MAKALAH MANAJEMEN OBAT

DI PERUSAHAAN BESAR FARMASI (PBF)

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Kelompok Mata Kuliah Manajemen Farmasi

Dosen Pengampu : Chinthia Sari Yusriana, S.Si. M.Sc. Apt

Oleh Kelompok 3

1. Miska Asifah (201020003)

2. Lilien Oktatibi Saputri (201020036)
3. Sonardo Frans De Haan (201020023)
4. Anninda Luthfiyyah (201020015)
5. Maria Imakulata Ashita Putri N (201020021)
6. Esi Yaku Danga (201030002)
7. Intan Wulan Dari (201020046)
8.

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI

ISTI EKATANA UPAWEDA YOGYAKARTA

2023
 BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Pengelolaan obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang

menyangkut aspek perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan,

pendistribusian, pemusnahan, pengendalian pencatatan dan pelaporan obat

yang dikelola secara optional untuk menjamin tercapainya ketetapan

jumlah dan jenis perbekalan farmasi. Agar tercapai tingkat efisiensi dalam

pengelolaan perbekalan farmasi, tentu manajemen logistik yang baik

sangat diperlukan. Manajemen obat adalah rangkaian kegiatan dengan

pemanfaatan sumber daya yang tersedia seperti tenaga serta dana dan

sarana yang mempunyai tujuan dalam berbagai unit kerja. Di dalam

manajemen pengendalian obat yang harus ditekankan adalah Pengendalian

biaya dan Peningkatan efisiensi. Ada beberapa hal penting untuk membuat

peningkatan yang berarti yaitu hubungan antara perkiraan yang tepat,

manajemen stok obat, dan analisa konsumsi pada siklus pengadaan. Maka

manajemen pengelolaan obat sangat penting untuk membuat peningkatan

obat yang baik.

Manajemen pengelolaan obat di Perusahaan Besar Farmasi yang

selanjutnya akan disingkat PBF adalah rangkaian kegiatan dengan

pemanfaatan sumber daya yang tersedia seperti tenaga serta dana sarana

yang mempunyai tujuan dalam berbagai unit kerja. Menurut PerMenKes

RI No. 1148/Menkes/Per/VI/2011, PBF merupakan perusahaan berbentuk

badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan,

penyaluran obat, dalam jumlah besar. PBF dapat dikatakan sebagai

distributor yang bergerak dalam penyaluran barang yang berkaitan dengan

kefarmasian. Setiap bahan obat / obat yang didistribusikan oleh PBF harus

sesuai dengan cara distribusi obat yang baik (CDOB), sehingga untuk

mencapai hal tersebut diperlukan adanya suatu sistem manajemen untuk

menjamin segala proses operasionalnya agar dapat berjalan dengan baik

dan sesuai dengan harapan. PBF bukan hanya tempat penyimpanan obat,

tetapi juga pusat distribus yang strategis dalam sistem pelayanan

kesehatan. Keberhasilan manajemen apotek di PBF tidak hanya

berdampak pada efesiensi operasionalnya sendiri, tetapi juga pada

ketersediaan dan aksebilitas obat bagi masyarakat.

Manajemen berperan dalam memastikan proses produksi,

distribusi, dan penjualan berlangsung dengan baik sehingga mendatangkan

hasil pekerjaan yang produktif karena pengawasan berlangsung secara

efektif.

Dengan menyadari kompleksitas dan tantangan ini, makalah ini akan

menguraikan secara rinci bagaimana sistem manajemen apotek yang baik

bagi PBF dan tindakan manajerial yang dapat diambil oleh PBF untuk

memastikan manajemen apotek yang efektif.

B. RUMUSAN MASALAH

1. Apa itu manajemen obat?

2. Apa itu PBF?

3. Bagaimana sistem manajemen obat di PBF?

C. TUJUAN MAKALAH

Tujuan makalah ini adalah untuk mengetahui pengertiaan dan

bahasan tentang manajemen obat, PBF dan mengetahui bagaimana sistem

manajemen obat di PBF.

 BAB II

PEMBAHASAN

A. Manajemen Obat

Manajemen atau Pengelolaan obat menjadi bagian manajemen

yang terpenting dalam menyediakan pelayanan kesehatan dari segi

keamanan, ekonomis, dan efektif dalam konsumsi obat sehingga bisa

tercapai efektivitas serta efisiensi pengelolaan obat. Pengelolaan obat

berkaitan dengan dana belanja obat, pengurangan 40% biaya obat dari

keseluruhan dana kesehatan. Obat adalah kebutuhan primer dari manusia,

oleh karena itu obat yang beredar perlu dijamin kualitasnya agar tetap

sesuai dengan desain pada saat digunakan oleh pasien. Begitu pentingnya

obat dalam hidup manusia sehingga dalam pembuatan obat harus

memnuhi kriteria efficacy, safety, dan quality. Kriteria tersebut harus

terpenuhi mulai dari pembuatan, pendistribusian hingga penyerahan obat

ke tangan konsumen harus diperhatikan kualitas obat tersebut tetap terjaga

sampai pada akhirnya obat tersebut dikonsumsi oleh pasien.

Rantai distribusi obat di Indonesia tidak lepas dari keterlibatan

Pedagang Besar Farmasi (PBF) dan telah diatur kualitasnya dalam cara

Distribusi Obat Yang Baik (CDOB).

B. Pedagang Besar Farmasi (PBF)

1. Pengertian PBF

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor

1148/ MENKES/ PER/ VI/ 2011 tentang Pedagang Besar Farmasi

yang dimaksud dengan Pedagang Besar Farmasi, adalah perusahaan

berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan,

penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah

besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

Setiap PBF harus memiiki Apoteker penanggung jawab yang

bertanggung jawab terhadap pelaksanaan ketentuan pengadaan,

penyimpanan serta penyaluran obat dan bahan obat. Apoteker

penanggung jawab harus memiliki izin sesuai ketentuan peraturan

perundang-undangan menteri kesehatan no 34 tahun 2014.Tugas dan

tanggung jawab tenaga teknis kefarmasian di PBF (Pedagang Besar

Farmasi) adalah bertanggung jawab mendistribusikan atau

menyalurkan sediaan farmasi dan alat kesehatan dengan cara distribusi

yang bertujuan untuk memastikan mutu sepanjang jalur distribusi atau

penyaluran sesuai persyaratan dan tujuan penggunaannya.

PBF dan PBF cabang dalam menyelenggarakan pengadaan,

penyimpanan,dan penyaluran obat atau bahan obat wajib menerapkan

Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat Yang Baik (CDOB). Cara

Distribusi Obat yang Baik (CDOB)adalah cara distribusi atau

 penyaluran obat dan atau bahan obat yang bertujuan memastikan mutu

sepanjang jalur distribusi atau penyaluran sesuai persyaratan dan

tujuan penggunaannya.

2. Tugas dan Fungsi PBF

Berdasarkan PERMENKES No 1148 tahun 2011 tentang PBF,

PBF memiliki tugas dan fungsi sebagai berikut:

a. Tempat menyediakan dan menyimpan sediaan farmasi meliputi

obat, bahan obat,obat tradisional dan kosmetik.

b. Sebagai sarana yang mendistribusikan sediaan farmasi ke fasilitas

pelayanan farmasi meliputi Apotek, Instalasi Farmasi Rumah Sakit,

Puskesmas, Klinik, Toko Obat Berizin dan Lembaga Ilmu

Pengetahuan.

c. Sebagai tempat pendidikan dan pelatihan.

d. Sebagai distribusi perbekalan farmasi dan sarana untuk

mengamankan terjadinya penyalahgunaan perbekalan farmasi serta

menjamin penyebaran obat yang merata sesuai dengan yang

dibutuhkan.

e. Membuat laporan dengan lengkap setiap pengadaan, penyimpanan,

penyaluran, perbekalan farmasi sehingga dapat dipertanggung

jawabkan setiap dilakukan pemeriksaan. Untuk Toko Obat Berizin,

pendistribusian obat hanya pada obat-obatan golongan obat bebas

dan obat bebas terbatas, sedangkan untuk Apotek, Rumah Sakit

 dan PBF lain melakukan pendistribusian obat bebas, obat bebas

terbatas, obat keras dan obat keras tertentu.

Selain memiliki fungsi suatu PBF juga memiliki kewajiban yang harus

dipenuhi yaitu :

a. PBF haru smemiliki Apoteker Penanggung Jawab dalam

melakukan pengadaan, penyimpanan dan penyaluran obat dan atau

bahan obat.

b. PBF dalam melaksanakan pengadaan, penyimpanan, dan

penyaluran obat atau bahan obat harus menerapkan CDOB yang

ditetapkan oleh Menteri.

c. PBF wajib mendokumentasikan setiap pengadaan, penyimpanan

dan penyaluran obat atau bahan obat sesuai pedoman CDOB.

d. PBF dilarang menerima / melayani resep, PBF hanya dapat

menyalurkan obat kepada PBF lain, fasilitas pelayanan

kefarmasian, PBF cabang, Lembaga ilmu pengetahuan.

3. Cara Distribusi Obat Yang Baik (CDOB)

Cara Distribusi Obat yang Baik, yang selanjutnya disingkat CDOB,

adalah cara distribusi/ penyaluran obat dan/ atau bahan obat yang

bertujuan memastikan mutu sepanjang jalur distribusi/penyaluran

sesuai persyaratan dan tujuan penggunaannya. CDOB diatur oleh

Pemerintah melalui Peraturan Kepala Badan POM (Pengawas Obat

dan Makanan), dan Petunjuk Pelaksanaan Pedoman Teknis Pedoman

 CDOB yang diterbitkan oleh Badan POM RI sebagai salah satu

Lembaga Pemerintah Non Departemen yang telah ditetapkan untuk

menjalankan fungsi Pengawasan Obat dan Makanan.

Pengaturan Dalam CDOB Meliputi :

1. Manajemen Mutu

Manajemen mutu CDOB meliputi:

a. Obat atau bahan obat diperoleh, disimpan, disediakan,

dikirimkan, atau diekspor yang sesuai dengan persyaratan

CDOB.

b. Tanggung jawab manajemen ditetapkan secara jelas.

c. Obat dan bahan obat dikirimkan ke penerima yang tepat dalam

jangka waktu yang sesuai.

d. Kegiatan yang terkait dengan mutu dicatat pada sat kegiatan

tersebut bila dilakukan.

e. Penyimpangan terhadap prosedur yang sudah ditetapkan,

didokumentasikan dan diselidiki.

2. Organisasi dan Personalia

Di dalam perusahaan harus ada struktur organisasi untuk tiap

bagian yang dilengkapi dengan bagan organisasi yang jelas. Tanggung

jawab, wewenang dan hubungan antar semua personil harus ditetapkan

dengan jelas. Manajemen puncak di fasilitas dan distribusi harus

menunjuk seorang penanggung jawab. Penanggungjawab harus

seorang apoteker yang memenuhi kualifikasi dan kompetensi sesuai

 peraturan perundang undangan. Selain itu setiap personil lainnya harus

kompeten dan dalam jumlah yang memadai.

3. Bangunan dan Peralatan

Menurut BPOM RI tahun 2020 persyaratan bangunan dan

peralatan CDOB diantaranya yaitu:

a. Bangunan harus dirancang dan disesuaikan untuk memungkinkan

penyimpanan dan penanganan obat yang baik, dan area

penyimpanan dilengkapi dengan 18 pencahayaan yang memadai

untuk memungkinkan semua kegiatan dilaksanakan secara akurat

dan aman.

b. Semua peralatan harus didesain untuk penyimpanan dan penyaluran

obat dan bahan obat harus didesain, diletakkan dan dipelihara sesuai

dengan standar yang ditetapkan. Harus tersedia program perawatan

untuk 20 peralatan vital, seperti termometer,genset, dan chiller.

c. Harus ada area terpisah dan terkunci antara obat dan/atau bahan obat

yang menunggu keputusan lebih lanjut mengenai statusnya, meliputi

obat dan bahan obat yang diduga palsu, yang dikembalikan, yang

ditolak, yang akan dimusnahkan, yang ditarik, dan yang kadaluwarsa

dari obat dan bahan obat yang dapat disalurkan.

d. Peralatan yang digunakan untuk mengendalikan atau memonitor

lingkungan penyimpanan obat dan bahan obat harus dikalibrasi,

 serta kebena ran dan kesesuaian tujuan penggunaan diverifikasi

secaraberkala dengan metodologi yang tepat.

4. Manajemen Pelayanan Obat di PBF

1. Perencanaan dan pengadaan

Perencanaan merupakan proses kegiatan untuk menentukan

jenis obat apa dan berapa yang diperlukan untuk periode

pengadaan yang akan datang. Tujuan dari perencanaanobat adalah

untuk mendapatkan jenis dan jumlah obat yang sesuai dengan

kebutuhan menghindari terjadinya stock out (kekosongan) obat,

dan meningkatkan penggunaan obatsecara rasional. Hal ini

dikarenakan perencanaan merupakan hal penting dalam pengadaan

obat. Apabila dalam perencanaan lemah maka akan mempengaruhi

dan mengakibatkan kekacauan siklus manajemen secara

keseluruhan mulai dari pemborosan dalam penganggaran,

membengkaknya biaya pengadaan dan penyimpanan serta tidak

tersalurnya obat hingga rusak atau kadaluwarsa. Pengadaan

merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah di

rencanakan sebelumnya. Hal ini terkait dengan tujuan dari

pengadaan barang yaitu memperoleh obat yang dibutuhkan dengan

harga layak, mutu baik, pengiriman obat terjamin tepat waktu, serta
 proses berjalan lancar dengan tidak memerlukan waktu dan tenaga

yang berlebih

2. Penerimaan barang

Proses penerimaan bertujuan untuk memastikan bahwa

kiriman obat dan/atau bahan obat yang diterima benar, berasal dari

pemasok yang disetujui, tidak rusak atau tidak mengalami

perubahan selama transportasi.

3. Penyimpanan

Penyimpanan dan penanganan obat atau bahan obat harus

mematuhi peraturan perundang-undangan.Kondisi penyimpanan

untuk obat atau bahan obat harus sesuai dengan rekomendasi dari

industri farmasi memproduksi bahan obat standar mutu farmasi.

Volume pemesanan obat atau bahan obat harus memperhitungkan

kapasitas sarana penyimpanan. Obat atau bahan obat harus

disimpan terpisah dari produk selain obat atau bahan obat dan

terlindung dari dampak yang tidak diinginkan akibat paparan

cahaya matahari, suhu, kelembaban atau faktor eksternal lain.

Perhatian khusus harus diberikan untuk obat atau bahan obat yang

membutuhkan kondisi penyimpanan khusus.

4. Penanganan obat kadaluarsa

Pemusnahan dilaksanakan terhadap obat yang tidak memenuhi

syarat untuk didistribusikan. Obat/bahan obat yang akan

dimusnahkan harus diindentifikasi secara tepat, diberi label yang

 jelas, disimpan secara terpisah dan terkunci serta ditangani sesuai

dengan prosedur tertulis. Prosedur tertulis tersebut harus

memperhatikan dampak terhadap kesehatan, pencegahan

pencemaran lingkungan, kebocoran/penyimpangan obat/bahan obat

kepada pihak yang tidak berwenang.

5. Pendistribusian

Distribusi adalah proses yang menunjukan penyaluran barang

dari produsen sampai ketangan masyarakat (konsumen). Distribusi

merupakan kegiatan ekonomi yang menjembatani kegiatan

produksi dan konsumsi. Pengiriman obat/bahan obat harus

ditujukan kepada pelanggan yang mempunyai izin sesuai dengan

peraturan perundang-undangan. Untuk penyaluran obat/bahan obat

ke pihak yang berwenangdan berhak untuk keperluan khusus,

seperti penelitian, special access dan uji klinik, harus dilengkapi

dengan dokumen yang mencakup tanggal, nama obat dan bahan

obat, bentuk sediaan, nomor batch, jumlah, nama dan alamat

pemasok, nama dan alamat pemesan/penerima.

6. Pelaporan

Tenaga kefarmasian khususnya Apoteker penanggung jawab

mengerjakan segala hal pembuatan laporan yang dikirim ke Dinas

Kesehatan Provinsi maupun Balai Besar Pengawasan Obat dan

makanan (BPOM)

a. Laporan Obat keras

 1) Laporan ini berisikan data logistik obat yang mencakup

pengeluaran dan pemasukan obat keras selama waktu 3

bulan.

2) Dengan tembusan kepada Dinas Kesehatan Provinsi, BPOM

dan arsip PBF.

3) Data logistik ini diiringi dengan surat pengantar yang berisi

data PBF dan diterangkan periode laporan tersebut.

4) Lapoaran ini dikirimkan setiap 3 bulan sekali

b. Laporan obat psikotropika

1) Laporan berisikan data keluar masuknya obat golongan

psikotropika ke PBF selama 1 bulan.

2) Laporan yang ditujukan kepada Direktorat Jenderal

Kefarmasian dan Alkes.

3) Dengan tembusan kepada Dinas Kesehatan Provinsi, BPOM

dan arsip PBF.

4) Laporan disertakan dengan: Copy faktur penjualan PBF

yang telah ditanda tangani dan di stempel penerima. Copy

surat pesanan barang dari outlet yang ditanda tangani

penanggung jawab Apotek/Rumah Sakit harus Apoteker

7. Pemusnahan

Pemusnahan obat dan bahan obat dilaksanakan terhadap obat

dan bahan obat yang tidak memenuhi syarat untuk didistribusikan.

Obat dan bahan obat yang akan dimusnahkan harus diidentifikasi

secara tepat, diberi label yang jelas, disimpan secara terpisah dan

terkunci serta ditangani sesuai dengan prosedur tertulis. Prosedur

tertulis tersebut harus memperhatikan dampak terhadap

kesehatan, pencegahan pencemaran lingkungan dan kebocoran atau

penyimpangan obat dan bahan obat kepada pihak yang tidak

berwenang.
 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Manajemen atau pengelolaan obat menjadi bagian terpenting

dalam menyediakan pelayanan kesehatan dari segi keamanan

ekonomis dan efektif dalam konsumsi obat sehingga bisa tercapai

efektivitas serta efisiensi pengelolaan obat. Dalam hal ini Pedagang

Besar Farmasi (PBF) memiliki peran sebagai bentuk badan hokum

yang memilik izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat

dan/atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai dengan ketentuan

peraturan perundang-undangan. Manajemen pelayanan obat di PBF

terdiri dari perencanaan dan pengadaan, penerimaan barang,

penyimpanan, penanganan obat kadaluwarsa, pendistribusian,

pelaporan dan pemusnahan.

B. Saran
 Manajemen obat penting untuk melakukan pemantauan stok,

pemantauan kadaluwarsa dan kualitas produk agar menghindari dari

kekurangan dan kelebihan persediaan, untuk memenuhi standar

kualitas yang ditetapkan. Sedangkan bagi Pedagang Farmasi Besar

harus memiliki hubungan kerjasama yang baik dengan pemasok serta

kepatuhan terhadap regulasi yang sesuai dengan undang-undang yang

berlaku.