Menggunakan Workload Indicator Staff Need (WISN)

Salah satu metode yang dapat digunakan untuk menentukan jumlah kebutuhan
tenaga di unit penunjang medis dan unit Non-Klinis yaitu metode WISN. Metode
perhitungan SDM berdasarkan WISN adalah metode perhitungan SDM kesehatan
berdasarkan beban kerja nyata yang dilaksanakan oleh setiap unit kerja di fasilitas
kesehatan.

Untuk melakukan perhitungan SDM menggunakan metode WISN terdiri dari

beberapa langkah, yaitu:
1) Penentuan Waktu Kerja
Menentukan waktu kerja karyawan, 5 (lima) hari kerja, 6 (enam) hari kerja
ataukah shift. Untuk menenukan waktu kerja enam hari kerja maupun 5 hari kerja,
dilakukan dengan cara menghitung hari kerja efektif per tahun, kemudian
dikurangi dengan jumlah cuti tahunan, pendidikan/pelatihan, hari libur nasional,
rata-rata ketidakhadiran dan faktor lain yang dapat mengurangi waktu kerja.
Satuan untuk waktu kerja adalah menit/tahun.
a) Penentuan Waktu Kerja 5 (lima) hari kerja
Contoh:
Kode FAKTOR KETARANGAN
A Hari kerja (365 - hari sabtu & minggu) 261 hari/tahun
*Jumlah hari minggu sabtu & 104 hari
B Cuti Tahunan 12 hari/tahun
C Pendidikan/Pelatihan 5 hari/tahun
D Hari Libur Nasional 15 hari/tahun
E Ketidak hadiran rata-rata 2 hari/tahun
F Waktu Kerja 9 jam/hari
Hari kerja tersedia (A-(B+C+D+E) 220 hari/tahun
Waktu kerja tersedia 1980 jam/Thn
(Hari kerja tersedia x F) 118.800 mnt/Thn

b) Penentuan Waktu Kerja 6 (enam) hari kerja

Contoh:
Kode FAKTOR KETARANGAN
 A Hari kerja (365-hari minggu) 313 hari/tahun
*Jumlah hari minggu 52 hari
B Cuti Tahunan 12 hari/tahun
C Pendidikan/Pelatihan 5 hari/tahun
D Hari Libur Nasional 15 hari/tahun
E Ketidak hadiran rata-rata 2 hari/tahun
F Waktu Kerja 7 jam/hari
Hari kerja tersedia (A-(B+C+D+E) 279 hari/tahun
Waktu kerja tersedia 1953 jam/Thn
(Hari kerja tersedia X F) 117.180 mnt/Thn

c) Penentuan Waktu Kerja 3 shift dan 2 shift

Untuk menentukan waktu kerja karyawan yang 3 shift atau 2 shift dapat dihitung
dengan langkah sebagai berikut:
i. Menghitung rata-rata jumlah shift pagi, siang dan malam dalam satu
bulan.
Contoh: Dalam satu tahun terdapat total jadwal shif salah satu pelaksana
pendaftaran adalah sebagai berikut, shift pagi 96 kali, shift siang 84 kali,
dan shift malam 84 kali.
Berdasarkan soal diatas, maka rata-rata per shift adalah total jadwal shift
dibagi 12 bulan :
Shift pagi : 96/12 = 8 hari/bulan
Shift siang : 84/12 = 7 hari/bulan
Shift malam : 84/12 = 7 hari/bulan
ii. Menghitung waktu kerja tersedia
Menghitung waktu kerja tersedia untuk waktu kerja 3 (tiga) shift dengan
cara mengalikan rata-rata shit pagi, siang dan malam dengan jam efektif
setelah itu menjumlahkannya.
Contoh:
Shift pagi : 8 x 6,5 jam = 52 jam/bulan
Shift siang : 7 x 6,5 jam = 45,5 jam/bulan
Shift malam : 7 x 9 jam = 63 jam/bulan
 Total = 160,5 jam/bulan
= 1926 jam/tahun
→115.560 menit

2) Menetapkan Unit Kerja dan Kategori SDM

Tujuan dari langkah ini adalah diperoleh data/ jenis unit kerja dan SDM yang
bertanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan/ tugas sesuai dengan
kompetensi, standar profesi dan standar layanan.
Contoh: Tujuan dari langkah ini adalah diperoleh data/ jenis unit kerja dan SDM
yang bertanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan/ tugas sesuai dengan
kompetensi, standar profesi dan standar layanan.
UNIT KERJA SUB UNIT KERJA KATEGORI SDM
Instalasi Farmasi Apoteker S1 Profesi
Gudang S1 Profesi
Asisten Apoteker D3 Tenaga Teknis
Kefarmasian

3) Menyusun Standar Beban Kerja

Beban kerja di masing-masing posisi diidentifikasi dengan beberapa kategori
sebagai berikut:
a) Kegiatan pokok yang dilakukan masing-masing posisi.
b) Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap- tiap kegiatan
pokok, waktu ditulis dalam satuan menit.
c) Standar beban kerja per satu tahun pada masing-masing posisi. Untuk
menghitung beban kerja per tahun, digunakan rumus sebagai berikut:

waktu kerja tersedia (dlm menit)

Standar beban kerja = rata − rata waktu kegiatan pokok
Contoh:
Misal : waktu kerja tersedia adalah 108.780 menit, dengan waktu
pengerjaan kegiatan pokok sebagai berikut:
Standar Beban Kerja
Waktu
Posisi Kegiatan Pokok per 1 tahun
Pengerjaan
(108.780/ waktu
 pengerjaan
kegiatan pokok)
Apoteker
Menginput & 3 menit 36.260 menit/tahun
memberi harga

Meracik obat 10 menit 10.878 menit/ tahun

Memverifikasi 3 menit 36.260 menit/ tahun

4) Kuantitas Kegiatan Pokok

Pada langkah ini, kita menghitung rata-rata jumlah kegiatan per tahun.
Misal: Pada posisi apoteker, terdapat beberapa kegiatan dengan jumlah kegiatan
sebagai berikut:
Jumlah kegiatan
No Nama Kegiatan
(selama 8 bulan)
1 Menginput & Memberi Harga 10.000
2 Meracik obat 54.000
3 Memverifikasi 10.000

Langkah selanjutnya adalah mencari jumlah kegiatan per bulan, selanjutnya

menghitung kegiatan per tahun dengan mengalikan dengan 12.
Rata” keg. dlm
Rata” kegiatan per Rata” kegiatan per
Kegiatan periode wkt.
bulan tahun
tertentu
Menginput & 8 bulan = 10.000 1.250 x 12 =
10.000/8 = 1.250
memberi harga kegiatan 15.000
8 bulan = 54.000 6.750 x 12 =
Meracik obat 54.000/8 = 6.750
kegiatan 81.000
8 bulan = 10.000 1.250 x 12 =
Memverifikasi 10.000/8 = 1.250
kegiatan 15.000

5) Menetapkan Standar Kelonggaran Waktu

Standart kelonggaran waktu berisi kegiatan karyawan yang tidak terkait langsung
dengan kegiatan pokok. Misalnya rapat, menghadiri undangan, membuat laporan
 dan lain-lain. Menghitung standart kelonggawan dapat menggunakan rumus
sebagai berikut:

Standar Kelonggaran = rata2 waktu per kelonggaran

waktu kerja tersedia

Rata2 waktu per kelonggaran dengan satuan jam/minggu

Contoh : Misalkan waktu kerja tersedia adalah 1.813 jam/tahun, dengan faktor
kelonggaran sebagai berikut:
Standar
Posisi Faktor Kelonggaran Rata-rata Waktu
Kelonggaran
1 jam/ minggu = 52
Apoteker Rapat Internal 52/1.813 = 0.028
jam/ tahun

6) Perhitungan Kebutuhan SDM per Unit Kerja

Rumus :
Kebutuhan SDM = Kuantitas Kegiatan Pokok
Standar beban Kerja
Contoh : waktu kerja tersedia adalah 108.780 menit, dengan
waktu pengerjaan kegiatan pokok sebagai berikut:
Diketahui kuantitas kegiatan pokok sebagi berikut;
Kegiatan Kuantitas kegiatan pokok selama satu
tahun

Menginput dan memberi harga 15.000

Meracik obat 81.000

Memverifikasi 15.000

Standar beban kerja sebagai berikut;

Kegiatan Pokok Standar Beban Kerja per 1 tahun
Menginput & 36.260 menit/tahun
Memberi Harga
Meracik obat 10.878 menit/ tahun
Memverifikasi 36.260 menit/ tahun
 Dan standart kelonggaran 0,0287
Berapa Kebutuhan SDM pada unit tersebut?
Jawab:

Kuantitas Kegiatan
Kegiatan Standar Beban Kerja Kebutuhan SDM
Pokok
Menginput &
15.000 36.260 menit/tahun 0.442
memberi harga
Meracik obat 81.000 10.878 menit/ tahun 7.474
Memverifikasi 15.000 36.260 menit/tahun 0.442
Total 8.360 = 8 SDM

Jadi kebutuhan total SDM adalah 8 SDM

1. Berdasarkan Kebutuhan Minimal Untuk Terselenggaranya Layanan

Sebuah layanan ada yang secara spesifik membutuhkan sejumlah sumber daya
manusia dengan jumlah tertentu, dimana jumlah minimum tersebut tidak dipengaruhi
banyak sedikitnya volume layanan yang diberikan. Sehingga dibutuhkan identifikasi
kebutuhan layanan-layanan tertentu dimana ada jumlah minimum sumber daya manusia
yang dibutuhkan supaya layanan tersebut bisa berjalan dengan baik.
Sebagai contoh:
Instalasi Pemeliharaan Sarana & Prasarana Rumah Sakit yang mengurusi berbagai
macam urusan meliputi pemeliharaan alat-alat medis dan non medis, sanitasi dan
kesehatan lingkungan, logistik dan kerumah-tanggaan, pemeliharaan sistem informasi
manajemen rumah sakit, yang mana kesemuanya membutuhkan sumber daya spesifik
yang tidak bisa dirangkap. Maka kebutuhan jumlah tenaga minimum untuk IPSRS adalah
sebagai berikut:

Tabel Analisis Kebutuhan Tenaga IPSRS

No Jenis Pekerjaan Kualifikasi Jumlah
Pengurusan kerumah tanggaan &
1 Ahli Bidang Umum 1 orang
logistik
2 Pengurusan alat-alat medis Elektromedis 1 orang
 Pengurusan kesehatan
3 Kesling/Sanitarian 1 orang
lingkungan dan sanitasi RS
Pengurusan Sistem
4 Ahli Teknologi Informasi (TI) 1 orang
Informasi Manajemen RS
Pengurusan Teknik Bangunan,
5 Ahli bangunan/teknik 1 orang
listrik & fasilitas
Total Kebutuhan Tenaga 5 orang

Maka total kebutuhan tenaga minimum IPSRS adalah 5 orang.

Metode penghitungan kebutuhan tegana berdasarkan kebutuhan minimal untuk
terselenggaranya pelayanan dapat dipergunakan untuk menghitung kebutuhan tenaga di
bagian/ instalasi:
Bagian SDM
Bagian Keuangan
Bagian Humas & CC
Bagian Marketing dan PKRS

2. Berdasarkan Kebutuhan Pemenuhan Jam Layanan

Sebuah layanan yang diselenggarakan dengan jumlah jam kerja/ jam pelayanan
tertentu, dimana jumlah minimum jam tersebut merupakan bagian dari pelayanan yang
diberikan di RS Bhina Bhakti Husada. Sehingga dibutuhkan identifikasi kebutuhan
layanan-layanan tertentu dimana ada jumlah minimum sumber daya manusia yang
dibutuhkan supaya layanan tersebut bisa berjalan dengan baik.
Contoh: Layanan untuk laboratorium diselenggarakan selama jam terdiri dari analis
laborat, kepala ruang dan dokter spesialis patologi klinik. Jadi kebutuhan Analis
laboratorium agar dapat memenuhi kebutuhan minimal adalah sebagai berikut:
No Jenis Tenaga Jam Layanan Kebutuhan Tenaga
Minimal

1 Analis Lab 14 jam 2 orang

2 Dokter Spesialis 2 jam 5 hari Kerja 1 orang

A. PENETAPAN KEBUTUHAN KETENAGAAN BERDASARKAN SELURUH FAKTOR
YANG TELAH DIHITUNG/DIPERTIMBANGKAN

Penentuan jumlah dan jenis tenaga tidak mungkin didasarkan pada satu cara saja, misalnya
hanya merujuk kepada kebutuhan pemenuhan regulasi nasional saja, atau merujuk kepada
pemenuhan jam layanan saja. Maka perlu dilakukan analisis pembandingan untuk mencari
titik temu, untuk menentukan jenis jumlah staf yang sesungguhnya dibutuhkan.
Langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut;

1. Mendata jenis (kualifikasi) staf yang dibutuhkan untuk unit tersebut.

2. Menetapkan jumlah dan jenis staf yang dibutuhkan di unit tersebut.

3. Mendata kebutuhan jumlah staf yang dibutuhkan berdasarkan;

a. Regulasi Nasional
b. Berdasarkan Penghitungan Beban Kerja (Dengan Rumus yang sesuai)
c. Berdasarkan Kebutuhan Pemenuhan Terselenggaranya Layanan
d. Berdasarkan Kebutuhan Pemenuhan Jam Layanan

4. Melakukan Komparasi

Dilakukan komparasi untuk mencari titik temu mengenai jumlah staf yang dibutuhkan
berdasarkan komponen a sampai c di atas. Dikarenakan masing-masing komponen
mungkin akan berbeda beda.

Tabel Kompasari Penentuan Jumlah Kebutuhan Tenaga

No. Jenis SDM A B C D Titik Temu
1. Jabatan/ Posisi
2. Jabatan/ Posisi
3. Jabatan/ Posisi
Total Jumlah Staf di Instalasi/ Unit/ Bagian

Penjelasan Tabel:
A : adalah kebutuhan regulasi nasional
B : adalah hasil penghitungan kebutuhan berdasarkan beban kerja
 Menggunakan rumus
C : adalah kebutuhan berdasakan pemenuhan terselenggaranya layanan
D : adalah kebutuhan berdasarkan pemenuhan jam layanan