaman sangat penting agar peserta dapat
fokus pada rapat tanpa mengalami ketidaknyamanan. Penataan meja dan
kursi juga harus mendukung interaksi dan kolaborasi antar peserta.
 Tersedia Papan Tulis dan Spidol:
Papan tulis dan spidol memberikan platform untuk mencatat ide,
menggambar diagram, atau mengilustrasikan poin-poin penting. Pastikan
papan tulis bersih dan spidol tersedia dalam berbagai warna.
 Keamanan yang Terjamin:
Pastikan bahwa ruang rapat aman dan terjamin keamanannya. Ini mencakup
memastikan bahwa pintu dan jendela terkunci dengan baik, dan hanya orang
yang diundang yang memiliki akses ke ruangan tersebut.
 Sistem Audio dan Mikrofon:
Sistem audio yang baik dan mikrofon dapat mendukung komunikasi yang
jelas, terutama jika rapat melibatkan peserta dari lokasi yang berbeda atau
jika ada presentasi yang memerlukan penggunaan suara.
 Tata Cahaya yang Baik:
Pencahayaan ruang rapat sangat penting agar semua peserta dapat melihat
dengan jelas materi yang dipresentasikan. Pastikan ada pencahayaan yang
cukup, dan jika memungkinkan, pengaturan pencahayaan yang dapat
disesuaikan.
 Sistem Pendingin atau Pemanas:
Pastikan bahwa ruangan memiliki sistem pendingin atau pemanas yang
memadai. Kenyamanan peserta dapat berpengaruh pada fokus dan
partisipasi dalam rapat.
 Whiteboard Elektronik atau Layar Interaktif (opsional):
Fasilitas ini dapat meningkatkan interaktivitas dan memungkinkan peserta
untuk berkolaborasi secara lebih efektif. Whiteboard elektronik atau layar
interaktif dapat digunakan untuk membuat presentasi yang dinamis.
 Fasilitas Catering (opsional):
Jika rapat berlangsung dalam waktu yang cukup lama, menyediakan fasilitas
catering seperti kopi, teh, dan makanan ringan dapat meningkatkan
kenyamanan peserta.
 Padang, 15 November 2023
No : 001/KG/XI/2023
Perihal : Undangan Rapat Pertemuan
Lampiran : 1 (Satu) Berkas

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan diadakannya acara Peluncuran Produk Baru

yang akan dilaksanakan di Kantor Pusat, sekaligus dalam mempromosikan produk
baru tersebut, maka dengan ini, kami mengundang para manajer setiap bidang dan
panitia pelaksana untuk mengikuti rapat pertemuan guna membahas persiapan –
persiapa acara Peluncuran produk Baru ini.

Adapun rapat pertemuan tersebut akan diadakan pada:

Hari/Tanggal : Rabu, 15 November 2023

Tempat : Ruang Rapat Perusahaan
Waktu : 08.30 s.d. 15.00 WIB

Demikian sekiranya pemberitahuan dari kami. Atas perhatian serta

kehadiran Bapak dan Ibu pada acara tersebut, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Pimpinan Perusahaan