PERENCANAAN DAN

Modul ke:
PENGEMBANGAN
SDM
06
EKONOMI DAN
BISNIS
Fakultas
Analisis Beban Kerja dan Menentukan Jumlah Karyawan
yang dibutuhkan untuk pekerjaan tertentu dalam
perusahaan

M. Soelton Ibrahem, S.Psi, MM

Program Studi
Manajemen

www.mercubuana.ac.id
 Tujuan pengukuran/analisis beban kerja untuk memperoleh
• informasi tentang efisiensi dan prestasi kerja unit/satuan
• organisasi/pemangku jabatan serta pemanfaatannya dalam
• rangka meningkatkan kualitas.

Kegunaan dari pengukuran beban kerja adalah:

• Mengetahui prosedur kerja yang lebih efisien untuk mencapai produk
• Menetapkan jumlah tenaga kerja atau peralatan-peralatan kerja yang
diperlukan;
• Penilaian prestasi kerja jabatan dan prestasi kerja unit
• Bahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja
• Menyusun rencana kebutuhan pegawai secara riil sesuai dengan beban
kerja organisasi
• Program mutasi pegawai dari unit yang berkelebihan ke unit yang
kekurangan pegawai
• Program promosi pegawai
• Menurut Menpan (1997), pengertian beban kerja adalah
sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus diselesaikan
oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam
jangka waktu tertentu.

• Menurut Komaruddin (1996:235), analisa beban kerja adalah

proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang
digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan suatu
pekerjaan dalam waktu tertentu, atau dengan kata lain analisis
beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah
personalia dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban
kerja yang tepat dilimpahkan kepada seorang petugas
Aspek-Aspek dalam Perhitungan Beban Kerja :
• Beban Kerja
• Standar kemampuan rata-rata

• Standar kemampuan yang diukur dari satuan waktu disebut

dengan Norma Waktu. Norma waktu adalah satu satuan waktu
yang dipergunakan untuk mengukur berapa hasil yang dapat
diperoleh. Norma hasil adalah satu satuan hasil dapat
diperoleh dalam waktu berapa lama.

Rumus Norma waktu = orang x waktu

Hasil

Rumus Norma Hasil =Hasil

Orang x Waktu
Waktu Kerja
Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi hari libur
dan cuti. Perhitungannya adalah sebagai berikut :
Perhitungan hari kerja efektif dalam 5 hari kerja
1 Tahun = 365 hari
Hari Minggu = 52 hari
Hari Sabtu = 52 hari
Hari libur lain = 14 hari
Cuti Tahunan = 12 hari
Hari kerja efektif = 365 hari – 130 hari
= 235 hari.
Waktu Kerja
Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu
kerja yang hilang karena tidak bekerja (allowance) seperti buang air,
melepas lelah, istirahat makan, dan sebagainya. Allowance diperkirakan
rata-rata sekitar 30 % dari jumlah jam kerja formal. Dalam menghitung jam
kerja efektif sebaiknya digunakan ukuran 1 minggu.

Perhitungan jam kerja efektif dalam 5 hari kerja

Jmlh jam kerja formal 1 minggu = 37,5 jam
Jmlh jam kerja formal 1 hari = 37,5 jam = 7,5 jam/hr
Allowance 30% x 37,5 jam = 12,5 jam
Jam kerja efektif 1 minggu = 37,5 jam – 12,5 jam
= 25 jam
Jam kerja efektif 1 hari = 25 jam = 5 jam/hari
Metode Perhitungan Beban Kerja

Metode
Teknik Analistis

Metode Metode
Praktis Identifikasi
Empiris Beban Kerja
Prinsip Penyusunan Formasi
Dalam penyusunan formasi pegawai hendaknya
memperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut:

• Setiap jenjang jabatan jumlah pegawainya sesuai

dengan beban kerjanya;
• Setiap perpindahan dalam posisi jabatan baik karena
adanya mutasi atau promosi, dapat dilakukan apabila
tersedia posisi jabatan yang kosong
• Selama beban kerja organisasi tidak berubah,
komposisi jumlah pegawai tidak berubah.
Hal-Hal yang Mempengaruhi Formasi
Hal-hal yang mempengaruhi formasi karyawan
yaitu:

• Perubahan target-target
• Perubahan fungsi-fungsi
• Perubahan komposisi pegawai
• Perubahan lain yang mempengaruhi
organisasi, misalnya perubahan kebijakan
Teknik Perhitungan
Dalam penyusunan/perhitungan formasi pegawai
dilakukan beberapa tahapan yaitu:

Analisis Jabatan : Setiap pegawai mempunyai jabatan,

tugas, wewenang, dan tanggungjawab yang jelas.

Perkiraan persediaan pegawai : Persediaan pegawai

adalah jumlah pegawai yang dimiliki oleh suatu unit
kerja. Perkiraan persediaan pegawai tahun yang akan
datang adalah perkiraan yang terdiri atas pegawai
yang ada dikurangi jumlah yang pensiun pada tahun
yang bersangkutan.
Perhitungan Kebutuhan Pegawai, dilakukan dengan cara:

• Perhitungan dengan metoda umum/ metoda beban kerja

• Pendekatan Hasil Kerja
• Metoda dengan menggunakan pendekatan hasil kerja adalah menghitung
formasi dengan mengidentifikasi beban kerja dan hasil kerja jabatan.
Metoda ini efektif dan mudah digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya
hanya satu jenis.

rumus : ∑Beban kerja x 1orang

Standar kemampuan rata-rata
Pendekatan objek kerja
• Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya
bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani. Seperti
pramu tamu/resepsionis, objek kerjanya adalah tamu.
Pendekatan peralatan kerja
Metoda ini digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya
bergantung pada peralatan kerja, seperti pengemudi, beban
kerjanya bergantung pada kebutuhan operasional kendaraan
yang harus dikemudikan.

Rumus : ∑Peralatan kerja x 1orang

Rasio penggunaan alat kerja
Pendekatan tugas petugas jabatan
Metoda ini adalah metoda menghitung
kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil
kerjanya abstrak atau beragam, artinya hasil
kerja dalam jabatan banyak jenisnya.

Rumus:∑Waktu Penyelesaian Tugas

∑ Waktu Kerja Efek f
Contoh :
No. Uraian Tugas Beban SKR WPT
Kerja

1. Mengetik surat 70 lb/hari 12 mnt/lb 840 menit

2. Mengagendakan surat 24 srt/hari 6 mnt/srt 144 menit

3. Mengosep surat 24 srt/hari 5 mnt/srt 120 menit

4. Melayani tamu 4 tamu/hari 6 mnt/tm 24 meit

5. Menyusun laporan daftar hadir 1 lap/hari 30 mnt/lap 30 menit

6. Mengadministrasi kepegawaian 10 data/hari 60 mnt/data 600 menit

7. Mengadministrasi perlengkapan 15 data/hari 30 mnt/data 450 menit

∑WPT 2208 menit

Jumlah waktu kerja rata-rata perhari yang ditetapkan waktu
kerja efektif adalah 5 jam = 300 menit
Jadi jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk jabatan
Pengadministrasi Umum adalah :

2208 menit x 1 orang = 7,36 orang =7orang

300 menit
DAFTAR PUSTAKA

• Meldona dan Siswanto, Perencanaan Tenaga Kerja Tinjauan Integratif (Malang: UIN-Maliki
Press, 2012),
• R. Wayne Mondy oleh Bayu Airlangga, Manajemen Sumber Daya Manusia (Jakarta: Penerbit
Erlangga, 2008),
• Marihot, Tua, Efendi, Hariandja, Manajemen sumber Daya manusia, Grasindo, 2009
• Moekijat, Manajemen Sumber Daya Manusia, CV. Mandar Maju, 2010 Rei, Irwan.. 2010.
• Simmamora, henry. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia. Ed. 3, cetakan ke-2.
• Hasibuan, H.Malayu S.P. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia;Jakarta:Bumi Aksara.
• Ike Kusdaya, Rachmawati, Manajemen Sumber Daya Manusia , Andy Yogyakarta , 2007
• Setyawan, Johny.,Sistem Perencanaan dan Pengendalian Manajemen. Salemba Empat, 2001
• Clutterbuck, David.,The Power of Empowerment. Kogan Page, 2003.
• Reynolds, Larry.,The Trust Effect: Creating the High Trust, High Performance Organization.
London: Nicholas Brealey Publishing, 1997
• Snyder, Neil H., James D.Dowd, Jr., Dianne. ,Vision, Values, and Courage: Leadership for Quality
Management. New York: The Free Press, 1994
Terima Kasih
M. Soelton Ibrahem, S.Psi, MM