HOW TO IMPROVE PURCHASING SYSTEM

By Lean Tools & Method

By: Rinto Erwiansa Putra
 VENDOR
DEVELOPMENT
 Vendor Development

Lean Manufacturing
dan konsep biaya
per unit menuntut
para manajer untuk Perusahaan telah
terus berupaya menyadari bahwa
Model bisnis yang
Kemajuan teknologi menekan biaya untuk menciptakan
kompleks pada skala
dan kapabilitas R&D pengadaan serta model bisnis global,
global di mana
mengarah pada biaya logistik mereka perlu
perusahaan
siklus hidup produk pengadaan. membangun
mendirikan fasilitas
yang lebih pendek. Perusahaan kemitraan pemasok
manufaktur atau
Versi baru dan pemasok sekarang melalui kolaborasi,
perakitan yang lebih
inovasi produk memegang dengan berinvestasi
dekat dengan pasar
berarti produk persediaan lebih dalam
dan lokasi untuk
menjadi lebih cepat dekat dengan mengembangkan
mengurangi biaya
usang. pembeli dan kapabilitas pemasok,
konversi.
menunda dan dengan menilai
pengambilan hubungan tersebut.
kepemilikan
persediaan sampai
ke titik konsumsi.
Delapan Dimensi
Kerangka Kerja
Sumber Global:
• Biaya
• Kualitas
• Tanggung jawab sosial
perusahaan
• Risiko
• Peluang
• Politik
• Konteks Lokal
• Mengaktifkan Infrastruktur
Company Demands
 9 step model for vendor development process

Meng- Meng- Menentu-

Pertemu- Kesepa-
Meng- identifikasi identifikasi kan Meman-
Pemben- an dengan katan Menindak-
identifikasi vendor peluang kelayakan tau
tukan tim Top Mana- bersama lanjuti dan
komoditas untuk untuk dan kemajuan
internal jemen pada modifikasi
penting komoditas pengem- kelangsun proyek
Vendor proyek
penting bangan gan hidup
Langkah # 1. Identifikasi komoditas penting untuk pengembangan:

analisis portofolio yang menyatakan

Jadi komite eksekutif tingkat perusahaan
bahwa tidak semua organisasi harus
harus mengembangkan penilaian tentang
melakukan pengembangan vendor yang
kepentingan relatif dari semua barang dan
sudah menggunakan fasilitas sourcing dari
jasa yang dibeli oleh perusahaan untuk
vendor kelas atas atau rasio outsourcing
mengidentifikasi di mana harus
sangat kecil terhadap total biaya atau total
memfokuskan upaya pengembangan. Ini
penjualan sehingga investasi pada vendor
disebut analisis kritis komoditas yang
tidak strategis maupun strategis. dapat
terkait dengan pengembangan vendor.
dibenarkan secara finansial.
Langkah # 2. Identifikasi vendor untuk pengembangan komoditas kritis:

PARETO ANALYSIS
Identifikasi kelompok
supplier

Evaluasi kinerja supplier;

kualitas, delivery, late
delivery, total cost,
service, K3, Iklim dan
lingkungan etc.
Langkah # 3.
Pembentukan tim
internal:

Sebelum ke vendor /
supplier dan meminta
perbaikan, penting untuk
mengembangkan tim
lintas fungsi internal
untuk inisiatif tersebut.
Anggota tim berasal dari
berbagai departemen
seperti desain, teknik, QA
dll.
Langkah # 4. Pertemuan dengan manajemen puncak vendor/supplier

Setelah mengidentifikasi vendor yang cocok

untuk pengembangan dan membentuk tim, tim
harus mendekati manajemen puncak vendor dan
menetapkan keputusan area utama terkait
dengan penyelarasan strategis, pengukuran, dan
profesionalisme.

Penyelarasan strategis tidak hanya berarti bisnis

internal dan penyelarasan teknologi, tetapi juga
harus fokus pada kebutuhan pelanggan.
Pengukuran vendor mencakup fokus biaya total,
kredibilitas dan fungsi teknis. Profesionalisme
melibatkan pengaturan hubungan yang positif,
komunikasi yang lebih cepat, pengembangan
kepercayaan, memberikan keahlian kapan pun
diperlukan.
Pada pertemuan dengan
manajemen puncak, eksekutif Langkah # 5.
vendor harus mengidentifikasi area Mengidentifikasi
untuk perbaikan. Area seperti itu peluang untuk
dibentuk atas dasar kebutuhan pengembangan:
ekspektasi pelanggan.
Setelah mengidentifikasi bidang utama untuk peluang Langkah # 6.
pengembangan harus dievaluasi dalam hal kelayakan
dan kelayakan dan harus mencakup sumber daya dan
Tentukan kelayakan
persyaratan waktu untuk melaksanakan proyek dan dan kelangsungan
hasil potensial dari investasi ini. hidup:
 Langkah # 7.
Kesepakatan Proyek bersama

Setelah proyek peningkatan potensial dipilih, baik pembeli dan vendor harus mencapai kesepakatan
terkait dengan langkah-langkah spesifik yang akan menunjukkan keberhasilan. Langkah-langkah ini
dapat mencakup persentase peningkatan kualitas, persentase penghematan biaya bersama, persentase
pengiriman atau peningkatan waktu siklus, ketersediaan teknologi dan tahap implementasi sistem.
Setelah kesepakatan tercapai, diharapkan proyek tersebut dapat dijalankan sesuai jadwal.
 Langkah # 8.
Memantau kemajuan
Setelah proyek proyek:
pengembangan vendor
dimulai, kemajuan harus
dipantau dan dilacak dari
waktu ke waktu. Hal ini
dapat dicapai dengan
menciptakan cara, proses
dan standar pemantauan
yang berbeda untuk tujuan,
memperbarui kemajuan
dan pada gilirannya
membuat tujuan baru atau
yang direvisi berdasarkan
kemajuan sampai saat ini.
Dengan melanjutkan langkah (#8) kita memerlukan tindak
lanjut yang berkelanjutan dan karenanya mungkin
memerlukan modifikasi dalam rencana awal, sumber daya
tambahan, informasi atau prioritas tergantung pada situasi
terkini.

Langkah # 9. Tindak lanjut dan modifikasi:

GLOBAL SOURCING
 Adalah praktek sumber dari pasar
global untuk barang dan jasa di
seluruh batas geopolitik. Dengan
tujuan untuk memanfaatkan efisiensi
global dalam pengiriman produk atau
layanan. Efisiensi ini mencakup
tenaga kerja terampil berbiaya
rendah, bahan baku berbiaya rendah
dan faktor ekonomi lain seperti
keringanan pajak dan tarif
perdagangan rendah.

GLOBAL SOURCING
Alasan melakukan Global Sourcing

1. Lower price dari foreign resources

2. Ketersediaan produk asing yang tidak
tersedia di local
3. Operasi firma yang mendunia
4. Ketersedian teknologi maju dari sumber
asing
5. Ketersediaan produk berkualitas lebih
tinggi dari sumber asing
 Global Sourcing

Integrated Horizontal & Vertical

Cara Pengelolaan Global Sourcing
Anak
Overseas Independent
perusahaan Overseas joint In-bond plant
independent overseas
yang dimiliki venture contractor
contractor manufaktur
sepenuhnya

Joint
Pengiriman Pengerjaan
venture
Melalui anak permintaan Pengerjaan
perusahaan komponen ke
perusahaan sebuah ke permintaan
di luar
di luar kontraktor ke
negeri contractor di
negari luar negeri oleh pihak manufaktur
dengan low
dengan low yang tidak oleh pihak
cost dan untuk dirakit
cost. mempunyai buyer
ketersediaan
pabrik
materi
 Added cost seperti
Permasalahan • Internasional freight, insurance dan packing
• Import duties
dalam global • Customhouse Broker's fees
• Transit or pipeline inventory
sourcing • Biaya LC
• Internasional travel dan communication cost
• Company import specialist
• Reworking product
Permasalahan dalam global sourcing
Penggunaan elektronik Teknologi produksi • Biaya rendah dengan Penggunaan kebijakan
sourcing akan Jepang yang maju penggunaan just in Lean Management yang
menyebabkan kerawanan memberi manfaat time (JIT) yang juga mempertimbangkan
potensial security via menjaga kualitas dan siklus kualitas yang
internet. pengurangan waktu menilai efektitas
proses produksi. kegiatan produksi.
• Bersifat fleksibel yang
dapat beradaptasi
dengan pasar.
• Penggunaan
manajemen ala Jepang
(Kaizen)

Dampak Sistem Peningkatan

Low Cost
lain manufaktur kualitas
Kendala penggunaan JIT (Just In Time) Perbandingan
• JIT berdasarkan balance sistem, jika
produktifitas dan
suatu operasi berhenti maka semua kompetitif
akan kegiatan produksi terhenti.
• JIT tidak memperbolehkan kontigensi, • Perlunya perubahan struktural oleh
setiap bagian dari produk harus defect pemerintah untuk menciptakan full
free dan perlu dilakukan preventif employment yang mendukung
maintenance. •
produktifitas.
• JIT membutuhkan sincrinize • Eropa telah tertinggal dalam
manufakture untuk mengatasi persaingan dengan Jepang karena
unbalance opration dan bottleneck. kurang melaukan pendekatan pasar
guna mengetahui selera konsumen.

Kendala
penggunaan JIT
Usaha Internasional untuk
Meningkatkan Kualitas dan
Pengurangan Biaya Usaha

Alasan melakukan hal ini karena memiliki dampak luas

dalam hal:

• Organisasi dan staf, hal ini akan menyebabkan sedikit

staf dan biaya
• Logistik dan supply yang menuntut agar logistik lebih
bersifat inter changeable.
• Kontrol kualitas produksi dan maintenance.
• Perencanaan dan desain yang melibatkan berbagai
macam pihak seperti vendor, teknisi, trainer, pekerja.
Bentuk-bentuk
usaha internal:
• Penggunaan LEAN
• Penggunaan sistem
standarisasi manufaktur
global
• Reorganisasi
• Rasionalisasi manufaktur
 1. Kekuatan lingkungan
Faktor • Kekuatan ekonomi dapat menekan kegiatan produksi untuk
melakukan standarisasi produksi berdasarkan intensif kapital
berpengaruh atau tenaga kerja yang dapat dilakukan melalui backward
dalam global vertical integration.
• Kekuatan budaya yang akan mempengaruhi cara kerja.
sourcing • Kekuatan politik yang berpengaruh terhadap peraturan yang
berlaku.
Faktor berpengaruh
dalam global sourcing
2. Solusi desain
Dapat menggunakan hibrid design dan
intermediate teknologi.

3. Teknologi yang tepat

Alternatif lain selain menggunakan
intermediate teknologi.

4. Desain Sistem Manufaktur

• Plant location
• Plant layout
• Material handling
• Human element
 Permasalahan
dalam Sistem
Operasi
• Pengenalan kegiatan manufaktur bagi pegawai dapat
menguasai pekerjaan dengan baik.
• Hambatan Pencapaian standar Manufaktur, seperti
low output, poor coordination, absenteisme.
• Inferior product quality
• Excessive manufacturing house
• Karyawan yang tidak melakukan sportive activity
• Purchasing yang berlebihan atau terlambat yang
mengganggu ketersediaan bahan dan logistik dalam
produksi. Adapun terjadi juga kolaborasi tender
pembelian yang dianggap merugikan perusahaan.
• Maintenance yang buruk dapat mengakibatkan
kerusakan mesin dan mengganggu produktivitas,
seperti shutdown.
• Technical function setiap departemen harus berjalan
dengan baik untuk memelihara mesin. Bagi subsidiary
diluar negara induk terpaksa mendatangkan teknisi
dengan biaya mahal.
 Vendor
Selection

Request for
Category
Quotation
assessment
Management

Global
Supplier
Sourcing
Factory Visit
Relationship
& QC
Management

Negotiation
Supply
&
Process
Contracting
 GREEN
PURCHASING
Prinsip Dasar Pembelian Ramah
Lingkungan
1. Pertimbangkan apakah suatu produk
dibutuhkan sebelum membelinya atau tidak.
2. Membeli produk dengan
mempertimbangkan berbagai dampak siklus
lingkungan - dari ekstraksi bahan mentah
hingga pembuangan.
3. Pilih pemasok yang melakukan upaya sadar
untuk peduli lingkungan.
4. Kumpulkan informasi lingkungan tentang
produk dan pemasok.
5. Support Greening Supply Chain kita
Life Cycle
Barang -
Dampak
Lingkungan
dan Sosial
Kriteria Inti Umum
Sustainability Criteria – Paper for
General Office Use
Life Cycle Costing
Life Cycle Costing for Personal
Computers and Laptops
Life Cycle Costing for Paper