LAPORAN PENILAIAN RISIKO CEPAT

RAPID RISK ASSESMENT (RRA)

PEMILIHAN DAN PENGELOLAAN VENDOR DI PT BGR LOGISTIK INDONESIA

A. Judul Penilaian
Pemilihan Dan Pengelolaan Vendor Di PT Bgr Logistik Indonesia

B. Tanggal, waktu Penilaian

Senin, 13 November 2023

C. Tim Penilain Risiko Cepat

Unit Manajemen Mutu & Risiko
1. Kadiv manajemen Mutu & Risiko
2. Kadept Risiko

D. Latar Belakang
Vendor memiliki peran yang sangat penting dalam dunia bisnis, dan keberadaan mereka memiliki
dampak besar terhadap kesuksesan perusahaan. PT BGR Logistik Indonesia dalam proses
kegiatannya masih terus tergantung dan membutuhkan vendor dalam proses kegiatan bisnisnya, untuk
itu pemilihan dan pengelolaan kemitraan vendor dengan hati-hati perlu dilakukan guna terciptanya nilai
lebih bagi perusahaan sehingga terciptanya peningkatan daya saing, efisiensi dan termanagenya
risiko-risiko operasional yang tidak dapat di kelola oleh perusahaan, sehingga target-terget penting
dalam RKAP perusahaan dapat tercapai.

E. Penetapan Konteks
sasaran / tujuan : Terciptanya nilai lebih bagi perusahaan dalam menggunakan jasa vendor dalam
kegiatan operasional
Jenis Risiko : Risiko Pengadaan
Ruang Lingkup : Kegiatan pencarian vendor, Pemilihan Vendor, Kontrak vendor, Pemantauan
kinerja vendor, evaluasi kinerja vendor.

F. Pernyataan Risiko
1. Memungkinkan Perusahaan sulit memperoleh vendor yang dapat bekerjasama.
2. Memungkinkan Perusahaan memilih vendor yang tidak cakap/ kompatible untuk melakukan
pekerjaan
3. Memungkinkan kontrak kerjasama tidak jelas dan komprehensif baik dari sisi hak dan kewajiban
masing-masing dan ganti rugi apabila wanprestasi.
4. Memungkinkan tidak dilakukannya kontroling /monitoring atas pekerjaan vendor
5. Memungkinkan tidak dilakukannya evaluasi atas pekerjaan vendor
6. Memungkinkan perusahaan wanprestasi dalam proses pembayaran vendor sesuai kesepakatan
7. Memungkinkan

G. Analisa Penyebab dan Dampak

 No Risiko Penyebab Dampak
H.
1. Perusahaan sulit 1. Terbatasnya Literasi atas vendor yang 1. Pekerjaan tidak
memperoleh vendor ada. dapat terlaksana
2. Cashflow perusahaan yang 2. Harga vendor tidak
mengakibatkan sistem pembayaran kompetitif akibat
yang tidak tersepakati / pembayaran tidak adanya
vendor yang terlambat. pembanding harga
3. Vendor yang ada menjadi kompetitor
yang sama dalam kegiatan tender
4. Komunikasi / pendekatan yang kurang
baik dengan vendor yang ada

2. Perusahaan memilih 1. Pemilihan vendor tidak memperhatikan 1. Vendor tidak cakap

vendor yang tidak aspek operasional yang dibutuhkan dalam menjalankan
cakap/ kompatible dilapangan operasional
untuk melakukan 2. Tidak dilakukanya filter vendor (legalitas, 2. Kegagalan dalam
pekerjaan reputasi, keuangan dll) dengan baik dan kegiatan
semestinya operasional yang
3. Adanya suap yang dilakukan vendor berakibat klaim bagi
perusahaan.

3. kontrak kerjasama 1. Pekerjaan berjalan tanda ada kontrak 1. BGR berada pada
tidak jelas dan 2. Perjanjian kersajama tidak detal posisi yang lemah
komprehensif baik 3. Tidak masuknya klausul ganti kerugian dalam proses
dari sisi hak dan mengahadapi
kewajiban masing- tuntutan hukum
masing dan ganti
rugi apabila
wanprestasi
4 Perusahaan tidak 1. Kepercayaan dengan vendor yang ada 1. Vendor dapat
kontroling 2. sesukahati
/monitoring atas melakukan
pekerjaan vendor pekerjaan tanpa
memperhatikan
akibat bagi
perusahaan
5 Perusahaan tidak 1. Kurangnya pemahaman dan pentingnya 1. Keluhan pekerjaan
melakukan evaluasi evaluasi vendor atas pekerjaan yang
atas pekerjaan dilakukan vendor
vendor terulang kembali

Sistem pengendalian yang ada pada saat ini

1. DRM : bahwa sebelum dilakukan proses pengadaan barang dan jawa masa setiap vendor yang
akan melakukan kerjasama harus terdaftar ke dalam DRM. DRM ini berfungsi sebagai filter awal
atas legalitas, reputasi dll. Sebelum pekerjaan berjalan
2. KD Pengadaan Barang dan jasa : digunakan sebagaia pedoman baik cabang atau pusat dalam
proses pengadaan barang dan jasa.
3. SOP Pengadaan Barang dan Jasa : merupakan langkah -langkah teknik yang dilakukan dalam
proses pengadaan barang dan jasa

I. Analisa tingkat dampak dan kemunkinan

Dalam melakukan pengukuran tingkat dampak perlu dilakukan analisa lebih lanjut terhadap besaran
pekerjaan yang dimiliki perusahaan yang menggunakan vendor.
Bahwa atas beberapa kasus yang terjadi di perusahaan hal hal yang sering terjadi adalah
a. Pencarian vendor dilakukan oleh tim OPS baik cabang / Pusat
b. Proses pengadaan di beberapa cabang dilakukan langsung oleh tim OPS cabang sehingga unit
umum dan pengadaan tidak dilibatkan.
 c. Terdapat temuan beberapa pekerjaan berjalan tanpa adanya SPK dari perusahaan.

Berkaitan dengan hal tersebut untuk mengukur skala prioritas dampak perlu dilakukan analisa lebih
lanjut kembali

No Keterangan Kemungkinan (Probability) Dampak (impact)

1 Tinggi
2 Menengah tinggi
3 Menengah
4 Rendah Menengah
5 Rendah

J. Skala Prioritas
No Risiko Skala prioritas
1. Perusahaan sulit memperoleh vendor
2. Perusahaan memilih vendor yang tidak cakap/ kompatible untuk
melakukan pekerjaan
3. kontrak kerjasama tidak jelas dan komprehensif baik dari sisi hak dan
kewajiban masing-masing dan ganti rugi apabila wanprestasi
4 Perusahaan tidak kontroling /monitoring atas pekerjaan vendor
5 Perusahaan tidak melakukan evaluasi atas pekerjaan vendor

K. Usulan Rencana tindak lanjut / mitigasi :

1. Perlu dilakukan sosialisasi ulang atas proses pengadaan barang dan jasa di keseluruhan cabang
2. Melakukan evaluasi risiko vendor : Memastikan adanya sejarah vendor, Legalitas vendor,
Kepatuhan vendor. Gunakan risert pasar untuk mengetahui reputasi vendor
3. Memperbanyak literasi vendor yang ada : dengan bertambahnya vendor-vendor sejenis yang ada
dapat digunakan sebagai perbandingan harga dan kualitas sehingga vendor yang akan
bekerjasama merupakan vendor pilihan atas dasar seleksi yang ada.
4. Kontrak yang jelas dan komprehensif : perlu dilakukan review ulang atas SPK / kontrak kerjasama
yang ada.
5. Audit Periodik / Evaluasi kinerja secara periodik : audit / evaluasi vendor dilakukan untuk
memastikan kepatuhan atas kontrak kerjasama yang telah disepakati bersama (audit dapat
dilakukan setiap 6 bulan sekali dan 30 hari setelah pekerjaan selesai)
6. Diversifikasi Vendor : merupakan salah satu teknik pemilihan vendor agar tidak tergantung dengan
salah satu vendor. Hal ini dilakukan dengan cara membagi pekerjaan pada beberapa vendor yang
 sejenis. Hal ini untuk mencegah apabila salah satu vendor mengalami wanprestasi / mengalami
masalah
7. Menetapkan standarisasi kemanan operasional : memastikan dalam proses pelaksanaan
pekerjaan standarisasi keamanan dijaga oleh vendor hal ini untuk mencegah hal-hal yang dapat
menyebabkan kegagalan kegiatan operasional
8. Adanya klausul terkait ganti rugi : adanya klausul yang jelas dalam kontrak / SPK terhadap ganti
rugi apabila tidak memenuhi kewajiban.
9. Monitoring pekerjaan vendor secara terus menerus : hal ini dilakukan untuk dapat cepat
melakukan identifikasi masalah yang ada dan dapat dengan cepat melakukan tindakan sebelum
masalah menjadi lebih serius.
10. Memperketat proses pengawasan secara berjenjang.
Judul Risiko Bisnis Proses
Tujuan Bisnis Proses perusahaan bertujuan agar tersusunya langkah-langkah / kegiatan yang
terstruktur dalam mencapai tujuan perusahaan
Potensi
risiko yang No Risiko Penyebab Dampak
muncul 1 Risiko Operasional 1. Belum dilakukannya review atas Kegiatan Operasional
SOP yang ada tidak berjalan dengan
2. Belum adanya SOP atas baik
beberapa kegiatan operasional
(one time BP. Pengelolaan
Supir)
2 Risiko manajemen 1. Tidak tercopynya kebijakan- Produktifitas SDM tidak
Sumber daya kebijakan SDM yang ada tercapai
Manusia 2. Produktifitas SDM perusahaan
yang menurun
3. Keterbatasan Tallent Poll
perusahaan
4. Belum adanya KPI Perusahaan
3 Risiko Keuangan 1. Belum dilakukannya review dan
pembaharuan atas KD
Pengelolaan kas perusahaan
2. Belum dilakukannya review dan
pembaharuan atas KD
Penagihan
3. Belum adanya kebijakan/SOP
mengenai pengendalian Teco,
PMHD.
4.

Kontroling SOP : Pengendalian SOP dilakukan terpusat pada unit manajemen mutu & Risiko
kendali
yang telah
ada
Usulan 1. Setiap unit kerja melakukan evaluasi ulang atas SOP / KD yang ada di dalam perusahaan
Mitigasi 2. Melakukan sosialisasi kepada seluruh karyawan apabila ada SOP / KD terbaru.
Risiko 3. Adanya monitoring / kontroling secara berjenjang dalam proses pelaksanaan SOP yang
ada melalui beberapa tahap sebagai berikut :
a. Pengawasan dan pengendalian yang dilakukan atasan secara langsung / kepala
cabang
b. Pengawasan dan pengendalian dilakukan oleh KP melalui unit kinerja yang berada di
bawahnya
c. Pengawasan dan pengendalian melalui audit mutu internal yang dilakukan oleh
cabang masing-masing
d. Pengawasan dan pengendalian melalui audit mutu internal yang dilakukan oleh KP
melalui tim manajemen mutu & risiko
e. Audit yang dilakukan oleh SPI
4. Atas sistem monitoring / kontroling tersebut dilaporkan secara berjenjang dan termonitor
sampai ke direksi.
Judul Risiko Penyusunan HPP
Tujuan Penyusunan HPP yang optimal dapat meningkatkan profitabilitas perusahaan dan daya saing
dalam berkompetisi dengan kompetitor yang ada
Potensi
risiko yang No Risiko Penyebab Dampak
muncul 1. Perbedaan Belum adanya standarisasi tarif Harga yang fluktuatif
perhitungan HPP dalam penyusunan HPP
2 Kenaikan Harga HPP Fluktiasi harga BBM, tenaga kerja,
3

Kontroling Surat edarana profit margin

kendali
yang telah
ada
Usulan 1. Perlu disusunnya TIM penyusunan HPP yang melibatkan seluruh unit kerja.
Mitigasi 2. Disusunya standarisasi tarif angkutan dan warehouse
Risiko 3. Dilakukannya evaluasi secara berkala setiap 3 bulan sekali atas tarif yang terlah
distandarisasikan
4. Adanya program yang membantu dalam proses perhitungan tarif sehingga dapat dengan
cepat dalam memberikan penawaran harga.
5. Adanya pelatihan kepada seluruh tim operasional atas bagaimana cara penyusunan HPP
6. Adanya kebijakan atas hal hal sebagai berikut :
a. Biaya keamana dan koordinasi : sebaiknya perlu adanya eskalasi pertanggung jawaban
sehingga biaya kemanan dan koordinasi dapat terkendali.
b. Evaluasi kegiatan dilakukan setiap pekerjaan selesai atau ketika akan melakuakn teco
Judul Piutang usaha
Tujuan Munculnya piutang-piutang macet
Potensi
risiko yang No Risiko Penyebab Dampak
muncul 1. Piutang Macet Filter pelanggan yang kurang baik Munculnya piutang
Kontrak / dasar pekerjaan tidak macet
jelas / tidak ada
Itikad tidak baik dari customer
Kontroling kegiatan penagihan tidak
termonitor dengan baik

Kontroling Carolina
kendali Monitoring berkala oleh tim Penagihan kantor pusat
yang telah
ada
Usulan 1. Perketat dalam proses filter pelanggan yang akan melakukan kerjasama :
Mitigasi Evaluasi dapat dilakukan dengan pertimbangan kemampuan finansial, rekamjejak
Risiko pembayaran sebelumnya stabilitas bisnis pelanggan saat ini
2. Kontrak kerjasama yang jelas dan komprehensif serta mencantumkan konsekwensi yang
dapat timbul apabila tidak dilakukan pembayaran sesuai dengan waktu yang ditentukan
(denda keterlambatan bayar, penahanan barang, pemberhentian sementara pekerjaan)
3. Mengusahakan dan mengatur sistem pembayaran agar dilakukan dengan adanya DP
atau pembayaran di muka.
4. Segera melakukan pengesahan atas KD Pengendalian dan Pengelolaan Piutang
5. Melakukan rekonsiliasi, penerbitan surat peringatan, dan penerbitan surat somasi kepada
pelanggan.
6. Melakukan blacklist, hold / pemberhentian pekerjaan pada pelanggan-pelanggan yang
sulit dilakukan penagihan /
7. Melakukan pemantauan dan kelolaan tindakan-tindakan penagihan sebagaimana pada
KD Pengendalian dan Pengelolaan Piutang
8. Atas pekerjaan-pekerjaan dengan nilai tertentu perlu adanya asuransi piutang seperti
SCF, SKBDN
9. Melakukan pemantauan atas kondisi industri pelanggan, hal ini dapat mempengaruhi
pelanggan dalam proses pembayaran
10. Melakukan sosialisasi dan pelatihan kepada :
a) Tim pemasaran dan penjualan (filter pelanggan, Penyusunan kontrak)
b) Tim OPS dokumen-dokumen yang harus lengkap dalam proses penagihan
c) TIM Penagihan Teknis dan cara-cara ampuh dalam melakukan pendekatan penagihan
11. Bekerjasama dengan pihak ke 3 dalam proses pendanaan dan verifikasi pekerjaan.
Sehingga dalam proses penagihan perusahaan dapat terbantu dalam proses penagihan.
12. Unit marketing turut melakukan pemantauan atas proses perolehan pekerjaan sampai
dengan proses penagihan
13. Unit Operasional memastikan bahwa seluruh dokumen penagihan lengkap dan tepat
sehingga tidak ada bolak-balik revisi atas kekeliruan penagihan.
Judul EBITDA
Tujuan Tidak tercapaian target EBITDA
Potensi
risiko yang No Risiko Penyebab Dampak
muncul 1. Rasio Laba Operasi
tidak tercapai
2 Meningkatnya biaya
usaha

Kontroling Carolina
kendali Monitoring berkala oleh tim Penagihan kantor pusat
yang telah
ada
Usulan 14. Perketat dalam proses filter pelanggan yang akan melakukan kerjasama :
Mitigasi Evaluasi dapat dilakukan dengan pertimbangan kemampuan finansial, rekamjejak
Risiko pembayaran sebelumnya stabilitas bisnis pelanggan saat ini
15. Kontrak kerjasama yang jelas dan komprehensif serta mencantumkan konsekwensi yang
dapat timbul apabila tidak dilakukan pembayaran sesuai dengan waktu yang ditentukan
(denda keterlambatan bayar, penahanan barang, pemberhentian sementara pekerjaan)
16. Mengusahakan dan mengatur sistem pembayaran agar dilakukan dengan adanya DP
atau pembayaran di muka.
17. Segera melakukan pengesahan atas KD Pengendalian dan Pengelolaan Piutang
18. Melakukan rekonsiliasi, penerbitan surat peringatan, dan penerbitan surat somasi kepada
pelanggan.
19. Melakukan blacklist, hold / pemberhentian pekerjaan pada pelanggan-pelanggan yang
sulit dilakukan penagihan /
20. Melakukan pemantauan dan kelolaan tindakan-tindakan penagihan sebagaimana pada
KD Pengendalian dan Pengelolaan Piutang
21. Atas pekerjaan-pekerjaan dengan nilai tertentu perlu adanya asuransi piutang seperti
SCF, SKBDN
22. Melakukan pemantauan atas kondisi industri pelanggan, hal ini dapat mempengaruhi
pelanggan dalam proses pembayaran
23. Melakukan sosialisasi dan pelatihan kepada :
d) Tim pemasaran dan penjualan (filter pelanggan, Penyusunan kontrak)
e) Tim OPS dokumen-dokumen yang harus lengkap dalam proses penagihan
f) TIM Penagihan Teknis dan cara-cara ampuh dalam melakukan pendekatan penagihan
24. Bekerjasama dengan pihak ke 3 dalam proses pendanaan dan verifikasi pekerjaan.
Sehingga dalam proses penagihan perusahaan dapat terbantu dalam proses penagihan.
25. Unit marketing turut melakukan pemantauan atas proses perolehan pekerjaan sampai
dengan proses penagihan
26. Unit Operasional memastikan bahwa seluruh dokumen penagihan lengkap dan tepat
sehingga tidak ada bolak-balik revisi atas kekeliruan penagihan.
27.