Menghitung Kebutuhan Tenaga Kerja Untuk Teknisi Maitenance Gedung :

Komponen kunci dari perencanaan SDM adalah penentuan tipe SDM yang
diperlukan. Perencanaan SDM bertujuan untuk mencocokkan SDM dengan
kebutuhan organisasi yang dinyatakan dalam bentuk aktifitas. Merencanakan
kebutuhan SDM berhubungan dengan hal-hal sebagai berikut [1] :

a. mendapatkan dan mempertahankan jumlah dan mutu karyawan

b. mengidentifikasi tuntutan keterampilan dan cara memenuhinya
c. menghadapi kelebihan atau kekurangan karyawan
d. mengembangkan tatanan kerja yang fleksibel
e. meningkatkan pemanfaatan karyawan

Ada beberapa metode yang dapat digunakan untuk menghitung kebutuhan SDM,
salah satu di antaranya adalah dengan menggunakan analisis beban kerja. Yang
dimaksud dengan beban kerja adalah frekuensi rata-rata masing-masing jenis
pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Beban kerja juga dapat berarti berat
ringannya suatu pekerjaan yang dirasakan oleh karyawan yang dipengaruhi oleh
pembagian kerja (job distribution), ukuran kemampuan kerja (standard rate of
performance) dan waktu yang tersedia. [2]

Metode beban kerja adalah tehnik yang paling akurat dalam peramalan kebutuhan
tenaga kerja untuk jangka pendek (short-term). Peramalan jangka pendek ini untuk
waktu satu tahun dan selama-lamanya dua tahun. Tehnik analisis ini memerlukan
penggunaan rasio atau pedoman penyusunan staf standar dalam upaya
mengidentifikasi kebutuhan personalia. [3,4]

Salah satu cara untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja
diformulasikan oleh Peter J. Shipp (1998) dan dianjurkan oleh WHO. Panduan
penghitungan kebutuhan tenaga kerja ini telah disesuaikan dengan kondisi di
Indonesia. Metode beban kerja ini mudah dioperasikan, mudah digunakan, secara
teknis dapat diterima, komprehensif, realistis dan dapat diterima oleh manajer teknik
maupun manajer non-teknik

“ Metode beban kerja ini didasarkan pada pekerjaan nyata yang dilakukan oleh
masing-masing tenaga kerja. Adapun langkah-langkah penyusunan kebutuhan
tenaga kerja berdasarkan metode ini adalah : 1) menetapkan unit kerja beserta
kategori tenaganya, 2) menetapkan waktu kerja yang tersedia selama satu tahun, 3)
menyusun standar beban kerja, 4) menyusun standar kelonggaran dan 5)
menghitung kebutuhan tenaga per unit kerja. Untuk menghitung beban kerja ini
diperlukan hal-hal seperti : standar pelayanan, prosedur kerja tetap serta uraian
kerja (job description) bagi setiap tenaga kerja”

Ada lima langkah dalam menghitung kebutuhan tenaga teknisi berdasarkan beban
kerja, yaitu :

LANGKAH PERTAMA : menetapkan unit kerja dan kategori tenaga. Kita ambil
contoh unit kerja yang digunakan adalah unit kerja teknisi
LANGKAH KEDUA : menetapkan waktu kerja yang tersedia bagi tenaga teknisi
selama satu tahun. Data yang dibutuhkan untuk menetapkan waktu kerja yang
tersedia adalah :
Hari kerja ( A ). Suatu contoh, di suatu untuk tenaga teknisi listrik, pelayanan
dilaksanakan selama 24 jam yang dibagi dalam 3 shift sehingga dalam seminggu
terdapat 7 hari kerja.
Cuti tahunan ( B ). Jumlah cuti tahunan adalah 12 hari dalam satu tahun.
Pendidikan dan pelatihan ( C ). Sesuai dengan ketentuan yang berlaku di gedung
dan memiliki hak untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan selama 5 hari kerja per
tahun.
Hari libur nasional ( D ). Dalam waktu satu tahun terdapat 15 hari libur nasional.
Ketidakhadiran kerja ( E ). Dengan adanya sistem shift, sesudah bertugas pada sore
dan malam hari seorang teknisi mendapatkan ekstra libur selama 1 hari. Di Instalasi
listrik rata-rata ketidakhadiran kerja dalam satu bulan selama 7 hari
Waktu kerja ( F ) Pada umumnya waktu kerja selama sehari adalah 8 jam.
Berdasarkan data-data tersebut selanjutnya dilakukan penghitungan untuk
menetapkan waktu tersedia dengan rumus sebagai berikut :

Waktu kerja tersedia = A - (B+C+D+E) x F

Tabel berikut menunjukkan jumlah waktu kerja yang tersedia dalam setahun.

Kode Kode Kode Kode

A Hari Kerja 365 Hari per tahun

B Cuti Tahunan 12 Hari per tahun

Pendidikan
C 5 Hari per tahun
dan Latihan
Hari Libur
D 15 Hari per tahun
Nasional
Ketidakhadira
E 84 Hari per tahun
n Kerja
F Waktu Kerja 8 Jam per hari

Kode Faktor Waktu Kerja Keterangan

A Hari Kerja 365 Hari per tahun

B Cuti Tahunan 12 Hari per tahun
C Pendidikan dan Latihan 5 Hari per tahun
D Hari Libur Nasional 15 Hari per tahun
E Ketidakhadiran Kerja 84 Hari per tahun
F Waktu Kerja 8 Jam per hari

Waktu Kerja 249 Hari per tahun

Jam Kerja 1992 Jam per tahun

Waktu Kerja 119520 Menit per tahun

Adapun uraian penghitungannya adalah sebagai berikut :

Waktu kerja tersedia = 365 – ( 12 + 5 + 15 + 84 )
= 249 hari/tahun
= 1992 jam/tahun
= 119520 menit/tahun

LANGKAH KETIGA : menyusun standar beban kerja. Standar beban kerja adalah
volume atau kuantitas beban kerja selama 1 tahun untuk setiap kategori tenaga
(dalam hal ini adalah teknisi listrik). Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok
disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan (rata-
rata waktu) dan waktu yang tersedia per tahun. Data dan informasi yang dibutuhkan
untuk menyusun standar beban kerja untuk kategori tenaga adalah sebagai berikut :
kategori tenaga pada unit kerja yang telah ditetapkan pada langkah pertama di atas,
standar profesi, standar pelayanan dan standar prosedur operasional tetap yang
berlaku,
rata-rata waktu yang dibutuhkan oleh kategori tenaga (teknisi listrik) untuk
menyelesaikan kegiatan pelayanan, dan
data dan informasi kegiatan pelayanan di masing-masing unit pelayanan teknis .

Beban kerja teknisi meliputi :

kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh Analis Kerja, misalnya : request order,
preparasi unit, memeriksa unit, mencatat hasil pemeriksaan, pemakaian alat,
memeriksa dan kontrol, membuat laporan, dll.
rata-rata waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap kegiatan pokok,
misalnya rata rata waktu untuk memeriksa kerusakan unit adalah 10 menit, rerata
waktu untuk membuat laporan A adalah 15 menit, dsb.
standar beban kerja Teknisi tiap satu tahun dihitung dengan rumus perhitungan
sebagai berikut :
Standar beban kerja = waktu tersedia per tahun : rerata waktu per kegiatan pokok

LANGKAH KEEMPAT : menyusun standar kelonggaran yang bertujuan untuk

mengetahui faktor kelonggaran kategori tenaga yang meliputi jenis kegiatan dan
kebutuhan waktu untuk menyelesaikan suatau kegiatan yang tidak terkait langsung
atau tidak dipengaruhi oleh tinggi rendahnya kuantitas atau jumlah kegiatan pokok /
pelayanan.

Penyusunan faktor kelonggaran dapat dilaksanakan melalui pengamatan dan

wawancara kepada tenaga teknisi mengenai :
kegiatan-kegiatan yang tidak terkait langsung dengan pelayanan, misalnya rapat,
istirahat, sholat, makan;
frekuensi kegiatan dalam satu hari, minggu, bulan; waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan kegiatan.
Adapun rumus untuk menghitung faktor kelonggaran adalah sebagai berikut :
Standar kelonggaran = rerata waktu faktor kelonggaran : waktu kerja tersedia per
tahun

Tabel berikut adalah standar kelonggaran Teknisi :

 Faktor Rata-rata
Standar Kelonggaran
Kelonggaran Waktu

Rapat 2 jam per bulan 0.012

Istirahat, sholat, 30 menit per

0.092
makan hari

Jumlah 0.104

Faktor Kelonggaran Rata-rata Waktu Standar Kelonggaran

Rapat 2 jam per bulan 0.012
Istirahat, sholat, makan 30 menit per hari 0.092
Jumlah
0.104

LANGKAH KELIMA : menghitung kebutuhan tenaga per unit kerja yang bertujuan
untuk memperoleh jumlah dan kategori tenaga Teknisi per unit kerja sesuai dengan
beban kerja selama 1 tahun. Sumber data yang diperlukan untuk penghitungan
kebutuhan tenaga ini terdiri dari:
data yang diperoleh dari langkah-langkah sebelumnya, yaitu waktu kerja tersedia,
standar beban kerja dan standar kelonggaran;
kuantitas kegiatan pokok selama kurun waktu satu tahun, dan mengambil data
kuantitas kegiatan pokok selama satu tahun.
Data kegiatan pada pelayanan di tiap unit teknis yang telah diperoleh, Standar
Beban Kerja , dan Standar Kelonggaran merupakan sumber data untuk menghitung
kebutuhan tenaga Teknisi dengan menggunakan rumus sebagai berikut :

Kebutuhan tenaga = (Jumlah kegiatan pokok : standar beban kerja) + Standar

Kelonggaran

Selanjutnya kebutuhan tenaga untuk tiap kegiatan pokok dijumlahkan terlebih dulu
sebelum ditambahkan dengan Standar Kelonggaran.

===========================================================
Daftar Pustaka :
Amstrong, Michael, 2003, Manajemen Sumber Daya Manusia Strategik : Mengelola Karyawan, Buku Wajib Bagi Manajer Lini,
PT. Bhuana Ilmu Populer, Jakarta.
Moehijat, 1979, Perencanaan Tenaga Kerja, Penerbit Alumni, Bandung.
Sunarto dan Sahedy Noor, 2001, Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM), Bagian Penerbitan FE-UST, Yogyakarta.
Simamora, Henry, 1994, Manajemen Sumber Daya Manusia, Bagian Penerbitan STIE YKPN, Yogyakarta.
Kurniati, Rhina Widhi, 2003, Menghitung Kebutuhan Tenaga Analis Laboratorium di Sub Unit Penyakit Infeksi
Instalasi Patologi Klinik RS Dr. Sardjito : Laporan Manajemen, Program Pendidikan Dokter Spesialis-I Fakultas Kedokteran
Universitas Gadjah Mada, Yogyakarta.
** Pengalama selama 10 tahun , peneitian , hasil survey dan analsa PT. Laksanatama Tiara Fajarindo
(PT.LTF)
================================================================================-==========

A. Menghitung jumlah kebutuhan Teknisi AC :

1. Mengambil data/melakukan penelitian mengenai jumlah beban kerja perhari.

2. Melakukan pengambilan data/atau penelitian mengenai pekerjaan-pekerjaan

apa saja yang dilakukan tiap bagian/ job keja.

3. Melakukan pengambilan data/penelitian untuk menghitung waktu yang

dibutuhkan dalam menyelesaikan satu rangkain pekerjaan dalam satu bagian

4. Melakukan perhitungan dengan rumus.

5. Faktor-yang mempengaruhi Kebutuhan Staff

6. Jumlah hari dalam 1 tahun (a)=365 hari

7. Jumlah hari kerja dalam 1 tahun(b)=303 hari(diperoleh dari jumlah hari dalam
satu tahun dikirangi jumlah hari minggu dalam satu tahun dan hari libur
nasional)

8. Jumlah jam kerja per hari=7 jam

9. Jumlah hari kerja efektif=279 hari

10. Jumlah hari kerja dikurangi cuti/ijin

11. Jumlah Jam kerja efektif (e)=5,3 Jam (dari jml jam kerja efektif kali kerja per
hari dibagi 365 hari)

Selanjutnya rumus yang digunakan dalam menghitung jumlah tenaga

kerja :
(axh) / (bxe)

DATA UNIT AC sbb :

IN OUT
NO NO UNIT
DOOR DOOR

Lantai Semi Basement

Lobby Taman
1 0.1
Utama Depan
2 ME 0.2 Control P1
 Room
3 0.3 Kantin P1
Taman
4 0.4 Kantin
Depan
Taman
5 0.5 Kantin
Depan
6 0.6 Kantin P1
7 0.7 Kantin P1
9 D/2 BSM P5
10 D/3 BSM P5
11 D/4 BSM P5

h adalah waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan tugas

h diperoleh dari hasil kali antara waktu yg dibutuhkan dalam menyelesaikan tugas
untuk satu job request order dikali dengan jumlah beban kerja.

Menghitung Kebutuhan kerja watu sbb :

Menghidupkan Unit butuh waktu rata2
Menangan Keluhan /Request Order
Control unit rata2
Report
Mematikan Unit rata2
Penyerahan ke teknisi berikutnya (Shift)

SEHINGGA TOTAL SATU RANGKAIAN PEKERJAAN ADALAH

Selanjutnya hasil total diatas dikali beban kerja, dimana data diatas adalah .
Sehingga hasil yang diperoleh adalah sebesar

Sehingga jumlah tenaga kerja Teknisi AC adalah :

(a x h)/ (bxe) = (365 x25/303x5,3)= 5,6 dibulatkan menjadi = 5 orang

B. Menghitung jumlah kebutuhan Teknisi M/E :

1. Mengambil data/melakukan penelitian mengenai jumlah beban kerja perhari.

2. Melakukan pengambilan data/atau penelitian mengenai pekerjaan-pekerjaan

apa saja yang dilakukan tiap bagian/ job keja.

3. Melakukan pengambilan data/penelitian untuk menghitung waktu yang

dibutuhkan dalam menyelesaikan satu rangkain pekerjaan
dalam satu bagian
 4. Melakukan perhitungan dengan rumus.

5. Faktor-yang mempengaruhi Kebutuhan Teknisi

6. Jumlah hari dalam 1 tahun (a)=365 hari

7. Jumlah hari kerja dalam 1 tahun(b)=303 hari(diperoleh dari jumlah hari dalam
satu tahun dikirangi jumlah hari minggu dalam satu tahun dan hari libur
nasional)

8. Jumlah jam kerja per hari=7 jam

9. Jumlah hari kerja efektif=279 hari

10. Jumlah hari kerja dikurangi cuti/ijin

11. Jumlah Jam kerja efektif (e)=5,3 Jam (dari jml jam kerja efektif kali kerja per
hari dibagi 365 hari)

Selanjutnya rumus yang digunakan dalam menghitung jumlah tenaga kerja :

(axh) / (bxe)

h adalah waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan tugas

h diperoleh dari hasil kali antara waktu yg dibutuhkan dalam menyelesaikan tugas
untuk satu job request order dikali dengan jumlah beban kerja.

1. Menghitung Kebutuhan kerja waktu Teknisi Panel sbb:

Control Unit pagi (shft ke 1) rata2 = .....

Report = ......
Control sore unit ( Shift ke 1 ) rata2 = .......
Penyerahan ke teknisi berikutnya (Shift) = .......

· DATA UNIT PANEL sbb :

JUMLA
PANEL H
PANEL LVMDP
PANEL PENERANGAN
PANEL GENSET
PANEL AC
 PANEL POMPA/HYDRANT
PANEL TELEPHONE/PABX
PANEL TATA SUARA
PANEL FIRE ALARM
PANEL CCTV
PANEL PERALATAN IT
/DATA
PANEL LIFT PASENGGER

TOTAL PANEL .........

SEHINGGA TOTAL SATU RANGKAIAN PEKERJAAN ADALAH = ........

Selanjutnya hasil total diatas dikali beban kerja, dimana data diatas adalah ........
Sehingga hasil yang diperoleh adalah sebesar : ........... x ........ = ......... = .........Jam.

Sehingga jumlah tenaga Kerja Teknisi Listrik Panel adalah :

(a x h)/ (bxe) = (365 x 8/303x5,3)= 1,8 dibulatkan menjadi = 1 orang

2. Menghitung Kebutuhan kerja waktu Teknisi Instalasi dan Penerangan

sbb :

DATA UNIT PENERANGAN sbb :

JUMLA
PENERANGAN H
PENERANGAN
SEMBASEMENT
PENERANGAN ANT DASAR
PENERANGAN LT 1
PENERANGAN LT 2
PENERANGAN LT 3
PENERANGAN LT 4
PENERANGAN LT 5
PENERANGAN LT 6
PENERANGAN LT 7
PENERANGAN LT 8
(EXECUTIVE)
PENERANGAN LT 9
(PENHOUSE)
 PENERANGAN LT ATAP
PENERANGAN LT PARKIR
P5-P6
PENERANGAN LT PARKIR
P9-P10
PENERANGAN LT PARKIR
P3-P4
PENERANGAN LT PARKIR
P7-P8
PENERANGAN LUAR

TOTAL PENERANGAN ..........

Menghidupkan Unit (Group saklar)) butuh waktu rata2 = .......

Menangan Keluhan /Request Order =.........
Control unit rata2 = ........
Report = .......
Mematikan Unit rata2 (group saklar) = ........
Penyerahan ke teknisi berikutnya (Shift) = .......
SEHINGGA TOTAL SATU RANGKAIAN PEKERJAAN ADALAH = ........
Selanjutnya hasil total diatas dikali beban kerja, dimana data diatas adalah
........Sehingga hasil yang diperoleh adalah sebesar :......... x .................... * ada
Group) = ................menit = ...........Jam

Sehingga jumlah Tenaga Teknisi Listrik Instalasi & Penerangan : (a x h)/ (bxe)
= (365 x 14/303x5,3)= 3,1 dibulatkan menjadi = 3 orang

3. Menghitung Kebutuhan kerja waktu Teknisi Mekanik ( Genset dan Lift )

sbb :

DATA UNIT sbb :

JUMLA
UNIT H
LIFT PASENGER .....
GENSET ......

TOTAL PENERANGAN ......

Menghidupkan Unit butuh waktu rata2 = ............

Menangan Keluhan /Request Order =.............
Control unit rata2 =............
Report = .............
Mematikan Unit rata2 =.............
Penyerahan ke teknisi berikutnya (Shift) = ............
SEHINGGA TOTAL SATU RANGKAIAN PEKERJAAN ADALAH =..........
Selanjutnya hasil total diatas dikali beban kerja, dimana data diatas
adalah ..............Sehingga hasil yang diperoleh adalah sebesar :..................
x ..............=................. menit = ..............Jam

Sehingga jumlah tenaga kerja Teknisi Mekanik Listrik adalah :

(a x h)/ (bxe) = (365 x4,5/303x5,3)= 1,022
Dibulatkan menjadi = 1 orang

4. Menghitung Kebutuhan kerja waktu Teknisi Instalasi dan Plumbingsbb :

DATA UNIT sbb :

JUMLA
UNIT PLUMBING H
SEMBASEMENT
LANTAI DASAR
LT 1
LT 2
LT 3
LT 4
LT 5
LT 6
LT 7
LT 8 (EXECUTIVE)
LT 9 (PENHOUSE)
LT ATAP
LT PARKIR P5-P6
LT PARKIR P9-P10